Carta de Instrucciones (anexo 2)

ANEXO 2. CARTA DE INSTRUCCIONES PARA INSTITUCIONES DE APOYO
PROYECTOS DE CAPACITACIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES 2015
Nombre de la Institución de Apoyo:
Procedimiento para la formalización del convenio de adhesión con ProMéxico y la correcta
comprobación y ejecución de su propuesta de capacitación.
a. Formalización del convenio.
Presentar la siguiente documentación:






Copia del Acta Constitutiva.
Poder Notarial del Representante Legal (en caso de no estar incluido en el Acta
Constitutiva).
Identificación Oficial del Representante Legal.
Comprobante de Domicilio de la Institución de Apoyo.
Copia de Cédula Fiscal (Registro Federal de Contribuyentes).
Copia de estado de cuenta bancaria, no mayor a tres meses de antigüedad, en moneda
nacional, con el mismo domicilio que el actual RFC y que sea emitido por una institución
bancaria establecida en territorio nacional.
Una vez elaborado el convenio, y validado por el área jurídica de ProMéxico, se enviará a la
Institución de Apoyo para su firma, por lo que deberá imprimir el convenio a color en cuatro
tantos por ambos lados y enviarlo a ProMéxico firmado por el Representante Legal, con su rúbrica
al calce en todas las páginas.
Entregar el anexo 1 (Propuesta de Capacitación en Negocios Internacionales) y anexo 2 (Carta de
Instrucciones para Instituciones de Apoyo) firmados y rubricados en cada una de sus hojas por el
Representante Legal.
b. Autorización de eventos.
Una vez que se hubiera autorizado la propuesta de capacitación a cada Institución, cada uno de
sus eventos será registrado en el sistema Business Process Management de Apoyos (BPM) por el
operador del programa. Esto será realizado entre 6 y 90 días naturales antes de cada realización
de la capacitación y se generará un folio por cada registro (evento de capacitación) para que cada
comprobación y consecuente reembolso se hagan de forma individual.
c. Promoción de los eventos.
En caso de emisión de folletos (impresos o electrónicos), carteles, anuncios de radio o televisión y
en cualquier otro medio de propaganda que incluya a ProMéxico como Apoyo, éstos deberán
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sujetarse al Manual de Imagen de Identidad de ProMéxico; mismo que podrá consultarse en la
siguiente liga: http://comunicacion.promexico.gob.mx/Identidad/index.html.
d. Proceso de reembolso.
Un ejecutivo del Centro de Administración de Apoyos de ProMéxico (CAAP) será el responsable de
validar la finalización del curso en el Sistema BPM, el cual enviará una liga electrónica por cada
uno de los folios generados (eventos de capacitación).
El coordinador de la Institución de Apoyo (IA) será el/la responsable de cargar los documentos
comprobables al Sistema BPM, una vez que reciba la notificación de éste último.
El coordinador del proyecto de la IA contará hasta con 20 días naturales para realizar la
comprobación de su evento. Este periodo empezará a contar a partir de la fecha de recepción de
la notificación del Sistema, incluyendo la emisión de la factura correspondiente y correcta a favor
de ProMéxico. En caso de no cumplir con el tiempo establecido, el Apoyo será cancelado.
La IA deberá incorporar al Sistema BPM, de manera obligatoria y sin excepciones, los siguientes
documentos:
1. Vale electrónico impreso y firmado por el participante, el cual deberá estar foliado y
autorizado por ProMéxico de acuerdo al formato validado. Será un vale por cada
participante que amparará el 50% del precio total del evento.
2. Lista de asistencia (en formato PDF y su correspondiente en Excel) con los siguientes
datos: Nombre del participante, identificación oficial (IFE, INE u otra), nombre de la
empresa para la cual labora, puesto que ocupa, teléfono de contacto incluyendo lada,
correo electrónico y firma autógrafa de participantes (exclusivamente para los eventos
presenciales).
3. Cuestionario de evaluación del evento de los participantes en formatos autorizados (PDF)
y su correspondiente descarga en Excel de acuerdo a la matriz autorizada. Para el caso de
los eventos presenciales, los cuestionarios en PDF deberán contener la firma autógrafa del
participante que lo contesta. La falta de firma anulará el cuestionario.
4. Memoria fotográfica de los eventos (con mínimo tres fotografías en formato .JPG), donde
se visualice el instructor y el quorum. Para el caso de los eventos virtuales, tres copias de
captura de pantalla; por ejemplo la información que se maneja en blogs, chats o foros de
discusión.
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Una vez que los comprobantes y documentos sean verificados por personal del CAAP, un ejecutivo
de esta instancia realizará su memoria de cálculo con el monto generado y pedirá el formato de
solicitud de reembolso. Con el visto bueno a éste, se requerirá una factura original a favor de
ProMéxico, a fin de poder realizar el respectivo reembolso.
Los datos de facturación son:
Razón social: PROMEXICO
Número de RFC: PRO-070709-9D2
Dirección fiscal: Camino a Santa Teresa No. 1679, Col. Jardines del Pedregal, Delegación Álvaro
Obregón, C.P. 01900, México D.F.
