INSTITUTO ARGENTINO DEL PETROLEO Y DEL GAS REGLAMENTO INTERNO CONTENIDO CAPITULO I CAPITULO II CAPITULO III CAPITULO IV - CAPITULO V - CAPITULO VI - CAPITULO VII - CAPITULO VIII CAPITULO IX CAPITULO X - ORGANIZACIÓN: DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA COMISIÓN DIRECTIVA DEL COMITÉ EJECUTIVO DEL DIRECTOR GENERAL Y DE LOS DIRECTORES TÉCNICOS DE LAS SECCIONALES Socios Participación de los Socios en los Organos de Dirección Locales Recursos Actividades DE LOS SOCIOS Socios Entidad y Socios Personales Socios Benefactores DE LAS COMISIONES TÉCNICAS Y COMITÉS NACIONALES Trabajos Técnicos, Estudios, Propuestas, etc. Reuniones Técnicas (Congresos, Seminarios, Jornadas, etc.) Normas de Funcionamiento de las Comisiones Internas Disposiciones Especiales para los Comités Nacionales DE LA ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES TÉCNICAS VIAJES Y ESTADIAS A CARGO DEL INSTITUTO DISPOSICIONES GENERALES ANEXOS AL REGLAMENTO INTERNO ANEXO “A” ANEXO “B” - Organigrama Funcional del I.A.P.G. - Antecedentes y Valorización de los Votos de los Socios Benefactores Buenos Aires, 21 de Marzo de 2005 CAPITULO I ORGANIZACIÓN: DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN 1°) De acuerdo con su Estatuto Social, las autoridades del Instituto Argentino del Petróleo y del Gas (I.A.P.G.) son: a) Las Asambleas Generales (Capítulo V del Estatuto Social). b) La Comisión Directiva (Capítulo III del Estatuto Social). c) La Comisión Revisora de Cuentas (Capítulo IV del Estatuto Social). 2°) Con las facultades y limitaciones establecidas en cada caso, y en correspondencia con el Organigrama Funcional que forma parte del presente Reglamento Interno como ANEXO “A”, integran también la entidad: a) b) c) d) e) El Comité Ejecutivo. La Dirección General. La Dirección Técnica de Petróleo. La Dirección Técnica de Gas. Las Seccionales. 2 CAPITULO II DE LA COMISIÓN DIRECTIVA 1°) Los Socios Entidad integrantes de la Comisión Directiva designarán un representante Titular y uno o más Alternos que lo sustituya en casos de ausencia, los que podrán ser reemplazados en cualquier momento mediante notificación por escrito al I.A.P.G. 2°) Los Vocales Suplentes de la Comisión Directiva y los miembros titulares y suplentes de la Comisión Revisora de Cuentas podrán asistir, con voz pero sin voto, a las reuniones de la Comisión Directiva. 3°) El Presidente y los Vicepresidentes, además de las facultades que les confiere el Estatuto Social, ejercerán funciones de supervisión y tendrán responsabilidad directa en las distintas actividades que se lleven a cabo en el I.A.P.G., según el siguiente esquema: Presidente Estarán a su cargo las relaciones con el Gobierno y la Comunidad, las Provincias, los entes oficiales y autárquicos de la Industria, y las Seccionales y Filiales del I.A.P.G.. Tendrá ingerencia directa sobre la labor de las comisiones de Asuntos Legales y Relaciones Institucionales. Vicepresidente 1° Reemplazará al Presidente en caso de ausencia. Tendrá ingerencia directa en las tareas de las Comisiones Técnicas, Congresos y Jornadas en el Up Stream del Petróleo y del Gas. Vicepresidente Down Stream Petróleo Tendrá ingerencia directa en las actividades de las Comisiones Técnicas, Congresos y Jornadas en el Down Stream del Petróleo. Vicepresidente Up Stream Petróleo y Gas Tendrá ingerencia directa en la labor de las Comisiones de Publicaciones y de Olimpíadas, Cursos y Seminarios, Estadísticas y Biblioteca en el Up Stream del Petróleo y del Gas. Vicepresidente Down Stream Gas Tendrá ingerencia directa en las actividades de las Comisiones Técnicas, Congresos y Jornadas, Estadísticas y Biblioteca en el Down Stream del Gas. 4°) Para la mejor marcha del Instituto, la Comisión Directiva podrá delegar parte de sus atribuciones en el Comité Ejecutivo, en el Presidente, Director General, o ambos en forma conjunta. Dichas delegaciones deberán ser previamente establecidas para cada caso o serán regidas por el presente Reglamento Interno, correspondiendo informar a la Comisión Directiva respecto a las resoluciones adoptadas en cumplimiento de las facultades delegadas. 5°) Por vía de reglamentación, la Comisión Directiva podrá crear, además de los organismos que establece el presente Reglamento Interno, todo otro que considere conveniente a los efectos del cumplimiento de los objetivos de la entidad. 3 6°) Por resolución de simple mayoría de los miembros presentes, la Comisión Directiva podrá decidir el carácter secreto de una determinada reunión. Ello no elimina la obligatoriedad de hacer constar en el Acta de la reunión las resoluciones concretas adoptadas, sin mención de las consideraciones u opiniones personales expresadas. 7°) A los efectos de la renovación de la Comisión Directiva se deberá establecer un orden de prelación que contemplará, entre otras, pautas tales como: Categoría del Socio Entidad, antigüedad, número de votos que se posean para las Asambleas Generales, etc. 8°) Cuando un miembro de Socio Entidad de Comisión Directiva registre más de un 50% (cincuenta por ciento) de ausencias a las reuniones anuales de la misma en su período de mandato, dicho Socio Entidad deberá ser informado de tal situación. En tal caso, deberá manifestar expresamente su interés en continuar formando parte de la Comisión Directiva. Si ratifica su interés e incurre en inasistencias de hasta 66% (sesenta y seis por ciento) (incluidas las anteriores) o manifiesta desinterés, será desafectado de la Comisión Directiva y sustituido por quien corresponda según el orden estatutario de reemplazos. Igual temperamento será aplicable para eventuales miembros de Comisión Directiva en carácter de Socios Personales. 4 CAPITULO III DEL COMITÉ EJECUTIVO 1°) El Comité Ejecutivo un órgano no estatutario que se constituye con el objetivo de facilitar el tratamiento de temas por parte de la Comisión Directiva, quien decidirá respecto a su activación y desactivación. 2°) Son atribuciones del Comité Ejecutivo: a) Controlar el cumplimiento de las resoluciones de la Comisión Directiva. b) Supervisar el funcionamiento del Instituto a cargo de la Dirección General. c) Resolver todos los actos administrativos tendientes a cumplimentar adecuadamente los objetivos fijados en el Art. 3° del Estatuto Social en un todo de acuerdo con lo que se expresa en el CAPÍTULO II – DE LA COMISIÓN DIRECTIVA (Punto 4°) de este Reglamento Interno). d) Facilitar la gestión de la Comisión Directiva, llevando a su seno para su aprobación aquellas resoluciones internas que haya previamente analizado, discutido y aprobado "ad referendum". 