Instructivo para el Envio de Informes Trimestrales- SIG

Código: TIC-I-01
PROCESO GESTIÓN TECNOLOGÍAS DE
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
INSTRUCTIVO PARA EL ENVÍO DE INFORMES
TRIMESTRALES DEL TRAMITE EN LÍNEA
Versión: 1.0
Fecha: Enero 28 de 2014
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INSTRUCTIVO PARA EL ENVÍO DE
INFORMES TRIMESTRALES DEL
TRÁMITE EN LÍNEA “EMPRESAS DE
SERVICIOS TEMPORALES”.
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1. Objetivo
El presente documento fue elaborado con el fin de dar apoyo a los usuarios del Trámite
en Línea “Empresas de Servicios Temporales”, en el envío de informes trimestrales al
Ministerio del Trabajo, proporcionando una descripción detallada de los pasos a seguir
para realizar dicha actividad.
2. Alcance del instructivo
Este instructivo va dirigido a todas las Empresas de Servicios Temporales usuarias del
Trámite en línea, a los funcionarios del Ministerio del Trabajo responsables del flujo del
trámite, así como también a los funcionarios responsables de la administración del
mismo.
3. Definiciones:
NIT: Número de Identificación Tributaria.
C.I.U.O: Clasificación Internacional Uniforme de Ocupaciones adaptada para
Colombia.
CSV: Siglas en inglés de “Comma-Separated Values” es un tipo de formato plano de
Excel en el que se almacena separada por comas la información que se encuentra
en las columnas.
CIIU: Clasificación uniforme de las actividades económicas por procesos
productivos.
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TABLA DE CONTENIDO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
INGRESO AL SISTEMA, AUTENTICACIÓN Y DESCARGA DE FORMATOS. ...... 3
DILIGENCIAR LOS DATOS EN EL FORMATO ESTÁNDAR DE OFERTA. ......... 13
GUARDAR EL ARCHIVO EN FORMATO .CSV ................................................... 19
DILIGENCIAR LOS DATOS EN EL FORMATO ESTÁNDAR DE REQUISICIÓN. 22
ENVÍO DE INFORMES TRIMESTRALES AL MINISTERIO DEL TRABAJO. ....... 26
ERRORES FRECUENTES .................................................................................. 28
TABLA DE FIGURAS
Figura 1. Sitio web del Ministerio del Trabajo............................................................................. 3
Figura 2. Menú Trámites en Línea. ............................................................................................ 4
Figura 3. Validación de Usuario ................................................................................................. 5
Figura 4. Inicio de sesión Envío de Informes Trimestrales ......................................................... 5
Figura 5. Autenticación Usuario de Empresas de Servicios Temporales ................................... 6
Figura 6. Cambio de Contraseña ............................................................................................... 6
Figura 7. Recordar Contraseña ................................................................................................. 7
Figura 8. Interfaz de Usuario “Envío de Informes Trimestrales ................................................... 9
Figura 9. Descarga de Formato de informes estadísticos Oferta. ............................................. 10
Figura 10. Ventana Emergente Abrir o Guardar Formato de informes estadísticos Oferta. ....... 10
Figura 11. Descarga de Formato de informes estadísticos Oferta Demanda (Requisición). ...... 11
Figura 12. Ventana Emergente Abrir o Guardar Formato de informes estadísticos Oferta. ....... 11
Figura 13. Formato Estándar de Oferta. ................................................................................. 13
Figura 14. Selección de Columnas. ......................................................................................... 15
Figura 15. Cambiar Formato de Fecha. .................................................................................. 16
Figura 16. Guardar Formatos de Oferta y Demanda ............................................................... 19
Figura 17. Guardar Formatos en extensión CSV (MS-DOS). ................................................... 20
Figura 18. Formato Estándar de Requisición. .......................................................................... 22
Figura 19. Envío de Informes Trimestrales. ............................................................................. 27
Figura 20. Cerrar Sesión ......................................................................................................... 28
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4. Generalidades del Instructivo.
