Organigramas 2010 - Contaduría General de la Nación

Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos
Facultad de Ciencias Económicas y de Administración
Departamento de Ciencias de la Administración
ORGANIZACIÓN
Y
MÉTODOS
ADMINISTRATIVOS
ORGANIGRAMAS
Año 2010
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Facultad de Ciencias Económicas y de Administración – Organización y Métodos Administrativos
ÍNDICE
LOS ORGANIGRAMAS……………………………………………………………………...
3
TIPOS DE ORGANIGRAMAS……………………………………………………………….
3
REGLAS DE DIAGRAMACIÓN …………………………………………………………….
4
PROGRAMAS DE DIAGRAMACIÓN……………………………………………………….
6
VIGENCIA DE LOS ORGANIGRAMAS …………………......................................................
8
EJEMPLOS ……………………………………………………………………………………
8
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Los Organigramas
El único propósito de este artículo es facilitar los procesos de aprendizaje de los
estudiantes de Organización y Métodos Administrativos de la Facultad de Ciencias
Económicas y de Administración y los de Organización y Sistemas I y II de la Escuela de
Administración.
Tipos de Organigramas
El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizativa de una
organización. Es un instrumento de análisis que permite visualizar en forma rápida los
órganos que componen la estructura, las relaciones formales que existen entre ellos y los
niveles jerárquicos. Existen distintos tipos de organigramas, entre ellos:
Los organigramas estructurales son los más frecuentemente utilizados en la
administración pública y en las organizaciones medianas y grandes. Permiten una rápida
visualización de los órganos, las relaciones de autoridad que los vinculan y las distintas
jerarquías. Mediante los mismos se aprecia rápidamente el ámbito de control de cada
unidad, las relaciones formales y la cantidad de niveles jerárquicos que componen la
estructura de la organización.
Los organigramas funcionales también llamados por actividad, indican, además de lo
anterior, las principales actividades que desarrolla cada órgano. La información que
brindan es mucho más rica que la que aportan los organigramas estructurales, ya que
permiten apreciar la división del trabajo en la organización. Presentan como inconveniente
que es difícil su diseño en un formato reducido. Con frecuencia, se realizan en forma
parcial. Son utilizados en el desarrollo de estudios de reorganización.
Los organigramas de cargos detallan, como su nombre lo indica, la composición de la
organización en términos de los cargos que la integran. Su uso es frecuente en
organizaciones cuya estructura de cargos y escalafones es compleja, como por ejemplo, en
la administración pública. Asimismo, en las pequeñas y micro empresas son utilizados con
frecuencia.
Los organigramas personales o personigramas, indican, además del nombre del órgano,
las personas que lo integran y los cargos que ocupan. Se utilizan cuando se desea dar a
conocer quienes ocupan determinados cargos, como por ejemplo ante un cambio de
autoridades.
Los organigramas esquemáticos, contienen sólo los órganos principales de una
organización. Con frecuencia se elaboran para el público en general y ofrecen una visión
simplificada de la organización.
Los organigramas analíticos, representan con el mayor detalle una organización para
facilitar su estudio. Incluyen la totalidad de órganos o cargos (según se trate de un
organigrama estructural o de cargos) y todas sus relaciones formales. Generalmente se
reservan para uso interno.
Los organigramas generales representan toda la estructura organizativa de la
organización. Los organigramas parciales desarrollan una parte de la organización.
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Generalmente, en organismos grandes, es conveniente presentar un organigrama general
esquemático, acompañado por tantos organigramas parciales analíticos como unidades de
primer nivel existen.
Reglas para la diagramación
No existen reglas únicas para diagramar organigramas. En la medida que se trata de un
instrumento gráfico, es recomendable utilizar una presentación clara y comprensible por
los usuarios e incluir, si corresponde, una clave o referencias que expliquen los criterios
utilizados. Para facilitar su comprensión, un organigrama presentado en formato papel
debe ir en una única hoja, de tamaño y características adecuadas. El formato electrónico
permite la inclusión de conectores que facilitan su presentación.
No obstante, a los efectos del curso, se acuerdan los siguientes criterios de diagramación.
La relación de subordinación1: Se representa con una línea continua (línea de mando) que
parte del punto medio de la parte inferior del órgano superior y llega al punto medio de la
parte superior del órgano o de los órganos subordinados.
También es posible la diagramación vertical, bajo las mismas condiciones.
1
También llamada relación lineal o de mando
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Para lograr una mayor claridad es posible combinar ambas formas de diagramación.
La relación de asesoría: Se representa mediante una línea horizontal que parte del punto
medio de la línea de mando del órgano que recibe el asesoramiento, hacia el punto medio
de un lado del rectángulo del órgano asesor.
