invitación a ofertar pára contratar la prestación

INVITACIÓN A OFERTAR PÁRA CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE
TRABAJADORES EN MISIÓN.
LA CAJA DE COMPESACION FAMILIAR DEL HUILA-COMFAMILIAR, invita a los interesados a
ofertar la prestación de servicio temporales a través del suministro de personal en misión del nivel
profesional, técnico y auxiliar para desarrollar actividades propias de la misión de COMFAMILIAR
HUILA, en cada una de las ocasiones en que se requiera de los servicios. Incluye los procesos de
evaluación del personal a suministrar.
1. GENERALIDADES DE LA ENTIDAD Y LA INVITACIÓN:
1.1. Naturaleza de La Caja de Compensación Familiar del Huila:
La Caja de Compensación Familiar del Huila, es una persona jurídica de derecho privado, sin ánimo
de lucro, organizada como corporación en la forma prevista en Código Civil, cumple funciones de
seguridad social y se halla sometida en el control y vigilancia del Estado en la forma establecida por
la Ley.
1.2. Régimen legal aplicable:
El presente proceso de contratación y el contrato que se llegare a suscribir se sujeta a las
disposiciones del derecho privado.
1.3. Adiciones:
COMFAMILIAR podrá adicionar, modificar o aclarar la presente invitación a través de documentos
que se publicarán en la página web de la Corporación. De igual forma mediante la misma se podrán
adoptar todas las medidas administrativas pertinentes necesarias para garantizar la selección
objetiva del proponente y la culminación del proceso de selección.
1.4. Exclusión y Limitación de Responsabilidad Precontractual:
Comfamiliar no será responsable por ningún daño o perjuicio causado a los posibles proponentes
durante la etapa precontractual.
1.5. Información:
COMFAMILIAR queda autorizada por los proponentes que presenten cotizaciones para revisar y
verificar toda la información recibida. Estos aceptan que la información que entreguen a
COMFAMILIAR podrá ser conocida por sus colaboradores, por los asesores que ella contrate en
relación con este proceso o por las autoridades judiciales o administrativas que la requieran.
1.6. Estructura y Etapas del Proceso:
Se cumplirán las siguientes etapas:
- Aviso de Prensa.
- Publicación de la Invitación (página web).
- Plazo para presentar ofertas.
- Apertura de Propuestas.
- Comunicación de la oferta seleccionada.
1.7. Cronograma:
ACTIVIDAD
Aviso de prensa (Diarios
Locales)
FECHA
LUGAR
9 Enero de 2016.
(Diarios Locales)
Publicación Invitación
Del 12 al 17.de Enero
de 2016.
Plazo
ofertas
El 18 de Enero de 2016.
Horario: de 8:00 AM a 5:00
PM.
www.comfamiliarhuila.com
. Link Invitaciones a
proponentes”
Oficina
Apoyo
Administrativo.
Edificio
sede central Comfamiliar,
piso 2. Calle 11 No. 5 - 63.
para
presentar
Apertura de propuestas.
19 de Enero de 2016.
Hora: 10: AM.
Comunicación de la oferta
seleccionada.
El 27 de Enero de 2016.
Neiva – Huila.
Sala de Reuniones.
Edificio sede central
Comfamiliar, piso 2. Calle
11 No. 5 - 63. Neiva –
Huila.
Comunicación
electrónico.
correo
1.8. Presupuesto Estimado: El presupuesto MES estimado para la presente convocatoria pública,
es por valor QUINIENTOS MILLONES DE PESOS ($500.000.000 MCTE) que resulta calcular los
puestos existentes por el valor que actualmente se viene cancelando para dicho servicio.
PARAGRAFO: Se aclara que la presente invitación evaluará los valores por puestos de trabajo
propuestos con las condiciones requeridas, por cuanto su número depende de las
condiciones de necesidad del servicio que varían dependiendo de la operación.
