LIBRO 1°, TÍTULO I, CAPÍTULO III ANEXO 1: A continuación se

AUTORIDAD DE SUPERVISIÓN DEL SISTEMA FINANCIERO
RECOPILACIÓN DE NORMAS PARA SERVICIOS FINANCIEROS
LIBRO 1°, TÍTULO I, CAPÍTULO III
ANEXO 1:
REQUISITOS OPERATIVOS Y DOCUMENTALES
A continuación se presentan los requisitos operativos y documentales en base a los cuales la firma
de Auditoria Externa, realizará su diagnóstico de la CAC Societaria en proceso de adecuación.
a) Requisitos Operativos:
1)
Capital Primario. La CAC Societaria debe contar con un capital primario equivalente a
seiscientas mil Unidades de Fomento a la Vivienda (UFV600.000) para Cooperativas de
Ahorro y Crédito Abiertas y trescientas mil Unidades de Fomento a la Vivienda
(UFV300.000) para Cooperativas de Ahorro y Crédito Societarias.
2)
Coeficiente de adecuación patrimonial (CAP). La CAC Societaria debe mantener un
coeficiente de adecuación patrimonial mínimo equivalente al 10%, respecto a sus activos
ponderados por riesgo.
3)
Infraestructura y/o Instalaciones. La infraestructura destinada a la oficina central debe
cumplir con lo señalado a continuación, tomando en cuenta el tamaño y los volúmenes de
sus operaciones:
i)
Áreas de trabajo para el desarrollo de operaciones y servicios;
ii)
Espacio físico para la atención y espera de socios y usuarios;
iii) Mobiliario y espacio adecuado para la atención de cajas;
iv) Bóveda o Cajas fuertes;
v)
Ambiente destinado al archivo;
vi) Ambiente para el área de sistemas;
vii) Ambiente separado para servidores y comunicaciones con condiciones ambientales
según especificaciones técnicas requeridas para los equipos;
viii) Equipo y mobiliario necesarios para el desarrollo operativo de la CAC Societaria.
En el caso de Agencias, la CAC Societaria debe contar con el Informe del Gerente
General dirigido al Consejo de Administración, refrendado por el Auditor Interno (a falta
de este por el Consejo de Vigilancia), certificando que la Agencia cuenta con la
infraestructura y medios tecnológicos necesarios para llevar adelante sus operaciones.
4)
Seguridad física e Informática. La CAC Societaria en su oficina central debe contar como
mínimo con el conjunto de medidas de seguridad física e informática que se detalla a
continuación, tomando en cuenta el tamaño y los volúmenes de sus operaciones:
i)
Identificación de las áreas críticas que contienen activos o documentación de valor;
ii)
Acceso restringido a las áreas críticas;
iii) Sistema de Video Vigilancia para áreas críticas;
iv) Detectores de calor y humo;
Circular ASFI/256/14 (08/14) Modificación 1
ASFI/286/15 (01/15) Modificación 2
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v)
Extintores de incendio;
vi) Seguridad física (guardias, alarmas, etc.);
vii) Asignación de perfiles de acceso de acuerdo a los niveles de confidencialidad de los
datos;
viii) Estándares para la definición de usuarios y creación de contraseñas;
ix) Procedimientos para la incorporación y desvinculación de funcionarios;
x)
Existencia de pistas de auditoria para operaciones o transacciones críticas;
xi) Restricciones de acceso a utilitarios sensitivos que permitan modificar datos en el
ambiente de producción;
xii) Separación lógica de las funciones de operación y desarrollo y mantenimiento de
sistemas;
xiii) Procedimiento para la puesta en producción de los programas;
xiv) Mecanismos de protección
telecomunicaciones.
de
información
en
las
redes
de
datos
y
En el caso de Agencias, la CAC Societaria debe contar con el Informe del Gerente
General dirigido al Consejo de Administración, refrendado por el Auditor Interno (a falta
de este por el Consejo de Vigilancia), certificando que la Agencia cuenta con la seguridad
física e informática necesaria para llevar adelante sus operaciones.
5)
Tecnología de información y comunicaciones. La CAC Societaria que realice operaciones
activas y capte depósitos de sus socios debe contar con:
i)
Una gerencia, jefatura o unidad, que le permita gestionar la Tecnología de la
Información y Comunicaciones con independencia funcional y una clara segregación de
funciones;
ii)
Políticas, procesos y procedimientos para la evaluación de sus sistemas y aplicaciones
relacionadas con las operaciones que realiza acorde con el Plan Estratégico de la
entidad;
iii) Documento de análisis técnico que justifique las características de la infraestructura
tecnológica del negocio, acorde al tamaño y condiciones de la actividad financiera, las
operaciones que ésta realiza, el número de clientes atendidos y/o el número de
operaciones realizadas.
6)
Continuidad del procesamiento de información. La CAC Societaria debe contar con
procedimientos de resguardo de datos (“backups”), que establezcan el número, frecuencia,
los lugares apropiados de almacenamiento tanto internos como externos, inventarios
detallados, responsable y forma de la administración de los medios magnéticos, asegurando
su recuperación ante cualquier evento que interrumpa el normal funcionamiento de los
sistemas de información.
7)
Sistemas de información. La CAC Societaria debe contar cuando menos con sistemas de
información, aplicaciones o módulos automatizados para:
i)
Socios;
Circular ASFI/256/14 (08/14) Modificación 1
ASFI/286/15 (01/15) Modificación 2
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ii)
Colocaciones;
iii) Captaciones;
iv) Contabilidad;
v)
Información gerencial.
La CAC Societaria debe contar con la documentación técnica de los aplicativos señalados
los que deben considerar: objetivos, alcance, diagrama del sistema, registro de
modificaciones, lenguaje de programación, problemas o limitaciones conocidos,
descripción del “hardware” y “software" utilizados, diagrama de las redes de
telecomunicaciones y se establezca la propiedad de los programas fuentes.
La documentación señalada en el párrafo anterior debe estar actualizada y en caso de que
la propiedad de los programas fuente sea del proveedor la CAC Societaria debe
asegurarse de tener la disponibilidad de dichos programas.
Los sistemas de información deben contener y permitir realizar lo siguiente:
i)
ii)
Socios:

Alta, baja y modificación de información del socio;

Controles de validación de datos del socio.
Colocaciones:

Alta, baja y modificación de las operaciones de crédito;

Procesos de calificación de deudores (manual o automática) por tipo de
crédito;

Proceso de reprogramación de operaciones de créditos;

Proceso de devengamiento de intereses;

Proceso de calificación y previsión de la cartera;

Proceso para la determinación días mora;

Proceso de aplicación de tasas de interés según la normativa;

Clasificación de cartera por tipo de garantía.
iii) Captaciones:

Proceso de Encaje Legal;

Apertura de Caja de Ahorro;

Proceso de capitalización de intereses;

Cierre de Caja de Ahorro;

Proceso de retenciones judiciales;

Apertura de Depósitos a Plazo Fijo (DPF) o Certificados de aportación
remunerados;
Circular ASFI/256/14 (08/14) Modificación 1
ASFI/286/15 (01/15) Modificación 2
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
Renovaciones automáticas de DPF o Certificados de aportación
remunerados;

Proceso de cancelación de DPF o Certificados de aportación
remunerados;

Proceso de aplicación de tasas de interés según la normativa;

Proceso de devengamiento de intereses según normativa vigente;

Proceso de reportes DPF mayores a 360 días al BCB;

Proceso de aplicación del Sistema Único de Depósitos (SUD) de ASFI.
iv) Contabilidad:
v)

Cálculo de ponderación de activos de acuerdo a disposiciones del Libro
3°, Título VI, Capítulo I de la RNSF;

Proceso para la determinación de la Posición Cambiaria de acuerdo a
disposiciones vigentes;

Consolidación de la información contable proveniente de los demás
sistemas, módulos o aplicativos relacionados.
Información Gerencial:

Procesamiento de información agregada para ser utilizada por las
máximas autoridades en la toma de decisiones.
Los sistemas de información de la CAC Societaria deben incorporar
módulos específicos que permitan generar información con la periodicidad
requerida en el Libro 5°, Título II, Capítulo III de la RNSF, según el
Manual del Sistemas de Información y Comunicaciones de ASFI y
circulares normativas.
8)
Manual de Cuentas. La apropiación contable y el reporte de la información sobre las
operaciones activas y pasivas, conformación del patrimonio e ingresos y egresos, debe ser
registrada conforme al Manual de Cuentas para Entidades Financieras emitido por ASFI;
9)
Recursos Humanos. La CAC Societaria debe contar con manual de funciones que responda
a la estructura organizacional;
10) Control Interno. La CAC Societaria debe contar con controles internos estructurados
adecuadamente que actúen como salvaguarda de sus activos, promuevan operaciones
eficaces, brinden confianza y transparencia de los reportes de información contable y
financiera y garanticen el cumplimiento de normas legales y políticas internas.
El control interno debe ser objeto de verificación por parte del Auditor Interno, el cual
manteniendo su carácter independiente debe reportar cualquier desviación directamente al
Consejo de Vigilancia.
b) Requisitos Documentales. Todos los documentos que se detallan a continuación deben ser
remitidos a ASFI:
1)
Copia legalizada de la Resolución de obtención de personalidad jurídica emitida por la
Autoridad competente y número de registro en la misma;
Circular ASFI/256/14 (08/14) Modificación 1
ASFI/286/15 (01/15) Modificación 2
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2)
Copia legalizada por Notario de Fe Pública del Acta de Fundación de la CAC Societaria;
3)
Estatutos;
4)
Relación nominal de los socios y estado de los certificados de aportación;
5)
Nómina de los miembros de los Consejos de Administración y de Vigilancia y, de los
funcionarios a nivel gerencial adjuntando Currículum Vitae (Anexo 2), declaración jurada
con detalle de activos, pasivo, ingresos y egresos (Anexo 6); documento de autorización
individual (Anexo 3) y certificado de antecedentes personales emitido por autoridad
competente para cada uno de ellos;
6)
Currículum Vitae de los responsables de la unidad de Auditoría Interna y de la Unidad de
Sistemas;
7)
Actas legalizadas de la elección de los miembros de los Consejos de Administración y de
Vigilancia, de la designación de los administradores y del Auditor Interno;
8)
Poderes de administración otorgados a sus ejecutivos, así como la constitución de fianzas y
cauciones de acuerdo a lo establecido en la RNSF;
9)
Número de Identificación Tributaria (NIT) y Licencia de Funcionamiento otorgada por el
Gobierno Autónomo Municipal;
10) Proyecciones financieras para al menos tres años con detalle de las operaciones a ser
realizadas;
11) Manuales organizativos y manuales de los procedimientos de cada una de las operaciones
activas, pasivas y de servicios que realiza la CAC Societaria, debiendo estar encabezados
estos manuales por las políticas que les dan origen;
12) Informe del Auditor Interno sobre la cobertura de seguros con los que cuenta la CAC
Societaria.
Circular ASFI/256/14 (08/14) Modificación 1
ASFI/286/15 (01/15) Modificación 2
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