El SIP ASOCIADOS informa de manera detallada las

SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
CONTENIDO
Condiciones Básicas
SIP ASOCIADOS ………………………………………..…………………………………………….……......
Condiciones uso SIP ASOCIADOS….…………………………………………………………………......
Recomendaciones técnicas…………...……………………………………………….…………………....
Convenciones…………………………………………………………………………………………..………….
Condiciones generales de acceso…………………………………………………………………………..
Capítulo 1. SIP ASOCIADOS
3
Como trabajar en la aplicación SIP ASOCIADOS …………………………………………….…......
Definiciones Tipos de Solicitudes……………………………………………………………………….....
Capítulo 2. PEDIDOS DIRECTOS
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Componente de la ventana de pedido…………….………………………………………….……..11
Componente de la ventana de PREPEDIDO………………………………………………………..18
Como realizar un pedido ingresando por Tipo de Solicitud…………………………………. 23
SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
Como realizar un pedido ingresando por cargar archivos POS…………………….……….27
Capítulo 3. AGREGAR PRODUCTOS
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Como agregar productos a su pedido………………………………………………………………. 34
GLOSARIO
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
Condiciones Básicas
1. SIP ASOCIADOS
SIP (Sistema integral de pedidos) es una herramienta diseñada en Internet, que permite acceder
a la información del portafolio de productos que tiene la Cooperativa a disposición del asociado.
En el SIP se podrán realizar consultas y pedidos en forma directa, tener total disponibilidad de
las ofertas y promociones, estar actualizado sobre: Precios, % Bonificación, Fechas de
Codificación, Categorías, Productos descontinuados, Prepacks y Kits (Contenidos), Obsequios, etc.
Para el uso adecuado del SIP asociados, es necesario estar familiarizado de manera básica en el
uso de Internet, accediendo mediante la página Web de Copidrogas y utilizando el correo
electrónico. En éste manual usted aprenderá como hacer uso de este aplicativo.
a. PAGINA
WEB
COPIDROGAS:
La
página
Web
de
COPIDROGAS
(www.copidrogas.com.co), está enfocada a brindar a los asociados información integral,
desde donde podrá ingresar al SIP ASOCIADOS.
b. SISTEMAS DE CORREOS ELECTRONICOS: Se tiene a disposición de cada asociado y
droguería un correo electrónico corporativo, con el fin de mantenerse en contacto directo
con cada asociado y registrar las transacciones realizadas en el SIP ASOCIADOS.
c. FUNCIONES CORREOS CORPORATIVOS:
CORREO CORPORATIVO ASOCIADO
 Este es exclusivo del asociado.
CORREO CORPORATIVO DROGUERIA
 Este se encuentra asignado para los
encargados de Administrar las droguerías.
 Envío de claves de acceso de correos
 Para ingresar al correo depende de las
corporativos de las droguerías y de
claves que fueron enviadas al correo del
clave de pedidos en Internet.
asociado, solo en el caso donde el decida
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
entregarla a un tercero.
 Envío
para
de
el
información
asociado
y
directamente
copia
de
 Envío de la información del Pedido
la
realizado en Internet, información del
información de la droguería (Pedidos,
plano con el cual se actualiza el POS y
circulares)
demás información de interés para la
droguería.
2. CONDICIONES USO SIP ASOCIADOS
Al ingresar al SIP Asociados usted debe tener en cuenta las siguientes condiciones:
a. Aceptación - El solo acceso a este sistema o la utilización del SIP Asociados, conllevan a
la aceptación del usuario a todas las estipulaciones del documento “Términos de uso para
el SIP ASOCIADOS” este acuerdo y las condiciones y reglamentos aplicables.
b. Propiedad de la información y Propiedad Industrial de la Página: Al ingresar por
primera vez existe un contrato, en donde se informa que el programa y la información
pertenecen a COPIDROGAS.
c.
Acceso al sistema y seguridad: COPIDROGAS entregará las claves de acceso de los
correos electrónicos y pedidos directamente a los asociados siendo el responsable de la
confidencialidad y uso de la misma, el cual dispondrá de estas y tendrá la potestad de
divulgar la clave a quien considere necesario.
d. Condiciones Comerciales:
