principios básicos que rigen la oficina de registraduría

Oficina de Registraduría
PRINCIPIOS BÁSICOS QUE RIGEN LA OFICINA DE REGISTRADURÍA
I.
Rol del Registrador
A.
Misión y Visión
Misión:
Servir de enlace entre los procesos administrativos y académicos, de manera tal
que se logre un balance efectivo en beneficio de los estudiantes, profesores y la
administración del Conservatorio de Música de Puerto Rico.
Visión:
La Oficina de Registraduría provee un importante enlace entre las políticas
académicas de la institución y los empleados. Por ende, es esencial que los empleados
practiquen un alto comportamiento ético. Los estudiantes deben ser tratados de manera
justa y respetuosa. Las políticas deben ser comunicadas de manera efectiva e
implementadas de igual forma. La flexibilidad y compromiso al servir, son valores
importantes en la administración de una oficina de Registraduría
B.
Responsabilidad

El registrador de una institución universitaria es el oficial encargado del
registro y la custodia de los expedientes de los estudiantes. Funciones
específicas sobre la custodia de los expedientes son asignados a la Oficina
basados en la histórica tradición organizativa de la institución.

La Oficina de Registraduría debe tener un nivel de autoridad apropiado para
operar efectivamente en la institución.
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C.

La Oficina de Registraduría debe asegurar la exactitud y la formalidad de la
data recopilada y distribuida por la oficina. La información debe mantenerse
en un ambiente seguro, permitiendo el acceso apropiado a la data
confidencial.

La Oficina de Registraduría, tradicionalmente, administra y provee una serie
de servicios esenciales a la academia. Estos servicios incluyen: programación
de clases, matrícula, el manejo de récord, informe de calificaciones, emisión
de transcripciones, el programa de graduación, evaluación de las
trascripciones de créditos, verificación y certificación de la información
ofrecida por el estudiante en la admisión, desarrollo de calendario académico,
informes y proyección de matrícula, publicaciones incluyendo el catálogo y la
clasificación de tutorías. La asignación de los servicios específicos de
Registraduría dependen en gran medida de la organización interna y la
tradición histórica de la institución.

El uso de tecnología ha hecho posible transferir algunas de las tareas
tradicionalmente ejercidas por la Oficina de Registraduría, al usuario. Con las
medidas de seguridad apropiadas, otras oficinas de la institución pueden tener
acceso limitado a la información custodiada por Registraduría. La capacidad
permitida a otros en el manejo de la data (acceso a cambiar) ha permitido
transferir la responsabilidad del mantenimiento de la data a otras oficinas e
individuos. Un ejemplo de esto: la Oficina de Admisiones entra la data
demográfica del estudiante incluyendo el programa y currículo al que fue
admitido. Una vez se acepte el estudiante, admisiones no puede alterar el
record, ya que pasa al archivo de expedientes activos.
Organización





Revisado 04/10/2014
Un organigrama de la institución que muestre la línea de autoridad, deberá
identificar la posición del Registrador en la organización. En una oficina de
múltiples empleados, un organigrama similar deberá ser desarrollado para
demostrar claramente la línea de autoridad desde el superior al subalterno.
La estructura organizacional en la oficina deberá dividir grupos y actividades
de manera tal que se maximice la eficiencia y la efectividad de la oficina.
El administrador a quien el Registrador se reporta varía de institución a
institución. La línea de autoridad es determinada por la asignación de
responsabilidades dentro de la estructura administrativa.
La Oficina deberá desarrollar una política operacional y de procedimientos
que sea efectiva, estas deben publicarse en un manual impreso o de forma
electrónica y debe ser revisado periódicamente. Los miembros oficiales
responsables de algunas áreas, deben ser parte del proceso de revisión.
Liderato efectivo es esencial en la Oficina de Registraduría. El líder efectivo
logra realizar las tareas a base del trabajo en equipo y del desarrollo de
efectivas relaciones en el trabajo con otras oficinas. El Registrador, y su
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equipo de trabajo deberá operar todo el tiempo de una manera certera (fiel),
honesta y ética.
D.
E.
Planificación y Presupuesto

La planificación es esencial si la oficina está comprometida a cumplir las
metas y objetivos. Sin la planificación las decisiones operacionales de la
oficina se vuelven fortuitas, basadas en alternativas tomadas al azar. La
planificación es un proceso constante, dado que el futuro es incierto y los
cambios son inevitables.

