INSTRUCCIONES FEAG

ADENDDA DE INSTRUCCIONES A LA GUÍA DEL USUARIO PARA LA
PRESENTACIÓN DE CANDIDATURAS DE CALIDAD
Siguiendo las recomendaciones efectuadas por los servicios de auditoría de la Comisión
Europea y en virtud de las atribuciones que el artículo 18 del Reglamento (CE) N. º
1927/2006 del Parlamento y del Consejo Europeo de 20 de diciembre de 2006, por el
que se crea el Fondo Europeo de Adaptación a la Globalización, confiere al Estado
miembro en materia de gestión y control financiero de las acciones respaldadas por el
Fondo Europeo de Adaptación a la Globalización, la Unidad Administradora del Fondo
Social Europeo ha procedido a la elaboración de esta addenda de instrucciones a la guía
del usuario para la presentación de candidaturas de calidad a fin de clarificar algunas
cuestiones de interés suscitadas en los distintos foros de debate.
El presente documento se compone de los siguientes apartados:
1) Conformidad de la solicitud con los criterios de intervención
2) Complementariedad con otros instrumentos financieros comunitarios y doble
cofinanciación
3) Mecanismos de control de la doble cofinanciación
4) Gestión y control financiero
5) Costes de personal
6) Procedimientos de contratación pública
7) Elegibilidad
8) Recomendaciones de la Unidad de Auditoría a efectos de la realización de
controles
1) Conformidad de la solicitud con los criterios de intervención
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 18 del Reglamento (CE) N. º 1927/2006,
“…el Estado o Estados miembros serán responsables en primera instancia de la
gestión de la acciones respaldadas por el Fondo y del control financiero de las
mismas”.
En este contexto, el Estado beneficiario deberá concebir y poner en práctica unos
mecanismos de control que garanticen que los datos en que se fundamente el hecho de
que la solicitud cumple los requisitos establecidos en el artículo 2, tal como se presentan
en la misma, sean precisos, fiables y verificables.
Por ello, y al objeto de verificar que se cumplen los requisitos de plazo y número de
trabajadores afectados por el despido que se establecen en el artículo 2 del Reglamento
(CE) N. º 1927/2006, se ha establecido un procedimiento que consta de las siguientes
fases:
1º) En la solicitud de intervención FEAG que presente la Comunidad Autónoma a la
Unidad Administradora del Fondo Social Europeo, deberá adjuntarse un certificado,
debidamente firmado por la Autoridad Laboral (Dirección General de Trabajo,
Tesorería Social, SPE..etc.) que acredite el número de trabajadores afectados por los
despidos, así como el listado de estos últimos.
2º) En el ejercicio de las responsabilidades que el artículo 18 del Reglamento (CE) N. º
1927/2006 atribuye al Estado miembro beneficiario, durante el desarrollo de las
actuaciones FEAG, la Autoridad de Gestión y la Autoridad de Certificación del Fondo
Social Europeo, realizarán sendos muestreos, tendentes a comprobar que se mantiene el
número de trabajadores despedidos que han motivado la concesión de la ayuda FEAG.
2) Complementariedad con otros instrumentos financieros comunitarios.
Se recuerda que el artículo 6 apartado 2 del Reglamento (CE) N. º 1927/2006, establece
que “La ayuda FEAG complementará las acciones llevadas a cabo por los Estados
miembros a nivel nacional, regional o local, incluidas las acciones cofinanciadas
mediante los Fondos Estructurales”.
Asimismo, los artículos 15 y 16 del citado Reglamento determinan la necesidad de
proporcionar información relativa a la complementariedad de las acciones cofinanciadas
por el FEAG, con las acciones cofinanciadas con cargo a los Fondos Estructurales, en
particular con cargo al FSE.
3) Mecanismos de control de la doble cofinanciación
El artículo 6 apartado 5 del Reglamento (CE) N. º 1927/2006, establece que “Los
Estados miembros velarán por que las acciones específicas beneficiarias de una
contribución del FEAG no reciban ayuda de otros instrumentos financieros
comunitarios”.
A tal fin, ha de realizarse el estampillado de los documentos justificativos de los gastos
FEAG, donde figure la cofinanciación de este último. Asimismo ha de existir un sistema
de contabilidad separada para una mejor identificación de los gastos.
Asimismo, antes de que la UAFSE ordene el pago, deberá solicitar al organismo una
declaración responsable de inexistencia de doble cofinanciación.
4) Gestión y control financiero
En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 18, apartado 1, letras a) y d), del
Reglamento (CE) N. º 1927/2006, el Estado miembro deberá comprobar si los
procedimientos eran adecuados para verificar y garantizar:
-
la creación de sistemas de gestión y control y su aplicación de modo que se
garantice un uso eficaz y correcto de los fondos comunitarios de conformidad
con los principios de buena gestión financiera,
-
la prevención, detección y corrección de irregularidades y la recuperación de los
importes indebidamente pagados.
Con el objeto de dar cumplimiento a tales obligaciones, el Estado miembro realizará los
controles oportunos, una vez que se haya aprobado la solicitud y comience a ejecutarse
el proyecto, y siempre antes de que se envíe el informe final a la Comisión.
Así pues, tanto la Autoridad de Gestión como la Autoridad de Certificación procederán
a elaborar su respectivo “plan de visitas de seguimiento y control”, que comunicarán a
los organismos implicados con la suficiente antelación, y siempre con anterioridad a la
presentación del informe final del proyecto.