3°) El Comité Ejecutivo estará integrado por el Presidente, los cuatro Vice Presidentes, el Secretario, el Tesorero, el Prosecretario y el Protesorero. Mientras la Comisión Directiva lo considere conveniente, integrarán también el Comité Ejecutivo en su versión ampliada, los representantes de los Socios Entidad de la Comisión Directiva que revistaran como Vocales Titulares en la Categoría II con más de DOS (2) AÑOS de antigüedad como socios del I.A.P.G.. El quórum necesario para su funcionamiento se logrará con la presencia de la MAYORÍA SIMPLE DE SUS MIEMBROS en la versión reducida y con el TREINTA POR CIENTO (30%) DE SUS MIEMBROS en la versión ampliada. 5 CAPITULO IV DEL DIRECTOR GENERAL Y DE LOS DIRECTORES TÉCNICOS 1°) El Director General, secundado por los Directores Técnicos de Petróleo y de Gas, es el responsable de la correcta dirección y administración del I.A.P.G. en sus fases técnicas, formación tecnológica y administrativo-económica. 2°) Sus responsabilidades básicas incluyen: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) 3°) Confección y Administración del Presupuesto Anual del Instituto. Supervisión de las actividades de las Seccionales. Desarrollo de métodos y sistemas que permitan mejorar procedimientos existentes. Preparación del temario, convocatoria a las reuniones de la Comisión Directiva y del Comité Ejecutivo, y confección de las minutas y Actas respectivas. Participación, con voz pero sin voto, en las reuniones del Comité Ejecutivo y la Comisión Directiva. Negociación y celebración de los acuerdos que en materia de relaciones comerciales e institucionales surjan del desarrollo de las actividades del Instituto, por delegación de facultades de la Comisión Directiva (Art. 30º - Inciso i) del Estatuto Social). Establecimiento de contactos permanentes con las autoridades sectoriales, y con las de Universidades, empresas o institutos especializados. Conducción y gerenciamiento de todas las actividades que lleva a cabo el personal del Instituto, su incorporación, remoción y reemplazo, por delegación de facultades de la Comisión Directiva y con ajuste al Presupuesto vigente. Preservación y cuidado del patrimonio del I.A.P.G. y administración de sus bienes, activos y pasivos. Preparación y elevación para su aprobación de la Memoria y Balance Anual del Instituto. Coordinar las actividades de las Comisiones Internas. La nominación, contratación temporaria o permanente, remoción y reemplazo del Director General y de los Directores Técnicos, así como la de especialistas o profesionales de niveles equivalentes, deberá ser propuesta por el Presidente y sometida a la aprobación de la Comisión Directiva (Art. 30º - Inciso e) del Estatuto Social). 6 CAPITULO V DE LAS SECCIONALES O FILIALES 1°) La designación uniforme a utilizar para identificar a las sedes del I.A.P.G. en el interior del país, será la de Seccionales. Las Seccionales se regirán por el Estatuto Social del I.A.P.G. y por un Reglamento Interno aprobado por la Comisión Directiva Local, siguiendo en términos generales los lineamientos del presente Reglamento Interno pero con las modificaciones que cada Seccional considere necesarias para adaptarlo a las características locales. 2°) Las Seccionales tendrán su propia Comisión Directiva Local. Deberán confeccionar libros de actas de sus reuniones y de las Asambleas internas anuales, ordinarias y extraordinarias, debiendo comunicar al I.A.P.G. Central acerca de las decisiones y cambios que resulten de ellas, remitiendo copia de las Actas de tales reuniones. 3°) Para el caso de Filiales en el exterior, éstas se constituirán de acuerdo con la legislación vigente en el país de la Filial. Su relación con el I.A.P.G. se regirá por un convenio que establecerá los derechos y obligaciones de las partes, uso de nombres y logos, presupuestos, actividades, etc. Socios 4°) Según lo establecido en el Capítulo VI (Art. 47º) del Estatuto Social del I.A.P.G., los asociados a las Seccionales podrán ser: Socios Personales, Socios Entidad Delegados, Socios Entidad de la Seccional y Socios Adherentes: Socios Personales: Las Comisiones Directivas locales aprobarán las solicitudes de ingreso y las elevarán al I.A.P.G Central para la asignación del número de socio permanente. Este número permanecerá invariable a pesar de los cambios de destino que pudieran tener los Socios Personales. Socios Entidad Delegados: Serán los representantes designados por las empresas radicadas en jurisdicción de la Seccional, cuyas matrices o sedes centrales sean Socios Entidad del I.A.P.G. Central. Socios Entidad de la Seccional y Socios Adherentes de la Seccional: Corresponderá a las Comisiones Directivas locales la decisión sobre el ingreso de Socios Entidad de la Seccional y Socios Adherentes de la Seccional. 5°) Los Socios Entidad de la Seccional y los Socios Adherentes de la Seccional sólo revestirán ese carácter frente a la Seccional a la que hayan ingresado como tales, debiéndose precisar esta limitación en oportunidad de su ingreso a las mismas. Respecto a las actividades que se relacionen con el I.A.P.G. Central, estos Socios serán considerados con las mismas atribuciones y derechos del Socio Personal. 7 Participación de los Socios en los Organos de Dirección Locales 6°) Para preservar los objetivos esenciales del I.A.P.G. definidos por su Estatuto Social, rigen las siguientes limitaciones societarias para la integración de los organismos de dirección de las Seccionales: a) La Presidencia del cuerpo representativo de la Seccional habrá de corresponder a un Socio Entidad Delegado o a un Socio Personal de reconocido prestigio en la industria, con una antigüedad como socio no menor de tres (3) años. b) En la constitución de todos y cualesquiera de los órganos de conducción y/o representación de la Seccional habrá de asegurarse la participación mayoritaria, para la toma de decisiones, de los Socios Entidad Delegados. c) Sólo tendrán derecho a elegir y ser elegidos, para constituir tales órganos, con las limitaciones que surgen de lo expuesto en los dos párrafos precedentes, los Socios Personales con domicilio en el lugar, los Socios Entidad Delegados, los Socios Entidad de la Seccional y los Socios Adherentes. Recursos 7°) Las Seccionales percibirán las cuotas de los Socios Personales domiciliados en la zona y los aportes que realicen los Socios Entidad Delegados, los Socios Entidad de la Seccional, y los Socios Adherentes si correspondiere, recursos que aplicarán únicamente a la cobertura de las necesidades funcionales de la respectiva Seccional. 