Eventos Especiales

Documento D.6
Un Programa de Obtención de Fondos Sólido y Bien Planeado Debe Contar con
Eventos Especiales
Por Gerald M. Plessner
El Director de la AFP, Robert C.
Blum escribió un artículo en la
edición de Sightlines el 4 de
noviembre de 1981, en el cual hacía
un comentario muy controversial
acerca de los eventos especiales.
Escribió lo siguiente: “……….por
lo que deben llevarse a cabo más
eventos especiales. No hay nada
que involucre más rápido a los
voluntarios con la institución. Los
eventos especiales pueden no ser la
manera más eficaz para la obtención
de fondos, pero son la mejor forma
para conseguir la lealtad y la
actividad de los voluntarios.”
Aún cuando no estamos sugiriendo
que su programa de desarrollo deba
procurar que la mayoría de sus
ingresos se obtengan a través de la
realización de eventos especiales, si
nos sorprende darnos cuenta del
desdén con el que algunos
profesionales en obtención de
fondos, ven los eventos especiales.
Un programa de obtención de
fondos sólido y bien planeado
incluye membresías, donativos
mayores, petición a empresas y
fundaciones, auxiliares, correo
directo, promociones de donativos
diferidos, y eventos especiales.
1. Objetivos de los Eventos
Especiales.
Veamos la función tan importante
que tienen los eventos especiales en
la labor general de obtención de
fondos. Los eventos especiales
logran tres objetivos:
• La obtención de fondos.
• Involucrar a los voluntarios.
• La oportunidad de hacer
relaciones públicas. Y al mismo
tiempo son una diversión.
El analizar los eventos que lleve a
cabo o que esté pensando llevar a
cabo, le ayuda a medir cada uno de
estos eventos en términos del grado
al cual cumplen con estos objetivos.
Algunos eventos, como los torneos
de Golf, logran la obtención de
mayores fondos con menos
voluntarios, mientras que otros
eventos como los maratones, o
competencias diversas, logran la
obtención de muy pocos fondos con
un enorme esfuerzo, pero atraen una
mayor cantidad de participantes, así
como más publicidad.
Cada evento, dependiendo de su
naturaleza y de su historia, atrae a
un diferente universo de donantes y
mercados. Si Ud. desea por
ejemplo, involucrar a parejas
jóvenes, un torneo de tenis es un
evento apropiado para este fin; una
cena con una conferencia puede
ayudarle a involucrar a hombres de
negocios con su causa.
2. El Valor de los Eventos
Especiales.
Un evento especial exitoso puede
lograr más que ninguna otra
actividad en pro de la obtención de
fondos. Si su organización solo
cuenta con un pequeño universo de
donantes, un torneo o una cena
exitosa, puede ser el mejor medio
para reunir a los voluntarios y
festejar su labor, así como para
conocer a otras personas
involucradas en la campaña. Esto
es muy importante, aún cuando un
evento especial no lograra la
obtención del monto de dinero ideal
para su causa, el hecho de reunir a
estas personas es muy redituable en
el largo plazo.
Antes de lanzar cualquier programa
de obtención de fondos, es de gran
utilidad hacer un inventario de los
pros y los contras de su
organización. Pocas instituciones
dejan de ser locales para convertirse
en nacionales de la noche a la
mañana. Todos aspiramos a lograr
mejores resultados en cada nuevo
intento. Pero muy pocos pueden
hacer a un lado la historia, y entrar
en terrenos totalmente desconocidos
de un tirón. Por lo general, es mejor
ir de la A a la B y luego a la C, y así
sucesivamente que tratar de pasar de
la A a la D en el primer intento.
Catalogue sus pros, y encuentre ahí
su estrategia. ¿De qué manera
podría la respuesta a cualquiera de
las siguientes preguntas, ayudarle a
decidir cual es el evento especial
más adecuado para usted?
• Líderes. ¿Quiénes son sus
líderes actuales? ¿Cuáles son sus
habilidades? ¿Cuáles son sus
contactos de negocios? ¿A quién
conocen socialmente? ¿A qué
organizaciones o Clubes
pertenecen? Piense más allá de su
circulo interno de líderes, de tal
manera que pueda incluir a sus
miembros directivos, a sus
miembros del consejo y a auxiliares.
