Jefe Central de Información y Control Estudiantil

TITULO DEL CARGO: JEFE CENTRAL DE INFORMACIÓN Y CONTROL ESTUDIANTIL
CÓDIGO: 02074
NIVEL: 8
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES
OBJETIVO GENERAL
Controlar la ejecución de los procesos de admisión, graduación y registro y control estudiantil, planificando, coordinando,
supervisando y aprobando las actividades realizadas por el personal a su cargo y/o adscrito a las unidades generadoras de
procesos técnico-administrativos, a fin de garantizar la prestación eficaz y eficiente del servicio a los usuarios y cumplir con
las exigencias de la autoridad competente.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
• Asesora técnicamente a la autoridad competente respecto a las políticas, sistemas y procedimientos de admisión, control
estudiantil y graduaciones.
• Planifica conjuntamente con la autoridad competente los procesos de admisión, graduación y registro del récord
estudiantil.
• Planifica y organiza conjuntamente con el Supervisor de Información y Control Estudiantil, actos de graduación.
• Organiza y dirige los procesos de inscripción, graduaciones y registro del récord estudiantil.
• Planifica, organiza y controla conjuntamente con el Director de Información y Control Estudiantil, la ejecución de
operativos especiales tales como: la aplicación de la Prueba de Aptitud Académica y otros.
• Coordina el proceso de carnetización.
• Coordina la publicación de avisos oficiales.
• Coordina la implantación de sistemas de Información y Control Estudiantil.
• Decide en ausencia de la autoridad competente en materia de Información y Control Estudiantil.
• Mantiene contacto permanente con las unidades sectoriales de Información y Control Estudiantil de la institución, para
resolver problemas de los procesos inherentes a su departamento.
• Decide las acciones a ejecutar en caso de fallas o errores en los procesos aplicados por las unidades internas y las
unidades sectoriales.
• Elabora instructivos, normas y procedimientos sobre los procesos de admisión, récord estudiantil y graduaciones.
• Asiste a los Actos Académicos solemnes programados por la unidad a su cargo.
• Establece controles eficientes sobre los procesos de admisión, graduaciones y registro de récord estudiantil.
• Evalúa los resultados de los procesos técnicos de Información y Control Estudiantil.
• Evalúa y califica el personal a su cargo.
• Evalúa informes técnicos de las unidades a su cargo.
• Distribuye el trabajo del personal a su cargo.
• Supervisa directa y periódicamente el personal a su cargo.
• Firma la correspondencia y demás documentos emanados del departamento.
• Evacúa consultas relacionadas con los procesos técnicos de Información y Control Estudiantil.
• Elabora informes técnicos en materia de Información y Control Estudiantil.
• Elabora y presenta los reportes estadísticos referidos a aspectos de su competencia.
• Opera el microcomputador para accesar información.
• Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos en la organización.
• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:
RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja periódicamente
equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta.
DINERO:
Es responsable directo por custodia de materiales, títulos y/o valores.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma directa un grado de confidencialidad medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas, en procedimientos definidos para lograr objetivos
específicos, mejorar métodos o establecer técnicas y estándares, a nivel de departamento.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y periódica y ejerce una supervisión específica de manera directa y
periódica.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:
RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con la Dirección de Información y Control Estudiantil, Unidades Sectoriales de
Información y Control Estudiantil, Supervisores de Información y Control Estudiantil, a fin de apoyar y/o ejecutar y/o coordinar
y/o controlar y/o aprobar ocasionalmente lo relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener
cooperación.
RELACIONES EXTERNAS:
Ninguna.
2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:
AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes.
RIESGO:
El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.
ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando periódicamente y requiere de un
grado de precisión manual bajo y un grado de precisión visual medio.
3.- PERFIL DEL CARGO:
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
A) EDUCACIÓN:
Licenciado en Educación, mención Administración o su equivalente.
EXPERIENCIA:
Ocho (8) años de experiencia progresiva de carácter operativo, supervisorio y estratégico en el área de Información y
Control Estudiantil de Estudios Superiores.
B) EDUCACIÓN:
Profesional Universitario en las Ciencias Sociales.
EXPERIENCIA:
Nueve (9) años de experiencia progresiva de carácter operativo, supervisorio y estratégico en el área de Información y
Control de Estudios Superiores.
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:
CONOCIMIENTOS EN:
Leyes, reglamentos, resoluciones y disposiciones que regulen las actividades académicas de educación superior.
Procedimientos y sistemas de Información y Control Estudiantil.
Técnicas y principios de planificación.
Técnicas utilizadas en la coordinación de programas de Información y Control Estudiantil.
Principios y prácticas de Información y Control Estudiantil.
Leyes, reglamentos, tratados internacionales y resoluciones, pertinentes a la validez de títulos, reválidas y equivalencias
nacionales e internacionales.
Sistemas computarizados.
Procesador de palabras.
Sistemas operativos.
Hojas de cálculo.
Paquetes de gráficos.
HABILIDAD PARA:
Establecer y mantener controles de cierta complejidad.
Resolver problemas complejos de Información y Control Estudiantil.
Coordinar y dirigir grupos de trabajo.
Elaborar y evaluar informes técnicos.
Expresarse en forma clara y precisa.
Trabajar en forma efectiva con actividades y funcionarios de diferentes niveles.
Analizar y tomar decisiones acertadas sobre problemas complejos de Información y Control de Estudiantil.
DESTREZAS EN:
El manejo de microcomputador.
ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Productividad y calidad total.
Planificación estratégica.
Administración y supervisión de la educación.
Entrenamiento en el sistema de su unidad.