8°) Las Seccionales administrarán sus propios fondos y rendirán cuentas al I.A.P.G. Central, en los plazos y formas que programe el I.A.P.G. Central, como así también la nómina de socios de cada una de ellas a fin de mantener actualizado el padrón general de Socios. Las rendiciones deberán adjuntar la documentación en original que avale los movimientos de fondos. Los ingresos deberán contar con soportes en papelería oficial, y por las sumas pagadas deberán exigirse recibos y/o facturas que guarden las formalidades de la Administración Federal de Ingresos Públicos (A.F.I.P.) a nombre del I.A.P.G. Central. Para el cumplimiento de estas obligaciones cada Seccional deberá contar con apoyo contable eficaz, que se mantendrá en contacto directo y reportará a la Gerencia de Administración y Finanzas de la Sede Central. Si fuera necesario, el I.A.P.G. Central absorberá los costos de este apoyo contable. 9°) Cada Seccional enviará al I.A.P.G. Central la Memoria y Balance al 31 de Diciembre de cada año en un plazo no mayor de TREINTA (30) DÍAS de cerrado el ejercicio. 10°) Las Seccionales, por estar comprendidas en la personería jurídica y tributaria del I.A.P.G. Central, no estarán habilitadas para realizar inversiones patrimoniales ni contar con personal en relación de dependencia, sin expresa autorización del I.A.P.G. Central. 11°) Consecuentemente, las Seccionales deberán presentar programas y presupuestos anuales de sus actividades. La toma de decisiones que involucren al I.A.P.G. Central de manera directa, tales como compra de propiedades, contrataciones de servicios especiales y/o de 8 personal, etc. deberán ser consultadas previamente y deberán contar con la aprobación de la Comisión Directiva Central. Actividades 12°) Las Seccionales podrán desarrollar, dentro de su ámbito geográfico, actividades similares a las que realiza el I.A.P.G. Central, siempre encuadradas dentro de los objetivos y estipulaciones del Estatuto Social, del Reglamento Interno y dentro de las siguientes pautas: a) Tratándose de Actividades Sociales no regulares o periódicas (como un acto conmemorativo o ciclos culturales o deportivos, por oposición a las actividades sociales mensuales) deberá informarse la realización de las mismas al I.A.P.G. Central para su difusión interna y externa. b) Tratándose de Actividades Técnicas, como Congresos, Jornadas, etc., deberán coordinarse y organizarse en forma conjunta con el I.A.P.G. Central, previendo presupuestos y distribución de resultados con la debida antelación, según porcentajes que dependerán del grado de colaboración que pueda asumir la respectiva Seccional (Ver Capítulo VIII-DE LA ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES TÉCNICAS). c) En cuanto a Cursos, el I.A.P.G. Central confeccionará el calendario anual integrado, para su difusión en todo el país. Para su confección, cada Seccional deberá informarle anualmente sobre el programa de cursos a desarrollar en su ámbito, con indicación de aquellos cursos que deban ser implementados por el I.A.P.G. Central (Ver Capítulo VIIIDE LA ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES TÉCNICAS). 9 CAPITULO VI DE LOS SOCIOS Socios Entidad y Socios Personales 1°) Los Socios Entidad revisten tal carácter y gozan de los mismos derechos y atribuciones en todas las Seccionales o Filiales del I.A.P.G., sin perjuicio del pago de las contribuciones que correspondan para el funcionamiento de la Seccional. 2°) Además de lo establecido en el Capítulo II (Artículos 9° al 23°) del Estatuto Social del Instituto, rigen para las distintas categorías de Socios las siguientes disposiciones reglamentarias: a) Los Socios tendrán derecho, dentro de las condiciones que se fijan en el presente Reglamento Interno, a participar en Comisiones Técnicas de su especialidad y en toda oportunidad en que se realicen actos de carácter público. b) Los Socios podrán acceder a cualquier información relacionada con la industria del petróleo y del gas que se encuentre disponible y siempre que ella tenga carácter público. c) Los Socios recibirán sin cargo, la revista “PETROTECNIA” o sus eventuales sustitutos. d) Los Socios tienen la obligación de mantener actualizados sus domicilios particulares y/o comerciales. El Instituto declina toda responsabilidad por cualquier inconveniente originado por el incumplimiento de tal obligación. e) Producida la aceptación de la solicitud de ingreso de un Socio Entidad o Socio Personal, la facturación de su cuota anual se efectuará teniendo en cuenta los cuatrimestres remanentes contados a partir de la fecha de aceptación y hasta el 31 de diciembre de ese año. Toda fracción que supere los DOS (2) MESES se computará como cuatrimestre entero. f) En consonancia con los valores de conducta ética que son norma del I.A.P.G., todos sus Socios contraerán el compromiso de regirse por códigos éticos exigentes al participar en las actividades que desarrolla el Instituto. Consecuentemente, dado el carácter de las actividades que desarrolla el I.A.P.G. conforme al Art. 2° de su Estatuto Social y las limitaciones en él contenidas, sus Socios deberán abstenerse, al participar en las mismas, de producir, expresa o implícitamente, aserciones que incursionen en el terreno de la propaganda comercial en favor de determinadas empresas y/o en detrimento de otras. También deberán evitar la incursión en temas de carácter político o partidario. 10 Socios Benefactores 3°) La condición de Socio Benefactor está limitada a las empresas que revisten como Socios Entidad en el I.A.P.G. Central y se podrá obtener sólo como consecuencia de una convocatoria efectuada por el I.A.P.G. con fines determinados, en la que cada Socio Entidad podrá realizar una sola suscripción voluntaria. En dicha suscripción se respetarán los siguientes aportes: Aporte mínimo Aporte máximo $ 11.080,00 - ( 277 votos) $ 44.320,00.