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El Ministerio del Trabajo mediante el trámite en línea “Empresas de servicios temporales” permite
realizar el envío vía web de los informes trimestrales a las empresas de servicios temporales
inscritas. Para realizar este procedimiento, las empresas deben haber solicitado la autorización
de registro en línea y recibir aprobación, con un usuario y contraseña asignados por el Ministerio
del trabajo.
El método para realizar el envío de los informes trimestrales consta de los siguientes pasos:
1. INGRESO AL SISTEMA, AUTENTICACIÓN Y DESCARGA DE FORMATOS.
Para ingresar al trámite en línea y sus funcionalidades, se deben realizar las siguientes acciones:
1. Ingresar al sitio web del Ministerio del Trabajo: http://www.mintrabajo.gov.co/
2. En el menú superior seleccionar “Trámites y Servicios en línea”, luego dar clic en “Portal
de Trámites y Servicios en línea”.
Figura 1. Sitio web del Ministerio del Trabajo.
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Fuente: MinTrabajo
3. En la interfaz de trámites y servicios en línea, seleccionar las siguientes opciones del
menú:
a. “TRÁMITES”.
b. “Persona Jurídica”.
c. “Empresas de Servicios Temporales”.
d. “Sesión Empresa”.
Figura 2. Menú Trámites en Línea.
a.
b.
c.
d.
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Fuente: MinTrabajo
4. Al cargar “Sesión Empresa”, el sistema despliega la pantalla de validación de usuario,
como se aprecia en la Figura 3:
Figura 3. Validación de Usuario
Fuente: MinTrabajo
5. A continuación, seleccione dentro de la lista desplegable la opción “Enviar Informes”:
Figura 4. Inicio de sesión Envío de Informes Trimestrales
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Fuente: MinTrabajo
6. Posteriormente, digite el usuario y contraseña asignadas por el Ministerio del Trabajo en los
respectivos campos y presione “Inicio de sesión”.
Nota: Si es la primera vez que está ingresando al Trámite en línea, el sistema le solicitará
modificar su contraseña. Si ya ha realizado la modificación de contraseña, continúe con el paso
8.
Figura 5. Autenticación Usuario de Empresas de Servicios Temporales
Fuente: MinTrabajo
7. Si es la primera vez que ingresa al Trámite en línea, el sistema desplegará la solicitud de
cambio de contraseña, tal como se muestra en la Figura 6.
Para modificar la contraseña realice los siguientes pasos:
a. En el campo “Nueva Contraseña” ingrese la contraseña que desea asignar para el
ingreso a las funcionalidades del Trámite en Línea.
b. En el campo “Confirmar Contraseña” ingrese nuevamente la contraseña que desea
asignar para el ingreso a las funcionalidades del Trámite en Línea.
c. Haga clic en “Cambiar Contraseña”
Figura 6. Cambio de Contraseña
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a.
b.
c.
Fuente: MinTrabajo
Nota: En caso de que el usuario haya olvidado la contraseña para el ingreso a “Sesión Empresa”
del Trámite en Línea, debe hacer clic en el botón “Recordar Contraseña” tal como se muestra en
la Figura 7.
Figura 7. Recordar Contraseña
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Una vez el usuario haya dado clic en el botón “Recordar Contraseña”, se enviará al correo
electrónico inscrito la nueva contraseña para que el usuario realice la respectiva autenticación.
Después de que el usuario se ha autenticado, el sistema despliega la pantalla desde la que se
realiza el proceso de envío de los informes trimestrales, tal como se muestra en la Figura 8.
Una vez haya iniciado la sesión, este trámite en línea permite:
•
•
Descargar los formatos estándar para diligenciar la información correspondiente a Oferta y
Demanda y las Tablas Informes EST que contienen el código CIIU.
