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Introducción a la contabilidad
Alberto Romero Zamora
1ª edición: mayo 2008
© Alberto Romero Zamora
© Fundación Laboral de la Construcción
© Tornapunta Ediciones, S.L.U.
ESPAÑA
Av. Alberto Alcocer, 46 B Pª 7
28016 Madrid
Tél.: 91 398 45 00 Fax: 91 398 45 03
www.fundacionlaboral.org
ISBN: 978-84-96945-69-2
Depósito Legal: LU141-2008
Introducción a la contabilidad
ÍNDICE
Introducción
5
Objetivos generales del curso
6
UD1
El patrimonio de la empresa
7
UD2
Los elementos de la contabilidad
23
UD3
Unificación de las prácticas contables
41
UD4
El ciclo contable: inicio y desarrollo
59
UD5
El ciclo contable: finalización
77
UD6
Principios contables y cuadro de cuentas
95
UD7
Las Cuentas Anuales
115
UD8
Diferencias entre el PGC
y el PGC de PYMES
147
Anexo I: Fundación de Sociedades
159
Anexo II: Otras formas de Fundación
175
Bibliografía
183
Índice de figuras
185
Introducción
INTRODUCCIÓN
En este curso se pretende, como señala su título, introducir al alumno
en el mundo de la contabilidad.
Para ello se realizará un acercamiento a todos los elementos que inciden en la contabilidad para, acto seguido, familiarizar al alumno con
su nomenclatura y efectuar una síntesis de los conceptos básicos de
la misma.
Sin embargo, estos conceptos serán vistos solamente en sus notas
básicas para dar una idea global de las formas y los mecanismos contables con la finalidad de proponer estudios más detallados de contabilidad en cursos más avanzados.
5
Introducción a la contabilidad
OBJETIVOS GENERALES
Al finalizar el curso el alumno será capaz de:
• Conocer los elementos que constituyen el patrimonio de la empresa
(bienes, derechos, obligaciones y deudas), así como las partidas
que lo forman (activo, pasivo y neto).
• Estudiar los elementos que utiliza la contabilidad para registrar
las operaciones diarias, así como para reflejar fielmente el patrimonio de la empresa y los objetivos perseguidos por la misma.
• Asimilar la estructura de los Planes Generales de Contabilidad (PGC)
y practicar su utilización.
• Practicar el manejo de su Plan de Cuentas.
• Diferenciar las fases del proceso contable a lo largo de un ejercicio
económico.
• Conocer los pasos que hay que seguir para el cierre de la contabilidad.
• Conocer los modelos de las Cuentas Anuales.
• Comenzar la elaboración de la contabilidad de una empresa estudiando, mediante supuestos prácticos, los distintos sistemas de fundación de entidades en nuestro país.
• Conocer las principales diferencias entre el PGC y el PGC de pequeñas y medianas empresas (PYMES).
6
El patrimonio de la empresa
UD1
ÍNDICE
Objetivos
8
Mapa conceptual
9
1.1
Introducción
10
1.2
El patrimonio
12
1.3
Situaciones patrimoniales
15
Resumen
19
Terminología
21
UD1
Introducción a la contabilidad
OBJETIVOS
Al finalizar esta Unidad Didáctica, el alumno será capaz de:
• Conocer el origen y la finalidad de la contabilidad.
• Tomar conciencia de la composición del patrimonio de una empresa.
8
El patrimonio de la empresa
UD1
MAPA CONCEPTUAL
- Estructura económica: activo
Patrimonio
- Recursos propios
- Estructura financiera: pasivo
- Recursos ajenos o pasivo exigible
- Estabilidad máxima
- Estable o normal
Situaciones patrimoniales
- Inestable
- Inestabilidad máxima
9
UD1
Introducción a la contabilidad
1.1 INTRODUCCIÓN
La contabilidad tiene sus orígenes en las sociedades primitivas, cuando
sólo perseguía la anotación de determinadas transacciones (trueques)
por la dificultad que suponía memorizarlas cuando sobrepasaban una
determinada cantidad, de manera que se hizo necesaria la utilización
de signos que reflejaran aquello que se debía y lo que debía recibirse.
Con el paso del tiempo y el desarrollo comercial, esas originarias tareas
contables han ido adquiriendo mayor complejidad y precisión hasta
convertirse en el sistema de contabilidad que hoy día está implantado
y que podría definirse como "la técnica que tiene por finalidad reflejar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los
resultados de la empresa a través de la anotación de todas las operaciones realizadas en la misma".
