INSTITUTO ELECTORAL DEL DISTRITO FEDERAL UNIDAD TÉCNICA ESPECIALIZADA DE FISCALIZACIÓN DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN ÍNDICE GUÍA DE FISCALIZACIÓN DE GASTOS POR COMPROBAR Y CUENTAS POR COBRAR OBJETIVO: 1. Verificar que en el Órgano Directivo Central de los Partidos Políticos sujetos a revisión existan mecanismos adecuados de control interno relativos a la autorización, registro, custodia, salvaguarda y verificación periódica, que promuevan el mejoramiento de la administración de las cuentas y documentos por cobrar, así como de la oportuna detección y corrección de errores u omisiones e irregularidades subsistentes. 2. Determinar la autenticidad de los derechos contraídos que se presentan en la información financiera, del Órgano Directivo Central de los Partidos Políticos. 3. Comprobar que los Órganos Directivos Centrales de los Partidos Políticos cuenten con mecanismos y procedimientos que permitan evaluar si los controles de las cuentas de los Gastos por Comprobar y las cuentas por Cobrar operan con criterios de eficiencia y economía. NÚM. TRABAJO A DESARROLLAR 1 Analice la información de la fiscalización realizada anteriormente según corresponda, determine las deficiencias del control o áreas de mayor exposición al riesgo y considérelas para establecer el alcance de la fiscalización. REFERENCIA HECHO POR INICIALES FECHA Asimismo, complemente la planeación inicial de la fiscalización realizada a nivel de gabinete, con el fin de validar el objetivo cobertura y alcance de la revisión determinados en el programa de trabajo a través del estudio y análisis de la documentación e información adquirida en las oficinas de los Partidos Políticos. 2 Determine si los controles y procedimientos internos establecen claramente los conceptos y operaciones que generan los gastos por comprobar y cuentas por cobrar, el proceso de recepción, registro y políticas de autorización, poniendo especial cuidado que estén bien definidas las áreas de autorización, registro, salvaguarda y custodia de los documentos, así como las áreas responsables de la verificación física y periódica de dichos documentos. 3 Con base en lo que se indica en los numerales anteriores, determine el alcance de la fiscalización de los Gastos por Comprobar y Cuentas por Cobrar y desarrolle el siguiente trabajo: a) Verifique que se operen mayores controles en auxiliares de éstas cuentas que permitan su consulta inmediata; y compruebe si el saldo de los mismos coincide con la integración que forma parte de los estados financieros, en caso que se determinen diferencias solicite su aclaración. b) Compruebe que sea oportuno el registro contable. c) Cerciórese que los saldos estén respaldados con la documentación que sustenta los adeudos o bien para cobros posteriores y que dichos documentos estén debidamente 1 de 3 NÚM. TRABAJO A DESARROLLAR REFERENCIA HECHO POR INICIALES FECHA requisitados administrativamente. 4 d) Investigue selectivamente los movimientos de cargo, con objeto de comprobar que los documentos y cuentas por cobrar se originaron en operaciones normales del Órgano Directivo Central de cada Partido Político. e) Investigue según la muestra seleccionada, los movimientos de crédito a la cuenta correspondiente confirmando que los originados por cobro, se hayan ingresado oportunamente a caja, depositados en la cuenta de cheques respectiva, y registrados contablemente y por los que provengan de origen distinto, cerciórese que no se trate de bajas por ajustes o traspasos a cuentas de resultados. Evalué la antigüedad, comprobación y recuperabilidad de los gastos por comprobar y cuentas por cobrar, para lo cual desarrolle el siguiente trabajo: a) Determine si se elaboran estados analíticos periódicos, con vencimientos de las cuentas y principalmente con base en información sobre antigüedad de saldos, para lo cual elabore la cédula analítica correspondiente. b) Precise las acciones que lleva a cabo el Órgano Directivo Central de los Partidos Políticos en relación a las cuentas y documentos próximos a vencer. c) Con base en los auxiliares contables, investigue la existencia de documentos vencidos no cobrados oportunamente. d) Cerciórese que las operaciones con movimientos de cargos queden recuperados o correctamente comprobados con la documentación pertinente dentro de los 90 días naturales posteriores contados a partir del día siguiente en que fueron erogados. e) Verifique si existen saldos al cierre del ejercicio que se hayan cobrado o comprobado con la documentación respectiva a más tardar en la fecha en que expira el plazo para la presentación del Informe Anual, de lo contrario los saldos con antigüedad mayor a un año considérelos como egresos no comprobados y formule la observación respectiva. 5 Compruebe que los documentos expedidos por las asociaciones políticas como comprobantes de ingresos por la cobranza de documentos y cuentas por cobrar, estén respaldados con las fichas de depósito expedidas por la institución bancaria, cerciorándose que éstos cuenten con los sellos correspondientes y se reflejen en los estados de cuenta bancarios respectivos. 6 Correlacione la correspondencia, fichas de depósito, documentos, registros, etc., que se refiera a cada una de las operaciones seleccionadas, con objeto de comprobar que las operaciones que originaron la autorización de cuentas y documentos por cobrar, 2 de 3 NÚM. 7 TRABAJO A DESARROLLAR REFERENCIA HECHO POR INICIALES FECHA cumplan las condiciones establecidas en las políticas del Órgano Directivo Central de cada Partido Político. Cerciórese que los saldos con antigüedad mayor a un año que ya hubieren sido sancionados por la autoridad electoral como gastos no comprobados, se encuentren cancelados previa autorización por escrito de la instancia partidista con facultades para ello y de la Comisión de Fiscalización. Verifique que los préstamos otorgados a sus trabajadores, estén debidamente documentados mediante el contrato correspondiente, en el que se establecerá la forma y periodicidad de los pagos, que en ningún caso se hayan establecido plazos mayores a un año para su total recuperación. 8 En su caso, aplique otros procedimientos que considere necesarios. 9 Concluya respecto del trabajo efectuado. 3 de 3