Fecha de liberación: 9 de Enero 2013 VERSIÓN 1 R E V I S I Ó N 4 - E S P A ÑO L Procedimiento I.1 Registro de escuelas en Admovi.ME Propósito del procedimiento Definir el proceso administrativo que deberán seguir todas aquellas escuelas que deseen participar en la Red Social de la Educación Católica “Admovi.ME” y explicar los actores que participan en el proceso de registro. Usuarios del procedimiento Las escuelas que pertenezcan a constituyentes y asociados de la OIEC. Tabla de contenido Propósito del procedimiento ..............1 Usuarios del procedimiento ................1 Administradores y Actores del Procedimiento.......................................1 Políticas de referencia .........................2 Descripción del procedimiento .........2 Primera parte, preparativos: (Si eres una escuela continua en la Segunda parte) ....................................... 2 Segunda parte, Registro de una escuela .................................................... 3 Procedimientos Predecesores y Dependientes........................................8 Predecesores ........................................... 8 Dependientes .......................................... 8 los miembros Son miembros constituyentes de la OIEC las organizaciones de escuelas católicas de cada país que hayan formalizado su participación en nuestra organización. Son miembros asociados de la OIEC las organizaciones religiosas o congregaciones que formalicen su participación en la organización. Administradores y Actores del Procedimiento Los administradores del procedimiento son por un lado el equipo de proyectos de la OIEC, la Fundación Educar y Compartir (en adelante Funeduc*) y los responsables designados por cada uno de los miembros constituyentes o asociados que hayan decidido participar en la Red Social de la Educación Católica. Los Actores del procedimiento son los responsables que cada escuela defina para llevar la relación con la OIEC y la Organización de escuelas católicas de cada país miembro de la OIEC (En adelante: Organización del país). *Funeduc, ha sido designada por la OIEC para llevar la gestión y administración del proyecto Admovi.ME, tiene su cede en el edificio del obispado, Plaza de la Seo, 6 50001 Zaragoza (España) (+34) 976 394 800 [email protected] Página 1 de 8 Información Interna y Confidencial para uso Exclusivo de la OIEC y sus miembros PROCEDIMIENTO 1.1 REGISTRO DE ESCUELAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMOVI.ME Políticas de referencia Las escuelas deberán ser miembros activos de las organizaciones de escuelas católicas que forman parte de la OIEC en cada país. Las escuelas que no pertenezcan a la organización del país, deberán primero pasar a formar parte de dicha organización para poder participar, siguiendo los procedimientos que defina la organización del país. Las escuelas se registrarán en un único sistema de registro mundial, operado por la OIEC y Funeduc, al que podrán acceder desde el portal de la Organización del país. Cada Organización del país verificará y validará la información de la escuela que desea participar y autorizará su registro. El Consejo de la OIEC aprobó una cuota de colaboración anual obligatoria de 50 € o $60 USD, que será destinada para apoyar a las escuelas de bajos recursos para no quedarse fuera de nuestra red social. El cobro de ésta cuota tendrá las siguientes opciones de pago: o Transferencias Bancarias Nacionales: las escuelas realizarán el pago directamente a la organización de cada país siguiendo sus instrucciones y procedimientos de controles internos, mismos que serán notificados por medio del sistema de registro. o Pago en línea por Internet: las escuelas realizarán el pago por medio de Paypal a la cuenta de la Fundación Educar y Compartir (Funeduc), quien ha sido designada como la entidad operadora del proyecto. o Cada mes se emitirá un reporte de cobranza para la distribución de los recursos con los países que realicen cobros. o No hay devolución por ningún motivo de la cuota de colaboración ya que se trata de un donativo. Excepcionalmente los miembros asociados (Congregaciones) podrán celebrar un acuerdo global con la OIEC por lo que se podrá establecer una forma de pago diferente o grupal, pero la administración del registro seguirá siendo responsabilidad del país. Si no existe una organización miembro en un país o esta no participará en el proyecto será directamente la OIEC por medio de Funeduc la que lleve el control del registro de las escuelas de ese país, así como el cobro el cual sólo podrá recibirse vía Pago en línea por Internet. Descripción del procedimiento Primera parte, preparativos: (Si eres una escuela continua en la Segunda parte) No. 1. 