P-SED-NC-SER Proceso de Seguimiento, Evaluación y Reporte del

P-SED-NC-SER
Proceso de Seguimiento, Evaluación y Reporte del Sistema de Evaluación de Desempeño
1. NOMBRE
2. OBJETIVOS
Verificación del Proceso de Evaluación de Desempeño de acuerdo a la normativa vigente.
3. ALCANCE
Aplica al Sistema de Evaluación del Desempeño
4. PROVEEDORES DEL PROCESO
Asociaciones de Funcionarios
1
Versión : 10
Fecha: 23/8/2010
Pagina: 1 de 2
P-SED-NC-SER
Proceso de Seguimiento, Evaluación y Reporte del Sistema de Evaluación de Desempeño
Subsecretaría de Transportes
5. INSUMOS / ENTRADAS
1
6. PRODUCTOS / SALIDAS DEL PROCESO
Certificado de cumplimiento Proceso
Calificatorio
1
Cliente Interno:
1 Subsecretaria/o
Informe Final de Gestión de la Evaluación del
Desempeño
2 Escalafón del Personal
2
3 Programa de Seguimiento de las Recomendaciones
3
7. CLIENTES
8. RESPONSABLES
1 Encargada/o SED
Funcionarios de Planta
2 Encargada/o Unidad de Personal
Cliente Externo:
DNSC
9. PARTICIPANTES/EJECUTORES
1 Asociaciones de funcionarios
2 Contraloría General de la República
3 Encargada/o SED
4 Ecargada/o Unidad de Personal
10. INDICADORES DE GESTIÓN
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
NOMBRE
INDICADORES DE GESTIÓN
1
(Cumplimiento de los Hitos del SED/Hitos del SED)*100
2
(Cumplimiento de las recomendaciones
asumidas/recomendaciones asumidas)*100
MALO
(Corrección)
IG≤70%
IG≤70%
REGULAR
(Prevención)
70%<IG<80%
70%<IG<80%
11. CONTROL DE REGISTROS
ALMACENAMIENTO
MEDICIÓN
BUENO
(Aceptado)
CONTROL
IG≥80%
Semestral (30-09
y 05-01)
IG≥80%
Semestral (30/06
y 05/01)
EVALUACIÓN
Código
Anual
Anual
Identificación
Responsable
Tiempo
Medio de
Soporte
Lugar Responsable
Disposición
Impreso
Archivador Control de
Registros PMG SED/SER año
vigente. Oficina Encargada/o
SED
Bodega
Bodega
Bodega
N/A
Informe Final de Gestión
de la Evaluación del
Desempeño
DNSC
N/A
Programa de Seguimiento
de las Recomendaciones
año vigente
Encargada/o
SED
2 años
Impreso
Informe Final de Gestión de la
Evaluación del
Desempeño/Archivador
Control de Registro PMG
SED/SER año vigente. Oficina
Encargada/o SED
F-SED-NC-SER-01
Escalafón del Personal
año vigente
Encargada/o
Unidad de
Personal
1 año
Impreso
Archivador Control de
Registros PMG SED/SER año
vigente. Oficina Encargada/o
SED
F-SED-NC-SER-02
Notificación en el
Escalafón del Personal
Encargada/o
Unidad de
Personal
1 año
Impreso
2 años
N/A
Asociaciones
Certificado Asociaciones
de
de Funcionarios año
Funcionarias/o
vigente
s
1 año
Impreso
N/A
Certificado de validación
Sistema de Evaluación del
Desempeño año vigente.
1 año
Impreso
12. DOCUMENTOS DE REFERENCIA / REQUISITOS
1 Informe Final de Gestión de la Evaluación del Desempeño del año anterior.
DNSC
Archivador Control de
Registros PMG SED/SER año
vigente. Oficina Encargada/o
SED
Informe Final de Gestión de la
Evaluación del
Desempeño/Archivador
Control de Registro PMG
SED/SER año vigente. Oficina
Encargada/o SED
Archivador Control de
Registros PMG SED/SER año
vigente. Oficina Encargada/o
SED
Bodega
Bodega
Bodega
2 Requisitos Técnicos y Medios de Verificación vigentes.
3
D.F.L. N° 29 de 2004, del Ministerio de Hacienda, que fija el Texto Refundido, Coordinado y Sistematizado de la Ley N° 18,834,
sobre Estatuto Administrativo.
4 Decreto N°1825 de 07/09/1998, que aprueba el Reglamento General de Calificaciones de la Administración Pública.
Decreto N° 220 de 14/09/1998, que aprueba Reglamento Especial de Calificaciones del personal de la Subsecretaría de
5
Transportes, del Ministerio de Transportes y Telecomunicaciones.
