codigo de conducta - Casa de Valores (Panamá)

CODIGO DE CONDUCTA
VERSIÓN 01:
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 3
I.
DISPOSICIONES GENERALES ..................................................................... 4
II.
VALORES CORPORATIVOS ......................................................................... 5
III.
REGLAS DE CONDUCTA .............................................................................. 6
IV.
OPERACIONES ........................................................................................... 12
V.
EJECUCIÓN DE OPERACIONES ................................................................ 13
VI.
TRATO CON CLIENTES Y RELACIONES PÚBLICAS ................................. 16
VII.
MANEJO DE CLAVES .................................................................................. 16
VIII.
ABUSO DE CONFIANZA.............................................................................. 16
IX.
MANEJO DE INFORMACIÓN PRIVILEGIADA ............................................. 17
X.
MANEJO DE LA INFORMACIÓN INTERNA ................................................. 17
XI.
CONOCIMIENTO Y CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DE CONDUCTA ........ 17
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INTRODUCCIÓN
En cumplimiento de las normas expedidas por la Comisión Nacional de Valores, la Junta
Directiva de Helm Casa de Valores (Panamá) aprobó el presente Código de Conducta.
Este documento tiene por objeto la definición de políticas claras que permitan un trato
justo a todos los clientes de Helm Casa de Valores (Panamá), eviten o permitan dar un
tratamiento a las situaciones que surjan sobre conflicto de intereses y sirvan al buen
funcionamiento y transparencia del mercado de valores, establecidos en el Decreto – Ley
N. 001 de 1999 y en los Acuerdos N. 005 de 2003 y N. 004 de 2004.
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I. DISPOSICIONES GENERALES
En desarrollo la actividad de la Compañía, todos los funcionarios de Helm Casa de
Valores Panamá, asumen el compromiso de conocer la misión de la sociedad, obrar bajo
los valores corporativos del Grupo Helm, respetar los principios básicos de la actividad
bursátil, cumplir con el sistema de control interno de la entidad, y adoptar las reglas de
conducta en relación con las funciones de las casa de valores.
En este orden de ideas, Helm Casa de Valores (Panamá) establece en este código las
siguientes políticas, principios y lineamientos generales de comportamiento en el accionar
ético de sus directivos, funcionarios y relacionados:
1. La Sociedad, sus Dignatarios, Directores, Ejecutivos Principales, Corredores de
Valores y demás funcionarios ajustarán su conducta en todo momento a las
disposiciones y al espíritu del presente Código de Conducta, reconociendo lo esencial
de su conocimiento, asimilación, conducción de negocios y actuaciones en todo
momento de manera profesional.
2. La Alta Dirección y la Junta Directiva de Helm Casa de Valores (Panamá) deben
desplegar sus mejores esfuerzos para asegurar que la conducta de los funcionarios
involucrados en las operaciones mantengan el más alto nivel de seriedad y reputación
de manera que es esencial que ellos conozcan, asimilen y ratifiquen el presente
Código de Conducta y se orienten en todo momento, de manera profesional.
3. Los funcionarios de Helm Casa de Valores (Panamá) actuaran siempre cumpliendo las
disposiciones legales, reglamentarias y estatutarias a las cuales se encuentran
sometidas las entidades sujetas a inspección y vigilancia de la Comisión Nacional de
Valores de acuerdo con el desarrollo de su actividad de Casa de Valores dentro del
marco establecido por el Decreto Ley N.001 de 1999 y los acuerdos que lo
desarrollan así como las políticas, metodologías y procedimientos establecidos por la
Compañía y su Casa Matriz.
4. La Casa de Valores es consciente del compromiso y responsabilidad mencionada en
las leyes N. 41 y 42 de 2000, por tanto adopta las medidas de control apropiadas y
suficientes, orientadas a evitar que en la realización de sus operaciones puedan ser
utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o
aprovechamiento de cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de
actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las actividades ilícitas o a
las transacciones y fondos vinculados con las mismas.
5. Conforme a lo establecido en el artículo 38 del Decreto – Ley 001 de 1999 ningún
miembro de la sociedad podrán divulgar información acerca de los clientes ni acerca
de las cuentas de inversión o transacciones en valores que estos lleven a cabo, a
menos que lo hagan con el consentimiento del cliente o que medie orden de autoridad
competente dictada de conformidad con la Ley.
