DFOE-ED-28-2007 - Contraloría General de la República

INFORME Nº DFOE-ED-28-2007
16 DE OCTUBRE, 2007
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
ÁREA DE SERVICIOS ECONÓMICOS PARA EL DESARROLLO
INFORME SOBRE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO DE LA CONTRATACIÓN
DIRECTA No. 2007-CD-1966-PROV., PROMOVIDA POR LA AUDITORÍA
INTERNA DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD
PARA CONTRATAR SERVICIOS PROFESIONALES
2007
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CONTENIDO
PÁGINA No.
RESUMEN EJECUTIVO
1.
2.
INTRODUCCIÓN. ............................................................................................................ 1
1.1.
ORIGEN DEL ESTUDIO. ....................................................................................... 1
1.2.
ALCANCE. ............................................................................................................. 1
1.3.
RESUMEN DE ANTECEDENTES DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA
NO. 2007-CD-1966-PROV. .................................................................................... 1
1.4.
COMUNICACIÓN VERBAL DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO. .................. 3
RESULTADOS. ............................................................................................................... 3
2.1.
AUDIENCIAS PRIVADAS PREVIAS A LA CONTRATACIÓN DIRECTA
NO. 2007 CD-1966-PROV. .................................................................................... 3
2.2.
INCUMPLIMIENTO DE REQUISITOS PREVIOS QUE SUSTENTEN
LA CONTRATACIÓN. ............................................................................................ 4
2.3.
DEFICIENCIAS IMPORTANTES EN EL CARTEL QUE ELABORÓ LA
AUDITORÍA INTERNA........................................................................................... 5
2.4.
IMPROCEDENTE DESCALIFICACIÓN DE OFERTAS. ....................................... 9
2.5.
ACTOS PREVIOS AL REFRENDO DEL CONTRATO. ....................................... 10
2.6.
INCUMPLIMIENTO DEL PRINCIPIO DE EFICIENCIA QUE INFORMA
A LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA. ....................................................... 11
2.7.
GESTIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA EN EL PROCEDIMIENTO
DE CONTRATACIÓN. ......................................................................................... 12
3.
CONCLUSIONES. ......................................................................................................... 13
4.
DISPOSICIONES. ......................................................................................................... 14
4.1.
A LOS MIEMBROS DEL CONSEJO DIRECTIVO. .............................................. 14
4.2.
AL AUDITOR GENERAL. .................................................................................... 15
4.3.
AL DIRECTOR DE PROVEEDURÍA. ................................................................... 15
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INFORME No. DFOE-ED-28-2007
RESUMEN EJECUTIVO
En el proceso de la contratación directa No. 2007 CD-1966 que promovió la Auditoría Interna
del ICE, se dieron hechos que demuestran la inobservancia de algunos principios generales que
informan la materia de contratación administrativa, así como de normativa contenida en la Ley de
Contratación Administrativa, su Reglamento y la normativa interna del Instituto, tales como:
audiencias previas con solo uno de los potenciales oferentes; ausencia en el expediente de
estudios previos que justifiquen la decisión inicial de contratar los servicios profesionales de una
empresa de auditores externos; deficiencias importantes en el cartel que elaboró la Auditoría
Interna; indebida descalificación de otras ofertas con precios inferiores, todo lo cual afecta
negativamente principios elementales de contratación administrativa como el de eficiencia,
igualdad de oportunidades, transparencia, legalidad y seguridad jurídica que debe haber en todo
concurso. Ello originó que se pusiera en marcha el aparato administrativo para llevar adelante un
proceso de contratación, que por deficiencias en su tramitación y por falta de cuidado en el análisis
legal y técnico de las ofertas, fue a la postre declarado infructuoso.
También el estudio permitió establecer, según lo indica la propia administración, que en el
ICE, en cuanto a contrataciones de escasa cuantía, se ha estado utilizando la práctica de excluir
ofertas de plano por aspectos que podrían ser subsanables, sin conceder a los proveedores la
oportunidad para ello según lo regulado en la Ley de la Contratación Administrativa y su
Reglamento.
Además, el estudio evidenció que los funcionarios que participaron en el proceso de la
contratación directa No. 2007 CD-1966-PROV, no ejecutaron sus funciones con el debido cuidado
y con apego a la normativa legal y técnica aplicable.
Por su parte, el Auditor General del ICE desatendió su deber de verificar que dicha
contratación, cuyo trámite él mismo impulsó, estuviera apegada al ordenamiento jurídico, tal como
se lo ordenan los artículos 8, inciso a) y d) y 12, inciso a) de la Ley General de Control Interno
No. 8292.
En virtud de todo lo anterior, esta Contraloría General le dispuso al Consejo Directivo, que
ordene al Auditor General que cumpla su deber de verificar que los procedimientos en los que su
unidad actúa como administración activa, sean ejemplares en cuanto a la observancia del marco
normativo.
Asimismo se le ordenó al Director de Proveeduría, que someta a revisión el marco normativo
interno de contratación administrativa (políticas, reglamentos, procedimientos, instructivos,
formularios, etc), a efecto de que sea ajustado en lo pertinente a las particularidades propias de las
contrataciones directas relacionadas con servicios. Dicha revisión debe integrar, en lo conducente,
los preceptos de la Ley de la Contratación Administrativa (arts. 4, 7, 42, 66, entre otros) y su
Reglamento (arts. 8, 26, 53, 67, 80, 83, 126, 127,136, 163, entre otros), para establecer un
adecuado balance entre su efectiva observancia y la agilidad que debe caracterizar estos
procesos.
También se le dispuso al Auditor General que vele para que los procedimientos en los que su
dependencia actúa como administración activa, sean ejemplares en cuanto a la observancia del
marco normativo, y que tome las medidas que considere necesarias para que en cumplimiento del
principio de eficiencia de la Administración, en lo sucesivo toda contratación de servicios que se
tramite en la Auditoría Interna, se haga con el debido cuidado, de manera que se evite a la
Institución pérdida de recursos humanos y materiales.
En el informe se exponen múltiples y diversos incumplimientos normativos, sin embargo, se
apreció que a la postre el sistema de control interno operó para filtrar y detener la contratación
estudiada, de manera tal que se advierte que no se consumaron directamente efectos negativos de
mayor materialidad a la Hacienda Pública.
No obstante, la naturaleza de los resultados expuestos deben llamar a reflexión al Auditor
General del ICE.
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INTERNA DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD
PARA CONTRATAR SERVICIOS PROFESIONALES
1.
INTRODUCCIÓN.