5) Costes de personal
En virtud de lo dispuesto en el artículo 18, apartado 1, letra a), del Reglamento (CE) n. º
1927/2006, el Estado miembro deberá comprobar que existen procedimientos
adecuados para verificar y garantizar que se hayan creado sistemas de gestión y control
y que se estén aplicando de modo que se garantice un uso eficaz y correcto de los
fondos comunitarios, de conformidad con los principios de buena gestión financiera.
En este sentido, y al objeto de garantizar una imputación correcta de los costes de
personal atribuibles a un proyecto FEAG, se recomienda, además de los oportunos
certificados de asignación de las personas al proyecto, la introducción de hojas de
asistencia. Estas hojas deberán demostrar claramente la distribución del tiempo de
trabajo entre el proyecto concreto FEAG y otros proyectos realizados.
La introducción de estas hojas reducirá el riesgo de que un mismo gasto pueda recibir
cofinanciación en el marco de diferentes proyectos y facilitará las actividades de
auditoría para las autoridades responsables de las auditorías o las verificaciones.
Asimismo, se recomienda que el coste de personal se calcule como un porcentaje del
salario anual correspondiente al periodo de tiempo durante el cual se realizaron las
tareas del proyecto.
En este sentido, una manera de calcular los costes salariales podría ser tomar todo el
salario bruto anual, incluidos los impuestos del empleador, y dividirlo por doscientos
veinte, a fin de obtener el coste diario. El coste diario se multiplicará por el número de
días trabajados en el proyecto, con lo que se obtendrá el coste de personal del trabajador
que pueda declararse.
6) Procedimientos de contratación pública
Se recuerda que los procedimientos de contratación pública que se tramiten en el marco
de acciones cofinanciadas por el FEAG deberán someterse a los preceptos de la Ley
30/2007 de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público.
7) Elegibilidad
Según lo dispuesto en el artículo 13, apartado 2, del Reglamento (CE) N. º 1927/2006,
“El Estado o Estados miembros llevarán a cabo cuanto antes todas las acciones
admisibles incluidas en el paquete coordinado de servicios personalizado, y en todo
caso antes de cumplirse veinticuatro meses desde la fecha de solicitud de conformidad
con lo dispuesto en el artículo 5, o desde la fecha de puesta en marcha de estas
medidas, siempre que entre ambas fechas no hayan transcurrido más de tres meses”.
En este sentido, y al objeto de garantizar la elegibilidad de los gastos, la declaración
justificativa de los mismos a que se refiere el artículo 15 del Reglamento (CE) N. º
1927/2006, deberá indicar la fecha del gasto y garantizar que se han producido dentro
del período de elegibilidad.
Se admite la posibilidad de efectuar pagos después del periodo de elegibilidad y antes
de la presentación del informe final a la Comisión, siempre y cuando correspondan a
gastos incurridos dentro del periodo de elegibilidad.
En relación a este punto, algunos organismos han preguntado sobre el plazo en que han
de terminar las verificaciones del artículo 13 del Reglamento (CE) Nº 1828/2006:
El supuesto sería el siguiente: Si en un proyecto, el periodo de ejecución abarca hasta
por ejemplo, el 1 de septiembre de 2011, ¿las verificaciones de artículo 13 del
Reglamento (CE) Nº 1828/2006, han de estar terminadas antes del 1 de septiembre, o
bien si, en previsión de que los gestores acaben sus acciones dentro del plazo de
ejcución pero pueda haber algún pago que se haga después (antes del informe final de
ejecución), si se dispondría de ese "margen" hasta la presentación del informe final para
acabar con tales verificaciones.
La respuesta que aporta la Comisión Europea al respecto es que las acciones para ser
subvencionables tienen que producirse durante el periodo de implementación de las
medidas. Si alguna acción se prolonga más allá de esa fecha, al no poder beneficiarse la
medida de la contribución FEAG, el 100% costo correría a cargo del estado miembro.
A las acciones de verificación y control se les aplica el mismo criterio que al resto de las
acciones, es decir, que para ser subvencionable han de llevarse a cabo dentro del
periodo de implementación.
8) Recomendaciones de la Unidad de Auditoría a efectos de la realización de
controles:
-
Comprobar fechas, cifras, cantidades y número de trabajadores declarados en la
solicitud, antes de enviar datos a la Unidad de Auditoría y compararlo con el
informe final.
-
Comprobar que todos los costes, incluidos los de control e informe final, estén
dentro del periodo de elegibilidad.
-
Chequear el número de despidos y de trabajadores afectados.
-
Comprobar que una misma medida no está financiada con fondos distintos.
-
Comprobar que se financian medidas activas y no pasivas y que todas las
actividades para un trabajador están documentadas.
-
Documentar el cálculo de costes salariales y hojas de tiempo para los días
trabajados.
-
Respetar normativa de adjudicaciones y contratos.
-
Respetar los principios de igualdad de trato y no discriminación
-
Documentar acciones de información y publicidad, y los resultados concretos
del proyecto.
-
Fluidez en la comunicación entre los organismos que intervienen en la gestión y
control.
-
Comprobar cómo se recopilan y archivan los documentos del expediente.
-
Involucrar a la autoridad de certificación.