El ser humano es el único animal capaz de hacer fuego

CAPÍTULO 1
EL ESTUDIO DE GRADO DE RIESGO EN LOS ARCHIVOS
Este primer capítulo está enfocado a las generalidades del Estudio de Grado de
Riesgo, así como a la previsión de incendios. Dentro del mismo se tratan algunos
artículos de la legislación sobre el tema.
De igual forma se presentan temas de la prevención, protección y combate contra los
incendios, los señalamientos y códigos de colores para identificar las instalaciones,
así como las razones para la conservación de los documentos y por ende cuales son
los que deben tener mayor protección.
1.1 ¿Qué es un estudio de grado de riesgo?
Para empezar este trabajo, me parece muy importante hacer la diferencia entre los
términos “Prevención y Previsión”, porque la investigación se enfoca al segundo.
Aún cuando pareciera que las dos palabras refieren a lo mismo, el Glosario de
Términos de Protección Civil, las define de la siguiente manera:
“PREVENCIÓN: Uno de los objetivos básicos de la protección civil, se traduce en un
conjunto de disposiciones y medidas anticipadas cuya finalidad estriba en impedir o
disminuir los efectos que se producen con motivo de la ocurrencia de calamidades.
Esto, entre otras acciones, se realiza a través del monitoreo y vigilancia de los
agentes perturbadores y de la identificación de las zonas vulnerables del sistema
afectable (población y entorno), con la idea de prever los posibles riesgos o
consecuencias para establecer mecanismos y realizar acciones que permitan evitar o
mitigar los efectos destructivos.
1
PREVISIÓN: Acción que se emprende para conocer la cantidad y la calidad de los
recursos de que se dispone, con el objetivo de establecer las medidas necesarias que
permitan su uso racional en la atención de las contingencias.” 1
En general, la Prevención es antes de y la Previsión es con lo que se cuenta para
solventar un problema.
La regulación de la Seguridad de los trabajadores esta contemplada en la
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Leyes Federales como la Ley
Federal del Trabajo, Ley del IMSS, Ley del ISSSTE, Reglamento Federal de
Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo, Reglamentos de las leyes
mencionadas y Normas Oficiales Mexicanas. Entre ellas se destaca el uso adecuado
de equipo, materiales, señalamientos y medidas preventivas, en miras de contar con
las condiciones mínimas adecuadas para el personal que labora dentro de cada
institución en el país.
De acuerdo con la legislación anterior, todas las empresas, oficinas y centros de
trabajo deben contar con un reglamento o medidas de seguridad que proporcione al
empleado la confianza de que esta laborando en un lugar el cual le ofrece un bien
laboral y no esta poniendo en riesgo tanto su integridad física como emocional. Por lo
cual es indispensable que las instalaciones en general sean seguras y sólo se logra si
se le da la importancia requerida.
Para abordar el tema la pregunta es ¿Qué es un Estudio de Grado de Riesgo?
El Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo de 2001,
menciona en su artículo 28 que para prevenir incendios, el patrón esta obligado a
elaborar un estudio para determinar el grado de riesgo.
1
SECRETARÍA DE GOBERNACIÓN. Glosario de Términos de protección civil. [En línea] México: disponible en
http://www.proteccioncivil.gob.mx/upLoad/Publicaciones/Terminos.pdf (Consultado el 21-01-2006)
2
Así también el Reglamento de Construcciones para el Distrito Federal de 2004, en su
artículo 90 dice que las edificaciones se clasifican en riesgo alto, medio o bajo
de acuerdo a sus dimensiones uso y ocupación.
En cuestiones de Archivonomía el Estudio de Grado de Riesgo que en lo posterior
será EGR, lo defino como:
El análisis sistemático para la previsión de un posible siniestro de incendio que
pueda ocurrir en un Archivo, el cual incluye las medidas necesarias para la
ubicación de alarmas, extintores, salidas de emergencia y rutas de evacuación.
Es importante considerar que el equipo de seguridad sea adecuado y suficiente para
contrarrestar los agentes perturbadores y su impacto con las instalaciones.
Un Estudio de Grado de Riesgo sugiere no esperar a que ocurra el siniestro. Es un
análisis preventivo, tomando en consideración las recomendaciones indicadas en el
mismo.
Una de las principales recomendaciones que se debe hacer al personal al ingresar a
laborar a una institución, es conocer el lugar donde está ubicado, los niveles
estructurales con los que cuenta el edificio, la distribución, las salidas de emergencia,
como se encuentran destinados los pasillos y si estos últimos son de distancia
suficiente para la libre circulación de acuerdo al número de empleados que transita
continuamente, estas acciones tienen el objetivo de un desalojo ágil de las
instalaciones en caso de ser necesario.
El EGR, como su nombre lo indica nos muestra el Grado de Riesgo que cada
institución o archivo tiene de acuerdo a sus empleados, los principales riesgos que se
corren de acuerdo a la actividad que en ella se desarrolla y al medio que le rodea. El
Estudio es realizado por medio de visitas-inspecciones al lugar de trabajo, de esta
forma se lleva a cabo el análisis y la supervisión visual.
3
1.2 Importancia de la seguridad en las instituciones y en los archivos
Para las edificaciones en general el Reglamento de construcciones para el Distrito
Federal de 2004, determina en el artículo 90 lo siguiente:
“Para efectos de este Capítulo, las edificaciones se clasifican en función al grado de
riesgo de incendio de acuerdo con sus dimensiones, uso y ocupación, en: riesgos
bajo, medio y alto, de conformidad con lo que se establece en las Normas.” 2
También los artículos 91, 92, 97 y 99 tratan sobre diversos temas relacionados a la
evacuación de los usuarios, la distancia que una persona deberá recorrer desde el
interior de edificio a la vía pública. Así mismo sobre escaleras o rampas peatonales
que comuniquen todos los niveles del edificio y a su vez las edificaciones de riego
alto deberán contar con una ruta de evacuación adicional con el fin de lograr un
desalojo más ágil.
La importancia del Estudio de Grado de Riesgo en las instituciones, radica en la
limpieza, la disciplina, el orden, el mantenimiento, en relación con la seguridad contra
incendios, lo cual abarca cualquier tipo de local o edificación, de esta forma es que
debemos entender a los archivos como si fueran una institución en su interior, la cual
vamos a conocer que situaciones o actividades pueden generar accidentes para el
personal y para el inmueble.
El Estudio de Grado de Riesgo, es importante no solamente en los archivos, sino en
todas las áreas ya que garantiza la estancia y seguridad, incluso se puede decir que
permite un mejor desarrollo de las actividades que el personal ejecuta.
Cuando existen condiciones adecuadas y entrenamiento en cuanto a higiene y
seguridad, dentro de una institución el riesgo disminuye.
2
Reglamento
de
Construcciones
para
el
Distrito
Federal
[En
línea].
Disponible
en
http://www.df.gob.mx/leyes/normatividad.html?materia=1&apartado=2&disp=377 D.F. México (Consultado 25 -03- 2005)
4
Las instituciones que demuestran poco interés en las medidas de seguridad, puede
provocar un clima de trabajo poco favorable e incluso de baja calidad. Es importante
que se invierta tiempo y dinero en las instalaciones y en equipo para la prevención y
previsión de incendios.
Con referencia a los archivos en nuestro país, existe una diversa variedad de ellos,
podemos encontrar aquellos muy bien cuidados con medidas de seguridad
adecuadas e incluso con personal capacitado en protección civil, esto tiene que ver
con la conciencia que cada organismo tenga de la importancia de su documentación
que es generada dentro del desarrollo de sus actividades.
Lo anterior sucede en las instituciones que se preocupan, les interesan y saben que
los documentos son importantes para el crecimiento de la misma, por ello deciden
que su conservación sea la idónea, porque les generan ganancias y es importante
mantenerlos en buen estado, así como otros que por su valor histórico es necesario
conservar.
Desafortunadamente esto no ocurre en todos los archivos pues también se
encuentran aquellos que solo significan una carga para la institución y son los últimos
en recibir mejoras, se piensa que no son necesarios y solamente constituirán un peso
para la empresa que los mantiene, solo por el hecho de cumplir con una disposición
(en ocasiones de tipo fiscal, legal, por ser el origen de la empresa o por no saber que
hacer con ellos). Con este tipo de acervos se debe tener mucho cuidado pueden
crecer tanto y terminar convirtiéndose en un área complicada para las personas que
en ellos labora o llegan a utilizarlos.
Un aspecto importante del Estudio de Grado de Riesgo, es que puede ser aplicado a
todo tipo de archivo, ya sea de trámite, concentración o histórico, el tamaño no
importa, si es grande el Estudio será más complejo. Se ubicaran las áreas que lo
componen, así como las condiciones necesarias en cuanto a seguridad, sus pasillos,
los extintores, rutas de evacuación, señalización, etc.
5
1.3 El riesgo de incendio
Los incendios son siniestros que pueden ocurrir en cualquier lugar y momento, el
descuido humano es una de las causas que los originan, de igual forma la negligencia
o el actuar con dolo, son factores latentes de un riesgo de incendio.
Para minimizar tales situaciones, es importante considerar: la previsión, protección y
el combate contra los incendios.
La autora, Blanca Castro de Badillo, dice que la integridad de los documentos se
pone en riesgo por factores naturales o por los ocasionados por el hombre, entre una
serie de peligros está el fuego.
“Existe un número de peligros potenciales en cuanto a la seguridad de los
documentos; no obstante, el peligro mayor es la destrucción por fuego, agua o
sustancias químicas usadas para contener el fuego. Cada año en oficinas y edificios
educativos ocurren más de 25,000 fuegos; los daños exceden $100 millones [de
dólares]. El costo de las pérdidas por fuego ha ido aumentando cada año, por lo
tanto, las perdidas por fuego son criticas.” 3
Los daños que ocasionan los incendios dan como resultado un alto costo económico
y un riesgo en vidas humanas en cualquier lugar.
3
CASTRO DE BADILLO, Blanca, et. al. Administración de documentos: recurso de información. Illinois US. Scout Foresman
and Co. 1989. p. 580
6
1.3.1 Previsión, protección y combate contra incendios
El objetivo del Estudio es prevenir riesgos de incendios en el centro laboral.