2. Descripción Actores y/o Usuarios La Organización del País nombra a un responsable de la administración del proyecto que será el contacto oficial con la OIEC, que se le conocerá como el responsable de la red social del país (RRSP). La OIEC asigna una cuenta de correos formato [email protected] que utilizará el responsable Órgano directivo de Organización del país. la Equipo de proyectos de la OIEC Página 2 de 8 Información Interna y Confidencial para uso Exclusivo de la OIEC y sus miembros PROCEDIMIENTO 1.1 REGISTRO DE ESCUELAS No. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMOVI.ME Descripción Actores y/o Usuarios de la red social del país para la operación del sistema y para recibir cualquier notificación de las escuelas de su país con relación al proyecto. 3. La Organización del País define el procedimiento administrativo para recibir el pago vía transferencias/depósito bancario de la cuota de colaboración que realicen las escuelas que deseen participar en su país. La Organización del País notifica al equipo de proyectos de la OIEC el procedimiento de pago por transferencia/depósito bancario, para que sea publicado en el sistema de registro de la OIEC. Si la Organización del País cuenta con un sitio web, deberá colocar en el mismo un hipervínculo al sistema de registro de escuelas de la red social y el logotipo de Admovi.ME (Hipervínculo al sistema: http://www.infoiec.net/es/SitePages/proy_resc.aspx) (Descarga del Logo de Admovi.ME: http://www.infoiec.net/SiteAssets/Admovi.small.png) 4. 5. Si el País no cuenta con sitio web, la OIEC podrá colaborar para crearlo, mientras tanto se deberá indicar a las escuelas que vayan directo al sitio de la OIEC. (www.infoiec.net) La OIEC y la Organización de País realizan un ciclo de registro para probar el proceso y las cuentas de correo relacionadas. 6. Órgano directivo de la Organización del país. Responsable de la red social del país. Responsable de la red social del país. Equipo de proyectos de la OIEC Funeduc Equipo de proyectos de la OIEC Funeduc Responsable de la red social del país. Webmaster de la Organización del país. Equipo de proyectos de la OIEC Funeduc Responsable de la red social del país. Webmaster de la Organización del país. Segunda parte, Registro de una escuela No. 1. Descripción Actores y/o Usuarios La escuela interesada designa un responsable y éste ingresa al portal de la Organización de escuelas católicas del País, para iniciar su registro en Admovi.ME, dando un clic en el siguiente Icono: Responsable de la Escuela Si su país no cuenta con un sitio web de la organización local de escuelas católicas, podrá hacer su registro directamente en el sitio de la OIEC (www.infoiec.net) dando clic en el mismo Icono indicado. También podrá realizar su registro directamente en la comunidad de profesores de la red social en: (http://teachers.admovi.me) Página 3 de 8 Información Interna y Confidencial para uso Exclusivo de la OIEC y sus miembros PROCEDIMIENTO 1.1 REGISTRO DE ESCUELAS No. 2. 3. 4. Descripción MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMOVI.ME Actores y/o Usuarios Una vez visitada la página inicial del proyecto, la escuela ingresa al sistema de registro dando un clic en el siguiente icono: La escuela deberá buscar en el sistema si su institución no se encuentra registrada previamente, en la primera pantalla del sistema que se muestra a continuación. Hay tres formas de buscar su escuela: Por el nombre de la escuela, previamente seleccionado el país y estado/comunidad/departamento o región según cada país: Por el número previamente asignado por nuestro sistema. Este número lo tendrá la persona autorizada que registró inicialmente su institución. Seleccionado en una lista de escuelas de su país, que estén previamente registradas. Responsable de la Escuela Si no encuentra su escuela en la lista, podrá continuar el registro inicial completando los datos de su institución, al terminar el proceso se detiene hasta que reciba un correo para confirmar que venga de una cuenta real, pasar al paso 5 del presente procedimiento. Si ya se encuentra registrada la escuela, pasar al paso No. 4B del presente procedimiento. Responsable de la Escuela Responsable de la Escuela Página 4 de 8 Información Interna y Confidencial para uso Exclusivo de la OIEC y sus miembros PROCEDIMIENTO 1.1 REGISTRO DE ESCUELAS No. Descripción MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMOVI.ME Actores y/o Usuarios 4B.. Si ya encontró su institución deberá investigar dentro de su institución si alguien más realizó el registro y/o enviar un correo a la Organización del país formato: paí[email protected] para aclarar el registro previo, debiendo incluir sus datos generales para validar que cuenta con las facultades para representar a su institución. 