¿Cómo desarrollar reuniones de trabajo efectivas?

¿Cómo desarrollar reuniones de trabajo efectivas?
Introducción
Las reuniones de trabajo son el dispositivo de construcción del trabajo institucional
más frecuente en la mayoría de las organizaciones y sobre todo en las OSFL. Un día
en la vida de una OSFL puede contener un menú de reuniones tan variadas como la
reunión mensual del cuerpo directivo, una reunión de un comité con fines específicos,
reuniones de equipo dentro de los proyectos en curso, reuniones con potenciales
donantes, reuniones con otras OSFL y reuniones de voluntarios.
La mayoría de estos encuentros tienen que ver con la planificación y toma de
decisiones sobre el avance del trabajo, una menor parte con la resolución de
problemas y, en una mucho menor con la evaluación, ya sea de resultados o del
desempeño de los equipos.
Algunas personas sienten a veces que su organización sufre de “reunionitis”. Y a
pesar de que estos espacios deberían celebrarse como la esencia misma del
intercambio y la producción colectiva... son vividas por los involucrados con tedio y
desesperanza.
En el mejor de los casos, las reuniones improductivas habilitan que las verdaderas
decisiones y la información más valiosa circulen por otros canales institucionales.
Pero, en definitiva, las cosas siguen avanzando.
Sin embargo, la peor consecuencia - el enemigo invisible de una vida organizacional
saludable y llena de encuentros productivos -es la deserción. A reuniones
improductivas, grandes excusas para la inasistencia. Y éste, es precisamente el
síndrome contra el cual muy pocas organizaciones pueden generar anticuerpos.
Ingredientes para una reunión efectiva
Vamos a enunciar ahora algunos de los dispositivos que pueden ayudar a que las
reuniones de trabajo de la organización resulten efectivas. Pero puesto que si Ud. está
leyendo este artículo es porque probablemente siente que el “virus de la reunionitis” ya
entró en su organización, dedicaremos el próximo apartado a analizar cómo “inocular”
estos dispositivos y alterar, de alguna manera, el círculo vicioso de las reuniones
tediosas.
Esta herramienta fue diseñada por la Lic. Mariana Lomé en el marco del Proyecto SEKN/Argentina Ciclo II desarrollado por la Universidad de San
Andrés. La realización de este proyecto es posible gracias al apoyo de la Fundación AVINA. La inclusión de herramientas en el sitio
www.gestionsocial.org busca difundir instrumentos que pueden ser aplicados por organizaciones sociales. Su publicación no constituye un respaldo a
personas u organizaciones, no ilustran el manejo efectivo o inefectivo de una situación administrativa, ni deben considerarse fuentes primarias de
información.
Copyright © 2005 Universidad de San Andrés. Permitida su reproducción citando autores y fuentes.
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Las reuniones efectivas tienen siempre un propósito explícito. Y ese propósito debe
ser percibido como necesario para los convocados a la reunión.
Acordar la agenda de temas de la próxima reunión es una buena manera de
asegurarse de que a todos les quede en claro para qué volverán a encontrarse. Cuanto
más específica sea la descripción de los temas, mejor. Enviar información previa a la
reunión para que los participantes lean, es una forma de garantizar discusiones
inteligentes y fundamentadas y de que no se utilizará el tiempo en poner en tema a los
presentes.
Distribuir responsabilidades a cumplir por los participantes de aquí a la próxima
reunión y con respecto a los temas a presentar.
Asegurarse de que un espacio de la reunión se dedique a algo gratificante,
vinculado a la causa de la organización (un espacio para capacitación, un disertante
invitado, la presentación de un video institucional, etc.)
Anunciar en forma explícita el horario de inicio y finalización de la reunión y el lugar
donde se realizará. Prestar atención a este detalle cuando el lugar de reunión es
rotativo.
Acordar al inicio de la reunión el tiempo y el orden en que se tratarán los temas de
la agenda.
No dejar para el final el tema más complicado o escabroso. Además del mal humor
y las resistencias que genera, los participantes ya estarán cansados y mirando el reloj
para huir... hacia su próxima reunión.
Asignar un responsable de desarrollar la minuta de la reunión. La misma tiene que
ser enviada a los participantes enseguida de finalizado el encuentro y solicitar los
cambios y comentarios que aseguren que quede asentado todo tal cual se dijo.
Si el grupo o comité que se reúne designa “una cabeza” o líder, tener en cuenta que
éste no necesariamente debe ser la persona con más autoridad (ya sea formal o por su
conocimiento sobre la materia a tratar), sino alguien organizado, con capacidad para
garantizar la sistematización y oportunidad del proceso de acuerdo de agenda, fecha,
hora y lugar y seguimiento de la asistencia.
Estar listos para suspender la reunión si la ausencia anunciada de miembros
imposibilitará la toma de decisiones. Eso sí, devolver al grupo en el próximo encuentro
la necesidad de plantear una política para cuando ocurren cosas así.
No perder de vista las necesidades básicas para garantizar una atmósfera
agradable de trabajo. Por un lado, son una señal de buena educación y de que
valoramos fuertemente el aporte de tiempo y talentos que hacen los asistentes al
participar... por otro lado nos aseguramos que no tengan excusas para no estar
totalmente concentrados en el tema que los convoca.
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El lugar de reunión debe ser tranquilo y aislado, bien iluminado y aireado y con
la temperatura ambiente acorde a las necesidades de la época del año.