• Amigos. ¿Quiénes son sus
amigos personales y los de su
organización? ¿Qué intereses o
pasatiempos comparten? ¿A qué
clubes de servicio o clubes
deportivos pertenecen? ¿Qué
contactos de negocios y sociales
tienen? ¿A qué personalidades
famosas conocen?
• Programa. ¿Qué parte de su
programa se otorga préstamos a sí
mismo para la obtención de fondos?
¿Cuántas personas están
involucradas con lo que usted hace?
¿Cuántas de estas personas podrían
vender boletos?
Su Imagen
• Reputación. ¿Cuál es la
imagen de su organización? ¿De
nivel socioeconómico alto? ¿De
nivel socioeconómico bajo? ¿De
nivel medio? ¿Podría organizar una
cena baile de gala, y sentirse
cómodo en ese ambiente? ¿Debería
mejor enfocarse en un evento
deportivo? ¿Que tanto estaría su
gente dispuesta a gastar?
• Historia. ¿Qué ha funcionado
para usted? ¿Cuál ha sido su mayor
éxito? ¿Quiénes estuvieron
involucrados? ¿Porqué tuvo éxito, o
porqué falló? ¿Se ve usted
imposibilitado para llevar a cabo
algo debido a leyes o
reglamentaciones?
• Recursos Únicos de la
Comunidad.
¿Qué hay en su comunidad que la
hace única? ¿Cómo puede
aprovechar estos recursos para hacer
que la gente se entusiasme con un
evento?
Ahora, analice cuidadosamente los
contras.
• Falta de Experiencia. Sea
realista respecto a sus
conocimientos. La organización de
un Evento Especial para la
obtención de fondos es muy
parecido a la administración de un
negocio. ¡Usted no emprendería un
negocio del cual no conociera nada
en absoluto! Identifique las
fortalezas de su organización, pero
sea realista en cuanto a sus
debilidades.
• Falta de Recursos. Si nadie
juega tenis, no planee un torneo de
tenis. Si su equipo es muy pequeño,
encuentre un evento que involucre
gente nueva con las habilidades que
usted necesita.
• Falta de Visión. Si su gente
acostumbra pagar $10 dólares por
salir a cenar, una cena conferencia
de $50 dólares por persona será un
problema. Alguien le dirá: “Eso
nunca se ha hecho aquí.”
• Carencia de Equipo
Voluntario. ¿Tiene usted un
consejo administrativo débil, no
tiene auxiliares, es usted una
agencia que da servicio a muy pocas
personas? De ser así, no importa
cuan crítica y valiosa sea su causa,
la organización de un evento
especial, será un problema.
• Alerta Roja. ¿Le permite su
organización tomar riesgos? ¿Qué
tipo de controles existen? ¿De qué
manera le limitan las leyes o las
reglamentaciones?
3. Estrategia y Tácticas
Una vez analizados los pros y los
contras, es probable que llegue a
una lista de seis o siete ideas en
cuanto a eventos especiales. Ya
sabe quién debe dirigir cada uno de
estos eventos, donde deben llevarse
a cabo, y cuánto cobrar por asistir a
ellos. Sin embargo, antes de
imprimir los boletos, analicemos
algunas estrategias y tácticas
básicas.
El reclutar gente para apoyar su
causa, le ayuda a entender sus
motivaciones. Cada ser humano se
siente motivado por diferentes
motivos. Aunque aún existen
personas que se involucran con
diferentes causas por dedicación y
devoción, la gran mayoría de las
personas se involucran porque se los
pide alguien y hasta cierto grado,
porque un amigo o compañero de
trabajo les persuade a hacerlo.
Una Recompensa
Es más fácil reclutar cuando el
nuevo empleado obtiene una
recompensa valiosa adicional a la
satisfacción de dar o ayudar. Para
una persona famosa, esta
recompensa podría ser la
publicidad. Para una joven mujer de
sociedad podría ser el tener la
oportunidad de relacionarse con
personas de interés para ella. Para
un líder de negocios podría ser la
oportunidad de conocer nuevos
clientes. Dado que los eventos
especiales propician el escenario en
el cual la química social puede
funcionar, es importante tomar estas
motivaciones en consideración al
reclutar a un director de campaña.