1.1. Origen del estudio.
El estudio se efectuó en atención a una denuncia planteada el 17 de
julio de 2007 a esta Contraloría General, relacionada con la contratación directa No.
2007-CD-1966-PROV, promovida por la Auditoría Interna del ICE para contratar los
servicios profesionales.
1.2. Alcance.
El estudio abarcó el período comprendido entre el 1º de abril y el 27 de
agosto de 2007 y se enfocó a establecer si en el proceso de la contratación directa
No. 2007-CD-1966-PROV, se cumplieron los procedimientos establecidos en la Ley
de la Contratación Administrativa No. 7494, en el Reglamento General de
Contratación Administrativa y en el Reglamento Interno de Contratación
Administrativa del ICE.
Para la ejecución del trabajo también se observaron los “Lineamientos
para la atención de denuncias planteadas ante la Contraloría General de la
República.” (Resolución R-CO-96-2005).
1.3. Resumen de antecedentes de la contratación directa No. 2007-CD1966-PROV.
1.
El 7 de junio de 2007, el Auditor General comunica al Consejo
Directivo que la empresa Deloitte & Touche S.A. (en adelante Deloitte), le presentó
un plan de proyecto de facilitamiento de la instauración del plan estratégico y la
certificación de calidad en la Auditoría; por lo tanto, solicita a ese Consejo
formalmente una audiencia para que dicha empresa les exponga tal proyecto.
Dicha exposición es realizada el 2 de julio del año en cita.
2.
El 13 de junio de 2007, el Auditor General le solicita a diversos
funcionarios de la Auditoría Interna, que asistan a la exposición que realizaría el 15
de junio del año en cita, en el Salón Tempisque del Hotel Corobicí, la firma Deloitte,
sobre el proyecto denominado “Transformación a través de la capacitación”, el cual
se estaría realizando en esa Auditoría. Dicha exposición fue suspendida, pero a la
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postre se llevó a cabo el 11 de julio del citado año.
3.
El 20 de junio de 2007, el Auditor General solicita al Subdirector de
Proveeduría, tramitar una contratación de servicios profesionales. Según la solicitud
de suministros No. 00020-0009-2007, firmada por la Auditora Jurídica, en calidad de
Administradora de Contrato, y por el Coordinador de Contratación Administrativa,
ambos de la Auditoría Interna, el servicio que se requería contratar consistía en un
análisis de la gestión de esa unidad. Ese mismo día, la Administradora de Contrato
le sugiere a dicho Subdirector que para la contratación invite a las empresas: Price
Watterhouse E Coopers, Deloitte y KPMG S.A.
4.
El 28 de junio de 2007 se procede al acta de apertura de las ofertas y al
día siguiente, la Administradora de Contrato le comunica al Encargado de
Contrataciones Directas de la Proveeduría, que una vez analizadas las ofertas, se
llegó a las siguientes conclusiones: 1.- Que la oferta de la empresa KPMG no
cumple con el requisito formal de plazo de validez de la oferta. 2.- Que la oferta de
la empresa Price Waterhouse no cumple con los requisitos técnicos 1.7 y 1.8,
establecidos como parte del objeto del contrato. 3.- Que la oferta de la empresa
Deloitte si cumple todos los extremos, y recomienda por lo tanto la contratación de
esta última para la ejecución de la contratación directa No. 2007 CD-1966-PROV.
5.
El 29 de junio de 2007, el Subdirector de Proveeduría, firma el
documento relativo al acto de adjudicación de la contratación directa No. 2007
CD-1966-PROV a favor de Deloitte y este mismo día se procede a notificarle dicho
acto a los tres oferentes.
6.
El 5 de julio de 2007, por requerimiento del Auditor General, la Gerencia
de Gestión Documentación e Información del ICE procede a la confección de 25
ejemplares de la propuesta del servicio de capacitación para la transformación de la
Auditoría Interna, presentada por Deloitte.
7.
El 11 de julio de 2007, producto del requerimiento hecho por el Asistente
Ejecutivo de la Auditoría Interna, personal de dicha Auditoría participa en la
presentación que hace la empresa Deloitte, en el salón Santa Rosa del Hotel
Corobicí. Los gastos de dicha presentación por ¢378.622,87, fueron cubiertos con
recursos del ICE, mediante el fondo de trabajo bajo responsabilidad del Auditor
General. Dicha suma fue reintegrada por el Asistente Ejecutivo a ese fondo el 16 de
agosto del año en curso, fecha para la cual ya se había declarado infructuoso el
procedimiento sub examine. Entiende esta Contraloría, según se indagó, que dicha
reposición se hizo con fondos personales..
8.
El 19 de julio de 2007, la Unidad de Refrendos del Área de Contratación
Administrativa de la Dirección Jurídica Institucional del ICE, devuelve al Encargado
de Contrataciones Directas de la Proveeduría, el expediente de la contratación
directa No. 2007 CD-1966-PROV, sin el refrendo interno, para que se proceda a
enderezar el proceso y se realice un nuevo estudio de las ofertas, porque el hecho
de que KPMG no hiciera alusión en su oferta al plazo de vigencia de la misma, no
es motivo suficiente para excluirla de la correspondiente evaluación, ya que no
contiene ningún otro defecto u omisión. Ese nuevo estudio fue realizado por un
grupo integrado por tres funcionarios del Área de Mejora y Aseguramiento de la
Calidad de la Auditoría Interna y dos funcionarias de la Dirección de Planificación y
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Control Institucional del ICE, el cual llegó a la conclusión de que la empresa Deloitte
continuaba como la única elegible, por lo cual se mantiene la adjudicación a dicha
empresa.
9.
El 8 de agosto de 2007, el Subdirector de la Proveeduría, le comunica a
la Administradora del Contrato y al Coordinador de Contratación Administrativa de la
Auditoría Interna, que la propuesta de Deloitte, en cuanto a los requerimientos 1.4,
1.8, 1.9, 1.10, 1.12, 1.14 y 1.16, del cartel, señala o propone una segunda etapa que
no se incluye en el pliego, por lo que les solicita se refieran a esta situación, ya que
están cotizando parcialmente el requerimiento solicitado y es criterio de esa
Proveeduría que esto hace inelegible dicha oferta.
