APF 1.3 PROCEDIMIENTOS DE ROTULACION, ENVASADO Y

ILUSTRE
MUNICIPALIDAD DE
VALDIVIA
Unidad de Calidad
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MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DE
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ROTULACIÓN, ENVASADO Y Versión: 2
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MEDICAMENTOS DESDE LA
UNIDAD DE FARMACIA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ROTULACIÓN, ENVASADO Y DESPACHO DE
MEDICAMENTOS DESDE LA UNIDAD DE
FARMACIA
APROBACION Y
AUTORIZACION
ELABORACION
REVISION
Nombre: Susana Oyedo P.
Nombre: Ma Isabel Hernández Nombre: Cecilia Veliz J.
G.
Cargo: Directora CESFAM Las
Cargo: Gestor de Calidd.
Animas
Cargo: Químico
Farmacéutico DESAM
Fecha: 112 12.
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Fecha: 11/2014
Firma:
DITA NORTE CHILE LTDA.
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Fecha: 11/2014
/ Firma:
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PROCEDIMIENTOS DE
ROTULACIÓN, ENVASADO Y
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ROTULACIÓN, ENVASADO Y DESPACHO DE
MEDICAMENTOS DESDE LA UNIDAD DE FARMACIA
1. INTRODUCCIÓN
Los avances en medicina y terapéutica han modificado completamente el
pronóstico y el tratamiento de muchas enfermedades. Esta evolución ha ido
acompañada de numerosos factores especialmente de un incremento en la
complejidad y en la especialización de la atención que han conducido de forma
involuntaria a un aumento de riesgos y daños innecesarios para los pacientes por
parte del sistema de salud.
Parte importante de los servicios farmacéuticos provistos por el Centro de
Salud se relacionan con rotulación, envasado y despacho de medicamentos para
los cuales se deben cumplir las normas relacionadas en forma estricta a través de
un trabajo coordinado para el cuidado de los usuarios por medio de la utilización
segura de los medicamentos con un sistema tal que garantice y asegure que el
producto correcto llegue a los usuarios correctos de forma rápida y eficaz.
2. OBJETIVO GENERAL:
Utilizar procedimientos de Farmacia actualizados de las prácticas
relevantes, para prevenir errores en la de dispensación de los medicamentos
prescritos.
3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Describir el procedimiento de rotulación, envasado y despacho de medicamentos
e insumos en la Unidad de Farmacia
- Definir un indicador, umbral de cumplimiento y constancia que se ha realizado
una evaluación periódica.
4. ALCANCE DE LA EJECUCION:
- Equipo de Unidad de Farmacia.
- Coordinadora Clínica.
- Medico integrante de Cornite de Farmacia.
- CECOF, Postas y Estaciones Médicas de salud Rural.
- Gestor de Calidad.
- Dirección del establecimiento.
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5. DOCUMENTACION DE REFERENCIA:
HOSPITAL DE TOME. AGOSTO 2012. Protocolo de Solicitud y Despacho de
Medicamentos e Insumos Clínicos.
MINISTERIO DE SALUD, 1984. Reglamento de estupefacientes, Decreto N°404.
MINISTERIO DE SALUD, 1995. Norma General Técnica N° 12, sobre la
organización y funcionamiento de la atención farmacéutica en la atención primaria
de salud.
MINISTERIO DE SALUD, SUBSECRETARIA DE SALUD PÚBLICA,
DEPARTAMENTO POLITICAS FARMACEUTICAS Y PROFESIONES MÉDICAS.
DIVISION DE POLíTICAS PUBLICAS SALUDABLES Y PROMOCION 2010. Guía
para las buenas prácticas de prescripción: metodología para la prescripción
racional de medicamentos.
6. DEFINICIÓN DE TERMINOS:
-
APF: Ambito Servicio de Apoyo Farmacia en Manual del Estándar General de
Acreditación para Prestadores Institucionales de Atención Abierta.
-
Envase: Es todo recipiente o soporte que contiene o guarda un producto, protege
la mercadería, facilita su transporte, ayuda a distinguirla de otros artículos y
presenta el producto para su venta
-
Envase primario: Recipiente destinado a contener el medicamento, el cual se
encuentra en contacto directo con él. Debe estar diseñado para permitir la salida
del contenido de manera apropiada.
