ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA: El procedimiento operativo

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA : EL
PROCEDIMIENTO OPERATIVO
AUTOR: JAVIER INDARTE SALINAS
DIPLOMA DE ESPECIALIZACION EN DIRECCIÓN
DE ORGANIZACIONES DE ECONOMIA SOCIAL
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
INTRODUCCIÓN
CONTENIDO
1.
1.
LA DEFINICIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS
2.
EL TRAZADO DE LOS CIRCUITOS ADMINISTRATIVOS
3.
EL DISEÑO DE LOS DOCUMENTOS A UTILIZAR
4.
LA IDENTIFICACIÓN DE LAS TAREAS
5.
LA REDACCIÓN DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DEFINICIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS
DEFINICION DEL SISTEMA INFORMATIVO
La definición del sistema informativo consiste en identificar todas las
informaciones que son necesarias para la toma de decisiones en la empresa,
tanto en el ámbito general como en cada uno de los procesos que realizan los
diferentes departamentos.
Este proceso de identificación de informaciones se puede hacer de dos maneras:
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•
Hablando con los responsables de las distintas áreas: lo normal es
reunirse con los responsables de los distintos departamentos para que nos
describan las tareas administrativas y los procesos productivos, o
relacionados con la producción, de sus respectivas áreas. Es un
procedimiento sencillo, pero tiene el problema de que los responsables
tienden a transmitir los problemas de su trabajo y no las informaciones que
necesitarían para realizarlo con eficacia.
•
Siguiendo la secuencia del proceso productivo: con este sistema, lo que
se hace es efectuar un recorrido por todos los departamentos de la empresa
tomando nota de cada una de las operaciones que se realizan en ellos
(operaciones relacionadas con el proceso de producción y su reflejo
administrativo). El inconveniente principal de este sistema es que es un
procedimiento complejo, especialmente en empresas de producción de nivel
tecnológico medio-alto.
Normalmente, lo ideal es una combinación de ambos métodos, dando más
importancia a uno u otro según sea el tipo de empresa, la capacidad de los
responsables de cada área y nuestra capacidad para comprender y asimilar todo
el proceso.
Una vez enumeradas e identificadas las informaciones, procederemos a eliminar
aquellas que se encuentren duplicadas y, a continuación, las agruparemos por
naturaleza (informaciones de compras, de producción, de ventas, etc.). Este paso
del proceso es muy importante ya que permite establecer qué informaciones son
necesarias (documentos y contenido de los mismos).
El siguiente paso consiste en identificar las características particulares de las
informaciones. Para ello analizaremos:
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•
La rapidez de respuesta: es decir, si la elaboración de la información se ha
de hacer de forma inmediata o no.
•
El tipo de soporte para la información: hay que ver si la información se
desea guardar de forma permanente o si, por el contrario, se puede destruir.
•
La cantidad de datos a tratar: se debe evaluar el número de datos que se
van a manejar para generar dichas informaciones.
•
La complejidad en el procedimiento de obtención: no es lo mismo tomar
los datos de una fuente única que combinarlos de fuentes diversas.
•
Los distintos destinos dentro de la empresa: consiste en averiguar que
informaciones deben ir a cada departamento de la empresa, la frecuencia y el
número de las mismas.
DEFINICION DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA INFORMATIVO
En ésta fase, trataremos de definir el tipo de sistema informativo que necesita la
empresa. Dicho sistema puede ser manual o mecanizado. Hoy en día, lo más
normal es apoyarnos en el uso de un ordenador y de los programas
correspondientes. Si se debe tener en cuenta que no todas las áreas de la
empresa tienen que estar mecanizadas.
Si los condicionantes del punto anterior no son muy representativos, no será
necesario recurrir a elementos mecánicos para el tratamiento de la información.
Esto suele ocurrir en empresas de bajo nivel tecnológico y/o de escaso volumen
de negocio.
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N O T A
Generalmente, cuanto mayor es el volumen de datos a tratar, mayor será la importancia
del tratamiento mecanizado de la información. A pesar de todo, NUNCA, el tratamiento
automático excluye la necesidad de generar ciertas informaciones de forma manual.
BOCETO DE LA SOLUCION ADOPTADA
Consiste en la realización de un prototipo de como vamos a llevar, a la práctica, la
solución al sistema informativo. Este boceto o prototipo debe ser de tipo gráfico
pues debe servir para explicar, a los responsables de las distintas áreas, la
solución que se ha adoptado.
En este boceto se deben considerar las siguientes alternativas:
•
En aquellos casos en que la transformación de datos en informaciones se
realiza de forma centralizada y proporciona los resultados de la misma forma,
debemos proceder a diseñar un tipo de solución DESCENTRALIZADA, es
decir, llevar los datos y los resultados a los lugares donde se toman las
decisiones. Así, en cada uno de los centros decisorios se deben generar los
datos y confeccionar las informaciones que necesitan, pero de tal forma que
los medios para lograrlo sean únicos.