Realizar el envío de los informes trimestrales.
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Figura 8. Interfaz de Usuario “Envío de Informes Trimestrales
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8. Para diligenciar el formato estándar de Oferta, haga clic sobre la opción “Formato de informes
estadísticos Oferta” para descargar el formato, como se aprecia en la Figura 9:
Figura 9. Descarga de Formato de informes estadísticos Oferta.
Fuente: MinTrabajo
De este modo, el sistema despliega la ventana que permite abrir o guardar el “Formato de
informes estadísticos Oferta” en un archivo Excel, sobre el cual se deben diligenciar los datos
correspondientes al trimestre.
Figura 10. Ventana Emergente Abrir o Guardar Formato de informes estadísticos Oferta.
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Debe Guardar el “Formato de informes estadísticos Oferta” para diligenciarlo y poder efectuar la
posterior carga.
9. Para diligenciar el formato estándar de Requisición, haga clic sobre la opción “Formato de
informes estadísticos Demanda (Requisición)”, para descargar el formato, como se aprecia en la
siguiente imagen:
Figura 11. Descarga de Formato de informes estadísticos Oferta Demanda (Requisición).
Fuente: MinTrabajo
De este modo, el sistema despliega la ventana que permite abrir o guardar el “Formato de
informes estadísticos Demanda (Requisición)” en un archivo Excel, sobre el cual se debe
diligenciar los datos correspondientes al trimestre.
Figura 12. Ventana Emergente Abrir o Guardar Formato de informes estadísticos Oferta.
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Fecha: Enero 28 de 2014
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Debe Guardar el “Formato de informes estadísticos Demanda (Requisición)” para diligenciarlo y
poder efectuar la posterior carga.
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INSTRUCTIVO XXXXXXXXXx
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2. DILIGENCIAR LOS DATOS EN EL FORMATO ESTÁNDAR DE OFERTA.
Una vez descargado el formato, se procede a diligenciar los datos de oferta y personal en el formato de oferta detallado a continuación:
Figura 13. Formato Estándar de Oferta.
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PROCESO
DIRECCIONAMIENTO
XXXXXXXXXXX
INSTRUCTIVO
XXXXXXXXXx
Código: XX – XX -xx
– X- xx
Versión: x.x
Fecha: Xxxxxx xx
de 201x
Página: 14 de 19
2.1 Campos a diligenciar en Formato Oferta:
En el Formato Oferta se ingresan los datos correspondientes a las personas que se acercan a la
empresa de servicios temporales y ofrecen su mano de obra y su fuerza de trabajo, este formato
identifica la oferta de mano de obra por edad y sexo de acuerdo a la clasificación nacional de
ocupaciones (C.N.O).
•
•
•
Razón Social: Escribir la Razón Social de la Empresa de Servicios Temporales, tal como
figura en el Certificado de Existencia y Representación Legal.
NIT: Escribir el NIT de la Empresa, incluyendo el dígito de verificación, solo números, sin
puntos, comas, guiones ni caracteres especiales. Por ejemplo: el NIT asignado en el
Registro Único Tributario es 800236547-8, para el formato será 8002365478.
Nombre de la Oficina: Ingrese el nombre de la sede que se encuentra diligenciando en
el formato:
o
o
Escriba “P” si el informe pertenece a la oficina principal.
Escriba “S” si pertenece a una oficina sucursal.
Seguidamente, ingrese el nombre de la sucursal. Por ejemplo: S Valledupar.
•
Año: Ingrese el año al cual pertenece el informe trimestral.
•
Trimestre: Seleccione en la lista desplegable el trimestre al que pertenece el informe que
se encuentra diligenciando.
•
ID: Esta columna contiene un listado numérico predeterminado, que enumera las filas
para los registros ingresados. La numeración predeterminada llega hasta el número 20
en el formato oferta. Si desea ingresar más datos debe diligenciar este campo
continuando con la secuencia de la numeración. Nota: Esta columna nunca debe quedar
vacía.
