Procedimiento Seleccion, Evaluacion y Reevaluacion de Proveedores

PROCEDIMIENTO
SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Versión: 5
Aprobó: Comité de
Calidad
Fecha: 23-05-08
Página 1 de 14
1. OBJETIVO
Establecer el tipo y alcance del control aplicado a los proveedores, garantizando que los productos adquiridos cumplan
con los requisitos establecidos internamente y con los establecidos por el Sistema de Gestión de la Calidad.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la selección, evaluación y re-evaluación de los proveedores que afectan el Sistema de
Gestión de la Calidad (SGC) de la Cámara de Comercio de Cartagena.
3. DEFINICIONES
Formulario de Solicitud de Inscripción en el Registro de Proveedores: documento interno que recopila la información
general y básica que permite identificar el estado actual de los proveedores, su especialidad, los productos que ofrece y
sus relaciones comerciales.
Listado de Proveedores Confiables: Listado que relaciona las personas naturales o jurídicas, que una vez hayan
cumplido con todos los criterios de selección, se puede establecer una relación comercial.
Listado de Proveedores Críticos: Listado que relaciona las personas naturales o jurídicas que afectan de manera directa
el SGC.
4. PROCEDIMIENTO
4.1 PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS
♦ Solicitud de Inscripción en el Registro de Proveedores
Para poder ingresar, inicialmente todo proveedor debe estar al día, inscrito y renovado en el Registro Mercantil y no
encontrarse en estado de embargo o liquidación.
Una vez verificado lo anterior se le entrega al proveedor el Formulario de Solicitud de Inscripción en el registro de
Proveedores. Este formulario debe ser diligenciado y devuelto con todos los anexos que se exigen en el mismo.
Cuando se recibe el formulario con los anexos, el coordinador de Compras y almacén, el Coordinador de servicios
generales, el coordinador de Eventos y el Jefe de Sistemas lo revisa y verifica la información consignada en el mismo. Si
todo es veraz, selecciona. Si en la verificación y selección encuentra anomalías o irregularidades se reserva el derecho de
admisión.
♦ Selección de proveedores
La selección de los proveedores la realiza el coordinador de Compras y Almacén, el Coordinador de servicios generales,
el coordinador de eventos y el Jefe de Sistemas con base en criterios establecidos previamente. Este debe seleccionar al
proveedor una vez se recibe el formulario de Solicitud de inscripción en el registro de proveedores. La selección se
realiza en el Formato de Selección de Proveedores, y si cumple con todos los requisitos y pasa la calificación, ingresa al
listado de proveedores Confiables de la Entidad.
Para realizar la selección se utilizan los siguientes criterios:
Tabla 1. Criterios de Selección de Proveedores
PROCEDIMIENTO
SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
CRITERIOS
Antigüedad en el Mercado
Calidad
Ubicación del Proveedor
Servicio Postventa
TOTAL
Versión: 5
Aprobó: Comité de
Calidad
Fecha: 23-05-08
Página 2 de 14
PORCENTAJE
20%
30%
25%
25%
100%
Antigüedad en el Mercado (20%)
Este criterio califica la experiencia y el tiempo de permanencia del proveedor en el mercado. Si el proveedor conoce su
mercado y las necesidades de sus clientes, se adapta rápidamente a los cambios y busca la mejora continua, puede
permanecer por más tiempo en este.
Calidad (30%)
Este criterio califica la tenencia de un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) sobre el servicio que el proveedor ofrece y es
objeto de evaluación. Este sistema puede asegurar que las cosas funcionan bien y que el proveedor puede responder
rápidamente a los problemas que surjan. Un SGC plenamente establecido, puede garantizar confianza, beneficio mutuo
y eficiencia a la hora de prestar un servicio.
Ubicación del Proveedor (25%)
Una de las políticas de compra de la Cámara de Comercio de Cartagena, es adquirir productos y servicios
preferiblemente de origen local. Este criterio contribuye con el progreso de la región y con la creación de una ventaja
competitiva sostenible. Por lo tanto se le da prioridad a los proveedores inscritos en la Cámara de Comercio de
Cartagena.
