Proceso optimizado gracias a la facturación

Proceso optimizado
electrónica con OB10
gracias
a
la
facturación
Fecha: 8 de Enero 2013
Estimados Señores,
La eliminación de un uso exceso de papel es uno de los puntos claves de nuestra estrategia de
negocio general. Con el fin de racionalizar y simplificar el proceso de facturación a favor de nuestra
empresa, Bristol-Myers Squibb está implementando una segunda ola del programa de facturación
electrónica, con el cual posibilita a todos sus proveedores una presentación de facturas más eficaz.
El programa de facturación electrónica le permitirá tramitar todas sus facturas de forma segura y
garantizada en un corto plazo. Todo el proceso de facturación se tornara así más acelerado y
eficaz. Además de esta ventaja, la facturación electrónica le permitirá visualizar y revisar el estado
de todas sus facturas mediante una cuenta personalizada que le será creada en la www.OB10.com
Después de analizar el volumen de facturación que hemos tenido con su empresa el último año, le
hemos identificado como una de las compañías cuya presentación en el programa de facturación
electrónica sería conveniente. Por lo tanto, a partir de 31 de Marzo 2013, el departamento de
cuentas a pagar de Bristol-Myers Squibb no aceptará más las facturas de papel emitidas por su
compañía; y la facturación electrónica será la única forma de realizar las facturaciones a BristolMyers Squibb.
Bristol-Myers Squibb ha seleccionado a OB10, un proveedor de servicios de facturación electrónica,
para facilitar su transición a la facturación electrónica y para manejar el proceso a seguir. OB10
ofrece varias opciones flexibles para la emisión de facturas electrónicas teniendo en cuenta la
organización de su empresa, los sistemas y volúmenes de facturación usados.
Hemos pedido a OB10 que se pongan en contacto con su empresa en los próximos 10 días, para
facilitarle todas las informaciones disponibles y ayudarle a realizar una adaptación al programa de
facturación electrónica. Además, una vez que su empresa esté dada de alta en la red OB10, podrá
enviar las facturas electrónicas también a otros clientes sometidos también en la red OB10, lo cual le
ayudará a la mejorar sus propios procesos.
Para satisfacer el objetivo indicado arriba, necesitamos que cumpla con los plazos indicados a
continuación.
Plazos
Fecha
Acontecimiento
No más tarde del
15 de Febrero 2013
Opción
seleccionada
acordada
No más tarde del
1 de Marzo 2013
Envío del fichero de prueba
No más tarde del
31 de Marzo 2013
Envío de su primera factura
Paso a completer con OB10
y
El contrato de servicio debe
ser firmado y enviado a
OB10.
Finalización de la hoja de
trabajo
relativo
a
la
implementación, envío de
ficheros de prueba y trabajo
frecuente con el especialista
dedicado
a
su
implementación.
Envío de su primera factura
a Bristol-Myers Squibb a
través de OB10
¿Qué implica este cambio para su empresa?
de
la factura
- menos tiempo empleado en la contabilización de la factura lo
cual permite el pago de la factura a tiempo
- no hay necesidad del
software o del soporte físico adicional
nformación
disponible 24 horas al día, 7 días a la semana.
página web en OB10 podrá visualizar el estado de facturas
Existe un coste asociado a la adaptación al sistema de facturación electrónica mediante OB10. Sin
embargo, nuestras expectativas son, que las ventajas del sistema harán este coste neutral para
usted. La hoja de información incluida le muestra las diferentes opciones y los costes del servicio
OB10.
Para obtener información adicional sobre la red y las ventajas que este proceso puede agregar a su
empresa puede dirigirse a nuestra página web en OB10 www.OB10.com/bms. Además OB10 le
explicará el proceso con detalle cuando se pongan en contacto con usted.
Gracias por adelantado por su ayuda en esta iniciativa crítica para Bristol-Myers Squibb. Esperamos
recibir sus facturas vía OB10 en un futuro próximo. Si usted quiere ponerse en contacto con OB10,
puede hacerlo enviando un correo electrónico a [email protected].
Reciban un cordial saludo.
Atentamente,
George Matsagas
Jayme Bombo
Director Global Expenditures
Bristol-Myers Squibb
Director, Global Procurement L. America, Middle East
& Africa
Bristol-Myers Squibb
Preguntas frecuentes a cerca de OB10
¿Necesitaré firmar un acuerdo con OB10?
Sí. Si usted elige utilizar la solución integrada usted firmará un acuerdo específico con
OB10. Si usted elige utilizar el formulario Web, le pedirán que acepte las condiciones
estándar
¿Por qué Bristol-Myers Squibb no paga las cuotas?
Para utilizar el servicio OB10, tanto usted como Bristol-Myers Squibb pagan cuotas ya que
ambos obtendremos ventajas del servicio. Nuestro análisis demuestra que una vez que usted
tome en cuenta los costes de la impresión y de la entrega de facturas, puede ser más barato
presentar una factura electrónicamente vía OB10.