En toda empresa existen archivos, instalaciones, bodegas o almacenes que pueden
estar en malas condiciones o mal ubicados y pueden ser el origen de un siniestro.
La previsión, protección y combate contra incendios están fundamentados en el
capítulo segundo del Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente
de Trabajo en los artículos 26, 27 y 28 los cuales mencionan de forma general, lo
siguiente:
1. Los centros laborales deberán contar medidas de prevención y protección, así
como sistemas y equipos para combatir incendios de acuerdo a tipo y grado de riesgo
de acuerdo a la actividad que en el se realiza.
2. Los centros laborales en los cuales su actividad implique un riesgo de incendio o
explosión como consecuencia del material que utilizan para desarrollar su trabajo
deberán estar construidos y controlados de acuerdo al riesgo que esto implique.
Cabe aclarar que los archivos no representan un riesgo de explosión, solo que es
importante considerar esta recomendación debido a que existen algunos de estos
centros que son utilizados como almacenes o bodegas de materiales ajenos como
son solventes y pinturas, químicos, etc.
3. Los patrones de los centros laborales están obligados a elaborar estudios que
determinen el grado de riego de incendio de acuerdo a la materia prima o desechos
que utilizan así como contar con los sistemas de detección y extinción de incendios
7
elaborar programas de seguridad, contar con señalización y prácticas cuando menos
una vez al año de simulacros de incendios en el centro laborar. 4
El EGR se enfoca a cualquier área física con la intención de saber e identificar que no
representan peligro, pero en particular a las que impliquen riesgo latente de incendio,
esto se hace mediante una supervisión adecuada del lugar de trabajo.
Es importante que dentro de cada institución exista una comisión de Seguridad, la
cual deberá realizar inspecciones a las instalaciones para ubicar cualquier
desperfecto que pudiera existir dentro de la misma. La comisión hará sus recorridos
mensualmente, supervisando además que se de mantenimiento preventivo a las
instalaciones eléctricas, sanitarias, hidráulicas, etc., a fin de no tener incidentes y
accidentes laborales.
Los puntos anteriores deben ser desarrollados en los cursos de higiene y seguridad;
además para los incendios es conveniente la capacitación en el uso y manejo de
equipo (extintores), simulacros a través de salidas ordenadas. Estas se realizarán de
acuerdo a las condiciones de la institución, contando para ello con profesionales en el
área.
Los
pasillos
y
corredores
deben
considerarse
prioritarios,
permaneciendo
debidamente despejados y ser lo suficientemente amplios para el desalojo del
personal existente dentro de la institución.
En cuanto al inmueble debe contar con las señalizaciones correspondientes de
seguridad, para conducir a los empleados a un área fuera de peligro. En caso de
siniestro (incendio) el personal
seguirá las indicaciones del plan de evacuación
previamente realizado por la Comisión de Seguridad la cual estará integrada por
empleados de la institución, que recibirán capacitación constantemente.
4
Reglamento Federal de seguridad, higiene y medio ambiente de trabajo. En leyes comentadas sobre trabajo. Comentarios de
Trueba Urbina Alberto y Trueba Barrera Jorge. 82ª ed. México. Porrúa 2001. p. 696
8
1.3.2 Los señalamientos y colores
Todo el personal aun no siendo de la Comisión de Seguridad de la institución, debe
estar preparado (conocer las rutas de evacuación, los colores que indican peligro,
saber lo que sugiere el plan de contingencia, ser ordenado, identificar las áreas
restringidas, etc.). Cuando el incidente ocurre se corre el riesgo de contraer algún
accidente, por ello son importantes las campañas permanentes de simulacros,
conocer los señalamientos, saber donde se encuentran los extintores para salvar no
solo a los documentos, sino lo más importante: la vida humana.
Los señalamientos de acuerdo con la NOM-003-SEGOB/2002 Señales y avisos
para protección civil.- Colores, Formas y símbolos a utilizar, están identificados
según lo que se pretenda identificar. A continuación se ejemplifican algunos de ellos:
9
SEÑALES INFORMATIVAS
Dirección de una ruta de evacuación en el sentido
requerido
Ubicación de una salida de emergencia
Ubicación del punto de reunión o zona de conteo
Zona de seguridad
Ubicación de una escalera de emergencia
10
SEÑALES INFORMATIVAS DE EMERGENCIA
Ubicación de un hidrante
Ubicación de un extintor
Ubicación de un dispositivo de activación de alarma
SEÑALES DE PRECAUCIÓN
Precaución, sustancia tóxica
Advertencia de riesgo eléctrico
Precaución, materiales inflamables o combustibles
11
SEÑALES PROHIBITIVAS Y RESTRICTIVAS
Prohibido fumar
No encender fuego
No utilizar en sismo o incendio
Prohibido el paso
12
Los colores de los señalamientos, también se identifican de acuerdo a lo dispuesto
por la Norma con las siguientes tablas:
Tabla 1
Colores de seguridad y su significado
COLOR DE SEGURIDAD
SIGNIFICADO
Alto
Prohibición
ROJO
Identifica equipo contra incendio
Precaución
AMARILLO
Riesgo
Condición segura
VERDE
Primeros auxilios
Obligación
AZUL
Información
Fuente: NOM-003-SEGOB/2002 Señales y avisos para protección civil.- Colores, formas y símbolos a
utilizar.
Tabla 2
Asignación de color de contraste, según color de seguridad
COLOR DE SEGURIDAD
COLOR CONTRASTE
ROJO
Blanco
AMARILLO
Negro
Magenta
VERDE
Blanco
AZUL
Blanco
Fuente: NOM-003-SEGOB/2002 Señales y avisos para protección civil.- Colores, formas y símbolos a
utilizar.
13
La misma Norma señala las formas geométricas que los señalamientos deben tener:
Tabla 3
Asignación de formas geométricas según tipo de señalamiento y su significado
SEÑAL DE
Información
FORMA GEOMETRICA
SIGNIFICADO
Proporciona
Información
Prevención
Advierte de un peligro
Prohibición
Prohibición de una acción
susceptible de riesgo
Obligación
Prescripción de una acción
determinada
Fuente: NOM-003-SEGOB/2002 Señales y avisos para protección civil.- Colores, formas y símbolos a
utilizar.
14
Por lo general, las causas de los incendios en las instituciones son por exposiciones
de combustibles a una fuente de calor, por accidentes, negligencia o mala fe.
Algunas de las fuentes más comunes de calor y de combustible que provocan los
incendios son: los fumadores, el equipo eléctrico en malas condiciones, la quema de
materiales, los líquidos inflamables, las igniciones espontáneas y las explosiones.
Dichas fuentes de calor suelen ser muy peligrosas y por ello la empresa debe dar a
conocer las condiciones con las que trabaja el personal y también capacitarlo en
caso de laborar cerca de departamentos o equipos peligrosos.
1.4 El riesgo de incendio en los archivos
Para iniciar este apartado me pareció importante citar y comentar algunas
definiciones que los autores en Archivística han hecho sobre los archivos.
Bruno Delmas menciona que principalmente los países en desarrollo –como es
nuestro caso– se crean más instituciones para afrontar los problemas que el mismo
crecimiento de la nación impera, lo que ocasiona más archivos.
“A esta carga difícilmente reducible de la economía nacional vienen a añadirse los
problemas internos de administración que suscita su rápido crecimiento: costo
creciente de la constitución de expedientes y dominio cada vez menor en la gestión
de éstos.” 5
Lo que menciona el autor, en nuestro país es una realidad, la cual se ha agudizado.
Para solucionar un trámite se han creado tantos formatos y lo que comúnmente se le
llama “papeleo”, además del involucramiento de varias instancias públicas, que la
generación de documentos se multiplica, no sólo para la persona que lo realiza, sino
5
DELMAS, Bruno. La planificación de las infraestructuras nacionales de archivos. México. AGN. 1986. p. 13
15
que en los archivos de las dependencias se crean expedientes similares, aunado la
falta de tratamiento o procesos que impliquen el adecuado manejo documental, da pie
a un crecimiento mayúsculo al volumen documental, en ocasiones casi incontrolable.
Bien comenta Elio Lodolini, que los archivos nacen espontáneamente de una
actividad práctica, administrativa, jurídica “…está constituido por un conjunto de
documentos, unidos entre sí recíprocamente por un vinculo original, necesario y
determinado, por el que cada documento condiciona los demás y es por los demás
condicionado.” 6
La conceptualización de las personas que no están relacionadas con los archivos,
refiere Antonia Heredia, es de sótanos, suciedad, amontonamiento, desorden,
oscuridad, que de alguna forma los relacionan con los documentos 7 . Cuando
pareciera fuera de la realidad estos términos poco gratos, sucede en muchas
instituciones, por considerarlos sin utilidad.
El autor
Ramón Alberch Fugueras, dice que “un archivo está formado por los
documentos que produce y recibe un individuo, una familia, una empresa o un
organismo público en el ejercicio de sus actividades… Si nos fijamos en las Administraciones Públicas, son el paradigma de la producción de documentos y de
grandes archivos porque han de dejar constancia documentada de todas y cada una
de sus actuaciones.” 8
Como lo que mencionan los autores citados, por lo general las instituciones, por su
actividad generan grandes cantidades de documentos y principalmente papel. En su
totalidad y concentrados en un solo lugar constituye un riesgo si no se toman las
medidas pertinentes para su seguridad.
6
LODOLINI, Elio. Archivística: Principios y problemas. Madrid. ANABAD 1993. p. 24
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General: teoría y práctica. 7ª ed. Diputación provincial de Sevilla 1995. p. 87
8
ALBERCH FUGUERAS, Ramón. ¡Archivese! Los documentos del poder, el poder de los documentos. Madrid. Comunicación
Alianza 1999. p. 10
7
16
En todos los archivos se corre el riesgo de sufrir un accidente debido al papel y otros
materiales que se utilizan, por ello es importante contar con las medidas necesarias
en cuanto a almacenamiento, uso y control de los documentos.
