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CONTRALOIÚA DEPARTAMENTAL DEL. META
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"VnUfos por fa transparencia en ef contro(áe fa gestiónfiscaC"
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INVITACION A CONTRATAR N° 016 DE 2012
PROCESO DE MINIMA CUANTIA
La Contraloría Departamental del Meta, en aplicación de lo dispuesto en el artículo 11 de la
Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, el Capitulo V del
Decreto 734 de 2012, y demás disposiciones concordantes, informa a todas las personas
naturales y jurídicas de derecho público y privado, nacionales o extranjeras que deseen
participar en los procesos de contratación que requiera ésta entidad estatal, que a partir de la
publicación del presente aviso, se da comienzo al proceso de selección de mínima cuantía,
bajo las siguientes características:
1. OBJETO: Suministro de elementos de Aseo y Cafetería para la Contraloría Departamental
del Meta en la vigencia 2012, los cuales se relacionarán a continuación:
N°
Descripción
Unidad
Cantidad
1
2
3
4
5
6
7
Azúcar blanca bolsa de 200 tubitos de 5 gramos
Aromáticas x 25 unidades
Café molido tipo medio por 500 oramos
Blanqueador Desinfectante (3.800 c.c.)
Mezcladores para tinto x 800 unidades
Ambientador Spray x 400 mi
Papel Hioiénico Blanco Doble Hoja de 50 metros
Toalla de mano doblada para dispensador hoja doble
de 200 unidades
Limpiador Desinfectante de 3.800 c.c.
Jabón en Polvo de 1.000 oramos
Jabón Lavaplatos de 500 gramos
Limpión Tela Toalla
Pastilla purificadora para tanque de inodoro
Alcohol antiséptico en envase plástico 'de 700 mi uso
externo
Jabón Líquido de mano (3.800 c.c.)
Tapaboca desechable antialérgico x 50 unidades
Bolsa
Caja
Unidad
Galón
Paquete
Frasco
Rollo
50
300
200
40
100
20
200
Paquete
100
Galón
Bolsa
Unidad
Unidad
Pastilla
50
60
50
50
200
Frasco
20
Galón
Caja
15
5
8
9
10
11
12
13
14
15
16
NOTA: Se determinaran los montos o valores de los elementos anteriormente descritos por valor
unitario para cuantificar su valor total de acuerdo con las anteriores cantidades enunciadas. El
oferente deberá cotizar los productos requeridos en la unidad solicitada, descripción del bien,
presentación, cantidad, marca y especificaciones de calidad.
Página N°
Carrera 34 W 35-38 Barzal Bajo - Teléfono 670 4141 Ext. 154 - Fax: 670 4074 - Línea de Quejas y Reclamos
01 8000918628 - e-mail: [email protected] - Villavicencio-Meta.
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INVITACION A CONTRATAR N° 016 DE 2012
PROCESO DE MINIMA CUANTIA
2. PLAZO DE EJECUCiÓN:
El plazo de ejecución será de quince (15) días hábiles contados a partir de la
legalización del respectivo contrato y/o de la fecha del acta de inicio.
3. FORMA DE PAGO:
LA CONTRALORIA le pagará al CONTRATISTA, una vez recibidos a entera satisfacción
por el supervisor designado para esta contratación todos los elementos objeto del
suministro, previa certificación escrita de este funcionario y la presentación de la factura,
cuenta de cobro, el comprobante de entrada al almacén de la entidad y el acta de recibo
y liquidación final del contrato.
La Contraloría como requisito previo para autorizar el pago del contrato, verificará que el
contratista se encuentre al día en el pago y/o cumplimiento de sus obligaciones con los
aportes de seguridad social y parafiscal, de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789
de 2002 y la Ley 828 de 2003.
4. CAUSALES GENERALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS
a) Cuando no presente propuesta económica antes del cierre de recepción de ofertas.
b) Cuando el proponente no corrija o no responda a las aclaraciones solicitadas.
c) Cuando la propuesta supere el valor del presupuesto oficial.
d) Si se entrega la propuesta en lugar, día y hora diferente a las establecidas en la
presente invitación a contratar.
e) No acogerse a la forma de pago establecida en la invitación a contratar.
f)
Si el objeto social del proponente no tiene relación con la naturaleza del objeto a
contratar.
g) Cuando la propuesta contenga datos inexactos o no se incluya la marca del producto
ofertado, ni se haya diligenciado el anexo 001 de la presente invitación.
h) Cuando la propuesta no cumpla con las condiciones especificas del objeto a
contratar.