- ( 1108 votos) de donde estos valores corresponden, respectivamente, a UN QUINTO (1/5) Y CUATRO QUINTOS (4/5) del valor de la máxima cuota anual de Socio Entidad. Se incluye en el presente Reglamento Interno el ANEXO “B” en el que consta lo especificado en el Estatuto Social, las Resoluciones de la Comisión Directiva y valor actualizado de los votos de los Socios Benefactores. 11 CAPITULO VII DE LAS COMISIONES TÉCNICAS Y COMITÉS NACIONALES 1°) Las Comisiones Internas que funcionan en el Instituto estarán constituidas por entre CINCO (5) Y VEINTICINCO (25) MIEMBROS TITULARES acreditados en su especialidad. Todos ellos participarán en las Comisiones Técnicas o en los Comités Nacionales sin percibir remuneración alguna por parte del I.A.P.G. 2°) Las Comisiones Técnicas se constituyen por especialidades en función de los requerimientos y necesidades de la Industria, en tanto los Comités Nacionales responden a la participación del I.A.P.G. en organismos internacionales, como el World Petroleum Congress (W.P.C.) e International Gas Union (I.G.U.) que demandan actividades en la Argentina y frecuentes reuniones en el exterior. Las Comisiones Técnicas cuyo cometido específico sea la preparación o revisión de normas técnicas, cumplimentarán su accionar teniendo en cuenta lo establecido en el “Convenio IRAM-I.A.P.G.” en cuanto hace a normas técnicas para la industria del petróleo y del gas que serán editadas con el sello Normas IRAM-I.A.P.G.. Consecuentemente, cuando sea el caso, la Comisión respectiva estará integrada con representantes del IRAM, pudiendo requerirse la colaboración de los organismos que nuclean a los usuarios, fabricantes e importadores. 3°) Podrán integrar las Comisiones Internas dependientes del Instituto: a) Representantes de Socios Entidad: Participarán mayoritariamente representaciones designadas por las empresas Socios Entidad del I.A.P.G. constituidas por un miembro Titular y otro Alterno. Dichos representantes deberán ser técnicos de primer nivel en la especialidad de cada Comisión Interna, con el grado de ejecutividad y representatividad necesaria dentro de su empresa, para facilitar la realización de las tareas que se les encomienden y garantizar que sus propuestas cuentan con el aval del Socio Entidad designante. b) Socios Personales: Participarán en las Comisiones Internas los Socios Personales del Instituto, siempre que reúnan antecedentes que los acrediten en la especialidad a juicio de la Comisión Interna. El número de Socios Personales no podrá superar la mitad del total de los miembros de cada Comisión. Salvo las excepciones que, en razón de méritos personales y/o antecedentes pueda considerar y autorizar la Comisión Directiva, no podrán incorporarse a las Comisiones Internas del I.A.P.G., aquellos Socios Personales que estuvieran en relación de dependencia con empresas que, sin ser Socios Entidad del I.A.P.G., estén en condiciones de serlo conforme al Art. 12° del Estatuto Social. En los trabajos y comunicaciones de la Comisión Interna, los Socios Personales que actualmente participan como miembros titulares, no podrán actuar en nombre de la empresa a la que pertenecen, cuando ésta no sea Socio Entidad del I.A.P.G. 12 c) Representantes de Organismos debidamente reconocidos por el I.A.P.G.: Para su participación en las Comisiones Internas las entidades asociadas con el Instituto, Universidades u organismos oficiales o privados especializados, deberán designar representantes de un nivel tal que asegure la ejecutividad necesaria y garantice que sus propuestas cuentan con el aval del organismo designante. Su número no podrá superar la mitad del total de los miembros de cada Comisión. Trabajos Técnicos, Estudios, Propuestas, etc. 4°) Las Comisiones Internas llevarán a cabo estudios, trabajos o informes técnicos a solicitud de las Autoridades Oficiales y/o Autárquicas del Sector, de los organismos internacionales asociados, de las empresas socias, o por iniciativa de los miembros de las respectivas Comisiones, previa aprobación del temario por el Vicepresidente a cargo del área y de la instancia que corresponda. Para cumplir su cometido, los miembros de las Comisiones Internas podrán mantener contacto e intercambio de información con personas o comisiones de su nivel pertenecientes a entidades del país o del extranjero. 5°) Aquellos trabajos, informes, prácticas, etc. que en nombre del I.A.P.G. puedan ser presentados ante organismos oficiales o autárquicos, o que puedan ser publicados o divulgados entre terceros, deberán someterse a la previa aprobación de la Comisión Directiva.. En esos casos el material deberá ser previamente consensuado con la Comisión de Asuntos Legales, por las implicancias que pueda tener el dictamen del Instituto en cuestiones del ámbito jurídico. Toda la correspondencia que ingrese a o egrese de las Comisiones Internas deberá ser canalizada a través del Director General y/o los Directores Técnicos respectivos, quienes definirán el nivel de aprobación y de la firma de las notas oficiales del Instituto. Dado el carácter del I.A.P.G de entidad rectora en el ámbito sectorial se considerará falta grave la violación a estas disposiciones. 6°) Los trabajos o informes que las Comisiones Internas produzcan podrán ser realizados con el apoyo administrativo del I.A.P.G. o mediante la contratación de servicios externos, siempre bajo la coordinación del Sector Actividades Técnicas y del respectivo Director Técnico, quien asignará las correspondientes prioridades y gestionará las autorizaciones que correspondan. Reuniones Técnicas (Congresos, Seminarios, Jornadas, etc.) 7°) Con un margen razonable de beneficio económico para el sostenimiento del Instituto, las Comisiones Internas propondrán, programarán y organizarán Congresos, Simposios, Mesas Redondas, Ciclos de Conferencias, Jornadas y toda otra actividad tendiente al intercambio, conocimiento y desarrollo de temas de la especialidad. Asimismo, podrán proponer otras actividades complementarias vinculadas con la Industria, tales como muestras o exposiciones. En el ámbito de los Comités Nacionales, éstos coordinarán la participación de los Socios Entidad y Socios Personales en Congresos, Reuniones Técnicas, Grupos de Trabajo, etc. programados por los respectivos Organismos Internacionales. 