Caso práctico

Caso práctico
Migración a FLYdocs
Cómo Virgin Atlantic se pasó
directamente al software más puntero
de gestión de registros de aviación
Caso práctico
Muchas compañías están tratando de conseguir una oficina sin papel en la que todo
se haga en línea, con todos los ahorros y eficiencias naturales que tal cambio puede
generar. A menudo la realidad consiste en procesos defectuosos que fallan o incluyen
errores costosos que impiden obtener los resultados esperados. Sin embargo, en
Virgin Atlantic se dispusieron a evitar estos problemas pasando directamente al
software más puntero de gestión de registros de aviación implementando FLYdocs.
Elección del sistema adecuado
No habrá muchas decisiones más importantes para una compañía aérea, MRR o
compañía arrendadora que la de adquirir el software adecuado para cubrir las
necesidades de su negocio. A menudo les resulta difícil ver todas las opciones
disponibles, entender todas las posibilidades o predecir con total precisión el éxito a
largo plazo del sistema dentro de su organización antes de implementarlo. Incluso con
rigurosos procesos de licitación, el éxito de la implementación de cualquier sistema
solo se puede medir realmente cuando ha pasado cierto tiempo y los beneficios
esperados empiezan a materializarse (o no, como pasa en muchos casos). Dicho de
una manera sencilla, el sistema tiene que «encajar» adecuadamente en el negocio para
poder cambiar realmente las cosas.
mucho tiempo
en 2009, ya llevaban
s
oc
Yd
FL
n
co
ar
sistema
bl
a ha
a sacar al mercado un
do
«Cuando empezamos
ra
su
re
ap
an
bí
ha
hos otros
ma. No se
A diferencia de muc
.
os
desarrollando el siste
rn
te
in
es
ar
nd
s elevados está
una significativa e
que no alcanzaba su
orcionar realmente
op
pr
a
a
ib
s
oc
Yd
FL
do,
productos del merca
ión empresarial».
ac
inmediata transform
d, Virgin Atlantic
tora
Julie Steadman, direc
s, Aeronavegabilida
principal de registro
Implementación del sistema
FLYdocs empezó a funcionar para toda la flota de Virgin Atlantic en junio de 2011,
después de un exhaustivo proceso de prueba de un año de duración durante el que
Virgin Atlantic colaboró con FLYdocs para hacer historia dentro del sector de la aviación
proporcionando los primeros registros de devoluciones de aeronaves arrendadas
totalmente electrónicos de todo el mundo mediante su estrategia sin papel respetuosa
con el medio ambiente. El cambio conllevó la digitalización, procesamiento, indización
y depuración de toda la documentación de una manera estructurada y estratégica
durante un período de 12 meses. Si bien todo eso no era un requisito previo para el
traslado de los registros a FLYdocs, en Virgin Atlantic consideramos que hacerlo así
aportaría beneficios más adelante.
Caso práctico
«El proceso tenía que llevarse a cabo sin dificultades y había que gestionarlo bien.
Con una colaboración muy estrecha y un enfoque sumamente amigable, flexible y
profesional por parte de ambas empresas, hemos logrado que este proceso sea
realmente fácil. Hemos establecido una excelente relación de trabajo con FLYdocs
rápidamente, gracias a lo cual hemos podido debatir abiertamente temas con
total confianza, sabiendo que lo importante en esta relación no es solo el dinero.
Sabemos que FLYdocs será flexible, lo cual nos brinda la seguridad de que podemos
implementar la mejor solución para nosotros como operador, no una solución limitada
por restricciones o cuestiones financieras porque nos bombardean con un montón de
cargos extras ocultos cada vez que necesitamos añadir algo al proyecto. Para Virgin es
un enfoque muy novedoso».
Steve Sayers, ingeniero principal de Servicios de Información, Virgin Atlantic
El futuro
En menos de un año, toda la flota había sido transferida a FLYdocs y se estaban
procesando al mismo tiempo y de forma armoniosa múltiples devoluciones de
aeronaves, todas sin que tuviera que estar presente en la oficina un solo asesor de
arrendamiento, excepto para mantener las reuniones regulares de los proyectos.