2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO:
2.1. Objeto:
Prestación de servicios temporales a través del suministro de personal en misión del nivel
profesional, técnico y auxiliar para desarrollar actividades propias de la misión de COMFAMILIAR, en
cada una de las ocasiones en que se requiera de los servicios. Incluye los procesos de evaluación
del personal a suministrar.
- Descripción General del Servicio:
La Caja de Compensación Familiar del Huila es una persona jurídica del derecho privado sin ánimo
de lucro, organizada como corporación en la forma prevista en Código Civil, cumple funciones de
seguridad social. En cumplimiento de sus funciones, realiza distintas actividades o servicios en
campos como la salud, recreación, turismo, mercadeo de bienes, educación, agencias de empleo,
pago de subsidio familiar, entre otros.
Actualmente cuentas con distintas instalaciones dentro de la ciudad de Neiva e igualmente en otras
regiones del Departamento del Huila, como la Plata, Pitalito, Garzón, Gigante. Así mismo, opera en
regiones como Tunja-Boyacá y Villavicencio Meta.
Con el fin de cubrir vacaciones, licencias e incapacidades de los trabajadores de la Corporación, para
atender de manera oportuna y por tiempo limitado las necesidades derivadas del incremento de las
actividades empresariales con las cuales se supere la capacidad operativa de los equipos de trabajo
y para la prestación de servicios, es necesario recurrir a la incorporación de personal temporal en
misión en todas nuestras sedes e instalaciones.
Comfamiliar informará durante la ejecución del Contrato el detalle de los perfiles para el suministro del
personal en misión. La cantidad de personal en misión solicitado dependerá de las necesidades de la
Corporación.
- Alcance de los Trabajos:
Los Oferentes deberán garantizar la cobertura del suministro en todas las sedes de la Compañía y
cumplir como mínimo con lo siguiente:
- Suministrar y administrar el personal idóneo requerido por COMFAMILIAR en misión, de acuerdo
con el perfil y las actividades a desarrollar.
- Administrar implica realizar todas las labores y obligaciones implícitas en los artículos 71 al 94 de la
Ley 50 de 1990, Decreto 4369 de 2006 y todas aquellas que le correspondan como empleador del
personal suministrado en misión.
- Ejecutar las diferentes etapas del proceso evaluativo y del suministro del recurso humano, que
incluye: reclutamiento de personal, aplicación de pruebas técnicas y psicotecnicas, entrevistas,
verificación de referencias, validación de documentos y vinculación del trabajador a la empresa
temporal.
- Reconocer a cada trabajador temporal la asignación salarial respectiva y efectuar el pago oportuno
correspondiente a prestaciones sociales, seguridad social y parafiscal.
- Asumir el pago de salarios, prestaciones sociales y demás derechos de los trabajadores temporales,
establecidos en el Decreto 4369 de 2006 as demás disposiciones que se emitan con relación a la
vinculación del personal temporal.
- Proporcionar todos los viáticos y pasajes que los trabajadores en misión requieran en ejercicio de
sus funciones, previa solicitud y aprobación de COMFAMILIAR
- Tiempo de Respuesta a la Solicitud de Trabajadores en Misión:
Los tiempos de respuesta a la solicitud de trabajadores en misión deben ser los siguientes:
- Búsqueda de candidatos: máximo 8 días hábiles.
- Proceso de selección (pruebas psicométricas, entrevista y validación de referencias): 2 días.
- Proceso de contratación (exámenes médicos ocupacionales, afiliaciones y firma de Contrato):
máximo 3 días hábiles.
Comfamiliar podrá seleccionar uno o varios proponentes para la prestación del servicio, sin generar
exclusividad con ninguno de ellos.
3. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA:
Las propuestas deberán ser presentadas en la Calle 11 No 5-63 segundo piso Oficina Apoyo
Administrativo, en las siguientes condiciones:
-
Original y una copia impresa (medio físico).
Una copia en medio magnético (CD tipo R).
En sobre sellado y marcados respectivamente.
