capítulo i: planteamiento del problema

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CA PÍT UL O I: PL ANTEAMI ENTO DE L P RO BLEMA
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CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
El problema, está compuesto por el planteamiento del problema,
formulación del problema, en la cual se presenta la problemática del estudio
en investigación, los objetivos general y específicos que se persigue, la
justificación y delimitación que tendrá la investigación.
1.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
Hoy, las empresas u organizaciones de cualquier índole en función de los
avances tecnológicos requieren cada vez más apoyo en áreas como los
sistemas con base en computadoras, que son sistemas electrónicos con
capacidad
para
aceptar
datos,
procesarlos
y
almacenarlos
según
determinadas reglas e información las cuales aportan resultados útiles para
los usuarios de las mismas. Estos equipos se han convertido en una
herramienta básica para complementar aquellas actividades donde se realiza
el quehacer cotidiano humano; y de significativa importancia para el control y
agilización de los procesos que así lo requieran.
En este orden de ideas, las empresas organizaciones tienden a optimizar
y mejorar su rendimiento para hacerse competitivas, recurriendo con más
frecuencia al uso de Sistemas de Información Automatizados que le
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proporcione un mejor control y avance. Sin embargo, el impacto originado en
una empresa u organización por la implantación y operación de un Sistema
de Información Automatizado, puede ser positivo o negativo, y dependiendo
de ello puede ocasionar, respectivamente, su aceptación o rechazo por parte
de los usuarios o de la misma empresa como tal. Dicho impacto estará
determinado por los siguientes aspectos:
* El grado como el sistema de Información satisface los objetivos,
necesidades y requerimientos de información que tiene la empresa.
* Los atributos de calidad que el sistema posea: Confiabilidad, facilidad
de uso, de mantenimiento, calidad de documentación y tiempos de
respuesta.
* Eficiente operación del sistema en un ambiente de restricciones, tales
como costos, personal y tecnología.
Partiendo de la definición del autor Senn (1992, p-20) un Sistema de
Información “ es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o
departamento hacia otros”, desde la comunicación interna entre los
diferentes componentes de la organización y las líneas telefónicas, hasta los
sistemas de cómputos que generan reportes periódicos para varios usuarios
deben
trabajar
armónicamente
tomando
en
cuenta
los
aspectos
mencionados en cuanto al impacto de los sistemas de información, pues
estos proporcionan servicio a todos los demás sistemas de una organización
y enlazan todos
sus
componentes
en
forma
con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo.
tal que éstos trabajen
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Entiéndase por lo tanto que un sistema de información es el medio a
través del cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros,
todos los elementos del sistema enlazan sus componentes en forma tal que
estos trabajen con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo, y es necesario
considerar la satisfacción de los objetivos, necesidades, los atributos y
superar las restricciones del ambiente para lograr un impacto positivo en la
organización. (Senn 1992)
Según
Montilva
(1995,
p.13),
un
sistem a
de
información
está
caracterizado por ser:
* Abierto, interactúa con su ambiente mediante el intercambio de
información y se adapta a las necesidades del ambiente que lo contiene.
* Un sistema hombre-máquina, permite el uso de computadoras que
automatizan los procesos rutinarios de transformación, los cuales son
controlados y dirigidos por el hombre.
* Su entrada está constituida por datos y su salida por información, el
proceso de transformación de datos en información constituyen la función
esencial del Sistema de Información para la toma de decisiones y solución de
problemas; actividades vitales en cualquier tipo de organización y que
permiten controlar y dirigir su existencia, operación y destino.
Por ende, los
Sistemas
de
Información
Automatizados
han
logrado mejorar y desarrollar con eficiencia el mundo empresarial. En ese
sentido, es importante resaltar, que la informática es una disciplina apoyada
en las diversas técnicas relacionadas con el tratamiento lógico y automático
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de la información y utiliza como herramienta principal las computadoras, las
cuales conjuntamente con el software son los encargados de la captura y
procesamiento de datos permitiendo la elaboración de sistemas de
información.