Esta información contable se refleja en las llamadas "Cuentas Anuales",
también denominadas "estados contables" o "estados financieros".
Recuerda
El fin de la contabilidad es reflejar la imagen fiel del patrimonio a través de las Cuentas Anuales.
Las Cuentas Anuales, de las que hablaremos más detenidamente en
una Unidad Didáctica posterior, están compuestas por:
- El balance: es el documento que representa la situación patrimonial de la empresa en un momento determinado.
10
- La cuenta de "pérdidas y ganancias": es el documento que informa
de los beneficios o de las pérdidas de la empresa por la diferencia
entre los ingresos y los gastos de la misma.
El patrimonio de la empresa
UD1
- El estado de cambios en el patrimonio neto: básicamente puede
definirse como el documento que recoge los cambios habidos en
las aportaciones de empresarios y socios (capital) y en los beneficios generados por la empresa y que no han sido retirados por los
propietarios (reservas).
- El estado de flujos de efectivo: si bien no es obligatorio para todas
las empresas, básicamente puede definirse como el documento que
informa sobre el origen y la utilización de los activos monetarios
representativos de efectivo y otros activos líquidos equivalentes
(es decir, el dinero depositado en la caja de la empresa o en el
banco, etc.) e indica su variación en el ejercicio.
- La memoria: es el documento que aporta aclaraciones y datos complementarios sobre la información contenida en los otros documentos que integran las Cuentas Anuales.
La denominación de "Cuentas Anuales" se debe a que se formulan
una vez al año, al terminar el ejercicio económico, el cual tiene una
duración de 12 meses consecutivos, que pueden coincidir o no con
el año natural.
Pues bien: una vez entendido que las Cuentas Anuales deben reflejar la imagen fiel del patrimonio, hay que intentar comprender el significado de esta última expresión.
Por "imagen fiel del patrimonio" se entiende que las Cuentas Anuales
deben estar formuladas de manera imparcial y objetiva y sobre la
base de cifras exactas cuando ello sea posible, de modo que el mensaje contenido en las mismas sea fiable tanto para la empresa como
para los terceros relacionados con la misma.
Las Cuentas Anuales están compuestas por el balance, la cuenta de
pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el
estado de flujos de efectivo y la memoria.
Recuerda
11
UD1
Introducción a la contabilidad
1.2 EL PATRIMONIO
La relevancia del concepto de "patrimonio" parte, precisamente, del
hecho de que uno de los objetivos fundamentales que persigue la
contabilidad es el estudio del patrimonio y su posterior análisis.
Se entiende por patrimonio el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que constituyen los medios económicos y financieros a través de los cuales la empresa puede cumplir sus fines.
El conjunto de bienes y derechos que pertenecen a la empresa se
denomina "estructura económica" y el conjunto de obligaciones a las
que tiene que hacer frente es la "estructura financiera".
Ahora vamos a definir qué se entiende por bienes, derechos y obligaciones, que son lo que comúnmente denominaremos "elementos
patrimoniales".
Los bienes son los elementos físicos propiedad de la empresa, como
mobiliario, ordenadores, etc., conocidos como "inmovilizado".
Los derechos básicamente suponen un compromiso de terceros
frente a la empresa; es un claro ejemplo el de los clientes que adeudan cantidades a la empresa por ventas aún no cobradas.
Así pues, la contabilidad distingue en el patrimonio dos partes bien
diferenciadas:
1.2.1 La estructura económica o activo
Está constituida por los bienes y derechos que son propiedad de la
empresa y que constituyen sus medios de actuación.
1.2.2 La estructura financiera o pasivo
Está constituida por las fuentes de financiación o deudas contraídas
por la empresa que han posibilitado esas inversiones.
En este sentido, podemos concluir que el patrimonio está constituido
por bienes, derechos y deudas.
Como ejemplos de bienes podemos citar los edificios, los vehículos,
el mobiliario y los géneros o mercancías que están en el almacén.
Por su parte, ejemplos de derechos son el dinero que nos deben los
clientes y las facturas pendientes de cobrar, mientras que ejemplos
de deudas son los préstamos bancarios o el dinero que se debe a la
Seguridad Social.
12
El patrimonio de la empresa
UD1
Estos elementos que componen el patrimonio deben estar coordinados adecuadamente para el logro de los fines de la empresa y
valorados en la misma unidad monetaria como característica de
homogeneidad.