Postventa (25%)
Este criterio califica el servicio post-venta, la asesoría y la garantía que ofrece el proveedor a la hora de suministrar un
bien o servicio. Estos son servicios complementarios que agregan valor al producto o servicio adquirido.
CRITERIOS DE SELECCIÓN
ANTIGÜEDAD EN EL MERCADO 20%
RANGO
Puntaje
Entre 0 ≤ 2 años en el mercado
Entre 2 ≤ 5 años en el mercado
Entre 5 ≤ 8 años en el mercado
Entre 8 ≤ 10 años en el mercado
De 10 años en adelante
Promedio (Total puntos /3)
CALIFICACIÓN
(TOTAL PUNTOS * 0.25)
1
2
3
4
5
Local
SUBCRITERIOS
Nacional
Internacional
X
TOTAL PUNTOS
1
3
X
4
1.33
1.33 * 0.25 = 0.33
0.33
PROCEDIMIENTO
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Versión: 5
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CALIDAD 30%
RANGO
Puntaje
No cuenta SGC
En proceso
Certificación ISO
SUBCRITERIOS
Sistema de Calidad
(SGC)
1
3
5
TOTAL PUNTOS
3
x
3
CALIFICACIÓN
(TOTAL PUNTOS * 0.25)
3 * 0.25 = 0.9
0.75
UBICACIÓN DEL PROVEEDOR 25%
RANGO
SUBCRITERIOS
Proveedor
Puntaje
Internacional
Nacional
Local
1
3
5
TOTAL PUNTOS
5
5
X
CALIFICACIÓN
(TOTAL PUNTOS * 0.25)
5 * 0.25 = 1.25
1.25
Servicio de Post venta 25%
RANGO
Puntaje
No
Si
Promedio (Total puntos /3)
CALIFICACIÓN
(TOTAL PUNTOS * 0.25)
CALIFICACIÓN TOTAL
(Σ Criterios)
1
5
Servicio PostVenta
x
SUBCRITERIOS
Asesoría
Garantía
Certificada
x
X
3.667 * 0.25 = 0.92
0.33 + 0.75 + 1.25 + 0.92 = 3.25
TOTAL PUNTOS
1
10
11
3.667
0.92
3.25
Una vez calculada la puntuación de cada criterio, se procede al cálculo total de la evaluación. Este se obtiene de la
sumatoria de los puntajes totales de cada criterio. Solo se aceptaran, aquellos que en la evaluación hayan obtenido un
puntaje igual o superior a tres (3), o que no siendo así, la dirección administrativa lo considere.
Si se determina que alguno de estos proveedores es critico para el SGC, se debe incluir en la Lista de Proveedores
Críticos, los cuales sé evaluarán las veces que sean necesarias en el año. Esta evaluación estará a cargo del funcionario
para el cuál el proveedor sea crítico, como son el Coordinador de Compras y Almacén, Coordinador de servicios
generales, el Coordinador de Eventos y el Jefe de Sistemas.
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SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Versión: 5
Aprobó: Comité de
Calidad
Fecha: 23-05-08
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Existe el caso de compras que no se dan con mucha frecuencia y que no alcanzan un monto alto, para este tipo solo se
selecciona si el proveedor se encuentra inscrito en la cámara y renovado a la fecha de la compra, es decir no es
necesario realizar la selección al proveedor en todos los criterios anteriormente descritos.
♦
Evaluación de Proveedores
La Evaluación de los Proveedores Críticos la debe hacer el responsable asignado, mediante el Formato de Evaluación de
Proveedores cada vez que se realice una compra o contratación de servicios. . Los criterios utilizados para esta
evaluación son los siguientes:
Tabla 2. Criterios Evaluación de Proveedores
CRITERIOS
PORCENTAJE
Cumplimiento en tiempo
25 %
Cumplimiento
en
Ítems
25 %
pedidos
Producto
y/o
Servicio
25 %
Conforme (calidad)
Precio
25 %
TOTAL
100%
Cumplimiento en tiempo
Este criterio evalúa el cumplimiento del proveedor en cuanto a la puntualidad en la entrega, teniendo en cuenta las
fechas y/o el tiempo pactado. Además califica la capacidad de respuesta que tiene el proveedor ante los inconvenientes
o improvistos que se puedan presentar en la empresa.
