DEFINIR Y CONSOLIDAR PROYECCION DE CUPOS

Definir y consolidar Proyección de
Cupos
Código: P-EDU-52
Versión: 04
Fecha15/11/2011
DEFINIR Y CONSOLIDAR PROYECCION DE
CUPOS
ELABORACIÓN
REVISIÓN
APROBACIÓN
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Katherine Villanueva Pardo
Alba Lucia Restrepo A.
Luis Janil Avendaño H.
Cargo:
Profesional Universitaria
Cargo:
Director de Cobertura Educativa
Cargo:
Secretario de Despacho
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETO.......................................................................................3
2. ALCANCE....................................................................................3
3. DEFINICIONES............................................................................3
4. NORMATIVIDAD..........................................................................4
5. CONDICIONES GENERALES...................................................... 4
6. CONTENIDO.................................................................................. 5
7. REGISTROS DE CALIDAD………...................................................7
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.................................................7
9. ANEXOS...........................................................................................7
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Cupos
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1. OBJETO
Este procedimiento tiene por objeto determinar la capacidad de oferta de las
I.E. oficiales y programas de educación no formal, en términos del número de
cupos disponibles y ocupados. De esta manera la I.E. puede determinar los
cupos requeridos para su funcionamiento y definir las estrategias de
ampliación de oferta necesarias, que permitan garantizar la continuidad y
atender las solicitudes de los alumnos nuevos.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la Secretaría de Educación Departamental,
inicia con la realización de talleres de capacitación a las partes interesadas en
el proceso de Proyección de Cupos, cuyo fin es determinar los cupos
necesarios y requeridos para garantizar la continuidad de los alumnos
antiguos y propender por la atención de nuevas solicitudes mediante la
ampliación de la cobertura. El subproceso finaliza con la incorporación de la
información de proyección de cupos en el Sistema de Matrículas por parte del
Rector.
3. DEFINICIONES
3.1 CONTINUIDAD
Es una sucesión de elementos en el tiempo.
3.2 CUPOS
Es cuando se fija una cantidad límite para el ingreso o egreso de un
producto determinado.
3.3 DEMANDA
Cantidad y calidad de bienes y servicios que pueden ser adquiridos a
los diferentes precios del mercado por consumidores o por el conjunto
de consumidores en un momento determinado.
3.4 OFERTA
Es la cantidad de bienes o servicios que los productores están
dispuestos a ofrecer a diferentes precios y condiciones dadas en un
determinado momento.
3.5 PROYECCION DE CUPOS
Proceso mediante el cual se organiza y estandariza la asignación de
cupos y matricula en las Instituciones educativas de una determinada
jurisdicción y define las etapas, periodo de tiempos y criterios
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4. NORMATIVIDAD
- Constitución Política de Colombia de del 6 de julio de 1991: Artículo 67. La
educación es un derecho de la persona y un servicio público que tiene una
función social.
- Ley 115 de 8 de febrero de 1994. Por la cual se expide la Ley General de
Educación. Articulo 103. Artículo 138. Articulo 188. Artículo 200. Artículo 201.
- Ley 715 de 21 de diciembre de 2001. Por la cual se dictan normas orgánicas
en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151,
288,
356 y 357, Numeral 6.2.5. (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución
Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los
servicios de educación y salud, entre otros.
- Ley 1295 de Abril 6 de 2009. "Por la cual se reglamenta la atención integral
de los niños y las niñas de la primera infancia, de los sectores clasificados
como 1, 2 y 3 del Sisben".
- Decreto 1860 de 3 de agosto de 1994. Por el cual se reglamenta
parcialmente la Ley 115 de 1994, en los aspectos pedagógicos y
organizativos generales. Artículo 13. Articulación de la oferta educativa.
- Decreto 1526 del 24 de julio de 2002. Por el cual se reglamenta la
administración del sistema de información del sector educativo.
- Decreto 3020 de 2002. Por el cual se establecen los criterios y
procedimientos para organizar las plantas de personal docente y
administrativo del servicio educativo estatal que prestan las Entidades
Territoriales
- Decreto 366 de Febrero 9 de 2009. "Por medio del cual se reglamenta la
organización del servicio de apoyo pedagógico para la atención de los
estudiantes con discapacidad y con capacidades o con talentos
excepcionales, en el marco de la educación inclusiva."
- Decreto 1290 de Abril 16 de 2009. "Por el cual se reglamenta la evaluación
del aprendizaje y promoción de los estudiantes de los niveles de educación
básica y media."
- Resolución 5360 del 2006 del MEN. “Por medio de la cual se organiza el
proceso de matrícula oficial de la educación preescolar, básica y media en las
entidades territoriales certificadas”.
5. CONDICIONES GENERALES
5.1 CLASIFICACIÓN
PROCESO: Educación.
SUBPROCESO: Cobertura.