6. Ningún miembro de la sociedad y específicamente ningún Corredor podrá recomendar
a un cliente que compre, venda o mantenga una inversión en un valor determinado, a
menos que tuviese motivos razonables para creer que dicha recomendación es
adecuada para dicho cliente basándose en la información suministrada por éste en
una investigación hecha por la casa de valores o por el corredor de valores para
determinar los objetivos de inversión, la situación financiera y las necesidades de
dicho cliente y en cualquier otra información sobre dicho cliente que sea del
conocimiento de la casa de valores o del corredor de valores. (Esto no es aplicable
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cuando se presenten las siguientes situaciones: a) La ejecución de las órdenes de
compra y de venta que no hayan sido solicitadas por la casa de valores o por el
corredor de valores. B) la publicación de reportes informativos que en forma general
recomienden la compra o la venta de un valor. C) Cualquier situación que determine la
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Comisión Nacional de Valores).
7. Ningún Corredor de valores que maneje una inversión en forma discrecional, o que
este en posición de determinar el volumen y la frecuencia de las transacciones en
valores que se hagan en una cuenta de inversión en virtud de la propensión del cliente
a seguir las sugerencias de dicha casa de valores o de dicho corredor de valores,
podrá llevar a cabo transacciones que , ya sea en volumen o en frecuencia, sean
excesivas en consideración de la magnitud y la naturaleza de dicha cuenta de
inversión, de las necesidades y de los objetivos de inversión del cliente y del patrón de
transacciones de la cuenta de inversión, a la luz de las comisiones obtenidas por la
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casa de valores o el corredor de valores.
8. Ni la firma, ni ningún Corredor de valores podrán comprometerse con un cliente a
compartir las ganancias o las pérdidas del cliente en la negociación de valores, o
comprometerse a indemnizar a un cliente contra las pérdidas que éste sufra en la
negociación de valores. No están prohibidos los acuerdos mediante los cuales se
establezca la compensación de una casa de valores o de un corredor de valores a
base del rendimiento de la cartera de inversiones del cliente y otros acuerdos que la
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comisión excluya de esta prohibición, dentro de los parámetros que esta determine.
9. Todos y cada uno de los funcionarios de la organización evaluaran y controlaran su
trabajo así como realizaran correctivos en el ejercicio y cumplimiento de sus funciones
de manera que se ejerza un proceso de autocontrol con el objetivo de mejorar sus
tareas y responsabilidades.
10. Desarrollaran y aplicaran métodos, políticas, normas y procedimientos que permitan el
desarrollo e implementación del control interno propio de la actividad de cada
funcionario como premisa de la autorregulación.
11. Coordinaran, ejecutaran y evaluaran de manera efectiva, eficiente y eficaz el control
de su actividad como individuo y para toda la organización como base de la
autogestión.
II. VALORES CORPORATIVOS
•
•
•
•
•
Pasión
Coraje
Innovación
Ingenio
Inteligencia
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Artículo 40 del Decreto – Ley N. 001 de 1999
Artículo 41 del Decreto – Ley N. 001 de 1999
3
Artículo 42 del Decreto – Ley N. 001 de 1999
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III. REGLAS DE CONDUCTA
Helm Casa de Valores Panamá, adopta las ocho reglas de conducta general establecidas
en el Acuerdo N. 003 de 2005, “Código General de Conducta de los Mercados de
Valores”, que rezan:
i.
Imparcialidad y Buena Fe.
Los funcionarios de la firma deberán actuar en el ejercicio de sus actividades con
imparcialidad y sin anteponer los intereses propios a los de sus clientes, en beneficio de
éstos y del buen funcionamiento del mercado. En este sentido, deberán ajustar su
actuación a las siguientes reglas:
•
•
•
•
•
•
•
No deberán, en beneficio propio o ajeno, provocar una evolución artificial de las
cotizaciones.
No deberán anteponer la compra o venta de valores por cuenta propia en idénticas
o mejores condiciones a la de sus clientes, tanto de aquéllos que hayan dado una
orden en firme como de aquéllos otros a los que esté gestionando sus cuentas de
inversión en virtud de mandatos genéricos o específicos.
Cuando se negocien órdenes de forma agrupada por cuenta propia y ajena, la
distribución de los valores adquiridos o vendidos o de los potenciales beneficios,
tanto si la orden se ejecuta total o parcialmente, debe asegurar que no se
perjudica a ningún cliente.
La compañía, sin perjuicio de la libertad de contratación y de fijación de
comisiones no ofrecerá ventajas, incentivos, compensaciones o indemnizaciones
de cualquier tipo a clientes relevantes o con influencia en la misma cuando ello
pueda suponer perjuicios para otros clientes o para la transparencia del mercado.
No se deberá inducir a la realización de un negocio a un cliente con el fin exclusivo
de conseguir el beneficio propio. En este sentido, la compañía se abstendrá de
realizar operaciones con el exclusivo objeto de percibir comisiones o multiplicarlas
de forma innecesaria y sin beneficio para el cliente.