Cumplimiento en Ítem Pedidos
Este criterio evalúa el cumplimiento del proveedor en cuando a la entrega de la totalidad de los productos solicitados o
del servicio requerido, en la fecha estipulada para el mismo.
Producto y/o Servicio Conforme (Calidad)
Este criterio evalúa la conformidad de los productos y/o servicios requeridos, es decir, si los productos fueron
entregados con la calidad especificada o si por el contrario el producto fue devuelto. Aquí se evalúa si el bien o servicio
cumplió o no cumplió con las especificaciones.
Precio
Este criterio evalúa la oferta económica del proveedor, su comportamiento durante las últimas adjudicaciones y los
descuentos que ofrece.
Servicio
Este criterio evalúa los beneficios ofrecidos por el proveedor antes, durante y después de la compra. Es decir su
capacidad de atención, de respuesta, su disposición, el soporte técnico, la respuesta a los mantenimientos preventivos
y/o correctivos, la solución oportuna de las quejas o inconvenientes relacionados con rechazos y/o devoluciones.
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SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
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CRITERIOS DE EVALUACIÓN
CUMPLIMIENTO EN LA ENTREGA DE LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS 25%
PUNTUACION
Si
No
5
1
ENTREGO EL PEDIDO COMPLETO Y/O REALIZO EL SERVICIO EN SU TOTALIDAD 25%
RANGO
1-20%
21-40%
41-60%
61-80%
81-90%
100%
PUNTUACION
1
2
3
4
4,5
5
PRODUCTO Y/O SERVICIO CONFORME A LO SOLICITADO 25%
RANGO
1-20%
21-40%
41-60%
61-80%
81-90%
100%
PUNTUACION
1
2
3
4
4,5
5
PRECIO
PUNTUACION
SI
NO
5
4
♦ Re evaluación de Proveedores
La reevaluación de los proveedores se realizará cada seis meses, y se tendrán en cuenta los mismos criterios de
evaluación. El resultado de la Re evaluación es el promedio de las evaluaciones realizadas al proveedor durante el
período y continuará en el listado de proveedores confiables siempre y cuando la calificación promedio sea igual o
superior a 3, Si el proveedor no alcanza el puntaje establecido para esta re evaluación, saldrá automáticamente del
listado de Proveedores confiables salvo que la Dirección Administrativa y el Comité de Calidad consideren lo contrario
4.2 CAPACITADORES O CONFERENCISTAS
♦ Selección de Capacitadores o Conferencistas
La selección de los capacitadores o conferencistas se realiza, con base en criterios establecidos previamente. Los
capacitadores o conferencistas se deben seleccionar una vez se recibe la hoja de vida, y se realiza en el Formato de
PROCEDIMIENTO
SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Versión: 5
Aprobó: Comité de
Calidad
Fecha: 23-05-08
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Selección de Capacitadores. Los procesos a los cuales aplica este procedimiento son: Servicios Empresariales, Arbitraje y
Conciliación, Desarrollo de Personal, Registros e Investigaciones Económicas.
Para realizar esta selección se utilizan los siguientes criterios:
Tabla 3. Criterios de Selección de Capacitadores o Conferencistas
CRITERIOS
PORCENTAJE
Nivel de Formación
25%
Experiencia
25%
Experiencia productiva
25%
Acreditación
como
15%
Conferencista
Producción Intelectual
10%
TOTAL
100%
Nivel de Formación 25%
Este criterio mide el nivel de competencia y educación que posee el capacitador. Se miden los estudios que este haya
realizado en el transcurso de su vida.
Experiencia 25%
Este criterio mide el nivel de experiencia como docente que posee el capacitador. Esta expresado en años.