El autor Abrahan Janania menciona que:
“Los documentos deben ser archivados sólo en archivos metálicos papeles que se
consideran de valor permanente deben depositarse por la noche en caja de hierro o
armario de acero a prueba de incendios o bien en cámaras de seguridad o tesoros.
Los espacios dedicados a los archivos y papeles deben contener un mínimo posible
de materiales combustibles, tales como alfombras, estantes de madera y molduras
arquitectónicas; estos compartimientos deben estar protegidos por el sistema de
rociadores automáticos (sprinklers) si es posible.” 9
Aún cuando la percepción que el autor tiene sobre los archivos es muy limitada por la
diversidad y condiciones en la que los mismos se encuentran, de forma general es
importante lo que menciona.
Al considerar la seguridad de los archivos, deben analizarse los siguientes puntos:
¾
El grado de exposición en relación a las actividades desarrolladas en el
entorno, es decir, la posibilidad de que los archivos se vean afectados por un incendio
que se origine fuera del lugar de su ubicación, factores externos que pudieran afectar
los recintos, como son bodegas o almacenes cercanos.
¾
El volumen de los documentos y el grado de organización que presentan.
¾
El grado y tipo de daño que se puede sufrir en un incendio, por los efectos de
fuego (calor, humo, vapores, etc.) y por los trabajos de extinción (principalmente el
causado por el agua lanzada por las mangueras, así como el desorden y destrucción
física causado por las actividades de los bomberos).
9
JANANIA, Abrahan. Manual de Seguridad e Higiene Industrial. México. Noriega editores 1997. p. 172
17
Un estudio de grado de riesgo debe ser imparcial y no discriminativo, esto es en el
sentido que se debe aplicar a cualquier tipo de archivo, bibliotecas, centros
documentales y cualquier centro de trabajo, ya que ningún lugar está exento de un
siniestro.
1.5 Los documentos de archivo
El valor de ciertos documentos irremplazables requiere la adopción de medidas
especiales de protección, por ejemplo a través del resguardo en bóvedas.
Los programas de protección de archivos deben estar basados en un adecuado
control, ordenación y organización. Esto implica que existan los instrumentos
necesarios en donde se determine el tipo, clasificación, descripción, volumen, ritmo
de crecimiento, su situación de uso y de características según su importancia (cabe
aclarar que las mismas se realizan de acuerdo a las medidas de seguridad, uso e
importancia que cada institución le da a los documentos que genera, los cuales han
sido previamente valorados).
Es frecuente que en las instituciones del sector privado, no exista una clara diferencia
del archivo de trámite, concentración e histórico, pero lo que si es claro es que en
conjunto, los documentos los podemos diferenciar como mas adelante se desglosa,
es necesario mencionar que también dependerá del giro de la institución a la cual se
le aplique el Estudio.
El ciclo vital del documento como teoría, determina tres fases de la documentación, lo
que se ha traducido como un estudio en un tipo de archivo, llamase trámite,
concentración e histórico.
Pues bien, los diferentes tipos de documentos que de forma general
podemos
encontrar en un archivo independientemente de sus fases, son:
18
1. Documentos de Origen y documentos Legales
2. Documentos de Trabajo Ordinario
3. Documentos Inactivos para la administración y el almacenamiento en masa
1.5.1 Documentos de origen institucional y los documentos legales
Como su nombre lo indica, los documentos de origen son los cimientos de la
organización de una colectividad establecida. Proporcionan la constancia directa de la
situación jurídica o legal de las personas sean físicas o morales, de la propiedad y de
obligaciones adquiridas.
En cuanto a los documentos legales algunos de estos son irremplazables, los demás
se pueden reproducir a partir de sus fuentes originales, como ejemplo pueden ser:
acta constitutiva, poderes notariales, actas protocolizadas, demandas, pruebas de
algún juicio, resoluciones de autoridades judiciales o fiscales, actas de auditorias,
etc.
1.5.2 Documentos de trabajo ordinario
A consideración personal, los documentos de trabajo ordinario son aquellos que más
genera la institución de acuerdo a su giro. Por ejemplo, para archivos o instituciones
que se dedican a lo jurídico se convierten en ordinarios los documentos generados
por estos y por el uso constante de los mismos. Otro ejemplo puede ser un hospital
médico, sus documentos ordinarios son los expedientes clínicos.
La pérdida de estos documentos puede causar inconvenientes temporales, pero no
presentan desventajas graves, siempre y cuando se encuentren bien clasificados y
ordenados en el área que se les designó, ya que su información generalmente se
19
encuentra relacionada con la de otras áreas de la institución e incluso con instancias
públicas.
1.5.3 Documentos inactivos y el almacenamiento en masa
Son todos aquellos que no cuentan con un valor actual, es decir, que su plazo de
conservación ha concluido y pueden ser eliminados o conservados de acuerdo a la
valoración realizada y las disposiciones legales que existen a este respecto, así como
políticas sobre documentación de la institución.
El almacenamiento representa un riesgo de incendio por si solo. La expresión en
masa, se designa a cualquier conjunto de documentos de dimensión importante, es
decir, que no pueda ser controlada fácilmente, la cual no se encuentra organizada, ni
conservada de forma adecuada. La característica general es que esta apilada, en
paquetes o en cajas sin ningún orden, arrumbados por el suelo o en algún lugar no
propio.
En muchas instituciones encontramos documentación que fue guardada sin ningún
orden y en la mayoría de los casos no tiene razón de que se siga conservando. Este
fenómeno se presenta desde archivos pequeños de oficinas, privados o personales
hasta los grandes en donde se conservan volúmenes considerables, por ello es
importante la valoración documental objetiva, periódica y permanente.
Cabe mencionar que los archivos de las empresas deben ubicarse en áreas
independientes, con una ventilación adecuada y que aseguren su buena
conservación.
En cuanto a los documentos insustituibles o que de alguna forma requieren mayor
atención y que no constituyan grandes volúmenes, pueden ser guardados en
pequeñas cantidades con equipo de protección producidos industrialmente, tales
20
como envases con aislamiento, las cajas fuertes resistentes al fuego, cajas de cartón
no combustible, anaqueles fabricados con material metálico o no inflamable, también
pueden ser aislarlos totalmente de las masas que pueden ser susceptibles de
incendiarse.
En esta parte, es importante referir a los documentos históricos, es claro que sin los
administrativos no existirían tales, por tal motivo se deben cuidar y conservar estos
últimos en las mejores condiciones físicas además de ejercer un adecuado control de
gestión que permita mantenerlos adecuadamente.
21
CAPÍTULO 2
FACTORES PARA EVALUAR EL PELIGRO DE INCENDIO EN LOS ARCHIVOS
A continuación se abordarán diversos temas teóricos de factores que pueden
ocasionar un siniestro, como son el desplazamiento de objetos inflamables bajo
circunstancias poco seguras, la falta de organización, mantenimiento de las
instalaciones y/o equipo y desde luego la limpieza en el centro laboral.
También se abordan temas sobre los tipos de incendios, clases de fuegos y los
agentes extintores; las salidas y un plan de emergencia para la evacuación en el
caso de un siniestro o para estar preparados en el caso de que sucediera.
2.1 Elementos que pueden originar un siniestro
A consideración personal, los elementos que pueden originar un siniestro en cualquier
centro laboral, dependen en gran medida de las condiciones, materiales e
instalaciones de como se encuentren en la institución, por ello es importante tomarlos
en cuenta y desde luego no minimizar ningún componente de los antes mencionados,
aún cuando estos parezcan insignificantes. A continuación detallaré los principales
elementos.
2. 1.1 Desplazamiento de objetos inflamables.
En caso de trabajar en áreas que desplazan material o sustancias peligrosas se
deben observar con sumo cuidado las corrientes de aire que llevan consigo partículas
de materia en estado de ignición que por gravedad van a caer a ciertas distancias del
incendio, pudiendo a veces iniciar nuevos focos de incendios.
22
2.1.2. Falta de organización, mantenimiento y limpieza
La práctica de la organización, mantenimiento y limpieza tanto en el interior como el
exterior de la institución, reduce los peligros, por ejemplo de cortos circuitos, deterioro
de tuberías e instalaciones, acumulamiento de grasas, polvo, pelusas, etc., por este
sencillo
medio
podemos
eliminar
la presencia de sustancias indeseables,
obstrucciones y posibles fuentes de ignición, esto quiere decir que los riesgos se
pueden disminuir, siempre y cuando contemos con la organización requerida para el
trabajo, así como contar con la limpieza necesaria dentro del archivo.
El mantenimiento y la limpieza de una institución es una condición esencial para el
establecimiento de la seguridad contra incendios. Caso contrario la indiferencia y
negligencia conduce a situaciones extremadamente peligrosas, tanto para las vidas
humanas como para la propiedad de la institución.
Al tratar este tema se deben percibir todas las “situaciones extremas posibles
peligrosas” que pudieran presentarse en cualquier circunstancia, para prever los
riesgos de incendios y la amenaza para el personal.
Hay que tomar en cuenta que el acumulamiento de materiales de desecho y
obstáculos que impida la libre circulación debe ser eliminado de forma sistemática y
definitiva. Pero no basta con aceptar que lo almacenado incluyendo documentación
sin valor, se acumule y dificulte el desempeño de las actividades normales, ya que
antes de que su volumen llegue a constituir un verdadero problema hay que
suprimirlos. Para no llegar a tal situación deberá contar con una adecuada
organización que permita los controles adecuados para la permanencia y valoración
de la documentación, así como también el apoyo de todas las áreas administrativas
para no almacenar materiales y cajas de documentos innecesarios.
23
La responsabilidad de la limpieza y el mantenimiento se adjudica a un grupo
determinado de personal que ejecuta estas tareas, pero en sí, corresponde a todos, el
orden y la disciplina en el centro laboral.
Las sugerencias para la adecuada organización, mantenimiento y orden, obedecen a:
A) distribución de espacios
Es importante contar con espacios de trabajo suficientes, así como con instalaciones
y equipo apropiado para el desempeño de la actividad preponderante, de lo contrario
no se logra el objetivo de los servicios de limpieza. El mal diseño tiende a producir el
entorpecimiento de las actividades, el amontonamiento tanto de materiales como de
trabajo que es generado en la institución no permite un desarrollo adecuado de las
actividades sea cual fuese esta misma.