El Registrador es el agente catalítico en la planificación de la oficina. Sin
embargo, el proceso de planificación, debe envolver el equipo de trabajo de
Registraduría y frecuentemente a miembros de otras oficinas.

La planificación es la base para el establecimiento de prioridades y la
justificación del presupuesto existente o la ampliación del mismo. Las
prioridades deben quedar establecidas para poder utilizar un presupuesto
ajustado.

La Oficina de Registraduría debe invertir en el cumplimiento de la misión de
la oficina. El presupuesto es la expresión numérica de los planes de la oficina.
Dado que el presupuesto es una afirmación de resultados anticipados, sirve
como un método de controlar las operaciones y evaluar el desempeño de la
oficina.

El tipo de presupuesto estará determinado por las características tradicionales
y necesidades de la institución, pero estará sujeto a la disponibilidad de
fondos.
Recursos Humanos




Revisado 04/10/2014
La oficina de Registraduría debe contar con un equipo de trabajo que sea
tecnológicamente diestro, para ejecutar las tareas que se asignen a la oficina.
Las prácticas de reclutamiento deben ser establecidas de manera tal, que sean
seleccionados solicitantes que entiendan y adopten la misión de la oficina. En
el proceso de reclutamiento se debe explicar las políticas básicas y los
procedimientos que conciernen a los empleados.
La persona encargada de reclutar y evaluar al personal de Registraduría debe
tener conocimiento de las políticas de la institución relacionadas a los
empleados.
Un sistema de adiestramientos para nuevos empleados debe ser establecido,
para ayudarlos a familiarizarse con su puesto y las metas y objetivos de la
oficina. La retroalimentación constructiva es particularmente importante para
los nuevos empleados. La meta del adiestramiento inicial es convertir nuevos
empleados en parte de un equipo que representa profesionalmente a la oficina.
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



II.
Ejemplo: reuniones sobre los principios básicos de Registraduría,
procedimientos y servicio al cliente.
Adiestramiento continuo debe ser ofrecido para expandir e intensificar el
conocimiento básico del equipo de trabajo. Ejemplo: Adiestramiento en
diferentes software de computadoras, adiestramientos externos de otras
agencias.
Periódicamente debe realizarse una evaluación formal del equipo de trabajo,
utilizando mecanismos informales de retroalimentación positiva y
constructiva. Utilizaremos el Sistema de Evaluación para el Desempeño de
los Recursos Humanos.
Los supervisores deben ser estimulados a participar en actividades que
propicien el desarrollo profesional de manera que se mantengan al día de las
nuevas tendencias y técnicas profesionales. Mientras sea posible, todos los
empleados deben ser estimulados a desarrollar sus destrezas técnicas al
participar en adiestramientos de desarrollo profesional en y fuera del campus.
De ser posible, el equipo de trabajo debe ser adiestrado en las tareas de sus
compañeros y de esta manera minimizar el impacto de un puesto vacante o la
ausencia de un incumbente.
Comunicaciones
A.
General





Revisado 04/10/2014
Debido a que la Oficina de Registraduría está en constante comunicación con
estudiantes, administrativos, facultad, ex alumnos y público en general, está
en una posición única para interpretar y comunicar las políticas académicas e
institucionales. Es imperativo que esta comunicación sea precisa, rápida y
bien pensada.
La comunicación efectiva es esencial en la administración de cualquier
empresa. El registrador, como administrador de las funciones de matrícula y
mantenimiento de récord, debe identificar método efectivos de comunicación
para los diversos grupos a quienes sirve.
La comunicación es un proceso de dos vías. El registrador debe procurar una
comunicación constructiva de los grupos a quienes sirve en adición de proveer
la información que estos necesiten.
Los empleados de la oficina de Registraduría deben estar enterados de los
cambios y/o progresos entre la oficina y la institución. Reuniones efectuadas
regularmente y el permitir la participación en el insumo de ideas del equipo de
trabajo provee una oportunidad para la comunicación de ambas vías en la
oficina.
La buena comunicación aumenta el respeto y la confianza de estudiantes,
administrativos, facultad y ex alumnos hacia la Oficina del Registrador. Un
plan de comunicación efectiva reduce los malentendidos.
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B.
Calendario Académico



