introduCCiÓn a la Contabilidad de empresas

capítulo
1
INTRODUCCIÓN A
LA CONTABILIDAD
DE EMPRESAS
Lilibeth Fuentes Medina
1. ÁMBITOS EXTERNO E INTERNO A LA EMPRESA
La empresa es, ante todo, una unidad económica de producción, puesto que pone en contacto
un conjunto ordenado de factores de producción (capital, trabajo y recursos naturales) bajo
la dirección y control del empresario.
Por lo tanto, la empresa, bajo una perspectiva económica, es la encargada de combinar
distintos factores en unas cantidades determinadas, para la producción de bienes y servicios
destinados a satisfacer las necesidades de los individuos y, también, para alcanzar sus propios
objetivos. Para poder llevar a cabo esta tarea, la empresa, necesita relacionarse con el
exterior, con el fin de adquirir los elementos que harán posible la producción de bienes y
servicios.Este proceso se puede representar de la siguiente forma (Figura 1.1).
En este esquema de circulación de valores, podemos distinguir, claramente, dos ámbitos:
Ámbito externo: que engloba las transacciones llevadas a cabo por la empresa con
el mundo exterior, y que comprende dos corrientes de signo contrario; una corriente
económica, determinada por las compras de factores productivos y ventas de los productos
que obtiene la empresa por aplicación de los mismos y una corriente financiera o monetaria
de cobros y pagos derivada de las anteriores transacciones.
Ámbito interno: que se refiere al proceso de producción de los productos y servicios. En una empresa industrial se trataría de transformar unas materias primas en unos
productos terminados.
En el interior de la empresa existirá un flujo de información necesario para poder llevar
a cabo su actividad de forma eficaz; por ejemplo, en un hotel será necesario que el departamento de cocina comunique al de compras cuáles son las necesidades de materias primas
para llevar a cabo el proceso de preparación de los menús. Esta información de carácter interno
será organizada de acuerdo a las propias circunstancias de cada empresa y, normalmente, será
información restringida a los agentes internos a la misma, que intervienen en su gestión
(empleados, directivos, etc.).
Contabilidad de la empresa turística
Figura 1.1. La empresa en su entorno.
Fuente: Aranda (1994, pág. 394).
Por otro lado, las empresas mantienen relaciones con agentes externos a la misma que
no intervienen en su gestión (propietarios, proveedores, clientes, entidades financieras,
administración pública, público en general, etc.). El flujo de información generado en estas
transacciones es de carácter externo y, al contrario que la anterior, sí está organizada en
base a unos criterios impuestos por la autoridad contable competente y tiene en nuestro
país el carácter de obligatorio.
2. LA CONTABILIDAD EN LA EMPRESA
Pues bien, a la forma en que se organiza y presenta la información que fluye en la empresa,
tanto interna como externa, se le denomina Contabilidad. Más formalmente se puede definir
la Contabilidad como ciencia que orienta a los sujetos económicos para que éstos coordinen y
estructuren en libros y registros adecuados la composición cualitativa y cuantitativa de su patrimonio,
así como las operaciones que modifican, amplían o reducen dicho patrimonio (Omeñaca, 2005,
pág. 21).
La Contabilidad puede ser llevada por distintos agentes económicos, los países, las familias,
las entidades sin fines de lucro, las empresas, el Estado, entidades supranacionales, etc., dando
lugar básicamente a dos grandes tipos de Contabilidad, la Micro-contabilidad, que agrupa a
los sistemas contables de las empresas y las familias y la Macro-contabilidad, que se refiere
a los sistemas contables de las unidades nacionales y supranacionales. En este manual nos
ocupamos únicamente de la Contabilidad de las empresas.
Se puede definir la Contabilidad de empresas como el conjunto de conocimientos que
fundamentan las funciones, la elaboración, comunicación, auditoría y análisis e interpretación
de la información relevante acerca de la situación y evolución de la realidad económica de la
empresa, expresada en su mayor parte en unidades monetarias, con el fin de que tanto las
terceras personas interesadas como los directivos de la empresa puedan adoptar decisiones
(Sáez, 1995, pág. 13).