6 Decreto N° 118 de 31/08/1999, complementa el Decreto 220 de 1998, del Ministerio de Transportes y Telecomunicaciones.
7
Resolución Exenta N° 506 de 29/6/2010, que deja sin efecto la REX. N° 1322 de 2004, de la Subsecretaría de Transportes y
aprueba nuevos instrumentos técnicos para la evaluación del desempeño del personal de la Subsecretaría de Transportes.
8 Norma ISO 9001: Versión vigente.
9 Documentos Internos
10 Documentos Externos
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REVISADO POR:
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APROBADO POR:
Subsecretaria/o
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Subsecretaría de Transportes
13. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
10
0.9
FECHA
23-08-2010
07-07-2010
PRINCIPALES PUNTOS MODIFICADOS
Control de Registros y Documentos de Referencia
Documentos de Referencia/Requisitos
RESUMEN DE MODIFICACIONES
Se actulizó la ficha de acuerdo a las indicaciones de la Coordinación de Calidad.
Se dejó sin efecto Rex N° 1322 de 15 de noviembre de 2004, y sus modificaciones, y se incorporó Rex. N°506 de 29/6/2010.
25-05-2010
Participantes, control de registros y documentos de referencia,
flujograma.
Se incorpora como participante a la Contraloría General de la República.
Se modifican códigos y personas responsables, en algunos registros.
Se estandarizan algunos nombres de los documentos de referencia.
Se incorpora un registro.
0.8
23-12-2009
Control de Registros y Documentos
Se incorpora como Control de Registro formato de Notificación de ubicación en el Escalafón.
0.6
30-10-2009
Ficha y Flujo
Se actualiza formato ficha; se actualiza código instructivos
0.5
03-09-2009
En Proveedores, se eliminó la Unidad de Personal con todos sus insumos.
Proveedores, Insumos, Control de Registros, Documentos de Referencia, En Documentos de Referencia se completó la descripción de cada uno de éstos.
Indicadores de Gestión, y Flujograma
En Control de Registro, se modificó tiempo y algunos lugares de responsable.
En Indicadores de Gestión se modificaron algunos fechas y se readecuaron los indicadores de gestión.
0.7
11-08-2009
Proveedores, Insumos,Productos, Usuarios, Clientes, Control de
Registros, Definiciones, Documentos de Referencia, Indicadores de
Gestión, Anexos y Flujograma
Se incorporó como Proveedor a las Asociaciones de Funcionarios.
Se incorporó como Insumos el Certificado de Cumplimiento Proceso Calificatorios, y Planilla de Control de Informes de Desempeño se vincularon todos ellos
a los Porveedores señalados, de acuerdo a nuevos requerimientos de la Coordinación de Calidad y se eliminó Planilla de revisión de Informes de Desempeño.
En los Usuarios se incorporó a la Encargada/o SED
Se modificó los Clientes, incorporando a los funcionarios de planta y se reordenaron de acuerdo a los productos.
Se modificó el Control de Registro, se incorporó la Planilla de Resultados de Evaluación de Desempeño y Escalafón de Mérito.
Se identificaron los Anexos de acuerdo a nuevos requerimientos de la Coordinación de Calidad y se incorporo a estos la Planilla de Control de Informes de
Desempeño.
Se modificó Flujograma
En las Definiciones se eliminó la frase "Conceptos y Terminología"
Se reemplazó en Documentos de Referencia la Norma ISO 9001:2008 por la 9001:2000
En los Indicadores de Gestión se especificó fechas de medición
0.3
14-07-2009
Objetivo, alcance,Proveedores, usuarios,control de registroInsumos,
Clientes, Indicadores, Control de Registros, documento de referencia y
flujograma
Se modificó el objetivo, cambiando la acción evaluar por verificar.
Se modificó el alcance, eliminando funcionarios contratas y planta con más de 6 meses de antigüedad por Sistema de Evaluación del desempeño.
Se modificaron los usuarios, estableciendose como único usuario al encargado/a SED y se agraegó al Subrogante.
Se modificó el control de registro, se cambió el medio de soporte y lugar responsable del Programa de Seguimiento de las recomendaciones.
Se modificó Flujograma
Se actualizó la Norma ISO en los documentos de referencia, quedando la Norma ISO 9001:2008
0.2
20-03-2009
Nombre del Procedimiento, Proveedores, Insumos, Clientes, Indicadores, Se modificó el objetivo, cambiando la acción evaluar por verificar.
Control de Registros.
Se modificó el alcance, eliminando funcionarios contratas y planta con más de 6 meses de antigüedad por Sistema de Evaluación del desempeño.