Los precios no incluyen impuestos y se encuentran sujetos a cambios sin previo aviso.
Los inventarios estarán disponibles hasta agotar existencias o sujetas a disponibilidad.
Las cantidades a despachar están sujetas a modificaciones en el momento del envío
del pedido.
La entrega de los pedidos está sujeta al cupo disponible del asociado y a los horarios
establecidos para despachos de acuerdo a los cortes de rutas.
Dentro de la página se indica la última fecha de actualización de la información,
aclarando que está no se encuentra en línea con el sistema de información
de
COPIDROGAS - SAP.
Los pedidos enviados por este medio se cargarán cada hora a SAP para su
separación.
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3. RECOMENDACIONES TECNICAS
Para un desempeño adecuado del aplicativo, usted debe tener en cuenta la capacidad de su
computador, la configuración del equipo y el tipo de conexión a Internet.
Para obtener mayor información, favor revisa el Manual de correo asociados en Página
COPIDROGAS (www.copidrogas.com.co)
4. CONDICIONES GENERALES DE ACCESO
Antes de iniciar el acceso al SIP Asociados, usted debe tener: LA PRIMERA VEZ QUE INGRESA
AL SIP DE ASOCIADOS: Correo corporativo del Asociado y clave del correo del Asociado, Clave
de pedido inicial y INGRESO A SIP ASOCIADOS: Clave de pedido y Correo corporativo de la
Droguería y clave del correo de Droguería.
a. PRIMERA VEZ QUE INICIAN AL SIP DE ASOCIADOS:
b.
Acceso correo corporativo asociado y clave del Asociado:
Usted debe ingresar a la página de COPIDROGAS (www.copidrogas.com.co) y acceder al
icono de Correo para los asociados:
Página de COPIDROGAS, iniciación correo asociado:
Ingresar por
aquí…
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
En donde aparecerá una pantalla que solicita:
o
o
Nombre: Cuenta de correo asignada por COPIDROGAS a los asociados.
Clave: Clave de acceso asignada por COPIDROGAS, la cual fue enviada en
circular de tipo confidencial.
Digitar:
1. Nombre: Correo asignado
por Copidrogas.
2. Clave: Enviada por
Copidrogas
Dentro del Correo usted encontrará un mensaje enviado por nosotros en donde encontrará la
clave de acceso al SIP ASOCIADOS.
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El asociado debe abrir el correo “Datos de
acceso-Acepta Contrato”, allí encontrará la
clave de acceso al aplicativo SIP Asociados
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ADVERTENCIA:
En el caso donde usted no recuerde su correo o la clave, debe enviar a COPIDROGAS el
formato de autorización para cambio de clave.
FORMATO DE AUTORIZACION PARA CAMBIO DE CLAVE
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Éste formato debe ser solicitado únicamente por el asociado al Departamento de Soporte
Tecnológico ó sistemas y debe ser devuelto por fax completamente diligenciado.
Clave de pedido inicial:
Para ingresar al aplicativo Sistema Integral de Pedidos (SIP), de click sobre el botón
SIP.
Introducción SIP ASOCIADOS
Ingresar por
aquí…
Ó también puede ingresar por la opción enlaces directos que se encuentra en la mitad
de la página:
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
Ingresar por
aquí…
Aparecerá una nueva ventana en la que encontrará el botón SIP Asociado, Haga
click sobre ese botón.
Haga Click
Aquí
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
Usted debe ingresar al SIP de la siguiente manera:
o
Código de la Droguería: Este es asignado por COPIDROGAS para la toma de
pedido.
o
Clave de Pedido: Es la clave que encontró en el correo “Datos de Acceso-Acepta
contrato” que se encuentra en el correo corporativo del Asociado.
Si no recuerda la clave puede buscarla en el correo corporativo del Asociado ó puede
ejecutar Recordar clave e inmediatamente ir al correo corporativo del asociado y allí
encontrará la clave.
En seguida de escribir el código de la Droguería y la clave se debe ejecutar el botón Entrar
para ingresar al sistema SIP ASOCIADOS.
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
Capitulo 1. SIP ASOCIADOS
1. PANTALLA DE BIENVENIDA Y ARRANQUE:
En la pantalla de bienvenida encontrará, los siguientes opciones:
En esta ventana, encontrará dos opciones
y
: Por ambas puede realizar su
requerimiento (Pedido).

