PROCEDIMIENTO Selección, Evaluación y Reevaluación de

PROCEDIMIENTO
Selección, Evaluación y Reevaluación de
Proveedores de Transporte Terrestre
CÓDIGO
FECHA DE REVISIÓN
No. DE REVISIÓN
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PR-CL-03
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1. OBJETIVO:
Establecer normas y lineamientos bajo los cuales se seleccionan, evalúan y reevalúan a los proveedores
del servicio de fletes terrestres de Universal International Services.
2. ALCANCE:
Aplica a todos los proveedores que prestan servicio de fletes terrestres.
3. RESPONSABILIDADES:
3.1 Gerente de Logística
• Aprobar nuevos proveedores del servicio de fletes terrestres.
• Revisar las evaluaciones bimestrales de los proveedores del servicio de fletes terrestres.
• Actualizar y dar seguimiento a la Lista de Proveedores Aprobados.
• Reevaluar al proveedor de acuerdo a la calidad del servicio proporcionado.
• Enviar Bimestralmente por correo electrónico el Reporte de Control de Fletes no conformes al
Representante de la Dirección.
3.2 Jefe de Tráfico y de Logística
• Consultar la Lista de Proveedores Aprobados.
• Enviar Bimestralmente el Reporte de Pizarra de Tráfico o la Bitácora de Servicio de Transporte
(según aplique) y el Reporte de Control de Fletes No Conformes al Gerente de Logística.
3.3 Coordinador de Logística
• Consultar la Lista de Proveedores Aprobados.
SELLO:
ELABORÓ:
REVISÓ:
APROBÓ:
GERENTE DE LOGÍSTICA
REPRESENTANTE DE LA
DIRECCIÓN
DIRECTOR GENERAL
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4. DESARROLLO:
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
4.1
Consulta la Lista de Proveedores Aprobados FPRCL-02-01, FPRCLJefe de Logística y
Trafico y Coordinador 02-02 y FPRCL-02-03 y contacta al proveedor elegido y le envía la
Carta de Instrucciones FPRCL-01-01, o la Orden de Embarque
de Logística
FPROPV-02-11 o la Orden de Remisión FPRCL-03-01 (Ver
procedimiento Compras Transporte Terrestre PR-CL-02).
Nota: En el caso de Veracruz cuando los Proveedores Aprobados no
cuentan con unidades y exista urgencia del servicio, el Gerente de
Operación Portuaria enviará correo solicitando la autorización al
Gerente de Logística para la utilización de un transportista no incluido
en la Lista correspondiente.
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
4.2
Jefe de Tráfico y
Jefe de Logística
Emite el reporte Pizarra de Tráfico FPROPA-01-07, FPROPV-02-15,
Bitácora de Servicio de Transporte FPRCL-03-03 y Bitácora de
Servicio de Transporte (Resumen por línea) FPRCL-03-04 del
período a evaluar indicando el número total de operaciones realizadas
y, si fuera el caso, las incidencias detectadas durante el período de
evaluación.
Registra en el Reporte de Control de Fletes No Conformes FPRCL03-02 los resultados de las incidencias.
4.3
Jefe de Tráfico y
Jefe de Logística
Envía bimestralmente al Gerente de Logística el Reporte de Pizarra de
Tráfico FPROPA-01-07, FPROPV-02-15 o Bitácora de Servicio de
Transporte FPRCL-03-03 y Bitácora de Servicio de Transporte
(Resumen por línea) FPRCL-03-04, según aplique, y el Control de
Fletes No Conformes FPRCL-03-02.
NOTA: En caso de que no existan incidencias del servicio de
transporte se mandará únicamente el Reporte de Pizarra de
Tráfico FPROPA-01-07, FPROPV-02-15 y la Bitácora de
Servicio de Transporte FPRCL-03-03 y Bitácora de Servicio de
Transporte (Resumen por línea) FPRCL-03-04 con una nota que
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indique que no hubo incidencias en el periodo
En caso de que algún proveedor acumule 3 reportes con incidencias,
automáticamente se procede a reevaluarlo para determinar si se
continúa trabajando con él.
REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
4.4
Gerente de Logística
Recibe Bimestralmente el Reporte de Pizarra de Tráfico FPROPA-0107, FPROPV-02-15, Bitácora de Servicio de Transporte FPRCL-0303 y Bitácora de Servicio de Transporte (Resumen por línea)
FPRCL-03-04 y Control de Fletes No Conformes FPRCL-03-02 y
analiza los resultados para realizar la reevaluación de los proveedores
de acuerdo a los siguientes criterios de evaluación:
a)
Entrega de mercancía completa: 50 puntos
Si la mercancía es entregada incompleta (cualquier operación),
la calificación será de 0 puntos.
b)
Entrega de mercancía sin daños: 30 puntos
Si la mercancía entregada presenta daños o averías (cualquier
operación), la calificación será de 0 puntos.
c)
Entregas a tiempo: 20 puntos
Si en el periodo a evaluar el número de ocasiones en que la
mercancía fue entregada fuera de tiempo supera el 15% del
número de operaciones totales asignadas a ese proveedor, la
calificación será de 0 puntos.
4.5
Gerente de Logística
Envía bimestralmente el Control de Fletes No Conformes FPRCL-0302 al Representante de la Dirección para su revisión en la Junta de
Revisión de Indicadores.
NOTA: En caso de que no existan incidencias del servicio de
transporte se mandará únicamente un correo electrónico inidcando
que no hubo incidencias en el periodo.
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4.6
Gerente de Logística
Realiza la actualización de la Lista de Proveedores Aprobados
FPRCL-02-01, FPRCL-02-02 y FPRCL-02-03, eliminando al proveedor
y/o proveedores no confiables.
Envía la Lista de Proveedores Aprobados FPRCL-02-01, FPRCL-0202 y FPRCL-02-03, al Jefe de Tráfico, al Jefe de Logística y al
Coordinador de Logística.
Regresa al punto 4.1 del procedimiento.
Fin del Procedimiento
5. REFERENCIAS:
5.1 Documentos:
Código
Documento
Compras Transporte Terrestre
Código
Formatos
Carta de Instrucciones
Lista de Proveedores Aprobados Aeropuerto
Lista de Proveedores Aprobados Veracruz
Lista de Proveedores Aprobados Nuevo Laredo
Orden de Remisión
Control de Fletes No Conformes
Bitácora de Servicio de Transporte
Bitácora de Servicio de Transporte (Resumen por línea)
Control de Operaciones (Pizarra de Tráfico)
Orden de Embarque
Pizarra de Tráfico
PR-CL-02
5.2 Formatos:
FPRCL-01-01
FPRCL-02-01
FPRCL-02-02
FPRCL-02-03
FPRCL-03-01
FPRCL-03-02
FPRCL-03-03
FPRCL-03-04
FPROPA-01-07
FPROPV-02-11
FPROPV-02-15
6. DEFINICIONES:
N/A
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7. ANEXOS:
N/A
8. CONTROL DE CAMBIOS
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MOTIVO
Se creó un procedimiento nuevo exclusivo para los
proveedores de transporte terrestre.