B) almacenamiento
El almacenamiento desordenado de los materiales se debe a la carencia de
instalaciones adecuadas o descuido del personal responsable. Este problema no es
exclusivo de un área en particular, los archivos por ejemplo, son instalados en lugares
poco seguros ya que en muchos casos no existe una planeación para los mismos y
menos para su crecimiento, en ocasiones van a ocupar espacios “vacíos” como son
pasillos, (de los cuales su función es diferente), bajo las escaleras, bodegas o áreas
inhabilitadas, que después dificultan la circulación tanto de personal como de material
o equipo llegando a convertirse en un obstáculo, el cual es subsanado con la
eliminación de documentos, que no llega a ser valorado por un profesional del área y
perdiendo material valioso para la institución.
24
C) limpieza y orden
El mantener todos los espacios de trabajo limpios es responsabilidad individual, así
como la forma en que desea mantener su entorno, además de contribuir a la higiene
personal y del sitio de trabajo.
2.1.3. Corrientes eléctricas
Las corrientes eléctricas están consideradas como potenciales y de alto riesgo, por
ello es importante mantener los acervos lo más retirados posible. Si el archivo en el
que se esta laborando queda cerca de un taller en el que se labora con equipo o
máquinas peligrosas, sean compresores, soldadoras, o incluso trabajen con gases,
se debe sugerir al personal responsable trasladar el archivo a otra área y de no ser
posible actuar con la máxima precaución dentro del mismo.
Las sobrecargas de las líneas de conducción eléctrica pueden causar un
calentamiento excesivo en los cables, que queme los materiales aislantes a lo largo
de los mismos, ocasionando un incendio si están en contacto con materiales
combustibles (papel, madera, cartón, plástico, etc.), por lo cual es muy importante que
las conexiones y bajadas de corriente eléctrica no estén cerca de los documentos o
entre las cajas y anaquelería.
Si las instalaciones eléctricas están defectuosas, mal ubicadas o los fusibles han sido
reemplazados por alambre o monedas puede originar un incendio en una forma
similar a la descrita anteriormente, es importante mencionar que estas, deben
encontrarse en excelentes condiciones de operación.
Las lámparas deberán instalarse en unidades cerradas, impenetrables por polvos y
pelusas inflamables. Cada unidad de alumbrado estará marcada claramente con su
capacidad máxima de iluminación, no quedando expuestas a ningún daño, por ser
25
una terminal eléctrica podría ocasionar que se queme algún material y a su vez
origine un incendio.
2.2 Medidas específicas de prevención y protección para evitar incendios
José Ramón Cruz Mundet señala que el fuego:
“No por evidente es un enemigo a olvidar, pues los materiales de archivo son fácil
pasto de las llamas, como lo ha demostrado la luctuosa historia de incendios que han
sido protagonistas. Las primeras medidas deben adoptarse en la selección de los
materiales de construcción y mobiliario incombustibles. Como ya se ha indicado al
hablar del depósito, éste quedará aislado del resto de las dependencias, evitando
toda proximidad a focos de peligro tales como calderas, motores… Asimismo la
instalación eléctrica del archivo deberá observar las normas de seguridad más
estrictas.
A pesar de todo, estas medidas son insuficientes…conviene adoptar las siguientes
medidas de carácter general:
1. Se evitará el paso de conducciones eléctricas sobre el recinto del edificio
2. Las puertas metálicas tendrán la holgura suficiente para que en caso de incendio la
dilatación no las bloquee.
3. Las vías de evacuación estarán perfectamente señalizadas y es recomendable
instalar una manga de evacuación en los depósitos.
4. Es obligatorio instalar sistemas de detección automática de humos en depósitos,
servicios generales y locales de trabajo especializados, sala de consulta, reunión,
guardarropa, cuartos de máquinas y calderas, estación de transformación y grupo
electrógeneo. Se instalarán además pulsadores de alarmas y megafonía.
5. Sistema de extinción en todas las plantas, con bocas de incendio y extintores
portátiles. Serán automáticos en depósitos documentales –con un sistema de
extinción de espuma seca (ya que el agua desbarataría cuando no hubiese sido
26
abrasado por el fuego) y en locales con alto índice de riesgo (cuartos de calderas,
almacenes de combustible, transformador…).
6. Protección contra descargas eléctricas atmosféricas: pararrayos no radioactivo.” 10
Además de estas medidas que el autor acertadamente menciona, también es
necesario:
¾
No fumar en áreas reservadas
¾
Que en los archivos no se almacenen materiales inflamables o con peligro de
explosión
¾
Prohibir la manipulación de equipo eléctrico que pudiera ocasionar un siniestro
al personal no capacitado para dicha actividad.
¾
Evitar la revisión de circuitos eléctricos si tiene o no corriente, solo le
corresponde al personal calificado.
¾
Colocar avisos que indiquen que los equipos o maquinas industriales, se
encuentran desconectados o fuera de servicio.
¾
Realizar inspecciones periódicas a las instalaciones eléctricas, de gas y
materiales flamables principalmente.
¾
La basura debe encontrarse en un lugar destinado y alejado de cualquier
objeto que pueda provocar un conato de incendio.
Es importante establecer un programa de seguridad y prevención contra incendios,
deberá contar con la cooperación de cada uno de los trabajadores de la institución,
para que este funcione de manera efectiva y de como resultado una baja probabilidad
de accidentes.
Además de contar con el apoyo de las autoridades, direcciones y/o gerencias para
realizar los chequeos continuos en cuanto a equipo y material se refiere, dicha
supervisión debe realizarse de manera continua y enérgica en cuanto a las medidas y
10
CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. 2ª ed. Madrid. Fundación Germán Sánchez Ruipérez 1996. p. 353
27
usos de equipo de seguridad. La finalidad primera de Estudio de Grado de Riesgo es
reducir el factor de riesgo y segunda crear en cada empleado un comportamiento
seguro y adecuado de acuerdo a su actividad.
A continuación mencionaremos algunos de los aspectos que provocan un siniestro y
así mismo las partes que lo originan.
El autor Luis Guadaño hace referencia al fuego de la siguiente manera:
“...puede definirse como la combinación rápida de una sustancia combustible con el
oxigeno, acompañada de luz y calor, y productos volátiles.” 11
El autor continúa diciendo que se considera químicamente como una reacción de
oxidación y que adquiere diversas denominaciones dependiendo de la velocidad con
la que se produce, estas son:
“LENTA: Oxidación, se produce sin emisión de luz y poca emisión de calor, que se
disipa en el ambiente.
NORMAL: Combustión, se produce sin emisión de luz (llama) y calor, que es
perceptible por el ser humano.
RÁPIDA: Deflagración, combustión que se produce cuando la velocidad de
propagación del frente de llama es menor que la del sonido; su valor se sitúa en el
orden de metros por segundo.
MUY RÁPIDA: Denotación, combustión que se produce cuando la velocidad de
propagación del frente de llama es mayor a la del sonido; se alcanzan velocidades de
kilómetros por segundo.
11
GUADAÑO TAJUELO, Luis. Manual de Seguridad del Bombero: guía para prevención de riesgos profesionales. Madrid.
MAPFRE, 1996. p. 5
28
A las dos últimas se les denomina <Explosiones>.” 12
La clave fundamental del fuego es: si se inicia en tiempo y lugar deseado y de igual
forma se apaga, es un fuego útil, si se inicia de improviso y no es controlable es un
fuego dañino.
Un incendio es una combustión; es decir, una reacción físico-química que se produce
entre dos elementos: uno llamado combustible y el otro comburente (oxigeno). Para
que se origine es necesario que un elemento más intervenga con energía calorífica
para iniciarlo. Aunque en términos generales así sucede, también existen casos de la
llamada “combustión espontánea”.
2.3 Componentes de los incendios
Las energías caloríficas, son aquellas capaces de generar calor y producir un
incendio, sus componentes son: el combustible, el comburente (oxigeno) y la fuente
calorífica.
•
Combustible: Los combustibles pueden ser sólidos, líquidos o gaseosos,
como por ejemplo, papel, carbón, madera, petróleo y sus derivados, así como
numerosos cuerpos llamados inorgánicos o sintéticos, hule espuma u objetos de
plástico, el acetato, cintas, papel fotográfico.
•
Comburente (O2): Es uno de los elementos químicos que se encuentran libres
en la atmósfera, clave para la vida en el planeta, por lo cual se encuentra en cualquier
parte.
•
Fuente calorífica: Para que se inicie la combustión se requiere también de la
presencia de una fuente de ignición o sea un cuerpo que genere el calor inicial
12
GUADAÑO TAJUELO, Luis. Manual de Seguridad del Bombero. Op. Cit. p. 5
29
necesario, como una chispa, la fricción de dos cuerpos u otra combustión previa con
determinado poder calorífico.
Para que exista un fuego se necesitan los tres elementos mencionados, si falta
alguno de ellos no existe. El llamado “triángulo del fuego” es la unión de sus
principales componentes, que aparecen en los vértices del triángulo, como se ve en el
esquema:
COMBUSTIBLE
OXIGENO
CALOR
2.4 Tipos de incendios
Los incendios según el grado de desarrollo que hayan alcanzado se pueden clasificar
en:
¾
Incendio de primer grado o conato
¾
Incendio de segundo grado o incipiente
¾
Incendio de tercer grado o declarado
• Incendio de primer grado o conato de incendio: Son los incendios pequeños
que se originan por descuido, se puede combatir con sistemas sencillos como son los
extintores manuales.
• Incendio de segundo grado o incipiente de incendio: Son incendios aún
controlables, que se han localizado, pero que por su dimensión mayor que los
30
primeros se necesitan medios más eficientes para combatirlo, como son los sistemas
adecuados o un equipo de bomberos.
• Incendio de tercer grado o declarado: Son aquellos que no se pueden combatir
directamente sino que se aíslan para que se consuman por inhibición o falta de
combustible. Para propiciar la extinción de un incendio es necesario que se elimine
alguno de los tres lados del triángulo del fuego, combustible, oxigeno o calor.