13 8°) Como en el caso de los estudios y trabajos técnicos, las mencionadas actividades podrán generarse a partir de: a) b) b) c) d) 9°) Solicitudes de entidades oficiales y autárquicas de la Industria. Requerimientos de organismos internacionales asociados. Las necesidades puestas de manifiesto por los Socios Entidad. Aquellos temas que la Comisión Directiva del I.A.P.G. considere de actualidad. Inquietudes de los miembros de las Comisiones Internas. Todas estas actividades técnicas (Congresos, Seminarios, Mesas Redondas, Jornadas, Exposiciones, etc.) se organizarán según las pautas establecidas en el CAPITULO VIII – DE LA ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES TÉCNICAS. 10°) Todo tipo de actividad por parte de una Comisión Interna o de cualquiera de sus miembros, que demanden erogaciones o gastos, deberá estar prevista en el Presupuesto del I.A.P.G. Dicho Presupuesto, a su vez, deberá contemplar el origen de tales fondos, que podrán provenir de las utilidades generadas por la propia actividad, mediante el aporte directo de empresas con carácter de “sponsors”, o por un sistema combinado que deberá estar detallado en dicho Presupuesto. Asimismo, deberá definirse la participación del Instituto y de sus eventuales socios (Entidades, Seccionales o Instituciones privadas) en los resultados económicos (ganancias y pérdidas) de la Actividad Técnica programada. 11°) Cuando un miembro de una Comisión Interna, perteneciente a un Socio Entidad, deba desarrollar una actividad en representación del I.A.P.G., sea en el país o en el exterior, rendirá cuenta de sus gastos en el ámbito de su empresa. Según sea el caso, dicha empresa se hará cargo de los gastos incurridos por su representante o éstos podrán ser reembolsados total o parcialmente por el I.A.P.G. En caso de efectuarse el reembolso, deberá emitirse la correspondiente Rendición de Cuentas adjuntando copias de los comprobantes que respalden el mismo. En el caso del Presidente, del personal en relación de dependencia con el Instituto, de algún Socio Personal o terceros debidamente autorizados por la Dirección General, la rendición y el pago de los gastos será efectuada por el I.A.P.G. En estos supuestos, los gastos presupuestados y autorizados serán rendidos según las pautas establecidas en el CAPITULO IX – VIAJES Y ESTADIAS A CARGO DEL INSTITUTO de este Reglamento Interno. Normas de Funcionamiento de las Comisiones Internas 12°) Las reuniones de las Comisiones Internas se llevarán a cabo en forma periódica en fechas y horas a coordinar por el sector Actividades Técnicas del I.A.P.G. y se realizarán en la Sede Central o en el lugar en que la propia Comisión determine. Las reuniones serán convocadas por el I.A.P.G. a pedido del Presidente de la Comisión o de alguno de sus miembros, o por el propio I.A.P.G., cuando respondan a un programa preestablecido o las circunstancias así lo requieran. 14 En los casos que sea posible, las Comisiones Internas establecerán un programa anual de reuniones con una frecuencia tal que facilite la concurrencia de miembros del interior del país que estén obligados a viajar expresamente. 13°) Las resoluciones de las Comisiones Internas serán aprobadas por SIMPLE MAYORÍA DE VOTOS de los miembros titulares presentes. Los miembros suplentes podrán participar de las reuniones, votando únicamente en el caso de ausencia de los representantes titulares. No serán válidas las reuniones en las que no se alcance una asistencia superior al VEINTICINCO POR CIENTO (25%) DE LOS MIEMBROS TITULARES, luego de transcurridos TREINTA (30) MINUTOS de la hora de su convocatoria. Tampoco podrán sesionar si no se encuentran presentes el Presidente o el Vicepresidente. 14°) Deberá llevarse un registro de la asistencia de los miembros titulares y suplentes de las Comisiones Internas, requiriéndose un mínimo de asistencia del TREINTA Y TRES POR CIENTO (33%) DE LAS REUNIONES CONVOCADAS ANUALMENTE. De no cumplirse con esta condición, el Socio Entidad representado deberá ser informado, debiendo manifestar expresamente su interés en seguir formando parte de la Comisión en cuestión. Quedarán automáticamente fuera de las Comisiones Internas los Socios Personales y los Representantes de Organismos debidamente reconocidos por el I.A.P.G. que acumulen más del SETENTA Y CINCO POR CIENTO (75%) de faltas en el mismo lapso. 15°) En caso de urgencia, el dictamen de una Comisión Interna sobre un tema específico podrá requerirse mediante consulta por cualquier medio de comunicación a sus miembros por parte del Presidente de la Comisión o por el Director General del I.A.P.G o el Director Técnico respectivo. 16°) Los Presidentes de las Comisiones Internas serán designados entre los representantes de Socios Entidad por votación directa de los DOS TERCIOS (2/3) DE LOS MIEMBROS TITULARES PRESENTES de la misma. Si en un primer cómputo esta proporción no fuera satisfecha, se procederá a una segunda votación donde cada miembro dispondrá de TRES (3) VOTOS, los cuales repartirá entre DOS (2) DE LOS TRES (3) MIEMBROS MÁS VOTADOS EN LA PRIMERA VUELTA. En cualquier caso, el miembro de Comisión ubicado en la segunda posición asumirá el cargo de Vicepresidente, quien reemplazará al Presidente en su ausencia. 17°) El período de duración de los mandatos será de UN (1) AÑO y podrán ser reelegidos por igual período sobre la base del sistema de votación establecido precedentemente. Este procedimiento se llevará a cabo durante la primera reunión anual de cada Comisión Interna. 18°) Son atribuciones y responsabilidades de los Presidentes de Comisiones Internas: a) Velar por el cumplimiento de los objetivos de la Comisión Interna. 