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•
Cuando la empresa posee diferentes centros de trabajo, cada uno de ellos
debe tratar los datos, las informaciones y los procedimientos como si se
tratase de empresas distintas, aunque el procedimiento sea único.
En general, el boceto debe transmitir claridad y facilitar la comprensión de la
solución. También debe ser breve para evitar que los responsables de las
distintas áreas, se preocupen sólo de su departamento y no presten atención a
las características de la solución de los departamentos ajenos.
Un ejemplo de ambas variantes lo constituye una entidad bancaria (oficina central, sucursales y
cajeros automáticos).
Cuando se han definido las diferentes alternativas y elaborado un boceto de
solución se está en disposición de comenzar a tomar decisiones sobre el sistema
informático. Este es el objeto del siguiente punto.
DESARROLLO DEL MODELO INFORMATICO
Si el sistema informativo resultante es del tipo manual, no será necesario
considerar este punto.
Cualquier equipo informático, para poder funcionar como herramienta de gestión,
debe permitir la captación de una serie de datos y, a través de una serie de
cálculos, la generación de las distintas combinaciones de informaciones.
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Para lograr lo anterior será necesario que diseñemos los diferentes formatos de
entrada de datos (básicamente diseños de pantalla) y los correspondientes
formatos de salida de informaciones (consultas por pantalla y listados).
A este diseño de los formatos de datos e informaciones (diseños de pantalla,
listados de impresora, etc.), lo denominamos ANALISIS FUNCIONAL.
Los diseños de salida de información, se deben constatar con los usuarios, es
decir con aquellos que van a utilizar las informaciones para realizar su trabajo
(gestionar, tomar decisiones, etc.. Dentro de estos usuarios se incluyen dos
grandes grupos:
•
Los que toman decisiones: con estos, se constata normalmente, los
formatos de salida de informaciones (consultas visuales, impresas, etc.).
•
Los que introducen datos: con ellos se constata que se consideran todos los
datos básicos que son necesarios y se trabaja sobre la entrada de los datos.
Una vez realizado el análisis funcional se tendrían que definir los procesos
internos del ordenador: ficheros a utilizar, formato de los mismos, procesos de
grabación, procesos de salida de informaciones, etc. Esto último sería el
ANALISIS ORGANICO. Esta parte es propia de expertos informáticos.
Finalmente,
se
tendrán
que
confeccionar
los
programas
informáticos
correspondientes, es decir, se deberán desarrollar las aplicaciones necesarias
para que el sistema informático realice las funciones que se le encomienden.
Por el desarrollo de los paquetes de programas estándar, todo lo que se comenta
en este punto está orientado a que los responsables de buscar software, para la
empresa, tengan una visión clara de las necesidades de la misma. En cualquier
demostración de un paquete informático, éste parece estupendo y maravilloso y
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según el vendedor, se adapta a nuestras necesidades como un guante a una
mano.
La realidad es distinta, y si nuestra empresa no sigue procedimientos estándar
(cosa habitual en el mundo real), se descubre que la solución informática es un
parche que no mejora la capacidad de toma de decisiones ni la calidad de la
información que se maneja.
Un ejemplo de lo anterior podría ser: supongamos que en nuestra empresa se
realizan los pagos mediante pagaré y que el número de pagos es de 2000 por
mes. Esta emisión de pagos la realizamos en dos o tres sesiones, y en cada una
de ellas procederemos a seleccionar los pagos que deseamos realizar emitir el
consiguiente documento (en este caso pagaré).
En el mercado nos ofrecen dos tipos de paquete de tesorería: uno en el que los
pagos se seleccionan de forma manual, uno a uno, y otro en el que el proceso de
selección se basa en la introducción de ciertos parámetros.
Si el número de pagos es pequeño, podemos seleccionar cada uno de ellos sin
problemas, pero si el número de pagos es grande, el tiempo invertido en este tipo
de proceso será elevado. El tiempo supone coste para la empresa, sin contar la
posibilidad de errores.
Si cuando estamos evaluando los dos paquetes, tenemos claras las necesidades
de nuestro sistema informativo, no será necesario que perdamos tiempo
evaluando aquello que no nos sirve (considerando sus características básicas).
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2.
EL TRAZADO DE LOS CIRCUITOS ADMINISTRATIVOS
DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
En este punto se tienen que definir y diseñar, cuando sea necesario, los distintos
documentos que se van a utilizar en el proceso. Además, será preciso definir el
recorrido que tendrán dichos documentos dentro de la empresa y las tareas que
deben realizar los distintos puestos de trabajo.
