Diseño de un servicio de Diseminación Selectiva de la Información

Título: Diseño de un servicio de Diseminación Selectiva de la
Información en la biblioteca de la Escuela Nacional de Salud Pública.
Title: Design of a service of selective dissemination of the information in the library of
the National Public Health School.
Autores: Lic. Esther Paredes Esponda
Escuela Nacional de Salud Pública
[email protected]
Lic. Naydelín Sánchez Ortega
Universidad Agraria de La Habana
[email protected]
Lic. Naibel Socarrás Fernández
Universidad Central “Martha Abreu”
Resumen
Se refiere el papel de las bibliotecas especializadas en la sociedad actual como
gestoras de la información y el conocimiento y soporte de la investigación científica.
Se hace un acercamiento al concepto y características de la diseminación selectiva
de la información como servicio.
Se propone el diseño de un servicio de
diseminación selectiva de la información a partir del uso de las tecnologías de la
información y la comunicación para los usuarios potenciales internos de la biblioteca
de la Escuela Nacional de Salud Pública.
Palabras clave: Diseño de servicios, Diseminación de la información.
Abstract
It refers to the role of the specialized libraries in the society of our days as the
base of the scientific investigation and providers of information and knowledge. It
is taken a look at the concept and characteristics of the selective dissemination of
the information as a service. A design of a service of selective dissemination is
proposed based on the usage of the technologies of the information and
communication for the potential users of the library
Key words: Service design, Information dissemination,
Introducción
La razón de ser de cualquier unidad de información, ya sea biblioteca especializada,
escolar, pública, universitaria, centro de información u otros,
necesidades
es satisfacer las
de sus usuarios/clientes, y para lograrlo, es válido explorar qué
recursos y servicios son los más adecuados de acuerdo a las características y perfil
de la institución, y sobre todo a qué usuarios está destinado; por lo que hacer un
estudio de usuarios y necesidades de usuarios es imprescindible
cuando nos
planteamos el diseño de productos y servicios de información.
Las bibliotecas especializadas juegan un papel fundamental en la sociedad actual
como protagonistas de la actividad científica, generadoras de información y
conocimientos en una rama específica del saber, brindando a los profesionales los
avances científicos técnicos en esa área del conocimiento. En tal sentido, estas
instituciones deben tener como premisa, la generación de productos y servicios
destinados a enriquecer el potencial cognoscitivo, que garantice el cumplimiento de
los objetivos estratégicos de la organización.
En esta época de información electrónica y
bibliotecas híbridas, lo digital
ha
experimentado un desarrollo tal que eclipsa las potencialidades informativas de la
biblioteca
tradicional,
y
además,
está
sirviendo
de
catalizador
para
su
transformación, y aunque no se descarte la misión de las biblioteca tradicional, de
conservar y preservar la información contenida en sus fondos, hay una clara
tendencia a proyectar diseños enfocados en el uso de las tecnologías.
Facilitar el acceso a la información es una actividad tradicional de toda unidad de
información, y puede ser también un problema o una debilidad de los servicios, que
logra ser detectado
a partir de un estudio de necesidades de usuarios. En el
contexto actual, donde existe un crecimiento acelerado de la información, así como
diversidad de fuentes y medios para su recuperación y representación, se originan
dificultades para su localización y obtención, por lo que se hace necesario que el
profesional de la información asuma el rol de facilitador; de ahí la razón por la que
se propone como Objetivo General diseñar un servicio de diseminación selectiva
de la información para la biblioteca de la ENSAP, para dar cumplimiento al mismo
se derivan los siguientes Objetivos específicos:
2
1. Identificar los referente teórico conceptuales sobre Diseminación Selectiva de
la Información.
2. Determinar los componentes indispensables para el diseño de un servicio de
diseminación selectiva de la información.
3. Proponer el diseño de un servicio de diseminación selectiva de la
información.
Material y Métodos:
En este trabajo se utilizó el análisis documental clásico de las fuentes consultadas
para desarrollar los aspectos teóricos relacionados con la Diseminación Selectiva
de la Información. Se diseñó una encuesta (Anexo 1) para conocer el grado de
satisfacción de las necesidades de información de los usuarios. Se consultaron los
documentos derivados de cada una de las etapas del estudio de usuarios
implementado en la biblioteca.
