Control Interno - Universidad del Cauca

Oficina de Control Interno
INFORME DE GESTIÓN OFICINA DE CONTROL INTERNO
En lo transcurrido de las vigencias 2000 a 2008, la Oficina de Control
Interno realizó las diversas actividades que le atañen funcionalmente
conforme a la Ley 87 de 1993 y disposiciones concordantes regulan el
ejercicio del control interno.
Ello ha implicado actividades permanentes de acompañamiento, asesoría,
evaluación y seguimiento la Gestión Universitaria, materializada en los
diversos procesos académicos y administrativos.
Desde el año 2007 acompaña de manera especial el desarrollo del
Sistema de Control Interno, estimulando, entre otros, la participación del
Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y las diversas
instancias académicas y administrativas, en el proceso de evaluación, e
implementación del Modelo Estándar de Control Interno-MECI en la
Universidad, verificando que cada componente cumpla con lo principios
de eficiencia y eficacia; economía y pertinencia con el objeto social.
De igual manera la Oficina ha enfatizado el apoyo a la Gestión Ambiental,
a través de la activa participación en el Comité de Gestión Ambiental, en
la búsqueda de alianzas con la academia y externas, para impulsar la
estructuración de un Plan de Manejo Integral y su implementación
inmediata, a través de la ejecución de programas de línea ambiental.
Adelantó actividades conducentes a una autoevaluación del control y de
la gestión, realizando visitas de evaluación y acompañamiento a los
procesos académico-administrativos y acordando con los responsables
propuestas de planes de mejoramiento. Informes y planes son objeto de
conocimiento por el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno,
máxima instancia de Control Universitario en donde se discuten y son
objeto de seguimiento.
Verificación del cumplimiento de los requisitos y procedimientos:
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De suscripción, adjudicación, perfeccionamiento y ejecución de
contratación directa, de obra civil y mantenimiento, contratación con
formalidades plenas con base a lo establecido en el Estatuto de
Contratación de la Universidad del Cauca, contratación mediante ordenes
de servicio y órdenes contractuales, la contratación por suministros o
compra de bienes muebles y la ejecución de contratos por convenios.
Claustro de Santo Domingo, Calle 5a. No. 4-70 Popayán – Colombia
Teléfono (2) 8209900 Ext: 1362, 1151, 1152 y 1153
Internet:: www.unicauca.edu.co E-mail: [email protected]
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-
De verificación de la eficiencia, eficacia y control de los procedimientos,
evaluando aspectos relacionados con los riesgos para las inversiones y
depósitos en cuentas y papeles de inversión, el manejo de bienes y
elementos servibles e inservibles, el manejo y control de existencias de
elementos, la prestación de servicios de bienestar (deporte y salud) para
los estudiantes, venta de servicios en desarrollo de actividades
académico investigativas, análisis a los estados financieros, la ejecución
presupuestal.
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De análisis y propuestas al proyecto de Estatuto Financiero y
Presupuestal de la Universidad y al Estatuto Profesoral y las normas
Universitarias que regulan el escalafón docente.
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De seguimiento de los procesos de elección de representantes, docentes,
empleados y trabajadores en las distintas corporaciones de la Universidad
del Cauca y de elección de representantes de las directivas académicas
en el Consejo Superior y Representante de los directores de Institutos de
postgrado al Consejo Académico de la Universidad del Cauca.
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En la administración del talento humano: La oficina evaluó el
procedimiento de otorgamiento de auxilios de capacitación al personal
administrativo, el reconocimiento por funciones académico-administrativas
a docentes de la Universidad del Cauca y, el manejo de auxilios derivados
de la Convención Colectiva de Trabajo.
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De Gestión Documental, al interior de la Oficina se ha dado puntual
cumplimiento a las normas externas e internas en manejo de los
documentos físicos y electrónicos. A su vez, dentro del ejercicio de sus
funciones, ha permeado las actividades adelantadas por las unidades
académico administrativas en la aplicación de las normas archivísticas en
los archivos de gestión, central e histórico.
A tono con los parámetros legales y reglamentarios la Oficina de Control
interno realiza seguimientos a la aplicación y actualización de las Tablas
de Retención Documental de las dependencias, sugiriendo
redireccionamientos y acomodos, conforme a la nueva caracterización de
los procesos y procedimientos administrativos.
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De Gestión Ambiental: con la División de Comunicaciones y la Facultad
de Ingeniería Civil, Programa de Ingeniería Ambiental, impulsó el
programa de Manejo de Residuos Sólidos en la Universidad del Cauca,
como parte del Plan Integral de Gestión Ambiental Institucional. Y
recientemente, con el apoyo de un grupo de estudiantes de X semestre
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del programa de Ingeniería Ambiental, bajo la dirección de un docente
experto, se adelantan visitas de auditoría en diferentes espacios físicos
de la Universidad, teniendo en cuenta aspectos relacionados con el
desarrollo del sistema de Gestión Ambiental SIGA, la gestión y manejo de
los residuos sólidos, líquidos y gaseosos, la desactivación de los residuos
peligrosos de los laboratorios, el tratamiento y disposición de los residuos
orgánicos de procesos agrícola, industrial y de áreas administrativas, la
gestión y manejo del espacio natural y/o entorno de las edificaciones y
uso eficientes de los recursos de agua y energía.
A la fecha, se ha realizado la socialización de los informes con las
dependencias involucradas en las auditorías ambientales, y la
sensibilización en el tema ambiental, utilizando en la exposición medios
audiovisuales para evidenciar las problémicas más relevantes y visualizar
sus soluciones.