•
Tipo de documento: Seleccione en la lista desplegable, el tipo de documento del
empleado: “CC” Cédula de ciudadanía, “CE” Cédula de extranjería, “PA” Pasaporte.
•
Número Documento: Ingrese el número de documento del empleado sin puntos, comas,
guiones ni caracteres especiales. Por ejemplo si la cedula es 30.876.897 se ingresa
30876897
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•
Primer Apellido: Digite únicamente el primer apellido del empleado.
•
Segundo Apellido: Digite únicamente el segundo apellido del empleado.
•
Primer Nombre: Digite únicamente el primer nombre del empleado.
Nota: Las casillas Primer Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre no pueden quedar
vacías.
Segundo Nombre: Digite únicamente el segundo nombre del empleado.
Fecha de Nacimiento: Ingrese la fecha de nacimiento del empleado en formato AAAAMM-DD. Por ejemplo: “Si nació el 13 de Abril de 1987, se ingresaría de la siguiente
manera 1987-04-13”
•
•
Nota: Después de diligenciar completamente el formato y tener la certeza de que no
contiene errores, se debe guardar y cerrar. Una vez se haya cerrado NO se debe volver a
abrir, ya que Excel modificará automáticamente el formato de la fecha y el sistema no
permitirá el envío del archivo.
En caso de que se haya abierto el archivo, se debe cambiar nuevamente el formato de la
fecha a AAAA-MM-DD. Este se puede modificar fácilmente de la siguiente manera:
1. Seleccione toda la columna H “Fecha de nacimiento”
2. Haga clic derecho y seleccione “Formato de celdas”
Figura 14. Selección de Columnas.
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Fuente: MinTrabajo
3. Dentro de la pestaña “Número”, realice lo siguiente:
a. Seleccione en la lista de “Categoría” la opción “Fecha” .
b. En la lista desplegable “Configuración regional (Ubicación)”, seleccione:
“Español (Colombia)”.
c. Luego, desplácese a la lista superior “Tipo” y seleccione la descripción
asociada a AAAA-MM-DD. Por ejemplo “2001-03-14”.
d. Haga clic en Aceptar.
Figura 15. Cambiar Formato de Fecha.
a.
c.
b.
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• Sexo: Seleccione en la lista desplegable el sexo del empleado: “F” si es femenino ó “M”
si es masculino.
• Nivel educativo: En la lista desplegable seleccione el nivel educativo del empleado de
acuerdo a las opciones dadas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
•
Preescolar
Básica Primaria
Básica Secundaria
Media Académica o Clásica
Media Técnica
Normalista
Técnica Profesional
Tecnológica
Profesional
Especialización
Maestría
Doctorado
Ninguno
Núcleo de Formación: Seleccione en la lista desplegable el núcleo de formación del
empleado.
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•
Cargo a cubrir (C.I.U.O): Seleccione la opción en la lista desplegable del cargo a cubrir
según la Clasificación Internacional Uniforme de Ocupaciones. Adaptada para Colombia
– CIUO-08.
•
Estado Contrato: Seleccione el estado contrato en la lista desplegable de acuerdo a las
siguientes opciones:
1.
2.
3.
4.
5.
No contratado
Inicia contrato
Termina contrato
Inicia y termina contrato
Contrato Vigente
•
Fecha Inicial de Contrato: Diligencie la fecha inicial de contrato en formato AAAA-MMDD. Sólo debe colocar la fecha inicial de contrato si la persona fue contratada en el
trimestre a diligenciar, de lo contrario se debe dejar el espacio en blanco. Nota: Para el
diligenciamiento de este campo, se deben tener en cuenta las mismas recomendaciones
de formato realizadas para el diligenciamiento del campo “Fecha de Nacimiento”.
•
Fecha final de Contrato: Diligencie la fecha final de contrato en formato AAAA-MM-DD.
