xi informe pormenorizado de control interno ley 1474

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
FABIO JARAMILLO LONDOÑO
NIT: 900.211.468-3
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE
2011
Jefe de Control
Interno:
GLORIA YINETH TRUJILLO
MOLINA
Período evaluado: NOVIEMBRE
DICIEMBRE 2014 A FEBRERO
2015
Fecha de elaboración:
MARZO DE 2015
6
DE
MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTION
Componente Talento Humano
Dificultades
El Manual de funciones de la empresa, debe ajustarse incluyendo las competencias
laborales en cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 2484 de 2014.
La falta de socialización de algunos manuales, guías, protocolos modificados por
actualización en la norma o ajustes en los procesos.
El clima laboral se debe evaluar por lo menos una vez cada dos años, el cual nos
permite diagnosticar la percepción que el Talento Humano tiene de la organización;
en búsqueda de generar alternativas que permitan contribuir alcanzar un clima
laboral optimo en la empresa y lograr al máximo su nivel de satisfacción orientado a
alcanzar un alto grado de desempeño laboral.
De la misma manera es importante ajustar el Plan de Bienestar Laboral e Incentivos,
teniendo en cuenta los resultados del diagnostico del clima laboral; formulando de
manera independiente el Plan de Incentivos en el cual se incluyan aspectos que
contribuyan a la motivación del Talento Humano en la organización.
El programa de Inducción y Re inducción en la empresa se debe continuar
socializando a nivel de todo el personal que labora al servicio de la misma, tomando
las evidencias del registro de asistencia de la participación de los funcionarios.
Avances
Se ha logrado desarrollar el Plan de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, el
cual ha permitido mejorar sus condiciones, haciendo énfasis en los factores de riesgo
propios de la actividad laboral que generan los accidentes de trabajo y enfermedad
laboral; asignando los recursos humanos, financieros, tecnológicos y físicos que sean
necesarios para su logro; en cumplimiento a las disposiciones legales, normas de
seguridad y demás disposiciones del tema.
De esta manera durante el cuatrimestre evaluado: noviembre - diciembre 2014 y
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Enero - Febrero 2015, se han adelantado las actividades programadas en el
Cronograma previsto; entre ellas tenemos la inducción al personal nuevo vinculado a
la empresa, consolidado de ausentismo laboral y sus indicadores de gestión, pausas
activas en el trabajo, fomento de estilos de vida saludable, sedentarismo, tabaquismo y
alcohol, sedentarismo; seguimiento accidentes de trabajo y su indicador e
identificación de medidas preventivas, reuniones mensuales de COPASO, capitación
de ahorro de agua y reunión de los comités de gestión ambiental.
El programa de Bienestar Social e Incentivos de la ESE Fabio Jaramillo Londoño se
ha diseñado y cumplido a satisfacción, en el cual se han desarrollado las diferentes
actividades de recreación y capacitación, en búsqueda de contribuir a mejorar la
calidad de vida de los funcionarios y el clima organizacional; fomentando el buen
desempeño en el talento humano que labora al servicio de la organización.
El Plan Anual de Capacitación se viene desarrollando en la
porcentaje de 96% de cumplimiento durante la vigencia 2014; en el
las principales necesidades y prioridades de los funcionarios
fortalecer el desarrollo de los procesos y procedimientos en pro
continuo al interior de la institución.
empresa, con un
cual se incluyeron
que permitieran
del mejoramiento
Los acuerdos de gestión se han suscrito dentro de los términos legales establecidos,
con el seguimiento y evaluación en el término establecido después de acabar el
ejercicio.
Componente Direccionamiento Estratégico
Dificultades
Es importante que se continúe socializando la Plataforma Estratégica de la empresa
en el cual se encuentra inmersa la Misión, Visión, y objetivos institucionales alineados
a la política administrativa de la entidad.
En los planes y programas, se deben seguir revisando los cronogramas establecidos y
el cumplimiento de las metas.
Se debe culminar la caracterización de los procesos, por cuanto se cuenta con más de
la mitad estos construidos, quedando por cubrir otra parte de ellos.
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Avances
La empresa continúa manteniendo su entorno de control estratégico, cuenta con el
equipo MECI, dinámico que conoce sus funciones dentro de la aplicación,
mantenimiento y fortalecimiento del modelo. Además, el Comité Coordinador de
Control Interno se encuentra activo, desarrollando las reuniones correspondientes
para tratar los temas relacionados, dejando evidencias de las mismas.
Se cuenta con la Plataforma Estratégica, Código de Ética y Valores que contiene los
principios y valores, adoptado mediante Resolución No.0754 del 18 de junio de 2009;
el cual se ha venido socializando en el proceso de inducción y re inducción de la
institución.