2.5 Clases de fuego
De acuerdo con el glosario de términos de protección civil fuego e incendio tiene
diferente significado, esta aclaración es citada por que dentro del trabajo
encontraremos que algunos autores los mencionan como
sinónimos. Estas
definiciones fueron tomadas del Glosario de Términos de protección civil.
“INCENDIO: fuego no controlado de grandes proporciones, que puede presentarse
en forma súbita, gradual o instantánea, al que le siguen daños materiales que
pueden interrumpir el proceso de producción, ocasionar lesiones o pérdida de vidas
humanas y deterioro ambiental. En la mayoría de los casos el factor humano
participa como elemento causal de los incendios.
FUEGO: reacción química que consiste en la oxidación violenta de la materia
combustible; se manifiesta con desprendimientos de luz, calor, humos y gases en
grandes cantidades.”
13
13
SECRETARÍA DE GOBERNACIÓN. Glosario de Términos de protección civil. Op. Cit.
31
Coastal Video Comunications Corp.,
hace referencia a la clasificación de los
incendios:
“Los incendios se clasifican de acuerdo a los tipos de objeto o materiales que se
queman.
CLASE A. Combustibles corrientes tales como madera, papel, telas, goma o ciertos
tipos de plásticos.
CLASE B. Gases y líquidos inflamables o combustibles tales como gasolina, kerosén,
pintura, disolventes de pintura o propano
CLASE C. Equipo eléctrico energizado tales como artefactos eléctricos, interruptores
o herramientas eléctricas.
CLASE D. Ciertos metales combustibles tales como el magnesio, el titanio, el potasio
o el sodio.” 14
De acuerdo con el texto anterior, habla de los fuegos, y los define como incendios, es
por ello que hay que tener mucho cuidado al leer esta parte del trabajo y no confundir
las definiciones.
Específicamente en los archivos los fuegos pueden ser CLASE A ó CLASE C por el
material y equipo que utilizamos dentro de los mismos, mas adelante se explicarán
que los tipos de extintores mas usuales para cada tipo de incendio y los menos
dañinos que no afectan a los documentos.
Existen diversas clasificaciones acerca de los incendios o tipos de fuegos que aun
teniendo diversos nombres todos se refieren a lo mismo y caen dentro de la
clasificación antes descrita, con algunas variantes.
14
COASTAL VIDEO COMUNICATIONS CORP. Seguridad contra Incendios, no hay una segunda oportunidad. USA. Coastal
Internacional, 1997. p. 4
32
2.6 Agentes extintores
Se les llama agentes extintores a todos aquellos materiales capaces de contrarrestar
el fuego. Como consecuencia lógica su clasificación los elementos que sirven para
extinguirlos se han clasificado de la misma manera.
En general, se puede decir que los agentes extintores de la clase incendio o tipo de
fuego “A”, cuya característica es la de formar brasas, deben ser capaces de
impregnar el objeto incendiado.
Los agentes extintores de la clase incendios o fuego tipo “B” actúan combatiendo la
flama o enfriando el combustible por debajo de su punto de inflamación, o por
inhibición química.
Los agentes extintores de la clase incendios o fuego tipo “C”
no deben ser
conductores de energía eléctrica.
Los agentes extintores de la clase
incendios o fuego tipo “D” deben tener
características según el combustible que lo provoca, por lo que se determinan
mediante estudios especiales.
A continuación cito textualmente como Coastal Video Comunications Corp.,
identifica a los tipos de extintores.
“Extintores de incendios
Cada extintor presenta una clasificación en la placa del frente mostrando las clases
de incendios que pueden apagar conforme a su diseño. Algunos extintores están
marcados con clasificaciones múltiples tales como AB, BC, o ABC.
33
Extintores clase A
Los extintores CLASE A son para combustibles comunes. El extintor enfría la
temperatura del material en fuego por debajo del punto de combustión. Estos
extintores usan agua a presión, espuma o agentes químicos secos de uso múltiple.
Los extintores CLASE A llevan una clasificación numérica que indica el tamaño del
incendio que una persona experimentada puede apagar en forma segura con ese
extintor.
Extintores clase B
Los extintores CLASE B deben ser usados sobre líquidos inflamables o gases. Estos
pueden ser de diferentes tipos incluyendo extintores de espuma, dióxido de carbono,
químicos secos regulares, químicos secos de uso múltiple o un gas inerte. Estos
extintores llevan una clasificación numérica similar a la de los de CLASE A que
indican el tamaño del incendio que una persona experimentada puede apagar en
forma segura con ese extintor.
Extintores clase C
Los extintores CLASE C son para ser usados específicamente en incendios causados
por electricidad. Estos pueden contener dióxido de carbono, químicos secos
regulares, químicos secos de uso múltiple, halón o un sustituto del mismo. Para
equipo de cómputo o cualquier otro equipo eléctrico sensible, es recomendable usar
dióxido de carbono, halón o un sustituto del mismo que no deje residuos dañinos y
desde luego no perjudique el ambiente; nunca se deben usar extintores de agua o
cualquier agente extintor conductor de electricidad en esta clase de incendios. Los
extintores llevan una tarjeta de clasificación para indicar que el agente extintor no
conduce electricidad.
Extintores clase D
Los extintores CLASE D deben ser usados solamente sobre metales combustibles.
Estos están hechos con agentes especialmente diseñados para el material
involucrado. En muchos casos ellos absorben el calor y enfrían el material por debajo
34
de la temperatura de encendido. Los incendios CLASE D reaccionan violentamente al
agua y a otros tipos de químicos. Los extintores CLASE D llevan solamente una
tarjeta de clasificación para indicar su efectividad sobre ciertas cantidades de metales
específicos.” 15
A pesar que los extintores de halón son efectivos apagando cierto tipo de incendios,
ha sido demostrado que este gas es dañino para el ambiente, por lo que se ha
prohibido su uso en muchos países de mundo.
El uso de extintores en archivos o centros documentales de preferencia deben ser
gases inertes que extingan el fuego, no dañen los documentos y más aún no dañen el
ambiente y la capa de ozono, ya que internacionalmente los utilizados en extintores
que afectan a la misma, han quedado prohibidos, aunque sabemos que por la falta
de una regulación estricta -en el caso de México- se siguen comercializando, caso
concreto el gas halón.
Aunado a lo anterior Hugo G. Gez comenta “...que la mejor manera de apagar un
incendio que tenga al papel como combustible es con agua. Los extintores de polvo,
de espuma o de halón no son adecuados por los siguientes motivos:
a)
Los polvos tienen el grave inconveniente de que sus pequeñas partículas
vuelan a muchos metros de distancia del foco a extinguir y, con el tiempo, se
convierte en fuente de degradación del papel porque provoca un punto de corrosión
(el polvo esta compuesto por sales de amonio).
b)
Los de anhídrido carbónico, si bien son eficaces, no son recomendables en
lugares cerrados por su efecto sobre el oxigeno, al que desplaza.
c)
Los de gas halón son muy convenientes, pero debido a que afectan la capa de
ozono los han prohibido recientemente.
15
COASTAL VIDEO COMUNICATIONS CORP. Seguridad contra Incendios, no hay una segunda oportunidad. USA. Coastal
Internacional 1997. p. 8
35
Queda entonces los de agua que son eficaces, no tóxicos, inertes para la capa de
ozono. Pero, tratándose de papeles valiosos como los que existen en bibliotecas y
archivos, el problema es que el agua arruina lo que el fuego a veces perdona.
En la búsqueda de usar la cantidad mínima necesaria para extinguir un incendio en
estos sitios tan particulares, la aparición de Light Water (de 3m) es muy apropiada.
Light Water AFFF es un aditivo que disminuye la tensión superficial del agua y esta
característica permite que su poder sofocante sea diez veces mayor. Dicho de otra
manera, se puede apagar el mismo fuego con la décima parte del agua pura
necesaria para sofocarlo.” 16
Aunque el autor recomienda el Light Water, sabemos que los archivos son
imprescindibles para las instituciones e indispensables como patrimonio de la
humanidad, los cuales son factibles de incendiarse en menor o mayor proporción de
acuerdo a sus características de seguridad y el agua aún cuando sea utilizada en
proporciones pequeñas daña notablemente a los documentos y posterior a ello si no
se les da un tratamiento adecuado estos documentos tienden a enmohecerse y su
perdida será inevitable. La sugerencia insistente en este trabajo como protección de
documentos, son los gases inertes.
Estos gases actúan como agentes sofocantes, impidiendo que el oxigeno se
mantenga en contacto con el combustible. Se emplean para combatir fuegos
eléctricos y de gases inflamables. Tienen el inconveniente que en grandes
proporciones suelen ser tóxicos para el ser humano, cuando se descomponen con el
calor del incendio, por lo que hay que tomar precauciones en locales cerrados y
utilizar equipos de respiración autónoma, y cuando llegará ocurrir un siniestro de esta
16
G. GEZ, Hugo. Extintores para incendios en Bibliotecas, Archivos y Museos. En Revista de Conservación del papel de la
Biblioteca del Congreso de la Nación. No. 2. Buenos Aires, 1998. p. 75-76
36
naturaleza hacer todo lo dispuesto por protección civil, principalmente utilizar las rutas
de evacuación y dejar al personal capacitado para que manipule los sistemas.
Peligros principales
Se enlistan a continuación los principales peligros que amenazan a un archivo.
1. Almacenamiento inadecuado y/o desordenado de documentos
2. Equipos e instalaciones eléctricas deficientes o en malas condiciones
3. Extintores vacíos o caducados
4. El almacenamiento de materiales inflamables en los archivos, tales como
solventes
5. Fumar o encender fósforos, encendedores, etc, cerca de los documentos
6. Falta de orden y limpieza
7. La existencia de chimeneas, calderas, máquinas que generen calor, tubos de
vapor, cocinas cerca del archivo, etc.
2.7 Instalación de extintores
La instalación de extintores debe cumplir con los siguientes requisitos:
¾
Se colocan a una distancia no mayor de 15 m. de separación entre uno y otro.
¾
Se colocan a una altura no mayor de 1.5 m. medidos del piso a la parte más
alta del extintor.
¾
Se señalan de acuerdo a la normatividad vigente.
¾
Se colocan en lugares visibles, de fácil acceso y libres de obstáculos.
