Alquiler de puestos de trabajo

1
ANÁLISIS DE CONVENIENCIA DE
INVITACIÓN PÚBLICA DE MÍNIMA CUANTÍA
SM-03-2013
30 de Abril de 2013
1. NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN:
El COPNIA es una autoridad pública encargada de la inspección, control y vigilancia del
ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares, que
actúa como tribunal de ética de acuerdo con los parámetros establecidos en la ley, para
proteger a la sociedad del riesgo que conlleva el eventual mal ejercicio de las profesiones
encomendadas; en tal sentido, la Dirección General se encarga de dirigir el desarrollo y
aplicación de las políticas institucionales y ejecutar los planes, programas y proyectos que
contribuyen al mejoramiento administrativo de la entidad en cumplimiento de la misión,
visión y objetivos institucionales.
Así las cosas, en desarrollo de las funciones administrativas propias de la entidad y dando
cumplimiento a lo establecido en la Resolución No.1898 de 29 de octubre de 2012, “Por la
cual se modifica la Planta de Personal del COPNIA”, y con el fin de modernizar, actualizar y
reubicar la nueva planta de personal en aras de continuar desarrollando en forma eficiente
el compromiso misional y con el ánimo de brindar comodidad y bienestar a los nuevos
funcionarios que se están vinculando a la Entidad, se suscribió contrato para la
remodelación y adecuación de oficinas del COPNIA Nacional, ubicadas en el Edificio
Interamericana de Seguros en las oficinas 201, 202, 203, local 101 y adecuación del piso
13, contrato que actualmente se encuentra en ejecución en etapa de aprobación de
diseños, razón por la cual es necesario contratar el alquiler de puestos de trabajo para la
ubicación temporal de algunos funcionarios, entre tanto, se culmina con la ejecución de las
obras de adecuación.
Teniendo en cuenta la función que tiene el área de Gestión Administrativa, se considera
oportuno y conveniente dar trámite al requerimiento efectuado mediante el NAL-CI-201301738 del 18 de abril de 2013.
2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES
TÉCNICAS Y CONDICIONES CONTRACTUALES:
Alquiler de diez (10) puestos de trabajo en L, nueve (9) sillas giratorias, siete (7)
archivadores metálicos con cajones, diez (10) divisiones entrepaños y cinco (5)
archivadores metálicos con puertas, para las oficinas del COPNIA Nacional ubicadas en la
calle 78 No.9 – 57.
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA
Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX 3220102 - email: [email protected] - Bogotá D.C.
www.copnia.gov.co
2
2.1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS ELEMENTOS:
Nº
1
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
ELEMENTOS QUE SE REQUIEREN
CANTIDAD
Alquiler de puesto de trabajo en L de 1,50 cm X 1,50 cm, color madera
4
1.1
claro, canto en PVC negro.
Alquiler de puesto de trabajo en L de 1,50 cm X 1,20 cm, color madera
1.2
6
claro, canto en PVC negro.
1.3 Archivadores metálicos 2 x 1, en lámina de color negro.
7
Divisiones entrepaños 1,50 largo x 1,08 alto x 0.04 ancho, marco en
1.4 madera color natural, paneles en materiales de paño, sintético o
6
aglomerado.
Divisiones entrepaños 1,20 largo x 1,08 alto x 0.04 ancho, marco en
1.5 madera color natural, paneles en materiales de paño, sintético o
2
aglomerado.
Divisiones entrepaños 0,60 largo x 1,08 alto x 0.04 ancho, marco en
1.6 madera color natural, paneles en materiales de paño, sintético y
2
aglomerado.
1.7 Archivadores metálicos con puertas, en lámina color gris.
5
1.8 Sillas giratorias con rodachines.
9
2
CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LOS PUESTOS DE TRABAJO
Superficie en tables en forma de L, enchapado en fórmica de 1,50 cm X 0,60 cm X
2.1
1,50 cm X 0,60 cm y de 1,50 cm X 0,60 cm X 1,20 cm X 0,60 cm
Archivador 2 x 1, dos (2) cajones medianos superiores y uno (1) inferior para fólder
oficio en lámina cord rolled, con haladeras cromadas o acero inoxidable, sistema de
rodamiento, todas las gavetas que permitan abrir el archivo en su totalidad y
2.2
faciliten el manejo de los documentos y en los cajones superiores con rieles tipo
deslizador sencillo con tope de salida, con llave que agarre todas la gavetas con
seguridad.
2.3 Soportes metálicos que sujeten la estructura de los puestos de trabajo.
3
CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LAS SILLAS
Sillas giratorias con espaldar alto de contacto permanente, ajustables en altura con
3.1
palanca.