Sólo debe colocar la fecha final de contrato si la persona fue contratada en el trimestre a
diligenciar, de lo contrario se debe dejar el espacio en blanco. Nota: Para el
diligenciamiento de este campo, se deben tener en cuenta las mismas recomendaciones
de formato realizadas para el diligenciamiento del campo “Fecha de Nacimiento”.
Salario: En este campo ingrese el valor del salario del empleado sin puntos, comas,
guiones ni caracteres especiales. Por ejemplo: Si el salario del empleado es 1´000.000 –
Un millón de pesos Mcte, se debe ingresar 1000000.
NIT de la Empresa Usuaria: Escribir el NIT de la empresa usuaria, incluyendo el dígito
de verificación sin puntos, comas, guiones ni caracteres especiales. El número de NIT
ingresado debe encontrarse en el informe de Requisición, en caso de que durante el
proceso de revisión de los informes no esté relacionado este NIT, los dos informes serán
devueltos y no se tendrán en cuenta. Por ejemplo: el NIT asignado en el Registro Único
Tributario es 800236547-8, para el formato será 8002365478.
•
•
•
Tiempo de duración del contrato: Este campo incluye dos columnas a diligenciar:
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o
o
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“Tiempo”: Se ingresa el tiempo sólo en números, sin puntos, comas, guiones ni
caracteres especiales.
“Unidad de medida”: Se selecciona la unidad de medida de la casilla “Tiempo”.
En la lista desplegable se escoge la unidad medida de acuerdo a las siguientes
opciones:
Día(s)
Semana(s)
Mes(es)
Año(s)
•
Objeto del Contrato: En la lista desplegable seleccione el Objeto del contrato:
1.
2.
3.
4.
5.
Incapacidades
Incremento Temporal de la producción
Licencia de maternidad
Licencia no remunerada
Otro
3. GUARDAR EL ARCHIVO EN FORMATO .CSV
Una vez diligenciada la información de cada uno de los formatos, se procede a grabar el archivo
en formato .CSV (MS-DOS). El archivo debe ser guardado en formato .CSV (MS-DOS)
únicamente si el Formato se encuentra completamente diligenciado y está listo para el envío, en
caso de que aún falten datos por diligenciar en el formato, se debe guardar en el formato
predeterminado por Excel: “Libro de Excel”.
Para grabar el archivo en el formato apto para cargar en el sistema, se deben realizar los
siguientes pasos:
1. En la lista de Excel, hacer clic en “Archivo”.
2. Seleccionar “Guardar como”.
Figura 16. Guardar Formatos de Oferta y Demanda
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3. Seleccionar la ruta y el nombre con el cual se va a grabar el archivo
4. Buscar dentro de la ventana emergente el apartado “Tipo”, el cual es una la lista desplegable
que por defecto viene seleccionada en “Libro de Excel”.
5. En esa lista, seleccionar el formato para guardar el archivo, el cual es “CSV (MS-DOS)” .
6. Hacer clic en Guardar para finalizar el proceso de registro de los formatos y dejar el archivo en
el formato necesario por el sistema para realizar su posterior carga.
Figura 17. Guardar Formatos en extensión CSV (MS-DOS).
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PROCESO
DIRECCIONAMIENTO XXXXXXXXXXX
Código: XX – XX -xx – X- xx
Versión: x.x
Fecha: Xxxxxx xx de 201x
INSTRUCTIVO XXXXXXXXXx
4.
Página: 22 de 19
DILIGENCIAR LOS DATOS EN EL FORMATO ESTÁNDAR DE REQUISICIÓN.
Una vez descargado el formato, se procede a diligenciar los datos de requisición en el formato de requisición detallado a continuación:
Figura 18. Formato Estándar de Requisición.