La relación funcional o de mando especializado se representa mediante una línea oblicua
punteada que une el punto medio de la parte inferior del órgano especializado con el punto
medio de la parte superior de los rectángulos que representan a las unidades subordinadas
funcionalmente.
La relación de coordinación se representa sólo y cuando existe un órgano formalmente
constituido con el fin que sus integrantes coordinen actividades y tareas, como por ejemplo
una comisión o comité. En ese caso, se representa como una línea horizontal punteada
que parte del punto medio de la línea de mando del órgano al cual pertenece el miembro de
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mayor nivel jerárquico del comité hacia el punto medio de un lado del rectángulo del
comité.
En todos los casos, los organigramas deberán tener un encabezado en el cual se establezca,
como mínimo:
•
•
•
•
•
Nombre de la organización a la cual se representa
Fecha de elaboración
Autor del organigrama
Carácter con el cual se realiza: si se trata de una propuesta o de una representación
del organigrama actual, por ejemplo.
Si corresponde, referencias o clave que permita una fácil comprensión del gráfico.
Los distintos órganos o si corresponde, cargos, se representan mediante rectángulos del
mismo tamaño.
La diferente altura (o franja, para el caso de organigramas horizontales) representa el nivel
jerárquico del órgano o cargo representado. Pueden aceptarse dos opciones: Escribir en
cada órgano su denominación o señalar la denominación del nivel dentro de la franja. Las
franjas se marcan con líneas punteadas. La denominación utilizada puede señalar el nivel
(“seccional” por ejemplo) o el nombre de las unidades comprendidas en el nivel
(“Sección”). Puede escribirse tanto a la izquierda como a la derecha, procurando que el
organigrama resulte claro. No es correcto utilizar abreviaturas.
Programas de diagramación
Existen numerosos programas para diseñar organigramas.
Un primer grupo de programas que son frecuentemente utilizados son meramente
programas de diseño. Por ejemplo, los gráficos de este documento fueron diseñados
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mediante la aplicación de dibujo de la suite Open Office, el OpenOffice.orgDraw2. El
paquete de oficina más común (Office) permite la diagramación de organigramas o
diagramas de flujo a través del auxiliar de dibujo del Word o del Power Point. Este tipo de
programas actúa como una plantilla: quien elabora el organigrama simplemente utiliza el
programa para dibujar en forma prolija y aprovechar las ventajas del archivo electrónico.
En particular, algunos programas de este tipo como el Flowchart permiten el trabajo
colaborativo en línea3.
Un segundo grupo de programas permite orientar la diagramación. Por ejemplo, el
Auxiliar de Organigramas del Power Point o el SmartDraw tienen esa característica.
Partiendo del órgano de mayor nivel, permiten agregar subordinados o asistentes, de
acuerdo a pautas preestablecidas. Luego, en cada órgano, se puede escribir y agregar su
denominación. Presentan la ventaja de automatizar el proceso de dibujo, evitando el
trabajo de centrar, alinear, eventualmente reducir los tamaños de las formas. Los criterios
de diagramación están preestablecidos y no siempre coinciden con los expresados en este
documento.
A continuación se presenta un ejemplo elaborado con un auxiliar de organigramas.
Un tercer grupo de programas permite la automatización de la elaboración de
organigramas a partir de la información ingresada en otros programas, generalmente
programas de recursos humanos. Por ejemplo, a partir del módulo de Recursos Humanos
2 La suite Open Office es similar a otras aplicaciones de uso comercial, pero es de
código abierto. Para descargarla, en www.openoffice.org se dispone de instrucciones.
Para conocer los beneficios de utilizar software libre, de código abierto, se recomienda
www.cse.edu.uy, página de la Comisión Sectorial de Enseñanza de nuestra
Universidad.
3 Por “trabajo colaborativo en línea” se entiende la posibilidad que dos o más usuarios
trabajen en forma simultánea en un mismo documento o aplicación, a través de
Internet. Un ejemplo conocido de trabajo colaborativo en línea es googledocs.
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de un sistema integral de gestión, como SAP4, es posible generar el organigrama de cargos
y el organigrama estructural. Esto permite la actualización del organigrama ante cualquier
cambio en la plantilla de personal.
Vigencia de los Organigramas
Los organigramas que utilizamos en el curso representan básicamente tres elementos:
• Órganos que componen la estructura
• Niveles jerárquicos
• Relaciones formales.