Desarrollo
I. DISEMINACIÓN SELECTIVA DE LA INFORMACIÓN
El incremento en la producción de información a partir de la Revolución CientíficoTécnica ha dado paso a una gran “explosión de la información”, por lo que es
preocupación de muchos profesionales de diferentes ramas del saber, al considerar
que no pueden leer todas las obras publicadas sobre su especialidad, y lo que es
más difícil aún, consumir la literatura que se produce en ramas afines. 1
La diseminación selectiva de información (DSI) es un procedimiento mediante el
cual se suministra periódicamente a cada usuario o grupo de usuarios las
referencias de los documentos que corresponden a sus intereses cognoscitivos. El
término "diseminación selectiva de información" fue acuñado en 1958 por Hans
Peter Luhn, miembro de la entonces Advance Systems Development Division de la
IBM. A partir de la década de 1960 otros autores como William James Struder,
Judith Holt Conner y P. S. Davison han emitido sus propias definiciones; Barquet
Téllez, en 1996, teniendo como referencia los conceptos de estos tres autores la
definió como “un proceso manual o automatizado o una combinación de ambos, que
proporciona un servicio de carácter personalizado de información, que selecciona
de la nueva literatura la de probable relevancia o pertinencia, independientemente
del formato en que ésta se publique, que disemina información de actualidad y de
acuerdo con necesidades específicas de investigación”.
3
2
Más cerca en el tiempo, sobre todo a partir del 2000, aparecen muchas definiciones
sobre DSI, de autores individuales y también acuñadas por bibliotecas o
asociaciones dedicadas a la actividad de información, y en todos los casos aluden
al uso de la tecnología como medio para dar el servicio en línea, tanto es así, que
existen software gestores para la diseminación selectiva de la información, como
ejemplo se puede mencionar el Really Simple Syndication, o más conocido como
canales RSS, para la distribución e intercambio de contenidos con un uso creciente
en Internet; es un formato de texto, estándar y público, cuyo empleo fundamental
hoy es la entrega de noticias y diversos contenidos por medio de la red en forma
automática.3
Hoy la DSI pasó de ser un servicio
típicamente bibliográfico a un servicio de
información que permite sobre iguales principios recibir información tanto
bibliográfica como a texto completo y que se verá cada vez más enriquecido por
nuevos y poderosos sistemas de diseminación selectivos, imprescindibles en un
mundo donde la información crece constante e indeteniblemente.
De cualquier manera, usada en uno u otro ambiente, mediante el uso de las
Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs) o no, la DSI permite alertar
a los usuarios de la aparición reciente de documentos, de informaciones sobre el
área temática que les interesa y mantenerlos al día. Por tanto, la DSI garantiza una
actualización perpetua de los conocimientos de un usuario o de un grupo de usuario
gracias al envío regular de las referencias bibliográficas más recientes. Se pueden
distinguir dos tipos de DSI: una como conjunto de referencias que responden a un
perfil de un solo usuario, en este caso la diseminación es estrictamente individual,
enfocada a un perfil personalizado; la otra trata el conjunto de listas bibliográficas o
de distribución que corresponden al perfil de interés de un grupo o segmento de
usuarios.
II. SERVICIO DE DISEMINACIÓN SELECTIVA DE LA INFORMACIÓN EN LA
BIBLIOTECA DE LA ESCUELA NACIONAL DE SALUD PÚBLICA.
El diseño de los servicios de información constituye la relación entre lo que supone un
servicio de información y lo que necesita el usuario/cliente”. 4 En la creación y diseño
de un servicio se analizan elementos fundamentales como los recursos de todo tipo:
informativos, humanos, técnicos, financieros y tecnológicos con que cuenta la
institución y además se revelan en él la misión, visión y objetivos. Para diseñar un
4
servicio de información se debe definir el tipo de servicio que se realizará, además de
plantear los objetivos y la meta del mismo. Una vez realizado esto se pasará al diseño
en cuestión del servicio”. 5
El diseño del servicio de DSI para los usuarios potenciales internos de la biblioteca
de la ENSAP partió de un estudio de necesidades de usuarios previamente
realizado, porque este tipo de estudio ayuda a conocer el grado de satisfacción
de estos, su comportamiento y
necesidades de información, así como las
dificultades que pueden presentar en la búsqueda documental u otros servicios de
una Biblioteca o Centro de Información.6
Un efectivo estudio de necesidades de
usuarios permite
planear y proyectar
servicios que respondan a objetivos estratégicos y a la solución de problemáticas
de información, porque aporta elementos no solo sobre los usuarios, sino también
todo lo relacionado sobre la institución u organización, sus características, cultura
organizacional, entorno, recursos humanos, y otros, por tanto los estudios de
usuarios y de necesidades de usuarios ayudan a fortalecer la actividad de gestión
de la información.