-
Envase secundario: No siempre se presenta, es el embalaje exterior, en él se
encuentra el envase primario que cumple la función de protección, identificación e
información.
-
Envasado: es el procedimiento por el cual una mercancía se envasa o empaque
para su transporte y venta. Comprende tanto la producción del envase como la
envoltura para un producto
-
Medicamento: Es aquel preparado farmacéutico que contiene principios activos,
con o sin sustancias auxiliares, presentado en una forma farmacéutica, se utiliza
para la prevención, alivio, diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de
una enfermedad. Los envases, rótulos, etiquetas, y empaques hacen parte
integral del medicamento, por cuanto éstos garantizan su calidad, estabilidad y
uso adecuado.
-
Posología: dosis en que deben indicarse o administrarse los medicamentos.
-
Reenvasado: procedimiento por el cual se envasan los medicamentos en la dosis
del fármaco prescrita para cada usuario
-
Representación gráfica que reproduce la identificación de un
medicamento y entrega información objetiva relacionada con la terapia.
Rótulo:
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Despacho: Entrega responsable de un producto farmacéutico a su destinatario.
Última etapa de la dispensación donde se debe verificar si todas las etapas
previas están correctamente realizadas.
-
Medicamentos de alto riesgo: son aquellos que tienen un riesgo' muy elevado
de causar daños graves o incluso mortales cuando se produce un error en el curso
de su utilización.
-
Receta Médica:
documento formal por el cual los profesionales de salud
prescriptores (médico, odontólogo, matronas, tecnólogo médico c/mención en
oftalmología) indican un tratamiento a un usuario, que puede contener uno o más
medicamentos prescritos. Además, puede contener medidas e instrucciones para
prevenir, aliviar, controlar o tratar una enfermedad.
- Receta cheque: Recetario específico para Estupefacientes y Psicotrópicos, el cual
se usará solamente para la prescripción de los medicamentos que se encuentran
en el arsenal farmacológico del Centro de Salud.
-
Receta retenida: receta médica de papel en la cual el médico prescribe
medicamentos pscicotrópicos tipo benzodiacepinas de acuerdo a normativa
vigente.
- Unidad de Farmacia: espacio físico y todos los funcionadas que desempeñen
funciones inherentes a la conservación y dispensación de medicamentos e
insumos (botiquín farmacéutico de los CESFAM, Postas, CECOF y botiquín móvil).
7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO:
7.1.
Procedimiento de Rotulación de medicamentos durante el
almacenamiento:
• Todo medicamento que ingresa a la Unidad de Farmacia debe ser
almacenado en su respectiva gaveta o estantería
• Todas las gavetas deben estar claramente rotuladas, de tal manera de evitar
confusión. Este rótulo debe contener:
- Nombre del principio activo
- Dosificación
- Forma farmacéutica.
• Para abreviar la forma farmacéutica se utilizarán los siguientes términos:
- CM: Comprimido
- CP: Capsuia
- AM: Ampolla
- Jbe: Jarabe
- 0v: óvulos
• El rótulo debe estar escrito con letra imprenta o impresa.
• Los medicamentos de alto riesgo o que presentan un estrecho margen
terapéutico se le asigna un rótulo de color rojo, como fondo y letras de color
negro (ANEXO N°1).
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Para los medicamentos que presentan nombres similares se debe aplicar el
procedimiento "tal¡ man lettering" (letras mayúsculas resaltadas). Este método
se utiliza para distinguir los caracteres que son distintos entre dos palabras
similares. Se debe destacar el conjunto de caracteres o letras únicas del
nombre del medicamento, con letras mayúsculas, o por otro medio de un color
que contraste con el fondo, o bien combinando ambas estrategias para llamar
la atención, por ejemplo:
clorproma.
clorhidrato 25 mg.
clorpropa
250 mg.
• Además se debe evitar el almacenamiento de los medicamentos con riesgo
elevado de confusión en lugares próximos entre sí.
7.2 Procedimiento de Rotulación de medicamentos para la dispensación.
. El proceso de rotulación comienza una vez que se ha corroborado que los
medicamentos son los correctos para el usuario correcto, lo cual debe ser
verificado revisando que la receta preparada coincide con el RUT del usuario.