Página N°
Carrera 34 N" 35-38 Barzal Bajo - Teléfono 670 4141 Ext. 154 - Fax: 6704074 - Línea de Quejas y Reclamos
01 8000918628 - e-mail: [email protected] - Villavicencio-Meta.
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PROCESO DE MINIMA CUANTIA
5. CRONOGRAMA:
DESCRIPCiÓN:
Apertura
Observaciones a la Invitación
la
estudios
a
Pública,
y
distribución de los riesgos.
Respuesta a las observaciones y
expedición de Adendas
Entrega de ofertas o propuestas y
cierre
Verificación y evaluación de
ofertas económicas y de los
requisitos habilitantes de la oferta
de menor precio. Solicitud de
aclaración de propuestas y de
aportes
documentos
de
subsanables
Publicación de evaluaciones
Presentación de Observaciones a
las evaluaciones
Comunicación de aceptación de la
oferta o declaratoria de desierta y
respuesta a las observaciones (si
las hay)
Suscripción del contrato
FECHAS:
22 de octubre de 2012
23 de octubre de 2012
24 de octubre de 2012
Desde el 25 de octubre hasta el 26 de octubre de
2012, hora de cierre: 4:00 p.m.
29 de octubre de 2012
29 de octubre de 2012
30 de octubre de 2012
31 de octubre de 2012
31 de octubre de 2012
Nota: Los interesados en formular observaciones deberán radicarlas por escrito en la
recepción de la Contraloría Departamental del Meta, ubicada en la Carrera 34 N° 35-38
Primer Piso Barrio Barzal Bajo de Villavicencio- Meta, dentro de la fecha y hora indicada
en el cronograma anterior durante el horario de atención al público de 7:30 a.m. a 12:00
m. y de 2:00 a 6:00 p.m., y/o también podrán hacerlo a través del correo electrónico de
la entidad [email protected]. No se dará respuesta a las
observaciones que no cumplan con estos requisitos.
Página N°
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Carrera 34 N° 35-38 Barzal Bajo - Teléfono 670 4141 Ext. 154 - Fax: 6704074 - Línea de Quejas y Reclamos
01 8000918628 - e-mail: [email protected] - Villavicencio-Meta.
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PROCESO DE MINIMA CUANTIA
5.1 MODIFICACIONES, ADENDAS y PRORROGA DE PLAZOS
La Contraloría, hasta el día hábil anterior a la fecha prevista para el cierre del proceso,
podrá modificar la Invitación Pública, mediante la expedición de Adendas. Además,
después del cierre de recepción de ofertas podrá prorrogar las fechas previstas en el
cronograma del proceso de selección mediante acto administrativo hasta antes de la
aceptación de la oferta.
Toda adición o modificación a los plazos previstos y las demás modificaciones o
adiciones a la Invitáción Pública se harán mediante ADENDAS, numeradas en forma
consecutiva, que serán publicadas en la página Web de la entidad
www.contraloriameta.gov.co y del SECOP: www.contratos.gov.co, las cuales formarán
parte integral del mismo.
6. LUGAR ENTREGA DE PROPUESTAS:
Las propuestas escritas serán recibidas en la recepción de la Contraloría Departamental
del Meta, ubicada en la Carrera 34 N° 35-38 Primer Piso Barrio Barzal Bajo de
Villavicencio- Meta.
Las ofertas o propuestas se recibirán en sobre sellado y marcado (Número de invitación
y Nombre del proponente) en la recepción de la entidad ubicada en la Carrera 34 N°
35-38 Primer Piso, Barrio Barzal Bajo de Villavicencio - Meta, Desde el 25 de octubre
hasta el 26 de octubre de 2012, hora de cierre: 4:00 p.m. (la hora oficial será la del
reloj ubicado a la vista del público en la misma recepción de la Contraloría Departamental
del Meta, en el primer piso).
En caso, que la oferta sea enviada por medio de una empresa de correo o mensajería se
tendrá por recibida en la fecha y hora que sea ~ntregada en la recepción de la entidad.
7. REQUISITOS HABILlTANTES
7.1. CAPACIDAD JURIDICA
El oferente o proponente deberá acompañar con su propuesta escrita los siguientes
documentos:
Página N°
Carrera 34 N" 35-38 Barzal Bajo - Teléfono 670 4141 Ext. 154 - Fax: 6704074 - Línea de Quejas y Reclamos
018000918628 - e-mail: [email protected] - Villavicencio-Meta.