C.
Catálogo



D.
El Calendario Académico provee un marco para satisfacer las necesidades de
la comunicad académica y afecta a todos los afiliados a la institución.
El realizar cambios mayores a un calendario puede incurrir en altos costos de
planificación, implementación y comunicación. La Oficina de Registraduría
sentirá el impacto de los cambios al calendario más que cualquier otra área de
la institución y debe proveer el insumo cuando cualquier cambio es
completado.
El Registrador preparará un borrador del calendario académico con
anticipación. Enviará el mismo a los decanos correspondientes y a Rectoría
para recibir observaciones y comentarios al respecto. Realizará las debidas
correcciones y divulgará el mismo a la comunidad académica.
El catálogo es la fuente principal de información para estudiantes, facultad y
administrativos. Contiene certeramente, la política institucional y debe estar
lo más al día posible.
El catálogo es un importante medio de comunicación. Su propósito de
comunicar debe estar identificado y su contenido debe estar escrito y
organizado de manera tal que cumpla con los resultados deseados de manera
eficiente.
El catálogo es parte del contrato legal entre el estudiante y la institución.
Traza la filosofía, políticas, programas académicos y cursos que ofrece la
institución. Para ayudar a proteger el derecho a enmendar este contrato, el
catálogo debe incluir una cláusula de enmiendas concernientes a aumentos de
costos y cambios en la oferta de programa académico.
Programación de Cursos



Revisado 04/10/2014
La programación de cursos debe ser sistemáticamente diseñada y debe incluir
toda la información pertinente a las clases (curso, duración, días, hora, salón,
profesor) y cualquier pre-requisito necesario. El programa de clases debe ser
lo más exacto posible y debe estar disponible al estudiantado mucho antes de
la matrícula.
La programación de cursos debe estar diseñada para utilizar al máximo los
recursos facultativos y las facilidades físicas.
Al desarrollar la programación de cursos la oficina de Registraduría se
asegurará de que no existan conflictos en la programación de los cursos que
sean parte de un mismo término. Se debe proveer la mayor cantidad de
alternativas a los estudiantes en la selección de cursos. La facultad no debe
tener conflictos en sus cursos y los requisitos de conciertos, seminarios y
laboratorios deben ser organizados.
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

E.
Formularios



F.
Los formularios, ya sean en papel o electrónicos, deben ser diseñados de
manera que sean utilizados efectivamente como vías de comunicación dual.
Los formularios son una manera básica de recopilar información y las
instrucciones para cumplimentarlos deben ser claras.
Todos los formularios deben ser revisados periódicamente para asegurar que
continúan cumpliendo su propósito original.
Los formularios deben estar relacionados con las necesidades de los
procedimientos, políticas y procesamiento de data. Deben facilitar el flujo,
procedimientos, políticas y procesamiento de data. Deben facilitar el flujo del
trabajo y el procesamiento de información dentro de la institución. Los
formularios deben estar disponibles de manera rápida, deben ser fáciles de
cumplimentar y estar designados a facilitar los procesos de la oficina.
Programación de Exámenes Finales



G.
Es deseable que sólo cambios mínimos sean efectuados luego de publicar la
programación de cursos. Cualquier notificación de cambio debe ser fácil
acceso a estudiantes, orientadores y otros interesados.
La programación de cursos debe ser evaluada para asegurar que cumpla con
las políticas institucionales y los estándares de horas contacto.
El Registrador preparará el borrador de la programación de exámenes finales.
Enviará el mismo al Decanato de Asuntos Académicos para ser revisado y
recibir el insumo de los profesores.
Los exámenes finales deben ser programados de manera tal que se eviten los
conflictos y ser divulgados de manera que permita un tiempo adecuado para
que los estudiantes puedan prepararse.
Los exámenes finales deben ser programados y estar disponibles a la
comunidad académica.
Directorio de Estudiantes



