Informe de Evaluación Final - Fondos de Incentivo Cultural

INFORME DE EVALUACIÓN FINAL FI
El Informe de Evaluación Final detecta la evolución y desarrollo de las distintas fases del proyecto,
como por ejemplo, diseño, ejecución, gestión de recursos y producción, entre otros puntos. Para los
Fondos de Incentivo Cultural (FI) este informe permite medir los resultados del proyecto y la
concreción de los objetivos planteados para el mismo, materializándose en este documento, de
forma clara y estratégica, cada uno de los pasos que el proyecto realizó en su desarrollo.
Presentación:
-
El Informe de Evaluación Final deberá ser presentado al cierre del proyecto o bien una vez
vencida la inscripción en el Registro de Proyectos de Fomento Artístico Cultural. (30días)
Además, el Informe de Evaluación Final deberá ser presentado junto con el último Informe de
Rendición de Cuentas (IRC).
Debe estar correctamente identificado con el Nombre y Número del proyecto más la fecha de
presentación.
Proyecto de referencia: (descargar PDF desde la aplicación FI)
Deberán anexar constancias de ejecución (libro, fotos, afiches, discos, película, resumen de
prensa, etcétera)
¿Qué es la Evaluación?
Es un proceso sistemático mediante el cual se obtiene la información necesaria acerca de los
resultados (previstos o no) y el funcionamiento de un proyecto cultural. Esta información permite
saber en qué medida se lograron los objetivos del proyecto y cómo se desarrolló su producción, ya
que aportan indicadores para valorar el cumplimiento e impacto de la propuesta.
Además, la evaluación ofrece, tanto al gestor como al equipo de trabajo que lleva adelante esta tarea
gestión, tomar decisiones oportunas para reconducir dicho proyecto mediante la modificación de
cualquiera de sus aspectos (por ejemplo, mejorar el plan de difusión, redefinir los destinatarios,
ajustar el presupuesto) o bien para entregar información del desarrollo de un proyecto futuro a sus
patrocinadores.
Para los FI, como ya se dijo, un informe de resultados le permitirá no sólo controlar el cumplimiento
como ordena la Ley y está expresamente manifestado en las Bases de la convocatoria, sino también
para analizar diferentes aspectos del impacto de este mecanismo.
¿Para qué evaluar?
Toda propuesta artística cultural tiene un impacto en el medio y en los destinatarios a quienes está
dirigido, por este motivo resulta relevante que cada uno de los proyectos analice cómo han cumplido
sus propósitos y cómo han desarrollado las diversas fases del proyecto. La evaluación, si bien
constituye una fase del proyecto, debe estar presente de manera transversal en todo el ciclo del
mismo.
CICLO
DEL
PROYECTO
DISEÑO Y FORMULACIÓN
GESTIÓN DE RECURSOS
PRODUCCIÓN
EVALUACIÓN
Desde esta perspectiva, desarrollar el proceso de evaluación es principalmente relevante para la
toma de decisiones, ya que permite impulsar los cambios necesarios en los objetivos, los
procesos, las actividades, el equipo humano y la definición de los recursos, entre otros aspectos,
valiendo tanto para el proyecto ya finalizado o bien para futuras versiones o nuevos proyectos
que quiera emprender como organización.
¿Por qué evaluar?
La evaluación tiene cuatro elementos fundamentales:
-
Analiza el desarrollo de los objetivos y actividades comprometidas en la elaboración del
proyecto. De esta forma no sólo se observan las actividades realizadas sino también el
cronograma del proyecto y los materiales y recursos financieros gestionados y utilizados.
-
Genera información de cada una de las etapas del proyecto. En el análisis de las diversas fases se
extrae información necesaria como, por ejemplo, el cumplimiento de las actividades a través de
la revisión del cronograma del proyecto, los ajustes presupuestarios a través del flujo de caja y el
desempeño del equipo, entre otros. Esta información se extrae en cada una de las fases del
proyecto y no sólo al final.
-
Aporta valoración de cumplimientos, ya que con la información necesaria se puede valorar cómo
se desarrolló el proyecto, estudiando si se cumplieron los objetivos, si se desarrollaron las
actividades en el tiempo previsto, si se cumplieron las funciones y responsabilidades dentro del
equipo, si se gestionaron los auspicios necesarios, si se ajustó el presupuesto a lo programado, si
los destinatarios respondieron a la convocatoria como se esperaba, si se difundió el proyecto
según el plan realizado, etcétera.
-
Entrega recomendaciones para la toma de decisiones, dado que toda la información y valoración
que se realice sólo es importante si realmente cumple la función de recomendar claramente la
toma de una decisión respecto al proyecto en una nueva versión, tanto para mejorar el plan de
difusión, redefinir los destinatarios, ajustar el presupuesto o para entregar información para el
desarrollo de un proyecto futuro.
¿Cómo?
Tipos de evaluación
Dentro del proceso de evaluación se pueden distinguir dos partes: una cuantitativa y una cualitativa;
combinar ambas es básico para conocer diversos aspectos del proyecto.