Llegados a este punto, hemos de hacer una división en la estructura
financiera (pasivo) de la empresa basándonos en el origen de la financiación distinguiendo dos partes: recursos propios y recursos ajenos.
a. Recursos propios
Son las aportaciones de empresarios y socios (capital) y los beneficios generados por la empresa que no han sido retirados por los propietarios y que quedan recogidos en la partida de reservas. A todo
esto se le conoce como "neto patrimonial" o "pasivo no exigible".
b. Recursos ajenos o pasivo exigible
Los recursos ajenos se componen de recursos financieros obtenidos por
la empresa de fuentes ajenas a la misma, como las entidades bancarias.
NETO PATRIMONIAL
ACTIVO
PASIVO EXIGIBLE
Figura 1. Representación gráfica del patrimonio de una empresa
La base del sistema contable parte del hecho de que el total de bienes
de una empresa es igual a las deudas o los recursos obtenidos, por
lo que se acepta la ecuación:
ACTIVO = PASIVO + NETO
13
UD1
Ejemplo
Introducción a la contabilidad
Supongamos que constituimos una empresa aportando inicialmente
de nuestro bolsillo 70.000 euros.
Con este dinero compramos una máquina valorada en 35.000 euros,
muebles para la oficina por valor de 20.000 euros y tres ordenadores que nos han costado 5.000 euros y guardamos el dinero que nos
ha sobrado en el banco.
También compramos un vehículo, valorado en 12.500 euros, para lo
cual hemos solicitado al banco un préstamo por el mismo importe.
Así pues, el patrimonio de la empresa estará constituido por los
siguientes elementos:
- Aportación inicial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .70.000
- Máquina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35.000
- Muebles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20.000
- Ordenadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.000
- Dinero en el banco . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10.000
- Préstamo del banco . . . . . . . . . . . . . . . . . .12.500
- Vehículo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12.500
Agrupando estos elementos según su naturaleza, sabremos de cuáles
está compuesta cada masa patrimonial:
- ACTIVO: bienes y derechos propiedad de la empresa:
- Máquina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35.000
- Muebles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20.000
- Ordenadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.000
- Dinero en el banco . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10.000
- Vehículo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12.500
- PASIVO: deudas u obligaciones pendientes de pago que proceden
de financiación ajena a la empresa:
Préstamo del banco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12.500
- NETO: recursos financieros aportados por los socios de la empresa:
Aportación inicial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .70.000
14
El patrimonio de la empresa
ACTIVO
PASIVO
Máquina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35.000
Muebles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20.000
Ordenadores . . . . . . . . . . . . . . . . .5.000
Dinero en el banco . . . . . . . . . . .10.000
Vehículo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12.500
Aportación del empresario . . .70.000
Deudas con el banco . . . . . . . . .12.500
UD1
Ejemplo
Figura 2. Representación del patrimonio de la empresa a través del balance
Se cumple así la ecuación ACTIVO = PASIVO + NETO
(35.000 + 20.000 + 5.000 + 10.000 + 12.500 = 70.000 + 12.500)
El patrimonio está compuesto por los bienes y derechos (activo), por un
lado, y por las deudas u obligaciones de pago (pasivo y neto), por otro.
Recuerda
1.3 SITUACIONES PATRIMONIALES
El equilibrio patrimonial de una empresa viene determinado por la
posición que adoptan los elementos que constituyen el patrimonio
y, como sabemos, el balance ha de estar siempre equilibrado.
Sin embargo, existen diversas situaciones patrimoniales que no coinciden con el esquema que acabamos de estudiar; vamos a realizar un
análisis de las mismas.
1.3.1 Situación de estabilidad máxima
ACTIVO
NETO
Figura 3. Situación de estabilidad máxima
Es aquella situación en la que el activo está financiado íntegramente
con fondos propios, es decir, no existen deudas con terceros ajenos a la empresa.
Esta situación se produce normalmente cuando se constituye la
empresa.
15
UD1
Ejemplo
Introducción a la contabilidad
ACTIVO
NETO PATRIMONIAL
Vehículo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15.000
Muebles de oficina . . . . . . . . . . . .7.500
Dinero en el banco . . . . . . . . . .30.000
Aportación socios . . . . . . . . . . .52.500
TOTAL ACTIVO . . . . . . . . . . . . .52.500
TOTAL PASIVO . . . . . . . . . . . . .52.500
Figura 4. Ejemplo activo/neto patrimonial
1.3.2 Situación estable o normal
NETO
ACTIVO
PASIVO EXIGIBLE
Figura 5. Situación estable o normal
En este caso la entidad está siendo financiada por los recursos propios que posee y por recursos ajenos y el valor del activo es superior
a las deudas con terceros.
