RESUMEN EJECUTIVO EE DADEIS-0014

RESUMEN EJECUTIVO
EQUIPO AUDITOR
Supervisor:
Lic. Samuel Becerra L.
Jefe de Equipo: Eco. Martha Silva C
Operativo:
Ing. Daysi Chasi Arellano, Anita Martínez
ENTIDAD:
Ministerio del Deporte
TIPO DE EXAMEN
Examen Especial
ALCANCE :
Examen Especial a las operaciones administrativas y financieras del Ministerio del
Deporte.
Período examinado:
Desde: 2011-05-25
Hasta: 2013-08-31
TITULO COMENTARIO, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Seguimiento de recomendaciones
Conclusión
Del seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones del informe de examen
especial DA2-0065-2011, aprobado el 28 de septiembre de 2012, se estableció que la
recomendación 13, se encuentra en proceso de implementación, debido a que la acción
sugerida se halla en proceso de mediación y arbitraje en la Procuraduría General del
Estado.
Recomendación
Al Coordinador General de Asesoría Jurídica
1. Impulsará la aplicación de la recomendación pendiente de cumplir del informe de
examen especial DA2-0065-2011, con el fin de mitigar la deficiencia establecida
en la acción de control efectuada por personal del Organismo Técnico de Control.
Anticipo de Remuneraciones “Tipo C”, no recuperado
Conclusión
Los saldos de anticipos de remuneraciones tipo C no fueron recuperados en forma
oportuna, tampoco previo a la salida de los servidores del Ministerio, como consecuencia
que los Directores de Gestión de Recursos Humanos, y de Recursos Financieros no
requirieron a los servidores que demuestren documentalmente que no tenían
obligaciones por reintegrar; por lo que existe un monto pendiente por recuperar por 8
254,29 USD.
Recomendaciones
Al Coordinador General Administrativo Financiero del MINDE
2. Dispondrá a la Directora de Gestión de Recursos Financieros que los anticipos
concedidos sean descontados a partir del mes siguiente de su concesión y
prorrateada de forma mensual y en caso de cesación de funciones, el saldo del
anticipo será descontado de la liquidación, y si ésta es insuficiente, concederá un
plazo de 30 días adicionales para la cancelación, lo que notificará al Ministerio de
Relaciones Laborales.
3. Conjuntamente con el Coordinador General de Asesoría Jurídica emprenderá las
acciones extrajudiciales o judiciales para recuperar los anticipos de
remuneraciones pendientes de pago de tres ex servidores del Ministerio del
Deporte.
Pensiones de retiro vitalicias
Conclusión
La responsable del control de las pensiones de retiro vitalicio, en base a documentación
notarizada transfirió 5 448 USD a dos pensionistas fallecidos, situación que se presentó,
por cuanto no validó periódicamente la supervivencia de los beneficiarios.
Recomendaciones
A la Directora de Gestión de Recursos Financieros
4. Dispondrá al responsable de la administración de las pensiones de retiro
vitalicias, que las transferencias las efectúen siempre y cuando, el pensionista
presente por lo menos una vez al año la acreditación de supervivencia, a más de
validar semestralmente la información con la Dirección General de Registro Civil,
Identificación y Cedulación.
A la Coordinadora General de Asesoría Jurídica
5. Dispondrá a la Directora de Asesoría Jurídica, impulse la indagación previa
170101813022141 en la Fiscalía General del Estado de Pichincha, y por otra
parte, emprenda las acciones para la recuperación de los valores transferidos a
las cuentas bancarias de los deportistas fallecidos.
Inconsistencia en el registro y presentación de saldos de los bienes de larga
duración, entre Contabilidad y Bodega
Conclusión
Durante los años 2011 y 2012 en el sistema Olympo se registró parte de la información
del movimiento de los bienes de larga duración, como consecuencia de falta de gestión
por parte del responsable de la administración de los mismos, lo que impidió contar con
información veraz, presentándose al 7 de junio de 2013 una variación de saldos entre de
los sistemas Olympo y eSigef de 624 263,28 USD.
Recomendaciones
Al Director de Gestión de Servicios Institucionales
6. Dispondrá al responsable de los bienes de larga duración que oportunamente
registre el movimiento de los bienes en el sistema a su cargo, a efecto que la
información generada pueda ser conciliada con la del eSigef, para mantener
datos actualizados y reales de los activos fijos.
Al responsable de bodega
7. Comunicará oportunamente al Director de Gestión de Servicios Institucionales, las
deficiencias que se presenten en el registro y control de los bienes de larga
duración del sistema Olympo, a fin que la firma proveedora del sistema
implemente las medidas correctivas.