Opción
: Para elaboración de pedidos directos
al hacer click sobre éste menú podrá escoger un tipo de
solicitud por tipo de condición.
Esta opción para realizar pedidos en línea a través de la
página Web.
Este Opción consta de un menú desplegable en el que aparecen los siguientes Tipos de
Solicitud:
o
Haga click sobre el Tipo de Solicitud en la cual desea trabajar.
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Definiciones tipos de solicitudes
Pedido Normal:
Son los pedidos con condiciones de plazo y descuento habituales: En exentos contado: 3
días: 11%+3%; 10 días 11%+2%; 20 días: 11%+1%; 30 días: 11%; 45 días: 5,5% y 60
días neto. En gravados 30 días neto y recargos a partir de esta fecha. El monto mínimo
debe ser de 1/3 de SMMLV.
Pedido 30 días adicionales:
Son los pedidos con 30 días adicionales a las condiciones de descuento habituales: 30
días: 11%+3%; 40 días 11%+2%; 50 días: 11%+1%; 60 días: 11%; 75 días: 5,5% y
recargo sobre mercancía gravada; En gravados 60 días neto y recargos a partir de está
fecha: El monto mínimo del pedido debe ser mínimo de 1 SMMLV.
Pedido 60 días adicionales:
Son los pedidos con 60 días adicionales a las condiciones de descuento habituales; 60
días: 11%+3%; 70 días 11%+2%; 80 días: 11%+1%; 90 días: 11%; 105 días: 5,5% y
recargo sobre mercancía gravada; En gravados 90 días neto y recargos a partir de está
fecha. El monto mínimo del pedido debe ser como monto mínimo 1 SMMLV.
Vale Ventanilla:
Son los pedidos urgentes que necesita un asociado para ser entregados por la ventanilla
de alguna de las bodegas de COPIDROGAS. Para las droguerías ubicadas en las ciudades
donde existe bodega de la Cooperativa, se pueden solicitar máximo 3 vales diarios
(incluidos vales domicilios) con máximo 10 ítems cada uno. Estos pedidos serán
entregados con un tiempo mínimo de 1 Hora después de efectuado el pedido. Para las
droguerías ubicadas fuera de las ciudades donde no existe bodega, se pueden solicitar
máximo 3 vales diarios con máximo 30 ítems cada vale. Como medida de seguridad, las
entregas de vales que superen los tres salarios mínimos mensuales legales vigentes (3
SMMLV) se entregarán únicamente al asociado. La condición de pago es igual a la del
pedido normal.
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
Entrega Personal - Bodega:
Son los pedidos urgentes para ser entregados personalmente por la ventanilla de alguna
de las bodegas de COPIDROGAS. Como medida de seguridad, los pedidos de este tipo
que superen el valor de tres salarios mínimos mensuales legales vigentes (3 SMMLV) se
entregarán únicamente al asociado. La condición de pago es igual a la del pedido normal.
Vale domicilio - Moto:
Es el servicio prestado en Bogotá a través de motos que consiste en enviar pedidos con
medicamentos de bajo volumen y peso a las droguerías afiliadas de lunes a viernes de
8:00 a.m. a 8:00 p.m. y los días sábados de 8:00 a.m. a 4:00 p.m, con un cobro
adicional. Se pueden solicitar máximo 3 vales diarios (incluidos vales Ventanilla) con
máximo 10 ítems cada uno. El servicio se presta solo en la zona comprendida: por el sur
hasta la Avenida 1ro. de Mayo, por el norte hasta la Calle 134, por el oriente hasta la
carrera 7 y por el occidente hasta la Avenida Ciudad de Cali. Estos pedidos tendrán un
valor mínimo 1/3 de SMMLV y máximo 3 SMMLV. La condición de pago es igual a la del
pedido normal.
ADVERTENCIA: Una vez elegido el Tipo de Solicitud no puede modificarlo,
para cambiar esta condición, debe terminar el proceso o salir he ingresar nuevamente
para seleccionar otro Tipo de Solicitud.