3.2 Apoya brazos graduables en altura.
3.3 Abullonadas en espaldar y asientos con espuma densidad 60 o con caucho espuma.
3.4 Tapizadas en paño antitranspirante.
3.5 Con rodachinas en silicona para piso laminado, de mínimo 5 apoyos.
4
CONDICIONES DEL SUMINISTRO
Suministrar los elementos en buen estado, limpios sin rayones, sin manchas, sin
4.1
elementos rotos o remendados y en perfectas condiciones de uso.
4.2 Proveer el transporte de entrega y de recogida sin costo adicional.
Entregar los elementos instalados en las oficinas del COPNIA, ubicadas en la calle
4.3
78 No.9-57 Piso 13.
4.4 Entregar e instalar los elementos en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles.
Garantizar el alquiler por un plazo mínimo de 6 meses a partir del perfeccionamiento
4.5
del contrato y la entrega de los elementos.
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA
Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX 3220102 - email: [email protected] - Bogotá D.C.
www.copnia.gov.co
3
Nº
4.6
4.7
4.8
4.9
4.10
4.11
4.12
4.13
4.14
4.15
4.16
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
Remplazar los elementos por otros de iguales o superiores características, en un
término máximo de tres (3) días hábiles a partir del reporte de la falla o daño.
Realizar asistencia técnica o mantenimiento correctivo sin costo adicional.
Suministrar e incluir dentro de los costos de la oferta todos los elementos
necesarios para la instalación como tornillería, herrajes, manijas entre otros.
Presentar un documento “Acta” donde se especifican condiciones generales de los
elementos, cantidades, fecha de entrega y fecha de devolución.
Entregar los archivadores con dos (2) juegos de llaves.
Anclar los paneles y elementos al piso, para garantizar estabilidad de todos los
puestos de trabajo y que no se presenten movimientos horizontales de los
elementos.
Garantizar que los mecanismos de las sillas estén en óptimo funcionamiento.
Colores, diseños de los puestos de trabajo, paneles y sillas, similares a los
existentes en la oficina, previa aprobación del supervisor.
Realizar las entregas según el requerimiento del supervisor del contrato.
La vigencia de la propuesta económica presentada por el oferente debe ser mínimo
de 30 días.
El oferente debe garantizar que cuenta con los elementos requerido por el COPNIA,
al momento de presentar la propuesta.
2.2 CONDICIONES CONTRACTUALES:
1. Objeto
2. Plazo de ejecución
3. Condiciones
Adicionales
alquiler
del
Alquiler de diez (10) puestos de trabajo en L, nueve (9) sillas giratorias,
siete (7) archivadores metálicos con cajones, diez (10) divisiones
entrepaños y cinco (5) archivadores metálicos con puertas, para las
oficinas del COPNIA Nacional ubicadas en la calle 78 No.9 – 57.
Cuatro (4) meses contados a partir de la fecha de comunicación de
aceptación de la oferta por parte del COPNIA y la expedición del
registro presupuestal.
El COPNIA, podrá requerir los elementos de manera parcial, según
las necesidades que se presenten durante el plazo de ejecución del
contrato, por lo anterior, únicamente se pagará al proveedor el
tiempo real de alquiler de cada elemento suministrado.
La entrega e instalación de los elementos en las oficinas del COPNIA
se realizará en un término máximo de cinco (5) días hábiles,
contados a partir del requerimiento.
El contrato se podrá terminar anticipadamente por parte de la
Entidad, informando por escrito al CONTRATISTA con mínimo 30
días de antelación.
4. Vigencia
del A partir del perfeccionamiento, durante su ejecución y dos (2) meses
Contrato
más.
SEDE COPNIA NACIONAL: Calle 78 Nº 9-57 Piso 13. Edificio
5. Lugar de Ejecución
Interamericana de Seguros – BOGOTA.
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA
Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX 3220102 - email: [email protected] - Bogotá D.C.
www.copnia.gov.co
4
El COPNIA realizará el pago del objeto contratado así:
1) Pagos mensuales que corresponderán a los elementos
efectivamente entregados en alquiler, dentro de los veinte (20)
días calendario siguientes a la radicación de la factura o cuenta
de cobro correspondiente, el diligenciamiento del formato de
“Control de supervisión y aprobación de pago” firmado por el
supervisor como constancia de recibo a satisfacción y la
acreditación de pago de aportes al Sistema de Seguridad Social
Integral y aportes parafiscales de sus empleados.
