PEDIDOS Y RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS

PROTOCOLO PEDIDO Y RECEPCIÓN DE
MEDICAMENTOS
Guía:





Marco Legal
Pedido de medicamentos en la farmacia comunal
Recepción de medicamentos en la farmacia comunitaria
Pedido de medicamentos en las farmacias institucionales
Recepción de medicamentos en las farmacias institucionales
Realizado por:
Comisión de Protocolos
Marco Legal
El Ministerio de Salud exige a través de la Norma de Habilitación de Farmacias vigente1,
que dichos establecimientos documenten todos aquellos procesos de importancia en el
manejo o administración del establecimiento, para tal efecto el presente protocolo
sugiere el procedimiento a seguir al tramitar la compra de medicamentos o productos
farmacéuticos.
Pedido de medicamentos en la Farmacia Comunal
En primer lugar, cada farmacia deberá establecer la cantidad mínima requerida de cada
medicamento en función de su rotación o proyección de venta. En el momento en que el
establecimiento solo cuente con dicha cantidad límite, deberá ejecutar la compra del
producto al distribuidor respectivo.
Es conveniente contar con un registro de los proveedores de los distintos productos,
tomando en cuenta para su selección el precio de los medicamentos, la eficiencia de la
empresa en la entrega de los pedidos y las facilidades de compra que la compañía
ofrece a la farmacia (políticas de crédito, ofertas, entre otros).
Para tramitar el pedido de un producto una vez identificada la existencia mínima de este
en la estantería de la farmacia, se debe anotar en el cuaderno de faltantes la siguiente
información: nombre del producto, presentación, código, cantidad disponible y persona
que lo anotó, en aquellos casos en que la farmacia no cuente con un sistema de
cómputo que brinde estos datos en forma automática.
El encargado de compras debe revisar el cuaderno de faltantes o el control de
inventarios computarizado al menos dos veces al día para realizar los pedidos que sean
necesarios. En cada revisión deberá registrar la hora en que se efectuó y firmar en cada
caso el cuaderno de faltantes.
El pedido debe realizarse por escrito, registrando en él la hora en que se tramitó. Debe
solicitarse la cantidad autorizada.
Si no hay producto en el mercado porque se ha agotado o por haber sido descontinuado
se debe notificar al personal de la farmacia, especialmente al regente, con el fin de
solicitar en su lugar algún fármaco alternativo. En caso de estar agotado, el encargado
de compras deberá estar pendiente del reingreso del medicamento a las distribuidoras.
La farmacia debe contar para estos efectos con un listado actualizado de los productos
agotados y descontinuados.
Recepción de medicamentos en la Farmacia de Comunidad
Una vez tramitada la orden de compra de los productos que la farmacia requiere, se
sugiere seguir el procedimiento para la recepción de los medicamentos:
1. Revise el documento de entrega contra el pedido solicitado. Verifique que coincida
tanto el fármaco como su presentación y que se ha entregado la cantidad requerida.
2. De haber algún error o inconformidad, se ingresa la información pertinente al
sistema de cómputo, se elabora el documento de devolución indicando claramente
la razón y se coloca el producto aparte para no mezclarlo con el resto del pedido
que ingresará al inventario. Es muy importante revisar la condición de los
medicamentos que se reciben, así como la fecha de vencimiento de estos.
3. Una vez ingresado el pedido al inventario se codifica y etiqueta con el precio para
ser acomodado en la estantería.
4. Debe verificarse que no exista ningún error entre el código del producto y el precio
que le fue asignado. De ser así, se debe devolver al encargado de etiquetado para
que corrija los datos en el inventario.
Pedido de Medicamentos en Farmacias Institucionales
Si el medicamento va a adquirirse a través del Almacén General:





Revisar las existencias del medicamento.
Definir la cantidad a solicitar. Es indispensable evitar errores, ya que los
Medicamentos Almacenables no pueden ser comprados por la Farmacia, salvo
cuando estos se agotan en el Almacén General.
Para hacer el pedido es necesario llenar la Fórmula 27 y entregarla a la Sección
de Bodegas del Almacén General de la Caja Costarricense del Seguro Social, en
la fecha que le corresponde según el calendario establecido por el Almacén.
El Almacén General procede a revisar el pedido. Este no debe sobrepasar el
stock o volumen de medicamento establecido para la farmacia. Si se requiere un
incremento del stock debe justificarse previamente ante el Almacén.
Si el pedido está correcto el Almacén General hará entrega de los productos
solicitados a la farmacia solicitante.
En caso de agotar las existencias de un medicamento debido a epidemias o
emergencias en la localidad se pueden solicitar extrapedidos al Almacén, llenando la
fórmula respectiva2.
Si el producto se agotó por un error en el cálculo de las existencias y la proyección
de su demanda o requerimiento, la farmacia deberá negociar con otros centros
hospitalarios en los que haya excedente del medicamento.
El traspaso debe realizarse directamente de un centro hospitalario a otro,
empleando la Fórmula 27.
La prescripción de fármacos que están fuera de la Lista Oficial de Medicamentos
deberá ser aprobada por el Comité Local de Farmacoterapia, una vez que ha sido
autorizado por el Comité Central de Farmacoterapia1.
Si la compra del tratamiento se aprueba, el regente de la farmacia se encargará de
llevar un registro del paciente en el que se incluirá la siguiente información: datos
personales del paciente, médico tratante, prescripción y justificación de la solicitud.
Además enviará mensualmente al Departamento de Farmacoterapia, el aval
respectivo del Comité de Farmacoterapia Local para la dispensación del
medicamento1.
Recepción de medicamentos en las farmacias institucionales
Una vez que la farmacia ha tramitado la adquisición de medicamentos a través del
Almacén General, el regente deberá confirmar que los productos recibidos
correspondan con lo solicitado en la Fórmula 27.
Tramitar el ingreso del pedido al sistema de cómputo de la farmacia y velar por el
almacenaje adecuado de los medicamentos.
De haber faltantes en el pedido se debe indicar claramente la razón. Si el Almacén
General se ha quedado sin existencias de algún medicamento, debe valorarse la
compra externa de éste. Solamente bajo esta situación se justifica la compra de un
producto almacenable2. Para ello, el regente deberá cotizar la compra al menos con
tres compañías antes de tomar una decisión.
Referencias Bibliográficas
1. Departamento de Farmacoterapia de la Caja Costarricense del Seguro Social. 2002.
Lista oficial de Medicamentos. CCSS. San José, Costa Rica, página 25, 26.
2. Monge Rojas Julio. Área de Almacenamiento y Distribución. Almacén General de la Caja
Costarricense del Seguro Social. Comunicación personal (vía telefónica). 07/01/05 (8:00
a.m)