DISEÑO DEL SERVICIO
Misión:
Brindar
información
actualizada
sistemáticamente
a
los
usuarios
potenciales internos de la biblioteca de la Escuela Nacional de Salud Pública.
Visión: Los usuarios potenciales de la biblioteca de la ENSAP disponen de un
servicio que los mantiene actualizados sobre todas las novedades que puedan ser
de su interés en materia de información científica.
Objetivos del servicio:
•
Recuperar la información actualizada que se corresponda con los perfiles de
sus usuarios para ponerla a disposición de estos.
•
Diseminar información sistemáticamente a los usuarios potenciales internos.
•
Proveer a los usuarios potenciales de toda la información que requieran en el
cumplimiento de sus misiones.
•
Propiciar la comunicación y el intercambio de la biblioteca con sus usuarios.
Condiciones influyentes
5
Fortalezas
• Se cuenta con conexión a Internet en todas las estaciones de trabajo de los
especialistas así como en el punto de presencia.
•
Facilidades de uso de correo electrónico.
•
Satisfactoria plataforma tecnológica que garantiza la comunicación.
•
Se cuenta con personal calificado con experiencia en la actividad en el sector
salud para garantizar todos los procesos de la información.
•
La institución cuenta con una cultura organizacional favorable para el
desarrollo y fortalecimiento de la actividad de gestión de la información.
Debilidades
• No existe personal encargado de garantizar el buen estado de conservación
de las colecciones.
•
No existe financiamiento para la adquisición de libros en soporte impreso.
•
La asistencia a la biblioteca de los usuarios potenciales internos se ha ido
deprimiendo gradualmente.
Oportunidades
•
Como institución de subordinación nacional del Centro Nacional de Información
de Ciencias Médicas, la biblioteca de la ENSAP forma parte de la red de
bibliotecas de salud de Cuba y puede acceder a todos los recursos y servicios
disponibles para el dominio sld.cu.
•
Posibilidad de integración a la Biblioteca Virtual de Salud.
•
La gestión de la información y el conocimiento es un área de desarrollo
estratégico de la Escuela Nacional de Salud Pública.
•
La Escuela Nacional de Salud Pública es una institución líder en el desarrollo
del Campus Virtual de Salud de Cuba.
•
Facilidades de uso de las plataformas colaborativas (wiki, blog, intranet) que
ofrece Infomed.
•
Servicio de Really Simple Syndication (RSS) a través de Infomed.
Amenazas
• El rápido avance de las tecnologías de la información y las comunicaciones
como reto para los profesionales de la información.
•
Las serias dificultades económicas por las que atraviesa nuestro país
repercute en la escasez de capital financiero para todos los sectores.
6
•
Afectaciones climáticas y medio ambientales sobre las colecciones y recursos
tecnológicos provocadas por la urgente necesidad que tiene el país de
racionalizar el uso de la energía eléctrica.
Beneficios esperados:
•
La información requerida por los profesores e investigadores de la institución
(que constituyen la mayoría de los usuarios potenciales internos) para el
cumplimiento de sus misiones, llegará a ellos de forma más rápida y oportuna.
•
Para los docentes será de gran ayuda tanto para la preparación de sus
conferencias y actualización de los contenidos, como para recomendar la
bibliografía complementaria a los estudiantes con la seguridad de que van a
poder acceder a ella de manera segura.
•
Los investigadores contarán con información de primera mano en el momento
preciso para el desarrollo de sus proyectos de investigación.
•
Los cursantes de cualquier modalidad de postgrado de la escuela
pueden
recibir información de referencia para complementar los contenidos obtenidos
en clases.