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Versión: 1.0
Fecha: Enero 28 de 2014
Página: 23 de 19
4.1. Campos a diligenciar en Formato Requisición
En este formato se registra los requerimientos de las empresas de acuerdo a su actividad
económica, es decir el número de empresas que solicitan un trabajador temporal a la empresa
de servicios temporales.
•
Razón Social: Escribir la Razón Social de la Empresa de Servicios Temporales, tal como
figura en el Certificado de Existencia y Representación Legal.
•
NIT: Escribir el NIT de la Empresa, incluyendo el dígito de verificación, solo números, sin
puntos, comas, guiones ni caracteres especiales. Por ejemplo: el NIT asignado en el
Registro Único Tributario es 800236547-8, para el formato será 8002365478.
•
Nombre de la Oficina: Ingrese el nombre de la sede que se encuentra diligenciando en
el formato:
o
o
Escriba “P” si el informe pertenece a la oficina principal.
Escriba “S” si pertenece a una oficina sucursal.
Seguidamente, ingrese el nombre de la sucursal. Por ejemplo: S Valledupar.
•
Año: Ingrese el año al cual pertenece el informe trimestral.
•
Trimestre: Seleccione en la lista desplegable el trimestre al que pertenece el informe que
se encuentra diligenciando.
•
ID: Esta columna contiene un listado numérico predeterminado que enumera las filas
para los registros ingresados. La numeración predeterminada llega hasta el número 26
en el formato requisición; si desea ingresar más datos debe diligenciar este campo
continuando con la secuencia de la numeración. Nota: Esta columna nunca debe quedar
vacía.
•
Tipo identificación: Seleccione en la lista desplegable, el tipo de documento de la
empresa usuaria: “CC” Cédula de ciudadanía, “CE” Cédula de extranjería, “PA”
Pasaporte, “NI” NIT.
•
Número de identificación: Ingrese el número de identificación de la empresa usuaria sin
puntos, comas, guiones ni caracteres especiales. Por ejemplo: Si la cedula es 30.876.897
se ingresa 30876897.
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INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
INSTRUCTIVO PARA EL ENVÍO DE
INFORMES TRIMESTRALES DEL
TRAMITE EN LÍNEA
Versión: 1.0
Fecha: Enero 28 de 2014
Página: 24 de 19
•
Razón Social: Ingrese la Razón Social correspondiente a la Empresa Usuaria.
•
Departamento: Seleccione en la lista desplegable el departamento donde se encuentra
la dirección principal de la empresa usuaria.
•
Municipio: Seleccione en la lista desplegable, el municipio donde se encuentra la
dirección principal de la empresa usuaria.
•
Tamaño: En la lista desplegable seleccione el tamaño de la empresa usuaria:
1.
2.
3.
4.
5.
Menos de 10 empleados
De 10 a 50 empleados
De 50 a 199 empleados
De 200 a 499 empleados
De 500 o más empleados
•
Actividad económica C.I.I.U.: Seleccione en la lista desplegable la Actividad económica
desarrollada por la empresa usuaria.
•
Fecha de requisición: Diligencie la fecha de requisición en formato AAAA-MM-DD. La
fecha a ingresar debe estar dentro del rango del trimestre en el cual se presenta el
informe. Para el diligenciamiento de este campo, se deben tener en cuenta las mismas
recomendaciones de formato realizadas para el diligenciamiento del campo “Fecha de
Nacimiento” en el capítulo 2 del presente documento.
•
Cargo Requerido: Seleccione en la lista desplegable la opción del cargo para el que se
presentó la persona según la Clasificación Internacional Uniforme de Ocupaciones
Adaptada para Colombia – CIUO-88.
•
Número de Requisiciones registradas: Ingrese el número de requisiciones hechas en
el trimestre a registrar por la empresa solicitante.
•
Salario Ofrecido: En este campo ingrese el valor del salario ofrecido para el cargo sin
puntos, comas, guiones ni caracteres especiales. Por ejemplo: Si el salario del empleado
es 1´000.000 – Un millón de pesos Mcte, se debe ingresar 1000000.