Circuitos de documentos: es el recorrido que siguen los distintos documentos
de la empresa (albaranes, facturas, etc.), a través de los distintos departamentos
de la misma.
Tareas por puesto: son los trabajos, sólo a efectos administrativos, que se
realizan en los diferentes puestos de trabajo de la empresa. Conviene no
confundir las tareas de un puesto de trabajo con las tareas que realiza la persona
asignada a dicho puesto.
3.
EL DISEÑO DE LOS DOCUMENTOS A UTILIZAR
DOCUMENTOS A UTILIZAR
Habrá que decidir, y en su caso diseñar, los documentos que se van a utilizar,
tanto en el manejo de los datos como en el tratamiento de las informaciones.
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NORMAS DE CODIFICACIÓN
Se deberá especificar las características de todos los datos que se introducen en
el ordenador, de tal forma que cuando se genere un nuevo dato, éste guarde
relación con los anteriores.
NORMAS DE CONTROL INTERNO
Serán los requisitos que debe cumplir cada documento en su recorrido por los
diferentes puestos de trabajo.
4.
LA IDENTIFICACIÓN DE LAS TAREAS
En esta fase se pretende implantar y poner en funcionamiento el sistema
informativo que se ha diseñado. Para ello será preciso definir una serie de fases:
EVALUACIÓN DE CARGAS DE TRABAJO
En esta fase se debe evaluar y cuantificar la carga de trabajo de cada puesto de
trabajo. Esta evaluación se realiza sólo en lo que respecta a los procedimientos
administrativos. Por ejemplo: número de albaranes y número de líneas promedio
a introducir cada día.
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ASIGNACIÓN
Una vez evaluada la carga de trabajo de cada puesto, es preciso asignar
personas, adecuadas en número y capacidad, para realizar dichas tareas.
FORMACIÓN
En esta fase se trata de enseñar, a todas las personas afectadas, lo que tienen
que hacer en sus respectivos puestos de trabajo, ya sea a nivel manual o de
utilización del ordenador (qué tareas deben realizar, documentos a utilizar, forma
de cumplimentarlos, etc.).
PRUEBAS TEST
Consiste en someter al sistema informático a una serie de pruebas lo más
aproximadas posibles a la realidad para constatar que funciona correctamente y
que responde a las expectativas formuladas.
CONTROL Y SEGUIMIENTO
Durante un cierto período de tiempo es necesario comprobar que el sistema
informativo cumple, y mantiene el nivel de calidad, con lo que se le ha signado en
el momento de su formulación.
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ACTUALIZACIÓN CONSTANTE
Esta fase es consecuencia de las variaciones que se producen en el entorno de
la empresa. Este entorno, al cambiar cada vez con mayor rapidez, produce un
envejecimiento en los procedimientos de la empresa. Para evitar esta pérdida
de calidad, es conveniente proceder una revisión periódica de todo el sistema
informativo de la empresa.
5.
LA REDACCIÓN DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Como consecuencia de la definición de los circuitos administrativos y de las
tareas por puesto de trabajo, es necesario confeccionar una serie de manuales
den procedimiento con las normas y pautas a seguir en el desarrollo de dicho
trabajo administrativo.
Hasta ahora, al definir los circuitos administrativos, estábamos especificando
los documentos que se iban a utilizar y el recorrido de los mismos por los
distintos puestos de trabajo.
Junto a lo anterior, la definición de las tareas nos estaba especificado lo que
había que hacer con los mencionados documentos (o con tareas de carácter
más general, no sujetas al uso de un documento en sentido estricto).
La redacción de los manuales se debe realizar para especificar, exactamente,
lo que hay que hacer en cada puesto de trabajo y cómo se debe hacer. Esto
significa que hay que dar un paso más allá en el detalle de las mencionadas
tareas.
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En general, los manuales con los procedimientos y normas administrativas, se
detallarán para cada puesto de trabajo y, si es posible, se refundirán, de tal
manera que se pueda entregar a cada persona que realiza las tareas de un
puesto de trabajo, su propio manual.
En estos manuales es necesario contemplar:
La tarea que hay que realizar
Cómo se debe realizar dicha tarea
Quién es el encargado de ejecutar dichas tareas
Cuando se deben realizar las tareas
Qué normas hay seguir al realizar las tareas
Cual es el destino de los distintos documentos que se utilizan
Cuales son las normas de control interno por las que hay que regirse
Qué documentos se deben emplear
En resumen, se trata de confeccionar un libro de instrucciones para cada puesto
de trabajo, con todas las tareas que hay que realizar y las normas y
procedimientos que hay que seguir.
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