10. El 9 de agosto de 2007, el Coordinador de Contratación Administrativa de
la Auditoría Interna, le indica al Subdirector Proveeduría, que en vista del criterio de
la Proveeduría Institucional de que la empresa Deloitte está cotizando parcialmente
el requerimiento solicitado y por tanto es inelegible, le solicitan que declare la
contratación directa 2007 CD-1966-PROV como infructuosa. Además le comunican
que van a realizar una revisión del cartel de licitación con la finalidad de determinar
claramente el objeto contractual y solicitar el inicio de un nuevo procedimiento de
contratación. Dicha declaración la realiza un día después el citado Subdirector.
1.4. Comunicación verbal de los resultados del estudio.
Los resultados del estudio realizado, así como las disposiciones
respectivas, fueron expuestos el 3 de octubre de 2007, al Director y Subdirector de
la Proveeduría del ICE, Dr. Waldemar Núñez López y Lic. Luis Acuña Rodríguez, en
ese orden; así como al Auditor General Lic. Alvaro Lobo Castro y a la Auditora
Jurídica, Licda. Eugenia Carmona Chassoul.
Las observaciones de dichos
funcionarios fueron incorporadas a este documento en lo pertinente.
2.
RESULTADOS.
2.1. Audiencias privadas previas a la contratación directa No. 2007
CD-1966-PROV.
Las investigaciones realizadas permitieron determinar que de previo a la
convocatoria de la contratación directa No. 2007 CD-1966-PROV que gestionó la
Auditoría Interna, se realizaron audiencias previas con solo uno de los potenciales
oferentes, la empresa Deloitte –que a la postre fue adjudicada-, para tratar una
propuesta para facilitar la instauración del plan estratégico y la certificación de
calidad de la Auditoría, aspecto que, en criterio de esta Contraloría, tiene estrecha
relación con el objeto de la contratación, sin embargo, en el expediente no hay
evidencia de la invitación pública que debió hacerse, con la finalidad de que otros
interesados pudieran participar, ni del acta que tenía que levantarse al respecto, tal
como lo dispone el inciso b) del artículo 42 de la Ley de Contratación Administrativa
y 53 del Reglamento a dicha Ley.
Además de la infracción a los artículos 42 de la Ley de Contratación
Administrativa y 53 de su Reglamento, debe señalarse, que las gestiones que hizo
la Auditoría Interna de previo a la apertura de las ofertas, para que solo uno de los
potenciales oferentes expusiera ante el Consejo Directivo y personal de la Auditoría
Interna, el proyecto relacionado con el objeto de la contratación, constituye una
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conducta que podría haber comprometido la transparencia de la decisión de
adjudicar en perjuicio de los demás participantes.
Es importante destacar, que esta Contraloría General mediante oficio
No. 09883 del 28 de agosto de 2007, ante consulta planteada por el Auditor
General, Lic. Álvaro Lobo Castro, sobre la procedencia legal de las audiencias
privadas con potenciales proveedores, le señaló a dicho funcionario entre otras
cosas, que “estas audiencias tienen por objetivo convertirse en una herramienta,
entre otras, para que la Administración elabore un cartel adecuado y que le permita
un concurso efectivo”, pero que “ni en el texto del artículo 42 de la Ley ni en el
correspondiente al 53 del Reglamento, se indica que esas audiencias sean el único
mecanismo legítimo para que la Administración realice exploraciones en el mercado
de bienes y servicios, para conocer las distintas opciones a las que puede aspirar
para conseguir una contratación que satisfaga de manera eficiente y efectiva la
necesidad detectada” y que “desde esta perspectiva, este órgano contralor estima
que es factible que la Administración sostenga otros encuentros con potenciales
proveedores para indagar las opciones de mercado, en el tanto lo haga en un marco
de transparencia y de respeto a una serie de normas relevantes” tales como los
artículos: 3, 38 inciso b), 52 y 53 de la Ley No. 8422; 13 de la Ley No. 8292; 110
inciso d) de la Ley No. 8131 y 95 y siguientes de la Ley de Contratación
Administrativa.
2.2. Incumplimiento de requisitos previos que sustenten la contratación.
En el expediente de la contratación directa No. 2007 CD-1966-PROV,
que mantiene en custodia la Proveeduría del ICE, no hay evidencia del
cumplimiento de algunos requisitos previos a la contratación que promovió la
Auditoría Interna y que se desprenden de lo dispuesto por el artículo 7° de la Ley de
la Contratación Administrativa y 8º de su Reglamento, tales como los siguientes:

La adecuada justificación de la necesidad de contratar una firma de
auditores externos para que desarrolle cada uno de los 18 componentes que se
señalan en el documento denominado “Cumplimiento de especificaciones y
requisitos técnicos” del cartel, con indicación expresa de la necesidad a satisfacer,
productos que se requerían y beneficios que se obtendrían.
La única justificación que ampara la decisión inicial de contratar,
está consignada en la solicitud de suministros No. 00020-0009-2007, en la que se
señala que se requiere contratar una empresa que realice un análisis de la gestión
de la Auditoría Interna, identificando brechas y dando soluciones, con el objetivo de
buscar la mejora continua de la gestión, sin que conste en el expediente la
evidencia de que se haya hecho un análisis pormenorizado de lo que técnicamente
se necesitaba.

La definición de los procedimientos de control de calidad que se
aplicarían para verificar la correcta ejecución del contrato, en cuanto a los 18
requerimientos que se establecieron en el cartel.

Las bases de la estimación del costo del servicio, que se fijó en
¢38.100.000,00 de colones, de manera que la contratación fuera lo más beneficiosa
para la administración. Llama la atención que dicha cantidad es igual al presupuesto
que tenía disponible la Auditoría Interna para la contratación de marras e igual a la
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oferta de Deloitte.

Un cronograma de actividades, estableciéndose los responsables
de velar por el debido cumplimiento de los dieciocho componentes que abarcan el
objeto contractual, lo anterior con el fin de cumplir con la fiscalización de todo el
proceso de ejecución del contrato, a que hace referencia el artículo 13 de la Ley de
la Contratación Administrativa.
Esta Contraloría entiende que el ICE ha normado internamente su
procedimiento de contratos de menor cuantía, basado en algunos formularios
diseñados para recoger la información que respalde cada iniciativa de contratación,
sin embargo, con base en lo determinado en este estudio, es opinión de este órgano
contralor que entratándose de la adquisición de servicios, como el caso objeto de
estudio, dichos instrumentos no necesariamente son suficientes para el
cumplimiento de los requisitos establecidos por Ley.
2.3. Deficiencias importantes en el cartel que elaboró la Auditoría
Interna.