La Casa de Valores no deberá actuar anticipadamente por cuenta propia ni inducir
a la actuación de un cliente, cuando el precio pueda verse afectado por una orden
de otro de sus clientes.
Los funcionarios de la compañía, no deberán solicitar o aceptar regalos o
incentivos, directos o indirectos, cuya finalidad sea influir en las operaciones de
sus clientes o que puedan crear conflictos de interés con otros clientes, ya sea
distorsionando su asesoramiento, violando la discreción debida o por cualquier
otra causa injustificada.
ii. Recomendación Adecuada
Ningún Corredor o Asesor de Valores podrá recomendar a un cliente que compre, venda
o mantenga una inversión en un valor determinado, a menos que tuviese motivos
razonables para creer que dicha recomendación es adecuada para dicho cliente
basándose en la información suministrada por éste en una investigación hecha por la
Casa de Valores, o por el corredor de valores para determinar los objetivos de inversión, la
situación financiera y las necesidades de dicho cliente y en cualquier otra información
sobre dicho cliente que sea del conocimiento de la casa de valores o del corredor de
valores.
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El requisito antes mencionado no será aplicable a las siguientes situaciones:
• La ejecución de órdenes de compra y de venta que no hayan sido solicitadas por
la casa de valores o por el corredor de valores.
• La publicación de reportes informativos que, en forma general, recomienden la
compra o la venta de un valor.
• Cuando el cliente no da la información suficiente para determinar que una concreta
recomendación sea o no adecuada para él, siempre que así se le haga saber al
cliente.
• Cuando el cliente conozca con detalle la información referente a una operación
financiera o en cualquier otro caso en el que el cliente manifieste que cuenta con
información que, a juicio de la Casa de Valores, Asesor de Inversiones o Corredor
de Valores pueda fundar la recomendación de inversión.
En la distribución y entrega de los análisis e informes, Helm Casa de Valores:
•
•
•
Asegurará el igual acceso a los reportes de información a los clientes, para ello
publicará sus informes con la periodicidad con que se emitan en la página WEB de
la compañía.
Conservará la información que se haya dado en base a opiniones de inversión que
emita la entidad, Asesores de Inversión o sus Corredores. Para ello, guardará
backup de los informes de mercados emitidos.
Revelará las relaciones que mantengan con entidades a las que se refiera su
información económica financiera que de lugar a recomendaciones.
iii. Cuidado y Diligencia.
Helm Casa de Valores Panamá, actuará con cuidado y diligencia en sus operaciones,
realizando las mismas según las estrictas instrucciones de sus clientes, o en su defecto en
los mejores términos y teniendo siempre en cuenta los reglamentos y los usos propios del
mercado.
iv. Medios y Capacidades.
Helm Casa de Valores:
•
•
•
•
•
Mantendrá en todo momento los procedimientos administrativos y contables
necesarios para el adecuado control de sus actividades y de sus riesgos,
cerciorándose de que los sistemas de acceso y salvaguarda de sus medios
informáticos son suficientes a tal fin.
No aceptará órdenes de operaciones si no disponen de los recursos y medios para
transmitirlas o ejecutarlas adecuadamente.
Adecuará su expansión comercial, especialmente la referida a la apertura de
sucursales, a la existencia de los medios organizativos necesarios.
Se asegurará de que la información derivada de las respectivas actividades en
los distintos sectores no se encuentra, directa o indirectamente, al alcance del
resto, de manera que cada función se ejerza de manera autónoma, y se
establecerán las medidas necesarias para que en la toma de decisiones no surjan
conflictos de interés tanto en el seno de la propia entidad, como entre las distintas
entidades pertenecientes al grupo.
Establecerá procedimientos y medios de control necesarios para evitar la
realización por parte de los empleados y representantes de la entidad de
actividades paralelas o fraudulentas con su clientela.
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•
•
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Dispondrá los medios necesarios para que en caso de cese o interrupción del
negocio no sufran perjuicio los intereses de los clientes.
Adoptará los controles y medidas oportunas para que sus dignatarios, directores,
ejecutivos principales, empleados y representantes cumplan con el Código de
Conducta contenido en el Acuerdo 5-2003 y con todo lo expuesto en el presente
Código de Conducta.
v. Información sobre la Clientela
Helm Casa de Valores solicitará a sus clientes el diligenciamiento del formato de apertura,
que contiene la información necesaria para su correcta identificación, así como
información sobre su situación financiera, experiencia inversora y objetivos de inversión.