El futuro de Virgin Atlantic ya ha llegado. «Ya estamos empezando a tener toda
nuestra documentación disponible en el sistema y a sacarle utilidad en vez de tenerla
simplemente almacenada. Ya se está notando un aumento de la productividad. Por
ejemplo, durante los procesos de devolución de aeronaves arrendadas que muchas
compañías aéreas continuamente gestionan sometidas a una gran presión, como los
asesores de arrendamiento pueden trabajar de forma remota en vez de en las oficinas
de Virgin Atlantic, las tareas rutinarias que el personal de toda la empresa tiene que
realizar diariamente no se ven afectadas, y como consecuencia, las devoluciones de
aeronaves arrendadas no se retrasan y la actividad normal de la empresa no se ve
afectada». Julie Steadman, directora principal de registros, Aeronavegabilidad, Virgin
Atlantic
Los beneficios para el equipo de la compañía arrendadora también son sustanciales:
pueden acceder a toda la documentación y ver en línea los diferentes estados por
los que se pasa en todo el proceso de devolución sin tener que pagar dietas, hoteles,
vuelos y los costes que llevan asociados por cada asesor, y al mismo tiempo, son
capaces de llevar un seguimiento de todo lo que ha hecho cada miembro del equipo
cada día consultando los informes interactivos que se generan en directo en el
sistema.
Gracias a las previsiones que ha tomado Virgin Atlantic mediante el uso de FLYdocs y
con una compañía arrendadora totalmente comprometida, el proceso de devolución
de un avión pasa a ser estructurado, sin complicaciones, beneficioso para ambas
partes desde un punto de vista financiero y con visibilidad instantánea para todo
el mundo. En resumen, con un enfoque adecuado y FLYdocs, debería ser posible
procesar sin retraso los registros de cada devolución de una aeronave con un impacto
muy pequeño en el trabajo del día a día.
Caso práctico
«Ahora Virgin Atlantic ha comenzado a poner en práctica un plan para gestionar
prácticamente toda la documentación interna en FLYdocs. En lugar de almacenar la
documentación en múltiples discos duros de nuestra red, ahora vamos a almacenar
todos los datos en FLYdocs, lo que da visibilidad instantánea en todo el mundo, pero
lo más importante es que también se generará y administrará ahí, lo cual es un gran
paso adelante. Tenemos la intención de desplegar totalmente las completas funciones
de FLYdocs diseñadas para crear documentos y firmarlos digitalmente, lo que reducirá
enormemente el tiempo adicional que requiere la gestión de documentos cuando
los sometemos a procesos de aprobación. La ventaja adicional a largo plazo es que
después estos documentos pueden ser integrados en los módulos de fin de contrato
de arrendamiento que se incluyen en FLYdocs, con el fin de empezar a registrar el
estado de «listo para devolución» y aprobar la documentación en tiempo real. La
ventaja a medio y largo plazo para Virgin Atlantic será enorme, porque una vez que
todo funcione en tándem, nuestra documentación de devoluciones de aeronaves
arrendadas se generará básicamente sola.
Ya lo estamos viendo. FLYdocs ha desplegado recientemente su Engine Centre (Centro
de motores) interactivo, lo que significa que ahora podemos generar y gestionar en
tiempo real documentación válida para el arrendamiento y que cubre toda la vida
útil de los motores de nuestra flota desde su primer día. Pronto reproduciremos
este proceso para nuestros trenes de aterrizaje, grupos electrógenos auxiliares,
reparaciones y mucho más.
Desde el verano de 2012, Virgin Atlantic ha podido reparar, trazar mapas de daños
e inspeccionar interactivamente su flota en línea, utilizando el Repair Centre (Centro
de reparaciones) de FLYdocs, que no solo usamos diariamente para nuestra gestión
rutinaria de reparaciones sino que está interrelacionado con nuestra documentación
interna de diseño y nuestros estados de reparación de final de arrendamiento, por lo
tanto, también aquí empiezan a generarse por sí solos los datos. Tenemos previsto
que para finales de año nuestros ingenieros de línea puedan utilizar tabletas para
inspeccionar en tiempo real las reparaciones de cualquier aeronave de la flota.