Concepto: “Apoyo para la prestación del servicio de capacitación señalado en el convenio de
adhesión (Número del convenio) signado entre ProMéxico y (Nombre de la Institución de Apoyo)”
(como aparece en el RFC).
*Se deberá indicar los eventos de capacitación a reembolsar con el monto exacto de Apoyo de
acuerdo con sus participantes, sin sobrepasar lo establecido en la Propuesta de Capacitación
(anexo 1). La factura deberá ser por el monto total sin desglosar el IVA.
Ejemplo:
Cantidad
1
Descripción del evento de
capacitación
Guía Básica para Exportar (fecha,
sede)
Valor Unitario
Valor Total
$1,200
____
$1,200
e.
Al finalizar el programa, la Institución de Apoyo se obliga a:
1. Responder el Cuestionario de Evaluación y Satisfacción.
2. Entregar al operador del Programa de Proyectos de Capacitación en Negocios
Internacionales los diplomas o constancias originales de los participantes asignados por
ProMéxico que reciban beca por parte de la Institución de Apoyo.
3. Entregar un informe final de resultados de acuerdo al formato establecido por
ProMéxico así como la interpretación del mismo.
f.
Condiciones Generales.
1. Los Apoyos solicitados deberán cumplir con los requisitos establecidos en los
Lineamientos para la Operación de los Apoyos y Servicios de ProMéxico vigentes.
2. Conservar los requisitos que dieron origen a la elección como Institución de Apoyo
beneficiaria.
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3. Cumplir con los términos y condiciones del Apoyo solicitado: Proyectos de Capacitación
en Negocios Internacionales.
4. Presentar en tiempo y forma los entregables y documentos comprobatorios.
5. Todo evento presencial puede ser sujeto a visitas físicas sin previo aviso por parte del
personal de ProMéxico.
6. Los eventos virtuales son sujetos a verificación, por consiguiente, la IA deberá entregar
una clave de acceso a los operadores del programa antes del inicio del mismo.
7. Es motivo de cancelación automática del Apoyo cuando ProMéxico detecte falsedad en
la información presentada.
8. ProMéxico tiene el derecho de solicitar información adicional de cualquier índole con el
fin de completar o corroborar la información proporcionada.
9. ProMéxico se reserva el derecho de no admitir las propuestas de aquellas Instituciones
de Apoyo que ya hayan participado anteriormente y no hubieren cumplido en tiempo y
forma las condiciones a las que hubieren estado sujetas.
10. Los Apoyos de ProMéxico siempre están sujetos a disponibilidad presupuestal.
11. La comprobación de recursos a reembolsar deberá sujetarse a los días establecidos.
Cualquier excedente en tiempo es motivo automático de cancelación de Apoyo.
12. En caso de cambio de fechas de algún evento de capacitación, por algún motivo en
particular, éste deberá notificarse al operador del programa antes de la fecha inicial,
empleando el Formato de Solicitud y Resolución de Cambio de Fechas.
13. En caso de realizar alguna cancelación de forma unilateral (sin notificación al operador)
el Apoyo será cancelado para todo el programa. Estas cancelaciones son sujetas, en todo
momento, a autorización por parte de la Unidad de Apoyos y Relaciones Institucionales
(UARI).
14. La capacitación deberá estar enteramente dirigida a la Población Objetivo señalada en la
convocatoria.
15. La autorización de los Vales electrónicos de los participantes es facultad exclusiva de
ProMéxico.
16. Las Instituciones de Apoyo tienen la facultad de promover sus eventos entre la
Población Objetivo de ProMéxico señalada en la Convocatoria.
17. El trámite de Vales electrónicos a través del portal de ProMéxico deberá hacerse de
forma personal e individual y está sujeto a autorización por parte de ProMéxico.
* Estos elementos, así como lo contenido en el cuerpo del Convenio y los demás anexos, no son
sujetos a negociación y la falta o incumplimiento en alguno de ellos es motivo automático de
cancelación del Apoyo de acuerdo al procedimiento establecido en el instrumento jurídico que nos
ocupa.
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Confirmo que he leído y acepto en todos sus puntos la presente carta de instrucciones:
LUGAR Y FECHA DE REQUISITADO:
Este formato estará vigente únicamente durante el año calendario en que se expidió.
Manifiesto bajo protesta de decir verdad que los datos asentados en la presente solicitud son verdaderos y
autorizo a ProMéxico a verificar la información proporcionada.
Nombre del Representante Legal:
Firma del Representante Legal: __________________
Es indispensable que la persona que firma este documento, sea quien firme los formatos y/o documentación
que se soliciten posteriormente.
ProMéxico se reserva el derecho de solicitar mayor información para llevar a cabo la comprobación o investigación de los datos asentados en el mismo, de
considerarlo necesario. La información proporcionada a ProMéxico, es clasificada en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental.
Siendo ProMéxico un fideicomiso público, no es patrocinado ni promovido por partido político alguno y sus recursos provienen de los impuestos que pagan
todos los contribuyentes. Está prohibido el otorgamiento de los Apoyos con fines políticos, electorales, de lucro y otros distintos a los establecidos. Quien
haga uso indebido de los recursos deberá ser denunciado y sancionado de acuerdo con la ley aplicable y ante la autoridad competente.
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