Deberá contener Anexo 1. Carta de Presentación como página de portada que indique nombre
de la compañía, y nombre y cargo del contacto responsable de la propuesta, su dirección
electrónica (e-mail), número de teléfono y fax.
Para la propuesta económica debe utilizar el documento Anexo 2. Propuesta Económica.
Deberán ser presentadas con tabla de contenido.
Estar debidamente foliada.
No se aceptaran propuestas envidas por correo fax, mail o similares.
En caso de discrepancias entre el original y la copia o el CD primara el contenido del original.
3.1. Carta de presentación de la Oferta:
Carta de presentación de la propuesta firmada por el proponente o sus apoderados, indicando en ella
su conocimiento y conformidad con el acto de invitación, según formato que se adjunta (Anexo 1).
También se debe manifestar el no encontrarse incurso en alguna de las causales de inhabilidad e
incompatibilidad para contratar establecidas en el Decreto 2463 de 1981. Debe contener igualmente
el nombre, la dirección, el número telefónico, dirección electrónica.
La sola presentación de esta carta no implica que el proponente esté ofreciendo o cumpliendo con los
requisitos establecidos en el presente acto de invitación.
4. CAUSALES DE RECHAZO DE LAS OFERTAS:
La oferta que no se ajuste a los términos fijados en este documento, según se expone a continuación,
será desestimada y no calificada, especialmente en los siguientes casos:
-
Cuando la propuesta sea presentada extemporáneamente.
Cuando la propuesta no se ajuste a los términos de la presente Convocatoria, es decir no
cumpla con alguna de las condiciones mínimas de experiencia, capacidad financiera,
propuesta económica o condiciones técnicas exigidas.
Cuando se evidencie confabulación entre los proponentes, esto es, cuando dos (2) o más
propuestas hayan sido presentadas por el mismo proponente, bajo el mismo nombre o con
nombres diferentes.
Cuando el proponente haya tratado de interferir, influenciar o informarse indebidamente del
análisis de las ofertas.
Cuando sobrevenga algún tipo de inhabilidad o incompatibilidad de las previstas en la Ley.
Cuando se suministre información inexacta o cuando no se aclaren oportunamente los
-
documentos e información requerida.
Cuando la propuesta se presente de manera incompleta.
5. ESTUDIO Y EVALUACION DE LAS PROPUESTAS:
El estudio y evaluación de las propuestas se harán con base a su contenido, para la evaluación de las
propuestas se tendrán en cuenta los siguientes criterios:
CONCEPTO
Habilitación Jurídica
Habilitación Financiera
FACTORES TECNICOS (Experiencia)
OFERTA ECONÓMICA
TOTAL
CALIFICACION
Cumple o no cumple.
Cumple o no cumple.
500
500
1000
6. REQUISITOS HABILITANTES:
Las propuestas se evaluarán en primera medida respecto a su viabilidad jurídica y financiera. Estos
aspectos habilitarán o descalificarán la propuesta, únicamente se tendrán en cuenta los proponentes
hábiles.
La evaluación jurídica y financiera no asigna puntaje, solo habilita la propuesta para continuar las
evaluaciones técnicas y económica.
6.1. Habilitación Jurídica:
-
-
-
-
-
Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Representante Legal de la persona jurídica y/o
persona natural.
RUT de la persona jurídica y/o natural.
Fotocopia de la libreta militar del representante legal de la persona jurídica y/o natural, si el
proponente es varón de entre 18 y 50 años de edad.
Consulta del Pasado Judicial con una vigencia no superior a treinta (30) días.
Certificado de Antecedentes Fiscales con una vigencia no superior a treinta (30) días.
Certificado de antecedentes disciplinarios con una vigencia superior no anterior a 30 días.
Si el oferente es persona natural-comerciante deberá allegar el Certificado de registro y/o
Matricula Mercantil vigente. La actividad debe permitir la ejecución del objeto del presente
proceso de selección.