6. Forma de pago
2) Sólo se pagará la mensualidad de los elementos que se hayan
requerido por medio de un comunicado expedido parte del
COPNIA.
El COPNIA únicamente radicará facturas o cuentas de cobro, a partir
del primer día hábil y hasta el día 25 o el día hábil inmediatamente
anterior de cada mes.
7. Requisitos para el
perfeccionamiento y
la
ejecución
del
contrato
8. Interventor
y/o
Supervisor
9. Obligaciones
Contratista
del
El COPNIA sólo pagará al contratista y bajo ningún motivo o
circunstancia aceptará o hará pagos directos a terceros.
Para el perfeccionamiento del contrato se requiere de la publicación
de la comunicación de aceptación de la oferta, y para su ejecución la
expedición del registro presupuestal, la acreditación de pago de
aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales.
Para la ejecución, el Director General designará a un funcionario del
COPNIA como supervisor del contrato.
a) Entregar los elementos de acuerdo con el requerimiento realizado
por el COPNIA, en un término máximo de cinco (5) días hábiles,
una vez se perfeccione el contrato y se aprueben los elementos
por parte del supervisor del contrato. (Incluyendo transporte)
b) Entregar los elementos instalados en las oficinas del COPNIA,
ubicadas en la calle 78 No. 9-57 Piso 13.
c) Realizar la entrega de las sillas en la carrera 7 No.64 – 19, en el
momento que el COPNIA lo solicite.
d) Suministrar los elementos en buen estado, limpios, sin rayones,
sin manchas, sin elementos rotos o remendados y en perfectas
condiciones de uso.
e) Remplazar los elementos por otros de características iguales o
superiores, cuando se presenten fallas o daños.
f) Presentar un documento “Acta” donde se especifiquen
condiciones generales de los elementos, cantidades, fecha de
entrega y fecha de devolución.
g) Responder por las demoras que se generen en la entrega o
instalación.
h) Acreditar el pago de aportes a los sistemas de salud, riesgos
profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA
Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX 3220102 - email: [email protected] - Bogotá D.C.
www.copnia.gov.co
5
Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio
Nacional de Aprendizaje del personal a su cargo.
3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN
Teniendo en cuenta que la necesidad a satisfacer corresponde a servicio y bienes que
poseen las mismas especificaciones técnicas, comparten patrones de desempeño y
calidad objetivamente definidos y que el presupuesto considerado para esta
contratación no excede el diez (10%) por ciento de la menor cuantía establecida para el
COPNIA en la vigencia de 2013, la modalidad a emplear en el presente proceso de
selección es la Invitación Pública de Mínima Cuantía, según lo dispuesto en el artículo
94 de la Ley 1474 de 2011 que adiciona el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, en
concordancia con el artículo 3.5.1 y siguientes del Decreto 734 de 2012; para ello, la
Entidad formulará Invitación Pública para que participen los interesados en el proceso
de selección.
4. ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO
Para realizar el análisis técnico y económico del proceso se solicitaron cotizaciones a las
empresas: OFFICE SISTEM ARRENDAMOS LTDA, INDUMUEBLES HERNANDEZ LTDA
y ZZETA LTDA, de las cuales únicamente OFFICE SISTEM ARRENDAMOS LTDA e
INDUMUEBLES HERNANDEZ LTDA, cotizaron los elementos requeridos por la Entidad,
no obstante la cotización de INDUMUEBLES no se tendrá en cuenta para establecer el
valor del presupuesto oficial, por cuanto supera ampliamente las proyecciones de la
Entidad.
Acorde con lo anterior, el presupuesto oficial se establecerá con base en los valores
históricos y la cotización recibida por OFFICE SISTEM, en consideración a que los
precios se mantienen de acuerdo con el análisis realizado.
4.1 Valor Histórico: Año 2012
ENTREGA A
Ítem
1.1
1.2
1.3
1.4
4.2
4.2
Descripción
Puesto de Trabajo en L 1,50 X 1,50
Puesto de Trabajo en L 1,50 X 1,20
Archivadores Metálicos 2 X 1
Divisiones entrepaños 1,50 largo x (entre 1,08 y 1,30 de alto)
Transporte
Instalación
Cant.
Meses
V. Mensual Total
con cantidades
2
2
4
6
1
4
8
8
8
8
1
880.000
808.000
672.000
2.018.400
80.000
PRECIO
PROYECTADO
IPC
908.160
833.856
693.504
2.082.989
82.560
$ 4.458.400
$4.601.069
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA
Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX 3220102 - email: [email protected] - Bogotá D.C.
www.copnia.gov.co
6
ENTREGA B
Ítem
1.1
1.2.