Control de bienes de larga duración y existencias
Conclusión
En los años 2012, no se efectuaron constataciones físicas de bienes de larga duración y
de las existencias de bienes de uso y consumo para inversión y de activos fijos, lo que no
permitió que se establezcan saldos reales.- Los registros de control de algunos ítems de
las existencias no reflejaron los movimientos de los ingresos y egresos, por lo que los
saldos son idénticos al 31 de diciembre de 2012 y al 31 de agosto de 2013; y en otros
ítems, los egresos no fueron registrados, sin embargo al 31 de diciembre de 2012 y al
31 de agosto, sí presentan saldo final. Sobre estos hechos, el Director de Gestión de
Servicios Institucionales no dispuso que se efectúen procedimientos de control, tampoco
supervisó la labor de sus subalternos, por lo que no se establecieron saldos de las
existencias, información con la que no contó la Dirección de Recursos Financieros para
que efectúe su conciliación.
Recomendaciones
Al Coordinador General Administrativo Financiero
8. Emitirá los procedimientos necesarios y los socializará con el Director de
Servicios Institucionales y los servidores de esta dependencia para que efectúen
constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración, por lo menos
una vez al año, actividad que permitirá actualizar la información y establecer
saldos reales, los que deberán ser remitidos a la Dirección de Recursos
Financieros para su conciliación con la información contable.
9. Dispondrá al Director de Servicios Institucionales supervise las actividades de
registros detallados de los movimientos de las existencias y de los bienes de larga
duración para controlar los ingresos y egresos de los mismos, con el fin de
mantener una información real y actualizada.
Cuentas de orden no registradas en el sistema eSigef
Conclusión
En los años 2011, 2012 y al 31 de agosto de 2013, el Contador no depuró los bienes
sujetos de control administrativo a través de cuentas de orden, además, los Tesoreros
no entregaron a contabilidad el informe de las garantías que mantenían en custodia, lo
que afectó la presentación de los saldos de las cuentas de orden y el control de los
derechos contingentes.
Recomendaciones
A la Directora de Gestión de Recursos Financieros
10. Dispondrá al Contador General, realice el registro permanente en las cuenta de
orden del sistema eSigef, de los valores que corresponden a bienes sujetos de
control administrativo y de las pólizas presentadas en garantía.
11. Dispondrá a la Tesorera, mantener el control y registro actualizado de las pólizas
de seguros recibidas en garantía y reportar periódicamente a contabilidad para su
registro contable.
Bienes inmuebles registrados a precios referenciales
Conclusión
Nueve inmuebles entregados por diferentes organismos públicos en beneficio del
Ministerio del Deporte, se registraron a precios referenciales por el valor total de 8 377,58
USD, debido a que la Directora de Gestión de Recursos Financieros no coordinó con el
Director de Infraestructura Deportiva para que solicite a la Dirección Nacional de Avalúos
y Catastros del MIDUVI, el avalúo de los mismos; por lo que el saldo de la cuenta bienes
de larga duración, bienes inmuebles, se encontraba subvalorada.
Recomendaciones
Al Coordinador General Administrativo Financiero
12. Dispondrá a la Directora de Gestión de Recursos Financieros que
coordinadamente con el Director de Infraestructura Deportiva remita la
documentación pertinente a la Dirección Nacional de Avalúos y Catastros del
Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda para que establezca los avalúos de los
inmuebles recibidos por la Cartera de Estado, como transferencia de dominio,
para que sean registrados a su valor real.
A la Directora de Gestión de Recursos Financieros
13. Dispondrá al Contador General, que una vez que se cuente con el avalúo de los
bienes inmuebles, realizado por la Dirección Nacional de Avalúos y Catastros del
MIDUVI se realicen los ajustes contables en el sistema eSigef, con el fin que
reflejen los valores reales de la cuenta bienes inmuebles.
Convenio para la provisión de pasajes aéreos nacionales e internacionales
Conclusión
En el Ministerio del Deporte no se designó al servidor responsable de solicitar la emisión
de boletos nacionales e internacionales, además, no se requirió a la agencia de viajes
que informe las causas de los incrementos de los valores de los boletos adquiridos, por
falta de supervisión de las operaciones administrativas y de asesoramiento a la máxima
autoridad de parte del Director de Gestión de Servicios Institucionales, lo cual dificultó el
control posterior de las operaciones.
Recomendación
Director de Gestión de Servicios Institucionales
14. Designará por escrito a un servidor como responsable de coordinar con la
agencia de viajes del proceso de emisión de los boletos y su reprogramación
oportuna en caso de requerirlo, y mantendrá un archivo de la información que
permita conocer desglose de valores, cambio de rutas, de itinerarios y facturas.
Contratación de Agencia Publicitaria para la difusión de imagen del Ministerio del
Deporte
Conclusión
El contrato 0024 suscrito con Zebra Comunicaciones S.A. el 14 de diciembre de 2011,
por 944 283,96 USD, para proveer los servicios de difusión de imagen, no se cumplió en
su totalidad, dándose por terminado de mutuo acuerdo, como consecuencia de una
inadecuada supervisión por parte del Coordinador General Administrativo Financiero, y
de los Directores de Comunicación Social y de Servicios Institucionales, lo que dificultó el
control posterior de las operaciones.
