Nombre del documento: Procedimiento operativo para la contabilización de documentos Código: DGPPEE-A06B-PO-30 Revisión: 3 Referencia al punto de la Norma ISO 9001:2000: 6.1 Página: 1 de 7 1.0 Propósito 1.1 Registrar y controlar las operaciones contables resultantes del ejercicio del presupuesto de la Dirección General de Planeación, Programación y Evaluación Educativa, con la finalidad de obtener informes financieros que aseguren el eficaz manejo de los recursos. 2.0 Alcance 2.1 Aplica al Departamento de Recursos Financieros para generar la información de la Dirección General de Planeación, Programación y Evaluación Educativa. 2.2 La contabilización de documentos aplica a la recopilación, análisis, clasificación, registro y elaboración de informes con documentos comprobatorios, justificativos y de soporte de todas las operaciones que afectan el ejercicio del presupuesto 3.0 Políticas de operación 3.1 La comprobación y registro contable de las operaciones financieras de la DGPPEE se realizarán aplicando la normatividad vigente. 3.2 El registro se efectuará en el sistema contable integrador CONTPAQ, que se encuentra instalado en el Área de Contabilidad. 3.3 El catálogo de cuentas contables básicas será el que determine la Coordinación Sectorial de Administración y Finanzas de la Dirección General de Administración. 3.4 La documentación comprobatoria, justificativa y de soporte que sea generada por las operaciones de la Dirección General, deberá registrarse contablemente para elaborar informes mensuales de cierre y con límite de 5 días hábiles posteriores al período. 3.5 Las conciliaciones bancarias se efectuarán dentro de los cinco días hábiles posteriores al período. 3.6 Las conciliaciones bancarias serán autorizadas y firmadas por el Jefe de Departamento de Recursos Financieros y el Coordinador Administrativo. 3.7 Los estados financieros deberán elaborarse mensualmente, con un margen de diez días hábiles posteriores al período. 3.8 Los estados financieros serán autorizados y firmados por el Coordinador Administrativo y el Director General. 3.9 Se enviará copia de los estados financieros debidamente firmados y autorizados a la Coordinación Sectorial de Administración y Finanzas. Nombre del documento: Código: Procedimiento operativo para la contabilización de documentos DGPPEE-A06B-PO-30 Revisión: 3 Referencia al punto de la Norma ISO 9001:2000: 6.1 Página: 2 de 7 4.0 Diagrama de procedimiento Departamento de Recursos Financieros Coordinador Administrativo Inicio 1 Contabilización y procesamiento de comprobantes. 2 Cierre y conciliaciones. 3 Emisión de Estados Financieros. Autorización y firma. 5 Archivo y custodia Fin 4 Nombre del documento: Procedimiento operativo para la contabilización de documentos Código: DGPPEE-A06B-PO-30 Revisión: 3 Referencia al punto de la Norma ISO 9001:2000: 6.1 Página: 3 de 7 5.0 Descripción Secuencia de etapas 1. Contabilización y procesamiento de comprobantes. Actividad Responsable 1.1 Recibe documentos comprobatorios de Responsable de todas las áreas que integran la contabilidad Dirección General para su contabilización como: a) Oficios de autorización y modificaciones presupuestarias. b) DOCORECOS. c) Facturas. d) Pedidos de adquisición de bienes . e) Contratos de servicio. f) Fichas de depósito bancario. g) Informes de movimientos y existencias de almacén de bienes de consumo y de activo fijo. h) Nóminas de pago de honorarios. i) Estados de cuenta bancarios. 1.2 Revisa documentación comprobatoria (importes, datos ) 1.3 Clasifica los comprobantes de acuerdo a su naturaleza y los contabiliza en pólizas que pueden ser : (anexo 9.1) a) Ingresos. b) Egresos. c) Diario. 1.4 Captura las pólizas obtenidas en la clasificación de comprobantes, a través del CONTPAQ, utilizando el catálogo de cuentas establecido (ver política 3.3). 1.5 Genera impresión del documento capturado. 1.6 Archiva documento contabilizado con el soporte correspondiente. Nombre del documento: Código: Procedimiento operativo para la contabilización de documentos DGPPEE-A06B-PO-30 Revisión: 3 Referencia al punto de la Norma ISO 9001:2000: 6.1 Página: 4 de 7 Secuencia de etapas Actividad Responsable 2. Cierre y Conciliaciones. 2.1 Concentra la información mensual, a través de un informe y emite cifras de Responsable de cierre (Ver política 3.4 y anexo 9.2). Contabilidad. 2.2 Elabora conciliación bancaria una vez recibido el estado de cuenta emitido por la Institución Bancaria y recaba firmas autorizadas (ver política 3.5,3.6 y anexo 9.3). 2.3 Imprime balanza de comprobación mensual para conciliar con el área de presupuesto del departamento , las cifras correspondientes a las cuentas de orden como son: a) Presupuesto ejercido . b) Presupuesto por ejercer. c) Presupuesto autorizado. d) Presupuesto Comprometido. 