¿Es necesario facturar vía OB10 para hacer negocio con Bristol-Myers Squibb?
Sí. A partir del 31 de Marzo 2013 el departamento de Cuentas a Pagar de Bristol-Myers Squibb
no aceptará las facturas de papel de su compañía. En su lugar, las facturas electrónicas serán la
única forma aceptada para iniciar el pago de la factura
¿Necesitaré utilizar este servicio si mi cuenta se paga actualmente a tiempo?
Sí. Su uso del servicio OB10 ayudará a mantener el pago de sus facturas a la fecha de
vencimiento
¿Qué sucede si continúo enviando las facturas de papel?
Mientras usted esté trabajando con OB10 para completar su registro continuaremos
aceptando sus facturas de papel. Hemos fijado un plazo de 31 de Marzo 2013 para la transición
de nuestros proveedores a la red de OB10. Una vez que usted esté enviando las facturas
vía la red OB10 asegúrese por favor que dejen de enviar las copias de papel. Nota: las facturas
de papel recibidas después de que usted comience a transmitir vía OB10 serán rechazadas.
¿Hará Bristol-Myers Squibb pagos a través de OB10?
OB10 no es una plataforma del pago. Bristol-Myers Squibb continuará utilizando su método
del pago actual.
¿Necesito instalar software?
No. No es necesario la instalación de software. OB10 proporciona una solución fácil de utilizar.
En vez de exigir ciertos estándares de datos, OB10 tiene la capacidad de aceptar facturas en
cualquier formato y cualquier estructura de archivo.
Envío ya ciertos datos de facturación electrónica directamente a otros clientes;
¿puedo enviar facturas de EDI/XML directamente a Bristol-Myers Squibb?
El EDI y XML son formatos de datos por lo tanto usted puede utilizar este formato preferido
para entregar los datos a OB10 si usted elige utilizar la solución integrada. Bristol-Myers
Squibb no aceptará ningunos datos electrónicos directamente de proveedores ya que
aceptamos un solo archivo consolidado de facturación a través de OB10, que incluirá facturas
de todos nuestros proveedores.
Mi empresa tiene disponible la posibilidad de poner facturas a disposición mis
clientes vía Internet - permitiendo la visualización de la factura online. ¿Puedo
utilizar esta facilidad en vez de OB10?
No, la red OB10 se asegura de que Bristol-Myers Squibb reciba los datos que usted envía en un
formato que cargue a nuestros programas informáticos de contabilidad y, en caso pertinente, se
corresponda a un recibo de mercancías. OB10 proporcionará a BristolMyers Squibb una imagen
de la factura.
¿Qué puedo hacer si no tengo un sistema capaz de crear facturas electrónicas?
Hable por favor con su representante OB10 con respecto a otras soluciones disponibles
¿Puedo enviar facturas electrónicas usando OB10 a todos mis clientes? Sí. Una vez
que se suscriba a la red OB10, OB10 puede permitirle enviar facturas electrónicas a cualquier
otro cliente que sea miembro de la red.
Estoy planeando cambiar mi software de facturación pronto; ¿puedo esperar?
Nuestra objetivo es tener todos los proveedores registrados y enviando facturas a partir de 31
de Marzo 2013. La red OB10 acepta cualquier formato de datos así que usted puede
registrarse y enviar sus facturas. Cuando usted esté listo para utilizar su nuevo software,
simplemente avise a OB10 de los cambios en la salida de datos y ellos realizarán los cambios
necesarios asegurando una transición cómoda y una entrega ininterrumpida de facturas.
¿Puede OB10 ofrecer ayuda en idiomas múltiples?
Sí, OB10 proporcionan ventas, la puesta en práctica y los servicios de asistencia en inglés,
francés, alemán, holandés, español e italiano. OB10 también tienen números locales para el
departamento de Servicio al Cliente para los países siguientes:
Australia +61 (0)1800035399
Bélgica +32 (0)24031011
Dinamarca +45 (0)80885818
Finlandia +358 (0)800118871
Francia +33 (0)170708100
Alemania +49 (0)69222220290
Irlanda +353 (0)12477709
Italia +39 0236006340
Malasia +60 (0)1800813158
Holanda +31 (0)207121385
Nueva Zelanda +64 (0)800448121
Singapur +65 (0)8001204757
España +34 (0)914141472
Suecia +46 (0)850578418
Reino Unido +44 (0) 8701657420
United States +1 (0) 877 752 0900
¿Hay información adicional disponible sobre el servicio OB10?
Sí, visite por favor www.OB10.com/bms
¿Dónde obtengo más información sobre cómo hacerse cliente comprador que utiliza
el servicio OB10?