Revisado 04/10/2014
El directorio debe ser organizado y certero para que facilite la comunicación
entre los miembros de la comunidad académica incluyendo estudiantes,
facultad y administración.
Un directorio reduce la búsqueda de información.
El directorio debe tener información que solo sea permitida dentro de la ley
FERPA. Debe ser incluida sólo información que sea identificada como
información de directorio por la política institucional y por FERPA.
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H.
Informes Institucionales




I.
Comunicación Electrónica


III.
Las decisiones institucionales dependen de la data recopilada y actualizada
por la oficina de Registraduría. Virtualmente, toda función y transacción que
se efectúa en la oficina de Registraduría produce información que puede ser
utilizada en algunos reportes o investigaciones administrativas. Cada
registrador debe considerar como una obligación el proveer información
administrativa regularmente de la data disponible.
El sistema de información del estudiante debe proveer la recolección, acceso y
corrección de data de manera eficiente.
Mientras sea posible, la recopilación de datos para los informes debe ser
realizada donde se genere la información (oficina de la cual surge
información).
El uso de las computadoras en el mantenimiento de record y la operación de
sistemas permite un acceso mayor de data para generar informes.
El uso de la tecnología electrónica puede ser una herramienta efectiva para
diseminar información.
La decisión de mover la información y procesos de manual a electrónico
requiere de una evaluación de las necesidades institucionales, la
disponibilidad de acceso a estudiantes y los recursos adecuados.
Matrícula y Funciones Relacionadas
A.
Preparación y Programación de Matrícula




Revisado 04/10/2014
La matrícula es la función esencial de toda oficina de Registraduría. Una
planificación anticipada, tiempo establecido y suficiente comunicación se
requieren para comunicar de manera apropiada el proceso a los estudiantes y a
la comunidad académica.
El proceso de matrícula debe ser comunicado de antemano en el campus
universitario mediante calendario académico. El calendario académico define
todas las fechas del proceso de matrícula.
La programación de matrícula debe ser diseñada con mucha anticipación y de
manera sistemática para que los estudiantes sean informados adecuadamente y
con tiempo de los cursos ofrecidos y así como de los cambios realzados a la
programación de cursos.
El sistema de matrícula debe ser conveniente para los estudiantes y debe
servirle a la comunidad académica tan eficiente como lo permitan los recursos
institucionales y la tecnología disponible.
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B.
Matrícula



C.
Métodos Utilizados en la Matrícula

D.
Deben estar disponibles métodos apropiados en la matrícula para servir mejor
al estudiantado. Actualmente, contamos con el siguiente procedimiento para
estudiantes de bachillerato:
 Consejero Académico recibe información relacionada a la ejecutoria
académica del estudiante.
 Estudiante y Consejero Académico coordinan cita para realizar el
análisis de su expediente académico y solicitar los cursos del próximo
semestre.
 La Oficina de Registraduría otorga los cursos según aplique y verifica
que no existan conflictos de horarios.
 La Oficina de Registraduría envía por correo al estudiante junto a
materiales relacionados a su matrícula.
 Según establecido en el Calendario Académico, el estudiante se
presenta al Conservatorio el día de matrícula, realiza cambios de ser
necesarios y concluye el procedo pagando en Recaudaciones o
entregando los documentos en Asistencia Económica según sea el
caso.
Programación de Cambios

E.
Un sistema de matrícula bien diseñado facilita la orientación individual,
promueve la selección apropiada de cursos y resulta en una mayor satisfacción
estudiantil.
Permite que la institución utilice sus recursos de manera más efectiva.
Los estudiantes deben tener acceso rápido y fácil a la confirmación de las
transacciones de matrícula que realizaron como respuesta al proceso de prematrícula realizado por los estudiantes con sus consejeros.
Cada institución debe diseñar los procesos que permitan a los estudiantes
realizar cambios a su programa de clases en un tiempo adecuado y de manera
eficiente.
 Para bachillerato se separa la primera semana de clases para realizar
los cambios necesarios con el consentimiento de los Consejeros
Académicos.
 Para Programas Especiales se le permite realizar cambios antes de que
realicen los pagos correspondientes según lo permita el calendario.
Matrícula Tardía