Opción
: Solicitud mediante Cargue archivo plano :
Dando click en
puede ingresar el archivo de pedido sugerido el
cual es un archivo plano en formato .txt, con los siguientes campos:

Código de Droguería

Código del producto COPIDROGAS

Nombre del producto

Cantidad

Código de barras
Esta opción es más ágil que realizar un PEDIDO DIRECTO y debe tener de manera anticipada
un archivo plano con la información antes mencionada, este puede ser creado desde Excel o
emitido por un sistema POS y debe cargarlo al sistema.
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Cuando usted ingresa por esta opción el sistema elige el tipo de solicitud de acuerdo a la
condición de los productos.

Opción
: Cortes de actualización información:
Indica la fecha y la hora en la que la aplicación realiza la actualización de datos maestros en
el sistema. Actualiza maestro de materiales, inventarios, precios, maestro de Droguerías,
ofertas, Estos se realizan 3 veces al día.

Opción
: Horarios de Cortes: Se informa los horarios establecidos para los despachos
de acuerdo a los cortes de rutas.

Opción
: Salir: Cierra la sección de usuario. Este ítem permite al usuario salir de SIP
ASOCIADOS, pero siguiendo con la política de seguridad. La aplicación pedirá confirmación al
usuario antes de finalizar. La ventana de confirmación es la siguiente:

Opción
: Texto explicativo: Se recuerda las condiciones de pago, condiciones de
precio y condiciones de despacho.
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
Capítulo 2. Componentes SIP ASOCIADOS
Después de realizar el ingreso por PEDIDO DIRECTO o PEDIDO CARGADO usted encontrará lo
siguiente:
1. COMPONENTES DE LA VENTANA DE PEDIDO:

Opción
: Buscar por laboratorio: Esta sección
realiza las búsquedas por
laboratorios. Haga click sobre la letra si conoce la inicial del proveedor o haga la búsqueda
a través de las páginas.
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
Si da click sobre un Proveedor le genera los productos, kit y prepacks que contiene

Opción
: Salir: Cierra la sección de usuario. Este ítem permite al usuario salir de SIP
ASOCIADOS, pero siguiendo con la política de seguridad. La aplicación pedirá confirmación
al usuario antes de finalizar. La ventana de confirmación es la siguiente:
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
ADVERTENCIA: En caso de falla eléctrica o del servicio de Internet durante
proceso de un pedido, la información
no se perderá
el
siempre y cuando el usuario haya
actualizado los datos. La aplicación está diseñada para mantener la información del pedido
durante 48 horas.

Opción
: Buscar por Producto: Esta se divide en:
 Búsqueda sencilla: Definida por una palabra, letra o número. No es necesario colocar la
palabra completa.
 Búsqueda Compuesta: Se define como combinación de dos criterios, palabras y
números. Ejemplos: *Aspirina*500*, dolex 500. Estos deben ir separados por “*”
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario

Opción
: Sección: Se encuentra la totalidad de productos de COPIDROGAS.
Productos:
En esta sección se encuentran la totalidad de productos codificados actualmente en
COPIDROGAS, por cada regional.
Productos Nuevos:
Esta sección le permite visualizar y seleccionar productos que han sido codificados en un
periodo de tiempo específico.
Marcas Propias:
En esta sección encontramos los productos de Marcas Propias ICOM de COPIDROGAS
Prepacks:
Esta sección le permite visualizar los paquetes de productos ítem por ítem.
Obsequios:
Esta sección pertenece a las bonificaciones en especie donde el usuario podrá visualizar los
productos que adicionan algún tipo de obsequio.
kits Virtuales :
Esta sección le permite visualizar los kits virtuales creados en el sistema con cada uno de los
ítems que lo componen.
Descontinuados:
En esta sección encontraran todos los productos que han sido descodificados en
COPIDROGAS, es de carácter informativo y por lo tanto no podrán ser incluidos en los
pedidos.
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
Opción
: Categoría: Clasificación de los productos entre Éticos y Populares.
 Éticos: Medicamentos entre los que se encuentran productos de Formulación medica
productos OTC.
 Populares: Productos de consumo dentro de los cuales tenemos, cosméticos, línea aseo,
Cuidado de Bebes, Misceláneos entre otros.