En el pliego de condiciones1 que elaboró la Auditoría Interna para que se
diera trámite a la contratación de servicios, no se definió en forma clara y precisa el
objeto contractual, ni contiene los elementos mínimos para comparar las ofertas en
igualdad de condiciones y es omiso en cuanto a la referencia de los recursos
humanos o materiales que serían facilitados por la unidad contratante para la fase
de ejecución, debilidades que podrían dar margen al irrespeto a principios
elementales de contratación administrativa como el de eficiencia, igualdad de
oportunidades, transparencia, legalidad y seguridad jurídica que debe haber en todo
concurso, tal como se expone a continuación:
a)
No hay claridad y precisión en cuanto al servicio que se requiere,
ya que en el formulario que se utiliza como cartel se define el objeto contractual
como “Servicio de capacitación para la transformación de la Auditoría Interna”; sin
embargo, en la solicitud del servicio se indica otra cosa distinta, ya que se señala
que: “Se requiere contratar una empresa que realice un análisis de la gestión de la
Auditoría Interna, identificando brechas y dando soluciones, con el objetivo de
buscar la mejora continua de la gestión”; pero por otro lado, en el documento que se
adjunta a dicho cartel, denominado “Cumplimiento de especificaciones y requisitos
técnicos”, se describen dieciocho componentes diferentes. Visto el enunciado del
cartel en conjunto con esos componentes, no queda claro si ese objeto se refiere a
servicios de capacitación (enseñanza de algo), de asesoría (en el sentido de dar
consejo o dictamen sobre ciertos temas), o de ambos. Tampoco se deduce si lo que
se requiere es la realización de un diagnóstico de la situación actual de la Auditoría
Interna de la Institución, o bien un diagnóstico con una propuesta de mejora o
directamente una propuesta de transformación.
b)
El formulario denominado “Cumplimiento de especificaciones y
requisitos técnicos” que se adjunta al cartel no contiene los elementos mínimos para
comparar las ofertas en igualdad de condiciones, ya que se consignaron solo tareas
1
El cual contempla otros formularios como la solicitud y el documento denominado “Cumplimiento
de especificaciones y requisitos técnicos”
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generales para las cuales ni siquiera se especificaron los productos finales
esperados para los 18 ítems propuestos por la Auditoría Interna. Además, dicho
documento es omiso en cuanto a los servicios requeridos, las características
mínimas de calidad y el alcance de las evaluaciones. Debido a la situación en
comentario, los oferentes —por la naturaleza de los servicios solicitados— pueden
emplear distintas metodologías para cumplir, según sus posibilidades, con el objeto
contractual. Como ejemplos de lo descrito se señala lo siguiente:
En el punto 1.1 de los requerimientos se indica “Charlas sobre la
gestión del cambio en la estructura organizacional, el recurso humano y sus
competencias.”; sin embargo, no se consignaron datos elementales, tales como el
número mínimo de charlas que deben llevarse a cabo, el tipo de evento esperado, la
duración, contenidos específicos, entre otros. Con ello, un oferente que cotice dos
charlas de una hora, cumple tanto como otro que cotice diez eventos de igual
duración.
Según lo consignado en el formulario denominado “Cumplimiento
de especificaciones y requisitos técnicos”, son elegibles las propuestas que
demuestren una experiencia mínima de 20 años en el mercado nacional y que
propongan asesores para el estudio que tengan como grado mínimo una Maestría
en algunas especializaciones mencionadas; sin embargo, no se indica cómo se
valoraría el efectivo cumplimiento requisito ni se especifica qué tipo de experiencia
es la que se considera válida. Tampoco se establece cuál es el equipo humano y
técnico mínimo que el oferente debe ofertar para satisfacer el objeto esperado. Esto
supone que los equipos de trabajo de los oferentes pueden estar indistintamente
integrados por una o por varias personas.
El aspecto antes comentado tiene una incidencia directa en el
análisis del precio, dado que se dificulta establecer su razonabilidad ante la
imposibilidad de comparar tres ofertas en términos técnicos y económicos, que
contienen metodologías diferentes, con diferente perfil de equipo humano, tanto en
cantidad como en condiciones profesionales, es decir las ofertas cotizan recurso
humano y material en distintas condiciones cualitativas y cuantitativas, lo cual
imposibilita comparar los costos entre una y otra.
Debido a las debilidades observadas en el pliego de condiciones,
no habría forma de establecer cuál metodología cumple y cual no, todas serían
eventualmente admisibles porque las ofertas en este aspecto son técnicamente
incomparables. En ese contexto, no hay elementos que le permitan a la
Administración descalificar una propuesta de frente a otra, porque no se dieron a
conocer de antemano cómo se puede cumplir técnicamente con cada una de las
descripciones dadas en el pliego.
c)
El pliego de condiciones es omiso también en cuanto a la referencia
de los recursos humanos o materiales que le puede facilitar la unidad contratante a
los potenciales oferentes o las limitaciones que enfrentan para cumplir con el objeto
contractual; sin embargo, el hecho de que KPMG S.A. solicita en su oferta la
utilización de un espacio físico en el ICE, se utiliza como uno de los elementos para
justificar su descalificación. En importante señalar que en una contratación de
servicios profesionales como la que solicita la Auditoría Interna, lo normal es que el
potencial oferente solicite un espacio físico para poder brindar un mejor servicio.
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d)
En el cartel que se elaboró para la supracitada contratación, no se
exigió a los oferentes cotizar su oferta económica en un formato que permita
conocer la estructura del precio (en específico los costos directos, indirectos y
utilidades), tal como lo exigen los artículos 26 y 163 del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa. Al respecto debe indicarse, que en los contratos de
servicios, la presentación por parte de los oferentes del desglose de la estructura del
precio junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que
lo componen, es de acatamiento obligatorio. Además, es un medio de control que
permite verificar la razonabilidad de los precios ofertados o si por el contrario, estos
resultan excesivos o ruinosos.
Es importante destacar, que de acuerdo con lo establecido en el
artículo 4 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, el cartel o pliego
de condiciones es uno de los componentes del ordenamiento jurídico-administrativo
por los que se rige la actividad de contratación administrativa; por lo tanto, en
resguardo de los principios de legalidad, transparencia y seguridad jurídica y con el
propósito de disminuir la posibilidad de que la Administración cometa arbitrariedades
en contra de alguno de los participantes, en el cartel deben quedar claramente
materializadas todas las especificaciones técnicas que regirán el concurso, o sea
debe ser lo suficientemente claro, preciso y objetivo (En relación a los citados
principios, ver Voto. No. 0998-98 de la Sala Constitucional).