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PROCESO DE MINIMA CUANTIA
1. Certificado de existencia y representación legal expedido por Cámara de Comercio
con antelación no mayor a tres (3) meses a la fecha de presentación de la oferta.
2. Fotocopia Cédula de Ciudadanía de la persona natural (comerciante) o del
representante legal de la persona jurídica que presenten ofertas según sea el caso.
3. Certificación de estar al día en pagos al Sistema de Seguridad Social y demás
Parafiscales.
4. Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT).
NOTA: La entidad contratante verificará los Antecedentes Disciplinarios que expiden la
Procuraduría General de la Nación y el Boletín de Responsables Fiscales de la
Contraloría General de la República, de cada uno de los oferentes con el fin de
determinar que no se encuentran incursos en causales legales que le impidan
contratar con el Estado.
7.2.
CAPACIDAD TÉCNICA Y FINANCIERA
El oferente deberá ceñirse a lo estipulado en la presente invitación a contratar y a lo
consignado en los estudios previos que aparecen publicados en el Secop, que harán
parte del contrato que se celebre.
7.2.1. EXPERIENCIA
El oferente deberá acreditar en el Certificado de la Cámara de Comercio que su razón
social, actividad comercial y establecimientos de comercio concuerdan con esta clase de
contratos de adquisición de bienes y servicios y/o de similares características. El
oferente deberá estar matriculado ante la Cámara de Comercio respectiva con más de
un año de anticipación a la fecha de apertura del presente proceso de mínima cuantía.
Lo anterior sin perjuicio que en la invitación. a contratar se establezcan por parte de la
Entidad otros requisitos habilitantes adicionales.
7.2.2. TÉCNICA
El oferente deberá al momento de presentar su oferta contar dentro de sus inventarios
físicamente almacenados con todos los elementos ofrecidos y descritos en el Numeral 10
de la presente invitación. garantizando la disponibilidad inmediata para la entrega o
suministro a la Contraloría. Jo cual podrá ser verificado en cualquier tiempo durante la
etapa precontractual, por los funcionarios que sean designados para tal efecto.
Página N°
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PROCESO DE MINIMA CUANTIA
8.
PRESUPUESTO OFICIAL:
Los recursos destinados a cubrir las obligaciones emanadas del contrato que resulte de
la presente contratación pública, se encuentran amparados por el Certificado de
Disponibilidad Presupuestal N° 2012000317 del11 de septiembre de 2012, el cual
se imputa al rubro 1.2.1.2 - Materiales y Suministro, para la vigencia fiscal de 2012.
El presupuesto oficial para la presente contratación pública de mínima cuantía es de
CINCO MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS ($5.500.000.00) MICTE, incluido IVA.
8.1 GASTOS DE IMPUESTOS:
Item
Prodesarrollo
Cultura
Turismo
Retención en la Fuente l -)
Retención Impuesto de Industria y Comercio
Impuesto sobre las ventas retenido n
i
!
Porcentaje
2%
2%
2%
3.5%
4x1000
50%
(*) Excepto si el contratista seleccionado es autoretenedor.
NOTA:
a) Los anteriores impuestos y/o contribuciones pueden tener variaciones conforme a la
expedición de nuevas normas jurídicas que en materia tributaria se expidan durante la
ejecución del contrato.
b) El proponente deberá tener en cuenta que en el valor de su oferta estarán incluidos
los descuentos, gastos e impuestos a favor del Departamento del Meta y la Nación,
además de los necesarios para la suscripción del contrato.
9. PUBLICIDAD DE LOS DOCUMENTOS CONTRACTUALES
Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 8° del Decreto 2474 de
2008, artículo 94 de la ley 1474 de 2011 y los artículos 2.2.5 y 3.5.4° del Decreto 734 de
2012 todos los documentos que se produzcan en el desarrollo del presente proceso de
selección serán publicados en la página web www.contraloriameta.gov.co, en la cartelera
de la entidad yen el Secop - 'Portal Único de Contratación www.contratos.gov.co.
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PROCESO DE MINIMA CUANTIA
10. CONSULTA DE INVITACION A CONTRATAR
Los interesados en participar en la presente contratación pueden consultar la invitación a
contratar en la Secretaría General de la Contraloría Departamental del Meta, en la
cartelera de la entidad ubicada en el primer piso de la Carrera 34 N° 35-38 Barrio Barzal
Bajo de Villavicencio - Meta o en la página web www.contraloriameta.gov.co, y en el
Sistema Electrónico para la Contratación Pública (Secop) - Portal Único de Contratación
www.contratos.gov.co.