Experiencia productiva 25%
Este criterio mide el nivel de experiencia que posee el capacitador como trabajador, ocupando un cargo público o
privado, o bien sea como empresario. Esta expresado en años.
Acreditación como Conferencista 15%
Este criterio mide la experiencia certificada del capacitador como conferencista.
Producción Intelectual 10%
La producción intelectual mide la capacidad investigativa del capacitador expresada en publicaciones o investigaciones.
CRITERIOS DE SELECCION
NIVEL DE FORMACIÓN 25%
RANGO
Titulo profesional
Diplomado
Especialización
Maestría
Doctorado
TOTAL PUNTOS
Promedio (Total puntos /3)
Puntaje
1
2
3
4
5
15
5
Local
X
X
SUBCRITERIOS
Nacional
Internacional
X
X
X
PROCEDIMIENTO
SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
CALIFICACIÓN
(TOTAL PUNTOS * 0.25)
Versión: 5
Aprobó: Comité de
Calidad
Fecha: 23-05-08
Página 7 de 14
5* 0.25 = 1.25
1.25
EXPERIENCIA 25% (Años de experiencia como docente)
RANGO
Entre 0 ≤ 2 años
Entre 2 ≤ 5 años
Entre 5 ≤ 8 años
Entre 8 ≤ 10 años
De 10 años en adelante
TOTAL PUNTOS
Promedio (Total puntos /2)
CALIFICACIÓN
(TOTAL PUNTOS * 0.25)
Puntaje
Docente Pre-grado
1
2
3
4
5
5
2.5
SUBCRITERIOS
Docente Post-grado
x
x
2.5 * 0.25 = 0.625
0.625
EXPERIENCIA PRODUCTIVA 25% (Años de experiencia como trabajador o empresario)
RANGO
Entre 0 ≤ 2 años
Entre 2 ≤ 5 años
Entre 5 ≤ 8 años
Entre 8 ≤ 10 años
De 10 años en adelante
TOTAL PUNTOS
Promedio (Total puntos /2)
CALIFICACIÓN
(TOTAL PUNTOS * 0.25)
SUBCRITERIOS
Puntaje
Público
x
1
2
3
4
5
Privado
x
3
1.5
1.5 * 0.25 = 0.375
0.375
ACREDITACIÓN COMO CONFERENCISTA 15%
RANGO
No
Sí
CALIFICACIÓN
(TOTAL PUNTOS * 0.15)
Puntaje
1
5
TOTAL PUNTOS
x
5 * 0.15 = 0.75
0.75
PRODUCCIÓN INTELECTUAL 10% (Investigaciones, Libros, entre otros)
RANGO
No
Sí
Puntaje
1
5
TOTAL PUNTOS
x
PROCEDIMIENTO
SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
CALIFICACIÓN
(TOTAL PUNTOS * 0.10)
CALIFICACIÓN TOTAL
(Σ Criterios)
Ingresa al listado de Capacitadores
SI
NO
Versión: 5
Aprobó: Comité de
Calidad
Fecha: 23-05-08
Página 8 de 14
5 * 0.10 = 0.5
0.5
1.25+ 0.625 + 0.375 + 0.75 0.5 = 3.5
3.5
APROBÓ:
FECHA:
FIRMA
Una vez calculada la puntuación de cada criterio, se procede al cálculo total de la selección. Este se obtiene de la
sumatoria de los puntajes totales de cada criterio. Solo se aceptaran, aquellos que en la evaluación hayan obtenido un
puntaje igual o superior a tres (3) ó que no siendo así el Jefe del proceso (Director de Servicios empresariales, Director
de Arbitraje y Conciliación, Director Administrativo, Director de Registros y Jefe de investigaciones Económicas) lo
considere necesario.
•
Criterios de Evaluación de Capacitadores
Los capacitadores a diferencia de los otros proveedores, se deben evaluar una vez termine la capacitación o se preste el
servicio. Esta evaluación estará a cargo del funcionario del proceso donde se realice la capacitación, y sea designado
para esta labor.
