220-35461 Asunto: Actas de Junta de Socios

220-35461
Asunto: Actas de Junta de Socios - Mayorías
Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 56552, en la cual manifiesta la ocurrencia de
una serie de hechos relacionados con decisiones adoptadas por la junta de socios de una sociedad de
responsabilidad limitada que no fueron aprobadas por unanimidad, aduce que en las actas existen imprecisiones y
omisiones y que se transcriben con días de posterioridad, lesionando el derecho que tiene un socio para adelantar
procesos de impugnación y con base en ello consulta lo siguiente:
"1 Solicito se me indique si la Junta de Socios tiene la potestad de impedir a uno de los socios la
grabación de lo ocurrido en la Junta de Socios, máxime teniendo en cuenta que es el único medio
probatorio certero que posee las minorías, contra el abuso de las mayorías en Juntas de Socios o
Asambleas".
"2 Si existe algún mecanismo para proteger al ENTE ECONOMICO del abuso de las mayorías, cuando se
realizan Juntas de Socios".
Sobre el particular, partiendo de la base que se desconocen las mayorías que gobiernan a la sociedad, es pertinente
anotar en relación con los supuestos de hecho 2 y 3, que de acuerdo con los artículos 182 y 186 en concordancia
con el 359 del Código de Comercio, reunida la junta de socios conforme a lo prescrito en las leyes y en los
estatutos, en cuanto a convocación y quórum, para la toma de decisiones, basta el voto favorable de la mayoría
establecida para cada caso en particular sin que se requiera necesariamente la unanimidad, salvo que la
normatividad legal lo permita y así se encuentre consagrado en los estatutos sociales.
Respecto a la elaboración de las actas de junta de socios, es claro que en ellas debe quedar consignado con suma
fidelidad lo tratado en las reuniones pertinentes. Al respecto esta superintendencia ha expresado lo siguiente:
"El artículo 189 del Código de Comercio prescribe que "Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se
harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las o por las personas que se designen en la reunión para tal
efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma.
Por su parte, el artículo 195 ibídem, establece la obligación para la sociedad de llevar un libro de actas,
debidamente registrado "en el que se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la Asamblea o
de la junta de socios" a su vez que el artículo 431 ídem., ordena que lo ocurrido en tales reuniones se hará constar
en el libro mencionado
De acuerdo con las normas legales invocadas, es claro entonces la obligación y necesidad de que de los hechos
sucedidos en una reunión del órgano rector y por consiguiente de las decisiones allí adoptadas debe dejarse
constancia en un acta, entendiendo por ésta al tenor del Diccionario de la Real Academia Española, como el
documento que contiene la "relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta".
El acta es entonces un medio a través del cual, en principio puede probarse lo ocurrido en una reunión de la
Asamblea o Junta de Socios y por lo tanto el documento mediante el cual puede exigirse el cumplimiento de
obligaciones por parte de la sociedad, de los socios o de los administradores.
Siendo ello así, el legislador ha señalado ciertas formalidades para tales documentos con el fin de dotarlos de
idoneidad para servir de medio probatorio suficiente, formalidades sin las cuales los mismos no alcanzan la plenitud
de su valor y por lo tanto los hechos allí narrados no pueden entenderse suficientemente probados.
Respecto a la elaboración de los documentos referidos, sea de anotar que en la legislación mercantil y
especialmente en lo aplicable al régimen de sociedades, no existe disposición alguna sobre dicho asunto. Por lo cual,
corresponde a la libre decisión del Máximo Organo Social atribuir tal función a la persona o personas que ella
determine, salvo que en los estatutos sociales exista regulación al respecto y en la misma esté previamente
establecido a quien corresponde el referido encargo, caso en el cual debe procederse de conformidad.
Si en los estatutos no existe previsión sobre ello, ni la asamblea o junta toma determinación alguna sobre el
particular, tal asunto corresponderá a la persona que hubiere actuado como secretario en la reunión respectiva,
pues es dicha función la que principalmente le esta señalada al nombrado funcionario según la costumbre no solo
mercantil sino general.
Ahora bien, si habiéndose designado por parte del Máximo Organo Social la persona que debe elaborar el acta, y
ésta no cumple el encargo correspondiente o lo hace deficientemente, se puede ante tal circunstancia y dada la falta
de regulación legal y seguramente estatutaria, acudir a la persona que hubiere actuado como secretario en la
reunión pertinente para que ésta proceda a la elaboración del documento señalado y, en defecto de la misma, no
existiría óbice legal alguno para que cualquiera de quienes hubiesen asistido a la reunión respectiva se haga cargo
de dicha elaboración.