La empresa cuenta con su Plan de Desarrollo, aprobado por la Junta Directiva, el es
evaluado anualmente por parte de la Junta Directiva. Contiene programas y
proyectos enmarcados en las necesidades y expectativas de los usuarios, a quienes se
orienta la prestación del servicio de salud.
Componente De Administración Del Riesgo
Dificultades
La política de administración de Riesgo no se ha divulgado con el personal, que
permita dar a conocer su contenido para su aplicación en los diferentes procesos y
procedimientos que se adelantan en la organización.
No se evidencia soportes de algunos controles para los riesgos practicados en los
distintos procesos; como guía para garantizar su aplicación y los posibles ajustes que
se estimen convenientes para contribuir en la mejora de los mismos.
Avances
Se logro culminar la actualización de la Política de Administración de Riesgos y su
Plan de Manejo, que incluye la metodología a utilizar para el desarrollo de las
acciones; el mapa de riesgos por procesos y el mapa institucional de riesgos.
La política de administración de riesgo, está basada en los planes estratégicos y en los
objetivos de la entidad. Además establece su objetivo y alcance, los niveles de
aceptación o tolerancia al riesgo y los niveles para calificar el impacto en los procesos.
En ella se determina los responsables del monitoreo y seguimiento a los mapas de
riesgo y la periodicidad de seguimiento, de acuerdo a los niveles de riesgo residual.
El mapa de riesgos contiene los riesgos de mayor impacto en la entidad, se incluyeron
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los riesgos relacionados con posibles actos de corrupción, y la periodicidad para el
seguimiento o monitoreo de los controles a los riesgos en la política de administración
de los mismos para evitar su materialización.
MODULO DE CONTROL DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO
Componente Autoevaluación Institucional
Dificultades
La consecución de Talento Humano capacitado y que cumpla el perfil del cargo para
cubrir los servicios de Radiología en los Municipios de Solano, Solita y San Antonio de
Getuchá, ha sido una limitante para cumplir con el requisito según la Resolución
2003 de 2014.
De igual manera se presenta dificultad en la consecución de Regente de Farmacia
para el Municipio de Solita en el mes de enero de 2015; teniendo en cuenta que en la
Zona aunque se cuenta con personal que cumple con los perfiles, la ubicación
geográfica de los municipios no resulta atractiva al Talento Humano interesado en la
oportunidad laboral que ofrece la entidad.
Los recursos económicos limitados afectan la consecución de algunos elementos
requeridos para la prestación del servicio en algunas áreas; se está a la espera de
recibir donación por parte de las alcaldías municipales, con recursos económicos de
saldos de cuentas maestras en los municipio de Solano, Solita, Valparaíso, que pueda
subsanar la necesidad planteada.
Avances
El proceso de Autoevaluación institucional se desarrolla en los procesos prioritarios de
la ESE; con los cuales se elaboran los informes correspondientes según resoluciones
1043,1441 y 2003 de 2014. Se socializa con los funcionarios los temas tratados,
levantando las actas pertinentes y se llevan a cabo los comités requeridos con las
evidencias y registro de participantes.
La Alcaldía del Municipio de Solano hizo entrega de equipos biomédicos a la ESE
destinados a cubrir la prestación de los servicios de salud, en las áreas de urgencias,
laboratorio clínico, sala de partos, odontología y radiología; permitiendo así el
cumplimiento de estándares de habilitación en cuanto a dotación de las áreas en
mención. Entre los equipos donados tenemos: estación de pacientes, estación de
enfermería, equipo aspirador de secreciones, balanza pesa bebe, equipo episiotomía y
episiorrafia, pulsoxiómetro adulto, pulsoxiómetro pediátrico, nebulizador, balanza
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mecánica con tallimetro, equipo de pequeña cirugía, desfibrilador, mesa de ginecología,
laringoscopio, monitor de signos vitales, equipo de órgano de los sentidos, carro de
paro, sillas de ruedas estándar, unidad odontológica semi-eléctrica, unidad
odontológica portátil, equipo RX portátil odontología, equipo de química, centrífuga,
microscopio, cámara newbawer, microcentrífuga, baño serológico, piano cuenta células,
ducha manual lava ojos, nevera de 300 lt, monitor fetal, ecógrafo portátil, equipo RX
portátil.
Componente de Auditoría Interna
Dificultades:
La dificultad de los medios de comunicación como internet y comunicación telefónica
vía celular, obstaculiza el permanente flujo de información con las áreas internas y
entidades externas relacionadas; afectando la comunicación interna y externa en el
desarrollo de actividades institucionales.