Luego de verificada la correcta preparación de la receta, se procede de la
siguiente forma:
Envasar de forma individual cada uno de los medicamentos e insumos y
rotular cada envase (bolsa de papel de color blanco) con letra legible en el
siguiente orden:
1) Nombre del principio activo (nombre genérico) y dosificación
2) Dosis
3) Cantidad
Por Ejemplo: La siguiente figura representa la correcta rotulación.
Aspirina CM 100 mg.
1 al día
30 comprimidos
• Esta información debe ser extraída de la receta del usuario.
• Si la información requerida no ha sido ingresada en la receta, debe ser
solicitada al médico tratante para su modificación o emisión, según
corresponda. En caso de recibir la información vía telefónica, el Técnico debe
cerciorarse a través de doble chequeo de la información recibida.
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En el caso que el envase esté rotulado y pre llenado con anterioridad
(Ejemplo: sobres blancos pre llenados) el Técnico deberá extraer los
medicamentos desde el interior con el fin de corroborar la cantidad e identidad
del producto.
Las precauciones e información que se escriben en forma manual
corresponderá a lo indicado por el profesional que prescribe.
Para los medicamentos que requieren de cadena de frío, se entregará al
usuario un informativo de conservación del medicamento.
7.3 Envasado de Medicamentos e Insumos:
• Los medicamentos deben ser entregados en las cantidades prescritas, sin
embargo en ocasiones, dicha cantidad no coincide con lo disponible en el
envase primario (blíster); en estos casos se debe extraer solo lo necesario y
envasar en sobre rotulado, sin sacar el medicamento desde su envase
primario.
• Para el procedimiento anterior, se procede a cortar cuidadosamente evitando
cortes en el canalículo que contiene el medicamento, manteniendo así el
fármaco libre de condiciones que favorezcan su degradación (humedad,
contaminación y temperatura).
• Si se llega a penetrar el receptáculo del medicamento, se debe separar del
resto, manteniéndolo en una caja especial, rotulada y separada del área de
preparación de medicamentos, para darlo de baja, registrando en planilla
Registro de Productos de Baja" (Anexo N°2).
• Una vez que se tenga la cantidad prescrita se procede a introducirlo en un
envase secundario que consiste en bolsa de papel blanco, en la cual se rotula
con nombre, prescripción, cantidad, posología y observaciones.
• Los insumos se deben entregar en las cantidades prescritas y luego se
procede a introducirlo en un envase secundario que consiste en bolsa de
papel blanco, en la cual se rotula con nombre, prescripción, cantidad,
posología y observaciones.
• Las formas farmacéuticas multidosis (colirios, gotas orales, suspensiones,
formas tópicas, inhaladores), no son re envasados, sin embargo, igualmente
deben ser rotuladas de acuerdo a prescripción.
• En el caso de los medicamentos que son re envasado con anterioridad al
despacho, igualmente deben ser rotulados en el envase secundario (sobre
blanco), cotejando previo a la entrega del contenido de este.
NOTA:
Para evitar errores de medicación ocasionados por medicamentos que tras la
alteración del envase primario queden sin la identificación adecuada, ya sea de
nombre, dosis o fecha de vencimientos, deben ser dados de baja depositándolo en
a caja de despacho y se registra la perdida en el documento.
7.4 Despacho de Medicamentos e Insumos:
- El despacho de cualquier medicamento desde la Unidad de Farmacia, debe ser
respaldado por una receta institucional ya sea electrónica y/o de papel de
acuerdo a reglas generales del CESFAM.
- Las recetas serán despachadas una vez que cada usuario presente su carné de
identidad o carné de salud en ventanilla de farmacia. En caso que sea una
tercera persona quien retira, esta deberá indicar que nivel de parentesco posee
con el usuario en cuestión.
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El procedimiento de despacho debe ser realizado en serie, por lo cual es
necesario que la Unidad cuente con dos Técnicos para su desarrollo. A cada
técnico se le asignará un número para representar más claramente la
metodología:
El Técnico 1 recibe el carné del usuario, corroborar si corresponde al usuario
correcto; para esto se le debe llamar, pedirle que mencione su apellido o
segundo nombre según sea el caso Corrobora la receta vigente que debe ser
despachada. Lee cuidadosamente y verifica que la receta cumpla con los
requisitos establecidos para su despacho (vigencia, medicamentos restringidos,
patologías asociadas, eventuales errores involuntarios de prescripción o de
usuario). A su vez elabora las bolsas de papel con el rotulado según
prescripción.