Opción
: Categoría – Grupo – Subgrupo (Opciones de Filtrado):
 Grupo: Es la clasificación generalizada, por usos o indicación terapéutica. Al seleccionar
la categoría aparece una división denominada, GRUPO.
 Sub. Grupo: Es la clasificación específica, por usos o por sustancias. Seleccione una de
las opciones del SUBGRUPO.
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
Opción
: Indica la fecha y la hora en la que la aplicación realiza la actualización de
datos maestros en el sistema. Actualiza maestro de materiales, inventarios, precios, ofertas,
productos nuevos. Estos se realizan 3 veces al día.

Opción
: Tipo de Solicitud: Lista y explica los Tipos de Solicitud e indica en el
estado que se encuentra actualmente. (Pedido Normal, Pedido + 30 días adicionales, Pedido
+ 60
días adicionales, Vale Ventanilla, Entrega Personal - Bodega, Vale Domicilio-
Moto).
ADVERTENCIA: Una vez elegido el Tipo de Solicitud no puede modificarlo
para cambiar esta condición, debe terminar el proceso o salir he ingresar nuevamente
para seleccionar otro Tipo de Solicitud.

Opción
: Actualizar: Guarda la información a medida que realiza el
pedido y los
cambios que se puedan haber producido en el pedido actual, se puede actualizar con click
en el botón actualizar ó oprimir la tecla F7.
Esto una vez ingrese las cantidades requeridas, tal como lo muestra la siguiente figura.
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario

Opción
: Columnas de la tabla de pedido

Producto: Describe el producto

Laboratorio: Nombre del laboratorio

Presentación: Hace referencia al tipo de presentación del producto, por ejemplo :
UN: Unidad, CJ: Caja, FCO: Frasco, TBS: Tabletas, AMP: Ampolla, etc.

Lote: Tipo de lote del producto, por ejemplo: Normal_1, + CH 100, +6 PEI_0,
+PEINE_0, 1BALSA_0, 15% DES_0, 2X1_0,+AC 100_0, etc.

Precio Corriente: Corresponde a l precio del producto sin descuentos adicionales.

Precio Marcado: Corresponde al precio Marcado por COPIDROGAS para los producto
del plan de alto costo.

Bonificación: Corresponde al porcentaje de bonificación calculado entre el precio
corriente y el precio Real.

Precio Real: Corresponde al precio final, incluyendo los descuentos adicionales que
ofrece el proveedor.

IVA: Indica si el producto esta exento o no del IVA

Cantidad 1: Unidades de producto solicitadas.

Total: Sumatoria de las unidades de producto solicitadas.

Cantidad 2: Cantidad que desea cambiar para el pedido.

Eliminar: Icono utilizado en caso que se requiera eliminar una línea del pedido.
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
Opción
: Total Pedido: Permite visualizar el valor total de los productos agregados a
su pedido una vez usted haga click en el botón Actualizar, denotado con la letra (I) en
la gráfica anterior.
2. COMO AGREGAR PRODUCTOS DE ACUERDO A LA SECCION:
Dentro de cualquier Tipo de Solicitud (Pedido Normal, Pedido + 30 días adicionales, Pedido
+ 60 días adicionales, Vale Ventanilla, Entrega Personal - Bodega, Vale Domicilio- Moto).
Encontrara que puede agregar productos al pedido de cualquier Sección dentro de las que
se encuentran:
a) Productos Nuevos:
Esta sección permite visualizar y seleccionar productos que han sido codificados en un
período de tiempo específico. Una vez elija una fecha encontrará un listado que
permite visualizar y seleccionar los productos que han sido codificados en un período de
tiempo especifico.
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
ADVERTENCIA: Usted debe colocar la Fecha inicial y la Fecha final
b)
Marcas Propias:
Esta sección permite ver y seleccionar los productos de Marcas Propias (ICOM) de
COPIDROGAS.
c) Obsequios:
Corresponden a productos otorgados por el proveedor por condiciones de compras en
algunos productos y los cuales van unidos de forma automática.
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
d) Prepacks:
Esta sección le permite visualizar los paquetes de productos ítem por ítem.
Esta sección permite visualizar e ingresar la cantidad de los paquetes de productos ítem
por ítem.
Haga click sobre esta flecha
o en cualquier parte de la ventana para desplegar la
información
Verá los productos que contiene éste paquete como lo muestra la siguiente imagen:
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
e) KIt´s Virtuales:
Esta sección le permite visualizar los kits virtuales creados en el sistema con cada uno de
los ítems que lo componen.
Haga click sobre esta la imagen o la flecha
o en cualquier parte de la ventana para
desplegar la información
Vera los productos que contiene este paquete como lo muestra la siguiente imagen
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
f) Descontinuados:
En esta Sección se encuentran todos los productos que han sido descodificados en
COPIDROGAS, es de carácter informativo y por lo tanto no podrán ser incluidos en los
pedidos.
ADVERTENCIA: Recuerde que antes de elegir una nueva Sección para agregar
producto,
debe
dar click en el botón Actualizar para confirmar los productos de
la
Sección anterior; de lo contrario al momento de Confirmar Pedido, este no lo tomará y
le mostrará la siguiente Ventana de confirmación.
3. COMPONENTES DE LA VENTANA PREPEDIDO:
Cuando usted ha dado click en el botón Actualizar, aparecerá un nuevo botón
el cual permite visualizar un PREPEDIDO, usted puede ingresar para ver
el PREPEDIDO dando clic en el botón
ó oprimiendo F8.
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
Después de ejecutar “Ver Pedido” el sistema SIP le mostrará las bonificaciones que faltan
por completar en cantidad para que le sea enviado el obsequio ó también le mostrará los
lotes ofertados que se han dejado de seleccionar, si se desea se deben completar las
cantidades ó seleccionar los lotes más adecuados.
Ingrese la cantidad Mínima para bonificar
Cantidad Mínima para bonificar
Si usted lo desea complete las cantidades para bonificar, como también cambie lotes
ofertados.
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
Cambie al lote más apropiado
A continuación debe confirmar los cambios ejecutando Modificar Lotes.
Confirmar los cambios
dando clic aquí.
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
Opción