Tal y como hemos visto, en las empresas existen dos grandes flujos de información,
externa e interna. Para cada uno de ellos, por tanto, existirá una Contabilidad diferenciada,
INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD DE EMPRESAS de forma que la actividad externa de la empresa se medirá a través de una contabilidad que
se denomina Contabilidad Externa o Contabilidad Financiera y la actividad interna de la
empresa se medirá a través de la Contabilidad Interna, Contabilidad de Analítica de Costes
o Contabilidad de Gestión.
La Contabilidad Financiera recoge e informa de los flujos que implican a la empresa con el
mundo exterior, es decir, refleja todos los movimientos que relacionan a la empresa con terceros.
En esta contabilidad figuran las operaciones de ventas, de compras, los movimientos de
clientes y proveedores, de las cuentas financieras, etc. Es una contabilidad objetiva pues las
condiciones en que se efectúan todas estas operaciones vienen indicadas por valoraciones
hechas desde el exterior. Esta información es suministrada a través de diversos estados
contables que estudiaremos posteriormente, y pretende informar, cumpliendo la legislación
mercantil, a los accionistas, inversores, entidades financieras, responsables, etc.
La Contabilidad de Costes estudia exclusivamente el proceso productivo de la empresa
mediante el análisis de los movimientos internos de creación de riqueza. Valora el consumo
de los factores utilizados para la obtención del producto o servicio, distribuyendo el
valor de ésos en consumos en orden a establecer los precios de coste de la producción y
el coste de los departamentos de la empresa. Para ello es necesaria la inclusión de hipótesis
de valoración de los consumos de los factores empleados en el proceso y el reparto entre
los productos o servicios de la empresa. Tales hipótesis de valoración estarán basadas en
criterios y métodos comúnmente aceptados en la experiencia personal de quien las establece
e incluso en el sentido común, y esto hace que esta contabilidad tenga un carácter subjetivo
e interpretativo. La Contabilidad de Costes genera información relativa a los costes para uso
interno de la dirección que la utiliza para planificar las operaciones, controlar los costes, apoyar
la toma de decisiones interna y motivar al factor humano.Tales decisiones están relacionadas,
por ejemplo, con aspectos como la distribución de los recursos entre los centros o unidades
organizativas, la fabricación de nuevos productos, las modificaciones del proceso de producción,
la fijación de los precios de venta, el control de costes, la rentabilidad de los productos o
servicios, las posibilidades de expansión o reducción de la capacidad productiva o cierre de
un departamento, la sustitución de equipos y subcontratación, o los compromisos de compra.
Por tanto, esta contabilidad aporta luz sobre algunas cuestiones que no tienen respuesta en
la Contabilidad Financiera.
Así pues, la relación y el papel que juegan las dos contabilidades anteriores dentro del
resto de disciplinas contables se puede mostrar de la siguiente manera:
Figura 1.2. Relación entre las disciplinas contables.
Fuente: AECA (1990, págs. 32-34).
Contabilidad de la empresa turística
En la figura anterior se observa que la Contabilidad de Costes forma parte esencial de la
Contabilidad de Gestión de forma que ésta no puede existir sin aquella pero sí al contrario.
La Contabilidad de Gestión es la contabilidad que ha surgido como evolución natural de la
Contabilidad de Costes, suponiendo un crecimiento y ampliación de la misma y se define como
rama de la contabilidad que tiene por objeto la captación, medición y valoración de la circulación
interna, así como su racionalización y control, con el fin de suministrar a la organización la información
relevante para la toma de decisiones empresariales (AECA (1990)). Así pues, se puede decir
que la Contabilidad de Gestión utiliza la información que le proporciona la Contabilidad de
Costes, la racionaliza y la emplea como instrumento de control.
La Contabilidad de Costes y la de Gestión se relacionan con la Contabilidad Financiera,
tal y como veremos posteriormente, mediante un intercambio de información, ya que existe
normalmente una dependencia informativa entre ambas.