37
Señalización de zona de riesgo
Dentro de cualquier institución existen zonas de riesgo que pueden ser la causa de
algún accidente, si se considera que en todas las instituciones existe material e
instalaciones eléctricas, solventes, material inflamable y en algunas otras equipo
pesado, así como el mismo mobiliario de la empresa, podría pensarse que toda
institución es una zona de alto riego, sin embargo teniendo las precauciones
necesarias, el personal capacitado en caso de emergencia, podemos decir que la
empresa cuenta con las condiciones necesarias para un buen funcionamiento, y de
esta forma solo son zonas de alto riesgo, aquellas con gran concentración de algún
tipo de equipo o material del cual no se puede en un momento dado tener control
absoluto en caso de emergencia.
Se consideran zonas de riesgo los Archivos, Bibliotecas, Almacenes, debido a que
resguardan material susceptible de incendio tales como son papel, cartón, plásticos,
instalaciones eléctricas, cables, alfombras, madera, equipo eléctrico y electrónico,
etc.
2.8 Salidas de emergencia
Las salidas de emergencia es la vía de evacuación que el personal debe tomar en un
tiempo determinado a la zona de seguridad, esta evacuación debe ser en forma
ordenada.
El acceso a la salida se define como el tramo de la vía de evacuación que conduce al
exterior, puede comprender
tramos y pasajes horizontales como verticales, tales
como puertas, escaleras, rampas y pasillos dependiendo del diseño del inmueble.
Se le conoce como “punto de salida”, al tramo de la vía de evacuación comprendido
entre la terminación de la salida y el exterior del inmueble.
38
Las salidas de emergencia de cualquier centro laboral deben estar bien ubicadas e
identificadas por los empleados, así como en plano de barrio del lugar en el que se
encuentra su centro laboral.
Para lograr un desalojo con mayor seguridad debe verificarse que los pasillos,
puertas y escaleras, no estén obstruidos con el fin de lograr una evacuación rápida en
caso de algún siniestro.
2.9 Revisión del equipo de extinción
El equipo de extinción debe ser sometido a revisiones periódicas por la Comisión de
seguridad e higiene, de lo cual se llevará una bitácora de la revisión, en donde se
indicarán las recargas que se le efectúan a los sistemas. Se revisa que los extintores
no estén obstruidos, caducados o sobrecargados, cualquier anomalía debe ser
reportada a las autoridades correspondientes para su corrección.
Es recomendable que los extintores móviles se acondicionen de 6 kilogramos o de 12
Kilogramos de capacidad para brindar mayor facilidad a la brigada en caso de que
llegara a suscitarse un conato de incendio.
2.10 Plan de emergencia para la evacuación en caso de incendio.
En el caso de un incendio que comienza a crecer y desarrollarse, los objetos pueden
hacer que el fuego se propague o producirse intenso, concentrado en zonas
limitadas, estos pueden producir humos o gases tóxicos que dificulten las
operaciones de desalojo y de extinción.
El fuego es un elemento que cobra vidas humanas, la reducción de estas pérdidas
solo se puede lograr con la aplicación de las medidas preventivas.
39
Un plan de emergencia tiene como finalidad el prevenir algún accidente en la
evacuación del inmueble, y la forma que deberán de comportarse las personas
durante el siniestro.
Para que el personal conozca como conducirse en tales situaciones, a continuación
se describen los pasos a seguir en estado de emergencia.
El plan se divide en tres partes antes, durante y después.
A continuación se detallarán los siguientes puntos:
Antes
•
Tener organizado el lugar de trabajo para una evacuación inmediata, con la
información específica al alcance inmediato.
•
Mantener los archiveros cerrados siempre, asegurándose además que la
estantería
este
totalmente
inmóvil,
si
existe
mobiliario
que
no
funciona
adecuadamente, debe reportarse incluso eliminarse.
•
Llevar consigo su credencial de identificación.
•
Verificar periódicamente el estado y donde se localizan los extintores, hidrantes,
puertas, salidas y escaleras de emergencia, botiquines y equipo de seguridad.
•
Conocer al coordinador de evacuación, si no preguntar por él.
•
No permitir que obstruyan con objetos, cajas o documentos en el piso, en los
pasillos, salidas de emergencia ni el equipo contra incendio. En caso de obstrucción
reportarlo a la Comisión de Seguridad.
•
Repasar mentalmente su ruta de evacuación recordando su punto de reunión, el
lugar exacto en que se ubica y con quien reportarse.
•
Al desconectar aparatos eléctricos no tirar el cable, recogerlo
de ser posible
dejarlo sobre o dentro de los aparatos en el compartimiento para su guarda.
•
No improvisar ceniceros con papel, cartones, plásticos, etc.
40
•
No arrojar clips o grapas al piso ya que estos puede penetrar en los contactos
eléctricos o resbalarse con ellos.
•
Si se localizan condiciones inseguras como cables sueltos o dañados, solventes
en lugares inadecuados, instalaciones de gas no seguras, reportarlas de inmediato.
•
En caso de visitantes (agentes, proveedores, etc.) dentro del inmueble, deberán
de seguir las instrucciones de quién visitan o por quién son atendidos, en caso de una
emergencia.
•
No hacer bromas ni chistes de incendios en el trabajo.
•
Si el trabajo requiere equipo de seguridad se debe usar.
•
Conocer su plan de emergencia y su programa interno de protección civil.
•
Mantener la calma, la disciplina y objetivo en sus acciones.
Durante
•
Conservar la calma y que los demás la conserven.
•
Evitar correr.
•
Si en el área donde se encuentra se suscita un accidente, sin causar el pánico,
dar la voz de alarma, auxiliar y/o activar la alarma.
•
En caso de requerir ayuda solicitarla.
•
En las emergencias mayores no usar elevadores.
•
No detenerse en pasillos y/o escaleras a comentar el suceso.
•
Si tiene el pelo largo recogérselo.
•
No perder el tiempo buscando sus objetos personales.
•
Al salir del lugar se debe cerrar la puerta verificando ser el último, esto permitirá
que no se extienda el fuego.
•
Salir ordenadamente no se debe correr ni hacer bromas.
•
No se deben quitar los zapatos, se pueden ocasionar otros accidentes o sufrir
machucones.
•
Trazar mentalmente los trayectos de su puesto de trabajo al punto de reunión
dependiendo del área donde se suscito el conato de incendio.
41
•
No debe regresar si se olvida algo.
•
Por ningún motivo abandonar el inmueble sin autorización del coordinador o del
jefe de brigada.
•
Recibir instrucciones y no se apartarse del punto de reunión.
•
Al llegar al punto de reunión, reportarse con su coordinador o jefe de área.
•
Tratándose de una emergencia mayor, el coordinador organizará brigadas
ciudadanas para auxiliar, brigadistas y cuerpos de auxilio externo a controlar el
siniestro.
•
Si por causas de fuerza mayor es retirado del inmueble lo reportarán a vigilancia,
para que éste informe al coordinador general de la emergencia.
•
Si se maneja documentación e información confidencial, ponerla a salvo en
envases, cajas o bolsas especiales para estos casos y de fácil movimiento.
•
La Comisión de Seguridad
o los directivos deberán tomar fotografías del
accidente con el fin de hacer el seguimiento de la póliza del seguro.
Después
•
Verificar las condiciones de seguridad del inmueble y las instalaciones, para poder
continuar con las labores de trabajo, una vez que el estado de emergencia ya no
exista.
•
Proporcionar primeros auxilios a los lesionados, en caso de que existan, además
de llevar un control de a donde se los llevaron, con el objeto de dar aviso a sus
familiares.
•
Rescatar documentos para continuar el trabajo en otro lugar.
•
La Comisión apoyará a evaluar los daños.
•
En caso de evacuación parcial o total el punto de concentración será externo.
42
CAPÍTULO 3
ELEMENTOS A EVALUAR EN UN ESTUDIO DE GRADO DE RIESGO
Como último capítulo del trabajo, está dirigido a una propuesta general y objetiva para
la evaluación del grado de riesgo en los archivos, aún cuando no es en algún tipo en
concreto, la mecánica y los elementos a revisar y analizar son los mismos, por
ejemplo, instalaciones, estructura, materiales, entre otros, todos para determinar de
acuerdo con un cuestionario la categoría del grado de riesgo que como espacio físico
representa.
3.1 Análisis de las instalaciones y materiales
Como última parte, es el análisis para establecer el grado de riesgo que presenta un
archivo, para lo cual se ha tomado en cuenta, la construcción, instalaciones,
materiales y la organización.
Independientemente de las especificaciones que se indican en las normatividad para
construcciones, el Análisis para determinar el Grado de Riesgo en un archivo debe
ser más estricto, principalmente por las cantidades de documentación y de
información que se conservan.
Es conveniente que el análisis sea detallado, ya que del mismo dependerá el nivel de
riesgo que tiene el archivo, además de prever y prevenir cualquier posible incendio.
3.2 Estructura física del archivo
Al hacer referencia de la estructura física del archivo o área que alberga la
documentación,
es conocer el material con el que fue construido, fabricado o
recubierto, más no a su resistencia, ni condiciones, ya que estás le corresponderán
43
revisar a una comisión a través de un estudio previo o para prevenir accidentes
diversos de construcción.
La estructura de un archivo se compone de:
a)
Pisos
b)
Paredes
c)
Techos
d)
Puertas, ventanas y salidas de emergencia
e)
Mobiliario y accesorios
a) Características de los Pisos
Se deben considerar en primer instancia pisos sólidos, preferentemente de concreto,
los recubrimientos si así se desean, pueden ser vinílicos, cerámicos con resaltados
para evitar accidentes de caídas y resbalones. En el caso de archivos con estructuras
metálicas los pisos pueden ser ranurados o lisos con figura antiderrapante.
Los pisos con duela o alfombrados no son recomendables, ya que son materiales
fácilmente flamables, representan un riesgo constante e incluso se incendian con
mayor rapidez.
b) Características de las Paredes
Al igual que los pisos, deberán preferirse los muros sólidos en acabado liso sin
recubrimientos de papel tapiz u otros materiales flamables, así también se debe dar
preferencia a las pinturas antiinflamables que eviten la propagación de incendios.
