Procedimiento de control de cambios

Atención Ciudadana y Gestión de Programas Sociales
Procedimiento de control de cambios
Introducción:
Una administración integral está enfocada a la conjunción de todos los aspectos de alcance,
costo, tiempo, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos y adquisiciones de un
proyecto y que todas las necesidades de los interesados están incorporadas al mismo. Una
administración de control de cambios es un proceso clave dentro de una administración integral
enfocada asegurar que las solicitudes de cambio, sean aprobadas o no, estén debidamente
documentadas y procesadas.
Objetivo:
Una administración de control de cambios provee de un método de control y monitoreo de los
cambios dentro de un proyecto. Un cambio se refiere a cualquier actividad que altera el alcance,
el calendario, los entregables o los costos de un proyecto. Los objetivos claves de un control de
cambios son los siguientes:

Identificar con anticipación los cambios en el alcance o cualquier otra actividad no
planeada y controlarlas.

Proteger la integridad de los entregables que no han sido aprobados (firmados).

Asegurar que nuevas tareas y otras solicitudes de cambio estén justificadas y su
correspondiente costo consensuado; y que los entregables afectados estén
identificados y modificados acorde a los cambios.

Obtener autorización para proceder con las nuevas tareas o cambios y asignarlos a las
personas apropiadas para ser completados.

Monitorear el progreso, costo y valor de los cambios en el alcance.
Un procedimiento de control de cambios aplicara para los siguientes tipos de cambio:

Cualquier cambio al alcance del proyecto, actividad no planeada o cualquier otra
situación que derive en la generación de un entregable no planeado.

Modificaciones a entregables de los proyectos ya aprobados (firmados).
Nota
Ningún miembro de equipo deberá comenzar a trabajar en una actividad no planeada sin
antes levantar y obtener aprobación de una solicitud de cambio.
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE CAMBIOS
31/10/2011
Atención Ciudadana y Gestión de Programas Sociales
Procedimiento:
Un control de cambios define los mecanismos para solicitar, evaluar, decidir y darle seguimiento
a los posibles cambios de alcance de un proyecto y todas las actividades relacionadas y sus
entregables. Pero para implementar un procedimiento de control de cambios es necesario
establecer primeramente al consejo de control de cambio y delegarle la autoridad
correspondiente.
El consejo de control de cambios estará conformado por los siguientes miembros:

Director de Proyecto de La Subsecretaría de Innovación y Tecnologías de Información

Gerente de Proyecto del La Subsecretaría de Innovación y Tecnologías de Información.

Director de Proyecto de Advanced.