La evaluación cuantitativa será todo aquello que puede ser medido e incluye todo tipo de
cuantías: cantidad de público asistente, medios de comunicación que cubrieron el
proyecto, costos gestionados con terceros, cantidad de artistas locales en el proyecto,
etcétera.
La evaluación cualitativa será todo aquello que se evalúa vía la percepción de un determinado tema.
Incluye todos los aspectos relacionados con la opinión y percepción de destinatarios, beneficiarios,
gestores, patrocinadores, medios de comunicación y otros.
También es necesario establecer criterios de eficacia, eficiencia e impacto que permitan visualizar los
alcances que tendrán los resultados que se obtendrán. En este sentido se puede agregar que la
eficacia observará en qué medida se han logrado los objetivos del proyecto, la eficiencia observará la
relación entre el logro de los objetivos y los recursos involucrados en el desarrollo del proyecto y el
criterio de impacto buscará describir las consecuencias para el medio cultural -entorno y
beneficiarios– de la realización del proyecto en el mediano y largo plazo, evaluando su continuidad.
El Informe de Evaluación Final, entonces, ayuda a detectar en qué medida se han logrado los
objetivos y si han funcionado adecuadamente las diversas fases del proyecto, materializándose así eb
un documento todos los resultados del proyecto. Además este informe permitirá generar un dossier
con el que pueden dar a conocer al medio -beneficiarios, patrocinadores y futuros patrocinadoreslos grandes logros del proyecto.
Ejemplo:
En el desarrollo de una muestra artística y cultural anual, en una comuna determinada, se puede
evaluar:
• Detección de falencias y corrección de la marcha de la muestra en cada año (evaluación
permanente e interna).
• Resultados según los objetivos de cada muestra, especialmente cuantitativos y cualitativos
respecto a la percepción y grado de satisfacción de los beneficiarios (evaluación final).
• ¿Cuál es el impacto que ha producido en el medio cultural, en la ciudad, en los creadores y el
público, el desarrollo de esta muestra artística durante tres años?
El informe FI deberá incluir los tres tipos o dimensiones de la evaluación
• De resultados: mide el cumplimiento de los objetivos del proyecto –eficacia–, observa los
resultados que se propusieron al inicio del proyecto y nuevos resultados observados. Apoya la
evolución de los objetivos planteados y de la proyección futura de ellos. Es una visión cualitativa,
un informe descriptivo.
• De proceso: analiza el funcionamiento de las diversas etapas del ciclo del proyecto, el
cumplimiento del cronograma, del presupuesto, del plan de difusión y otros componentes de
todo el desarrollo del proyecto. Mide la eficiencia del proyecto. Para los FI implica, también, el
cumplimiento con las formalidades administrativas.
• De impacto: observa los logros del proyecto y los cambios que se producen en el medio, los
beneficiarios y la propia organización. Esta evaluación permite observar y proyectar las
consecuencias del proyecto en el largo plazo. Es un análisis que suma y complementa los datos
cuantitativos.
Indicadores definidos para esta evaluación
El informe deberá tener en cuenta los siguientes indicadores (según corresponda)
Cuantitativos:
1234-
Público (alumnos, entradas, convocatoria, etc.)
Artistas implicados (cantidad, nombre y localidad)
Territorio (localidades / departamentos)
Financiamiento esperado / recibido (a través de los FI, institucionales, propio.
todos los casos desglosar porcentajes)
5- Otros: alcance, prensa, impacto
En
Cualitativos:
1- Adecuación a objetivos planteados
2- Alianzas estratégicas (otras instituciones implicadas)
3- ¿De qué manera se reflejan las características especificadas en las bases?
A- Potencialidad de establecer estructuras estables, con permanencia en el tiempo
de manera continua o periódica.
B- Incentiven la producción artístico cultural de diferentes zonas del país y
sectores de la sociedad.
C- Sean compatibles con una política de apertura e intercambio con el exterior
D- Promuevan la inclusión social
(Ejemplo: Muestra Artístico Cultural)
Objetivo del Indicador
Lograr alto porcentaje de
difusión de la muestra en
la prensa nacional
Indicador
Meta deseada
Fórmula
% de notas de
prensa a nivel
nacional
60% de las notas de
difusión de la muestra
en prensa nacional
Número de notas
en prensa nacional
(8) y en prensa
local (8)
Medio de
verificación
Registro de
prensa
Resultado
del
indicador
50%
Nota:
1.
El promotor es completamente responsable del informe. Un Informe de Evaluación no es objeto
de aprobación técnica por parte del CONAEF, aunque los FI son responsables de la garantía de
calidad de todos los informes de evaluación.
2.
El Informe de Evaluación presentará las pruebas encontradas que responden a las cuestiones,
preguntas y criterios de evaluación que figuran en los términos de referencia. Incluirá además un
resumen ejecutivo. Cuando se considere importante para completar el informe principal, se
podrán incluir en anexos datos y análisis de apoyo.
3.
Entre los anexos al informe de evaluación se incluirán, aunque no de forma excluyente, los
siguientes documentos según convenga:
 Términos de referencia para la evaluación (proyecto presentado).
 Miembros del equipo.
 Listado de las instituciones y partes implicadas en el desarrollo del proyecto.
 Listado de los productos transversales del proyecto.
 Calendario de ejecución.