indicadores de tendencia ascendente

ANEXO 1: MATRIZ DE RESULTADOS POR PROGRAMA (MRP)
Institución: Dirección General del Archivo Nacional
Programa: 1 Patrimonio Documental de la Nación
Objetivos Estratégicos Institucionales relacionados:
1- Dar a conocer el Patrimonio Documental de la Nación, mediante actividades de difusión, novedosas, más atractivas.
2- Brindar un servicio de facilitación de mayor calidad, mediante la identificación de las necesidades de los usuarios y el respectivo ajuste.
Productos
Objetivos
Estratégicos del
Programa
Indicadores
Fórmula
Desempeño Histórico
Metas
(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
(f)
2008
2009
2010
2011
Porcentajes de Cumplimiento de las
metas anuales
Alcanzado
Expresión numérica
(g) Resultado (h)
(h/f)*100
(i)
Valoración
(j)
(INDICADORES DE TENDENCIA ASCENDENTE)
Producto: 1)
Facilitación del
patrimonio
documental.
Usuarios: Habitantes
de Costa Rica en
general
Beneficiarios:
Habitantes de Costa
Rica
Producto: 2)
Servicios de difusión
del patrimonio
documental.
Usuarios:
Ciudadanía en
general.
Beneficiarios:
Ciudadanos
1) Porcentaje
de usuarios
satisfechos
con el servicio
de facilitación
brindado en el
Archivo
Nacional
(Total de usuarios
satisfechos con el
servicio de facilitación en
el Archivo Nacional /
Total de usuarios del
servicio de facilitación en
el Archivo Nacional
encuestados) * 100
2) Porcentaje
de servicios de
facilitación
atendidos
(Total de servicios de
facilitación atendidos /
Total de servicios de
facilitación solicitados) *
100
3) Porcentaje
de servicios de
difusión
atendidos
(Total de servicios de
difusión atendidos / Total
de servicios de difusión
programados) * 100
80%
100%
4) Porcentaje (Total de actividades de
de actividades difusión novedosas
de difusión
implementadas / Total de
novedosas
actividades de difusión
implementadas programados) * 100
100%
(Total de servicios de
facilitación atendidos = 127,706
/ Total de servicios de
facilitación solicitados =
127,706) * 100
100%
117,65%
meta cumplida
100%
100,00%
meta cumplida
88%
87,88%
meta no cumplida
100%
100,00%
meta cumplida
(Total de servicios de difusión
atendidos = 116 / Total de
servicios de difusión
programados = 132) * 100
100%
1- Dar a conocer el
Patrimonio
Documental de la
Nación, mediante
actividades de
difusión,
novedosas, más
atractivas.
85%
(Total de usuarios satisfechos
con el servicio de facilitación =
52 / Total de usuarios del
servicio de facilitación en el
Archivo Nacional encuestados
= 52) * 100
100%
100%
100%
(Total de actividades de
difusión novedosas
implementadas / Total de
actividades de difusión
programados) * 100
Productos
Objetivos
Estratégicos del
Programa
Indicadores
Fórmula
(a)
(b)
(c)
(d)
Desempeño Histórico
(e)
2008
2- Brindar un
5) Porcentaje
servicio de
de ajustes
facilitación de
respecto a las
mayor calidad,
necesidades
mediante la
identificadas
identificación de
de los usuarios
las necesidades de
los usuarios y el
respectivo ajuste
Metas
2009
Porcentajes de Cumplimiento de las
metas anuales
Alcanzado
(f)
2010
2011
(Total de necesidades
ajustadas/ total de
ajustes identificados) *
100
30%
Nombre del responsable que suministra la información: Sra. Camen Campos Ramírez
Cargo: Jefe por recargo Departamento Archivo Histórico
Dirección de correo electrónico: [email protected]
Teléfono: 2283-1400
Expresión numérica
(g) Resultado (h)
(Total de necesidades
ajustadas = 3 / total de ajustes
identificados = 3) * 100
• Adultos Mayores.