Tabla 4. Criterios de Evaluación de Capacitadores
CRITERIOS
PORCENTAJE
Puntualidad
10%
Cumplimiento
Intensidad
20%
Horaria
Dominio del Tema
30%
Manejo del Publico
30%
Puntualidad
Entrega
del
10%
Material (3 días antes)
TOTAL
100%
Puntualidad 10%
Este criterio mide el cumplimiento en la hora de inicio estipulada para cada capacitación o conferencia.
Cumplimiento Intensidad Horaria%
Este criterio mide el cumplimiento por parte del Capacitador o conferencista, de las horas que se han establecido para
llevar a cabo determinada capacitación o conferencia.
Dominio del Tema 30%
Este criterio mide el nivel de conocimiento del Capacitador o Conferencista, sobre el tema de expuesto.
Manejo del Público 30%
PROCEDIMIENTO
SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Versión: 5
Aprobó: Comité de
Calidad
Fecha: 23-05-08
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Este criterio mide la habilidad del capacitador o conferencista para transmitir sus conocimientos en el tema y mantener
atento al auditorio durante la capacitación o conferencia.
Puntualidad Entrega de Material 10%
La entidad estipula un término de 3 días antes para que los capacitadores o conferencistas envíen el material o
memorias que serán entregadas a los asistentes de los eventos.
CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE CAPACITADORES Y CONFERENCISTAS
PUNTUALIDAD 10%
RANGO
Hora exacta
0 -15 Minutos
15 - 30 Minutos
Más de 30 Minutos
TOTAL PUNTOS
PUNTAJE
5
4
3
1
0
CALIFICACIÓN Total puntos * 10%
CUMPLIMIENTO INTENSIDAD HORARIA 20%
RANGO
Mal
Regular
Buena
Muy buena
Excelente
TOTAL PUNTOS
0
0
PUNTAJE
1
2
3
4
5
0
CALIFICACIÓN (Total puntos * 20%)
DOMINIO DEL TEMA 30%
RANGO
Malo
Regular
Bueno
Muy bueno
Excelente
TOTAL PUNTOS
CALIFICACION
CALIFICACION
0
0
PUNTAJE
1
2
3
4
5
0
CALIFICACIÓN (Total puntos *30%)
CALIFICACION
0
0
MANEJO DEL PUBLICO 30%
RANGO
PUNTAJE
CALIFICACION
PROCEDIMIENTO
SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Malo
Regular
Bueno
Muy bueno
Excelente
TOTAL PUNTOS
1
2
3
4
5
0
CALIFICACIÓN (Total puntos * 30%)
Versión: 5
Aprobó: Comité de
Calidad
Fecha: 23-05-08
Página 10 de 14
0
0
ENTREGA DE MATERIAL CON 3 DIAS DE ANTERIORIDAD 10%
RANGO
PUNTAJE
NO
1
SI
5
TOTAL PUNTOS
0
CALIFICACION
0
CALIFICACIÓN (Total puntos * 10%)
0
CALIFICACIÓN TOTAL (Promedio Sumatoria
criterios)
0
• Re evaluación de Capacitadores y Conferencistas
Esta se realizará anual, teniendo en cuenta el resultado de las evaluaciones realizadas durante el año. Los criterios para
la re evaluación serán los mismos utilizados en la evaluación, y el resultado de la misma será el promedio de las
evaluaciones obtenidas en el período.
4.3 Consultores y Asesores Externos
•
Selección de Consultores y Asesores
La selección de los Consultores y Asesores se realiza, con base en criterios establecidos previamente. Los Consultores y
Asesores se deben seleccionar una vez se recibe la propuesta o proyecto a desarrollar, y se realiza en el Formato de
selección de Consultores y Asesores. Este procedimiento aplica al proceso de Servicios Empresariales.
Para realizar esta selección se utilizan los siguientes criterios:
Tabla 5. Criterios de Selección de Consultores y Asesores
CRITERIOS
PORCENTAJE
Nivel de Formación
35%
Experiencia
25%
Experiencia Específica
40%
TOTAL
100%
Nivel de Formación 35%
Este criterio mide el nivel de competencia y educación que posee el Consultor o Asesor. Se miden los estudios que este
haya realizado en el transcurso de su vida.