11. CRITERIOS DE EVALUACiÓN
PRECIO O VALOR DE LA PROPUESTA: 100%. Se otorgarán 100 puntos a la (s)
propuesta(s) de precio más BAJO. Únicamente serán tenidas en cuenta par.a efectuar la
PONDERACiÓN, las propuestas habilitadas jurídica, financiera y técnicamente y se les
asignará el puntaje una vez se efectúe la verificación de los siguientes criterios:
CRITERIO
Calificación Económica menor valor
PUNTAJE
100 Puntos
CALIFICACiÓN ECONÓMICA (demás valores)
* PA:
Pm X 100
Pe
PA:
Puntaje asignado.
Pm:
Valor de la propuesta de menor monto.
Pe:
Valor de la propuesta a evaluar.
Los puntajes se aplicarán en forma individual de acuerdo con lo estipulado en los
factores y puntajes de evaluación y para el total de los bienes y servicios se aplicará el
porcentaje que representa el presupuesto total asignado. A fin de establecer el puntaje
total de la propuesta, se realizará la sumatoria de los puntajes individuales logrados por
la oferta en cada uno de los factores de ponderación del bien.
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La contratación se realizará por el sistema de precios fijos no reajustables durante el
tiempo de ejecución y liquidación del contrato. El proponente deberá tener en cuenta que
en el valor de su propuesta económica estarán incluidos los descuentos, gastos e
impuestos a favor del Departamento del Meta y la Nación, y demás necesarios para la
suscripción del contrato.
La Contraloría no podrá establecer límites a partir de los cuales presuma que el precio
de la propuesta es artificialmente bajo. Empero, en ningún caso se determinarán precios
artificialmente bajos a través de mecanismos electrónicos o automáticos.
Es importante tener en cuenta que de conformidad con el Parágrafo del artículo 3.5.3°
del Decreto 734 de 2012, se tendrá en cuenta exclusivamente el proponente con el
PRECIO MÁS BAJO. En caso de que éste no cumpla con los requisitos habilitantes, se
procederá la verificación del proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente.
Adicionalmente, se observará el procedimiento establecido en los artículos 2.2.9 y 2.2.10
del mencionado decreto, con relación a la propuesta de menor precio cuando se dé la
hipótesis establecida en dicha disposición.
Téngase en cuenta, que para la evaluación de las propuestas o de las manifestaciones
de interés en este proceso de selección para la contratación de mínima cuantía, la
Contraloría designará un comité asesor, conformado por servidores públicos que deberá
realizar dicha labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas
contenidas en la presente invitación pública. La verificación y la evaluación de las ofertas
para esta contratación de mínima cuantía será adelantada por quien sea designado por
el ordenador del gasto sin que se requiera de pluralidad.
12. DESEMPATE
En caso de presentarse empate a menor precio, la entidad adjudicará a quien haya
entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las
mismas. Lo anterior de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 1° del artículo 3.5.4°
del Decreto 734 de 2012.
13. ADJUDICACiÓN
La Contraloría Departamental adjudicará a quien presente la oferta más favorable, de
acuerdo con los criterios de ~valuación.
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PROCESO DE MINIMA CUANTIA
De conformidad con el Decreto 734 de 2012, Artículo 3.5.5°, mediante la comunicación
de aceptación de la oferta, la entidad manifestará la aceptación expresa e incondicional
de la misma, los datos de contacto de la entidad y del supervisor o interventor designado.
Con la publicación de la comunicación de aceptación en el Secop el proponente
seleccionado quedará informado de la aceptación de su oferta.
En caso de no lograrse la adjudicación, la entidad declarará desierto el proceso mediante
comunicación motivada que se publicará en el Secop. Si hubiere proponentes, el término
para presentar el recurso de reposición correrá desde la notificación del acto
correspondiente.
En el caso anterior, cuando no se presente propuesta alguna o cuando las propuestas
presentadas no cumplan con los requerimientos de la invitación, una vez ejecutoriado el
acto que lo declara desierto se procederá nuevamente a invitar a contratar.
14. GARANTíAS
Teniendo en cuenta la naturaleza del objeto del contrato, la forma de pago, la
estimación, tipificación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan
afectar el equilibrio económico del contrato de mínima cuantía, esta Contraloría
considera que EL CONTRATISTA NO DEBE CONSTITUIR GARANTíA ÚNICA,
en razón a que se trata de un contrato de suministro que será cancelado una
vez el proveedor entregue al almacén de la entidad con el visto de bueno del
supervisor los elementos adquiridos, verificándose que sus cantidades y
calidades correspondan a las exigidas en las especificaciones técnicas que
aparecen en el contrato.