Tanto la Contabilidad Externa como la Interna se relacionan con la llamada Contabilidad
Directiva o Contabilidad de Dirección Estratégica, que se puede definir como “la nueva
rama de la contabilidad que se ocupa, fundamentalmente, operando de forma multidisciplinar de
procesar, interpretar y comunicar información relevante y oportuna para la adopción de decisiones
estratégicas relativas a la orientación de la empresa y al incremento (o readaptación) de su capacidad
productiva” (Álvarez y Blanco (1989)).
Como se puede apreciar en la figura anterior, la Contabilidad Directiva se nutre de la
información que le proporcionan las Contabilidades de Costes y la de Gestión para elaborar
el diagnóstico de la empresa, además de la información proveniente del entorno y de otra de
origen interno. Del mismo modo, la Contabilidad Directiva proporciona a las otras dos los
planes y programas para la realización de la planificación táctica y operativa de la empresa
(planificación de la tesorería, los planes de aprovisionamiento y producción, etc.). Desde esta
perspectiva, la Contabilidad Directiva tiene como objetivo central evaluar información para
mantener la capacidad competitiva de la empresa, incentivando a todos los agentes que forman
la misma para que cooperen en la consecución de sus objetivos a largo y a corto plazo.
Las tres ramas de la contabilidad anteriores forman un sistema contable que, con ayuda
de los medios informáticos actuales, permite obtener en tiempo real cualquier informe que
se necesite en un momento determinado, tanto para fines internos como externos.
3. LA CONTABILIDAD FINANCIERA Y LA CONTABILIDAD DE
COSTES: OBJETIVOS Y DIFERENCIAS
Como acabamos de ver, los sistemas contables planteados por la Contabilidad Financiera y
la Contabilidad de Costes difieren en cuanto a su ámbito pero comparten información, ya
que una buena parte de la que utiliza esta última procede de la primera. Del mismo modo, la
Contabilidad de Costes también proporciona información a la Contabilidad Financiera, como
la referida a la valoración de las materias primas y productos que incluirá en sus estados
contables. Este intercambio de información puede verse en la siguiente figura:
Figura 1.3. La Contabilidad de empresas y sus usuarios.
INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD DE EMPRESAS Las diferencias fundamentales entre la contabilidad financiera y la de costes las podemos
resumir en los siguientes puntos que resumimos, posteriormente, en la Tabla siguiente:
• La Contabilidad Financiera recopila información para mostrar la imagen fiel del patrimonio, los
resultados y la situación financiera a través de las cuentas anuales; mientras que la Contabilidad
de Costes pretende elaborar información para planificar, gestionar y controlar la actividad.
• La Contabilidad Financiera proporciona información útil sobre todo para los agentes externos a la empresa, aunque también es utilizada por los internos; mientras que la Contabilidad
de Costes proporciona información útil para los agentes internos a la empresa.
• Los principios contables de la Contabilidad Financiera no son aplicables a la Contabilidad
de Costes siendo, además, la primera, de obligatoria aplicación por las empresas y, la
segunda, de forma optativa.
• La Contabilidad Financiera aporta información sobre la totalidad de la empresa; mientras
que la Contabilidad de Costes está más interesada en el detalle.
• La Contabilidad Financiera presta más atención a los acontecimientos pasados y presentes; mientras que la Contabilidad de Costes centra su atención en los acontecimientos
presentes y sobre todo futuros.
• La Contabilidad Financiera ofrece información precisa y formal; mientras que la Contabilidad
de Costes ofrece información aproximada.
• Las reglas para elaborar la Contabilidad Financiera son rígidas, deben utilizarse unos libros
de contabilidad y un método de contabilización (la partida doble); mientras que en la
Contabilidad de Costes, no existen libros ni un método determinado, pudiendo llevarse
a cabo en cuadros o realizando informes.
• El periodo temporal que abarca la Contabilidad Financiera suele ser anual mientras que
la Contabilidad de Costes suele referirse a periodos más cortos, al menos mensuales
o trimestrales.
Tabla 1.1. Diferencias entre la Contabilidad
Financiera y la Contabilidad de Costes.