: Tipo de Envío:
ADVERTENCIA: NO es necesario seleccionar algunos de los Tipos de Envío en
esta sección.
o Envío Normal: Envío de mercancía programada por COPIDROGAS, dentro de horarios
previos establecidos, el costo es asumido en un 100% por COPIDROGAS.
o Pedido Remesado: Envío de mercancía
opción el
costo de envío,
fuera del horario establecido. Al elegir ésta
será asumido por partes iguales entre COPIDROGAS y el
Asociado.

Opción
: Transportador: Muestra la empresa transportadora de la mercancía, en
el caso de seleccionar el tipo de envío PEDIDO REMESADO.
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario

Opción
: Confirmar Pedido: Valida los datos ingresados del pedido. (Una vez
confirmado el pedido, no habrá manera de modificar la información; al requerimiento se
le asignará automática e inmediatamente un número de solicitud y será enviado al correo
electrónico del Asociado.
ADVERTENCIA: Tenga en cuenta que el valor del pedido debe ser superior a
$100.000 de lo contrario al momento de Confirmar Pedido, éste no lo tomará y se
abrirá la siguiente ventana de confirmación.
Cuando verifique toda la información y el pedido cumpla con la condición anteriormente
mencionada podrá, Confirmar Pedido para lo cual le mostrara el siguiente cuadro de
dialogo:

Opción
: Salir: Sale del sistema y confirma su salida.
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
 Opción
: Limpiar el Pedido: borra toda la información que se haya ingresado hasta
ese momento.
Se borrará toda la información del pedido
y se avisará a través de una ventana de
confirmación como la siguiente:
 Opción
: Modificar Cantidades: está opción
permite cambiar el número de
productos solicitados inicialmente y las cantidades deben ser mayores a cero (0).
Colocar la cantidad y dar click en
MODIFICACION CANTIDADES
 Opción
Suprimir: Elimina el producto del pedido.
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
Luego de dar click sobre la X el sistema sacara la siguiente pantalla:
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
Capitulo 3. Como realizar un pedido
1. POR PEDIDO DIRECTO:
ADVERTENCIA: El siguiente procedimiento aplica para cada uno de los diferentes
tipos de pedidos. Lo que cambia es el Tipo de Solicitud para cada uno de los casos.
Escoja el PEDIDO DIRECTO a la que desea ingresar (Ver páginas 4-5).
a. Escoja el Tipo de Solicitud a la que desea ingresar (Ver páginas 15-16). Este paso
es importante aquí inicia la solicitud para agregar productos a su pedido.
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
ADVERTENCIA: Una vez elije el Tipo de Solicitud no podrá modificarlo. Para
cambiar esta condición debe terminar el proceso o salir he ingresar nuevamente para
seleccionar otro Tipo de Solicitud.
b. Después de escoger el tipo de Solicitud, el sistema la llevará a todos los productos
codificados en la Regional, en donde usted podrá:
1. Ingresar las Cantidades de los productos requeridos.
2. Puede realizar Búsquedas por Producto o Proveedor.
3. Agregue otro Tipo de Productos si lo requiere. Solo recuerde que debe dar click en
el botón Actualizar antes de cambiar a otra Sección (Ver página 24, 25).
c)
Haga click en Ver Pedido ó oprima F8 para visualizar el PREPEDIDO (Ver páginas
25-26)
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
d)
Haga click en el botón Ver Pedido ó F8 para:
1. Elegir el Tipo de Envío
2. Modificar Cantidades si es necesario.
3. y hacer click en Confirmar Pedido (Ver página 25-27)
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
e) Al confirmar el pedido, se abre una nueva ventana la cual indica que la solicitud ha sido
exitosa. Se asignara un número de solicitud al pedido y le será enviado al correo
electrónico.
l)
El último paso a realizar es la confirmación del
pedido
que aparecerá en el correo
electrónico con los datos de la Droguería, Asociado, Código ó número asignado al
pedido,
además
le indicará
Descargar un archivo (Pedido) para visualizar la
descripción del pedido.
l)
Luego le aparecerá esta ventana en donde le puede dar abrir¸para ver en pantalla el
pedido enviado o guardar, para archivarlo en su computador.
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
1. POR PEDIDO CARGADO:
ADVERTENCIA: Cuando se realiza por Pedido cargado, ustedes deben tener un
archivo con anterioridad.
El archivo generado debe estar en formato .txt, y contener los campos solicitados (Ver
página 17-18), así:
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
Escoja el PEDIDO CARGADO a la que desea ingresar (Ver páginas 17-18).
a) Haga click sobre el botón
b) Se abrirá la siguiente ventana:
c) Haga click en el botón
d) Una vez haga click en el botón Examinar, se abre una ventana donde solicita elegir el
archivo designado que se ha guardado anteriormente en el sistema; acceda a la carpeta
y seleccione el archivo y luego de clic en abrir
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
e) La ventana indicará la ruta que eligió.
f) Haga click en el botón
, verá que el archivo empieza a cargar
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
El sistema confirmara su cargue.
En el momento del cargue es posible que el sistema saque mensajes de advertencia
como estos:
1. Se cargaron correctamente…productos, en este mensaje no hay error, solo le está
confirmando que el archivo cargado no tiene problema.
2. ¡¡Atención¡¡ Se encontraron los siguientes errores en la carga del archivo:…..
líneas en blanco……En este tipo de error lo que ha pasado es que usted cargo dentro
del plano líneas que no tienen información, entonces el sistema saca el mensaje de
advertencia para que sea tenido en cuenta por el usuario y no vuelva a cometer el mismo
error en futuros cargues, aún así, el cargue se efectúa por las líneas que sí contienen
información de forma correcta.
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
3. Después de ejecutar “Cargar Pedido” el sistema SIP le mostrará las bonificaciones que
faltan por completar en cantidad para que le sea enviado el obsequio ó también le
mostrará los lotes ofertados que se han dejado de seleccionar, si se desea se deben
completar las cantidades ó seleccionar los lotes más adecuados.
Ingrese la cantidad Mínima para bonificar
Cantidad Mínima para bonificar
Si usted lo desea complete las cantidades para bonificar, como también cambie lotes
ofertados.
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
Cambie al lote más apropiado
A continuación debe confirmar los cambios ejecutando Modificar Lotes.
Confirmar los cambios
dando clic aquí.
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SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
g) Una vez cargado el archivo en el sistema se abrirá una ventana de PREPEDIDO que
muestra los productos aceptados y en un recuadro rojo muestra el Código Producto,
Nombre del Producto, Cantidad, Código de Barras y Dell (Suprimir) estos son los
productos que no cumplen con las condiciones requeridas por el sistema. El sistema validará
los datos de Códigos de Barras y el código interno de COPIDROGAS, si ninguno de los dos
son reconocidos por el sistema se asignarán en este listado.
Esta ventana
permite
Limpiar Pedido, Modificar Cantidades elegir el Tipo de Envío Confirmar Pedido, y
Salir de la aplicación. (Ver página 14-14)
PRODUCTOS NO ENCONTRADOS
ADVERTENCIA: Para cargar los producto al pedido que aparecen enmarcados en
rojo. Debe hacer una búsqueda por nombre e incluirlos al pedido.
Si necesita incluir más productos sólo escoja una sección e ingrese las cantidades de los
productos que necesita (Ver página 15-16)
i) Cuando ingresa a otra Sección o Actualiza aparece un botón
45
.,
SIP ASOCIADOS Manual de Usuario
j) Al hacer click sobre este botón aparecen sólo los productos no encontrados por el SIP
como lo muestra la siguiente imagen:
k) Haga click en el botón Ver Pedido para:

