COMUN-UO-03-05. Formulación de Directivas

CODIGO: COMUN-UO-03-05
VERSION: PRIMERA
AREA:
UNIDAD ORGANICA DEL INDECI
TITULO:
FORMULACION DE DIRECTIVAS
RUBRO
Formulado por:
NOMBRE
FIRMA
Equipo de Elaboración del Manual
de Procedimientos (MAPRO) - OPP
Revisado por:
Unidades Orgánicas del INDECI
VºBº por:
Oficina
de
Presupuesto
Planificación
y
FECHA
INDECI
PROCEDIMIENTO:
Sede Central
1.
FORMULACION DE DIRECTIVAS
CODIGO: COMUN-UO-03-05
PAG
FECHA: 04/08/2005
2/7
OBJETIVO
Estandarizar el procedimiento para la Formulación de Directivas, en el ámbito de su
competencia, en las distintas Unidades Orgánicas u Organos Desconcentrados del
INDECI.
2.
ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación en las Unidades Orgánicas u Organos
Desconcentrados del INDECI, y la Oficina de Asesoría Jurídica (OAJ), como órgano
responsable del asesoramiento legal a las diferentes Unidades Orgánicas.
Describe las actividades desde la asignación, por parte del Director o Jefe de la
Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado del INDECI, para formular la respectiva
Directiva, hasta la distribución de la misma, aprobada mediante Resolución
Directoral, SubJefatural o Jefatural, según corresponda.
3.
BASE LEGAL
3.1. Constitución Política del Perú.
3.2. Decreto Ley Nº 19338 – Ley del Sistema de Defensa Civil, y sus normas
modificatorias Decretos Legislativos Nº 442, 735 y 905, Ley Nº 25414 y el
Decreto de Urgencia Nº 049-2000.
3.3. Decreto Supremo Nº 059-2001-PCM, que aprueba el Reglamento de
Organización y Funciones del INDECI y Decreto Supremo Nº 005-2003-PCM
que deroga la 3ra. disposición de dicho reglamento.
3.4. Ley Nº 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General.
4.
REQUISITOS DEL PROCESO
4.1. El Director o Jefe de la Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado del
INDECI solicitará la formulación de la Directiva asignando dicha tarea a un
responsable o a un equipo de trabajo.
4.2. Puede darse el caso de que el responsable de la formulación de la Directiva
necesite consultar sobre algunos asuntos que involucren a otras unidades
orgánicas o entidades públicas competentes. En esta circunstancia dichas
unidades orgánicas brindarán información necesaria para la elaboración de la
Directiva.
5.
RESPONSABLES DEL PROCESO
5.1. Director o Jefe de la Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado del INDECI
que formula la Directiva, y los responsables que éste asigne para la
formulación de la misma.
5.2. Oficina de Asesoría Jurídica.
INDECI
PROCEDIMIENTO:
FORMULACION DE DIRECTIVAS
Sede Central
6.
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CONSIDERACIONES
6.1. El proyecto de la Directiva generalmente se formula para establecer normas,
procedimientos, metodologías, o medidas para lograr un eficiente
funcionamiento de los procesos internos de la institución, o para la
modificación o actualización de una Directiva anterior.
6.2. El proyecto de Directiva debe ser revisado por el Director o Jefe de la Unidad
Orgánica u Organo Desconcentrado del INDECI, según corresponda, así
como por la Oficina de Asesoría Jurídica.
6.3. El contenido de la Directiva comprenderá, como mínimo, los siguientes
puntos:
i.
Objetivo.
ii.
Finalidad.
iii.
Alcance.
iv.
Base Legal.
v.
Disposiciones Generales.
vi.
Disposiciones Específicas.
vii.
Disposiciones Complementarias.
viii.
Vigencia (opcional).
ix.
Anexos.
6.4. El responsable asignado para formular la Directiva deberá considerar las
leyes, reglamentos y normas legales que le competen, así como el
Reglamento de Organización y Funciones (ROF), el Manual de Organización
y Funciones (MOF) y el Manual de Procedimientos (MAPRO) del INDECI.
7.
SIGLAS
7.1. DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil.
7.2. INDECI: Instituto Nacional de Defensa Civil.
7.3. OAJ: Oficina de Asesoría Jurídica.
7.4. OD: Organo Desconcentrado.
7.5. UO: Unidad Orgánica.
INDECI
PROCEDIMIENTO:
Sede Central
8.
FORMULACION DE DIRECTIVAS
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
UNIDAD
ORGANICA
RESPONSABLE
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Director / Jefe
1. Asigna a responsable (o responsables) para la
elaboración de la Directiva, da lineamientos.
Responsable(s)
Director
UO / OD
QUE EXPIDE LA
DIRECTIVA
Responsable(s)
1. Recibe la asignación del Director y asume.
2. Formula la Directiva respectiva. Si es necesario
coordina con otras unidades orgánicas o
especialistas legales.
3. Una vez elaborado el proyecto de Directiva,
entrega al Director para su conformidad.