Recomendaciones
Al Coordinador General Administrativo Financiero
15. En forma previa al inicio de un proceso precontractual y suscripción de contratos,
de acuerdo a la naturaleza de la contratación, para la adquisición de bienes y
prestación de servicios, deberá solicitar que la unidad requirente del bien o
servicio, realice los estudios completos, definitivos y actualizados,
especificaciones técnicas, y un cronograma de las actividades que se ejecutarían.
Al Director de Servicios Institucionales
16. Supervisará que el personal encargado de llevar adelante los procesos de
contratación, publique en el portal de Compras Públicas los documentos
relevantes de los procesos, de manera especial los estudios, diseños o proyectos,
especificaciones técnicas, cronograma de las actividades que se ejecutará, actas
de recepción definitiva, entre otros.
17. Realizará un seguimiento continuo de la labor del personal encargado de llevar
adelante los procesos de contratación, que las ofertadas técnicas de los oferentes
que participaron y que no ganaron los procesos se conserven en los expedientes,
los cuales se conservarán en orden cronológico y secuencial, durante el tiempo
que fijen las disposiciones legales vigentes, bajo la custodia de un servidor
responsable.
18. Dispondrá a los Administradores de los Contratos, velar por el cumplimiento de
las cláusulas contractuales y la suscripción de las actas de entrega definitivas,
que respalden los procesos administrativos y financieros.
Convenios con organismos deportivos sin liquidar
Conclusiones
Durante los años 2011 y 2012 el Ministerio del Deporte suscribió convenios con los
presidentes de los organismos deportivos, como: la Internacional Surfing AssociationISA, por 260 846,25 USD y Federaciones Ecuatorianas de baloncesto femenino y
masculino por 80 000 USD y 113 438 USD, respectivamente, por lo que transfirió
recursos económicos para el desarrollo de las actividades deportivas, cuya
documentación de soporte remitieron a la Dirección de Deportes del Ministerio de forma
posterior a los plazos establecidos en los convenios, originando que la entidad no
conozca de manera oportuna sobre el uso de los recursos.
El Ministerio del Deporte, además transfirió a la Federación de Atletismo el valor de
1 811 216 USD, presentando justificativos sólo por 158 118,50, consecuentemente no
justificó 1 653 097,80 USD
Recomendaciones
Al Subsecretario Técnico Metodológico
19. Dispondrá a los Directores Técnicos del Área, que exijan a los representantes
legales de los organismos deportivos, remitan los informes técnicos y financieros
con la documentación de sustento que justifiquen los gastos incurridos para el
desarrollo de las actividades establecidas en los proyectos y en las cláusulas
estipuladas en los convenios con el objeto de que se proceda a la liquidación y
cierre de los mismos por parte de las áreas correspondientes; en caso de
incumplimiento, se aplique las atribuciones del Ministerio estipuladas en la Ley del
Deporte, Educación Física y Recreación.
A la Directora de Recursos Financieros
20. Una vez recibida la documentación de soporte enviada desde las Direcciones
Técnicas, procederá de forma inmediata a la liquidación de los recursos
económicos que fueron transferidos a los organismos deportivos.
RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES
De la evaluación al cumplimiento de las recomendaciones que constan en el informe
DA2-0065-2011, referente al examen especial a ingresos, gastos, inversiones en
existencias, inversiones en bienes de larga duración y especies valoradas, por el período
comprendido entre el 1 de diciembre de 2008 y el 24 de mayo de 2011, aprobado el 28
de septiembre de 2012, y remitido al Ministerio del Deporte el 15 de enero de 2013, se
determinó la recomendación 13 del comentario: “convenio con la Federación Deportiva
Paralímpica Ecuatoriana”, se encuentra en proceso de implementación, que señala:
“Al Ministro del Deporte.- 13. Dispondrá al Coordinador General de Asesoría
Jurídica que en coordinación con el Director de Deporte Adaptado emprendan las
acciones conducentes a recuperar el valor no reconocido a la Federación
Paralímpica Ecuatoriana, con cargo al convenio 07 de 12 junio de 2009…”.
Conclusión
Del seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones del informe de examen
especial DA2-0065-2011, aprobado el 28 de septiembre de 2012, se estableció que la
recomendación 13, se encuentra en proceso de implementación, debido a que la acción
sugerida se halla en proceso de mediación y arbitraje en la Procuraduría General del
Estado.
Recomendación
Al Coordinador General de Asesoría Jurídica
1.
Impulsará se culmine con el proceso de mediación y arbitraje que mantiene la
entidad en la Procuraduría General del Estado, en cumplimiento total a la
recomendación reflejada en el informe de examen especial DA2-0065-201.