Consideramos que esas son las verdaderas ventajas para la empresa». Steve Sayers,
ingeniero principal de Servicios de Información, Virgin Atlantic
Interrelación con Ultramain
Ahora que la flota está en FLYdocs, puede comenzar la amplia implementación de las
funciones de serie sumamente avanzadas que Virgin Atlantic tendrá a su disposición
en todos los departamentos, en toda la empresa y en todo el mundo. El personal
de FLYdocs ha creado un enlace en tiempo real con Ultramain (el sistema de
mantenimiento e ingeniería de Virgin Atlantic) que permite a FLYdocs pasar datos en
ambos sentidos que los ingenieros pueden consultar en cualquier lugar del mundo.
Ahora que ya hemos probado este proceso con mucho éxito, lo vamos a implementar
en otras áreas de la empresa, como por ejemplo, la actualización en tiempo real de los
estados por los que se pasa en el proceso de devolución, sacando partido del hecho
de que en el nuevo sistema la documentación de las auditorías se genera por sí sola,
gestionando en tiempo real las horas y los ciclos y elaborando informes de previsión
para las devoluciones de aeronaves arrendadas en armonía con Ultramain. Las
posibilidades son casi infinitas.
Caso práctico
«Para nosotros, es importante que FLYdocs sea capaz de ofrecer este tipo de cambio a
Virgin Atlantic, porque a menudo los proveedores de software prometen la luna pero
luego todo se queda en palabras. Tenemos previsto que dentro de dos años Virgin
Atlantic esté disfrutando de grandes ventajas en casi todas las facetas de la empresa
como algo estándar. Tenemos la certeza de que será así porque hemos trabajado en
equipo para planificar lo que harán ambas partes para conseguirlo.
Cuando sea necesario crear una nueva tecnología o nuevas soluciones, estamos
seguros de que FLYdocs dispondrá de los conocimientos especializados y prácticos
para hacerlo: tanto los de sus técnicos aeronáuticos de alto nivel como los de sus
expertos en el desarrollo de software. Ellos cuentan con sus propios equipos en el
Reino Unido, Estados Unidos, Hong Kong, India y Filipinas, que trabajan en diferentes
áreas (ya sean proyectos de técnica aeronáutica o de desarrollo de software), para
ofrecernos una cobertura de un verdadero carácter mundial las 24 horas del día y
permitirnos ofrecer soluciones a Virgin Atlantic». Steve Sayers, ingeniero principal de
Servicios de Información, Virgin Atlantic
La relación
«El proceso de integración en Virgin Atlantic durante los últimos 12-18 meses ha
sido todo un placer. Hemos trabajado juntos como iguales con objetivos comunes,
resolviendo problemas y traspasando fronteras a lo largo del camino. Virgin Atlantic,
como nuestro socio de desarrollo más importante, seguirá contando con nuestro
apoyo total a lo largo de nuestro acuerdo de trabajo, durante el cual FLYdocs aportará
beneficios a toda la empresa en las áreas de
devolución de aeronaves, gestión de documentos, gestión de aeronaves, gestión de
reparaciones, gestión de motores, gestión de trenes de aterrizaje, gestión de grupos
electrógenos auxiliares, gestión de la aeronavegabilidad y muchas otras.
Para los que trabajamos en Virgin Atlantic, FLYdocs representa un innovador enfoque
al plantearse las cosas con la convicción de que se pueden hacer, algo que no se ve
frecuentemente en el sector. Hasta ahora, han hecho sin aspavientos y exactamente
como queríamos todo lo que han dicho que iban a hacer, y en muchos casos, han ido
más allá de lo que originalmente queríamos para prestarnos un servicio o una solución
aún mejores de lo que el plan original requería. Las ideas y valores que representa la
marca Virgin Atlantic son muy importantes para nosotros, nos gusta ofrecer excelencia
a nuestros clientes y proporcionarles una experiencia que no podrán igualar fácilmente
con ninguna otra compañía del sector. Precisamente eso es lo que nos está brindando
FLYdocs, y estamos encantados». Steve Sayers, ingeniero principal de Servicios de
Información, Virgin Atlantic