Toda información del cliente que la firma y sus funcionarios obtengan de acuerdo con lo
previsto en el apartado anterior, tendrá carácter confidencial y no podrá ser utilizada en
beneficio propio o de terceros, ni para fines distintos de aquéllos para los que se solicita.
Dentro de los contratos de trabajo, quedará contemplada la prohibición de los funcionarios
de difundir o usar la información obtenida de sus clientes.
vi. Información a la Clientela
Helm Casa de Valores ofrecerá y suministrará a sus clientes toda la información de que
disponga, cuando pueda ser relevante para la adopción por ellos de decisiones de
inversión y dedicará a cada uno el tiempo y la atención adecuados para encontrar los
productos y servicios más apropiados a sus objetivos.
Diariamente, el Área Técnica de la matriz y el Corredor de Valores monitoreará los
mercados de capitales internacionales y mantendrá enterados a los funcionarios de Helm
Casa de Valores Panamá, los informes emanados por esta área serán publicados en la
página WEB de la entidad y estarán a disposición de los clientes con la periodicidad con
que sean elaborados, como mínimo de forma semanal.
La información entregada a la clientela debe ser clara, correcta, precisa, suficiente y
entregada a tiempo, para evitar su incorrecta interpretación y haciendo hincapié en los
riesgos que cada operación conlleva, muy especialmente en los productos financieros de
alto riesgo, de forma que el cliente conozca con precisión los efectos de la operación que
contrata.
Cualquier previsión o predicción debe estar razonablemente justificada y acompañada de
las explicaciones necesarias para evitar malentendidos.
Toda información que la Casa de Valores, sus empleados o representantes divulguen a
sus clientes debe representar la opinión de la entidad sobre el asunto de referencia y estar
basada en criterios objetivos, sin hacer uso de información privilegiada. A estos efectos,
conservarán de forma sistematizada los estudios o análisis sobre la base de los cuales se
han realizado las recomendaciones.
La entidad informará a sus clientes con la máxima celeridad de todas las incidencias
relativas a las operaciones contratadas por ellos, recabando de inmediato nuevas
instrucciones en caso de ser necesario al interés del cliente. Sólo cuando por razones de
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rapidez ello no resulte posible, deberán proceder a tomar por sí mismas las medidas que,
basadas en la prudencia, sean oportunas a los intereses de los clientes.
Deberán manifestarse a los clientes las vinculaciones económicas o de cualquier otro tipo
que existan entre la entidad y otras entidades que puedan actuar de contrapartida.
vii. Conflictos de Interés.
Se entiende por conflicto de interés, la situación en virtud de la cual, una persona en razón
de su actividad se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relación a intereses
incompatibles, ninguno de los cuales puede privilegiar en atención a sus obligaciones
legales o contractuales.
Las situaciones de Conflicto de Interés pueden surgir como consecuencia del desarrollo
del objeto social principal de la Compañía a través del contrato de comisión para la
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compra y/o venta de valores, así como actividades incidentales cuya existencia pueda
menoscabar los intereses de los clientes, o suponer un beneficio ilegítimo para Helm Casa
de Valores (Panamá)o sus vinculados.
En consecuencia, se considera que existe un conflicto de interés, cuando quiera que
ocurra lo siguiente:
•
Helm Casa de Valores Panamá, un vinculado o un funcionario sujeto a la presente
política puede obtener un beneficio financiero, o evitar una pérdida financiera, a
expensas de un cliente. Quedará excluido como conflicto de interés, en todo caso,
la percepción por Helm Casa de Valores (Panamá) de comisiones por la
prestación de sus servicios.
•
Helm Casa de Valores (Panamá), un vinculado o un funcionario sujeto a la
presente política, tiene un interés en el resultado de un servicio prestado al cliente
o de una operación por cuenta del cliente, distinto del interés del cliente en ese
resultado.
•
Helm Casa de Valores Panamá, un vinculado o un funcionario sujeto a la presente
política, tienen incentivos financieros o de otro tipo, para favorecer los intereses de
otro cliente o clientes frente a otro.