Revisado 04/10/2014
La matrícula tardía normalmente se define como la matrícula que ocurre una
vez finaliza el proceso de matrícula según el Calendario Académico. La
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institución debe establecer procedimientos y guías con respecto a las
ramificaciones y consecuencias de matricularse tarde.
IV.
Records Académicos Estudiantiles, Transcripciones y Procesos de Calificaciones
A.
Sistemas y Procesos Relacionados a las Calificaciones


B.
Información de la Matrícula por Curso

C.
Las calificaciones deben ser procesadas de manera rápida y exacta. La mejor
tecnología disponible debe ser utilizada para maximizar eficiencia.
Las calificaciones deben estar disponibles para los estudiantes en un tiempo
que se entienda de rápido acceso.
 La Oficina de Registraduría entrega a los maestros el formulario para
informar las calificaciones.
 Los profesores entregan las calificaciones a la Oficina de Registraduría
según establecido en el calendario.
 La Oficina de Registraduría lleva un control de los profesores que
entregan y va informando al Decanato de Asuntos Académicos.
 Las calificaciones son publicadas de forma electrónica, las cuales
pueden ser accesadas por los estudiantes de forma individual.
La información de matrícula por curso debe estar disponible para estudiantes,
facultad y administradores de manera rápida, efectiva y correcta.
 Con anticipación se prepara la programación del próximo semestre
para que esté disponible en los procesos de pre-matrícula.
Record de Estudiantes/Base de Datos



Revisado 04/10/2014
Una institución debe mantener una base de datos íntegra en la cual la
definición de los elementos de la data va cónsonos con las oficinas que
utilizan y mantienen la data. La data es recopilada y grabada en un principio,
pero debe ser actualizada por varias oficinas o por el estudiante. La
responsabilidad de actualizar ciertos elementos comunes dentro de la data es
definida por la institución.
La información de la base de datos debe estar disponible de manera tal, que
oficinas internas de la institución puedan hacer uso de la información
pertinente para su funcionamiento. Los informes generados de la base de
datos deben estar prontamente disponibles y en el formato requerido para
satisfacer las necesidades administrativas de la institución.
El record académico del estudiante debe ser una parte esencial de la base de
datos. Es un documento interno o electrónico que contiene el historial
académico del estudiante en la institución, además de una lista cronológica,
cuantitativa y cualitativa de las experiencias y logros educativos del
estudiante.
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
D.
Procedimientos para Procesar Transcripciones



E.
La transcripción de créditos debe ser producida dentro de unos procedimientos
que garanticen la seguridad y protección del documento.
Como parte de la autenticidad del documento este debe incluir: sello, firma y
título del oficial que certifica y fecha de la certificación.
El emitir transcripciones es la responsabilidad primaria de la Oficina del
Registrador. De acuerdo con la ley FERPA, las transcripciones sólo pueden
ser emitidas con la autorización apropiada y escrita del estudiante. En toda
solicitud en persona que se realice se debe requerir identificación apropiada.
 Los estudiantes llenan el formulario de solicitud de trascripción en la
Oficina de Registraduría. Realizan el pago en recaudaciones.
 De solicitar una persona que no sea el estudiante se le requiere
autorización escrita.
 Al entregar las transcripciones personalmente se consideran copias de
estudiante.
Calificaciones


F.
Debe quedar establecida una política clara, que determine qué información
tendrán acceso los diferentes oficiales de la institución y del exterior que lo
soliciten. Todo debe estar en conformidad a la ley FERPA.
 El contenido de estas políticas se encuentra en el manual del estudiante
y en el Catálogo Institucional.
El sistema de calificaciones debe estar de manera clara en las publicaciones
apropiadas y en las transcripciones.
La política de traslado de créditos de otras institucionales debe estar
claramente explicada en las publicaciones institucionales.
Manejo y Retención de Expedientes