Por otra parte, dentro de las organizaciones, tanto a nivel nacional como
internacional; los sistemas de información son desarrollados para realizar
tareas de procesamiento y transacciones de datos que ayudan a las mismas
a su mejor desarrollo y evolución dentro del área donde se desenvuelven
como centro de operaciones.
En la actualidad, en Venezuela existen algunas empresas que aún no
poseen la ventaja que proporciona el uso y alcance de un Sistema de
Información Automatizado, trayendo esto dificultades para tener actualizada
la información necesaria para el desenvolvimiento de las mismas. Una de
estas empresas es la Organización Denu, cuyo objetivo es proveer
satisfacción al Cliente a través de Servicio y Atención al mismo.
Al respecto, esta Organización desea Desarrollar un Sistema de
Información
Automatizado
que
responda
a
las
expectativas
de
procesamiento de información de sus empresas adscritas en la Ciudad de
Maracaibo, tales como:
* King Hotel, C.A., cuya actividad es la Hotelería de Segunda Clase.
* Inmobiliaria Denu 4, C.A., la cual proporciona inmuebles para la Venta,
Compra y Alquiler.
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En el área administrativa, y para el cálculo de nómina del personal de la
Organización Denu se presenta actualmente los siguientes contratiempos:
* Pérdida de tiempo, debido a la misma condición de sus procesos
manuales.
* Extravío de Información registrada en Archivos; falta de registro de
Ingreso y Egreso del Personal.
* Duplicación de Datos Inválidos en fechas de Ingresos del Personal,
Préstamos, entre otros.
La problemática actual que se observa en la Organización Denu, en
especial en sus dos (02) empresas adscritas en la Ciudad de Maracaibo, es
la falta de organización y coordinación de sus procesos administrativos
(Cálculo de Nómina, que implica Control y Cálculo de Asignaciones,
Deducciones de Obligaciones Contractuales y/o legales, Ingreso y Egreso
del Personal entre otros), los cuales no se llevan en forma ordenada, ya que
los mismos se realizan manual o semiautomatizados ( utilizando software
como Excel, Word ). Por otra parte, no cuentan con una información fluida,
confiable y efectiva, actualizada, la cual afecta al subsistema administrativo y
de nómina y lo que ello implica.
Con el desarrollo de un Sistema de Información Automatizado se aspira
corregir y optimizar el adecuado funcionamiento de los datos procesados,
mediante la elaboración del Módulo de Base de Datos para el Control
Administrativo y Cálculo de Nómina.
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Para lograr esto y conocido el problema, la presente Investigación y la
Organización Denu, consideran la necesidad de desarrollar un Sistema de
Información Automatizado para la gestión administrativa en las dos (02)
empresas adscritas a esta Organización; con la finalidad de Diseñar una
estructura
de
datos
que
maneje
en
términos
óptimos
el
Módulo
Administrativo de los procesos de Ingresos y egresos del Personal,
Asignaciones y Deducciones de Obligaciones Contractuales y Laborales
(Intereses sobre Prestaciones, Vacaciones, Utilidades, IVSS, Adelanto sobre
Prestaciones, Préstamos, Liquidación de Relación Laboral, entre otras) y el
Módulo de Nómina.
1.1.- Formulación del problema.
Problema
Los argumentos presentados con anterioridad conducen a la necesidad
de formular el problema bajo las siguientes interrogantes:
¿ Qué sistema de información desarrollar para permitir la integración del
control administrativo y cálculo de nómina del personal de la Organización
Denu, para sus dos (02) empresas adscritas en la Ciudad de Maracaibo ?
Sistematización del Problema
¿ Cuáles instrumentos utilizar para
analizar
la situación
actual
del
control administrativo y cálculo de nómina en la Organización Denu y
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determinar así Cuáles son las necesidades de los usuarios y requerimientos
de la empresa para la estructuración de la propuesta del sistema ?
¿ Qué tipo de diseño lógico y físico, responden a las necesidades y
requerimientos de la propuesta a desarrollarse ?
¿ Cuáles son los lineamientos a seguir para la construcción del diseño?
¿ Qué tipo de evaluación debe efectuarse para verificar el correcto
funcionamiento del Sistema en desarrollo ?