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5.2 INTERRELACIONES
PROVEEDOR: Ministerio de Educación, Planeación Nacional, Acción
Social, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Secretaria de
Educación Departamental.
CLIENTE: Instituciones educativas, Directores de núcleo y
Supervisores, Dirección Administrativa.
5.3 RIESGOS Y CONTROLES
5.3.1 Riesgos
- Oferta Educativa inexacta.
- Demanda educativa mal calculada
5.3.2 Puntos de control
- Análisis detallado de la población potencial.
- Análisis de las Proyecciones de cupos.
6. CONTENIDO
No
1
DESCRIPCIÓN
Definir, divulgar y capacitar en los
lineamientos generales para la organización
de la gestión de la matrícula oficial
2
Generar y analizar reportes de
información de matrícula reportadas
por las IE en los anexos de la
Resolución 166
Recopilar información de matrícula a
la fecha
Realizar acompañamiento al
Establecimiento Educativo en la
recolección de información de matrícula
Diligenciar formatos de proyección de
cupos por sedes y jornadas y registrar
proyección en el sistema de matrículas
3
4
5
6
7
Presentar la Proyección de cupos ante la
Oficina de Cobertura para su
revisión, análisis y recomendaciones
Presentar plan de sostenibilidad de la
demanda educativa
Revisar los formatos por sede y
jornada de la Proyección de cupos
presentada por las I. E y los planes de
sostenibilidad de la demanda
PRODUCTOS
Acto
administrativo,
talleres,
documentos
SIMAT
RESPONSABLE
Director de
cobertura y
Profesional de
acceso
Técnico operativo
de cobertura
TIEMPO
5 días
Informes
Técnico operativo
de cobertura
Técnico operativo
de cobertura
5 días
Informes,
oficios, formatos
5 días
Continuo
Formatos
diligenciados,
SIMAT
actualizado
Proyección de
cupos
Instituciones
Educativas
30 días
Instituciones
Educativas
2 días
Plan de
sostenibilidad de
la matrícula
Formatos
revisados
Instituciones
Educativas
2 días
Profesional de
acceso
8 días
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Cupos
8
9
10
Hacer requerimientos de
observaciones, modificaciones y/o
aclaraciones a las Instituciones
Educativas de la Oferta presentada
Validar información y corregir
inconsistencias en el Sistema de matrículas
Hacer entrega oficial de la Proyección
de Cupos definitiva a la Secretaría de
Educación
11
Consolidar y verificar si todas las
sedes han reportado información
12
Validar y aprobar la Oferta por sede y
jornada a cada Institución Educativa
en el SIMAT
Solicitar y recepcionar Certificaciones
de Calidad de la Información
Analizar la consolidación de la Oferta
Educativo del Departamento
Enviar al Ministerio de Educación a la
Oficina de Cobertura vía Email los
resultados consolidados de la Oferta
Educativa del Departamento
Archivar (Archivo de Gestión)
13
14
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Actas, Oficios
Auxiliar
Administrativo
5 días
SIMAT
actualizado
Proyección de
cupos
presentada ante
la SED
Proyección de
cupos verificada
Instituciones
Educativas
Instituciones
Educativas
5 días
Técnico operativo
de cobertura
5 días
Proyección de
cupos aprobada
Director de
cobertura
15 días
Certificaciones
de Calidad
Informe
Auxiliar
Administrativo
Profesional de
acceso
Técnico operativo
de cobertura
5 días
Email
Archivo
Auxiliar
Auxiliar
Administrativo e
Instituciones
Educativas
2 días
5 días
1 día
Continuo
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8. REGISTROS DE CALIDAD
IDENTIFICACIÓN
ALMACENAMIENTIO Y RECUPERACIÓN
ACCESO
Personal
autorizado
código
nombre
recolección
indización
clasificación
No aplica
Proyección
de
Cupos
Auxiliar
Administrativo
CarpetaBase
de datos
F-EDU
-103
Certificado
de
Calidad de
la
Información
Auxiliar
Administrativo
Carpeta
Cronológica, por
Municipio e
Institución
Educativa
Cronológica, por
Municipio e
Institución
Educativa
Funcionarios de
Cobertura e
Instituciones
Educativas
Funcionarios de
Cobertura e
Instituciones
Educativas
CONSERVA
CIÓN
Tiempo de
retención
Método
10 años
Selección y
eliminación
(Archivo Central
10 años
Selección y
eliminación
(Archivo Central
9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
9.1 Manual de procesos y procedimientos Macroproceso Gestión de la
Cobertura del Servicio Educativo.
9.2 Circulares y requerimientos del Ministerio de Educación Nacional
9.3 Reportes Matrícula del SIMAT
9.4 Informes y actas.
10. ANEXOS
10.1 F-EDU-103 Certificado de calidad de la información
10.2 F-EDU-111 Recursos requeridos para sostener la oferta
10.3 F-EDU-114 Registro asignación de cupos
DISPOSICIÓN
FINAL