Manual Logistico

MANUAL LOGISTICO PARA ENTREGA DE PRODUCTOS EN EL CENTRO DE DISTRIBUCION DE
JERONIMO MARTINS COLOMBIA SAS
1. El Proveedor deberá entregar los productos en la dirección especificada en las órdenes de
compra y en las unidades de compra y de exhibición acordadas y confirmadas por JERONIMO
MARTINS COLOMBIA SAS (en adelante JM). El proceso de entrega es a riesgo y costo del
proveedor. En el caso que el proveedor realice entregas por medio de otras empresas (por
ejemplo compañías de transporte y/o operadores logísticos), el proveedor será plenamente
responsable por los actos de estas empresas dentro de las instalaciones de JM y no podrá
alegar que es un tercero para exonerarse de responsabilidad.. En el caso de las entregas
realizadas a través de empresas subcontratadas, el proveedor está obligado a informar por
escrito a JM acerca de la empresa subcontratada para realizar las entregas y cada cambio de la
misma antes de realizar una entrega. Todas las personas que ingresen al centro de distribución
deberán portar un documento de identificación con foto (diferente a la cedula de ciudadanía)
y el carnet de afiliación a EPS y ARP vigentes.
2. Las entregas al centro de distribución se realizaran de acuerdo con la fecha y hora especificada
en la orden de compra de JM. El proveedor se compromete a realizar las entregas de lunes a
sábado y días festivos en el horario designado por JM. Cualquier entrega realizada después de
la fecha y hora especificada por JM en la orden de compra se considerará como una demora
en la entrega que JM tendrá la potestad de aceptar o no. En el caso que el proveedor no
pueda realizar la entrega oportunamente en el día y la hora prevista deberá notificar a JM al
respecto por escrito 24 horas antes de la fecha y hora establecida. En tal caso, JM puede
negarse a recibir los productos y cancelar la orden de compra. El vehículo que transporta los
productos a ser entregados puede entrar al centro de distribución no antes de 30 minutos de
la hora acordada de entrega y no después de 30 minutos de la hora acordada de entrega. Si un
vehículo llega al centro de distribución de JM, 30 minutos antes de la hora de la cita prevista,
no podrá entrar ni estacionar en las vías de acceso a dicho centro ya que entorpecería la
entrada de los demás vehículos que deban tener acceso antes de tiempo.
JM se reserva el derecho de alterar el horario y el sitio de recepción de órdenes de compra,
cuando se produzcan alteraciones en sus operaciones logísticas.
3. Los productos relacionados en la orden de compra se deben entregar sobre el pallet tipo
americano o universal con medidas de 100 x 120 cm. Por el lado que mide 100 cm, la altura es
10 cm y la distancia libre entre el taco del centro y el taco del extremo es de 29 cm. Por el lado
que mide 120 cm, la altura es 10 cm, la distancia libre entre el taco del centro y el taco del
extremo es de 39 cm (Ver imagen). El pallet debe demostrar que tiene el certificado del ICA
(Norma NIMF No 15, resolución 00719 de 2004). La altura máxima de los productos (excepto
lácteos) en el pallet es de 180 cm (pallet incluido); Para el caso de los productos lácteos la
altura máxima permitida es 160 cm (pallet incluido). El peso máximo por pallet aceptado por
JM es 1000 kg. (pallet incluido).
Dimensiones permitidas en pallet para productos Lacteos
Dimensiones permitidas en Pallet para todos los productos (Excepto Lácteos)
4. El pallet en referencia en adelante se denominara como "embalaje de transporte". Las partes
acuerdan que los embalajes de transporte nuevos y usados del mismo tipo se consideraran
equivalentes, tanto en las entregas del proveedor a JM, y en el retorno de embalajes de
transporte de JM al proveedor. Los productos sobre los embalajes de transporte deben estar
correctamente protegidos con una película plástica (stretch film) o con la protección acordada
entre las partes y aprobada por JM, y no pueden exceder las dimensiones del embalaje de
transporte. JM se reserva el derecho de negarse a aceptar cualquier entrega en un embalaje
de transporte que no cumple con la definición del tipo antes mencionado. En caso que JM
acepte la entrega en un embalaje de transporte que no cumpla con la definición del tipo antes
mencionado, el embalaje de transporte se considerará aceptada como embalaje de transporte
no retornable de uso único.
El proveedor que realice entregas a JM deberá utilizar el sistema de embalajes de transporte
retornables. En cada entrega del proveedor serán declaradas las cantidades de embalajes de
transporte recibidos en el momento de la recepción en el sistema de JM y en el documento
Comprobante de Entrega JM que será entregado al conductor o representante del proveedor.
La devolución de los embalajes de transporte será efectuada en las instalaciones del centro de
distribución de JM donde el proveedor efectúa las entregas. JM no se responsabiliza por la
devolución inmediata de los embalajes de transporte, este proceso será realizado en la
medida de la disponibilidad de embalajes de transporte para devolución con base en la
información del sistema de JM. El proveedor debe recoger sus embalajes de transporte En un
plazo máximo de 3 meses después de la entrega de mercancía, de lo contrario JM, podrá hacer
uso propio de estos, sin que tenga lugar alguna reclamación por parte del proveedor
La entrega de cualquier embalaje de transporte retornable al proveedor, se considera como la
devolución del embalaje de transporte que ha sido recibido en la entrega. Si el proveedor
utiliza vehículos propios o una compañía transportadora, el conductor o representante del
proveedor participará en el procedimiento de aceptación y confirmará el número de
embalajes de transporte retornables devueltos al proveedor por JM.