Usuarios
•
Profesores
e
investigadores
a
tiempo
completo,
directivos
y
otros
profesionales y técnicos de la Escuela Nacional de Salud Pública.
•
Profesores e investigadores y profesionales en otras funciones adscriptos a la
escuela.
•
Estudiantes de las maestrías, diplomados y otras modalidades de cursos de
postgrado que se imparten en la Institución.
Recursos Humanos
Este es el recurso más importante pues pone a funcionar el resto de los recursos.
Tanto el diseño como la implementación del servicio requieren el desempeño de
especialistas en ciencias de la información, con habilidades en la búsqueda,
recuperación, análisis, procesamiento y diseminación, en correspondencia con los
temas de interés para los usuarios.
La unidad de información debe disponer de al menos 2 trabajadores (especialistas
o técnicos con alto nivel de especialización) para esta actividad. El primer rol o la
primera tarea consiste en monitorear el registro de usuarios (BD que contiene los
7
datos de localización, líneas de investigación y necesidades de información; esta
BD
es
resultado
del
estudio
de
necesidades
y
debe
ser
actualizada
sistemáticamente) para identificar los temas solicitados; estos serán tenidos en
cuenta para la búsqueda y localización de la información, una vez recuperada es
analizada para determinar la confiabilidad y pertinencia del recurso, este vuelve al
especialista que maneja el registro de usuarios, para su posterior diseminación.
Especialista
controla
registro de
Especialista
para
búsqueda y
recuperació
n
usuarios
Especialista
hace análisis
de información
Figura 1: Ciclo de tareas para la DSI.
Recursos materiales y tecnológicos
En la biblioteca se cuenta con una infraestructura adecuada que incluye:
Computadoras disponibles, acceso a Internet, a la intranet, y correo electrónico.
Acceso a bases de datos, sitios y recursos sobre salud pública disponibles en el
dominio sld.cu e Internet.
Espacio de tiempo
El servicio está diseñado para actualizar al usuario semanalmente como máximo
período de tiempo, aunque cuando se disponga de nuevas informaciones, no es
necesario esperar el tiempo reglamentado para hacérselas llegar, algo que es
posible gracias a la inmediatez que imprime el uso de las TICS.
Descripción de los procesos
A partir del registro de usuarios potenciales (Base de Datos de Usuarios) que
contiene datos esenciales de cada uno (identificación, localización, temáticas y
perfiles de interés), el cual se debe actualizar sistemáticamente, los especialistas
cuentan con los elementos que necesitan para monitorear constantemente todos los
posibles ambientes donde localizar y acceder a la información más actualizada, de
sitios confiables y que esté debidamente validada;
8
una vez recuperada, la
información debe ser analizada según criterios de pertinencia para cada usuario
individual o grupos de usuarios para proceder a su diseminación. Se hará uso de
Zotero como herramienta importante para crear, mantener, organizar y dar forma a
referencias bibliográficas o citas de artículos de revista o libros obtenidas como
resultado de las búsquedas en las bases de datos. El uso de este gestor permitirá
almacenar y manipular la información recuperada para su posible reutilización.
El proceso o acción de diseminar podrá hacerse de más de un modo, según sea
ventajoso. Cuando sea personalizada se enviará vía correo electrónico, siempre
que la información cumpla con los parámetros que exige un anexo de correo (peso)
Otra opción es subirla al repositorio digital de la biblioteca para que pueda ser
recuperada, ofrecer el vínculo al usuario vía correo electrónico, o avisar para que
pase a copiarla
en un dispositivo portable. Se usará indistintamente la
comunicación personal, teléfono o correo electrónico. Si se dispone de información
que resulta necesaria para un determinado segmento de usuario, esta se distribuirá
por cualquiera de las variantes antes explicadas según el caso. Cuando se localice
la información, pero no se disponga del texto completo se elaborarán fuentes
secundarias
que
se
distribuirán
por
lista
a
determinados
segmentos
o
individualmente según corresponda. Las nuevas adquisiciones de documentos
impresos de la biblioteca se divulgarán en forma de boletín, en caso de libros, tesis
y folletos con todos los datos bibliográficos y resumen, las publicaciones seriadas
mediante tablas de contenido, todo a través de la página de aviso de la intranet de
la escuela.
Etapas y diagrama de flujo del servicio:
1.
Registro de usuarios potenciales.