15 b) Presidir las reuniones y desarrollar el temario propuesto, informando y tomando sugerencias de los miembros y convocando a reuniones extraordinarias cuando ello sea necesario. c) Procurar que se cumpla, en las fechas y formas dispuestas, la información que debe producir la Comisión Interna. A tal efecto, mantendrá informada a la Comisión Directiva respecto a: - Cronograma de funcionamiento de la Comisión Interna. - Reseña de actividades cumplidas en el año en curso. - Propuesta de actividades para el año siguiente. d) Representar a la Comisión Interna en la relación con la Comisión Directiva y otras autoridades del I.A.P.G., o con autoridades oficiales o autárquicas del Sector, o con otros organismos o instituciones, cuando el I.A.P.G. lo designara a través del Director General y/o de los Directores Técnicos respectivos. e) Proponer la constitución de Sub Comisiones de Trabajo, con la aprobación de la mayoría de los miembros presentes de las Comisiones Internas. f) Realizar los contactos necesarios con los Presidentes de otras Comisiones Internas que traten temas afines a los de su Comisión, con el fin de aunar criterios y conclusiones. 19°) En cada reunión y en forma rotativa, uno de los miembros de las Comisiones Internas actuará como Secretario de Actas, quien deberá redactar el borrador del Acta con las conclusiones de cada reunión, para su confección y distribución por parte del I.A.P.G. 20°) A propuesta del Presidente de la Comisión Interna se podrán integrar Sub Comisiones de Trabajo con no más de NUEVE (9) MIEMBROS Y UN (1) COORDINADOR, a fin de llevar a cabo estudios o analizar propuestas específicas y predeterminadas. Las Sub Comisiones se reunirán con la frecuencia que el Presidente de la Comisión Interna y/o el Coordinador de la Sub Comisión lo decidan. De cada reunión se elevarán minutas a la Comisión Interna informando sobre el avance de la tarea encomendada. 21°) El Presidente de la Comisión Interna, con la aprobación por mayoría de los miembros presentes, podrá reemplazar a uno o más miembros de las Sub Comisiones o dar por finalizado el cometido de las mismas. 22°) En el caso que una Comisión Técnica o alguna de las Seccionales lo considere conveniente, podrán constituirse Sub Comisiones de Trabajo en el interior del país bajo la jurisdicción de la respectiva Seccional. Estas Sub Comisiones deberán informar a la correspondiente Comisión Técnica, en forma periódica y sucintamente respecto a las tareas desarrolladas, remitiendo asimismo las propuestas o recomendaciones que elaboren sobre los temas de su especialidad encomendados, con el fin de que éstas coordinen la eventual aprobación y/o divulgación. 16 Disposiciones Especiales para los Comités Nacionales 23°) Los Comités Nacionales podrán funcionar con el aporte de todos o de cierto número de Socios Entidad que pertenezcan al Sector específico de la entidad internacional a la cual dicho Comité representa en el seno del I.A.P.G. En consecuencia, los respectivos presupuestos anuales serán solventados, según corresponda, con el aporte de todas las empresas socias o por el de aquellas que voluntariamente acepten hacerse cargo de su financiamiento. Sólo las empresas aportantes gozarán de los beneficios que reciba el I.A.P.G .como miembro del Organismo Internacional. Asimismo, dichas empresas podrán formar parte de los respectivos Comités Nacionales. Excepcionalmente, un número reducido de Socios Personales, con probados antecedentes en estos organismos internacionales y los Representantes de organismos oficiales o autárquicos del Sector, podrán formar parte de los mismos. 24°) La designación y remoción del Presidente de los Comités Nacionales estará a cargo de la Comisión Directiva del I.A.P.G., quien también deberá aprobar la nominación de representantes ante los respectivos organismos internacionales, en este caso a propuesta de los Comités Nacionales. 25°) Las Secretarías de los Comités Nacionales estará a cargo de la Dirección General y/o los Directores Técnicos del Instituto. 26°) No rigen para los Comités Nacionales las restricciones o plazos que se establecen en los puntos 13°), 15°), 16°), 18°) y 21°) de este CAPÍTULO VII. 17 CAPITULO VIII DE LA ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES TÉCNICAS 1°) Las propuestas para la organización de Actividades Técnicas (Congresos, Seminarios, Mesas Redondas, Jornadas, Exposiciones, etc.) pueden originarse en alguno de los supuestos enunciados y responderá a los objetivos y procedimientos establecidos en el CAPITULO VII DE LAS COMISIONES TÉCNICAS Y COMITÉS NACIONALES (Puntos 7° al 10°) de este Reglamento Interno, o bien pueden tratarse de actividades periódicas y tradicionales en el Instituto. 2°) Una vez decidido el encuentro, deberá definirse el lugar y la fecha de realización, esta última teniendo en cuenta la programación de actividades similares que pudieran superponerse en el ámbito nacional o internacional. Asimismo, se evaluará la conveniencia de su realización en forma simultánea con una exposición o muestra industrial o institucional. En los casos en que el encuentro sea organizado por el I.A.P.G. en asociación con otras entidades, o entre I.A.P.G. Central y Seccionales o Filiales, deberá acordarse el grado de participación y las responsabilidades de cada parte. 3°) Para hacerse cargo de todos los aspectos de su realización deberá constituirse un Comité Organizador. Según la magnitud y alcances previstos para el encuentro podrá ser necesario contar con Sub Comités que se ocupen en forma específica del desarrollo técnico, de la difusión del encuentro, de los aspectos presupuestarios, de comunicación, de la exposición, etc., todo ello bajo la coordinación del Comité Organizador y con la asistencia del Director Técnico respectivo. Cuando sea necesario, estas tareas se distribuirán en forma coordinada entre I.A.P.G. Central y las Seccionales o Filiales. 