JM deberá registrar cualquier devolución de los embalajes de transporte retornables al
proveedor en la forma de una nota de entrega, que será confirmada por escrito por el
conductor o representante del proveedor.
Para las entregas a los centros de distribución, cada embalaje de transporte debe contener un
solo producto (EAN 14). Si el embalaje de transporte contiene más de un producto, los
productos no serán aceptados por JM.
Las entregas en el centro de distribución se realizarán utilizando los vehículos que deberán
cumplir los siguientes requisitos:
•
•
•
Altura desde el suelo del vehículo: mínimo 120 cm (+/- 10 cm)
Ancho de vehículo: mínimo 240 cm
La capacidad de carga del vehículo debe permitir la entrada en su interior de un Porta
Estibas Eléctrico (2 toneladas como mínimo).
5. El proveedor se compromete a declarar en la entrada de los centros de distribución, los
productos y embalajes de transporte adicionales a las órdenes de compra que van a ser
entregadas a JM. Si el proveedor entrega las cajas de los productos descritos al final de este
anexo dentro de una caja más grande o Master Pack, esta caja debe ser entregada sin tapa y
totalmente abierta en su cara superior.
6. El proveedor se compromete a entregar los productos con fecha de caducidad no menor a las
dos terceras partes de su vida útil. Las fechas de caducidad de los productos entregados no
podrán ser menores que las fechas de caducidad de entregas anteriores del mismo producto.
Un embalaje de transporte debe incluir sólo los productos con la misma fecha de caducidad.
7. Todos los productos perecederos, al ingresar a los diferentes centros de distribución de JM
serán sometidos a un control de temperatura. En el momento de la descarga y entrega, dichos
productos deben encontrarse en la temperatura recomendada en la ficha técnica del
proveedor.
8. Para la recepción de las frutas y verduras el peso de la caja será fijo y al momento de la
entrega el peso de la caja deberá ser igual o mayor al peso fijo registrado en el sistema de JM.
9. Si el proveedor utiliza vehículos propios o una compañía transportadora para la entrega, el
conductor del proveedor o de la compañía transportadora deberá descargar los productos,
para lo cual se le proveerá el equipo necesario. El conductor del proveedor o de la compañía
transportadora deberá estar capacitado para ejecutar la operación de descarga con un porta
estibas eléctrico y demostrar que está certificado por una entidad competente para realizar
esta labor, en caso contrario deberá estar acompañado por alguien de su misma empresa que
esté capacitado y con certificación para realizar la operación de descarga.
10. Si el proveedor utiliza vehículos propios o una compañía transportadora para la entrega, el
conductor del proveedor o de la compañía transportadora, participará en el procedimiento de
descargue y aceptación de la entrega, confirmará la cantidad de productos y el número y tipo
de embalajes de transporte. Después de la aceptación, el conductor del proveedor o de la
compañía transportadora deberá mantener y entregar al proveedor el documento de
validación de las cantidades denominado Comprobador de Entrega JM. Si el representante del
proveedor o de la compañía transportadora no sigue estas directrices, el proveedor está
obligado a aceptar como ciertas las cantidades no recibidas reportadas por JM, y emitirá la
nota crédito de ajuste a la factura respectiva.
11. El proveedor se compromete a no realizar entregas de la misma orden de compra en dos
vehículos diferentes. Cuando se realice la entrega de más de una orden de compra en el
mismo vehículo, las órdenes de compra deben venir separadas, o deben ser separadas en el
momento de la descarga y entrega por el conductor del proveedor o de la compañía
transportadora.
12. Al interior del centro de distribución, los límites de acceso restringido para personal externo
deben ser respetados por el proveedor o su representante al momento de la entrega. No está
autorizado el ingreso de menores de edad al centro de distribución.
Reglas de higiene y seguridad alimentaria en los centros de distribución de JM:
FLUJO
Secos
Lácteos
Carnes
Frutas y
verduras
Congelados
VEHÍCULO
TEMPERATURA
GENERALES
Cajas de
transporte
debidamente
higienizadas, en
buen estado de
conservación y sin
ningún tipo de olor
anormal.
El proveedor debe
garantizar que se
cumplan las
exigencias legales
o indicadas en la
etiqueta en lo que
respecta a la
temperatura de
los productos
durante el
transporte.
Presentarse
en las
instalaciones
en las
debidas
condiciones
higiénicas.
PERSONAL /
UNIFORME
Calzado de
protección con
puntera de
acero.
Guantes para
manipulación
segura de
estibas y cajas
Bata de color
claro
Gorro o cofia.
Calzado de
protección con
puntera de
acero.
Guantes para
manipulación
segura de
estibas y cajas
ACONDICIONAMIENTO
PRODUCTO
Productos y/o cajas de
transporte no pueden
estar en contacto directo
con el piso del vehículo.
Pallets y cajas de
acondicionamiento
deben estar en buen
estado de conservación,
limpieza e higiene. La
forma como los
productos son
distribuidos en el pallet
debe garantizar la
integridad física de los
productos.
Debe presentar
las
características
cualitativas
previstas para
el tipo de
producto.
Los embalajes
(cuando
existan) deben
estar en
buenas
condiciones y
limpios,
además de
cumplir con las
exigencias
legales que
correspondan
al etiquetado.
El presente manual logístico aplica para todos los proveedores de JM sin excepción. Y se entiende que al momento de aceptar una
orden de compra se da por conocido, aceptado y entendido el presente manual. El presente manual se encuentra publicado en la
página web de Jeronimo Martins Colombia (www.aratiendas.com) y se envía a todos los proveedores que deban hacer entregas de
mercancías para las tiendas ARA