Revisado 04/10/2014
Sólo un número limitado de documentos que se clasifican como record de
estudiantes tienen una categoría de documentos para archivo permanente. Los
documentos deben ser destruidos sistemáticamente una vez la información
que contengan ya no sea válida ni útil y los requisitos para archivo
permanente hayan sido cumplidos.
La disponibilidad de la data debe estar acondicionada a la necesidad real de
acceso. Toda información que se determine sea relevante debe estar
custodiada dentro de la bóveda, ordenada y accesible para revisión.
Los expedientes académicos (documentos) deben ser mantenidos en un
almacenamiento a prueba de fuego. Copias duplicadas de la información
deben ser almacenadas en un lugar fuera del campus.
La política de retención de documentos que tenga la institución debe estar
conforme a las políticas institucionales y las leyes o regulaciones estatales,
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
V.
nacionales y federales. Estas políticas deben ser revisadas periódicamente y
modificadas según cambien los requerimientos legales.
El record oficial de otra institución no debe ser duplicado ni distribuido por
otras instituciones para una fuente externa.
Certificaciones
A. Certificación de Matrícula

Como custodio del expediente de los estudiantes, el Registrador está en la posición
única de proveer declaraciones y certificaciones que sean requeridas por el estudiante
o agencias externas. Se debe tener sumo cuidado de revelar información no
clasificada como información de directorio, sólo con el consentimiento del estudiante.
B. Certificaciones de Veteranos





VI.
El Oficial a cargo de la certificación es la persona a la cual la institución le delegó la
autoridad de firmar las certificaciones de matrícula y otros documentos relacionados a
los Beneficios Educativos para Veteranos. El oficial a cargo de estas certificaciones
debe estar en la Oficina de Registraduría, la Oficina de Asistencia Económica, la
Oficina de Asuntos de Veteranos u otra oficina apropiada. La responsabilidad
otorgada depende del número de estudiantes que reciben estos beneficios y de la
tradición institucional.
La Oficina de Servicio Educativos de la Administración Federal de Beneficios al
Veterano, es la agencia designada para aprobar o desaprobar los programas
institucionales y los cursos para pago. El Oficial Certificador, y la Oficina de
Servicios Educativos al Veterano trabajan en conjunto para proveer al estudiante de la
asistencia a la que tienen derecho.
El Oficial a cargo de la certificación debe tener un conocimiento completo de las
regulaciones, procedimientos y la política de la Oficina de Servicios Educativos al
Veterano, como de la Administración de Veterano.
El Oficial a cargo de la certificación deberá proveer información sobre certificación,
otros procedimientos y beneficios a todos los estudiantes que sean elegibles. Esto
puede ser por medio de publicaciones, orientaciones y otros medios. El certificador
oficial deberá mantener un inventario de los formularios más utilizados por los
veteranos.
El Oficial Certificador de Veteranos también trabajará en conjunto con las oficinas
estatales de ayuda al Veterano para la implementación y orientación de los servicios
de la Ley 203 y otros beneficios.
Orientación/Cotejo de Requisitos de Graduación/Graduación
A. Orientación Académica

Una orientación académica adecuada al estudiante aumenta la posibilidad de realizar
un progreso académico satisfactorio que lo conduzca a la graduación. La Oficina de
Revisado 04/10/2014
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Registraduría debe estar envuelta en el proceso de orientación académica,
manteniendo una amplia comunicación con los consejeros académicos.
B. Evaluación de Transferidos



En muchas instituciones la evaluación de créditos transferidos es responsabilidad de
la Oficina de Registraduría. Esta función es crucial en el reclutamiento y retención de
los estudiantes.
Los créditos deben ser obtenidos en un tiempo razonable, establecido en las políticas
de la institución.
El resultado de una evaluación de créditos transferidos debe ser comunicado al
estudiante y al consejero académico en la etapa temprana de la planificación de su
programa de clases. Una orientación apropiada y una buena planificación de cursos
dependen de que la información de créditos transferidos sea completa y precisa.
 La Oficina de Registraduría convalida los cursos generales que traen
en las transcripciones oficiales de otras instituciones.
Esta
convalidación se realiza de acuerdo a la política correspondiente.
 Para cursos especializados en música. El estudiante solicita en
Registraduría, la convalidación y presenta prontuario de los cursos que
desea convalidar. Esta documentación es entregada al Decanato de
convalidación si aplica.
 El Decano informa a la Oficina de Registraduría y ésta procede a
realizar la convalidación en el expediente del estudiante.
C. Cotejo de Requisitos de Graduación