Esta Contraloría General ha destacado la importancia que tiene
para el adecuado desarrollo de un procedimiento concursal, un cartel bien
elaborado, en el que se incluya en especial, reglas técnicas claras y bien
fundamentadas; así la resolución RSL 50-97 de las 10:30 del 7 de marzo de 1997,
en lo conducente indicó:
“La trascendencia del pliego de condiciones radica, fundamentalmente,
en constituir el reglamento específico de la contratación que se tramita y,
por ende, el instrumento idóneo para definir, en términos técnicos,
claros, suficientes, concretos, objetivos y amplios, las reglas que van a
prevalecer en la tramitación del negocio. Mediante el cartel, se dan a
conocer todas las condiciones y especificaciones que se consideren de
importancia para promover una amplia e igualitaria participación en el
concurso, propósito que solo es factible de alcanzar cuando, además de
lograrse un adecuado planteamiento del negocio (objeto y términos bajo
los cuales se debe ofrecer), se fijan reglas claras para seleccionar al
ganador de la competencia.” (el destacado no corresponde al original)
En relación con la preparación del cartel, por ser la Auditoría
Interna la llamada a conocer la necesidad que intentaba satisfacer en su área, debió
establecer claramente las características del objeto contractual y las condiciones
básicas, obligatorias y elementales que debían reunir los potenciales contratistas
para considerar elegibles sus ofertas. Además, por el tipo de servicio que se estaba
requiriendo, era indispensable que se definieran con más amplitud los factores de
evaluación.
Al respecto, el Jefe del Área Aseguramiento y Mejora de la Calidad
de la Auditoría Interna, indicó a esta Contraloría General, que ellos definieron los 18
requerimientos del objeto contractual, con base en un estudio profundo sobre las
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necesidades de la Auditoría en materia de calidad y reorganización, pero las
especificaciones y requisitos técnicos del cartel se describieron en forma simple, por
solicitud de la Proveeduría, en aras de la agilidad en el proceso.
Sobre el particular, el Subdirector de Proveeduría indicó a esta
Contraloría General, que en apego a lo establecido en el artículo 136 del nuevo
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa que entró en vigencia a partir
del 4 de enero del año 2007, y con el fin de poder cumplir con el acto de
adjudicación en el plazo máximo de diez días hábiles que se exige en el párrafo
octavo del citado artículo y con el propósito de evitar las sanciones previstas en el
inciso f) del artículo 96 de dicho Reglamento, en forma generalizada se procede a
confeccionar un pliego de condiciones sencillo y se valora básicamente por precio.
Al respecto debe indicarse, que el hecho de que el artículo 136 del
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa conceda a la administración la
potestad de confeccionar un pliego de condiciones sencillo para el trámite de
contrataciones de escasa cuantía, no justifica el hecho de que en una contratación
de servicios como la que promovió la Auditoría Interna, se elabore un cartel que no
es lo suficientemente claro, preciso y objetivo, en cuanto al objeto contractual y que
resulta insuficiente en cuanto a los principales elementos que serían considerados
trascendentes a la hora de calificar las propuestas que se hayan hecho llegar a
conocimiento y valoración de la entidad. En este sentido, debe observarse que si
bien se establece en la norma citada que en contrataciones de escasa cuantía el
factor precio define la adjudicación, también debe tenerse presente que la misma
norma regula la posibilidad de que la Administración contratante valore otros
factores relevantes, todo en función de la naturaleza misma del objeto contractual
que pretende adquirir, lo cual debe así definirse en la invitación respectiva. Por otra
parte, tratándose de la contratación de servicios profesionales, tanto el artículo 66
de la Ley de Contratación como el 163 del Reglamento a dicha Ley, han establecido
que en este tipo de contratos, precisamente por su naturaleza, el precio no
constituye el único factor determinante en la comparación de las ofertas, sino que
deben establecerse en el cartel otros parámetros que adicionalmente permitan
valorar los atestados profesionales, experiencia, etc, de los oferentes.
Lo anterior obliga a que la Administración prevea y consigne en el
pliego o la invitación que curse, todos aquellos factores que resulte necesario
considerar en función del objeto y demás características del negocio especialmente
aquéllos que agreguen, sea cualitativa o cuantitativamente, valor al proceso de
selección de la oferta más conveniente, lo que constituye un ejercicio de gran
importancia para asegurar el éxito del procedimiento de contratación. Ello reviste en
todo caso un ligamen indisoluble con respecto a la necesidad administrativa que se
pretende satisfacer con la contratación, de modo que los parámetros en referencia
siempre deben tender a identificar a la propuesta que mejor satisfaga esa necesidad
subyacente en todo procedimiento de contratación. Aunado a lo anterior, con el
cumplimento de las reglas de cita, se pretende objetivar la decisión administrativa
contenida en el acto de adjudicación. Con ello, se pretende avanzar en una finalidad
básica del derecho público, la erradicación de decisiones arbitrarias por parte de la
Administración (interdicción de la arbitrariedad) y, además, con la de dar a conocer a
quienes participan en los procedimientos de contratación administrativa, los elementos
que van a ser tomados en cuenta para la elección de la oferta que resulte más
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conveniente al interés general, lo cual en definitiva constituye una garantía de que se
observan los principios de igualdad y transparencia.2
2.4. Improcedente descalificación de ofertas.
Se determinó que la Auditoría Interna actuó en forma improcedente al
recomendar a la Proveeduría la descalificación inmediata de ofertas con precios
inferiores hasta por ¢5.100.000,00 de colones (respecto de la adjudicada), por
inobservancia de requisitos que legalmente no daban mérito para tal acción, como
es el hecho de descartar a KPMG S.A., porque no indicó la vigencia de su
propuesta, a pesar de que el representante de esta empresa aporta una declaración
bajo fe de juramento, en la que se señala “Declaro que aceptamos y cumpliremos
fielmente con las condiciones, requerimientos, especificaciones y requisitos técnicos
de esta contratación”. La decisión en comentario está en contra de lo dispuesto en
el artículo 67 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, que establece
que la oferta se presume vigente por todo el plazo estipulado en el cartel, o en su
defecto, el plazo máximo para disponer el acto de adjudicación.