Al seleccionar líderes prospecto,
debe usted crear un caso para lograr
su involucramiento, un caso que
responda a sus necesidades
particulares. Pregúntese a usted
mismo: ¿Porqué querría este
candidato desempeñar este trabajo?
Entonces, integre esa motivación a
su presentación de reclutamiento.
Todo evento especial requiere de
ciertos ingredientes básicos para
tener éxito. (¡Y esto es aplicable a
todos y cada uno de los eventos!)
• Una Causa Valiosa. Es
evidente que usted debe de cumplir
con los requisitos de ley para que
los donativos que recibe sean
deducibles de impuestos para los
donantes. Pero hay mucho más que
eso. La gente tiene que entender
quién es usted, y tiene también que
entender que necesita el dinero.
Si su organización es nueva, o es un
pequeño grupo de la comunidad con
poca visibilidad, dar recibos con
deducibilidad no es suficiente.
Tendrá que educar e informar a cada
persona que reclute y a cada
donante. Por lo tanto, su primer
evento quizás deba ser sumamente
llamativo, como un carnaval al que
asisten cientos pero ven miles de
personas. O tal vez tenga que
diseñar un folleto especial que
explique el quién, el qué y el porqué
de su historia en términos breves y
sencillos, mismo que deberá usted
enviar junto con cada
correspondencia que salga de su
organización.
Si tiene usted una agencia grande y
bien conocida, quizás prefiera
enfocar su evento en uno de sus
programas o en la compra de algún
equipo en particular, de manera que
la gente pueda identificar fácilmente
la razón de esta labor específica de
obtención de fondos.
• Un Homenaje. Si tiene usted
un homenajeado (y esto es un deber
ser para todo evento), es importante
que el homenajeado sea genuino.
Éste no tiene que haber estado
previamente involucrado con su
causa, aunque el hecho de que haya
estado involucrado anteriormente,
ayuda. Debe ser alguien a quien la
gente conozca, por quien sientan
afecto y a quien deseen homenajear.
Si la persona es una celebridad y
acepta estar presente, es mucho
mejor. Úselo(a).
Si está usted haciendo un evento
testimonial por primera vez, es
indispensable para el éxito del
evento tener un homenajeado digno
de tal homenaje. Asegúrese de que
el homenajeado sea alguien a quien
la gente quiera y desee homenajear.
Tener un Homenajeado
Un homenajeado puede ser un
Miembro del Consejo Honorario, el
Hombre o la Mujer del año, un
Alcalde, o una Celebridad en
Subastas. Sea creativo y póngale el
nombre que quiera, ¡pero asegúrese
de tener un homenajeado!
• Directivo Prestigiado. Al decir
directivo prestigiado, nos referimos
a alguien con influencia. Esto es
relativo, en Dallas esta persona
quizás sería el presidente de una
empresa petrolera y propietario de
una casa con valor de un millón de
dólares. En Kentucky, que es un
pueblo más sencillo, quizás esta
persona sería el alguacil del pueblo
o el director de una escuela. Una
buena manera de medir esta
“influencia,” es que el Directivo
Prestigiado sea alguien con más
poder que cualquiera de las
personas actualmente activas en su
organización.
¿Qué es influencia? Influencia es el
poder que una persona tiene sobre
otra por su prestigio, su fortuna, sus
negocios, o su poder adquisitivo. C.
Wright Mills, que escribe para The
Power Elite, enumeró los primeros
tres. Con sus disculpas, nosotros
hemos agregado el cuarto.
Permítanos explicar la fuente de
cada influencia y la forma en que
esto funciona.
• Prestigio. Piense en Gen.
