eContracte - Ajuntament de Barcelona

eContracte
Més a prop de l’oficina
sense paper
Data: octubre 2010
1
Fitxa resum del projecte
Descripció
Objectius
El nou sistema d’expedient electrònic de contractació permet dur a terme totes les tasques associades als diferents
procediments de contractació en suport electrònic. La seva implementació, ha permès així mateix el
replantejament i simplificació dels processos de contractació.
 Homogeneïtzar els criteris i procediments de contractació en tot el Grup de l’Ajuntament de Barcelona.
 Millorar els processos de treball actuals, eliminant tasques i rutines innecessàries i proposant nous procediments
de treball més eficients i adaptats a la nova Llei de Contractes del Sector Públic.
 Posar a disposició dels empleats públics del Grup un nou sistema d’informació que millori les necessitats en
l’àmbit de gestió de la contractació pública.
 Avançar en l’àmbit d’eAdministració reduint l’ús de paper, així com els corresponents costos associats.
Col·lectius implicats
Avantatges
 Proveïdors Ajuntament de Barcelona
 Intervenció
 Secretaria Tècnico-Jurídica
 Serveis Jurídics Centrals
 Contractació dels Districtes
 Contractació dels Sectors
 Optimització del procediment administratiu (ús de fluxos de treball) per tal de
reduir el temps mitjà necessari per a la tramitació completa d’un expedient.
Unitats
 Direcció d’eAdministració
 Secretaria General
tècniques
responsables  Institut Municipal Informàtica
 Millora de l’intercanvi de dades entre els òrgans peticionaris i els òrgans
gestors, així com amb altres administracions i entitats, això permet estalviar a
ciutadans i empreses l’aportació de documents que ja estan en poder
d’alguna Administració.
Data
llançament
 Disposar d’informació suficient i de qualitat pera la gestió i l’anàlisi.
 Gener 2010
 Substitució dels mitjans actuals (majoritàriament ofimàtics / manuals) per la
utilització d’un sistema d’informació corporatiu basat en procediments
estructurats de treball.
 Reducció progressiva de l’ús del paper.
 El sistema incorpora les novetats de la Llei de Contractes del Sector Públic.
2
Context de la necessitat
Els procediments de contractació (eminentment manuals) eren heterogenis entre les diferents
unitats organitzatives amb capacitat d’aprovisionament de bens i serveis a Districtes i Sectors
Fins a la posta en marxa de l’expedient electrònic de contractació (eContracte), el procés de contractació
es duia a terme amb eines ofimàtiques que requerien d’operatives manuals en la gestió i tractament de
la informació. La descentralització del model ajudava a la heterogeneïtat dels procediments.
eAdministració i Sistemes
Medi Ambient
Recursos Humans
CONTRACTACIÓ
CONTRACTACIÓ
Procediments de aprovisionament de
bens i serveis no homogenis
Implicava
eContracte representa un avenç en la implantació de l’expedient electrònic en els principals àmbits
d’actuació de l’Ajuntament. eContracte permetrà el tractament electrònic de 5.500 expedients anuals.
Manca de criteris i procediments homogenis a la organització, especialment en el cas de contractes menors
Important volum de documents físics gestionats de forma manual amb suport d’eines ofimàtiques.
Tramitació complexa resultat del procés de signatures i validacions així com de la multiplicitat d’actors que
participen en el procés, afavorint així terminis de resolució elevats.
3
L’expedient electrònic de contractació. Visió general
L’eContracte permet la tramitació electrònica dels expedients de contractació, d’extrem a
extrem del procés, i de forma telemàtica
Objectius assolits
El nou model dóna resposta als objectius i reptes plantejats en relació a l’expedient electrònic municipal:



Reduir l’ús de paper i els corresponents costos associats.
Posar a disposició dels empleats públics que gestionen la contractació del Grup de
l’Ajuntament de Barcelona un nou sistema d’informació que doni resposta a les necessitats
existents en l’àmbit de la contractació pública.
Millorar els processos de treball actuals, eliminant tasques i rutines innecessàries i
proposant nous procediments de treball més eficients.
Premisses
La solució de l’expedient electrònic de contractació, s’ha desenvolupat tenint en compte una sèrie de
premisses:
 Integració de la signatura electrònica en els procediments de treball de la contractació
pública, sota la infraestructura de CATCert.
 Integració amb sistemes externs (interoperabilitat) que permetin l’acceleració del procés de
tramitació, com per exemple el Registre de Licitadors, l’AEAT, Registre Mercantil,...
 Integració amb els sistemes corporatius relacionats (intraoperabilitat)
 Normalitzar i homogeneïtzar la tramitació dels expedients de contractació mitjançant l’ús de
fluxos de treball predefinits
 Substitució del mitjans actuals (majoritàriament amb eines ofimàtiques i manuals) per la
utilització d’una eina de tramitació electrònica de contractació corporativa basada en
procediments estructurats de treball
4
L’expedient electrònic de contractació. Solució funcional
Procés
d’adjudicació
Districtes
Sectors
Documentació
suport adjudicació
PREPARACIÓ
ÒRGAN
GESTOR
Decret d’adjudicació
UNITAT
PETICIONÀRIA
Districtes Sectors
ÒRGAN
GESTOR
UNITAT
PETICIONÀRIA
ÒRGAN
CONTRACTACIÓ
eContracte permetrà automatitzar la generació de la documentació requerida a cadascun
dels tràmits que composen la tramitació de l’expedient de contractació
Certificacions
LICITACIÓ
EXECUCIÓ /
PAGAMENT
ADJUDICACIÓ
Liquidació contracte i
tancament expedient
RECEPCIÓ /
PAGAMENT
Sistemes externs
(AEAT, RELI, TGSS, Registre Mercantil)
eContracte
SAP EcoFin
Signatura
electrònica
Impressió
Comunicació
automàtica (e-mail)
Workflow SAP
Traçabilitat
expedients
eDocument
Còpia Autèntica
5
L’expedient electrònic de contractació. Solució tecnológica
eContracte s’integra tant amb els sistemes corporatius, (SAP EcoFin, eAdministració), com
amb sistemes externs (Registre de Licitadors), això fa possible la tramitació 100% telemàtica
Licitadors
Empreses
Professional
Front office
Tauler d’Edictes
Perfil del contractant
Diaris Oficials
Lògica de tramitació
eContracte
Mòduls comuns Expedient Electrònic
Workflow SAP
Cartografia i
geocodificació
Còpia Autèntica
NIB
E-Document
Passarel·la de
Pagament
Arxiu electrònic
e-Registre
E-Signatura /
Portasignatures
Sistemes externs
RELI
Impressió
Registre
Mercantil
SAP Ecofin
(gestió econòmica)
TGSS
AEAT
6
L’expedient electrònic de contractació. Elements clau del model
Generació
automàtica de
documents
La integració d’eContracte amb SAP EcoFin, és clau en el model implantat, doncs és SAP qui genera
els codis unívocs d’identificació dels diferents expedients. Així, SAP eContracte utilitza el mestre
de tercers d’ecofin per evitar tenir duplicitats en la informació.
La integració amb SAP permet avaluar la disposició de crèdit de les partides prèviament al inici del
procés de contractació i realitza de forma automàtica els diferents assentaments (A, D, O, K) a
mida que avança el procés de tramitació, adjudicació i recepció de l’obra, servei o producte
adquirit
Elements de
gestió
La solució implantada s’integra amb el workflow de SAP. Això permet agilitzar de forma
significativa la tramitació, doncs crea alertes, avisos i fins i tot genera els documents de forma
automàtica en funció del moment del procés en que ens trobem i les seves especificitats
(contracte menor, obert, negociat,...)
Integració amb SAP
econòmic financer
Més enllà de les millores associades a l’expedient electrònic de contractació, s’han revisat i
simplificat una sèrie d’elements de gestió amb l’objecte de fer més eficient el procediment
S’ha revisat i simplificat un dels procediments més comuns, el de contracte menor, buscant una
major agilitat i eficiència del procés. Això ha permès que la tramitació es dugui a terme amb un
màxim de 5 documents i 3 firmes de validació i aprovació
Actualment és possible la contractació menor en un termini d’uns 3 dies
7
L’expedient electrònic de contractació. Elements d’innovació
El nou model permet automatitzar certes tasques, com els assentaments comptables o la
publicació als diaris oficials, gràcies a la seva integració amb SAP EcoFin i el motor BPM
Procés de contractació menor 100% electrònic
1
eContracte permetrà sol·licitar i fer efectiva la contractació a través del procediment
menor de forma totalment electrònica. Això fa possible eliminar l’ús del paper i
elimina els desplaçaments de les empreses licitadores, amb l’estalvi en temps i
gestions que això significa
2
Fluxos de treball automatitzats amb sistema de bústies
L’eContracte gestiona els diferents fluxos de treball automatitzant les tasques
administratives a través d’un sistema de bústies que assigna les diferents tasques
a cada tipus de rol dins del sistema, incorporant alertes i avisos per tal de facilitar
el compliment dels terminis fixats. S’estima una reducció del 30% en els terminis
de tramitació
2
Integració amb SAP EcoFin
La solució implantada està plenament integrada amb SAP EcoFin, això facilita la
gestió financera de l’aprovisionament, en automatitzar en temps real els
assentaments comptables al llarg del procés de contractació
8
L’expedient electrònic de contractació. Lliçons apreses al llarg del projecte
En casos de solucions com eContracte, que requereixen de participació d’altres (emissió de
certificats digitals), cal tenir en compte les limitacions derivades d’aquestes dependències
1
Desplegament amb acompanyament
Tenint en compte el volum i heterogeneïtat de perfils i competències dels futurs
usuaris d’eContracte, el desplegament del nou model s’ha fet per de forma
esglaonada en els sectors i districtes amb suport presencial de vàries setmanes. El
mateix dia de la posada en marxa del servei, es desplega un equip de suport
presencial per acompanyar i formar als usuaris en els primers usos de l’aplicació així
com atendre les possibles incidències.
2
Dependències de tercers poden condicionar desplegament
El desplegament del servei amb més de 800 usuaris afectats a tot
l’Ajuntament ha implicat un procés logístic associat a la signatura
electrònica. Un procés en què l’Ajuntament s’ha coordinat amb la capacitat
d’emissió de targetes de signatura electrònica per part de l’entitat
certificadora catalana, CATCert.
9
L’expedient electrònic de contractació. Magnituds
Amb un desplegament esglaonat, actualment s’ha implantat el procediment menor a
pràcticament tot l’Ajuntament. Es preveu finalitzar el desplegament de l’Obert i el Negociat
durant l’any 2011
Contractes Menors
180
160
140
120
100
80
60
40
20
0
Col·lectius implicats
Professionals de l’Ajuntament de Barcelona (prop de 840
persones):






Gerència de Sector / Districte
Intervenció General i Delegada
Secretaria Tècnico-Jurídica / Secretaria Delegada
Serveis Jurídics Centrals
Departaments de Recursos Interns dels Districtes /Sectors
Unitats tècniques de sectors / Districtes
10
www.bcn.cat/egovernment
11