En el caso de la empresa Price Waterhouse, que fue descartada en
primera instancia porque la oferta no se ajustó en forma exacta a los requisitos
técnicos 1.7 y 1.8, establecidos como parte del objeto del contrato, por cuanto la
administración solicitó la coordinación de la auditoría interna con los entes
contralores y con la auditoría externa, y lo que ofreció dicha empresa fue una
evaluación de la independencia con que cuenta la auditoría interna con respecto a
los entes contralores y a la auditoría externa, debe indicarse, que a pesar de que
dichos elementos eran subsanables, ni siquiera se le concedió a esta última
empresa el plazo de hasta cinco días hábiles para que procediera a realizar las
correcciones pertinentes, tal como lo establece el artículo 80 del supracitado
Reglamento.
Al respecto, la Administradora del Contrato señaló a esta Contraloría
General, que ella estuvo presente en la revisión de las ofertas con la intención de
coadyuvar en los aspectos legales y consultó a la Proveeduría Institucional sobre los
requisitos mínimos formales que debían cumplir las ofertas para poder ser
analizadas, y que al respecto se le indicó, que para su validez la oferta tenía que
establecer el plazo y como KPMG S.A. no lo estipuló entonces se descartó, al igual
que se hizo con la oferta de Price Waterhouse, porque no cumplía los
requerimientos 1.7. y 1.8 del objeto contractual.
En relación con la exclusión de las ofertas de KPMG S.A. y de Price
Waterhouse, el Subdirector de Proveeduría indicó a esta Contraloría General lo
siguiente: Que sí le indicó a la Administradora del Contrato que podía dejar fuera
una de las ofertas porque no indica expresamente el plazo de vigencia, porque
según su percepción era lo correcto. Además, señaló que se ha establecido como
práctica, que si cualquier oferta no cumple con lo especificado en el cartel se
rechaza, porque si se da plazo para la subsanación, este va en detrimento de los
diez días dispuestos para el acto de adjudicación, con lo cual quedan expuestos a
2
Sobre el sistema de valoración de las ofertas, ver en lo conducente, lo tratado en el oficio N° 1390
del 11 de febrero de 1999, emitido por la Dirección General de Contratación Administrativa de esta
Contraloría General.
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las sanciones previstas en el inciso f) del artículo 96 del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa. Al respecto, debe tenerse claro que el plazo para el
dictado del acto de adjudicación en ningún momento puede configurar un obstáculo
a la aplicación debida de principios de contratación administrativa, como el principio
de eficiencia y legalidad. De lo contrario se haría prevalecer el plazo como tal de
frente a la necesidad de seleccionar a la oferta que mejor satisfaga el interés
público. En la validación de resultados con los funcionarios de Proveeduría se
aclaró que la Administración puede dar plazos de hasta 5 días (es decir, el laposo
puede ser incluso menor) para subsanamientos, y no como mínimo 5 días como
parece que lo interpretaba dicha unidad.
Es importante indicar que en aras del cumplimiento de la normativa
aplicable, antes de acordar la exclusión de las ofertas presentadas en este trámite,
los funcionarios de la Auditoría Interna y de la Proveeduría, tenían el deber de
verificar la naturaleza de los eventuales incumplimientos y determinar su posible
corrección a la luz de lo establecido en el artículo 80 del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa, no obstante, se optó por excluir las ofertas de KPMG
S.A. y de Price Waterhouse, sin haber cumplido con el procedimiento indicado en la
norma de comentario.
En este orden la Auditoria Interna y la Proveeduría debieron tomar en
cuenta la siguiente normativa: El artículo 4 de la Ley de Contratación Administrativa
indica que: “…Los defectos subsanables o insustanciales no descalificarán la oferta
que los contenga”. Por otra parte, el artículo 83 del Reglamento a la Ley en cita,
establece que: “La Administración procederá al estudio y valoración de las ofertas
en relación con las condiciones y especificaciones de admisibilidad fijadas en el
cartel y con las normas reguladoras de la materia./ Serán declaradas fuera del
concurso, las que incumplan aspectos esenciales de las bases de la licitación o
sean sustancialmente disconformes con el ordenamiento jurídico. Los
incumplimientos intrascendentes no implicarán la exclusión de la oferta, pero así
deberá ser razonado expresamente en el respectivo informe”
2.5. Actos previos al refrendo del contrato.
Se determinó que sin haberse cumplido con la etapa de control relativa al
refrendo interno que debe conceder el Área de Contratación Administrativa de la
Dirección Jurídica Institucional del ICE, como requisito esencial para la eficacia
jurídica del contrato, la Auditoría Interna gestionó el 5 de julio de 2007 la confección
de 25 ejemplares de la propuesta presentada por Deloitte (cuyo costó según la
Gerencia de Gestión de Documentación e información del ICE, ascendió a
¢222.795,41), para ser utilizados en la presentación que hizo dicha empresa el 11
de julio del año en cita, en el salón Santa Rosa del Hotel Corobicí, la cual también
fue promovida por la Auditoría Interna, cuyos gastos por ¢378.622,87 fueron
cubiertos mediante el fondo de trabajo bajo responsabilidad del Auditor General.
Dicha suma fue reintegrada por el Asistente Ejecutivo a ese fondo el 16 de agosto
del año en curso, fecha para la cual ya se había declarado infructuoso el
procedimiento sub examine. Entiende esta Contraloría, según se indagó, que dicha
reposición se hizo con fondos personales. Cabe destacar, que la preparación de
esos ejemplares no forma parte del objeto contractual negociado y adjudicado a ese
oferente.
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Sobre el particular debe señalarse, que aunque la contratación directa
No. 2007 CD-1966-PROV fue adjudicada el 29 de junio de 2007 a Deloitte, los
trámites para la confección de los 25 ejemplares de la propuesta de dicha empresa
y la presentación ante funcionarios de la Auditoría Interna y el Consejo Directivo de
esa propuesta, debieron realizarse hasta que el Área de Contratación Administrativa
de la Dirección Jurídica Institucional del ICE hubiere concedido el refrendo
respectivo. El proceder de la Auditoría Interna de pretender divulgar las prestaciones
pactadas en el contrato en referencia sin que a esa fecha se tuviera la certeza
jurídica que otorga la aprobación interna requerida, es contrario a la normativa que
regula la materia. Aparte de que se incurrió en gastos que al final no beneficiaron a
la Institución, al declararse infructuosa la citada contratación.
2.6. Incumplimiento del principio de eficiencia que informa a la
contratación administrativa.