0.1
18-11-2008
Eliminar en los documentos de referencia la Guía Metodológica para
Medios de Verificación- Documentos Técnico vigente. Y se incorpora en
los documentos de referencia Requisitos Técnicos y Medios de
Verificación vigentes.
Documentos de Referencias
0.0
21-10-2008
Ninguno -Elaboración
Versión Inicial
0.4
Versión : 10
Fecha: 23/8/2010
Pagina: 2 de 2
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Subsecretaría de Transportes
ENTRADAS
P-SED-NC-SER
Proceso de Seguimiento, Evaluación y Reporte del Sistema de Evaluación de Desempeño
ACTIVIDADES
RESULTADOS / NOTAS
INICIO
P-SED-R-NC-AED
Proceso de
Aplicación del
Sistema de
Evaluación de
Desempeño
Elaborar el Escalafón del Personal
Versión : 0.9
Fecha: 23/08/2010
Pagina: 1 de 2
RESPONSABLES /
EJECUTORES
Se confecciona el Escalafón del Personal, una vez
ejecutoriadas las calificaciones. El Escalafón regirá
desde el día 01 de enero hasta el 31 de diciembre del
mismo año. Se notificará a los funcionarios de su
ubicación en el Escalafón dentro de la tercera semana
del mes de diciembre, personalmente o por carta
certificada, debiendo el funcionario firmar el Registro de
Notificación de ubicación en el Escalafón del Personal.
El Escalafón se difundirá a todos los funcionarios, a
través de correo electrónico, y poniéndolo a disposición
de éstos en la Unidad de Personal, donde podrán
realizar las observaciones que estimen pertinentes,
también se remitirá a las Secretarias Regionales
Ministeriales. El plazo para las observaciones será de
diez días contados desde que se puso a disposición de
los funcionarios.
El Escalafón del Personal deberá ser remitido a la
Contraloría General de la República, una vez expirado
el proceso calificatorio.
Encargada/o UP
- Escalafón del Personal año
vigente.
- Notificación en el Escalafón del
Personal
Validar el Proceso de Evaluación
de Desempeño
Una vez finalizado el proceso, y dentro del mes de
diciembre, las Asociaciones de Funcionarios, certifican la
difusión de los criterios de evaluación y los principales
elementos del SED, acreditando que el proceso de
Evaluación de Desempeño se efectuó de acuerdo a los
criterios establecidos.
Certificados Asociaciones de
Funcionarios año vigente.
Sistematizar los Resultados del Proceso
de Evaluación del Desempeño en
términos cuantitativos y cualitativos.
Asociaciones de
Funcionarias/os
Finalizado el proceso de Evaluación de Desempeño y de
acuerdo a la información contenida en las Planillas de
Control y de Resultado se tabula y ordenan los datos
relativos al cumplimiento de plazos y verificación de
firmas, compromisos y observaciones plasmados en la
hoja de retroalimentación. Se identifican las
recomendaciones realizadas por los involucrados en el
Sistema de Evaluación de Desempeño, se evalúa su
factibilidad y se establecen compromisos. Se revisan los
compromisos
asumidos
vinculados
a
las
recomendaciones, determinando una fecha o periodo de
aplicación.
Lo anterior, se realizará previa elaboración del Informe
Final de Gestión de Evaluación de Desempeño, en el mes
de diciembre.
1
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Versión : 0.9
Fecha: 23/08/2010
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RESULTADOS / NOTAS
RESPONSABLES /
EJECUTORES
Se solicta a la DNSC clave según Perfil, hasta el 11 de
diciembre del año en curso.
Encargada/o SED
ACTIVIDADES
1
Solicitar Clave según Perfil a la DNSC
Enviar Informe Cuantitativo a la
DNSC
Hacer Seguimiento de las
recomendaciones
Se envía a la DNSC Informe Cuantitativo del Proceso
Evaluación del Desempeño, hasta el 15 de diciembre del
año en curso.
Encargada/o SED
Seguimiento de aquellas recomendaciones que se
constituyeron como compromisos de acuerdo a su
factibilidad.
Encargada/o SED
-Programa de Seguimiento de las
Recomendaciones período vigente.
Elaborar el Informe Final de Gestión
de la Evaluación del Desempeño.
Se elabora el Informe de gestión del proceso de
Evaluación de Desempeño, y del seguimiento de las
recomendaciones. Se remite a la DNSC para su revisión y
validación a más tardar el 31 de diciembre del año en
curso.
DNSC
- Informe Final de Gestión de la
Evaluación del Desempeño año
vigente.
- Certificado de validación
Sistema de Evaluación del
Desempeño año vigente.
FIN
Criterio de Éxito:
- 80% de cumplimiento de los compromisos acordados.
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