•
Sexo: Seleccione en la lista desplegable el sexo del empleado:
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INSTRUCTIVO PARA EL ENVÍO DE
INFORMES TRIMESTRALES DEL
TRAMITE EN LÍNEA
Versión: 1.0
Fecha: Enero 28 de 2014
Página: 25 de 19
o “F” si es femenino
o “M” si es masculino
o “NA” si no aplica.
• Nivel educativo: En la lista desplegable seleccione el nivel educativo del empleado de
acuerdo a las opciones dadas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
•
Preescolar
Básica Primaria
Básica Secundaria
Media Académica o Clásica
Media Técnica
Normalista
Técnica Profesional
Tecnológica
Profesional
Especialización
Maestría
Doctorado
No. de Requisiciones cubiertas: Ingrese el número de requisiciones cubiertas.
El Formato de Requisición se debe grabar en formato CSV (MS-DOS) de acuerdo a las
instrucciones del Capítulo 3 del presente documento.
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INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
INSTRUCTIVO PARA EL ENVÍO DE
INFORMES TRIMESTRALES DEL
TRAMITE EN LÍNEA
5.
Versión: 1.0
Fecha: Enero 28 de 2014
Página: 26 de 19
ENVÍO DE INFORMES TRIMESTRALES AL MINISTERIO DEL TRABAJO.
Una vez grabados los archivos de oferta y demanda en el formato CSV (MS-DOS) requerido, se
procede a realizar el envío de los informes al Ministerio del Trabajo, para lo cual se deben realizar
los siguientes pasos:
1. Desplazarse hasta la parte inferior de la pantalla en donde aparece la opción “Ingresar
Informes” para el envío de los mismos.
2. Escoja de la lista desplegable “Seleccione Sucursal”, la sede de la cual desea enviar los
informes.
3. En la lista desplegable “Año del informe”, seleccione el año del informe a enviar.
4. En la lista desplegable “Periodo del informe”, seleccione el trimestre del informe a enviar.
5. En el espacio donde dice “Adjuntar formato de informes estadísticos Oferta”, haga clic en
“Examinar”, y ubique la ruta en donde ha quedado grabado el archivo del Formato Oferta con
extensión CSV (MS-DOS).
6. En el espacio en donde dice “Adjuntar formato de informes estadísticos Demanda
(Requisición)”, haga clic en “Examinar” y ubique la ruta en donde ha quedado grabado el
archivo del Formato Demanda (Requisición) con extensión CSV (MS-DOS). Nota: para los
pasos 5 y 6, el sistema debe mostrar los dos archivos seleccionados en las casillas que se
encuentran al lado de cada uno de los botones “Examinar”.
7. Si el sistema presenta los dos archivos en las casillas mencionadas, proceda a dar clic en
“Enviar Informes”.
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INSTRUCTIVO PARA EL ENVÍO DE
INFORMES TRIMESTRALES DEL
TRAMITE EN LÍNEA
Versión: 1.0
Fecha: Enero 28 de 2014
Página: 27 de 19
Figura 19. Envío de Informes Trimestrales.
2.
4.
3.
5.
6.
8. Si alguno de los archivos presenta7.
errores, el sistema mostrará el error. En dicho evento, el
usuario deberá corregirlo para proceder con el envío; en caso contrario, se mostrará un mensaje
confirmando que los informes han sido enviados de manera e
Fuente: MinTrabajo
8. Una vez recibido el mensaje de confirmación de envío de los informes puede cerrarse la
sesión, haciendo clic sobre la opción “Cerrar sesión”.
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INFORMES TRIMESTRALES DEL
TRAMITE EN LÍNEA
Versión: 1.0
Fecha: Enero 28 de 2014
Página: 28 de 19
Figura 20. Cerrar Sesión
Fuente: MinTrabajo
Los informes enviados serán revisados por un funcionario del Ministerio, el cual informará por
correo electrónico las observaciones pertinentes.