Los recubrimientos con madera representan un alto grado de riesgo, tanto para el
documento como para el personal que labora.
Por cuestiones de seguridad general se deberán de evitan en las áreas de acervo las
paredes falsas que sostengan mobiliario y/o de cristal, ya que representan un riesgo
ante cualquier eventualidad no sólo de incendio.
44
c) Características de los techos
Generalmente los archivos de trámite se encuentran en áreas para oficinas, en
edificios y los techos son de concreto con plafón falso que ocultan las instalaciones.
Los archivos de concentración de gran volumen que se encuentran en naves
industriales, por lo general sus techos son de lámina galvanizada y translucida.
Los archivos con techos o vigas de madera que se encuentran en inmuebles antiguos
no son recomendables para el cuidado y resguardo de acervos ya que el riesgo se
multiplica, a pesar de ello se han utilizado para los archivos históricos. La sugerencia
es que para estos archivos sean consideradas estructuras preferentemente de
concreto, cuando no se tengan inmuebles adecuados.
d) Puertas, ventanas y salidas de emergencia
Como parte inherente de la estructura física se encuentran las puertas, ventanas y
salidas de emergencia.
Las puertas deberán estar en condiciones propias que garanticen por una parte la
integridad del archivo y por otra parte la seguridad en cuanto a incendios, de
preferencia estás serán metálicas con cerraduras manipulables por la parte interna y
con cerradura con llave externa.
Al igual que las puertas, las ventanas serán metálicas y las suficientes, de forma que
no afecte la luz solar a los documentos.
Se deberá considerar la factibilidad de dejar ventanas con seguros internos de fácil
maniobra por si fuera necesario usarse como salidas extras en caso de que no
existieran las suficientes puertas de emergencia.
En cuanto a salidas de emergencia deberán ser las necesarias, incluyendo las
escaleras y pasillos despejados, las puertas tendrán cerradura exclusivamente por
dentro sin cerraduras o candados que no permitan su salida.
45
Las señalizaciones, anuncios e indicaciones que hagan alusión a la seguridad,
deberán estar bien ubicados de forma que todo el personal que labora (y también el
que visita las instalaciones) los conozca y ubique fácilmente y que de ninguna manera
sean ignorados u omitidos.
e) Del mobiliario y accesorios
Como parte fundamental, el acervo debe estar colocado en mobiliario metálico de
preferencia con pintura no flamable y evitar que las cajas y/o expedientes o
documentos estén dispersos, fuera de su lugar y sean causa de un accidente que
facilite la propagación del fuego.
Independientemente del tipo de archivo se debe evitar el mobiliario de madera y las
cajas de gaveta de cartón principalmente, ya que por sus características y materiales
tienden a resecarse y a incendiarse con mayor facilidad.
3.3 Revisión de instalaciones
Las instalaciones son elementos muy importantes para realizar de forma adecuada el
trabajo, sin embargo el poco o mal mantenimiento de ellas puede ser un factor de
riesgo que incluso no solo daña a un área, puede dañar a todo el inmueble
provocando un incendio que concluya con perdidas lamentables no solo de
documentación y en algunas ocasiones también de personal.
Las instalaciones que se deben verificar son:
1) Instalaciones eléctricas
2) Instalaciones de gas
3) Instalaciones de ductos de material flamable
1) Las instalaciones eléctricas son las más frecuentes de encontrar y por ende las
que representan mayor riesgo, entre ellas encontramos:
46
¾
Apagadores
¾
Contactos
¾
Centros de cargas
¾
Lámparas y
¾
Cableado
Lo conveniente es de que los tres primeros (apagadores, contactos y centros de
cargas), no se encuentren en el acervo, los apagadores y contactos de preferencia
deberán estar a la entrada principal y los que sean necesarios en las áreas de
oficinas y procesos. Con la tecnología, la iluminación a base de sensores en los
archivos se vuelve muy útil, ya que ésta solo depende del movimiento para que sea
activada.
En el caso de encontrarse los contactos entre el mobiliario y acervo, estos se deberán
cancelar con tapas ciegas y/o cortando la corriente eléctrica definitivamente. Si no es
factible lo anterior, la documentación se deberá separar de estas salidas.
No son convenientes los contactos en los pisos, ya que de ellos pueden derivarse
accidentes como: caídas, cortos eléctricos por clips, grapas que se introducen o por
agua de la misma limpieza.
Para los centros de cargas que estén dentro del acervo, de igual manera se deberá
alejar la documentación. Por seguridad estos deberán estar fuera del archivo para un
control adecuado.
Sobre las lámparas y cableados, las primeras deben estar perfectamente protegidas,
el mantenimiento debe ser periódico y permanente para evitar la acumulación de
“pelusas” que pudieran quemarse con el calor generado por la energía eléctrica, así
como también la revisión de las balastras y su cambio en cuanto ya no funcionen.
47
El cableado, será de acuerdo a las especificaciones técnicas sobre construcciones e
instalaciones, del calibre adecuado y aislado totalmente a excepción de sus
terminales, las uniones o conexiones deben estar aisladas completamente. Por
seguridad las instalaciones eléctricas se ocultarán en tubo de plástico, entre los
muros, la canaleta o tubo galvanizado será para las instalaciones externas o las que
se oculten con plafón falso.
Las instalaciones que no estén ocultas, se deberán identificar con el color específico
de acuerdo a la Norma Oficial Mexicana NOM-026-STPS-1998 Colores y señales de
seguridad e higiene, e identificación de riesgos por fluidos conducidos en tuberías.
Las instalaciones de gas y ductos de combustibles flamables
Como obligación debe quedar claro que los ductos que representan riesgos, no
deben estar dentro o cerca de los archivos.
Desafortunadamente existen archivos que se encuentran cerca de cocinas o dentro
de cocinetas inhabilitadas, pero que aún en sus tuberías pasa gas y se vuelve un
riesgo latente.
Instalaciones de seguridad y contra incendios
Lo que se debe verificar en estas instalaciones es:
1.
Que funcionen los sistemas (detectores de humo, alarmas, sistemas
rociadores, extintores, etc.)
2.
Que estén en los lugares adecuados
3.
Que no esté caducado el extintor
3.4 Organización y ordenación del mobiliario y materiales de archivo
La adecuada organización y distribución del mobiliario, es muy importante, ya que de
no cumplir con estas condiciones, estos podrán obstruir las salidas de emergencia, e
incluso su mala ubicación y distribución retrasaría el tiempo de evacuación.
48
En cuanto a los materiales de archivo, como cajas de cartón o de plástico y papelería
principalmente, por la misma seguridad del personal no deberán estar “amontonadas”
en los pisos, pasillos o cercanos a las salidas.
Como medida precautoria de seguridad, las cajas y/o expedientes, se deben ordenar
en anaquelería metálica, por las siguientes razones:
1.
Facilita la limpieza del lugar.
2.
El riesgo de propagación de un incendio se vuelve controlable.
3.
El riesgo de que se derriben los anaqueles por el calor es mínimo.
4.
Da mejor presentación y facilita el servicio.
5.
Facilita la evacuación.
3.5 Normas de control y el factor seguridad
Establecer normas de control y aplicar las que existen en las instituciones por
mínimas que sean, reducen los riesgos. El prohibir fumar, encender fósforos o
encendedores, calentar comida en parrillas eléctricas o en el horno de microondas,
representan un alto grado de riesgo, además de que estos dos últimos no constituyen
condiciones higiénicas para consumir alimentos.
Además del fuego ocasionado directamente, también debe restringirse el uso del
archivo para bodega de materiales flamables como solventes, alcoholes y otros
ajenos al mismo.
El factor seguridad en el personal, es sin duda el mas importante, es decir, que los
empleados tengan la confianza suficiente para laborar en el archivo y que su vida no
este en peligro. El psicológico que impere en el lugar seguro, será el más importante,
e incluso será el que contribuya a mejorar el desempeño y rendimiento en las
actividades laborales.
49
Entre las múltiples ventajas que existen en un archivo seguro son:
1.
Disminuye la tensión por el riesgo.
2.
Disminuye el temor por un accidente.
3.
Crea un ambiente muy favorable de trabajo.
4.
Aumenta la productividad.
3.6 Cuestionario de evaluación para un estudio de grado de riesgo
El siguiente cuestionario como parte propuesta de este trabajo, corresponde a una
serie de preguntas relativas a las condiciones de seguridad de un archivo para
determinar el grado de riesgo, se puede ver como un diagnóstico dirigido
exclusivamente para esta área.
50
Cuestionario de evaluación
DATOS GENERALES (A)
Nombre de la Institución:
(1)
Área administrativa a la que esta subordinado el archivo:
Tipo de archivo:
Trámite
(3)
Concentración
Área física (m2)
Histórico
(4)
(5)
(6)
Cantidad de personas que laboran en el archivo
(8)
Otro
Cantidad de documentación (ml)
Materiales de conservación
Usuarios
(2)
(7)
Que consultan dentro del archivo
Que consultan fuera del archivo
Observaciones
(9)
CARACTERÍSTICAS DEL INMUEBLE (B)
Dentro de las áreas administrativas
(10)
Fuera de las áreas administrativas
Niveles que ocupa
Nave industrial
Nivel en el que se encuentra
Almacén
(11)
51
Techos
(12)
Concreto
Muros
Lámina
Plafón
Otro
Lámina
Falso
Otro
(13)
Concreto
Tabique con aplanado
Pisos
Tabique
(14)
Concreto
Vinílico
Cerámico
Duela
Metálico
Otro
Puertas y Ventanas (15)
Cantidad de puertas
Metros cuadrados utilizados
Cantidad de ventanas
Metros cuadrados utilizados
Tipo de seguridad
(C)
INSTALACIONES DENTRO DEL ACERVO
Interruptores en los muros
(16)
Cantidad de lámparas
(17)
Características (tubo o foco)
Contactos en los muros
(18)
Contactos en los pisos
¿Existen ductos de gas u otro combustible dentro del archivo?
(19)
¿Existen ductos de gas u otro combustible fuera del archivo?
(20)
52
¿A que distancia se encuentran?