Cabe anotar, que únicamente se pagará al contratista el valor del contrato
contra-entrega de los bienes adquiridos, lo cual no representa ningún riesgo
económico para la entidad ya que si la mercancía es de mala calidad deberá ser
rechazada por el supervisor y almacenista de la entidad, y por ende, no surge
ninguna obligación para la entidad contratante de pagar suma alguna al
contratista, en razón al incumplimiento del mismo y único responsable del
correcto y adecuado suministro (acorde a las especificaciones técnicas) de los
bienes ofrecidos. Respecto a la exigencia de garantías que amparan los contratos de
mínima cuantía, el Decreto 734 de 2012 en su artículo 3.5.r, señala: "No
obligatoriedad de garantías. Las garantías no serán obligatorias en los contratos a que
se refiere el presente capítulo. En el evento en el cual la entidad las estime necesarias,
atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así lo justificará
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PROCESO DE MINIMA CUANTIA
en el estudio previo de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1150 de
2007." Resaltado fuera del texto.
Igualmente, el artículo 5.1.8° del Estatuto General de Contratación para la
Administración Pública establece dentro de las Excepciones al otorgamiento
del mecanismo de cobertura del riesgo, lo siguiente: "(. ..) Las garantías no
serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los interadministrativos, en los de
seguro, y en los contratos CUYO valor sea inferior al diez por ciento (l0%) de la menor
cuantía prevista para cada entidad. caso en el cual se aplicarán las reglas previstas
para la mínima cuantía". Resaltado fuera del texto.
15. SUPERVISION: La supervisión del contrato la ejercerá el funcionario encargado del
Área del Almacén de la Contraloría Departamental del Meta y/o quien haga sus
veces.
16. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
Las especificaciones técnicas se encuentran al final de esta invitación a contratar en el
Anexo N° 001.
Esperamos contar con su participación.
Villavicencio, Octubre 22 de 2012
RIS
Con
SEGU~~~~I~~'RÓ~
epartamental del Meta
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PROCESO DE MINIMA CUANTIA
ANEXO N° 001
PROPUESTA ECONÓMICA
N°
Descripción (**)
1
2
3
4
5
6
7
Azúcar blanca bolsa de 200 tubitos de 5Qr
Aromáticas x 25 unid
Café molido tipo medio por 500 Qr
Blanqueador Desinfectante (3.800 c.c.)
Mezcladores para tinto x 800 unidades
Ambientador Spray x 400 mi
Papel Higiénico Blanco Doble Hoja de 50
metros
Toalla de mano doblada para dispensador
hoja doble de 200 unid
Limpiador Desinfectante de 3.800 c.c.
Jabón en Polvo de 1.000 Qramos
Jabón Lavaplatos de 500 gramos
Limpión Tela Toalla
Pastilla purificadora para tanque de
inodoro
Alcohol antiséptico en envase plástico de
700 mi uso externo
Jabón Líquido de mano (3.800 c.c.)
Tapaboca desechable antialérgico x 50
unidades
8
9
10
11
12
13
14
15
16
Marca
Unidad
Cantidad
Valor
Unitario
Valor
Total
Bolsa
Caja
Unidad
Galón
Paquete
Frasco
50
300
200
40
100
20
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
Rollo
200
$
$
Paquete
100
$'
$
Galón
Bolsa
Unidad
Unidad
50
60
50
50
$
$
$
$
$
$
$
$
Pastilla
200
$
$
Frasco
20
$
$
Galón
15
$
$
Caja
5
$
$
SUBTOTAL
IVA
TOTAL
(*)
(**)
(**)
La propuesta debe presentarse de acuerdo con los elementos descritos en el numeral 1° de la Invitación a Contratar.
LOS PRODUCTOS OFERTADOS DEBERAN SER DE MARCAS RECONOCIDAS EN EL MERCADO.
No se aceptan propuestas parciales, ni aquellas que no incluyan la marca del producto ofertado.
El oferente deberá al momento de presentar su oferta contar dentro de sus inventarios físicamente almacenados y
dísponibles todos los elementos a suministrar.
(****) El proponente deberá tener en cuenta que en el valor de su propuesta estarán incluidos todos los descuentos, gastos e
impuestos a favor del Departamento ·del Meta y la Nación y los demás necesarios para la suscripción del contrato y
ejecución del objeto del mismo, de acuerdo con la ley.
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