3. Emisión de Estados Financieros. 3.1 Formula Estados Financieros con la Responsable de 4. Autorización y firma. 4.1 Autoriza y firma estados financieros. Coordinador 4.2 Recaba autorización y firma del Director Administrativo 5. Archivo y custodia. información mensual generada y Contabilidad conciliada, a través del sistema CONTPAQ y notifica al Jefe de Departamento para su aprobación (ver política 3.7 y anexo 9.5) 3.2 Remite al Coordinador Administrativo Jefe de Departamento de para autorización. Recursos Financieros. General. 4.3 Envía al Departamento de Recursos Financieros para el trámite correspondiente. 5.1 Envía copia de los estados financieros Jefe de Departamento firmados a la Coordinación Sectorial de Administración y Finanzas de la Dirección General de Administración mediante oficio. 5.2 Archiva original de estados financieros y los mantiene en guarda y custodia. de Recursos Financieros. Responsable de Contabilidad. Nombre del documento: Código: Procedimiento operativo para la contabilización de documentos DGPPEE-A06B-PO-30 Revisión: 3 Referencia al punto de la Norma ISO 9001:2000: 6.1 Página: 5 de 7 6.0 Documentos de referencia Documentos Código Código y Reglamento Fiscal de la Federación Ley Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta Ley Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado Resolución Miscelánea y Modificaciones Ley y Reglamento del Impuesto Empresarial a Tasa Única Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Lineamientos para el Ejercicio y Control del Gasto de la SEP Catálogo de Cuentas de la Coordinación Sectorial de Administración y Finanzas CD Módulo de capacitación del sistema contable integrador CONTPAQ. Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos y de Gestión de Calidad. Procedimiento Gobernador para la Elaboración de Documentos No aplica DGPPEE-A10A-PG-01 7.0 Registros Registros Póliza de cheque Tiempo de Responsable de conservación conservarlo 5 años Responsable de Contabilidad Póliza de ingreso 5 años Responsable de Contabilidad Póliza de egreso 5 años Responsable de Contabilidad Póliza de diario 5 años Responsable de Contabilidad Conciliación Bancaria 5 años Responsable de Contabilidad Auxiliares contables 5 años Responsable de Contabilidad Estados Financieros 5 años Responsable de Contabilidad Código de registro No aplica Nombre del documento: Procedimiento operativo para la contabilización de documentos Código: DGPPEE-A06B-PO-30 Revisión: 3 Referencia al punto de la Norma ISO 9001:2000: 6.1 Página: 6 de 7 8.0 Glosario 8.1 Auxiliares: Documento en el cual se registran las afectaciones contables. 8.2 Balance General: Estado financiero que muestra los activos, los pasivos y el patrimonio de una entidad a una fecha determinada. 8.3 Conciliación Bancaria: Análisis que explica la diferencia entre el saldo de la cuenta de bancos de los auxiliares y el saldo que aparece en el estado de cuenta bancario a una fecha determinada. 8.4 Contabilizar: Acto de registrar mediante procedimientos técnicos los movimientos que genera una operación contable. 8.5 CONTPAQ: Sistema contable integrador, implementado por la Coordinación Sectorial de Administración y Finanzas a partir del ejercicio 2007. 8.6 Cuentas de Orden: Registros que representan valores contingentes de probable realización. 8.7 Estados Financieros: Informes contables que reflejan la situación financiera de la entidad a una fecha determinada. 8.8 Póliza: Documento de asiento en el cual se aplica la afectación contable por operación. 9.0 Anexos 9.1 Pólizas de : diario, ingreso, egreso 9.2 Auxiliares contables 9.3 Conciliación Bancaria 9.4 Balanza de comprobación 9.5 Estados Financieros. Nombre del documento: Código: Procedimiento operativo para la contabilización de documentos DGPPEE-A06B-PO-30 Revisión: 3 Referencia al punto de la Norma ISO 9001:2000: 6.1 Página: 7 de 7 10.0 Cambios a esta versión Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio - 2 20/octubre/2006 - 3 06/febrero/2008 - El nombre de la Dirección General de Planeación, Programación y Presupuesto en el Distrito Federal, cambió por el de Dirección General de Planeación, Programación y Evaluación Educativa. El propósito, el alcance y las políticas se modificaron. El procedimiento se modificó de acuerdo a los nuevos lineamentos de operación que se han generado en la Administración Federal. Se cambió el logotipo institucional de la SEP. Se modificó todo el procedimiento y el diagrama de flujo. CONTROL DE EMISIÓN Nombre Elaboró Revisó Autorizó Alma Margarita Martínez Viveros C. P. Jorge Reyes Corona Arq. Guillermo Bosch Olivares 06-febrero-2008 06-febrero-2008 06-febrero-2008 Firma Fecha