Es de resaltar que la elaboración del acta por si misma no es un hecho transcendental para la eficacia probatoria de
dicho documento pues ésta, como lo vimos, se logra una vez cumplidas las formalidades mencionadas, una de las
cuales consiste en la aprobación del acta por parte del mismo Organo Rector o de las personas que él designe para
tal efecto y que precisamente implica el asentimiento acerca de la certeza del acta por parte del mismo Organo
Rector o de las personas que él designe para tal efecto, de manera que si elaborado el documento éste presenta
deficientemente lo ocurrido, la junta de socios o la asamblea o las personas designadas puedan abstenerse de
aprobarlo y ordenar las correcciones pertinentes" (Doctrinas y Conceptos Jurídicos 1995– Superintendencia de
Sociedades, pagina 79 y 80).
Visto lo anterior, con relación a sus interrogantes cabe manifestar lo siguiente:
RESPUESTA AL PRIMER INTERROGANTE:
En rigor dentro de las disposiciones legales, no existe norma alguna que expresamente imponga a la junta de socios
de una compañía, el deber de permitir la grabación de lo ocurrido en una reunión del máximo órgano social cuando
esa solicitud la presenten los asociados.
Ahora bien, no obstante, es preciso señalar que los asociados gozan del derecho de inspección en los términos del
artículo 369 del Código de Comercio, en concordancia con el artículo 48 de la Ley 222 de 1995 y que éste bajo
ninguna circunstancia puede ser menoscabado; dentro de él se encuentra un derecho indiscutible situado por el
legislador en cabeza de los socios, cual es el de solicitar y obtener copia de las actas de reuniones de la junta de
socios con el fin de que ellos, por ejemplo, puedan impugnar las decisiones adoptadas por el máximo órgano
(artículo 191 del estatuto mercantil) para cuyo trámite se requiere tener copia autentica del citado documento.
Igualmente en lo relacionado con las reformas, el paragrafo del artículo 166 ejusdem, establece que "Entre los
socios podrá probarse la reforma con la sola copia debidamente expedida del acuerdo o acta en que conste dicha
reforma y su adopción. Del mismo modo podrá probarse la reforma para obligar a los administradores a cumplir las
formalidades de la escritura y el registro".
Vistas las normas anteriores, se reitera que no existe norma alguna que obligue a la junta de socios a autorizar la
grabación de lo ocurrido en las reuniones del citado órgano, por lo que este Despacho considera que es meramente
potestativo del órgano social, autorizar o no a los asociados que así lo soliciten grabar lo ocurrido en las sesiones
que nos ocupan.
RESPUESTA AL SEGUNDO INTERROGANTE:
Es preciso realizar las siguientes consideraciones de carácter general, respecto a la forma como actúan las mayorías
en las sociedades de responsabilidad limitada:
1.- Conforme al citado artículo 359 del Código de Comercio "En la junta de ocios cada uno tendrá tantos votos
cuantas cuotas posea en la compañía. Las decisiones de la junta de socios se tomarán por un número plural de
socios que represente la mayoría absoluta de las cuotas en que se halle dividido el capital de la compañía".
"En los estatutos podrá estipularse que en lugar de la absoluta se requerirá una mayoría decisoría superior".
2.- Respecto de las reformas estatutarias, las mismas deberán ser aprobadas por el voto favorable de un número
plural de asociados que represente por lo menos el setenta (70%) por ciento de las cuotas en que se halle dividido
el capital social, salvo que en los estatutos se haya pactado una mayoría superior, según lo consagrado en el
artículo 360 ibídem.
3.- Valga anotar que por regla general, el quórum en la junta de socios se integra con la mayoría absoluta de las
cuotas sociales en que se halle dividido el capital social, salvo que en los estatutos se hubiere pactado una mayoría
decisoria superior
4.- Tenemos como entonces, es claro que por regla general las decisiones se adoptan teniendo en cuenta única y
exclusivamente el número de cuotas que posean los asociados, quienes al ser titulares de un numero considerable
de las cuotas en que se divide el capital social y por ende constituir mayoría dentro del mismo, pueden tomar las
decisiones que sean competencia del máximo órgano social, en tal sentido el artículo 188 ibidem establece que las
decisiones adoptadas con el número de votos previstos en los estatutos o en la leyes obligarán a todos los socios,
aún a los ausente o disidentes, siempre que tengan carácter general y que se ajusten a las leyes y los estatutos.
Ahora bien, lo anterior no obsta, claro está, para que los asociados si consideran que los derechos que la ley les
confiere, les han sido vulnerados o estiman que las decisiones adoptadas por el máximo órgano, van en contravía
de sus intereses o son violatorias de directrices legales o estatutarias, procedan a la impugnación de las mismas
ante la justicia ordinaria (artículo 191 del Código de Comercio). En el caso de impugnación de actos o decisiones del
máximo órgano de sociedades vigiladas por esta superintendencia, éstas podrán adelantarse mediante el proceso
verbal sumario ante la misma entidad (artículo 137 de la ley 446 de 1998).