Eduardo Kastika5 indica que el organigrama es ”... uno de los modos más usuales para
imaginarnos a una empresa (para “pensar” a la empresa)... Es un modelo – símbolo de lo
que muchos tenemos presente cuando imaginamos a una empresa: áreas, departamentos,
bloques, partes que se relacionan linealmente. El organigrama es un símbolo de cómo
pensábamos tradicionalmente a las organizaciones. El organigrama es una de las imágenes
que tenemos de lo que era antes las organizaciones. ”
En el momento actual, señala Kastika, hay dos hechos que afectan a la organización. El
primero de ellos es el paso desde relaciones de dependencia a relaciones de
interdependencia. La empresa ya no puede ser concebida como un conjunto de “bloques”.
Más allá del relacionamiento formal de dependencia las organizaciones crean una red de
relaciones de coordinación y de grupos de trabajo no permanentes, enfocados hacia un
objetivo concreto. Este relacionamiento no está representado en el organigrama.
El segundo elemento es un alto grado de dinamismo. La estructura está en constante
movimiento.
Estas apreciaciones no invalidan al organigrama como instrumento de representación de la
estructura orgánica de una organización, pero sí limitan su alcance. Un estudio en
profundidad de una organización requiere de un organigrama, pero no se limita al mismo.
Ejemplos
Fábrica Nacional de Tejidos S.A. es una empresa que fabrica telas para vestimenta y
tapicería. Exporta el 90% de su producción y vende el excedente a tres firmas mayoristas
del país. En promedio ocupa 100 personas.
Se presentan, como ejemplos, su organigrama esquemático y los tres organigramas
analíticos correspondientes a las unidades de primer nivel.
4
La aplicación SAP ERP es un sistema integrado de planificación de recursos empresariales (ERP)
desarrollado por la empresa SAP AG que se dirige a los requerimientos de software del negocio para las
grandes organizaciones de tamaño mediano en todas las industrias y sectores. Permite la comunicación
abierta dentro y entre todas las funciones de la compañía. (http://en.wikipedia.org/wiki/SAP_ERP)
5
Kastika, Eduardo: “Desorganización creativa, organización innovadora”. Ediciones
Macchi. Buenos Aires, 1994.
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Fabrica Nacional de Tejidos S.A.
Organigrama Actual
al 30/04/2010
Elaborado por: Cr. José Pérez
Directorio
Dirección
Producción
Ventas
Administración
Gerencial
Fabrica Nacional de Tejidos S.A.
Organigrama Actual
al 30/04/2010
Elaborado por: Cr. José Pérez
Gerencia de Producción
Gerencia de
Producción
Gerencial
Hilado
Tejido
Compras
Departamento
Depósito
Servicios
Generales
Sección
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Organigrama Actual
al 30/04/2010
Elaborado por: Cr. José Pérez
Fabrica Nacional de Tejidos S.A.
Gerencia de Ventas
Gerencia de
Ventas
Gerencial
Exterior
Mayoristas
Departamento
Administración
De Ventas
Sección
Fabrica Nacional de Tejidos S.A.
Organigrama Actual
al 30/04/2010
Elaborado por: Cr. José Pérez
Gerencia de Administración
Gerencia de
Administración
Gerencial
Contaduría
Personal
Finanzas
Departamento
Cobranzas
Sección
Almacenes Mayoristas S.R.L. es una empresa que ocupa en promedio 150 personas.
Compra, vende y distribuye en todo el país artículos de tocador y perfumería. En este caso
se presentan como ejemplos un organigrama de cargos y un organigrama funcional.
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Organigrama de Cargos Actual
al 30/04/2010
Elaborado por: Cr. José Pérez
Almacenes Mayoristas S.R.L..
Gerente
General
Asesor en Marketing
Gerente de
Adquisiciones
Jefe de
Compras
Jefe de
Depósito
Auxiliar De
Compras
Auxiliar
Gerente de
Administración
y Finanzas
Gerente de
Comercialización
Jefe de
Ventas
Vendedores
Jefe de
Jefe de
Distribución Contaduría
Chofer
Auxiliar
Contable
Jefe de
Personal
Jefe de
Cobranzas
Auxiliar de
Personal
Cobrador
Administrativo
Peón
Almacenes Mayoristas S.R.L..
Organigrama Funcional Actual
al 30/04/2010
Elaborado por: Cr. José Pérez
Gerencia General:
Dirección, gestión
y planificación
de la empresa.
Asesoría en Marketing:
Asesor en difusión y
Comunicación de los
Canales de las mercaderías
Gerencia de Adquisiciones:
Compra de Mercadería.
Cálculo de Costos y
Fijación de Precios
Almacenamiento y Custodia
De Mercaderías
Gerencia de
Comercialización: Venta
y distribución de
mercaderías a los clientes.
Determinación de las
Unidades de distribución
Gerencia de Administración
y Finanzas: Elaboración
de Estados Contables.