(21)
(22)
OBSERVACIONES
(D)
SALIDAS DE EMERGENCIA Y RUTAS DE EVACUACIÓN
¿Cuantas puertas existen?
(23)
¿Cuál es su ubicación?
Como son sus cerraduras
(24)
Dibujar croquis
¿Existen pasillos suficientemente amplios?
(25)
(24-A)
Cuantos existen
Dimensiones
Existe escaleras de emergencia
Señalizaciones
(26)
(27)
¿Están identificadas con colores las tuberías de acuerdo con la normatividad?
¿Están identificadas las salidas de emergencia, rutas de evacuación extintores, etc?
Botones o palancas de alarma
(28)
¿La Alarma Funciona adecuadamente?
(29)
Detectores de humo
¿Funcionan adecuadamente?
Extintores
(30)
53
Que tipo de extintor existe
Móvil
Fijo
Rociadores automáticos
Hidrante
Espumas
Polvo seco
Gas
Otro
Capacidad
Características
CARACTERÍSTICAS DEL MOBILIARIO (D)
Anaquelería
(31)
Metálica
Madera
Altura (m)
Mixta
Pintura
Los pasillos entre los anaqueles son de:
(32)
¿La distancia ente el último punto de la anaquelería con documentación y un
pasillo de salida es de (m)?
(33)
(E)
FACTORES EXTERNOS
Describir el entorno ambiental
(34)
OBSERVACIONES ADICIONALES (35)
54
Instructivo de llenado
A. DATOS GENERALES
1. Nombre de la Institución: Es el nombre completo de la institución pública o
privada.
2. Área administrativa a la que esta subordinado el archivo: Nombre del área
superior de la que depende el archivo.
3. Tipo de archivo: Se debe seleccionar el tipo de archivo al cual se está
evaluando.
4. Área física: Consignar en metros cuadrados la superficie del archivo.
5. Cantidad de documentación: Consignar en metros lineales la cantidad de
documentos, si no fuera posible, tener un aproximado.
6. Materiales de conservación: Describir el tipo de cajas, carpetas u otros
materiales en la que los documentos se encuentran archivados.
7. Cantidad de personas que laboran en el archivo: Se debe especificar la
cantidad de personas que laboran en el archivo, aún cuando sean de staff.
8. Usuarios: especificar la cantidad de usuarios diarios, incluso si son usuarios que
consultan la documentación dentro o fuera del archivo.
9. Observaciones: Corresponde a los comentarios generales de esta primera parte.
B. CARACTERÍSTICAS DEL INMUEBLE
10. Dentro de las áreas administrativas: Consignar si el archivo se encuentra
dentro de las instalaciones de la institución, especificando el nivel o piso en donde se
encuentra ubicado.
11. Fuera de las áreas administrativas: Consignar si el archivo se encuentra fuera
de las instalaciones de la institución, especificando si es una nave industrial o un
almacén.
12. Techos: Consignar el tipo de material utilizado.
13. Muros: Consignar el tipo de material utilizado.
55
14. Pisos: Consignar el tipo de material utilizado.
15. Puertas y Ventanas: Indicar cantidades y la seguridad con la que cuenta.
C. INSTALACIONES DENTRO DEL ACERVO
16. Interruptores en los muros: Indicar si existen dentro del acervo.
17. Cantidad de lámparas: indicar las cantidades y como se encuentran.
18. Contactos en los muros: indicar las cantidades y como se encuentran.
19. ¿Existen ductos de gas u otro combustible dentro del archivo?: Indicar si
existen conductores de combustibles dentro del archivo y especificar que transportan.
20. ¿Existen ductos de gas u otro combustible fuera del archivo?: Indicar si
existen conductores de combustibles dentro del archivo y especificar que transportan.
21. ¿A que distancia se encuentran?: Indicar la distancia en metros de separación
entre el acervo y los ductos.
22. Observaciones: Son comentarios adicionales a estos puntos.
D. SALIDAS DE EMERGENCIA Y RUTAS DE EVACUACIÓN
23. ¿Cuantas puertas existen?: Indicar la cantidad de las puertas y salidas de
emergencia y describir que tipo de cerradura tiene.
24. ¿Cuál es su ubicación?: Indicar la ubicación de las puertas y salidas.
24-A Dibujar croquis: Indicar a través de un croquis la ubicación de las puertas y
salidas de emergencia.
25. ¿Existen pasillos suficientemente amplios?: Indicar si existen pasillos para
una rápida evacuación, así como sus dimensiones.
26. Existe escaleras de emergencia: Consignar si existen escaleras de emergencia.
27. Señalizaciones: Consignar si las instalaciones están identificadas por colores.
28. Botones o palancas de alarma: Consignar si existen
y funcionan
adecuadamente.
29. Detectores de humo: Consignar si existen y funcionan adecuadamente.
30. Extintores: Consignar el tipo, capacidad y características.
56
E. CARACTERÍSTICAS DEL MOBILIARIO
31. Anaquelería: Consignar el tipo de anaquelería con la que cuenta el archivo.
32. Los pasillos entre los anaqueles son de: Consignar la distancia en metros que
existe entre los anaqueles.
33. ¿La distancia ente el último punto de la anaquelería con documentación y
un pasillo de salida es de?: Consignar la distancia en metros que existe entre la
última parte de los anaqueles y los pasillos o la salida más cercana.
F. FACTORES EXTERNOS
34. Describir el entorno ambiental: Hacer un análisis del entorno externo en donde
se encuentra el archivo.
35. OBSERVACIONES ADICIONALES: Son comentarios generales de toda la
evaluación efectuada con el fin de obtener datos que no se consideraron en el
cuestionario.
57
3.7 Categoría del grado de riesgo en los archivos
Para establecer las categorías de riesgo es indispensable considerar la información
obtenida en el cuestionario. Es muy importante que todas las observaciones del
evaluador queden registradas aún cuando se consideren mínimas.
La categoría del Estudio de Grado de Riego se establece como:
•
BAJO
•
MEDIO
•
ALTO
Cada uno responde al nivel de riesgo de incendio en el que se encuentre la situación
del archivo.
Riesgo Bajo: Es el nivel mínimo que existe, por lo tanto el archivo se considera
seguro y la susceptibilidad de que ocurra un siniestro es remota.
Riesgo Medio: Es el nivel intermedio, sin duda también es considerado como
peligroso, sin embargo si se toma en cuenta rápidamente y con la seriedad necesaria
este puede ser subsanado con prontitud.
Riesgo Alto: Se considera como el extremo, muy vulnerable y que en cualquier
momento puede suceder un incendio.
Es importante mencionar que no existe “Grado Cero”, aunque sería lo ideal, bien
sabemos que los incendios ocurren por accidentes, negligencia, dolo o mala fe y
detrás de estas acciones se encuentra el factor humano.
Para evaluar los resultados del cuestionario, debemos considerar que está
estructurado con tres tipos de reactivos y son:
58
1.
Los generales: son solo preguntas informativas.
2.
Los específicos: son reactivos sumamente importantes para determinar el
riesgo.
3.
Los complementarios: son de información adicional o que son óptimas e
idóneas para un archivo.
La evaluación para determinar el grado de riesgo esta en relación con los datos
adquiridos, muchos de los reactivos están relacionados entre sí, por lo tanto si se
omite alguno de ellos, el riesgo aumenta, por ejemplo:
El nivel en el que se encuentra el archivo
Si es planta baja, no habrá escaleras alternas o de emergencia, pero si es un sótano
si tendrá que tener escaleras o salidas. En el caso de pisos subsecuentes habrá la
necesidad de tener las de emergencia, por lo tanto se relaciona con el reactivo
“Salidas de emergencia (escaleras)”, en caso de no haberlas el riesgo aumenta.
Área física y cantidad de documentación
Si el archivo es pequeño y se encuentra aislado, el riesgo es bajo, aún con las
medidas mínimas de seguridad. Pero si este es grande, tendrá más personal y si la
consulta es dentro, la cantidad de personas aumenta, por lo tanto los pasillos y
salidas de emergencias serán las suficientes para que en un tiempo determinado
puedan evacuar la zona.
Se debe considerar también el entorno externo ambiental, esto es a razón de que un
archivo podrá tener sistemas de seguridad, salidas de emergencia y personal
preparado en protección civil, pero si aun lado existe una estación de gas o gasolina,
el riesgo va a ser alto.
59
Por consiguiente es fundamental que el evaluador sea objetivo y observador en todo
el entorno, ya que esto será prioritario para un adecuado Estudio de Grado de
Riesgo.
60
Conclusiones
EL Estudio de Grado de Riesgo es una prioridad que debe ser aplicada en todos los
archivos, no debe ser discriminativo, ni creer que un archivo es totalmente seguro. Si
el EGR es aplicado será un paso importante no sólo para la Archivonomía, sino para
la seguridad del personal y de todas las instituciones, ya que el almacenaje de
documentos lo que se traduce para un incendio como “materia prima: papel”, es un
riesgo constante al cual sino se le da la seriedad necesaria puede convertirse en un
verdadero problema.
No contar con las medidas mínimas de seguridad, da como resultado la pérdida no
solo de bienes materiales sino también de vidas humanas.
En este trabajo se visualizaron los incendios, pero existen diversas situaciones que
podemos prever con las medidas adecuadas. Los EGR pueden tener diversos
enfoques como pueden ser: sismos, inundaciones, resistencia de inmuebles, riesgos
de trabajo, etc.
Esta investigación además de ser importante para mí titulación la considero aportativa
y que aún queda mucho por hacer, investigar y documentar y que sólo con trabajos
que no necesariamente sean netamente de archivos, pero que si incidan y afectan a
los mismos, podemos ir aumentando nuestra teoría y lo mejor, construir aquella que
en ningún otro lado se ha escrito y la podamos asumir propia de la Archivonomía.
Es por ello que el EGR es sin duda algo que existe, está sustentado y más aún se
aplica sin restricciones y su adecuado manejo puede ser el punto medular para prever
y prevenir un incendio.
Desde luego que este trabajo permite ver otras líneas de investigación que pueden
contribuir a enriquecer a nuestra profesión.
61
BIBLIOGRAFÍA
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