Ejemplo
ACTIVO
PASIVO
Terrenos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35.000
Maquinaria . . . . . . . . . . . . . . . . . .20.000
Géneros en el almacén . . . . . . . . .15.000
Aportación de los socios . . . . .50.000
Préstamo de otra empresa . . . .20.000
TOTAL ACTIVO . . . . . . . . . . . . .70.000
TOTAL PASIVO . . . . . . . . . . . . .70.000
Figura 6. Activo/pasivo de una situación estable
1.3.3 Situación inestable
ACTIVO
Figura 7. Situación inestable
16
PASIVO EXIGIBLE
El patrimonio de la empresa
UD1
Se produce cuando no existen recursos propios suficientes y todo el
activo está financiado con recursos ajenos, por lo que puede haber
problemas de liquidez para hacer frente a las deudas de la empresa.
ACTIVO
PASIVO
Vehículos . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15.000
Géneros en el almacén . . . . . . . . .12.000
Edificio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60.000
Préstamos del banco . . . . . . . . .50.000
Préstamos de otra empresa . . .37.000
TOTAL ACTIVO . . . . . . . . . . . . .87.000
TOTAL PASIVO . . . . . . . . . . . . .87.000
Ejemplo
Figura 8. Activo/pasivo de una situación inestable
1.3.4 Situación de inestabilidad máxima
ACTIVO
NETO
Activo ficticio
PASIVO
Figura 9. Situación de inestabilidad máxima
Se produce cuando una parte del activo carece de valor (activo ficticio), de manera que el total de bienes y derechos de la empresa
tiene un valor inferior al de las deudas de la misma con terceros.
El activo ficticio está formado por aquellas partidas que figuran en
el activo del balance pero con las cuales la empresa no puede hacer
frente a las posibles deudas, ya que no tienen ningún valor, puesto
que no son bienes o derechos propiedad de la misma.
ACTIVO
PASIVO
Terrenos . . . . . . . . . . . . . . . . . . .155.000
Géneros en el almacén . . . . . . . .20.000
Activo ficticio . . . . . . . . . . . . . . .75.000
Aportación de los socios . . . . .40.000
Préstamo del banco . . . . . . . . .125.000
Préstamo de otra empresa . . . .85.000
TOTAL ACTIVO . . . . . . . . . . . .250.000
TOTAL PASIVO . . . . . . . . . . . .250.000
Ejemplo
Figura 10. Activo/pasivo de una situación de inestabilidad máxima
Así, el activo (175.000) es menor que las deudas con terceros (210.000).
17
El patrimonio de la empresa
UD1
RESUMEN
• El fin de la contabilidad es reflejar la imagen fiel del patrimonio a
través de las Cuentas Anuales.
• Las Cuentas Anuales están compuestas por el balance, la cuenta de
pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto,
el estado de flujos de efectivo y la memoria.
• El patrimonio está compuesto por los bienes y derechos (activo),
por un lado, y por las deudas u obligaciones de pago (pasivo y
neto), por otro.
19
El patrimonio de la empresa
UD1
TERMINOLOGÍA
Activo:
Conjunto de bienes y derechos propiedad de una empresa.
Activo del Balance:
Parte de un documento contable, que recoge los bienes y derechos
de cobro propiedad de la empresa.
Activo Ficticio:
Bienes y derechos de cobro propiedad de la empresa, pero que carecen de valor.
Contabilidad:
Técnica que tiene por finalidad reflejar la imagen fiel del patrimonio,
de la situación financiera y de los resultados de la empresa a través
de la anotación de todas las operaciones realizadas en la misma.
Cuenta:
Instrumento contable utilizado para medir y represetar los elementos del patrimonio de una empresa.
Cuentas Anuales:
Documentos contables que se elaboran una vez al año.
Estructura económica:
Bienes y derechos que son propiedad de la empresa.
21
UD1
Introducción a la contabilidad
Estructura financiera:
Fuentes de financiación de la empresa, como los préstamos bancarios.
Inmovilizado:
Bienes y derechos que se encuentran en la empresa con ánimo de
permanencia.
Neto patrimonial o pasivo no exigible:
Aportaciones de empresarios y socios (capital) y beneficios generados por la empresa que no han sido retirados por los propietarios.
Pasivo:
Conjunto de deudas y obligaciones de pago de una empresa.
Patrimonio:
Conjunto de bienes, derechos y obligaciones que pertenecen a una
unidad económica.
Resultados:
Estado y consecuencia de un hecho, operación o deliberación.
Situación financiera:
Estado de la financiación de la empresa, como pueden ser los préstamos bancarios.
Trueque:
Intercambio de una mercancía por otra.
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