• Visitas Guiadas en idioma
inglés para personas que no
hablan español.
• Uso del Facebook como
herramienta de difusión.
30%
(h/f)*100
(i)
100,00%
Valoración
(j)
meta cumplida
Productos
Objetivos
Estratégicos del
Programa
Indicadores
Fórmula
Desempeño Histórico
Metas
(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
(f)
2008
2009
2010
2011
Porcentajes de Cumplimiento de las
metas anuales
Alcanzado
Expresión numérica
(g) Resultado (h)
(h/f)*100
(i)
Valoración
(j)
INSTRUCCIONES PARA EL DESARROLLO DE LA MRP:
Para cada una de las columnas (a), (b), (c), (d), (e) de la MRP, transcriba la información de la Matriz de Programación Estratégica a nivel de Programa (PEP) de la última versión del Plan Operativo Institucional de 2011 presentada a la STAP.
En la columna (f) transcriba los datos de las metas contenidas en la (PEP).
En la columna (g) desarrolle en forma numérica la fórmula del indicador establecida en la columna (d) y el resultado de la misma. Ej.: (1.000 alumnos egresados / 1.200 alumnos matriculados)*100 = 83,33% (debe recordarse que para indicadores de una sola
variable no aplica desarrollar ninguna fórmula).
En la columna (h) señale el resultado alcanzado para las metas.
IMPORTANTE: El resultado alcanzado para cada meta debe registrarse en la misma unidad de medida utilizada para definir la meta (si la meta es porcentual el resultado es porcentual, si la meta es un valor absoluto el resultado debe expresarse como
valor absoluto, si la meta es una tasa el resultado debe expresarse como tasa, etc)
En la columna (i), para los indicadores de tendencia ascendente, automáticamente se calculan los Porcentajes de cumplimiento alcanzado (h/f)*100. No se debe modificar la fórmula ni el formato de dos decimales.
Para el caso de indicadores de tendencia descendente (citamos como ejemplo: tiempo de respuesta, porcentaje de morosidad, tasa de accidentes en carreteras, porcenaje población infantil con desnutrición), en la columna (i) solo se indicará la frase "Indicador de
tendencia descendente"
En la columna (j), denominada "Valoración" se establecen fórmulas que automáticamente brindan la valoración del cumplimiento de las metas de conformidad con las siguientes categorias de cumplimiento:
Para indicadores de tendencia ascendente :
Meta cumplida: porcentaje mayor o igual al 95 %
Meta indicadores
no cumplida: de
porcentajes
menores
al 95% Meta cumplida: el resultado alcanzado es menor o igual a la meta programada. Meta no cumplida: el resultado alcanzado es mayor a la meta programada.
Para
tendencia
descendente:
ANEXO 1: MATRIZ DE RESULTADOS POR PROGRAMA (MRP)
Institución: Dirección General del Archivo Nacional
Programa: 2 Sistema Nacional de Archivos
Objetivos Estratégicos Institucionales relacionados:
3- Identificar el grado de cumplimiento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202, de las instituciones que conforman el Sistema Nacional de
Archivos, mediante la inspección de las mismas.
Productos
Objetivos
Estratégicos del
Programa
Indicadores
Fórmula
Desempeño
Histórico
Metas
(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
(f)
2008 2009 2010 2011
Alcanzado
Porcentajes de
Cumplimiento de las
metas anuales
Valoració
Expresión
Resultad (h/f)*100 n
numérica
o (h)
(i)
(g)
(j)
(INDICADORES DE TENDENCIA ASCENDENTE)
Producto: 1) Servicios de
Capacitación archivística a
entidades externas,
pertenecientes al Sistema
Nacional de Archivos.
Usuarios: Archivos y
Archivistas de Instituciones
públicas y privadas.
Beneficiarios: Jerarcas de
instituciones públicas (para
la toma de decisiones),
ciudadanos (acceso a la
información).