Si el oferente es persona jurídica, deberá allegar certificado de existencia y representación
legal expedido por la Cámara de Comercio vigente, donde conste el objeto social y las
actividades de la persona jurídica, dentro de las cuales debe comprenderse el objeto de la
presente invitación; el término de duración de la persona jurídica, las facultades para contratar
del representante legal o de la persona competente para ello. en caso de que la competencia
a contratar para el gerente se supere, debe adjuntar copia del acta de la correspondiente
autorización de la Junta directiva.
En caso que el proponente sea consorcio o unión temporal, deberá presentar el documento de
constitución, en el que se especifique como mínimo: El objeto; si su participación es a título de
consorcio o unión temporal; la designación de un representante; señalar la duración del
mismo, el cual no podrá ser inferior a la del contrato y un año más; las reglas básicas que
regulan las relaciones entre los miembros del consorcio o la unión temporal, porcentaje de
participación de cada uno de sus integrantes.
La persona natural o jurídica proponente y las personas que integren o hagan parte del
proponente plural deberán acreditar el cumplimiento de sus obligaciones durante los últimos
seis meses, con los sub-sistemas de seguridad social en salud, riesgos profesionales y
pensiones, así como el cumplimiento de los aportes a las Cajas de Compensación Familiar, al
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y al Servicio Nacional de Aprendizaje, según el
caso y cuando a ello haya lugar.
Agencia principal o sucursal: En el caso en que el domicilio principal de los oferentes sea
diferente al Municipio de Neiva, deberán contar con sucursal en esta ciudad, debidamente
constituida, para prestar los servicios solicitados en la presente convocatoria. Para acreditar
este requisito deberá aportar el certificado de cámara de comercio en el que se verifique la
existencia de la sucursal.
Copia de licencia de funcionamiento: El proponente, deberá presentar copia de la licencia
vigente de funcionamiento expedida por la autoridad competente a que corresponda.
-
Copia vigente de la resolución sobre la autorización de horas extras, expedida por el Ministerio
de Trabajo.
-
Copias de las Hojas de vida del personal requerido dentro de los componentes técnicos de la
presente oferta.
Registro Único de Proponentes del año 2014.
Los
Estados Financieros: Balance General, Estado de Resultados y notas estados
financieros, debidamente certificados por el representante legal y contador público, con cierre
contable al 31 de Diciembre de 2014, firmados por el representante legal, Contador y/o
Revisor Fiscal y debidamente dictaminados por el revisor fiscal. De igual forma deberá
aportarse la cédula de ciudadana y/o tarjeta profesional y antecedentes disciplinarios de
quienes suscribe estos últimos documentos. Esto para empresas obligadas a tener revisor
fiscal, de no estar obligadas deberá acreditarse.
Certificaciones de contratos y experiencia conforme a las conforme a las condiciones exigidas
en el presente manual.
-
-
6.2. Habilitación Financiera:
Los oferentes para ser habilitados deberán acreditar el cumplimiento de los siguientes indicadores de
capacidad financiera:
INDICADOR
LIQUIDEZ
Formula: (Activo
Corriente)
Solicitado
Corriente
/
Pasivo
Mayor o Igual a 2
ENDEUDAMIENTO
Formula: (Pasivo Total / Activo Total)
Menor o Igual a 50%
PATRIMONIO
(Activo Total menos Pasivo Total)
Mayor o Igual a 1.000 S.M.L.M.V.
CAPITAL DE TRABAJO(Activo CorrientePasivo Corriente)
600 S.M.L.M.V.
7. EVALUACION TÉCNICA:
El proponente deberá hacer referencia sobre cada uno de sus ofrecimientos de manera explícita en la
propuesta en la cual deberá contemplar como mínimo: Las condiciones y especificaciones técnicas
mínimas de los bienes y/o servicios a contratar.
Factores de evaluación
Experiencia
Total
Máximo de puntos asignables
500
500
7.1. Experiencia (500 puntos):
Este parámetro se evaluara teniendo en cuenta el número de contratos ejecutados durante los 2
últimos años con empresas públicas o privadas en los cuales se desarrollaron objetos similares a los
solicitados, en volumen y cuantía.