PROCEDIMIENTO
SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Versión: 5
Aprobó: Comité de
Calidad
Fecha: 23-05-08
Página 11 de 14
Experiencia 25%
Este criterio mide el nivel de experiencia laboral del Consultor o Asesor. Esta expresado en años.
Experiencia Específica 40%
Este criterio mide el nivel de experiencia que posee consultor o Asesor, teniendo en cuenta el número de empresas
asesoradas en el campo de su especialización.
Criterios de Selección
NIVEL DE FORMACIÓN 35%
RANGO
PUNTAJE
Titulo Profesional
Especialización
Maestría
Doctorado
TOTAL PUNTOS
Promedio (Total Puntos
/3)
CALIFICACIÓN (Total
puntos* 0.35)
1
3
4
5
0
LOCAL
SUBCRITERIOS
NACIONAL
INTERNACIONAL
0
0
0
0
0,00
EXPERIENCIA 25% (Años de experiencia como trabajador)
RANGO
Entre 0 - 5
Entre 5 - 10
De 10 años en adelante
TOTAL PUNTOS
Promedio (Total Puntos )
PUNTAJE
CALIFICACION
0
0
CALIFICACIÓN (Total puntos* 0.25)
0
0
EXPERIENCIA ESPECIFICA 40% (Experiencia como Asesor)
RANGO
Entre 0 - 10 EMPRESAS
Entre 11 - 20 EMPRESAS
De 20 EMPRESAS EN ADELANTE
TOTAL PUNTOS
Promedio (Total Puntos )
CALIFICACIÓN (Total puntos* 0.40)
PUNTAJE
CALIFICACION
1
2
5
0
0
0
0,00
PROCEDIMIENTO
SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
CALIFICACIÓN TOTAL (Sumatoria
criterios)
Versión: 5
Aprobó: Comité de
Calidad
Fecha: 23-05-08
Página 12 de 14
0,00
• Criterios de Evaluación Consultores y Asesores
Los Consultores y Asesores se deben evaluar bimensualmente durante el tiempo que dure la Consultoría o Asesoría
Contratada. Esta evaluación estará a cargo del Jefe del Proceso quién contrató la Consultoría o Asesoría.
Tabla 6. Criterios de Evaluación de Consultores y Asesores
CRITERIOS
PORCENTAJE
Entrega de Informes Mensuales
25%
a la entidad
Cumplimiento Cronograma de
25%
Trabajo
Nivel de Satisfacción de la
50%
Empresa con el Asesor.
TOTAL
100%
Criterios de Evaluación
ENTREGA DE INFORMES MENSUALES A LA ENTIDAD 25%
RANGO
PUNTAJE
SI
5
NO
1
TOTAL PUNTOS
0
CALIFICACIÓN Total puntos *25%
CUMPLIMIENTO CRONOGRAMA DE TRABAJO 25%
RANGO
PUNTAJE
SI
5
NO
1
TOTAL PUNTOS
0
CALIFICACIÓN (Total puntos * 25%)
CALIFICACIÓN
0
0
CALIFICACIÓN
0
0
NIVEL DE SATISFACCIÓN DE LA EMPRESA CON EL ASESOR 50%
RANGO
PUNTAJE
Malo
1
Regular
2
Bueno
3
Muy bueno
4
Excelente
5
TOTAL PUNTOS
0
CALIFICACIÓN (Total puntos * 50%)
CALIFICACIÓN
0
0
PROCEDIMIENTO
SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Versión: 5
Aprobó: Comité de
Calidad
Fecha: 23-05-08
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• Re evaluación de Consultores y Asesores
Esta se realizará anual, teniendo en cuenta el resultado de las evaluaciones realizadas durante el año. Los criterios para
la re evaluación serán los mismos utilizados en la evaluación, y el resultado de la misma será el promedio de las
evaluaciones obtenidas en el período.