Eisenhower, volviendo de Europa al
finalizar la Segunda Guerra
Mundial. Su prestigio lo llevó hasta
la Casa Blanca. En la actualidad, el
aura de tales cosas como la
Presidencia, algún puesto
importante de elección popular, y el
estrellato de los medios de
comunicación, dan prestigio a las
personas. A tal grado, que la gente
haría cosas para o por esas personas,
porque tienen influencia. Pero la
influencia derivada del prestigio es
la más efímera y menos respetada
por la gente de influencia, por lo
que es la menos efectiva para la
obtención de fondos. Úsela con
cautela.
• Dinero. Un Rockefeller o un
Kennedy es poderoso sin razón
alguna - una gran riqueza heredada.
No importa que solo sean
medianamente inteligentes o
talentosos. El dinero da poder. Y la
riqueza heredada desde dos o tres
generaciones atrás, es percibida
como mayor, y por lo tanto más
poderosa que la riqueza nueva. A
esto se debe que un hombre de
negocios relativamente nuevo con
una riqueza considerable, no sea tan
poderoso como un miembro menos
adinerado de una familia más
antigua que ha sido parte de la
comunidad durante muchos años.
Influencia Corporativa
Existe otro tipo de riqueza que
confiere influencia, y esta es la
riqueza corporativa controlada por
personas que pueden no ser
adineradas en lo personal. Los
banqueros y políticos o servidores
públicos tienen ese tipo de
influencia a pesar de que por lo
general no son tan fuertes para la
obtención de fondos por otras
razones que comentaremos más
adelante.
• Organización. La influencia de
los políticos se deriva de la
organización que administran.
Pocos se enriquecen en sus trabajos,
pero el hecho de ser empleados
importantes, les da influencia.
Aunque probablemente un servidor
público no sea capaz de obtener
donativos mayores, puede tener el
poder para mandar a hacer anuncios
y espectaculares, apoyar con
trabajadores, o hacer donativos en
especie.
• Poder Adquisitivo. Al pensar
en términos de obtención de fondos,
la influencia más efectiva viene del
poder adquisitivo. En los negocios
existen dos tipos de personas compradores y vendedores. Si
puede usted reclutar un comprador
para trabajar en su comité de
eventos especiales, y este
comprador pide a las personas que
acuden a el o ella que vendan cosas,
¡entonces tiene a la influencia más
efectiva trabajando para usted!
¿A qué se debe que los banqueros
no tengan toda la fuerza que podría
darles la fuerza del dinero de los
bancos para los que trabajan? A
que sus clientes son tanto
compradores como vendedores.
Los banqueros venden a la gente el
dinero que distribuyen en
competencia con otros bancos. Los
en club como invitado del
presidente de su organización. El
fundador de la cadena de
supermercados, el presidente de su
organización y usted asisten a la
banqueros venden también servicios
y buena voluntad en un mercado
que altamente controlado y muy
competitivo. Esto hace que a la
gente les desagraden los banqueros.
Así pues, la influencia de los
banqueros es un tanto difusa. Al
igual que los servidores públicos
cuyo servicio es un negocio
orientado al servicio altamente
reglamentado, y dado que sus
puestos tienen tanto control y sus
márgenes de utilidad son tanto bajos
como garantizados por la
reglamentación, muchas personas
no los perciben como personas de
gran influencia.
El presidente de una tienda
departamental, por otra parte, tiene
una relación clara y directa con
vendedores. Ellos compran las
comidas, los viajes a Las Vegas a
jugar golf y deben al presidente su
vida entera. Ya que una tienda
departamental es menudista, se
encuentra en la cima de lo que
llamamos la ruta de la influencia.
Al empezar a pensar en el liderazgo
para cualquier tipo de evento, no
permita que nuestros ejemplos le
desalienten. La influencia existe en
todos lados. Si su organización está
basada en una comunidad, entonces
debe analizar a las personas de su
comunidad en términos que midan y
definan la estructura del poder.
Todas las personas del mundo son
tanto compradores como
vendedores. ¡ Los niños tienen más
ingresos para gastar de lo que sus
propios padres pudieran imaginar!
Las amas de casa compran en las
tiendas de autoservicio, en las
tintorerías, gasolineras, y salones de
belleza. Los pequeños empresarios
compran a sus proveedores, etc.