5. Al recibir el correo de confirmación completa los siguientes datos para terminar su registro, mismo que será enviado al responsable de la red social de la Organización del país para su validación. Responsable de la escuela Responsable de la red social del país. Responsable de la Escuela Página 5 de 8 Información Interna y Confidencial para uso Exclusivo de la OIEC y sus miembros PROCEDIMIENTO 1.1 REGISTRO DE ESCUELAS No. 6. 7. Descripción MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMOVI.ME Actores y/o Usuarios El Responsable de la Red Social de la Organización del País, recibe un correo de notificación para autorizar a la escuela que se registró, con un hipervínculo que lo dirige a la siguiente pantalla, que contiene la información registrada por la escuela en el punto 5. Revisa la información en los registros internos de la Organización del país para validad que la escuela pertenezca, si lo considera necesario deberá contactar a la persona que realizó el registro y valida la información, si ésta cuenta con facultades para representar a la escuela, etc. Autoriza o rechaza el registro, en el caso de rechazo deberá enviar un correo con los motivos de rechazo. Si la escuela fue autorizada por la Organización del país deberá completar el registro realizando el pago de la cuota de colaboración, el responsable de la escuela recibirá un correo con un hipervínculo con las instrucciones para el pago que se muestran en la siguiente pantalla: Responsable de la red social del país. Responsable de la Escuela Página 6 de 8 Información Interna y Confidencial para uso Exclusivo de la OIEC y sus miembros PROCEDIMIENTO 1.1 REGISTRO DE ESCUELAS No. 8. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMOVI.ME Descripción Actores y/o Usuarios Para realizar el pago en línea seleccionar la opción correspondiente y presionar el botón de Paypal: Responsable de la Escuela Para realizar el pago por transferencia/deposito bancario (Si esta disponible para su país) se deberá realizar a la cuenta que el Organismo del país defina, y se presentará una pantalla con los detalles como se muestra a continuación: Realizar una transferencia o Banco: BANCO AAA Sucursal: NNNN Cuenta: 0000 0000 0000 Referencia: XX RED SOCIAL Enviar ficha de depósito por Enviar ficha de depósito por a nombre de: ORGANIZACIÓN DEL PAIS ADMOVIME Fax al: 0000000 correo electrónico a: paí[email protected] El Responsable de la Escuela recibirá un correo electrónico con los mismos datos para hacer su transferencia bancaria y con las instrucciones para confirmar el pago 9. Confirmación de pago. Pagos en línea: Paypal enviará correos de confirmación tanto al comprador como a nosotros, por lo que no se requiere notificación adicional. Pagos por Transferencia/Depósito: Adicional a las instrucciones que cada país establezca, la escuela deberá enviar una imagen de la ficha de depósito al correo correspondiente del país, formato: paí[email protected] 10. Liberación de pagos: Pagos en línea: La Fundación Educar y compartir (Funeduc), designada por la OIEC para administrar los pagos en línea y concentrar los recursos de la red social, liberará el pago. Responsable de la Escuela Funeduc Funeduc Responsable de la red social del país. Pagos por Transferencia/Depósito: Por su parte el Responsable de la red Social de la Organización del país correspondiente verificará los depósitos en sus cuentas bancarias y libera en el sistema por medio del hipervínculo de los correos que reciba del sistema por cada escuela que confirme su intensión de pago por Banco: Página 7 de 8 Información Interna y Confidencial para uso Exclusivo de la OIEC y sus miembros PROCEDIMIENTO 1.1 REGISTRO DE ESCUELAS No. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMOVI.ME Descripción Actores y/o Usuarios Escuela de prueba Responsable X [email protected] Mundo YYYYYYY AAAAA 111111 Http://www.infoiec.net 11. Fin del proceso. La escuela queda registrada, recibe un correo de bienvenida y puede iniciar el registro de sus profesores y alumnos a la red social (En una primera etapa sólo profesores), así como solicitar cualquier beneficio disponible el los espacios de contenidos y tecnología de Admovi.ME Responsable de la Escuela. Procedimientos Predecesores y Dependientes Predecesores Ninguno. Dependientes Procedimiento I.2.- Registro de Profesores a la Red Social Procedimiento I.2.A.- Registro a la Red Social de Profesionales de la educación autorizados Procedimiento I.3.- Registro de Alumnos a la Red Social Procedimiento I.4.- Registro Padres de Familia a la Red Social Procedimiento II.1.-Solicitud de Beneficios Página 8 de 8 Información Interna y Confidencial para uso Exclusivo de la OIEC y sus miembros