Gerente de Proyecto de Advanced.
El consejo se reunirá por lo menos dos días antes de la reunión del comité ejecutivo para la
revisión de las solicitudes de cambios pendientes. Pero se podrán convocar reuniones
emergentes a discreción del consejo.
Solicitudes de cambio que excedan los límites de tiempo, costo, alcance y/o parámetros de
calidad requerirán de una aprobación del comité de proyecto. Cualquier cambio que no exceda
estos límites será administrado por el consejo.
Pasos:
Paso 1. Miembros del equipo identifican un cambio potencial.
Cualquier miembro del equipo identifica un cambio potencial al alcance, al calendario, a los
recursos o al presupuesto del proyecto. Dichos cambios se discuten con el consultor líder y con
el dueño de proceso correspondiente.
Paso 2. Consultor líder y Líder de proceso identifica necesidad para solicitud de cambio.
El consultor líder y el dueño de proceso asesorarán sobre la validez del cambio y determinarán
si el mismo es un cambio de alcance, calendario, recursos o al presupuesto del proyecto.
Paso 3. El consultor líder y Líder de proceso elaboran y aprueban solicitud de cambio
para presentación al consejo de control de cambios.
El consultor líder y el Líder de proceso completarán la primera sección del formato de solicitud de
cambio.
El consultor líder y Líder de proceso proveerán de la descripción detallada de la solicitud del
cambio, así como los beneficios en el proyecto y autorizaran la solicitud para ser revisada por el
consejo. Si la solicitud no contiene esta información no será revisada por el consejo.
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE CAMBIOS
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La solicitud de cambio se ingresará en la bitácora de control de cambios con el estatus “Nuevo”
Paso 4. Consejo de control de cambios revisa las solicitudes de cambio.
El consejo revisará todas las solicitudes con estatus de “Nuevo” que estén en la bitácora de
control de cambios.
El consejo revisará la descripción detallada y los beneficios a la solicitud y determinará ya sea si
procede con un análisis posterior o rechazará la solicitud.
El consejo rechazará todo solicitud que no venga con la descripción detallada.
En caso de requerir mayor información el consejo podrá enviar la solicitud al consultor líder y
dueño de proceso solicitantes.
En caso de que la solicitud haya sido aprobada para análisis posterior se deberá actualizar la
bitácora de control de cambios y el estatus se modificará a “Análisis”; en caso contrario se
modificará el estatus a “Rechazado”.
Paso 5. Equipo de consultoría y Gerencia de proyecto de Advanced enviarán resultados
del análisis de la solicitud de cambio al consejo de control de cambios para su
aprobación.
El equipo de consultoría estimará el esfuerzo total, costos y recursos necesarios para completar
el cambio solicitado.
La Gerencia de proyecto estimará el impacto en el calendario, recursos y presupuesto del
proyecto del cambio solicitado.
El documento de solicitud de cambios se deberá actualizar con el análisis de ambos grupos.
Una vez completada la estimación por el equipo de consultoría se deberá actualizar la bitácora
de control de cambios y el estatus se modificará a “Listo para Aprobación “
Paso 6. El consejo de control de cambios aprueba o rechaza la solicitud de cambio
basado en el análisis detallado.
El consejo revisará las solicitudes de cambio con el estatus “Listo para Aprobación”.
El equipo técnico y la Gerencia de Advanced presentarán el análisis detallado de la solicitud al
consejo explicando el impacto y las alternativas con el suficiente detalle, para que este pueda
validar la necesidad del cambio, una vez completada la revisión con el consejo este deberá
aprobar, posponer, rechazar o cerrar la solicitud de cambio.
Nota: Solicitudes de cambio que excedan los límites de tiempo, costo, alcance y/o
parámetros de calidad requerirán de una aprobación del comité de proyecto.
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Si una solicitud es rechazada por el consejo se deberá de documentar la razón en el formato de
solicitud de cambio. El estatus de la solicitud se deberá modificar a “Rechazado” en la bitácora
de control de cambios. El resultado deberá ser comunicado al solicitante original del cambio.
Si durante el proceso de análisis una solicitud ya no es necesaria o no es relevante debido a
otros cambios, el estatus se deberá modificar a “Cerrado”.
Una solicitud de cambio puede ser pospuesta por el consejo cuando se requiera mayor
información, cuando existan alternativas viables que requieran mayor revisión o se ha
encontrado una forma diferente a resolverlo, el estatus deberá modificarse a “Pospuesto”.
Paso 7. Comunicar los cambios en el alcance.
Todas las solicitudes de cambio aprobadas deben ser comunicadas a los equipos
correspondientes para que comiencen los trabajos.
Las solicitudes de cambio se deberán actualizar con el estatus de “Aprobado” en la bitácora de
control de cambios.
La resolución del cambio debe estar completamente documentada y firmada en el formato de
solicitud de cambio.
Todas las solicitudes aprobadas deben ser informadas al comité de proyecto.
Actualización del gobierno de proyectos
Toda solicitud de cambio aprobada puede tener un impacto en diversos documentos de control
del proyecto, por lo tanto para garantizar una adecuada administración dependiendo del impacto
del cambio se deberán revisar y en su caso actualizar o modificar al menos los siguientes
documentos:




Control de alcance.
Plan de trabajo general.
Planes de administración.
Entregables afectados.
Firmas
Nombre
Fecha
Fernando Arce
Gerente de Proyecto Plataforma Única
31-10-2011
Moises Aguilar
Gerente de Proyecto Advanced
31-10-2011
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Firma
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