6.
ERRORES FRECUENTES
A continuación se describen los errores más comunes presentados por los usuarios. Por favor,
lea detalladamente para evitar generar errores en el momento del envío de los informes.
ERROR MOSTRADO POR EL SISTEMA: “El proceso no puede obtener acceso al archivo
'E:\Tramites\PDF_Tramites\EST\pdf\InformeOferta5492013P2.csv' porque está siendo utilizado
en otro proceso.”
Solución: Este error es mostrado por el sistema cuando el usuario ha realizado varios intentos
de subir archivos que contienen errores o han realizado un intento con múltiples errores, de tal
manera que el servidor se queda con el archivo y sólo se podrá realizar un nuevo intento de
envío al día siguiente. Por este motivo es de alta importancia verificar que los archivos se
encuentran sin errores antes de realizar la carga.
ERROR MOSTRADO POR EL SISTEMA: “El archivo plano no se encuentra separado por ";".
Por favor revise”
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Versión: 1.0
Fecha: Enero 28 de 2014
Página: 29 de 19
Solución: Los archivos de Formato de informes estadísticos Oferta y Formato de informes
estadísticos Demanda (Requisición) deben ser guardados como CSV (MS-DOS). Es común que
los usuarios graben estos archivos como extensión CSV (delimitado por comas) lo cual altera la
configuración del archivo y genera errores al momento de adjuntar el archivo, por tanto, es muy
importante verificar que no se esté cometiendo este error.
ERROR MOSTRADO POR EL SISTEMA: “El NIT de la empresa usuaria se debe ingresar con
dígito de verificación como un dígito más. Sin (espacios, comas, puntos o guiones)”
Solución: Los números de identificación ingresados (Cédula de ciudadanía, cédula de
extranjería, pasaporte o NIT) no deben ir separados por puntos, ni por comas, ni guiones.
ERROR MOSTRADO POR EL SISTEMA: “El valor ingresado es incorrecto”
Solución: Verificar que todos los campos se encuentren diligenciados. Es común que los
usuarios dejen columnas sin diligenciar (principalmente la columna ID) o diligencien columnas
parcialmente (es decir, no llenan la totalidad de casillas de la columna acorde a los registros
inscritos - filas), lo cual no permitirá realizar el envío del archivo.
ERROR MOSTRADO POR EL SISTEMA: “Formato de la fecha no es válido (AAAA-MM-DD)”
Solución: El formato de fecha siempre debe ser AAAA-MM-DD. Una vez se haya diligenciado el
formato y se tenga la certeza de que no contiene errores, se debe guardar y cerrar; después de
esto, NO se debe volver a abrir ya que Excel modificará automáticamente el formato de la fecha
y el sistema no permitirá el envío del archivo.
En caso de que se haya abierto el archivo, se debe cambiar nuevamente el formato de la fecha a
AAAA-MM-DD, tal como se indica en la forma de diligenciamiento del campo “Fecha de
nacimiento” en el capítulo 2 del presente documento.
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INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
INSTRUCTIVO PARA EL ENVÍO DE
INFORMES TRIMESTRALES DEL
TRAMITE EN LÍNEA
Versión: 1.0
Fecha: Enero 28 de 2014
Página: 30 de 19
CONTROL DE DOCUMENTOS
Nro.
Ítem
Versión Cambio
del
Cambio Realizado
Motivo del Cambio
Fecha
Cambio
Enero
1.0
del
28
de
2014
2.0
CONTROL DE DOCUMENTOS
ELABORÓ
Nombre
Cargo
REVISÓ
APROBÓ
Viviana Guerrero Córdoba
Arlin Amparo Muñoz
Artunduaga
Jose Ebert Bonilla Olaya
Contratista
Representante de la
Dirección para el
SIG.
Jefe Oficina de TIC
Firma
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