•
Helm Casa de Valores Panamá, un vinculado o un funcionario sujeto a la presente
política, recibe o va a recibir de una persona distinta del cliente un incentivo en
relación con un servicio prestado al cliente, en forma de dinero, bienes o servicios,
aparte de la comisión o retribución por los servicios prestados en las operaciones
o actividades de intermediación habituales. En cualquier caso, Helm Casa de
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Se consideran Actividades Incidentales: Asesoría de Inversiones, Gestión discrecional e individualizada de
cuentas de inversión con arreglo a los mandatos conferidos por los inversionistas. Mediación, por cuenta directa
o indirecta del emisor, en la colocación de las emisiones y ofertas públicas de ventas, Actuación como suscriptor
o colocador de emisiones y ofertas públicas de valores, Manejo de cuentas de custodia, que podrá comprender,
en su caso, mantener el registro contable de los valores representados mediante anotaciones en cuenta,
Administración de carteras o portafolios individuales de inversión, Ejecución de funciones inherentes a agencia
de pago, registro y transferencia, Otorgamiento de préstamos de valores y de dinero para la adquisición de
valores, Otras accesorias al negocio de Casa de Valores, tales como el alquiler de cajas de seguridad, el
asesoramiento a empresas sobre estructura del capital, estrategia industrial y cuestiones afines, así como el
asesoramiento y demás servicios en relación con fusiones y adquisiciones de empresas.
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Valores (Panamá) tendrá a disposición de sus clientes, información relativa a los
incentivos que cobra o paga.
•
Helm Casa de Valores (Panamá) o un vinculado tienen incentivos financieros o de
otro tipo, para favorecer los intereses de Helm Casa de Valores (Panamá) o de
uno de sus vinculados.
Personas sujetas a conflictos de interés
Se considerarán persona sujetas a la política de conflictos de interés las siguientes:
•
Los administradores de Helm Casa de Valores (Panamá) y los de la entidad
matriz, sus sociedades filiales o subordinadas que estén directamente
relacionadas con las operaciones o actividades de intermediación en el mercado
de valores.
•
Los miembros de la alta gerencia de Helm Casa de Valores (Panamá) y los de la
entidad matriz, sus sociedades filiales o subordinadas que estén directamente
relacionadas con las operaciones o actividades de intermediación en el mercado
de valores.
•
Todas las personas que presten sus servicios a Helm Casa de Valores (Panamá) y
los de la entidad matriz, sus sociedades filiales o subordinadas que están
directamente relacionadas con las operaciones o actividades de intermediación en
el mercado de valores.
Procedimientos para mitigar y evitar conflictos de interés.
Cuando un funcionario de la entidad se encuentre ante una situación en la cual se
presenten dos intereses contrarios, debe anteponer la observancia de los principios
orientadores consagrados en el la ley y en sus manuales internos, al logro de las metas
comerciales.
La Casa de Valores puede evitar la generación de situaciones de conflictos de interés
absteniéndose de realizar determinadas actividades; así por ejemplo debe abstenerse de
realizar cualquier operación utilizando información privilegiada, de suministrar a un tercero
información que no tenga derecho a recibir, de aconsejar la realización de una operación
con base en información privilegiada.
Obviamente, la Casa de Valores debe abstenerse de realizar operaciones que se
encuentren expresamente prohibidas y que impliquen conflictos de interés, cuando el
conflicto no pueda superarse.
Frente a algunas situaciones que potencialmente pueden generar conflictos de interés,
estos pueden evitarse, cuando la operación se realiza en condiciones de total
transparencia, sin conceder beneficios especiales. La realización de operaciones de
acuerdo con las condiciones del mercado o a través de mecanismos que garanticen la
transparencia de la operación (a través de bolsas de valores por ejemplo), puede eliminar
el enfrentamiento de intereses.
Cada actividad realizada por la entidad debe ceñirse estrictamente a los mandatos
constitucionales y legales, en aras de proteger la confiabilidad y seguridad del sistema
financiero.
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Con el objeto de dar cumplimiento a este principio, la entidad debe mantenerse
actualizada, procurar la capacitación de sus empleados, adecuar sus operaciones a cada
nueva regulación y responder por los actos ejecutados.
Revelación de conflictos de interés
Cualquier funcionario que se encuentre en situaciones que puedan considerarse conflicto
de interés debe revelar dicha situación a su superior inmediato, y este a su vez deberá
informarlo al Ejecutivo Principal quien deberá presentarlo al Comité de Cumplimiento y
Riesgos.
Información a los clientes sobre conflictos de interés
La Casa de Valores advertirá a los clientes de los conflictos de interés que se planteen en
el desarrollo de su actividad. A tal efecto la Casa de Valores identificará de forma
separada en las informaciones que remita, por lo menos trimestralmente, a los clientes
sobre las siguientes cuentas de inversión gestionadas, operaciones, inversiones o
actuaciones:
1. La inversión en valores emitidos por la Casa de Valores o entidades de su grupo o
en Sociedades de Inversión gestionadas por éste.
2. La suscripción o adquisición de valores en los que la Casa de Valores o alguna
entidad de su grupo sea asegurador o colocador de una emisión u oferta pública
de venta.
3. Operaciones entre clientes de una misma entidad. En este caso, será requisito
adicional que la operación no suponga perjuicio para ninguno de ellos.