4.4 Conciliadores, Árbitros y Secretarios
•
Selección de Conciliadores, Árbitros y Secretarios
Los criterios de selección para los Conciliadores, Árbitros y Secretarios se encuentran descritos en el Reglamento del
Centro de Arbitraje y Conciliación de la entidad.
•
Evaluación de Conciliadores, Árbitros y Secretarios
Los Conciliadores, Árbitros y Secretarios se deben evaluar una vez termine la Conciliación o Arbitraje. Esta
evaluación estará a cargo de la Directora del Centro de Arbitraje y Conciliación, y se realizará en el Formato de
Evaluación de Conciliadores, Árbitros y Secretarios.
Los criterios definidos para realizar la evaluación son:
Tabla 7. Criterios de Evaluación de Conciliadores, Árbitros y Secretarios
CRITERIOS
PORCENTAJE
Puntualidad en Respuesta a Requisitos del
15%
Centro/Tribunales/ Partes
Puntualidad en las Audiencias
15%
Cumplimiento de los requisitos de ley en actas
20%
y/o constancias
Asistencia a cursos y seminarios del Centro
20%
Nivel de Satisfacción de los Clientes del Centro
30%
TOTAL
Todas las evidencias generadas de este procedimiento, se tratan según lo establecido en el procedimiento de control de
documentos y evidencias.
5. RESPONSABILIDAD
CARGO
Coordinador de Compras y Almacén
Coordinador de servicios generales
Jefe de Sistemas
Asistente de Servicios Empresariales
RESPONSABILIDAD
Seleccionar, evaluar y re –evaluar a los proveedores relacionados con el
suministro de insumos necesarios para el apoyo a las actividades de la entidad.
(Papelería en general, cartuchos, litografías, etc)
Seleccionar, evaluar y re-evaluar a los proveedores relacionados con el
mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones de la entidad.
Seleccionar, evaluar y re-evaluar los proveedores relacionados con la
plataforma tecnológica.
Seleccionar, evaluar y re-evaluar los proveedores relacionados con el servicio
PROCEDIMIENTO
SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Versión: 5
Aprobó: Comité de
Calidad
Fecha: 23-05-08
Página 14 de 14
de capacitación y Asesorías del proceso.
Directora del Centro de Arbitraje y Seleccionar, evaluar y Re evaluar a Conciliadores, Árbitros, Secretarios y a los
Conciliación
proveedores relacionados con el servicio de capacitación del proceso.
Directora de Registros
Seleccionar, evaluar y re-evaluar a Capacitadores o Conferencistas.
Jefe de Investigaciones Económicas.
Seleccionar, evaluar y re-evaluar a Capacitadores o Conferencistas.
Coordinadora de Eventos
Seleccionar, evaluar y re-evaluar los proveedores relacionados con los
refrigerios de los eventos, y demás servicios relacionados con el proceso.
Dirección Administrativa
Ejercer funciones de supervisión y control de las tareas del proceso de Apoyo
Logístico.
Representante de la Dirección
Ejercer funciones de supervisión y control relacionadas con el SGC.
VERSIÓN
2
FECHA
11-10-04
3
15-02-07
4
5
01-10-07
23-05-08
CONTROL DE CAMBIOS
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
Se incluyó en la reevaluación de los proveedores los meses en los que se debe
hacer la reevaluación (enero y julio).
Se pasaron las responsabilidades asignadas inicialmente al Auxiliar de
suministros y compras a la coordinadora de servicios generales. Se
actualizaron los cargos según la nueva estructura aprobada por la junta
directiva.
Cambio de denominación de cargos por modificación de organigrama de la
entidad.
Cambio de denominación de cargos por modificación de funciones.
Cambio de Criterios de Selección, Evaluación y Re evaluación de Proveedores.
Se Adicionaron los Criterios de Evaluación de Capacitadores y Conferencias, y
de Conciliadores, Árbitros y Secretarios. Se adicionaron los criterios de
Selección y Evaluación de Consultores y Asesores. Se modificaron los cargos en
la Responsabilidad de Seleccionar, Evaluar y Reevaluar Proveedores.