1) Porcentaje
de actividades
de
capacitación
impartidas a
entidades
externas del
Sistema
Nacional de
Archivos
(Total de
actividades de
capacitación
impartidas /
Total actividades
de capacitación
programadas) *
100
Página 4
100%
(Total de
actividades
de
capacitación
impartidas =
9 / Total
actividades
de
capacitación
programadas
= 9) * 100
100%
100,00%
meta
cumplida
Productos
Objetivos
Estratégicos del
Programa
Indicadores
Fórmula
Desempeño
Histórico
Metas
(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
(f)
2008 2009 2010 2011
Producto: 2) Servicios de
asesoría a instituciones
públicas y privadas en
materia de orgnización
documental.
Usuarios: Archivos y
Archivistas del Sistema
Nacional de Archivos.
Beneficiarios: Jerarcas de
instituciones públicas (para
la toma de decisiones),
ciudadanos (acceso a la
información).
2) Porcentaje
instituciones
atendidas por
asesoría
Producto: 3) Servicios de
inspección a instituciones
públicas en materia de
cumplimiento de la
normativa existente.
Usuarios: Ciudadano.
Beneficiarios:Junta
Administrativa del Archivo
Nacional (para la toma de
decisiones), ciudadanos
(acceso a la información).
3) Porcentaje
instituciones
atendidas por
inspección.
(Total de
instituciones
atendidas con
asesorías /
Total asesorías
programadas) *
100
100%
(Total de
instituciones
atendidas con
inspección /
Total
inspecciones
programadas) *
100
100%
Página 5
Alcanzado
Porcentajes de
Cumplimiento de las
metas anuales
Valoració
Expresión
Resultad (h/f)*100 n
numérica
o (h)
(i)
(g)
(j)
(Total de
instituciones
atendidas
con
asesorías =
7 / Total
asesorías
meta no
programadas
78%
77,78%
cumplida
= 9) * 100
(Total de
instituciones
atendidas
con
inspección =
47 / Total
inspecciones
programadas
= 90) * 100
52%
52,22%
meta no
cumplida
Productos
Objetivos
Estratégicos del
Programa
Indicadores
Fórmula
Desempeño
Histórico
Metas
(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
(f)
2008 2009 2010 2011
3- Identificar el
grado de
cumplimiento
de la Ley del
Sistema
Nacional de
Archivos Nº
7202, de las
instituciones
que conforman
el Sistema
Nacional de
Archivos,
mediante la
inspección de
las mismas.
4) Porcentaje (Cantidad de
de
instituciones
instituciones
inspeccionadas y
del Sistema
valoradas /
Nacional de
Cantidad de
Archivos,
instituciones
inspeccionada públicas del
s y valoradas Sistema
respecto al
Nacional de
cumplimiento Archivos) * 100
de la Ley 7202.
5
Alcanzado
Porcentajes de
Cumplimiento de las
metas anuales
Valoració
Expresión
Resultad (h/f)*100 n
numérica
o (h)
(i)
(g)
(j)
(Cantidad de
instituciones
inspeccionad
as y
valoradas =
16 / Cantidad
de
instituciones
públicas del
meta
7
131,25%
Sistema
cumplida
Nacional de
Archivos =
318) * 100
Nombre del responsable que suministra la información: Sra. Virginia Chacón Arias
Cargo: Jefe por recargo, Departamento Servicios Archivísticos Externos
Dirección de correo electrónico: [email protected]
Teléfono: 2283-1400
INSTRUCCIONES PARA EL DESARROLLO DE LA MRP:
Para cada una de las columnas (a), (b), (c), (d), (e) de la MRP, transcriba la información de la Matriz de Programación Estratégica a nivel de Programa (PEP) de la última versión del Plan
Operativo Institucional de 2011 presentada a la STAP.
En la columna (f) transcriba los datos de las metas contenidas en la (PEP).
En la columna (g) desarrolle en forma numérica la fórmula del indicador establecida en la columna (d) y el resultado de la misma. Ej.: (1.000 alumnos egresados / 1.200 alumnos
matriculados)*100 = 83,33% (debe recordarse que para indicadores de una sola variable no aplica desarrollar ninguna fórmula).
