Manual de Tesoreria - Instituto Nacional de Rehabilitación

INSTITUTO NACIONAL DE REHABILITACION
MANUAL DEL USUARIO:
SOFTWARE
“RECAUDACIÓN DIARIA -CAJA
SISTEMA DE TESORERIA
MANUAL DEL USUARIO (Versión Clipper 5.3 para DOS)
1.-
OBJETIVO
El presente documento tiene por finalidad explicar, a los responsables del
área de Tesorería, las principales características (opciones y ayudas) que
presenta el software de tesorería, así como sugerir el procedimiento más
adecuado para ingresar la información al mismo.
2.-
ESPECIFICACIONES TECNICAS REQUERIDAS DEL EQUIPO
El equipo deberá tener como mínimo las siguientes características:

 
Computadora:
La característica mínima del equipo en el cual se instalara, corresponde a
una computadora 486 (acondicionada al problema informático del año
2000) con 16 MB de RAM y 200 MB libres de disco duro; en consecuencia,
el Software puede ser instalado en equipos Pentium en las diferentes
versiones de Sistemas Operativos (Windows 95 y 98).
El Software no puede ser instalado directamente en los equipos, deberá
ser ejecutado a través de la red.
La computadora debe tener la siguiente configuración: CONFIG.SYS con
files =100 y buffers = 80.
Impresora:
 
 
Impresora matriz de punto de carro ancho.
PROCESO DE INSTALACION Y ACCESO

Debe tener en cuenta que el software de Tesorería, es de propiedad
del Instituto Nacional de Rehabilitacion, por lo que queda
terminantemente prohibido su reproducción, comercialización,
distribución, alquiler o cesión a terceros, sin la autorización expresa de
la Dirección General del Instituto Nacional de Rehabilitacion.

Antes de instalar el software, verifique que su computadora se
encuentre libre de VIRUS informáticos, para evitar problemas al realizar
su trabajo.
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
SOFTWARE
“RECAUDACIÓN DIARIA -CAJA
La Computadora escogida para trabajar Tesorería debe de estar
conectada a la red, y tener los derechos respectivos para el uso del
sistema en la red.
INSTALACION
 

El software de Tesorería, se encuentra instalado en la red, en el
volumen 3 letra I:\CONTA\EXE\TES.EXE
 

El software debe ser manejado a través de la Red por medio de un
computador, el cual deberá tener un acceso directo del ejecutable del
sistema, deberá de crear un acceso directo cuyo directorio de origen
debe ser I:\CONTA\EXE\TES.EXE. El usuario deberá ejecutar el
sistema por medio de dicho acceso directo.
ACCESO
Culminada la instalación del software, para acceder al mismo deberá hacer
lo siguiente:
 Desde el Acceso Directo “Tesorería” dar doble clip, ó desde el promp en
modo DOS I:\CONTA\EXE\ DIGITAR TES
 A continuación, el sistema solicitará en pantalla el nombre del usuario,
para lo cual escribirá lo siguiente:
USUARIO
4.-
:
TES
MENUS DEL SOFTWARE
El software consta de cuatro (04) módulos principales, los cuales están
divididos en opciones tal como se describe a continuación:
A)
CATALOGOS
A.1 PLAN DE CUENTAS.
A.2 ESTRUCTURA PROGRAMATICA
A.3 CLASIFICADOR DE INGRESOS
A.4 CLASIFICADOR DE GASTOS
A.5 FUENTES DE FINANCIAMIENTO
A.6 CUENTAS BANCARIAS
A.7 TRANSACIONES EN C/P
A.8 PROVEEDORES
A.9 UNIDAD ORGANICA
A10 TIPOS DE DOCUMENTOS
A11 BANCOS
B)
MOVIMIENTOS
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B.1
B.2
B.3
B.4
B.5
B.6
B.7
B.8
5.-
MANUAL DEL USUARIO:
SOFTWARE
“RECAUDACIÓN DIARIA -CAJA
REGISTRAR RECIBOS DE INGRESOS
REGISTRAR PAPELETAS DE DEPOSITOS
REGISTRAR COMPROBANTES DE PAGO
CONCILIACION BANCARIA
B.4.1 Tesoro Público
B.4.2 Ingresos Propios
B.4.3 Encargos
B4.4 Ingresos Diarios
B.4.5 Fondo Rotatorio
CONTROL DE CAJA CHICA
B.5.1 Tesoro Público 00
B.5.2 Ingresos Propios 09
ASIENTOS CONTABLES
LIBRO MAYOR
CONTROL DE GARANTIAS
C)
INFORMES
C.1 T-5
C.1.1 Reporte
C.1.2 Saldos
C.2 LIBRO CAJA
C.3 LIBRO BANCOS
C.4 REGISTRO DE COMPRAS
C.5 REGISTRO DE VENTAS
D)
UTILITARIOS
D.1 Usuario.
D.2 indexar Archivos.
D.3 Backup de Archivos
D.3 Crear nuevo periodo.
D.4 Cambiar periodo
D.5 Bloquear Periodo
D.6 Manejador de Archivos
ESC (opción de Fin de Trabajo)
DESPLAZAMIENTO ENTRE LAS OPCIONES DEL SOFTWARE
Para desplazarse a través de los Menús use las teclas de flechas:


...Flecha hacia arriba
...Flecha hacia abajo
...Flecha hacia la izquierda


...Flecha hacia la derecha
Una vez que se posicione en la opción deseada presione la tecla
<ENTER>, luego el software presentará en pantalla la opción seleccionada.
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6.-
MANUAL DEL USUARIO:
SOFTWARE
“RECAUDACIÓN DIARIA -CAJA
DETALLE DE LOS MENUS DEL SOFTWARE
A)
CATALOGOS
A.1
A.2
A.3
A.4
A.5
A.6
A.7
A.8
A.9
A10
A11
B)
MOVIMIENTOS
B.1
B.2
B.3
B.4
B.5
B.6
B.7
B.8
C)
PLAN DE CUENTAS.
ESTRUCTURA PROGRAMATICA
CLASIFICADOR DE INGRESOS
CLASIFICADOR DE GASTOS
FUENTES DE FINANCIAMIENTO
CUENTAS BANCARIAS
TRANSACIONES EN C/P
PROVEEDORES
UNIDAD ORGANICA
TIPOS DE DOCUMENTOS
BANCOS
REGISTRAR RECIBOS DE INGRESOS
REGISTRAR PAPELETAS DE DEPOSITOS
REGISTRAR COMPROBANTES DE PAGO
CONCILIACION BANCARIA
B.4.1 Tesoro Público
B.4.2 Ingresos Propios
B.4.3 Encargos
B4.4 Ingresos Diarios
B.4.5 Fondo Rotatorio
CONTROL DE CAJA CHICA
B.5.1 Tesoro Público 00
B.5.2 Ingresos Propios 09
ASIENTOS CONTABLES
LIBRO MAYOR
CONTROL DE GARANTIAS
INFORMES
C.1
C.2
C.3
C.4
C.5
T-5
C.1.1 Reporte
C.1.2 Saldos
LIBRO CAJA
LIBRO BANCOS
REGISTRO DE COMPRAS
REGISTRO DE VENTAS
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D)
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SOFTWARE
“RECAUDACIÓN DIARIA -CAJA
UTILITARIOS
D.1
Creación de Archivos.
Mediante esta opción nos permite crear los archivos para un
determinado período (año)
D.2
Indexar Archivos
Esta opción permite el ordenamiento lógico de los archivos y
debe ejecutarse en forma continua para mantener el sistema
trabajando en optimas condiciones.
D.3
Genera Copia de Seguridad
Permite al usuario generar copias de seguridad por cualquier
eventualidad que se presente. Se recomienda usar esta
opción diariamente, a fin de evitar doble trabajo.
D.4
Usuarios.
Mediante esta opción nos permite crear los usuarios del
sistema con sus respectivas claves de acceso con las
opciones siguientes:
[ INSERT ] registra la clave de acceso.
Cajero: Con [F1] se selecciona el cajero, pulsando [ENTER] nos
presentará la pantalla con todos los módulos y opciones, pulsando
[ENTER] nos permite habilitar o deshabilitar el acceso.
[ESCAPE], para abandonar la opción del usuario del sistema.
D.5
Manejador de Archivos
Esta opción permite modificar la base de datos, solo se utiliza
en casos que se requiera realizar algún mantenimiento a la
base de datos.
Tenga CUIDADO con el uso de esta opción, porque podría
eliminar toda la información existente en las tablas, se
sugiere ser utilizada por el supervisor del sistema ó personal
del área de informática.
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7.-
MANUAL DEL USUARIO:
SOFTWARE
“RECAUDACIÓN DIARIA -CAJA
MANEJO DE FUNCIONES
A)
Lista de Ayuda [F1]
Al presionar la tecla [F1] se muestra una lista con los códigos y
descripciones de los clasificadores y tablas maestras que posee el
