Dirección General o Dirección (1)

Dirección General o Dirección (1)
Dirección o Área (2)
Nombre del documento:
MINUTA DE REUNIONES
CLAVE: FO-09-00-000
Convoca: (3)
Lugar de Reunión: (4)
Fecha: (5)
Hora Inicio: (6)
Hora Término: (7)
Minuta No. (8)
PROYECTO / TEMA GENERAL
(9)
OBJETIVO
(10)
ORDEN DEL DÍA
(11)
DESARROLLO DE LA REUNIÓN
(12)
SEGUIMIENTO DE ACUERDOS
No.
Acuerdo
No.
Minuta
Asignación o Tarea
Estado
Actual
(13)
(14)
(15)
(16)
ACUERDOS DE LA REUNIÓN
No.
Asignación o Tarea
Responsable
Fecha Inicio
Fecha Cierre
(17)
(18)
(19)
(20)
(21)
DOCUMENTOS ENTREGADOS
(22)
Anexo(s). (23)
PRÓXIMA REUNIÓN
Fecha: (24)
Versión N°: 1
Hora: (25)
Lugar: (26)
Nombre (27)
Nombre (28)
Cargo (27)
Cargo (28)
Página 1 de 3
Dirección General o Dirección (1)
Dirección o Área (2)
Nombre del documento:
MINUTA DE REUNIONES
CLAVE: FO-09-00-000
INSTRUCTIVO DE LLENADO
No.
DESCRIPCIÓN
1
Anotar el nombre de la Dirección General o Dirección de Área.
2
Anotar el nombre de la Dirección, Departamento o Área que emite el documento. Nota: Puede omitir este
nombre si el documento lo emite la Dirección General o Dirección.
3
Anotar el nombre de la unidad administrativa o persona que convoca la reunión.
4
Anotar el nombre del lugar donde se realiza la reunión. Ej. Sala C, Complejo Administrativo de Gobierno.
5
Anotar la fecha en la que se realiza la reunión. Ej. Jueves 27/05/10.
6
Anotar la hora en que inicia la reunión. Ej.10:00 hrs. ó 18:00 hrs.
7
Anotar la hora en que termina la reunión. Ej.11:30 hrs. ó 20:00 hrs.
8
Anotar el número de minuta. Ej.1; Se refiere a que se debe obtener el número total de minutas por
proyecto o tema en específico.
9
Anotar en primer término el nombre del evento y/o proyecto. Ej. Implementación del SGC en la
Secretaría de Desarrollo Urbano. Enseguida el nombre del tema general a tratar en la reunión. Ej. Mapeo
de procesos.
10
Anotar brevemente el objetivo de la reunión, iniciando con un verbo en infinitivo. Ej. Asesorar la
elaboración del mapeo de procesos de la Secretaría de Desarrollo Urbano.
11
Anotar en orden cronológico los puntos a desarrollar en la reunión.
12
Anotar brevemente toda aquella información que considere necesaria para su informe, debe ser breve y
puntual. No incluya detalles innecesarios, particularmente aquellas discusiones que no llevan a ninguna
parte.
13
Anotar en el cuadro todos los acuerdos pendientes de reuniones anteriores, solo podrán ser eliminados
del cuadro, aquellos acuerdos que ya fueron cumplidos o que por un acuerdo se autorice su eliminación.
Anotar el número de acuerdo, este será único y estará integrado de la siguiente manera, primero se
anotará el número que será consecutivo 1, 2, enseguida la fecha de la reunión dd/mm/aa, Ej. El primer
acuerdo de la reunión de fecha 14 de septiembre del 2011, será: 1-14/09/11.
14
Anotar el número de minuta en la que se tomó el acuerdo.
15
Anotar brevemente en qué consiste el acuerdo.
16
Anotar el estado en que se encuentra el acuerdo, Ej. Pendiente, en proceso o cumplido, según sea el
caso.
17
Anotar el número de acuerdo, este será único y estará integrado de la siguiente manera, primero se
anotará el numero que será consecutivo 1, 2, enseguida la fecha de la reunión dd/mm/aa, Ej. El primer
acuerdo de la reunión de fecha 14 de septiembre del 2011, será: 1-14/09/11.
18
Anotar brevemente en qué consiste el acuerdo.
19
Anotar el nombre del responsable de realizar la tarea asignada.
20
Anotar la fecha en que se determine dar inicio la tarea asignada.
21
Anotar la fecha en que se determine ver ejecutada la tarea asignada.
22
Anotar el nombre de los documentos que se hayan entregado especificando el medio de soporte. (Papel
o digital).
23
Anotar los nombres de los documentos que considere necesario anexar a la minuta. Ej. Lista de
asistencia, Registro de acuerdos.
24
Anotar la fecha acordada para llevar a cabo la próxima reunión. Ej. Jueves 3/06/11.
Versión N°: 1
Página 2 de 3
Dirección General o Dirección (1)
Dirección o Área (2)
Nombre del documento:
MINUTA DE REUNIONES
CLAVE: FO-09-00-000
25
Anotar la hora que se acuerde inicie la próxima reunión. Ej.10:00 hrs. ó 18:00 hrs.
26
Anotar el nombre del lugar donde se va a desarrollar la próxima reunión. Ej. Sala “B” Complejo
Administrativo de Gobierno.
27
Anotar el nombre y cargo del representante de la unidad administrativa o persona que convoca.
28
Anotar el nombre y cargo del representante de los asistentes.
Nota:
1. Todos los campos deben estar debidamente requisitados, en caso de que alguno no aplique se deberá
anotar: NA o No aplica.
2. En caso de que fuera necesario firmar más asistentes en la minuta se anexan las firmas.
Versión N°: 1
Página 3 de 3