4. Comisiones, gastos o cantidades, directa o indirectamente, percibidas por la Casa
de Valores que tengan su origen en comisiones o gastos satisfechos por sus
clientes u otras entidades financieras en el marco del contrato de gestión de
cuentas de inversión, y que sean resultados de acuerdos alcanzados la Casa de
Valores con intermediarios u otras entidades financieras.
5. La Casa de Valores informará así mismo de las vinculaciones que tenga la entidad
con las entidades emisoras respecto de las que se suministre información
económica y financiera que pueda dar lugar a recomendaciones de inversión.
viii. Negativa a contratar y deberes de abstención.
Los intermediarios deberán rechazar operaciones con intermediarios no autorizados así
como aquellas otras en las que tengan conocimiento de que se puede infringir la normativa
aplicable a las mismas o de prevención del blanqueo de capitales.
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IV. OPERACIONES
i.
Reglas aplicables a la gestión de cuentas de inversión de los clientes
Los funcionarios de la Casa de Valores, desempeñaran su actividad con la diligencia de un
buen padre de familia y de un representante leal, defendiendo los intereses de sus clientes
y asesorándolos profesionalmente en todo momento, tomando en consideración la
información obtenida por ellos.
No se realizarán operaciones sin la identificación correcta de los clientes y sin el
cumplimiento de las políticas y los procedimientos establecidos en el manual “conozca a
su cliente”.
La actividad de gestión de cuentas se desarrollara conforme a los criterios que se hayan
pactado por escrito con el cliente, teniendo en cuenta la finalidad inversora perseguida y el
perfil de riesgo del inversor. Será deber del Corredor de Valores invertir el patrimonio de
cada uno de sus clientes según su mejor juicio profesional, diversificando las posiciones
en busca de un equilibrio entre liquidez, seguridad y rentabilidad, con prevalencia siempre
de los intereses del cliente.
Cualquier tipo de desviación solo debe darse por recomendación del Corredor de Valores
y el cliente debe ser informado de dicha situación.
No esta permitido realizar operaciones con el objeto exclusivo de recibir comisiones
directas o indirectas, así como de multiplicarlas de forma innecesaria y sin beneficio para
el cliente.
Los recursos de los clientes tanto en valores, como en efectivo y las operaciones de los
mismos, estarán identificados en todo momento y separados del resto de clientes y de la
posición propia.
ii. Asesoramiento a los Clientes
Los funcionarios de la Casa de valores deberán:
•
•
•
•
Comportarse leal, profesional e imparcialmente en la elaboración de informes.
Poner en conocimiento de los clientes las vinculaciones relevantes, económicas o
de cualquier otro tipo, que existan o que vayan a establecerse, entre dichas
entidades y las proveedoras de los productos objeto de su asesoramiento.
Abstenerse de negociar para sí antes de divulgar análisis o estudios que puedan
afectar a un valor.
Abstenerse de distribuir estudios o análisis que contengan recomendaciones de
inversiones con el exclusivo objeto de beneficiar a la propia compañía.
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V. EJECUCIÓN DE OPERACIONES
Helm Casa de Valores, solicitará a sus clientes órdenes claras y precisas sobre la
operación a realizar de tal forma que no haya lugar a mal interpretaciones sobre las
mismas e informará a los mismos de la existencia de un sistema grabador de llamadas
que será usado previa autorización del cliente.
De todas formas, es deber del Corredor de Valores o del funcionario que esta cerrando la
operación:
•
•
•
•
i.
Asegurarse que existe claridad del producto, de la operación que se está
proponiendo, y de todos los elementos necesarios para el cierre de la operación;
tanto los correspondientes a la compañía como los del cliente.
Realizar una confirmación escrita, donde se especifique con toda claridad que se
ha realizado el negocio y cuáles fueron las condiciones financieras y operativas
del mismo. Las condiciones mínimas que debe identificar en la confirmación verbal
son: la contraparte, los valores objeto de la negociación, el monto, la tasa y el
plazo y la forma de cumplimiento.
Cuando un negocio no se concreta es obligatorio confirmar verbalmente que no se
cerró.
No cerrar negocios, cuando la comunicación se efectúe a través de teléfonos
móviles, celulares, satelitales, radio teléfonos, beepers o cualquier otro mecanismo
de comunicación que no permita confirmar la orden recibida.
Transmisión y Ejecución de Operaciones
Las órdenes recibidas por los clientes, serán puestas en los medios necesarios para su
ejecución con la máxima celeridad posible, si la orden se ha recibido en horario hábil de
oficina se transmitirá la orden el mismo día, en caso de haber recibido la orden en un
horario no hábil de oficina se transmitirá el siguiente día hábil de oficina.