En la columna (h) señale el resultado alcanzado para las metas.
IMPORTANTE: El resultado alcanzado para cada meta debe registrarse en la misma unidad de medida utilizada para definir la meta (si la meta es porcentual el resultado es
porcentual, si la meta es un valor absoluto el resultado debe expresarse como valor absoluto, si la meta es una tasa el resultado debe expresarse como tasa, etc)
En la columna (i), para los indicadores de tendencia ascendente, automáticamente se calculan los Porcentajes de cumplimiento alcanzado (h/f)*100. No se debe modificar la fórmula ni el
formato de dos decimales.
Para el caso de indicadores de tendencia descendente (citamos como ejemplo: tiempo de respuesta, porcentaje de morosidad, tasa de accidentes en carreteras, porcenaje población infantil
con desnutrición), en la columna (i) solo se indicará la frase "Indicador de tendencia descendente"
Página 6
Productos
Objetivos
Estratégicos del
Programa
Indicadores
Fórmula
Desempeño
Histórico
Metas
(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
(f)
2008 2009 2010 2011
Alcanzado
Porcentajes de
Cumplimiento de las
metas anuales
Valoració
Expresión
Resultad (h/f)*100 n
numérica
o (h)
(i)
(g)
(j)
En la columna (j), denominada "Valoración" se establecen fórmulas que automáticamente brindan la valoración del cumplimiento de las metas de conformidad con las siguientes categorias de
cumplimiento:
Para indicadores de tendencia ascendente : Meta cumplida: porcentaje mayor o igual al 95 % Meta no cumplida: porcentajes menores al 95%
Página 7
Programa 1
EJECUTADO
PROGRAMADO
1) Porcentaje de
(Total de usuarios satisfechos Total de usuarios
2.1.5= 31
usuarios satisfechos con el servicio de facilitación en satisfechos con el servicio 2.1.7= 21
con el servicio de
el Archivo Nacional / Total de de facilitación en el Archivo
facilitación brindado en usuarios del servicio de
Nacional
el Archivo Nacional
facilitación en el Archivo
Nacional encuestados) * 100
Total de usuarios del
servicio de facilitación en el
Archivo Nacional
encuestados
2) Porcentaje de
(Total de servicios de
Total de servicios de
servicios de facilitación facilitación atendidos / Total de facilitación atendidos
atendidos
servicios de facilitación
solicitados) * 100
Total de servicios de
facilitación solicitados
3) Porcentaje de
servicios de difusión
atendidos
(Total de servicios de difusión Total de servicios de
atendidos / Total de servicios difusión atendidos
de difusión programados) * 100
Total de servicios de
difusión programados
2.1.1= 4,889
2.1.2= 423
2.1.3= 20,768
2.1.4= 2,641
2.1.6= 131
2.1.8= 2
2.2.1= 56
2.2.2= 1,177
2.2.3= 4,240
2.2.4= 901
2.2.5= 565
2.2.6= 200
2.3.1= 433
2.3.2= 19,532
2.4.3 = 12
2.4.5 = 8
2.4.6 = 0
2.4.10 = 64
2.4.14 = 12
2.4.17 = 15
2.4.18 = 1
2.4.19 = 3
2.4.20 = 0
2.4.23= 1
Total = 116
2.3.3= 961
2.3.4= 5,928
2.3.5= 364
2.3.6= 35
2.3.7= 343
2.3.8= 400
2.3.9= 1
2.3.10= 46,841
2.3.11= 14,407
2.3.12= 960
2.3.13= 1,496
2.3.14= 12
2.3.15= 0
Total= 127,706
2.1.1= 1,500
2.1.2= 500
2.1.3= 7,000
2.1.4= 3,000
