ambito de control - FCEA - Facultad de Ciencias Económicas y de

Facultad de Ciencias Económicas y de Administración
Departamento de Ciencias de la Administración
Curso de
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS
Año 2010
Unidad temática 9: Ámbito de control
Unidad temática 10: Unidades de staff y de Servicios
CLASE NO 7
María Messina
13 de abril de 2010
AMBITO DE CONTROL
ES LA CANTIDAD DE SUBORDINADOS QUE
DEPENDE
DE
UN
JERARCA;
TAMBIEN
LA
CANTIDAD DE ÓRGANOS QUE DEPENDEN DE
UNO SUPERIOR.
NO HAY CONSENSO EN NINGÚN NÚMERO
ESPECÍFICO, PERO SÍ ACUERDO EN QUE DEBE
SER
MÁS
PEQUEÑO
EN
LOS
NIVELES
SUPERIORES (entre 3 y 6). Actividad: Explique.
AMBITO DE CONTROL
FACTORES QUE INFLUYEN EN SU DETERMINACIÓN:
A) VINCULADOS AL DIRECTIVO
* Características personales;
* Estilo de liderazgo;
* Formas de comunicación;
* Claridad en la delegación.
B) VINCULADOS A LOS SUBORDINADOS
* Capacitación;
* Personalidad.
C) VINCULADOS A LA SITUACIÓN DE TRABAJO
* Clase de tareas;
* Contacto personal necesario;
* Normas organizativas;
* Rapidez de cambio;
* Claridad en los resultados;
* Disponibilidad de asesores.
Actividad: aclare cada factor.
AMBITO DE CONTROL
RELACIÓN ENTRE AMBITO DE CONTROL Y CANTIDAD
DE NIVELES JERÁRQUICOS
CUANTO MAYOR ES EL NÚMERO DE NIVELES JERARQUICOS, MAYOR ES LA CANTIDAD DE DIRECTIVOS
QUE TIENE LA ORGANIZACIÓN, Y EL ÁMBITO DE
CONTROL DE CADA DIRECTIVO ES MÁS ESTRECHO.
EN CAMBIO, SI LA CANTIDAD DE NIVELES ES
REDUCIDA, HABRÁ MENOR CANTIDAD DE DIRECTIVOS
Y EL ÁMBITO DE CONTROL DE CADA DIRECTIVO SERÁ
MÁS AMPLIO.
SI SON POCOS LOS NIVELES JERÁRQUICOS, LA
ESTRUCTURA ADOPTA LA FORMA DE UNA
PIRÁMIDE BAJA Y DE AMPLIA BASE;
SI
SON
MUCHOS
LOS
NIVELES,
LA
ESTRUCTURA SE PARECERÁ A UNA PIRÁMIDE
ALTA.
AMBITO DE CONTROL
VENTAJAS
DESVENTAJAS
Los directivos disponen de más Los supervisores tienden a
intervenir demasiado en el
tiempo.
trabajo de los subordinados.
AMBITO
DE
CONTROL
REDUCIDO
AMBITO
DE
CONTROL
AMPLIO
Puede ayudar a fortalecer las
buenas comunicaciones entre
jefe y subordinados,
haciéndolas mas ágiles y
efectivas.
Hay reducción de costos por
concepto de salarios por
menor cantidad de jefes y
supervisores.
Hay menos problemas de
comunicación y coordinación
entre los administradores.
Favorece la madurez de los
subordinados
Se generan costos elevados.
Aumentan los problemas de
comunicación y coordinación
de la organización.
Se corre el riesgo de perder el
control de los subordinados por
parte del supervisor.
Requiere personal jerárquico
con gran capacidad.
Las decisiones que debe tomar
el directivo corren el riesgo de
enlentecerse.
Puede generar problemas de
comunicaciones .
DELEGACIÓN
ACTO BILATERAL MEDIANTE EL CUAL UN SUPERIOR
JERÁRQUICO
CONFIERE
DEBERES
Y
RESPONSABILIDADES A SU SUBORDINADO, LE DA LA
AUTORIDAD QUE NECESITA PARA DESEMPEÑAR TALES
TAREAS, Y ESTE SUBORDINADO ACEPTA.
LA
DELEGACION
IMPLICA
QUE
UNA
AUTORIDAD
SUPERIOR OTORGA A OTRA PERSONA UNA AUTORIDAD
ESPECÍFICA,
PERO
EL
SUPERIOR
MANTIENE
LA
RESPONSABILIDAD TOTAL PORQUE LA TAREA SE LLEVE A
CABO.
PRINCIPIOS PARA LOGRAR UNA DELEGACIÓN EFICAZ
1) Decidir qué tareas se pueden delegar.
2) Decidir a quiénes se les asignarán las tareas.
3) Delegar con claridad.
4) Proporcionar recursos suficientes para realizar la tarea
delegada.
5) Especificar los resultados.
6) Permitir que los subordinados cometan errores.
7) Establecer controles amplios.
8) Mantener líneas abiertas de comunicación.
9) Entrenar en cargos superiores para cuando el directivo se
retire de la organización.