Visite por favor www.OB10.com
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Facturación electrónica y un
resumen de las opciones
Únase a OB10 y benefíciese de:
 Una entrega segura y garantizada de sus facturas: Nunca más perderá
facturas en el correo
 Pago puntual: sus clientes podrán procesar sus facturas con mayor rapidez
 No más retrasos: será imposible que las facturas se envíen con información
incorrecta, no podrán caer sobre la mesa equivocada y no habrá necesidad de
intervención manual
 Conexión segura en línea: envíe sus facturas con facilidad, sin necesidad de
software o hardware adicional
 Acceso e informes, las 24 horas al día y 7 días a la semana: disfrute de
mayor transparencia al procesar facturas y gestione mejor su flujo de fondos
 Cumplimiento de obligaciones fiscales: cumplimiento garantizado de
requisitos legales y fiscales
 Facturación fácil y rentable en cualquier momento
OB10 ofrece dos principales métodos para el envío de facturas y transacciones de
crédito. Puede elegir entre enviar un archivo de datos directamente a OB10 usando
nuestra Solución Integrada o generar facturas en línea usando nuestro Formulario
Web a través del portal de OB10.
Este documento explica cómo funciona la facturación electrónica y las opciones que
puede elegir.
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Cómo funciona
Al verificar que no haya facturas duplicadas y asegurarnos de que éstas contengan toda
la información que precise su cliente, garantizamos un tratamiento automatizado y
directo de sus facturas, permitiendo además que los pagos se realicen a tiempo. A
través del Portal de OB10 tendrá acceso al archivo de OB10 y a una variedad de
funciones para la elaboración de informes.
Lea detenidamente este documento antes de elegir entre la Solución Integrada y la
entrega mediante Formulario Web en el Portal OB10, ya que así podrá valorar cual de
las dos es la mejor opción para su empresa.
1. Solución integrada: enviar un archivo con datos extraídos
Esta es la opción que más conviene a organizaciones con un alto volumen de facturas.
La Solución integrada le ofrece un proceso completamente automatizado en el que los
datos de las facturas se extraen directamente de su sistema de facturación y se
entregan directamente a los sistemas contables de sus compradores. Esto significa que:




Procesamos facturas recibidos en archivos consistentes de cualquier formato y
llevamos a cabo la transformación de datos tal como lo requieren sus clientes.
No es necesario instalar ningún software ni hardware adicional.
Puede enviar un único archivo con datos consolidados para todas sus facturas.
Una vez que forme parte de la red, podrá conectarse de forma sencilla y enviar
facturas a otros clientes.
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Coste de la solución integrada
Cuota anual
10,600 MXP*
Coste de transacción por factura
1 – 20 facturas por mes
7.90 MXP
21 – 100 facturas por mes
6.50 MXP
101 – 500 facturas por mes
5.30 MXP
501 – 2.000 facturas por mes
4.00 MXP
2.001 + facturas por mes
2.60 MXP
* Se aplicarán cargos de conexión para el comprador. La cuota anual cubre la creación y mantenimiento de su
cuenta, válida para una única entidad fiscal.
Introducción a la Solución Integrada
Una vez que un cliente le haya invitado a unirse a OB10, uno de nuestros expertos de
integración le guiará a través del proceso de registro.
2. Formulario Web: enviar facturas electrónicas a través del Portal
OB10
El Formulario Web de OB10 está diseñado para empresas que envían un pequeño
volumen de facturas a sus clientes cada año. El portal dispone de conexión segura y
garantiza le entrega de facturas a sus clientes en un plazo de horas, lo que les permite
procesar su factura y realizar el pago sin demora.
Costes del Formulario Web
Dispone de varias opciones de precios para la entrega de facturas a través del
Formulario Web. Al registrarse, todos los proveedores que utilicen esta opción recibirán
12 transacciones gratuitas.
Al cumplirse su primer aniversario, si no ha utilizado todas sus transacciones gratuitas,
volveremos a llenar su cuenta con otras 12 facturas que podrá utilizar durante los
siguientes 12 meses.
Si ha usado la totalidad de las 12 facturas gratuitas y necesita más facturas dentro de
dicho periodo de 12 meses, deberá adquirir su primer lote de transacciones (un mínimo
de 25 facturas). A partir de ese momento, ya no tendrá acceso a la opción de
facturación gratuita.
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Tarifas pre pago para el Formulario Web*
Nivel de
transacciones
Transacciones
MXP
1
12
Gratuitas*
2
25
330
3
50
670
4
125
1,200
* Opciones de pago: Puede realizar sus pagos a través de PayPal o tarjeta de crédito. Aceptamos Visa, Visa
Electron, MasterCard, Maestro, Solo y American Express. También podemos pasarle factura, pero en tal caso
deberá adquirir un mínimo de 125 transacciones y pagar una tasa administrativa del 15%..
Introducción a la entrega de facturas a través del Formulario Web en el Portal
OB10
Como parte de su invitación a formar parte de la red OB10, recibirá un correo
electrónico con instrucciones para registrarse. Una vez completado el registro, le
enviaremos un correo electrónico con sus credenciales de inicio, para que pueda
empezar a enviar facturas electrónicas a través de OB10.
Para más información sobre OB10, la facturación electrónica y las opciones que tiene a
su disposición, visite www.OB10.com o envíenos un correo electrónico a
[email protected].
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