4°) El Comité Organizador o Comité Técnico elaborará, con la coordinación del Director Técnico correspondiente, los aspectos técnicos de dicha actividad (temario, oradores, organización y funcionamiento). Sobre dicha base, el Sector Actividades Técnicas del I.A.P.G., con la supervisión del Director Técnico correspondiente, elaborará el presupuesto del caso, el cual será elevado a la Tesorería del I.A.P.G. y, eventualmente, a la Vicepresidencia del área correspondiente a la actividad en programación. Cualquier modificación o enmienda al citado presupuesto seguirá similar tratamiento. Una vez finalizada la actividad, los sectores Administrativo-Financiero y de Actividades Técnicas prepararán un informe de resultados de la actividad para conocimiento del Comité Organizador y de la Comisión Directiva del I.A.P.G.. 5°) Podrá asimismo considerarse la contratación de una empresa de apoyo para tareas de Secretaría, Administración y Comercialización, cuya designación será realizada por el sector Actividades Técnicas del I.A.P.G. sobre la base de una adecuada selección de antecedentes. Podrá delegarse también en la misma o en otra empresa especializada la coordinación y comercialización de los pasajes, reservas de hotelería, “tours” pre y post Congreso, etc., cuando así se requiera. En estos casos, será obligación del I.A.P.G. efectuar el control del cumplimiento de las obligaciones contractuales. 18 6°) Estas Actividades Técnicas se organizarán bajo normas que permitan exhibir un sello distintivo del IA.P.G. en las mismas, previéndose que el logo del Instituto presida tales reuniones, junto con el de otras entidades organizadoras si fuese el caso. 7°) En las reuniones que involucren egresos y/o ingresos, el sector Actividades Técnicas junto con el Director Técnico respectivo deberá elaborar un presupuesto analítico dentro de pautas que contemplen criterios para la evaluación de los montos previsibles en cuanto a ingresos y egresos y oportunamente dado a conocer al Comité Organizador. Entre las pautas a considerar para la fijación del monto de las inscripciones, se deberá tener en cuenta: a) La inclusión del costo del personal del I.A.P.G. directamente afectado a la organización y desarrollo. b) La obtención de por lo menos un 15% sobre los ingresos totales en concepto de utilidad del I.A.P.G. c) En caso de no contarse con patrocinantes para cenas, cocktails, etc. deberá considerarse el cobro de aranceles por separado o su cancelación en caso de no prosperar esta posibilidad. d) El presupuesto así confeccionado, una estimación ajustada del número de concurrentes y la categoría asignada a la Actividad, permitirán fijar el precio de las inscripciones. e) La inscripción deberá ser abonada por todos los concurrentes, con la posible excepción de aquellos Socios Personales que hayan participado activamente del Comité Organizador. Los autores de trabajos que asistan a la Actividad deberán abonar su inscripción, salvo aquellos que sólo concurran para exponerlo. El costo de inscripción deberá favorecer a los Socios del I.A.P.G. y de entidades co-organizantes. Podrán establecerse precios bonificados para Estudiantes Universitarios y descuentos por inscripción anticipada o por grupos, en caso de considerarse conveniente para lograr una mayor cantidad de inscriptos. 8°) Deberá preverse una adecuada difusión para llegar a todos los potenciales asistentes y lograr que la utilidad que se pretende obtener provenga de las inscripciones y de la venta de espacios en las exposiciones, pudiendo recurrirse además a ingresos por publicidad en publicaciones y en otros medios que pudieran implementarse, por ejemplo carteles, señalizaciones, etc. así como al patrocinio de las empresas como única manera de proveer a los inscriptos de accesorios tales como portafolios, blocks de notas, lapiceras, etc. 9°) Deberá contemplarse la delimitación de la responsabilidad del I.A.P.G. respecto a los participantes y acompañantes en las reuniones sociales o culturales, de entretenimiento, etc. que formen parte del programa a desarrollar durante la realización de la Actividad Técnica. Este aspecto deberá ser dado a conocer a los inscriptos y será tenido en cuenta en la contratación de los servicios mencionados. 10°) La folletería de difusión, programas y publicaciones de trabajos deberán guardar pautas de uniformidad en su diagramación que identifiquen al Instituto y contener en forma expresa las prescripciones sobre ética y principios fundamentales establecidos en el CAPITULO VI – DE LOS SOCIOS (Punto 1°) inc. f) de este Reglamento Interno. 19 11°) La participación en Congresos, Jornadas, etc. de conferencistas, expositores individuales o en mesas redondas, panelistas, etc., implicará de los mismos una implícita autorización al I.A.P.G., para reproducir libremente la aludida presentación, por cualquier medio (publicación, reproducción sonora, filmación, videograbación, etc.) y en la extensión que se considere conveniente. 12°) Los ingresos que pudieran resultar de la libre reproducción del material obtenido quedarán para el exclusivo beneficio del I.A.P.G. Las presentes pautas deberán estar contenidas tanto en la folletería de difusión, como en programas y reproducciones de los trabajos. 13°) Los moderadores de los Congresos estarán expresamente facultados para tomar las acciones que impidan la producción de propuestas o declaraciones que se contrapongan con los principios de ética y principios fundamentales del I.A.P.G. en oportunidad de su desarrollo (Ver CAPITULO VI – DE LOS SOCIOS). 14°) Cualquier apartamiento producido respecto de las enunciadas normas estatutarias determinará la responsabilidad solidaria de quien haya incurrido en los mismos y de la empresa en cuyo nombre actúe o que hubiera propuesto su participación. En consecuencia, los folletos de difusión, programas y publicaciones que se emitan en relación con Congresos, Jornadas, Seminarios, Cursos, etc. deberán contener en forma expresa dichas pautas. 15°) La presencia del Presidente y del personal del I.A.P.G. en las diferentes Actividades Técnicas conlleva la representación del Instituto y, cuando fuese necesario, la responsabilidad de supervisión y colaboración en la organización de la actividad, por lo cual no corresponde el pago de los aranceles de inscripción. Sólo cuando esta actividad fuera organizada en asociación con otras instituciones, se oblará la inscripción que corresponda al caso. 16°) Todo Congreso deberá ser evaluado tanto por los asistentes, a través de un formulario de evaluación, como por la Comisión Organizadora. Esta deberá presentar un informe final por escrito, basado en la información aportada por los asistentes, analizando los resultados del Congreso en sus diferentes aspectos. 