Elegir el Tipo de Envío

Modificar Cantidades si es necesario.

y hacer click en Confirmar Pedido (Ver página 25-27)
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l) Si ha confirmado el pedido, Repita los pasos mencionados en las páginas 36 y
37, confirme de nuevo, después abre una nueva ventana la cual
solicitud ha sido exitosa. Se asignará
indica que la
un número de solicitud al pedido y será
enviado
a su correo electrónico.
m) El último paso a realizar es la confirmación del
pedido
que aparecerá en el correo
electrónico con los datos de la Droguería, Asociado, Código ó número asignado al
pedido,
además
le indicará
Descargar un archivo (Pedido) para visualizar la
descripción del pedido.
l)
Luego le aparecerá esta ventana en donde le puede dar abrir¸para ver en pantalla el
pedido enviado o guardar, para archivarlo en su computador.
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GLOSARIO
Aplicación: Base de datos
en la que se han utilizado sofisticadas consultas, formularios,
informes, paneles de control y otras herramientas con el objetivo de refinarlas y conseguir que
resulte muy sencilla de utilizar para el usuario.
Archivo plano: Los archivos de texto plano son aquellos que están compuestos únicamente por
texto sin formato, sólo caracteres. Estos caracteres se pueden codificar de distintos modos
dependiendo de la lengua usada.
Archivo: Información como un documento que un programa guarda asignándole un nombre que
lo identifica.
Autenticación: Proceso por el cual el usuario se identifica de forma unívoca y en muchos casos
sin la posibilidad de rechazo.
Opción: Espacio reservado para introducir datos en la pantalla.
Click: Acción de presionar el botón del ratón sobre un anuncio, ingresando en acto seguido al
sitio
Codificado: Convertir un carácter de un lenguaje natural (alfabeto o silabario) en un símbolo en
otro sistema de representación, como un número o una secuencia de pulsos eléctricos en un
sistema electrónico, aplicando normas o reglas de codificación
Cuadro de Diálogo: Son ventanas de Windows que muestran un mensaje donde se solicita una
respuesta del usuario para una determinada situación.
Descargar: Transferir un archivo desde un ordenador remoto a un ordenador local a través de
una red
e-mail: Mensaje de texto electrónico enviado a través de redes de área local o Internet
Filtro: Sirve para excluir registros de una lista de datos.
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Guardar: Almacenar nuevos registros
y cambios de información que se efectúan para
recuperarlos posteriormente
Lista: Elementos de información, bien numerado o con viñetas, que se destacan del resto de los
párrafos.
Menú Desplegable: Menú de múltiples opciones.
Menú: Lista de comandos en la que el Usuario puede elegir el apropiado para realizar una
determinada opción.
Nombre de Archivo: Nombre que se asigna a un archivo.
Página Web: Documento especial diseñado en formato HTML para ser visualizado en
exploradores Web.
Prepedido: Propuesta parcial y modificable de las cantidades solicitadas.
Proveedor: Empresa (Laboratorio proveedor) de medicamentos.
Ruta: Designación de la ubicación de un archivo con respecto a la carpeta actual.
Sección: Espacio que se reserva para un tema determinado.
SIP: Sistema Integral de Pedido.
Ventana: Pantalla con diferentes opciones para acceder a cada una de ellas.
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