Si por algún motivo la orden del cliente no pudo ser transmitida para su ejecución, el
corredor de valores deberá contactar al cliente y exponer las razones concretas por las
cuales no se pudo cumplir dicha orden. Esta exposición de motivos debe quedar en un
medio verificable que puede ser una llamada que quede grabada o una carta con su
respectivo acuse de recibo.
De todas formas, las órdenes de los clientes se podrán recibir por medio escrito, con carta
firmada por el cliente o por el autorizado del mismo previa verificación de la firma a través
del proceso de visación o, a través de llamada telefónica siempre que este siendo
grabada y medie autorización del cliente.
No obstante, aunque la orden se reciba por medio de una llamada telefónica, el cliente
debe hacer llegar posterior a la operación la orden escrita, para lo cual se podrá utilizar el
fax. Si algún cliente no desea efectuar dicha confirmación, deberá por escrito aceptar que
todas sus instrucciones sean admitidas verbalmente.
La firma, conservará en un archivo físico el ejemplar original de las órdenes firmadas por
los clientes y deberá conservar las cintas de grabación de las llamadas. En todo caso, el
archivo de órdenes y el registro de operaciones estarán a disposición de la Comisión
Nacional de Valores en todo momento.
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La Casa de Valores podrá en cualquier momento realizar llamadas aleatorias a los clientes
como medida de control interno para confirmar las órdenes que han impartido.
ii. Entrega de documentos contractuales
Helm Casa de Valores (Panamá)entregará a los clientes copia de los contratos que hayan
suscrito y conservará por al menos Cinco años el recibí de los mismos.
iii. Valoración y disposición de fondos y valores
Los funcionarios de la compañía deben realizar su máxima diligencia para que los clientes
tengan disponibles de forma oportuna sus fondos o valores.
Para ello deben respetar los siguientes criterios:
•
•
•
•
•
En las ventas de valores y derechos de suscripción, los fondos resultantes se
deberán poner a disposición del cliente, como máximo, el día hábil siguiente al
que dichas operaciones sean liquidadas y compensadas en el sistema de
liquidación o compensación, o, en su caso, por las entidades participantes en la
operación.
El producto de cupones, dividendos y otros importes derivados de valores, ya sean
periódicos o no, así como los derivados de su amortización, deberán ponerse a
disposición del cliente, como máximo, el día hábil siguiente a aquél en que los
fondos queden a disposición del depositario o administrador de los valores.
Las órdenes de traspaso de valores deberán efectuarse por la entidad depositaria
o administradora de los valores, como máximo, el tercer día hábil siguiente al de
recepción de la orden, sin perjuicio de las normas aplicables en relación con los
valores negociados en bolsas o mercados. En su caso, deberán cumplirse los
plazos habituales de traspaso
de valores cuando intervengan entidades
localizadas en jurisdicciones extranjeras.
En las restantes operaciones, la Casa de Valores pondrá la máxima diligencia en
facilitar a los clientes la pronta disponibilidad de valores y fondos. En particular, las
órdenes de transferencia de fondos que sean recibidas de los clientes, serán
ejecutadas como máximo, el día el día hábil siguiente a su recepción.
Es deber del funcionario comercial que atiende el cliente, entregar la información
que el mismo solicite sobre sus inversiones y fondos.
iv. Información de los clientes
Helm Casa de Valores, sus dignatarios, directores, ejecutivos principales, empleados y
representantes se obligan a no divulgar información acerca de sus clientes ni acerca de
las cuentas de inversión o transacciones en valores que éstos lleven a cabo, a menos que
lo hagan con el consentimiento del cliente o que la información deba ser divulgada a la
Comisión en virtud de la Ley de Valores o sus reglamentos, o que medie orden de
autoridad administrativa o judicial dictada en el ámbito de sus competencias de
conformidad con la ley.
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v. Información a los clientes
Helm Casa de Valores Panamá, enviará a los clientes extractos trimestrales con la
información de los valores y efectivo depositados.
Las comunicaciones podrán ser
enviadas al correo electrónico del cliente previa autorización del mismo.
Igualmente, al día subsiguiente de realizada una operación se enviará al cliente una carta
de confirmación de dicha operación que contendrá los datos básicos de la misma para
verificación del cliente.
Sin embargo, Helm Casa de Valores Panamá, contará con una página WEB en donde
publicará el estado de cuenta de los clientes para que puedan acceder, todo estará
dispuesto teniendo en cuenta las mejores prácticas en materia de seguridad de la
información.