Contabilidad
Financiera
Contabilidad
de Costes
Objetivos
Financieros
Económicos, ayuda a tomar decisiones
Usuarios
Externos, en relación con los
usuarios: la contabilidad financiera se dirige de forma prioritaria
a usuarios externos (que tienen
interés pero no participan)
Internos, que actúan de forma
directa sobre la gestión de la
empresa
Respecto a la Ley
Obligatoria
Facultativa
Visión de la empresa
Global
Detallada
Dimensión Temporal
Naturaleza de la
información
Reglas
Histórica y actual
Precisa, formal
Actual y futura
Rápida, aproximada
Libros oficiales y método
obligatorio de contabilización
Normalmente anual
Sin libros oficiales ni método
obligatorio de contabilización
Frecuentemente mensual
o trimestral
Periodo temporal
que abarca
Contabilidad de la empresa turística
Como podemos ver, la Contabilidad Financiera y la Contabilidad de Costes están estrechamente relacionadas, puesto que al mismo tiempo que la Contabilidad Financiera necesita
a la Contabilidad de Costes para valorar con criterios económicos de coste los stocks de
factores productivos, productos en curso y productos terminados, y consecuentemente
efectuar el cálculo del resultado en la cuenta de Pérdidas y Ganancias, también la Contabilidad
de Costes requiere de la Contabilidad Financiera el importe de los gastos para valorar el
importe de los consumos de factores.
4. NORMALIZACIÓN CONTABLE EN ESPAÑA
Existe una normativa diferenciada en lo que respecta a la Contabilidad Financiera y la
Contabilidad de Costes. Nos ocuparemos separadamente de cada una de ellas.
4.1. Normativa de la Contabilidad Financiera
Respecto a la Contabilidad Financiera, en España existe una normativa contable en vigor cuyo
principal exponente está constituido por el Plan General de Contabilidad, promulgado por el Real
Decreto 1643/1990, de 20 de diciembre, que establece el marco contable que se debe aplicar
a todas las empresas, exceptuando aquellas que por sus particularidades han sido objeto de
planes contables adaptados, nos referimos a las empresas constructoras, federaciones deportivas,
empresas inmobiliarias, empresas de asistencia sanitaria, empresas sin ánimo de lucro, empresas
concesionarias de autopistas, túneles, puentes y otras vías de peaje, empresas del sector de abastecimiento y saneamiento de agua, empresas del sector eléctrico, sociedades anónimas deportivas
y empresas del sector vitivinícola. Como puede observarse no existe una adaptación a empresas
del sector turístico, por lo que les será de aplicación el Plan General de Contabilidad.
Esta norma es la culminación de un proceso de reforma contable que se inició en nuestro
país con motivo de la incorporación del mismo a la Unión Europea, con objeto de adaptar
la legislación nacional a la comunitaria. Esta reforma desembocó en la promulgación de dos
normas de gran importancia, la Ley 19/1998, de 12 de julio, de Auditoría de Cuentas y la
Ley 19/1989, de 25 de julio, de Reforma Parcial y Adaptación de la Legislación Mercantil a las
Directivas de la Comunidad Económica Europea en materia de Sociedades.
La primera de ellas, la Ley de Auditoría, contempla la creación de un organismo que
constituye la máxima autoridad contable en España y es el Instituto de Contabilidad y
Auditoría de Cuentas (ICAC), dependiente del Ministerio de Economía y Hacienda, que es
el encargado de elaborar las normas contables y que actualiza constantemente el PGC a
través de las Resoluciones que emite en materia de contabilidad y auditoría.
Mediante la segunda de las leyes anteriores se modificó el Código de Comercio y la Ley de
Sociedades Anónimas siendo, además, el punto de partida para la aprobación de otras leyes de
gran importancia en el ámbito mercantil, entre otras, las leyes que modificaban la regulación
de las Sociedades Anónimas —Real Decreto Legislativo 1564/1989, de 22 de diciembre— y de
Sociedades de Responsabilidad Limitada —Ley 2/1995, de 23 de marzo—.