-
El Técnico 2 Recolecta los medicamentos yio insumos de la receta y los deja a
disposición del Técnico 1 sobre el mesón junto al carne de identificación del
usuario (de identidad yio crónico). Idealmente usar envase individual para cada
receta, ej caja de cartón o plástico.
- El Técnico 1 corrobora que lo recolectado corresponde a la receta del usuario
correcto y procede a envasar los medicamentos en las bolsas correspondientes,
verificando que el rótulo coincida con el medicamento a envasar y con la receta.
También se podrá usar envases con pre timbrado para completar lo pertinente.
- Cada medicamento es entregado individualmente al usuario, indicando con voz
clara el nombre del medicamento, la indicación médica y la cantidad que se
está despachando. Esto se repite para cada medicamento de la receta, la única
excepción a esto corresponde a los métodos anticonceptivos en donde la
indicación de la dosis será de acuerdo a lo que el profesional haya indicado al
usuario.
- Se solicita al usuario que antes de retirarse revise cuidadosamente los
medicamentos e insumos entregados.
- Además se debe indicar la fecha del próximo despacho, en forma verbal y por
escrito, entregando calendario que se adosa al carné de crónico (si lo portara)
(Anexo N°3).
- En el caso que se cuente con un solo Técnico en la Unidad, éste deberá
incorporar la técnica de doble chequeo en todos los pasos del despacho de
medicamentos, de tal manera de corroborar que los medicamentos correctos
son entregados al usuario correcto. Deberá revisar dos veces que los
medicamentos recolectados corresponden a la receta; revisará que cada
envase correctamente rotulado contenga el medicamento correspondiente,
revisando nuevamente en la receta; finalmente solicitará al usuario la revisión
de todo lo despachado.
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7.5 Despacho de Medicamentos sujetos a Control Legal:
- El médico prescriptor emitirá receta de papel y electrónica (a excepción de
aquellos en que no hay registro digital). La receta de papel debe cumplir con las
disposiciones contenidas en el Reglamento de Estupefacientes, Reglamento de
Productos Psicotrópicos y demás disposiciones sobre la materia de acuerdo al
tipo de producto (Anexo N°4).
- La receta (cheque o retenida) deberá ser extendida íntegramente de puño y
letra por el médico y en ella se anotará en forma clara y completa los
antecedentes indicados en el respectivo formulario, sin dejar espacios en
blanco ni enmendaduras.
- Los formularios de recetas cheques serán de uso personal y exclusivo del
profesional y no podrán transferirse ni cederse a ningún título.
- En cada receta podrá prescribirse un solo producto psicotrópico o
estupefaciente en la dosis necesaria para un paciente, indicándose las
cantidades en letras y números, y su dosis diaria. La receta cheque y la receta
retenida tendrá una validez de treinta días contados desde la fecha en que se
ha extendido.
- El usuario deberá presentar la receta de papel junto a su carnet de identidad en
la Unidad de Farmacia. En caso de ser un tercero quien retira, deberá ser
mayor de edad e igualmente presentar su carnet de identidad.
- El Técnico deberá corroborar que la receta de papel está extendida de acuerdo
a la normativa vigente, de lo contrario procederá a comunicar al médico
prescriptor las observaciones, quien deberá hacer una nueva receta. La receta
observada deberá quedar archivada en la Unidad de Farmacia y se deberá
anotar al reverso los motivos del no despacho.
- El Técnico que recibe (a receta, para despachar, deberá consignar al reverso de
ésta, la siguiente información:
• nombre completo de la persona que retira el medicamento
• número de cédula de identidad
• domicilio
• fecha de despacho
• constancia de despacho: firma del Técnico que despacha.
Para el despacho de estos medicamentos, igualmente se utiliza el
procedimiento descrito en el punto N°7.4.
8. PUNTOS DE VERIFICACION:
- Unidad de Farmacia.
9. RESPONSABILIDAD DEL ENCARGADO:
La difusión, cumplimiento y supervisión de dicho protocolo está a cargo de
la Coordinadora Clínica.
El análisis y ciclo de mejora continua estará a cargo Gestora de Calidad.
10. REGISTRO:
- Receta electrónica o de papel, según normativa.
- Registro de Productos de Baja.
- Libro de manejo de fármacos sometidos a control legal y estupefacientes.