1.3
1.5
1.6
1.7
1.8
4.2
4.2
Descripción
Cant.
Meses
2
4
3
7
7
7
770.000
1.414.000
441.000
PRECIO
PROYECTADO
IPC
794.640
1.459.248
455.112
2
7
553.000
570.696
2
5
9
2
6
7
7
7
1
259.000
2.712.500
1.827.000
160.000
267.288
2.799.300
1.885.464
165.120
$8.396.868
Puesto de Trabajo en L 1,50 X 1,50
Puesto de Trabajo en L 1,50 X 1,20
Archivadores Metálicos 2 X 1
Divisiones entrepaños 1,20 LARGO X (ENTRE 1,08 Y 1,30 DE
ALTO)
Divisiones entrepaños 0,60 LARGO X (ENTRE 1,08 Y 1,30 DE
ALTO)
Archivadores metálicos con puerta
Silla Giratoria
Transporte
Instalación
V. Mensual Total
con cantidades
$8.136.500
4.2 Precios del mercado - cotización OFFICE SISTEM ARRENDAMOS LTDA
Nº
1
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y CONDICIONES DEL SUMINISTRO
ELEMENTOS A SUMINISTRAR
CANTIDAD
Alquiler de Puesto de Trabajo en L 1,50 cm X 1,50 cm, color
madera claro, canto en PVC negro
Alquiler de Puesto de Trabajo en L 1,50 cm X 1,20 cm, color
madera claro, canto en PVC negro
Archivadores metálicos 2x1, en lámina color negro
Divisiones entrepaños 1,50 largo x 1,08 alto x 0.04 ancho, marco en
madera color natural, paneles en materiales de paño, sintético o
aglomerado
Divisiones entrepaños 1,20 largo x 1,08 x 0.04 ancho alto, marco en
madera color natural, paneles en materiales de paño, sintético o
aglomerado
Divisiones entrepaños 0,60 largo x 1,08 alto, x 0.04 ancho, marco
en madera color natural, paneles en materiales de paño, sintético y
aglomerado
Archivadores metálicos con puertas, en lámina color gris
Sillas giratorias con rodachines
VALOR
UNITARIO
IVA
VALOR
MENSUAL
VALOR
SEMESTRE
4
$ 50.000
$ 8.000
$ 232.000
$ 1.392.000
6
$ 45.000
$ 7.200
$ 313.200
$ 1.879.200
7
$ 19.000
$ 3.040
$ 154.280
$ 925.680
6
$ 42.050
$ 6.728
$ 292.668
$ 1.756.008
2
$ 39.500
$ 6.320
$ 91.640
$ 549.840
2
$ 18.500
$ 2.960
$ 42.920
$ 257.520
5
9
$ 70.000
$ 29.000
$ 11.200
$ 4.640
$ 406.000
$ 302.760
$ 2.436.000
$ 1.816.560
VALOR MENSUAL
$ 1.835.468
VALOR CUATRO (4) MESES
$ 7.341.872
4.3 Cotización INDUMUEBLES
Nº
REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y CONDICIONES DEL SUMINISTRO
VALOR
UNITARIO
IVA
VALOR
MENSUAL
VALOR
SEMESTRE
1
ELEMENTOS A SUMINISTRAR
CANTIDAD
1.1
Alquiler de Puesto de Trabajo en L 1,50 cm X 1,50 cm, color
madera claro, canto en PVC negro
4
$ 130.000
$ 20.800
$ 603.200
$ 3.619.200
1.2
Alquiler de Puesto de Trabajo en L 1,50 cm X 1,20 cm, color
madera claro, canto en PVC negro
6
$ 120.000
$ 19.200
$ 835.200
$ 5.011.200
1.3
Archivadores metálicos 2x1, en lámina color negro
7
$ 50.000
$ 8.000
$ 406.000
$ 2.436.000
1.4
Divisiones entrepaños 1,50 largo x 1,08 alto x 0.04 ancho, marco en
madera color natural, paneles en materiales de paño, sintético o
aglomerado
6
$ 85.000
$ 13.600
$ 591.600
$ 3.549.600
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA
Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX 3220102 - email: [email protected] - Bogotá D.C.