2.
Determinación de las necesidades individuales o grupales.
3.
Búsqueda de información.
4.
Recuperación de la información.
5.
Análisis de la información.
6.
Selección de información según usuario o segmento.
7.
Planificación de la entrega
8.
Diseminación selectiva de la información.
9.
Recurso de información.
9
.
2
1
Recurso de
información
BD, sitios y otros
recursos de
información en
salud
3
8
5
7
4
6
Gestor
Zotero
Correo
Intranet
Teléfono
Figura 2: Diagrama de flujo de los procesos.
Retroalimentación
Implementar el servicio no significa que el usuario quede satisfecho con la
información recibida. En este sentido, es necesaria la comunicación constante entre
el gestor de información y los usuarios, que puede ser a través del correo
electrónico o de persona a persona. Este intercambio permitirá conocer la
pertinencia de la información diseminada y mantener actualizada la base de datos
de usuario.
Promoción
La promoción del nuevo servicio se hará antes de su implementación a través de la
página de noticias de la intranet de la ENSAP, ya que la comunicación con el
usuario será constante y directa, por las características propias del servicio.
Conclusiones
•
La puesta en marcha de un servicio de diseminación selectiva de la información
fortalecerá el trabajo de la biblioteca de la Escuela Nacional de Salud Pública en
10
su rol de gestor de información, porque estrechará los vínculos entre los
usuarios y los gestores de información de la biblioteca, permitiendo la atención
personalizada.
•
La retroalimentación usuario/trabajadores de la información derivada de
los servicios de DSI es importante para lograr la satisfacción de los usuarios.
Bibliografía (Según Vancouver)
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investigadores priorizados [serie en Internet]. Acimed 1993 Ene-Abr [citado
Oct
2009
13];
1(1):
[aprox.
3
p.].
Disponible
en:
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script=sci_arttext&pid=S102494351993000100005&lng=es&nrm=iso
2.- Ibáñez González MF. Diseminación Selectiva de la Información. Revista
Mexicana de Medicina Física y Rehabilitación 2000; 12: 35-37
3.- Santovenia Díaz J, Cañedo Andalia R, Rodríguez Perojo K, Martín Díaz O.
Really Simple Syndication: una tecnología para la diseminación selectiva
de la información [serie en Internet]. Acimed 2006 Ene-Feb [citado Oct
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4.-Domínguez Alejo, Z. Diseño de un servicio para la toma de decisiones en la
Casa Matriz de ISLAZUL del sistema cubano de turismo [Tesis]. La
Habana: Universidad de La Habana; 2004.
5.- Setién Quesada E. Servicio de Información. La Habana: Pueblo y
Educación; 1983
11
Anexo 1: Encuesta para conocer la satisfacción de los usuarios con respecto a los servicios.
El presente cuestionario tiene como finalidad obtener información para evaluar los servicios que
prestamos a nuestros usuarios.
Responda por favor los datos solicitados:
NOMBRE Y APELLIDOS: __________________________________________
DEPARTAMENTO DOCENTE AL QUE PERTENECE ____________________
1. LA BIBLIOTECA COMO SATISFACTORA DE NECESIDADES DE INFORMACIÓN
1.1.
Satisface sus necesidades de información cuando hace uso de los
recursos y
servicios de la biblioteca ENSAP.
Sí
1.2.
No
A veces
Causas por las que no satisface sus necesidades de información.
HACE FALTA MÁS INFORMACION
SE REQUIERE DE INFORMACIÓN MÁS ACTUALIZADA
NO HAY INFORMACIÓN SOBRE LOS PERFILES QUE TRABAJO
NO DISPONGO DEL TIEMPO NECESARIO PARA VISITAR LA BIBLIOTECA
NECESITO ATENCIÓN PERSONALIZADA
2. BÚSQUEDA Y OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN
2.1.
Puedo acceder de manera fácil a las bases de datos de la biblioteca
Sí
2.2.
Recibo orientación en el punto de presencia en la búsqueda de información
Sí
2.3.
No
No
A veces
Nunca
¿Cómo es su acceso a los sitios de información sobre Salud Pública?
Fácil
No los localizo
Rápido
Accedo a suficientes sitios
No conozco los sitios sobre Salud Pública
No obtengo lo que busco
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