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12. INDICADOR:
INDICADOR
% de recetas supervisadas según manual
TIPO
De Proceso
DIMENSION
Seguridad del paciente
FORMULA
N° de recetas dispensadas supervisadas según
Manual de Procedimientos de rotulación,
envasado y despacho de medicamentos en el
trimestre! N° total de recetas dispensadas
supervisadas xl 00
UMBRAL DE CUMPLIMIENTO
Mayor o igual a 95%
DEFINICION DE TERMINOS
Procedimientos de despacho de fármacos
contenidos en Manual de Procedimientos de
despacho
rotulación,
envasado
de
y
medicamentos.,
Resguardar la seguridad del usuario en relación
a prevenir errores de dispensación de
fármacos.
Pauta de cotejo del proceso de rotulación,
envasado y despacho de medicamentos.
JUSTIFICACION
FUENTE DE INFORMACION
METODOLOGÍA
Calculadora Muestra] Si.
PERIODICIDAD
Trimestral
RESPONSABLE
I
-
Coordinadora Clínica
13.- EQUIPO COLABORADOR:
Colaboraron en la elaboración de este protocolo:
- Susana Oyedo P Jefa Unidad de Adquisiciones y Abastecimiento.
- Ana Sáez F, Coordinadora Clínica Cesfam:J Sabat.
- Sandía Jofré R, Coordinadora Clínica Cesfam Rural Niebla.
- Gloria Jaramillo G, Coordinadora Clínica Cesfam Angachilla
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14. ANEXOS:
ANEXO N°1: Listado de Medicamentos de Alto nesgo.
MEDICAMENTOS DE ALTO RIESGO
Dopamina
Epinefnna
Propanolol ampollas
Amiodarona ampollas
Lidocaina ampollas
Glibenclam ida
Metformiria
Midazolam ampollas
Morfina ampollas
Tramado¡ todas sus presentaciones
Soluciones hipertónicas de glucosa (suerós cuya concentración
sea k 20%)
Cloruro de potasio ampollas
Insulinas
ANEXO N°2: Registro de Productos de Baja
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ANEXO N°3: Calendario de Retiro
Día
Próximo Retiro;
Mes- año
Cronico
Enero
2012
Febrero
2012
Marzo
2012
Abril
2012
Mayo
2012
Junio
2012
2012
Julio
Agosto
2012
Septiembre 2012
Octubre
2012
Noviembre 2012
Diciembre
2012
ANEXO N°4: Tipos de recetas de Productos Controlados
Estupefaciente
Psicotrópico
Psicotrópico
Lista
(benzodiacepinas)
TIPO DE RECETA
MEDICAMENTO
TIPO DE PRODUCTO
IV
Cheque (verde)
Cheque (verde)
Morfina
Metilfenidato
Fenobarbital
Clonazepam
Diazepam
Clordiazepoxido
Midazolam
Receta retenida
i
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MEDICAMENTOS DESDE LA
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11. FLUJOGRAMA DE ROTULACION, ENVASADO Y DESPACHO DE
MEDICAMENTOS E INSUMOS:
USUARIO ENEREGA
CARNET A U?i1DAD DE
FARMACIA
TECN1CO 1 BUSIA RECETA Y
VERIFICA ASPEdFOS MINIMOS
A CUMPLIR
CORRECTA EXTENSION
DE LA RECETA Y SU
CONTENIDO
TECNICO2 REqLECTA LOS
MEDICAMEN1iS Y SE LOS
ENTREGA ASECMCO 1
TECNTCO 1 REULA LOS
SOBRES DE PAP. Y ENVASA
LOS MEDICM&ENTOS
TECNICO 1'SEVISA
NUEVAMENTE RECETA VIS
LOS PRODUCTOSÉNVASADOS Y
TECNICO 1 ENTREGA C/U DE
LOS PRODUCTOS AL
USUARIO
_____ SI
4
1
TECNICO 1 SOLICTA A
USUARIO LA REVISION DE
CADA PRODUCTOS
ENTREGADO
TECNICO 1 GRABA
DESPACHO EN SISTEMA
COMPUTACIONAL,
y
NO
_____
4
PR
ES
TECNICO 1 DEVUELVE
LOS PRODUCTOS
INCORRECTOS ATECNICO
2 A REALIZAR
NUEVAMENTE REVISION
Y PROCEDIMIENTOS