Gestión de Personal.
Gestión Financiera y
Cobranzas.
Supermercados del Norte S.A. es una cadena de supermercados que cuenta con x locales.
En promedio ocupa unos 5500 trabajadores y tiene una alta tasa de rotación del personal.
Se plantea el organigrama esquemático, en dos presentaciones diferentes y algunos
organigramas analíticos, algunos de ellos con presentación vertical y otros horizontal.
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Organigrama Actual
al 30/04/2010
Elaborado por: Cr. José Pérez
Supermercados del Norte S.A.
Directorio
Auditoría
General
Gerencia
General
Asesoría Legal
Asesoría en
Marketing
Asesoría Tributaria
Gerencia de
Operaciones
Gerencia de
RRHH
Gerencia de
Logística
Gerencia de
Compras
Gerencia de
Administración
Organigrama Actual
al 30/04/2010
Elaborado por: Cr. José Pérez
Supermercados del Norte S.A.
Directorio
Auditoría
General
Gerencia
General
Legal
Marketing
Dirección
Operaciones
Tributaria
Recursos
Humanos
Logística
Compras
Administración
Gerencial
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Supermercados del Norte S.A.
Organigrama Actual
al 30/04/2010
Elaborado por: Cr. José Pérez
Gerencia de Recursos Humanos
Gerencia
de Recursos
Humanos
Departamento Departamento Departamento
de
de
de
Capacitación Contrataciones
Selección
Departamento Departamento Departamento
de
de
de
Liquidación
Asistencia
Asistencia
de Sueldos
yPromoción
Técnica
Supermercados
Supermercados del
del Norte
Norte S.A.
S.A.
Org
anigrama Actual
Organigrama
Actual
alal30/04
/2010
30/04/2010
Elabo
ra
do
por:
González
Elaborado por:Cra
Cr.. José
Pérez
Dirección de
General
Gerencia
Compras
De Operaciones
Dirección
Gerente
Regional
Nort e
Gerencia
de Compras
Gerente
Regional
Sur
Local Barrio Norteño
Local Barrio Sureño
Local Barrio del N oreste
Lo cal Barrio Nuevo
Local Barrio Verde
Local Barrio Blanco
Gerencial
Costos
Vegetales
y Local Ba rrio Ja rdín
Y Frutas
Estadística
Local Barrio R ojo
Otros
Carnes y
Aves
Productos de ElectrodoTocador
mésticos
Barrio AltoProductos
PescaderíaLocal
Vestimenta
No
Perecederos
Local Barrio Mayor
Departamento
Local Barrio Árbol
Local Barrio Ant iguo
Local Barrio al Norte
Ropitas es una boutique ubicada en un Centro Comercial. Ocupa, según la temporada, de
cuatro a seis personas incluyendo a su dueño. No se diagrama el Estado Contable Álvarez
& Asociados, firma que tiene a su cargo la preparación de los estados contables, la
liquidación y pago de impuestos, la liquidación de sueldos y otros trámites administrativos.
Al tratarse de una microempresa, no se diagrama el organigrama estructural sino el
organigrama de cargos. El organigrama funcional, también al tratarse de una
microempresa, puede resultar muy útil.
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Ropitas
Organigrama Vigente al 30/04/2010
Elaborado por: Juan Ortiz
Aprobado por: Dora López
Propietaria
Vendedores
Cajero
Auxiliar de
Servicio
Ropitas
Organigrama Funcional Propuesto al 30/04/2010
Elaborado por Juan Ortiz
Propietaria: Dirección
de la empresa. Realización
De las Compras. Gestión
Financiera. Gestión
De Personal
Vendedores: venta al
Público de las
Mercaderías.
Facturación de las
Mercaderías.
Cajero: cobranza a
Clientes. Pagos.
Trámites bancarios.
Preparación de
Información y
Comprobantes
Auxiliar de
Servicio: limpieza del
local
A través de internet se pueden consultar numerosos ejemplos, como por ejemplo:
http://www.pereirarossell.gub.uy/index.php/acerca-del-pereira-rossell/autoridades, permite
consultar el organigrama del Hospital Pereira Rossell
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http://www.inia.org.uy/online/site/2546I1.php, permite la consulta del organigrama del
Organigrama de INIA y estructura matricial
Fuen te: www.inia.org.uy, marzo 2 010
Instituto Nacional de Investigación Agropecuaria (INIA)
http://www.bps.gub.uy/Institucional/estructuraOrganizativa.aspx?menu=institucional,
plantea el organigrama del Banco de Previsión Social
http://www.bbva.com/TLBB/tlbb/jsp/esp/conozca/organi/index.jsp
organigrama del Banco BBVA
presenta
el
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