2.1.6= 150
2.1.8= 2
2.2.1= 50
2.2.2= 100+500
2.2.3=4,000
2.2.4=1,000
2.2.5=900
2.2.6=175
2.3.1=200
2.3.2=12,000
2.4.3 = 12
2.4.5 = 8
2.4.6 = 2
2.4.10 = 64
2.4.14 = 12
2.4.17 = 25
2.4.18 = 3
2.4.19 = 4
2.4.20 = 1
2.4.23= 1
Total = 132
2.3.3=4,000
2.3.4=5,000
2.3.5=250
2.3.6=20
2.3.7=300
2.3.8=400
2.3.9=1
2.3.10=12,000
tomos 5,000
indices 250
testamentos
2.3.11=18,000
2.3.12=1,000
2.3.13=1,500
2.3.14=800
2.3.15=2
Total= 79,600
4) Porcentaje de
actividades de difusión
novedosas
implementadas
(Total de actividades de
difusión novedosas
implementadas / Total de
actividades de difusión
programados) * 100
Total de actividades de
difusión novedosas
implementadas
2.4.12= 1
2.4.12= 1
diagnóstico y
cambios
propuestos
2.4.24 =
2.4.24 = Estudio
con mejoras
Total de actividades de
difusión programados
5) Porcentaje de
(Total de necesidades
ajustes respecto a las ajustadas/ total de ajustes
necesidades
identificados) * 100
identificadas de los
usuarios
Total de necesidades
ajustadas
Total de ajustes
identificados
1) Porcentaje de actividades de
(Total de actividades de capacitación
capacitación impartidas a
impartidas / Total actividades de
entidades externas del Sistema
capacitación programadas) * 100
Nacional de Archivos
Programa 2
Ejecutado
Programado
Total de actividades de capacitación 3.1.1 = 3
3.1.1 = 3
impartidas
3.1.2 = 1
3.1.2 = 1
3.1.3 = 1
3.1.3 = 1
3.1.4 = 1
3.1.4 = 1
3.1.5 = 1
3.1.5 = 1
3.1.7 = 1
3.1.7 = 1
3.1.9 = 1
3.1.9 = 1
Total actividades de capacitación
Total = 9
Total = 9
programadas
Total de instituciones atendidas con 1.1.1 = 3
asesorías
1.1.2 = 4
Total = 7
2) Porcentaje instituciones
atendidas por asesoría
1.1.1 = 3
1.1.2 = 6
Total = 9
(Total de instituciones atendidas con
asesorías / Total asesorías
programadas) * 100
Total asesorías programadas
3) Porcentaje instituciones
atendidas por inspección
(Total de instituciones atendidas con
inspección / Total inspecciones
programadas) * 100
Total de instituciones atendidas con 2.1.1= 7
inspección
2.1.2= 14
2.1.3= 2
2.1.4= 24
2.1.5= 0
Total= 47
Total inspecciones programadas
Cantidad de instituciones
inspeccionadas y valoradas
Programadas en POI STAP = 16
4) Porcentaje de instituciones
del Sistema Nacional de
Archivos, inspeccionadas y
valoradas respecto al
cumplimiento de la Ley 7202
(Cantidad de instituciones
inspeccionadas y valoradas / Cantidad
de instituciones públicas del Sistema
Nacional de Archivos) * 100
2.1.1= 12
2.1.2= 13
2.1.3= 4
2.1.4= 24
2.1.5= 37
Total= 90
Cantidad de instituciones públicas
del Sistema Nacional de Archivos
318 entidades
2.1.1= 7
2.1.2= 14
Total = 21
2.1.1= 12
2.1.2= 13
127.706,00
127.706,00
4.889,00
423,00
20.768,00
2.641,00
131,00
2,00
56,00
1.177,00
4.240,00
901,00
565,00
200,00
433,00
19.532,00
961,00
5.928,00
364,00
35,00
343,00
400,00
1,00
46.841,00
14.407,00
960,00
1.496,00
12,00
-
4.889,00
423,00
20.768,00
2.641,00
131,00
2,00
56,00
1.177,00
4.240,00
901,00
565,00
200,00
433,00
19.532,00
961,00
5.928,00
364,00
35,00
343,00
400,00
1,00
46.841,00
14.407,00
960,00
1.496,00
12,00
-