Es responsabilidad del estudiante conocer y orientarse sobre los requisitos de
graduación.
 Los Consejeros Académicos orientan a los posibles candidatos a
graduación. De alguno no haber completado el proceso de solicitud de
graduación le ofrecen seguimiento para que así lo hagan.
 Una vez completado los requisitos de graduación el Registrador
presenta al Senado la lista de los candidatos a graduación y certifica
que han completado los requisitos.
 El Senado aprueba a los candidatos a graduación.
D. Proceso de Graduación

Ya que una de las funciones más importante de la Oficina de Registraduría es
certificar los candidatos a graduación, el proceso por el cual se logra la certificación
debe estar estructurado, debe estar definido el tiempo para lograrlo y las
responsabilidades del personal envuelto en el proceso.
 Estudiante entrega solicitud de graduación.
 La Oficina de Registraduría prepara análisis para constatar el
cumplimiento de los requisitos.
 El registrador somete listado al Senado Académico.
Revisado 04/10/2014
Principios Básicos que Rigen la Oficina de Registraduría
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E. Graduación


La ceremonia de graduación es un reconocimiento público del cumplimiento exitoso
de una experiencia universitaria. Para los estudiantes y sus familiares, ésta es una
ceremonia muy significativa y todo esfuerzo debe realizarse para asegurar que los
estudiantes estén informados de antemano de las políticas institucionales y los
procedimientos.
En nuestra institución el proceso de planificación de la ceremonia de graduación lo
lleva a cabo el Comité de graduación presidido por el Decano de Asuntos
Estudiantiles.
F. Diplomas



VII.
Los diplomas representan el cumplimiento exitoso de años de esfuerzo de parte del
estudiante. Deben ser exactos e incluir información vital. Deben ser de apariencia
nítida.
El diploma se entrega en la Oficina de Registraduría y el estudiante firma una hoja de
recibo del mismo.
Si la persona que recibe el diploma no es el estudiante, debe traer autorización escrita.
Información y Apoyo Tecnológico






El Registrador y su personal deben ser líderes en el campo de la información
tecnológica. Estar al día de nuevos productos y sistemas es esencial y no debe
limitarse a sistemas de estudiante, sino a todo lo concerniente al campus.
Esfuerzos eficientes debe realizarse para constantemente buscar formas de introducir
tecnología que realce la eficiencia y aumente la productividad.
Invertir en nueva tecnología, usualmente resulta en aumentar el servicio, la eficiencia
y la conveniencia.
Según la oficina del registrador adopte nueva tecnología, el equipo de trabajo debe ser
adiestrado adecuadamente, proveyéndole conocimientos básicos para entender las
capacidades del sistema, el equipo y la programación, de manera que puedan
responder a preguntas de los usuarios.
Todo sistema debe tener seguridad de data como prioridad máxima y permitir el
acceso a informaciones básicas. Nuestra institución cuenta con una política de
seguridad institucional de los sistemas.
Como parte de la política de seguridad, un plan de contingencia debe quedar
establecido, que permita continuidad en las funciones, servicios y restauración de
record cuando un evento catastrófico ocurra.
Revisado 04/10/2014
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VIII. Aspectos Legales
A. Ferpa


La Ley FERPA (Family Educational Rights and Privacy Act of 1974, según
enmendada) provee a las instituciones un marco para asegurar la privacidad de los
expedientes de los estudiantes y su derecho a acceder su información académica.
El oficial a cargo de la certificación juega un papel importante en el monitoreo de
acuerdo con la provisión de FERPA. Al registrador le es requerido proveer
adiestramiento al equipo de trabajo y puede ser requerido de proveer adiestramiento
similar a la facultad y al personal de otras oficinas.
B. La Enmienda Salomón

La enmienda Salomón (The Military Recruiting and Reserve Officer Training Corps
Program Access to Institucional of Higher Education) prohíbe a las instituciones
denegar a los reclutas militares información de directorios para el propósito de
reclutamiento.
C. Legislación sobre Derecho del Estudiante

La legislación sobre el derecho del estudiante a conocer requiere, que las escuelas que
reciban fondos federales tengan cierta información específica disponible a todos los
estudiantes matriculados y a posibles estudiantes según se requiera.
Fuente de información: AACRAO’S Profesional Development Guidelines for Registrars 2000.
Revisado 04/10/2014