www.copnia.gov.co
7
VALOR
UNITARIO
IVA
VALOR
MENSUAL
VALOR
SEMESTRE
1
ELEMENTOS A SUMINISTRAR
CANTIDAD
1.5
Divisiones entrepaños 1,20 largo x 1,08 x 0.04 ancho alto, marco en
madera color natural, paneles en materiales de paño, sintético o
aglomerado
2
$ 85.000
$ 13.600
$ 197.200
$ 1.183.200
1.6
Divisiones entrepaños 0,60 largo x 1,08 alto, x 0.04 ancho, marco
en madera color natural, paneles en materiales de paño, sintético y
aglomerado
2
$ 85.000
$ 13.600
$ 197.200
$ 1.183.200
1.7
Archivadores metálicos con puertas, en lámina color gris
5
$ 98.000
$ 15.680
$ 568.400
$ 3.410.400
1.8
Sillas giratorias con rodachines
9
$ 60.000
$ 9.600
$ 626.400
$ 3.758.400
VALOR MENSUAL
$ 4.025.200
VALOR CUATRO (4) MESES
$ 16.100.800
En consecuencia, el valor del presupuesto oficial se establece en la suma de SIETE
MILLONES SEISCIENTOS MIL PESOS M/CTE ($7.600.000,00) incluido IVA, de
acuerdo con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal número 295 del 30 de abril de
2013, expedido por el Profesional de Gestión de Presupuesto del COPNIA.
El valor de la oferta no puede superar el presupuesto oficial asignado, so pena de
rechazo de la misma; en el numeral 2 de este estudio, se establecen en forma detallada
las características y especificaciones técnicas.
5. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE
IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE
SELECCIÓN
QUE
PERMITAN
El COPNIA adjudicará el contrato al proponente cuya propuesta económica presente el
precio más bajo, siempre y cuando cumpla con la totalidad de las condiciones exigidas
y requisitos habilitantes, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 94 de la Ley 1474
de 2011.
6. SOPORTES DE ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS
ANALISIS DE COBERTURA DE LAS OBLIGACIONES SURGIDAS CON OCASIÓN
DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y EL CONTRATO A CELEBRAR.
ASIGNACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES
TIPIFICACION DE RIESGOS
Variación en el plazo inicialmente considerado.
Variación de precios.
Cambio de especificaciones técnicas durante el desarrollo del contrato.
Deficiente calidad de los elementos a suministrar
Retraso en la entrega e instalación de los elementos
El oferente adjudicatario asumirá la carga a su costo y riesgo, de los daños,
pérdidas, destrucción o deterioro causado por fuerza mayor o caso fortuito
que pueda presentarse durante la ejecución del contrato.
ASIGNACION DEL RIESGO
ENTIDAD
CONTRATISTA
X
X
X
X
X
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA
Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX 3220102 - email: [email protected] - Bogotá D.C.
www.copnia.gov.co
X
8
Los riesgos tipificados en caso de su ocurrencia, serán asumidos económicamente en
un 100% de acuerdo con la asignación, de igual forma la cuantificación de éstos, se
realizará en el momento que se presenten.
7. ANALISIS DE COBERTURA DE LAS OBLIGACIONES SURGIDAS CON OCASIÓN
DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y EL CONTRATO A CELEBRAR.
De acuerdo a lo establecido en el artículo 7º de la Ley 1150 de 2007, por tratarse de
una contratación cuyo valor es inferior al 10% de la menor cuantía del COPNIA, no se
considera necesaria la exigencia de garantías.
8. INTERPRETACIÓN,
UNILATERALES.
MODIFICACIÓN,
TERMINACIÓN
Y
LIQUIDACIÓN
Cuando surjan motivos que hicieren necesario la Interpretación, Modificación,
Terminación y Liquidación unilaterales del presente contrato, EL COPNIA dispondrá de
las facultades excepcionales al derecho común y dará aplicación a lo previsto en la Ley.
PARÁGRAFO: El COPNIA se reserva el derecho de interpretar, modificar y terminar
unilateralmente el presente contrato cuando se den las circunstancias establecidas en
los Artículos 15, 16 y 17 de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes.
9. CLÁUSULA DE INDEMNIDAD.
Es obligación del contratista, mantener a la Entidad libre de cualquier daño o perjuicio
originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de
sus subcontratistas o dependientes, con ocasión de la ejecución del contrato.
(ORIGINAL FIRMADO)
NUBIA ROCÍO POVEDA PARRA
Profesional de Gestión de Contratación
(ORIGINAL FIRMADO)
Vo. Bo: LUZ MARINA RESTREPO TREJOS
Subdirectora Administrativa y Financiera
(ORIGINAL FIRMADO)
Vo. Bo: DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNANDEZ
Profesional de Gestión Administrativa
Rodríguez
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA
Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX 3220102 - email: [email protected] - Bogotá D.C.
www.copnia.gov.co