Se deberá presentar certificaciones conforme a las condiciones exigidas en esta propuesta.
Puntaje se asignara según formula:
Item
Fórmula
Número de contratos
# de contratos x 250
Mayor # de contratos
Valor de contratos x 250
Mayor Valor de contratos
Valor de Contratos
Máximo
de
asignables.
250
250
puntos
Condiciones para acreditar experiencia: En el caso de contratos con entidades del Estado o con
entidades privadas la experiencia se acreditará mediante la presentación de una o varias de las
siguientes alternativas:
• Copia del Contrato y Acta de Recibo Final.
• Copia del Contrato y Acta de liquidación del contrato.
• Copia de contrato y Certificación expedida por la Entidad Contratante.
La acreditación de la experiencia se realizará mediante cinco (5) soportes documentales máximo, de
acuerdo a las alternativas anteriormente señaladas.
Contenido de las certificaciones: Las certificaciones que allegue el proponente deben contener la
siguiente información:
En caso de aportar certificaciones, éstas deberán ser expedidas por el representante legal de la
empresa o entidad contratante y en caso de una entidad estatal por el jefe de la dependencia
responsable del producto objeto del contrato, o su delegado, en el cual conste la siguiente
información: a) la relación de cada uno de los contratos, b) nombre del contratante y contratista, c)
número del contrato, si lo tienen. d) objeto, e) plazo de ejecución. f) valor final ejecutado, g) fechas
de inicio y terminación, suspensiones, reinicios. h) cumplimiento del contrato. En caso de que falte
alguna información, la misma podrá ser complementada aportando copia del Acta de Recibo Final o
Acta de Liquidación o de cada uno de los contratos.
La Caja de Compensación Familiar del Huila se reserva el derecho de verificar la información
suministrada por el proponente y de solicitar las aclaraciones que considere convenientes.
7. EVALUACION ECONÓMICA: (500 puntos).
El oferente debe presentar su oferta, cotizando todos los ítems que requiere Comfamiliar. El oferente
deberá presentar su oferta económica, en pesos colombianos y deberá discriminar el valor
correspondiente al IVA, cuyo valor deberá comprender los costos directos (materiales, transporte,
administración, etc.) e indirectos (impuestos, tasas, contribuciones, gastos de legalización del
contrato, etc), variaciones monetarias, derechos laborales, prestaciones sociales; corresponderá al
oferente cerciorarse y calcular todas estas variables.
Los gastos asociados a la preparación, presentación de su propuesta y los errores en la oferta
económica, serán asumidos por el contratista. La oferta debe tener una validez como mínimo de
noventa (90) días, contados a partir de la fecha de cierre de la presente invitación.
NOTA 4: Deberá especificarse el % AIU que contenga todos los elementos antes descritos:
% AIU
Se tendrá en cuenta para la valoración del factor económico, una asignación total hasta de 500
puntos, se asignara el mayor puntaje al menor precio y en delante proporcionalmente de la siguiente
manera:
Ítem
Precio
Formula
% más bajo x 500
% ofertado a evaluar
Calificación.
500
En caso de precio artificialmente bajo, Comfamiliar requerirá al oferente para que explique las
razones que sustentan el valor ofrecido. Analizadas las explicaciones, se determinará si se rechaza la
oferta o continuar con el análisis de la misma en la evaluación de las ofertas.
9. DESEMPATE:
En igualdad de condiciones, entendida como la circunstancia en la cual dos (2) o más propuestas
obtienen el mismo puntaje en la evaluación, se seleccionará a la que haya obtenido mayor puntaje en
la evaluación del factor Técnico.
PARAGRAFO: Comfamiliar se reserva el derecho de negociar con los proveedores que presenten
ofertas que resulten mejor calificadas y alineadas con las necesidades de la organización.