En el fomento de la cultura de autocontrol:
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Diseño, diagramación y socialización de la cartilla "Hacia una cultura de
autocontrol" Nº 1 y de la cartilla "Hacia una cultura de control Nº 2"-,
relacionadas con los principios generales para el diseño y montaje de
procedimientos para salvaguardar el patrimonio de la Universidad del
Cauca.
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Elaboración y publicación de artículos de fomento de la cultura de control
en el periódico Institucional "Universidad Hoy" y difusión periódica de
mensajes de reflexión en lo relativo a desarrollo personal, profesional y
organizacional a través de carteleras universitarias, volantes y página
Web de la Universidad, de mensajes.
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Sobre Fondos de Caja Menor realiza arqueos a las cajas menores y
auxiliares, y verificaciones a los gastos para el trámite de solicitudes de
reembolso y ofrece capacitación general al inicio de cada vigencia para
los responsables del manejo de los fondos de caja menor, y
permanentemente atiende consultas.
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Publicó en el portal institucional, link de Control Interno, el documento
guía sobre manejo y control de recursos de Caja Menor.
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Orientación de exposiciones, talleres y acompañamiento a las distintas las
dependencias y áreas de la Universidad, para el desarrollo del
componente de la Administración del Riesgos.
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Divulgación mediante comunicados en la página Web de la Universidad
de normatividad externa e interna propuesta por la Oficina, de interés
para la comunidad universitaria relativos al control interno.
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Apoyo y acompañamiento al diagnóstico e implementación del MECI.
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Estructuración de Planes de Mejoramiento Institucionales, por procesos y
dependencias.
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Acompañamiento a la formulación de Planes de Acción.
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Actividades de apoyo a la línea ambiental de la Universidad del Cauca.
Actividades para la implementación del MECI:
En la implementación del MECI, la Universidad ha agotado las fases que
propone la guía de implementación, lo cual incluye:
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Sensibilización y socialización del MECI.
Conformación de Grupos de Trabajo para la implementación del MECI.
Diagnósticos sobre el estado de desarrollo del MECI.
Programación y ejecución de actividades de implementación.
Evaluaciones y presentación de informes acerca del nivel de desarrollo
del Sistema de Control Interno y de la implementación del MECI.
Participación en la Dirección del Comité de Control Interno de
Universidades Públicas CIUP, con sede en Bogotá.
Organización del seminarios 5 encuentro de Control Interno de
Universidades Públicas.
Organización del seminario sobre administración de riesgos, con
orientación del Departamento Administrativo de la Función Pública,
dirigido a la alta dirección universitaria; y posteriormente se replicó a los
funcionarios de todas las dependencias y unidades académicas, y,
utilizando la metodología de talleres se elaboraron los mapas de riesgo de
las dependencias, cuyos resultados fueron insumo para el Plan
Prospectivo 2012.
Elaboración de la Cartilla Guía para la Administración de Riesgos.
Propuesta y puesta en marcha de un aplicativo web, como instrumento de
desarrollo del componente de Administración del Riesgo, destinado al
manejo del Mapa de Riesgos, que permite de manera interactiva su
monitoreo y la actualización.
Asesoría y acompañamiento a la actualización del Mapa de Riesgos
Institucional a partir de los de cada una de las dependencias.
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Acompañamiento en la elaboración del documento base para el Manual
de Ética y Convivencia e insumo para la estructuración y adopción del
documento “Lineamientos sobre Ética Universitaria” el cual fue
estructurado con la representación de los estamentos universitarios y
adoptado mediante resolución 090 del 2008.
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Acompañamiento en la elaboración del documento de Políticas de
selección y vinculación del talento humano docente.
Participación activa en las jornadas de sensibilización sobre el MECI y las
normas que rigen el Sistema de Control Interno en la Universidad.
Acompañamiento a la Oficina de Planeación al levantamiento del mapa
de procesos, del manual de funciones, y del manual de procesos y
procedimientos.
Propuesta de planes de mejoramiento a los procesos auditados, y
practica seguimiento periódico para determinar su cumplimiento.
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Acompañamiento en la relación con entes externos
Ha sido permanente, teniendo una dinámica más efectiva a partir del año
2007, a través de:
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Interlocución entre la Universidad y la Contraloría General de la
República, durante la visita de Auditoría Gubernamental con Enfoque
Integral, realizada en las diferentes vigencias, con base en las cuales.
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Coordinación logística, documental y estructural de las respuestas a las
cartas de gerencia, observaciones e informes preliminares trasladados
durante la visita.
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Apoyo a la Dirección Universitaria en la formulación del Plan Institucional
de Mejoramiento, a suscribir con el Organismo de Control.
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Coordinación de mesas de trabajo con la Contraloría, para la resolución
de controversias presentadas en virtud de las visitas.
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Consolidación, verificación y seguimiento de la información relativa a los
avances alcanzados a los hallazgos plasmados en el Plan de
Mejoramiento, de conformidad con las resoluciones emanadas por la
Contraloría General de la República, con las que se reglamenta la
metodología de los planes de mejoramiento que presenta la entidad al
Ente de Control.
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Coordinación logística y estructuración de informes periódicos de avance
al Plan de Mejoramiento Institucional.
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Difusión en el portal institucional, de los planes de mejoramiento suscritos
en cada vigencia y de los avances respectivos, según las directrices
establecidas por la C.G.R.
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Seguimiento al Reporte SICE-Sistema de Información para la Vigilancia
de la Contratación Estatal y acompañamiento a las acciones correctivas
necesarias para la desactivación de las alarmas y sugerencias
preventivas.
Lucía Amparo Guzmán Valencia
Jefe Oficina de Control Interno