4. Recibe y revisa proyecto de Directiva.
NO está conforme con la Directiva formulada
5. Emite observaciones
devuelve.
para
su
corrección
y
6. Recibe observaciones, efectúa las correcciones
correspondientes y le entrega al Director. Ir a la
actividad 4.
Está conforme con la Directiva formulada
7. Da VºBº a la Directiva.
NO es necesario consultar con la OAJ
Director
Ir al condicional “Aprobación mediante Resolución
Directoral”, antes de la actividad 14.
Es necesario consultar con la OAJ
8.
Secretaria
OAJ
Jefe
Secretaria
Solicita elaboración de memorándum para
enviar Directiva a la OAJ.
8.
Elabora memorándum y solicita firma del
Director.
9. Envía Directiva y memorándum a OAJ.
Se inicia el proceso de “Asesoramiento y Opinión
de Carácter Técnico-Legal”, el que concluye con
la revisión de la Directiva y la opinión legal de la
misma.
10. Recibe y deriva Informe al Director.
11. Revisa Informe técnico-legal de OAJ.
NO es necesario modificar la Directiva
UO / OD
QUE EXPIDE LA
DIRECTIVA
Director / Jefe
Ir al condicional “Aprobación mediante
Resolución Directoral”, antes de la Actividad
14.
Es necesario modificar la Directiva
12. Deriva al responsable(s) para la
modificación o corrección de la Directiva.
Responsable(s)
13. Corrigen Directiva en coordinación con la
OAJ o con la Unidad Orgánica u Organo
desconcentrado competente. Ir a la
actividad 4.
INDECI
Sede Central
OAJ /
UO / OD
COMPETENTE
PROCEDIMIENTO:
FORMULACION DE DIRECTIVAS
Responsable
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13. Coordina corrección de la Directiva.
Directiva será aprobada por Resolución
Directoral
Se inicia el proceso de “Formulación y
Aprobación de Resoluciones Directorales”, el
que concluye con la aprobación de la
Directiva mediante Resolución Directoral,
luego ir a la actividad 14.
Director / Jefe
UO / OD
QUE EXPIDE LA
DIRECTIVA
Directiva No será aprobada por Resolución
Directoral
Se inicia el proceso de “Trámite de
Resoluciones”, el que concluye con la
aprobación de la Directiva mediante
Resolución Jefatural o SubJefatural.
14. Solicita elaboración de las memoránda
para remitir Resolución y Directiva a las
unidades orgánicas
y órganos
desconcentrados competentes. Firma las
memoranda.
14. Elabora las memoránda y solicita la firma
del Director.
Secretaria
OAJ
UO / OD
INVOLUCRADAS
UO / OD
QUE EXPIDE LA
DIRECTIVA
15. Prepara copias respectivas de la
Resolución y Directiva, adjunta el
memorándum y entrega a las distintas
unidades
orgánicas
u
órganos
desconcentrados y circula al personal
interno de la Dirección u Oficina.
Responsable
16. Recibe copia de Directiva y firma cargo.
Responsable
16. Recibe copia de Directiva y firma cargo.
Secretaria
Ejecutiva
17. Archiva Resolución, Directiva y cargos,
dando fin al proceso.
9. DIAGRAMA DE FLUJO
FORMULACION DE DIRECTIVAS
INDECI
UO / OD
QUE EXPIDE LA DIRECTIVA
Director / Jefe
UO / OD
COMPETENTE /
INVOLUCRADAS
OAJ
Secretaria
Responsable(s)
Inicio
1
Asigna Responsable para que
elabore la Directiva, da
lineamientos
1
Recibe asignación
2
Formula Directiva
3
Entrega proyecto de
Directiva al Director
4
Recibe y revisa
proyecto de Directiva
a
Si
Conforme
?
No
6
Recibe observaciones,
corrige y entrega al Director
5
Observa y devuelve
a
7
VºBº
No
Es
necesario
consultar con
OAJ
?
Si
8
Solicita elaboración de
memorándum y firma
8
Elabora memorándum para
enviar Directiva a la OAJ
Asesoramiento y
Opinión de
Carácter TécnicoLegal
9
Envía Directiva con
memorándum
11
Revisa informe
Técnico-Legal
10
Recibe y entrega
informe
Informe
Es
necesario
modificar
Directiva
?
No
Si
13
Corrigen Directiva en
coordinación con la OAJ
12
Deriva a los Responsables
para corrección
Aprobación
mediante RD
?
Si
Formulación y
Aprobación de
Resoluciones
Directorales
13
Coordina corrección
de Directiva
a
No
Trámite de
Resoluciones
14
Solicita elaborar
memoránda para enviar la
Directiva y resolución a
Unidades Orgánicas
competentes, firma
memoránda y Directiva
14
Elabora memoránda y
solicita firma
15
Prepara copias y envía
Directiva, Resolución y
memorándum
16
Recibe copia de
Directiva
Cargos y
Directivas
17
Fin
16
Recibe copia de
Directiva