En primer término debe tenerse presente que a la luz de lo establecido
en el artículo 4 de la Ley de Contratación Administrativa, todos los actos relativos a
la actividad de contratación administrativa deben estar orientados al cumplimiento
de los fines, las metas y los objetivos de la administración y consecuentemente, a
garantizar la efectiva satisfacción del interés general. Según lo regulado por esa
norma, este principio demanda un modo de actuar de la Administración que implica
una posición interpretativa de frente a una serie de inconsistencias, omisiones o
falta de pericia de parte de los oferentes, de modo que sea únicamente en casos en
que se detecte una infracción sustancial a las condiciones del pliego de condiciones
o al ordenamiento jurídico, que la oferta afectada o irregular sea excluida del
concurso. Es decir, si a la Administración le interesa contar con el mayor número de
ofertas elegibles y el procedimiento de contratación es un proceso exhaustivo de
análisis, ello implica que sólo de frente a una inconsistencia trascendente, que por
ejemplo afecte el precio, las garantías, el plazo de entrega o las características de
los productos, procede descalificar la oferta.
Además, este principio exige que en todas las etapas del procedimiento
prevalezca el contenido sobre la forma; que los actos y actuaciones de las partes
se interpreten de la manera en que se favorezca su conservación y se facilite la
adopción del acto de adjudicación en las mejores condiciones para el interés
general y en virtud de ello, con el fin de sanear el mayor número de propuestas, la
entidad licitante puede acudir al instituto de la subsanación siguiendo las reglas
establecidas en la normativa reguladora de la materia. Desde luego, el manejo
eficiente de fondos y negocios públicos demanda que siempre se actúe con apego a
la ley.
El examen del caso que nos ocupa, ha permitido determinar que en la
tramitación de la contratación directa No. 2007 CD-1966-PROV, la administración
adoptó una serie de actos que rozan con los presupuestos que informan al principio
de eficiencia supracitado, ya que la organización invirtió esfuerzos en llevar adelante
la contratación, y por la premura en su tramitación, por falta de pericia a la hora de
verificar el cumplimiento de requisitos legales y de cuidado al efectuar el análisis
técnico de las propuestas, se adoptaron decisiones de desechar ofertas sin permitir
a sus proponentes la oportunidad de subsanar deficiencias que eventualmente
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tenían la naturaleza y posibilidad de serlo y además, al final se tuvo que declarar
infructuosa esa contratación. Evidencia lo anterior, hechos como los siguientes:
a)
La Unidad de Refrendos del Área de Contratación Administrativa de
la Dirección Jurídica Institucional del ICE, devuelve el expediente de la contratación
sin el refrendo interno, para que se proceda a enderezar el proceso y se realice un
nuevo estudio de las ofertas, debido a que no existía, a su juicio, motivo para excluir
la oferta presentada por la firma KPMG. En vista de lo anterior, un nuevo grupo
técnico efectúa dicho estudio y concluye que Deloitte es la única que cumple con
todos los requisitos.
b)
Producto de la consulta verbal que esta Contraloría General hace al
Subdirector de Proveeduría, este funcionario se percata de que en la propuesta de
Deloitte, se incluía en forma muy visible una segunda etapa que no formaba parte
de la oferta, en cuanto a los requerimientos Nos. 1.4, 1.8, 1.9, 1.10, 1.12, 1.14, 1.16
y 1.18, situación que evidenciaba que se requería de una nueva contratación con
costos adicionales para el ICE; por lo tanto, el 8 de agosto de 2007, dicho
Subdirector somete el asunto a conocimiento de los funcionarios de la Auditoría
Interna que fungen como Coordinador de Contratación Administrativa y
Administradora del Contrato, y un día después se le comunica lo siguiente:
“En vista del criterio de la Proveeduría Institucional de que la empresa
Deloitte and Toche (sic) S.A. está cotizando parcialmente el
requerimiento solicitado y por tanto es eneligible (sic); solicitamos a esta
Proveeduría que declare la contratación directa 2007CD-1966-PROV
como infructuosa. / Por otra parte, les comunicamos que vamos a
realizar una revisión del cartel de licitación para con la finalidad de
determinar claramente el objeto contractual y solicitar el inicio de un
nuevo procedimiento de contratación…”
2.7. Gestión de la Auditoría Interna en el procedimiento de contratación.
Los hechos antes expuestos evidencian que los funcionarios de la
Auditoria Interna que participaron como administración activa en el proceso de la
contratación directa No. 2007 CD-1966, no ejecutaron sus funciones con el debido
cuidado, y con apego a la normativa legal y técnica aplicable, ya que no se
aseguraron de que el procedimiento de la citada contratación, se cumpliera la
normativa vigente en materia de contratación administrativa; responsabilidad que les
fue establecida puntualmente en los artículos 7° y 9° del Reglamento Interno de
Contratación Administrativa del ICE.
También los hechos expuestos en este informe, evidencian que el
Auditor General del ICE desatendió su deber de verificar que la contratación directa
No. 2007 CD-1966-PROV, cuyo trámite él mismo impulsó, estuviera apegada al
ordenamiento jurídico, tal como se lo exigen los artículos 8, inciso a y d), 12, inciso
a) y 32, inciso b) de la Ley General de Control Interno No. 8292. En este sentido es
claro para este despacho, que en razón de su cargo y por las funciones que ejerce,
el Auditor Interno se encuentra en la obligación de tener un mayor celo y
conocimiento de la legalidad y conveniencia de los actos que dicta y ejecuta, tal y
como lo dispone los artículos 108 inciso b) de la Ley de la Administración Financiera
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de la República, Ley No. 8131 y 213 de la Ley General de la Administración Pública,
Ley No. 6227.
La situación en comentario es preocupante, ya que la Auditoría Interna,
tal como le establecen los artículos 9°, 21 y 22 de la Ley General de Control Interno,
No. 8292, forma parte de los componentes orgánicos del sistema de control interno
e integra el Sistema de Fiscalización Superior de la Hacienda Pública a que se
refiere la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y ejerce una
actividad independiente, objetiva y asesora, que debe proporcionar seguridad al
ente u órgano, puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones. Además,
le compete entre otras funciones (artículo 22, inciso b): “Verificar el cumplimiento, la
validez y la suficiencia del sistema de control interno de su competencia
institucional, informar de ello y proponer las medidas correctivas que sean
pertinentes.”.
Por ello se estima que en virtud de la trascendencia que tiene la figura
del Auditor Interno dentro del sistema de control interno de una institución, éste está
llamado a velar para que los procedimientos en los que su unidad actúa como
administración activa, aseguren la observancia del marco normativo y a evitar que
en el proceso de una contratación se presenten acciones que puedan entenderse o
interpretarse como direccionadas a favor de una empresa en particular o que
puedan comprometer de algún modo el grado de imparcialidad que debe ejercer la
Auditoría Interna en su función sustantiva y en el control de los bienes y servicios
que requieren para mejorar su gestión.