Identifique y decida cual es el grupo
que tiene usted disponibles para
ayudarle y luego hágalos encajar en
su organización para maximizar su
influencia.
Mientras Más Grande Mejor
La estatura y la influencia de quien
presida el evento y de su
homenajeado determinarán la
cantidad de dinero que obtendrá en
su evento especial. Mientras más
grande sea la persona, más grande
es el campo de petición, mientras
más fondos pueda solicitar, más
dinero podrá obtener. De modo
que, estudie cada candidato en
términos de su influencia y mejorará
substancialmente su potencial de
junta. Preparan una breve agenda
de sus necesidades y sus planes
sobre la cena en su honor. El
presidente de su organización
sugiere una fecha tentativa para la
éxito.
Dado que el que preside y el
homenajeado son tan importantes,
debe usted tomarse el tiempo
necesario para reclutarlos
asegurando que le brinden la mayor
probabilidad posible de éxito para
su evento. Nosotros vemos este
proceso de reclutamiento como un
juego de ajedrez. Quizás tenga que
planear tres o cuatro movimientos
para conseguir a la persona
adecuada.
Empiece partiendo de la base de dos
reglas absolutas: 1) El personal
profesional de su organización no
es el indicado para hacer la petición,
y 2) el personal profesional de su
organización es el más indicado
para guiar el proceso de
reclutamiento.
Una vez que haya usted decidido
quien es el más indicado para
presidir el evento y quien es el más
indicado para ser su homenajeado,
piense en cual de los dos debe
hablar con el otro primero. Cuando
esto se hace bien, el juego de
ajedrez se convierte en un juego de
dominó, ya que el primer “si” hace
que el segundo sea absolutamente
seguro, y éste viene con un gran
compromiso de apoyo por aquel que
lo invitó.
A continuación tenemos un
ejemplo. Usted quiere organizar
una cena en honor del presidente de
una cadena de supermercados que le
ayudó a organizar su agencia, pero
ha estado inactivo durante años.
Quien presida el evento debe ser un
buen amigo del homenajeado, el
director general de una importante
cadena de farmacias. El no sabe
nada sobre su agencia pero le
resultará muy difícil negarse.
Casualmente, ambas empresas
tienen sus oficinas de compras en su
zona.
El presidente de su organización es
un prominente abogado que conoce
a ambos por el medio político pero
no tiene influencia con ninguno de
los dos, sin embargo, conoce al
alguacil de la ciudad y al ahora
retirado fundador de la empresa del
homenajeado. Él le pide al alguacil
que le consiga una cita con el
homenajeado para “hablar sobre un
asunto cívico de gran importancia”
ya sea en la oficina del
homenajeado o
cena y la idea de que el director
general de la cadena de farmacias
sería el mejor candidato para
presidir el evento. El alguacil habla
de la importancia de su labor y el
fundador expresa que piensa que
toda la comunidad debería asistir a
un festejo tan especial.
Siga Pidiendo
El homenajeado dice “no” las dos
primeras veces y dice “si” la tercera
vez, pero solamente si el alguacil y
el fundador están de acuerdo en
ayudar. Todos están de acuerdo en
que el candidato a presidir el evento
es el ideal y se fija una fecha para
llamarle para expresarle el deseo del
homenajeado en cuanto a su apoyo.
Durante el postre, usted comenta
que le llamará a la secretaria del
homenajeado la mañana siguiente
para pedirle los nombres de la gente
que trabaja en su departamento de
relaciones públicas y solicitarle
fotografías e información sobre sus
antecedentes, y al vice presidente de
compras para pedirle su apoyo para
conseguir personas que ayuden a la
venta de boletos.
Si este ejemplo le parece
complicado, puede estar seguro de
que es considerablemente menos
complicado que la mayoría de los
casos de la vida real. Si tiene usted
suerte, su labor de reclutamiento le
tomará 30 días. Algunos casos en
los que nosotros hemos trabajado,
han tardado ¡ocho meses! Recuerde
que el potencial de su obtención de
fondos, estará determinada por la
estatura del homenajeado y de quien
preside. Así pues, piense en grande,
y ¡buena suerte!