Cualquier cambio o modificación a las tarifas de comisiones y gastos, será informada a
través de la página WEB a todos los clientes y se enviará un correo electrónico a la
dirección de correo registrada en el formato de vinculación, a partir de la fecha de
publicación los clientes dispondrán de hasta 02 meses para modificar o cancelar la
relación contractual sin que les sean de aplicación las tarifas modificadas.
Anualmente los Estados Financieros debidamente auditados serán colgados en la página
WEB de la Casa de Valores y estarán disponibles al público en general.
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CODIGO DE CONDUCTA
VERSIÓN 01:
Definitivo
VI. TRATO CON CLIENTES Y RELACIONES PÚBLICAS
Los funcionarios de Helm Casa de Valores (Panamá) en su actuar con los clientes deben:
1.
Obrar con rectitud y honestidad tanto en las relaciones con la entidad y con los
demás agentes del mercado.
2.
Atender con amabilidad, moderación y prudencia las inquietudes y reclamos de los
clientes.
3.
Explicarle a los clientes la forma como opera cada uno de sus servicios,
informarles las posibilidades que tiene la entidad de atender sus compromisos y la
variación de los términos de la relación contractual.
4.
Basar la relación con el cliente en el respeto y la confianza, ya que su
comportamiento es parte de la imagen de la compañía.
5.
Abstenerse de aceptar regalos y atenciones desmedidas, o dinero por pequeña
que sea su cuantía, concesiones en precios u otros tratamientos preferenciales del
cliente o de proveedores que puedan dar lugar a concesiones especiales
reciprocas.
6.
Los empleados de la entidad no deben ofrecer ningún incentivo o beneficio, para la
realización de negocios, por fuera de las condiciones normales y propias de los
mismos.
7.
Cuando los empleados de la casa de valores organicen con sus clientes u otras
personas que tengan alguna vinculación comercial con ésta, almuerzos o
desayunos de trabajo, deben tener en cuenta que tales invitaciones persiguen ante
todo, reforzar las relaciones comerciales con las entidades, que dichas personas
representan.
VII. MANEJO DE CLAVES
1.
Las claves en los equipos o los aplicativos asignados a cada empleado son
personales e intransferibles y en caso de requerir utilizar un equipo de un
empleado ausente se deberá solicitar dicha autorización al jefe inmediato.
2.
Toda persona a quien se le asigne el manejo de claves o códigos de acceso a los
sistemas de la entidad deberá mantenerlos en reserva y bajo su responsabilidad.
VIII.
1.
ABUSO DE CONFIANZA
Los empleados de Helm Casa de Valores (Panamá) por el hecho de tener acceso
a comunicaciones telefónicas de larga distancia y hacia teléfonos celulares deben
ser prudentes y racionales en su uso.
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CODIGO DE CONDUCTA
VERSIÓN 01:
Definitivo
IX. MANEJO DE INFORMACIÓN PRIVILEGIADA
Los funcionarios de Helm Casa de Valores (Panamá)deberán abstenerse de hacer uso de
información privilegiada dentro del cumplimiento de sus funciones. Cuando por cualquier
circunstancia, algún funcionario reciba información privilegiada de alguno de sus clientes o
un tercero debe abstenerse de divulgarla al mercado y efectuar operaciones para el
cliente, la firma o un tercero.
Los funcionarios de Helm Casa de Valores (Panamá) reconocen y aceptan que la
obtención y/o uso de la información privilegiada puede tener consecuencias en el mercado
ya que es una conducta prohibida que por su gravedad e impacto dentro del mercado de
valores será sancionada disciplinaria, y según sea el caso, penalmente.
X. MANEJO DE LA INFORMACIÓN INTERNA
Los empleados de la entidad deberán abstenerse de: a) utilizar información de la misma
para su beneficio directo, indirecto o de terceros, b) suministrar información a terceros
sobre datos personales y aquellos asuntos sujetos a reserva bancaria de sus clientes.
Igualmente deben mantener la reserva en los sitios de trabajo, en el hogar, los
compromisos sociales y demás lugares públicos, evitando hacer comentarios que puedan
perjudicar los intereses de la entidad, de sus empleados o los de sus clientes.
XI. CONOCIMIENTO Y CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO
Todos los funcionarios de la Casa de Valores, y en especial el Oficial de Cumplimiento y la
Alta Dirección, están encargados de ejercer el control para asegurar el cumplimiento de
las políticas y normas establecidas en éste código.
Con el fin de difundir el contenido de este código, le será entregado para su lectura a cada
funcionario en el momento de su vinculación, un ejemplar del mismo, cuyo contenido
deberá utilizarse como guía para el desarrollo de toda actividad dentro de la Casa de
Valores.
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