10. SOLICITUD DE ACLARACIONES:
Las aclaraciones podrán ser recibidas en las instalaciones de Comfamiliar Huila, en la calle 11 No. 5
– 63, oficina Jurídica, hasta la fecha límite fijada para el recibo de las propuestas.
11. DECLARATORIA DESIERTA:
Comfamiliar, podrá declarar desierto el proceso en los siguientes casos: 1. Cuando no se hubiera
presentado ninguna propuesta dentro del plazo establecido en el cronograma del proceso. 2. Cuando
ninguna propuesta cumpla con los requisitos exigidos 3. Por cualquier otra circunstancia que a juicio
de Comfamiliar, impidan la escogencia objetiva.
12. COMUNICADO DE LA OFERTA SELECIONADA PARA LA SUSCRIPCIÓN DEL EVENTUAL
CONTRATO:
Una vez culminado la presente convocatoria pública y los procesos de evaluaciones correspondiente,
Comfamiliar procederá a comunicar la oferta seleccionada al respectivo proponente por el medio más
expedito. Consecuentemente se procederá a la elaboración del eventual contrato y su suscripción.
HAROLD YESID SALAMANCA FALLA
Representante Legal
ANEXO Nro. 1
CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA INVITACIÓN A OFERTAR PÁRA CONTRATAR
LA PRESTACIÓN DE TRABAJADORES EN MISIÓN.
Ciudad y Fecha
Señores
CAJA DE COMPESACION FAMIILIAR DEL HUILA
Neiva-Huila
REFERENCIA: INVITACIÓN A OFERTAR PÁRA CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE LOS
SERVICIOS DE TRABAJADORES EN MISIÓN.
Respetados señores:
El suscrito _________________Representante Legal (o apoderado) de ________________, de
conformidad con las condiciones que se estipulan en la invitación a ofertar para contratar el servicio
de trabajadores en misión realizada por esa Entidad, presentamos la siguiente propuesta y en caso
de que nos sea adjudicada nos comprometemos a cumplir a cabalidad con las obligaciones y
condiciones exigidas en la invitación. Para tal efecto manifestamos bajo la gravedad del juramento lo
siguiente:
a) Que contamos con la capacidad suficiente para cumplir con las obligaciones contractuales que
resulten del presente proceso de invitación a ofertar.
b) Que ninguna persona o entidad distinta de las aquí nombradas tienen intereses en esta propuesta
y por consiguiente esta compromete únicamente a los firmantes.
c) Que no nos encontramos incursos en alguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad o
contratar consagradas en las disposiciones contenidas en el Decreto 2463 de 1981 y en las demás
disposiciones constitucionales y legales vigentes sobre la materia. (En caso de tratarse de un
consorcio o unión temporal deberá manifestarse que ninguno de sus integrantes se encuentra en
dicha situación).
d) Que conocemos la información general de la invitación a ofertar y que aceptamos los requisitos,
condiciones y general todo lo establecido en la misma.
e) En caso de resultar seleccionado, me comprometo a: 1. Establecer y presentar oportunamente las
garantías contractuales que se pacten. 2. Ejecutar el objeto contratado, de acuerdo con las
condiciones establecidas en la invitación y con lo consagrado en la propuesta adjunta.
f) El término de validez de la oferta es de ________________.
g) Que la presente propuesta consta de ______folios debidamente numerados.
Con todo respeto,
_________________________(Firma)
Nombre:
Nit o C.C. No.:
Dirección:
Teléfono:
Correo electrónico:
ANEXO Nro. 2
FORMATO PARA OFERTA ECONOMICA
Ciudad y Fecha
Señores
CAJA DE COMPESACION FAMIILIAR DEL HUILA
Neiva-Huila
REFERENCIA: INVITACIÓN A OFERTAR PARA CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE LOS
SERVICIOS DE TRABAJADORES EN MISIÓN.
El suscrito __________, formalmente me permito presentar mi oferta económica dentro del proceso
de la referencia, con base en la siguiente información:
% AIU
Atentamente,
_________________________ (Nombre y firma del proponente)
C.C._______________________