Actividad: intente aclarar cada principio.
FACTORES PERSONALES QUE FAVORECEN LA DELEGACIÓN
• Aceptar y alentar la iniciativa de los subordinados.
• Ceder el derecho de tomar decisiones.
• Confiar en los subordinados.
• Planificar el trabajo para poder controlarlo.
QUE VENTAJAS CREE USTED QUE TIENE LA DELEGACION ?
QUE LIMITACIONES CREE USTED QUE TIENE LA DELEGACIÓN ?
VENTAJAS DE LA DELEGACION
• Descongestiona la labor del directivo, lo que puede implicar
mejores decisiones y mas rápidas.
• Motiva y capacita a los subordinados ya que conduce a que estos
acepten responsabilidades y apliquen sus criterios.
LIMITACIONES DE LA DELEGACIÓN
• Los directivos pueden resistirse a delegar autoridad por:
• temor a que los subordinados cometan errores;
• no contar con subordinados capaces;
• no saber explicar y/o capacitar.
DESCENTRALIZACIÓN
ES EL PROCESO POR MEDIO DEL CUAL SE TRANSFIEREN
LOS PODERES DE ADMINISTRACIÓN DEL ÓRGANO CENTRAL
A
OTROS
ÓRGANOS
PARA
QUE
EJERZAN
COMO
COMPETENCIA PROPIA, PERO BAJO CIERTO CONTRALOR.
LA DESCENTRALIZACIÓN IMPLICA:
- ATRIBUCIÓN DE COMPETENCIA, Y DEMÁS ELEMENTOS
PARA PODER CUMPLIR CON EL COMETIDO ASIGNADO.
- DELEGACIÓN DE LA TOMA DE DECISIONES.
- QUE LOS ACTOS Y DECISIONES SON IMPUTADOS AL
ÓRGANO
DESCENTRALIZADO,
SIN
PERJUICIO
DEL
CONTRALOR QUE EJERCE EL ÓRGANO CENTRAL.
FACTORES QUE INFLUYEN EN EL GRADO DE
DESCENTRALIZACIÓN
1) Origen e historia de la organización.
2) Tamaño de la organización.
3) Dispersión geográfica.
4) Uniformidad de las políticas y normas.
5) Sistemas de control.
6) Costo de la decisión a tomar.
7) Disponibilidad de directivos.
8) Dinámica y tipo de organización.
9) Actividades que desarrolla la organización.
10) Tecnología.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA DESCENTRALIZACIÓN
VENTAJAS:
1) Permite a la alta dirección concentrarse en los problemas
más importantes.
2) Puede originar mejores y más rápidas decisiones, ya que la
toma quien está más familiarizado con el problema.
3) Incrementa la moral, el interés y el entusiasmo por el
trabajo de los directivos de los niveles inferiores.
DESVENTAJAS:
1) Pueden perderse de vista los objetivos generales.
2) Generalmente la descentralización aumenta los costos, por:
gastos de comunicación; y gastos de capacitación y salarios
más elevados.
LINEA Y STAFF
- SON RELACIONES DE AUTORIDAD.
- LA LINEAL ES LA RELACIÓN EN LA QUE UN
SUPERIOR EJERCE MANDO DIRECTO SOBRE UN
SUBORDINADO.
- EL STAFF ES UNA RELACIÓN DE NATURALEZA
ASESORA.
- LOS JEFES DE LOS DEPARTAMENTOS STAFF
TIENEN
AUTORIDAD
LINEAL
SOBRE
SUS
SUBORDINADOS,
Y,
LOS
JEFES
DEL
DEPARTAMENTO DE LINEA PUEDEN ASESORAR, A
VECES, A SUS SUPERIORES EN LA ORGANIZACIÓN.
PRO Y CONTRAS DEL USO DEL STAFF
PRO:
1) CUANDO LAS TAREAS DE UN EJECUTIVO EXCEDEN
A SU CAPACIDAD PARA CUMPLIRLAS BIEN, POR
FALTA DE TIEMPO, ENERGÍA O CONOCIMIENTOS.
2) CUANDO NO ES FACTIBLE ALIGERAR ESTA CARGA
POR DELEGACIÓN AL PERSONAL OPERATIVO.
CONTRAS:
1) POR LO GENERAL AUMENTA LOS GASTOS
ADMINISTRATIVOS (¿EL GASTO SERÁ MÁS QUE
RECUPERADO?).
2) AUMENTA LA COMPLEJIDAD DE LAS RELACIONES
DE LA ORGANIZACIÓN.
ORGANOS DE SERVICIO
- Son
aquellos que facilitan el funcionamiento de los órganos
de línea, de staff y hasta de otros servicios.
- Constituyen agrupamientos de actividades.
- Su objeto es alivianar a cada uno de los órganos operativos
de la necesidad de cumplir alguna función que es común a
todos a algunos de ellos (compras, mantenimiento, limpieza).
VENTAJAS:
- Atención especializada.
- Criterios uniformes.
- Centralización del control.
- Disminución de costos (utilización de recursos materiales y
humanos).