17°) En el caso de que la realización del encuentro se programe en jurisdicción de alguna de las Seccionales o Filiales (ver CAPÍTULO V - DE LAS SECCIONALES) ésta deberá coordinar con I.A.P.G. Central los siguientes aspectos: - Selección y propuesta de: y y y y y Local para sede del encuentro. Logística para su desarrollo (medios audiovisuales, auxiliares de sala, servicios de cafetería, etc.). Otros servicios de apoyo (transportes, filmación o grabación, fotografía, etc.). Organización de agasajos a los participantes y/o acompañantes (cocktails o comidas de apertura o clausura, visitas en la zona, etc.). Difusión y publicidad en el ámbito local como el nacional o internacional si fuese el caso. 20 - Estas propuestas con sus costos correspondientes serán consensuadas entre la Seccional y el I.A.P.G. Central e incluidas en el presupuesto integral del encuentro que el I.A.P.G. Central deberá aprobar según las previsiones de su Presupuesto Anual. Se preverá: - La integración de un Comité Organizador Local que deberá estar periódicamente en contacto con el Comité Organizador Central, con el Director Técnico respectivo y con la empresa que eventualmente se contrate por el I.A.P.G. Central como apoyo para la organización. - La gestión, en su ámbito, de eventuales colaboraciones económicas de las empresas locales, previa coordinación con el I.A.P.G. Central. - La colaboración en cuanto al contenido técnico del encuentro. 18°) Todo tipo de comunicación con otras entidades, asociaciones, entes gubernamentales, etc., estará signada por las autoridades y directivos del I.A.P.G. 19°) Las Actividades de Capacitación (Cursos) serán coordinadas entre I.A.P.G. Central y las Seccionales de modo de lograr el mejor resultado de las mismas, de acuerdo con el siguiente procedimiento: En diciembre de cada año cada Seccional enviará al área de capacitación del I.A.P.G. Central su propuesta de cursos para el año siguiente con el resumen de cada curso, fechas tentativas de dictado, indicación de a quiénes está dirigido y separando los cursos propios desarrollados por la Seccional de aquéllos que corresponden al programa de I.A.P.G. Central, a dictarse en la Seccional. I.A.P.G. Central elaborará el Calendario Anual Integrado de Cursos (Sede Central y Seccionales), coordinando las fechas de modo de evitar superposiciones entre las actividades. Una vez aprobadas las fechas definitivas, el Programa Integrado se difundirá a través del sitio web del I.A.P.G.. I.A.P.G. Central elaborará los presupuestos y costos de los cursos correspondientes a su programa y acordará con las Seccionales la distribución de utilidades cuando sean dictados en el ámbito geográfico de éstas. Igualmente, las Seccionales elaborarán los presupuestos y costos de sus propios cursos, quedando a su exclusivo cargo el dictado de éstos y el resultado económico de los mismos. El dictado de cursos no previstos en el Calendario Anual Integrado, quedará sujeto a la previa coordinación con Sede Central a fin de asegurar la no interferencia o superposición entre ellos. 20°) La realización de cursos “in-company” o en el exterior será coordinada exclusivamente por I.A.P.G. Central. 21 CAPITULO IX VIAJES Y ESTADIAS A CARGO DEL INSTITUTO 1º) El Instituto solventará de manera directa los viajes y estadías de sus directivos y personal de planta, de los Socios Personales que representen Comisiones Internas debidamente autorizados, y de terceros que deban movilizarse por razones contractuales, comerciales u otra relación en la que se haya convenido este procedimiento. 2º) Los pasajes serán en todos los casos extendidos en Clase Económica, tanto para los viajes dentro del país como hacia el exterior. En viajes al exterior se emitirán pasajes en Clase Bussiness o Ejecutiva en los siguientes casos: a) Cuando viaje el Presidente del Instituto. b) Cuando viajen Directivos del I.A.P.G. o de Socios Entidad en funciones representativas, y la duración del vuelo supere las 4,00 horas acumuladas en una jornada. c) Para quienes viajen en el mismo vuelo con el Presidente o con los ejecutivos incluidos en el punto b). 3º) El alojamiento será en todos los casos en habitaciones “singles” en hoteles de tarifas adecuadas según el nivel y grado de representatividad de la persona que viaje. 4º) En los viajes al exterior se asignará un viático ESTADOUNIDENSES (u$s 60,00) para cubrir gastos planchado, exceso de equipaje personal, propinas y Tanto para el día de salida como para el de llegada, reemplazará por la rendición de gastos reales. diario de SESENTA DOLARES de comidas y refrigerios, lavado y movilidad por razones personales. no será aplicable el viático que se Los gastos a rendir a cargo del I.A.P.G. deberán incluir costos de la habitación, gastos de traslado desde y hacia aeropuertos, gastos de taxi por cuestiones del viaje, y hasta VEINTE (20) MINUTOS SEMANALES de llamadas telefónicas personales. 5º) En los viajes al interior del país, las rendiciones serán por gastos reales con comprobantes. 6º) Para toda cuestión no contemplada en este Reglamento Interno, se requerirá la autorización del Director General del Instituto, quien decidirá según su mejor criterio y posteriormente someterá el punto a la Comisión Directiva para su incorporación al mismo. 22 CAPITULO X DISPOSICIONES GENERALES 1°) Las Comisiones Internas y las Sub Comisiones no tienen atribuciones por sí para adquirir derechos, contraer obligaciones en nombre del I.A.P.G. Central u organizar Actividades Técnicas, Congresos, etc. sin previa autorización del Comité Ejecutivo o de la Comisión Directiva, según corresponda. 2°) Los gastos de servicios de “cattering” ofrecidos en las reuniones de la Comisión Directiva, el Comité Ejecutivo, las Comisiones Técnicas y los Comités Nacionales serán abonados por todos los Socios participantes. Quedarán exceptuados de esta obligación los invitados especiales, el personal del I.A.P.G. y aquellos Socios Personales que lo soliciten fundadamente. 3°) Toda cuestión no prevista en el presente Reglamento Interno será resuelta de acuerdo con antecedentes aplicables, con las siguientes prioridades: a) - Resoluciones de las Asambleas. b) - Resoluciones anteriores de la Comisión Directiva. c) - Criterio, para el caso, sometido a aprobación de la Comisión Directiva. 4°) El presente Reglamento Interno, de carácter general, podrá ser modificado por la Comisión Directiva del I.A.P.G. según lo dispuesto en el Capítulo VIII - Art. 49º del Estatuto Social. 23