2.- OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN.
2.1.- General.
Desarrollar un Sistema de Información Automatizado que permita la
integración del control administrativo y cálculo de nómina del personal de la
Organización Denu.
2.2.- Específicos.
Analizar la situación actual del control
administrativo
y
cálculo de
nómina en la Organización Denu.
Determinar las necesidades de los usuarios y requerimientos de la
empresa para la estructuración de la propuesta del Sistema.
Diseñar lógica y físicamente el Sistema propuesto en base a los reque rimientos y necesidades preestablecidos.
Construir el Sistema en base a los lineamientos establecidos en la fase
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de diseño.
Evaluar el funcionamiento del Sistema
mediante la realización
de
pruebas.
3.- JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN.
Los sis temas de información han sido diseñados para el procesamiento
de grandes volúmenes de información que son generados en las diversas
funciones administrativas de una empresa u organización en particular. Estos
sistemas liberan del tedioso trabajo y la rutin a a aquellas tareas o actividades
que se realizan manualmente o semiautomatizados procurando una mayor
exactitud en el manejo de la información.
Los
Sistemas
de
Información
Automatizados
aplicados
en
la
Administración requiere para su funcionamiento de: las personas, software y
hardware, que debe actuar de manera integrada para una adecuada
operatividad del mismo.
La Organización Denu con la utilización del Sistema de Información
Automatizado logrará realizar los diversos procesos administrativos, como
son: Control y Cálculo de Asignaciones y Deducciones de Obligaciones
Contractuales del personal de las empresas adscritas en la Ciudad de
Maracaibo, listados y cálculos de Nómina, reportes de préstamos, utilidades,
vacaciones entre otras, de una forma más eficaz, rápida y confiable, debido a
que actualmente estos procesos se realizan manual o semiautomatizados,
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trayendo como consecuencia una serie de problemas como: Pérdida de
tiempo, pérdida de información, duplicación de datos inválidos, entre otros.
Entre los beneficios que brinda el sistema de información se tienen:
* Mayor exactitud en la generación de reportes y estados de cuentas
( Préstamos del Personal ).
* Permite el ahorro de tiempo, almacenamiento y búsqueda de
información confiable y accesible.
* Permite la actualización de cálculo de nómina (Intereses sobre
prestaciones, Vacaciones, entre otras).
* Reduce la carga de trabajo en los usuarios.
* Generación de información clara, concisa, oportuna e integrada,
minimizando de esta forma la duplicidad de información.
* Seguridad de los datos.
* Respaldo de la información.
* Eliminación de la redundancia de datos.
* Confiabilidad en la información sobre saldos y cuotas pendientes
de préstamos del personal.
En el caso de la Organización Denu, un sistema de información
automatizado permitirá evolucionar en forma positiva a la empresa, así como
la integración del control administrativo y el cálculo de la nómina del
personal.
El aporte que suministra la presente investigación es significativo para la
ciencia de la informática, debido a que sirve como incentivo y fuente de
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información a otros investigadores que dirijan su estudio a los sistemas de
información, profundizando las diversas áreas de la información, aún cuando
es conocido que cada empresa o usuario presentan siempre necesidades
diferentes.
4.- DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN.
El sistema se diseñó aplicando las etapas de desarrollo de un sistema de
información. El período de desarrollo del estudio fue de Once (11) meses
comprendidos entre Septiembre de 2003 y Julio de 2004, ambas fechas
inclusive.
Se llevó a cabo en el Departamento de Administración de las empresas
adscritas a la Organización Denu, ubicadas en la Ciudad y Municipio
Autónomo de Maracaibo del Estado Zulia, específicamente en las empresas:
King Hotel, C.A. ubicada en la Av. 4 Bella Vista con Calle 87 No. 4-124,
Parroquia Santa Lucia e Inmobiliaria Denu 4, C.A., ubicada en la Av. 4 Bella
Vista con Esq., Calle 87 No. 4.-20, Parroquia Santa Lucia.
El área de desarrollo de la investigación es Ingeniería en Informática,
específicamente en el campo de Sistemas de Información.