Conviene destacar, que de acuerdo con los “Lineamientos para la
descripción de las funciones y requisitos de los cargos de auditor y subauditor
internos” (L-1-2003-CO-DDI), el Auditor General del ICE tiene entre otras, las
siguientes obligaciones:

Procurar un impacto positivo en la gestión y rendición de cuentas
institucional, en congruencia con el propósito de coadyuvar en el desempeño eficaz,
eficiente, económico, legal y transparente de la administración en el logro de los
objetivos y metas institucionales (lineamiento No. 2.3.).

Propiciar institucionalmente el cumplimiento de las disposiciones
legales, reglamentarias y técnicas que rigen la función pública y la protección del
patrimonio (lineamiento No. 2.7.).

Administrar acorde con las regulaciones jurídicas y técnicas
pertinentes, los recursos materiales, tecnológicos y de otra naturaleza de su
dependencia y garantizar la utilización de tales recursos en forma económica,
eficiente, eficaz, legal y transparente para la consecución de las metas y objetivos
de la auditoría interna (lineamiento No. 2.6.).

Ejercer una adecuada gestión de supervisión de manera que le
permita asegurarse de la calidad de los procesos, servicios y productos de la
auditoría interna (lineamiento No. 2.10.).
3.
CONCLUSIONES.
En el proceso de la contratación directa No. 2007 CD-1966 que promovió la
Auditoría Interna del ICE, se dieron hechos que demuestran la inobservancia de
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normativa y principios generales que informan la materia de contratación
administrativa, tales como: audiencias previas con solo uno de los potenciales
oferentes; ausencia en el expediente de estudios previos que justifiquen la decisión
inicial de contratar los servicios profesionales de una empresa de auditores
externos; deficiencias importantes en el cartel que elaboró la Auditoría Interna;
indebida descalificación de otras ofertas con precios inferiores, todo lo cual afecta
negativamente principios elementales como el de eficiencia, igualdad de
oportunidades, transparencia, legalidad y seguridad jurídica que debe haber en todo
concurso.
También el estudio permitió establecer, según lo indica la propia
administración, que en el ICE, en cuanto a contrataciones de escasa cuantía, se ha
estado utilizando la práctica de excluir ofertas de plano por aspectos que podrían
ser subsanables, sin conceder a los proveedores la oportunidad para ello según lo
regulado en la Ley de la Contratación Administrativa y su Reglamento.
Además, el estudio evidenció que los funcionarios que participaron en el
proceso de la contratación directa No. 2007 CD-1966, no ejecutaron sus funciones
con el debido cuidado y con apego a la normativa legal y técnica aplicable.
Por su parte, el Auditor General del ICE desatendió su deber de verificar que
dicha contratación, cuyo trámite él mismo impulsó, estuviera apegada al
ordenamiento jurídico, tal como se lo ordenan los artículos 8, inciso a y d) y 12,
inciso a) de la Ley General de Control Interno No. 8292.
Si bien es cierto a lo largo de este informe se exponen múltiples y diversos
incumplimientos normativos, se valoró que a la postre el sistema de control interno
operó para filtrar y detener la contratación estudiada, de manera tal que se advierte
que no se consumaron directamente efectos negativos de mayor materialidad a la
Hacienda Pública. No obstante, se estima que la naturaleza de los hallazgos
desarrollados en este informe debe llamar a reflexión al Auditor General del ICE,
dada la relevancia del rol que desempeña como líder de un componente orgánico
del ordenamiento de control y fiscalización superior, llamado a proporcionar a la
ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto de
la administración de ese Instituto se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a
las prácticas sanas. Por ello, y con más razón, cuando esa Auditoría Interna actúa
como administración activa se espera que sea consecuente con tales preceptos.
4.
DISPOSICIONES.
Con fundamento en lo expuesto, así como en las potestades conferidas en los
artículos 183 y 184 de la Constitución Política, y los artículos 12 y 21 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República, se emiten las siguientes
disposiciones:
4.1. A los Miembros del Consejo Directivo.
4.1.1. Tomar nota de las situaciones expuestas en este informe y ordenar
al Auditor General el efectivo cumplimiento de la disposición que se consigna en el
punto 4.2 siguiente. Al respecto, se debe comunicar a esta Contraloría General, en
el transcurso de 10 días hábiles, contados a partir del día siguiente a la sesión en
que se conozca el presente informe, el o los acuerdos correspondientes para dar
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cumplimiento a esta disposición.
4.2. Al Auditor General.
4.2.1. Velar para que los procedimientos en los que su dependencia actúa
como administración activa, sean ejemplares en cuanto a la observancia del marco
normativo, y tomar las medidas que considere necesarias para que en cumplimiento
del principio de eficiencia de la Administración, en lo sucesivo toda contratación de
servicios que se tramite en la Auditoría Interna, se haga con el debido cuidado, de
manera que se evite a la Institución pérdida de recursos humanos y materiales. Esto
en función de su responsabilidad por una adecuada gestión que le permita
garantizar la utilización de los recursos de su unidad en forma económica, eficiente,
eficaz, legal y transparente. Al respecto, informar sobre lo actuado a esta
Contraloría General, en un plazo de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha en
que el Consejo Directivo comunique el acuerdo requerido en el punto 4.1.1 anterior.
(Ver puntos No. 2.1 al 2.7 de este informe).
4.3. Al Director de Proveeduría.
4.3.1. Revisar el marco normativo interno de contratación administrativa
(políticas, reglamentos, procedimientos, instructivos, formularios, etc.), a efecto de
que sea ajustado en lo pertinente a las particularidades propias de las
contrataciones directas relacionadas con servicios. Dicha revisión debe integrar, en
lo conducente, los preceptos de la Ley de la Contratación Administrativa (arts. 4, 7,
42, 66, entre otros) y su Reglamento (arts. 8, 26, 53, 67, 80, 83, 126, 127,136, 163,
entre otros), para establecer un adecuado balance entre su efectiva observancia y la
agilidad que debe caracterizar estos procesos. Al respecto, debe remitirse a esta
Contraloría General el documento que contenga las referidas políticas debidamente
actualizadas, en un plazo de 60 días hábiles. (Ver punto No. 2.4. de este informe).
La información que se solicita en este informe para acreditar el
cumplimiento de las disposiciones anteriores, deberá remitirse, en los plazos antes
fijados, al Área de Seguimiento de Disposiciones de la Contraloría General de la
República.
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