La consecuencia de este proceso de implantación ha sido un conjunto normativo de
amplia aceptación y aplicación, en armonía con las citadas Directivas, así como con otros
emisores de pronunciamientos contables, nacionales e internacionales, y que ha contribuido
a dotar a las empresas españolas de unas normas técnicamente preparadas para suministrar
la información requerida por sus distintos usuarios.
En la actualidad, dentro de la estrategia de aproximación a las normas internacionales de
contabilidad fijada por las instituciones comunitarias, el camino recorrido en la Unión Europea en
INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD DE EMPRESAS relación con la búsqueda de una mayor armonización contable ha traído consigo la modificación
de las Directivas contables, así como la aprobación de un nuevo marco normativo.
Como consecuencia, la normativa contable española se encuentra en un proceso de
transición ya que en el momento de la redacción del presente libro, se está debatiendo
en el Congreso de los Diputados un nuevo Proyecto de Ley de reforma y adaptación de
la Legislación Mercantil en materia contable para su armonización internacional con base
en la normativa de la Unión Europea, que dará como resultado un nuevo Plan General de
Contabilidad, previsto para 2008. En tanto será de aplicación el vigente.
En un tema posterior realizaremos un breve recorrido por el Plan, que nos ayudará a
tener una visión general del mismo.
4.2. Normativa de la Contabilidad de Costes
La única iniciativa de regulación pública de la Contabilidad de Costes en España proviene del
extinto Plan General de Contabilidad de 1973, que incluía un Grupo 9, dedicado a la contabilidad
interna, sin embargo dicho grupo no tuvo contenido hasta 1978 cuando, a través de una Orden
del Ministerio de Hacienda de 1 de agosto, se establecieron las cuentas correspondientes.
La adopción del Grupo 9 fue voluntaria y diseñaba una Contabilidad Analítica basada en
la separación entre la misma y la Contabilidad Financiera, pero con cuentas de enlace, lo
que se denomina un dualismo contable moderado. Además, el criterio de valoración es el
del coste completo industrial.
Como se ha comentado, la adaptación de la normativa contable española a la de la
Unión Europea en 1990, supone la elaboración de un nuevo Plan General de Contabilidad,
el actualmente vigente, que no contempla expresamente ninguna regulación respecto a la
Contabilidad de Costes, pero no se deroga explícitamente ni existe un pronunciamiento en
contra del Grupo 9 de 1978.
Pese a ello, el Grupo 9 ha servido de marco metodológico de referencia para las empresas
en cuanto a las prácticas a seguir en el ámbito de la contabilidad interna.
Por lo tanto, en la actualidad, el PGC permite que las empresas puedan gozar de total
libertad para implantar, en cada caso, de acuerdo con sus necesidades y criterios, su propio
modelo de Contabilidad de Costes.
El presente manual se centrará en introducir al alumno en los conceptos básicos de la
contabilidad financiera y de la contabilidad de costes en su aplicación a las empresas turísticas
de alojamiento.
BIBLIOGRAFÍA
ÁLVAREZ LÓPEZ, J. y BLANCO IBARRA, F. (1989): Introducción a la Contabilidad Directiva,
Ed. Donostiarra. Zaragoza, pág. 44.
ARANDA HIPÓLITO, A.W. (1994): Gestión técnico-económica de hoteles, Ed. Centro de
Estudios Ramón Areces, Madrid.
Asociación Española de Contabilidad y Administración de Empresas
(AECA) (1990): El Marco de la Contabilidad de Gestión, Madrid, pág. 23.
IGLESIAS, J.L. (1994): “Contabilidad de Costes versus Contabilidad de Gestión”, en Elementos
de Contabilidad de Gestión, Dir. Jesús Lizcano Álvarez, Ed. AECA.
OMEÑACA, J. (2005): Contabilidad General (10ª edición actualizada), Ed. Deusto, Barcelona.
SÁEZ TORRECILLA, A. (1995): Contabilidad General (4ª edición), Ed. McGraw-Hill, Madrid.