sistema, a fin que seleccione el más adecuado en el campo donde
se posicione el cursor.
Adicionalmente, dicha tecla es utilizada para aceptar las opciones
elegidas y pasar a las pantallas de trabajo subsiguientes.
B)
Búsqueda [F2]
Opción que permite la búsqueda alfabética en las listas de ayuda de
Clasificadores y Tablas maestras incluidas en el software. Para
iniciar la búsqueda puede digitar simplemente las primeras letras de
la palabra a encontrar.
C)
Modificar [ENTER]
Permite modificar las descripciones de los catálogos, comprobantes
de pagos, recibos de ingresos, papeletas de deposito que hubiera
creado el responsable de Tesorería y así mismo, permite modificar
las cifras asignadas a estos. Para efectuar esta opción el usuario
deberá seleccionar la descripción a modificar y presionar la tecla
[ENTER]. Esta opción también permite variar las cifras consignadas
en los registros de gastos e ingresos.
D)
Impresión [F9]
Esta opción permite al usuario realizar la impresión de cada uno de
los tipos de reportes existentes, bastará seleccionar el tipo de
impresión a realizar y presionar la tecla [F9].
E)
Grabación
Los datos ingresados a través de los procesos del sistema se van
grabando en forma temporal al presionar la tecla ENTER, sin
embargo algunos campos se deberán de procesar para poder ser
grabados.
F)
Insertar Nuevos Registros [INSERT]
La tecla que permite realizar esta función es [INSERT] o [INS].
Dependiendo de la opción del menú donde se encuentra trabajando
el responsable de Tesorería, le permitirá crear nuevas documentos
o registrar los montos de gastos o ingresos que se prevee ejecutar
o recaudar en el año fiscal.
G)
Eliminar [DEL]
Permite eliminar el documento donde se encuentra ubicado el
cursor, todas aquellas que se encuentran debajo de ésta. Por
ejemplo al eliminar un comprobante de pago, el software también
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MANUAL DEL USUARIO:
SOFTWARE
“RECAUDACIÓN DIARIA -CAJA
eliminará el asiento contable asociadas a dicho documento; una vez
presionada la tecla [DEL] el software presentará la pantalla de
eliminar datos, solicitándole la confirmación de la acción.
También permite anular los documentos creados en las tablas
maestras por el responsable de Tesorería.
H)
8.-
Retorno Pantalla Anterior [ESC]
Esta opción permite al usuario retornar a la pantalla anterior a la que
se encuentra trabajando; bastará con presionar la Tecla [ESC].
CONSIDERACIONES GENERALES
a) El Software posee la opción de generar copias de seguridad de la
información procesada; úsela frecuentemente (por lo menos una vez a
la semana). Esta es la única forma de cuidar su información.
b) Si por algún motivo sufriera daño la base de datos, el responsable de la
programación y formulación, deberá comunicarse inmediatamente y
remitir un informe del daño a la Oficina de Estadística e informática
para su reparación.
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