Debe haber a mano materiales para escribir (en forma individual y para que
quede a la vista de todos).
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Debe estar previsto y organizado lo que se va a beber y comer antes, durante
y/o después de la reunión y los asistentes deben estar al tanto del arreglo.
(Son recomendables sistemas prácticos y autónomos, a los que los asistentes
puedan acceder por sus propios medios, comidas livianas que no requieran
cubiertos ni demanden mucha atención y tiempo.)
Debe preverse el traslado hacia y desde el sitio de reunión si sale de lo
habitual o si es la primera vez que la gente va a ese lugar (mapas de acceso,
combinar en el auto de quién llegará cada uno, tener remises reservados con
anticipación, etc.).
Es ideal que haya un reloj a la vista de todos.
Asegurarse de que todos los participantes se conocen entre sí y en lo posible
que puedan llamarse o referirse a otro participante por su nombre. (Usar
etiquetas con letra grande en la ropa si son los primeros encuentros, puede ser
una opción).
Incorporar recursos que fomenten el buen clima, la distensión y la “mística” del
grupo, es decir sostener la aparición de cuestiones que generen tradiciones o
rituales que le dan identidad al grupo y sus encuentros. (Si en su organización
se oyen frases como “Después de la reunión de comisión siempre hacemos un
asadito”, “no se vayan sin que nos saquemos una foto”, “la coordinadora del
grupo de voluntarios nos regala siempre una historieta cuando terminamos la
reunión mensual”, vamos por buen camino.)
Los asistentes deben conocer las instalaciones auxiliares del lugar donde se
hace la reunión (sanitarios, puesto de la secretaria, acceso a Internet,
teléfonos, salidas de emergencia, etc.) para resolver sus necesidades en forma
autónoma y sin interrumpir la reunión.
Rompiendo el círculo vicioso
Todas las recomendaciones planteadas en el apartado anterior se basan,
sencillamente, en el sentido común. Sin embargo, todos sabemos lo difícil que es
instalar estos hábitos en los equipos de trabajo.
El principal problema es que todos ya fuimos a una reunión poco efectiva. Y sabemos
que no hay garantía de que la próxima no lo sea. Lo más grave: los primeros en huir o
bajar su nivel de participación, serán quienes tienen mayores expectativas sobre la
efectividad de las reuniones, con lo que poco a poco, irán tomando más espacio
quienes no esperan ser parte de un encuentro productivo.
Por eso, para romper el círculo vicioso hay que tomar una decisión y elegir uno o dos
atributos de las reuniones efectivas y sostenerlos hasta que se hagan un hábito. El
buen resultado que generen, dará fundamento, energía y fuerza al líder y al equipo
para seguir cambiando “la tradición”. También, desde la coordinación habrá que tomar
decisiones estratégicas sobre los mensajes sutiles que harán saber a todos que la era
de las reuniones improductivas ha muerto.
Algunas sugerencias:
No pasar todo el inicio de la reunión (... ¡o la reunión entera!) hablando de los
impuntuales o ausentes... lo estamos haciendo con los que vinieron a tiempo. La
próxima vez ellos también querrán ser el centro de la atención.
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Iniciar la reunión en forma puntual, con buen clima y con temas estratégicos es una
forma de comunicar a los que llegan tarde que... se están perdiendo lo mejor. Si se
hace necesaria una recapitulación para que puedan sumarse, anunciar que se hará
cuando se termine de tratar el punto actual. (Si no, será un nuevo mensaje para los
puntuales de que su esfuerzo... da lo mismo).
Devolver al grupo las dificultades en la convocatoria o el ajuste de la agenda.
Asegurarse de que están presentes quienes ocasionaron los problemas, no
personalizar el comentario pero proponer políticas positivas con respecto a estas
situaciones.
Sostener las decisiones que se tomaron en las reuniones anteriores. Recordar al grupo
los acuerdos consignados en las minutas y señalar cuando alguien intenta incorporar
un elemento nuevo. No se trata de descartar aportes si son relevantes: significa señalar
que debe ser incorporado siguiendo los procesos previamente acordados. Cualquier
señal en sentido contrario (el silencio también es una forma de señal...) estará
comunicando a quienes siguen las normas y respetan los acuerdos... que esto no vale
la pena.
Si el clima y los resultados de las reuniones están cambiando (... ¡para bien!)
Asegurarnos que esta información llegue a los ausentes, en un intento de recuperarlos
para la causa y también para suministrarles información sobre la nueva actitud que se
espera de los participantes.
Si el clima y resultados de una reunión cambian notablemente con la ausencia o la
incorporación de alguien en particular, analizar cuáles son los aportes del ausente o el
nuevo a la situación, para trabajar en la neutralización o potenciación de esos
ingredientes. Esto vale también para la detección de espacios institucionales que
demuestren ser más efectivos que las reuniones. ¿Qué podemos aprender de “radio
pasillo”, de las discusiones por correo electrónico o de los almuerzos que derivan en
conversaciones de trabajo?
Si es necesario, pedir ayuda. Frente a grupos complicados, temas escabrosos o
dificultades para lograr consenso, evaluar la posibilidad de contar con un facilitador
externo o la supervisión de un profesional que ayude al rediseño del rol del coordinador
o de los encuentros.
Autor:
Lomé, Mariana.
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