Se hace necesario contar con los manuales de procesos, procedimientos y
caracterizaciones actualizadas acorde a los diferentes cambios en normatividad y
ajustes en los procesos al interior de la empresa.
La falta de socialización de algunos manuales, guías, protocolos modificados por
cambios en normatividad o ajustes en los procesos.
La limitación de recursos económicos con que se cuenta en las empresas sociales del
Estado, afecta la operatividad de la entidad reflejándose en la dificultad en la
prestación del servicio de salud en el área geográfica de atención, producto del mismo
sistema de salud a nivel nacional.
La implementación del Modelo MECI 2014, se logro hasta la etapa de planeación; no
fue posible cumplir con la etapa de ejecución, seguimiento y cierre, tal como lo
estableció el Decreto 0943 del 21 de mayo de 2014.
Avances:
El Sistema de Control Interno en la ESE Fabio Jaramillo Londoño se encuentra
documentado y organizado de acuerdo a lo establecido en la normatividad.
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El Comité de Control Interno, se encuentra activo en la empresa.
Se desarrolla el Plan Anual de Auditoría Interna, aprobado por el Comité Coordinador
de Control interno. Se elabora el informe pormenorizado cuatrimestral el cual se
publica en la página Web de la empresa, en cumplimiento a la Ley 1474 de 2011. De
la misma manera se evalúa la gestión de MECI y Calidad a través del aplicativo de la
DAFP en forma anual y se elabora el informe de labores de gestión de la Oficina de
Control Interno.
El modelo de Control Interno ha permitido el mantenimiento, ejecución y la mejora
continua en los procesos al interior de la entidad, con el apoyo permanente de la
Gerencia para su ejecución.
La ejecución del Modelo de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo ha permitido el
desarrollo de actividades de promoción, prevención, capacitación, bienestar social
contribuyendo al logro de un clima laboral óptimo.
La actualización de los Software de los sistemas de información, las licencias de
Microsoft Office y antivirus han permitido la protección de los software utilizados y la
optimización de los procesos institucionales.
Se logró culminar con la actualización del Mapa de Riesgos de los Procesos
Institucionales, de tal forma que nos permitirá establecer al interior de la empresa
los puntos de control durante el desarrollo de las actividades.
Eje Transversal: Información y Comunicación
Dificultades:
La dificultad en los medios de comunicación como Internet y comunicación telefónica
vía celular, obstaculiza el permanente flujo de información con las áreas internas y
entidades externas relacionadas; afectando la comunicación interna y externa en el
desarrollo de las actividades institucionales.
Avances:
La ESE Fabio Jaramillo Londoño cuenta con el Modulo de Inventarios, nomina,
presupuesto y contabilidad del software de SIIGO, en el cual se lleva el registro y
control de los recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros de la empresa.
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Se cuenta con modulo de gestión de la correspondencia en la empresa; está ubicado en
la ventanilla única, permite llevar el registro permanente de la correspondencia
interna y externa que llega a la entidad y dar el tramite respectivo al área de interés,
en los términos previstos por la Ley.
Se cuenta con Oficina de Atención al Usuario en la Sede Administrativa y en las cinco
(5) IPS que están adscritas a la ESE Fabio Jaramillo Londoño, Municipio de Milán,
Inspección de San Antonio de Getuchá, y Municipios de Solita, Solano y Valparaíso.
Se cuenta con la página web de la ESE, en la cual se publica la información
relacionada con la gestión adelantada en misma; brindando la información de interés
al público en general para su consulta y demás fines pertinentes.
RECOMENDACIONES
Culminar con la aplicación del Nuevo Modelo Estándar de Control Interno (MECI
2014), según Decreto 0943 del 21 de Mayo de 2014, expedido por el Departamento
Administrativo de la Función Pública; desarrollando la etapa de ejecución,
seguimiento y cierre del mismo.
Ajustar el Manual de Funciones de la empresa, incluyendo las competencias
laborales de los cargos y demás requerimientos del Decreto 2484 del 2 de
diciembre de 2014.
Socializar los Manuales, guías, protocolos modificados por actualización en norma o
ajustes en los procesos y el Normograma de la Entidad.
Elaborar el diagnóstico del clima organizacional por lo menos una (1) vez cada dos
años, a nivel de toda la empresa; con fin de conocer el grado de satisfacción laboral del
personal al servicio de la institución; y así poder determinar sus expectativas en el
ambiente laboral aportando a generar un clima organizacional optimo.
Gestionar la aprobación de las Tablas de Retención Documental y dar cumplimiento a
lo establecido en la Ley 594 de 2000; por medio del cual se establecen las reglas y
principios generales que rigen la función archivística del Estado.
Continuar socializando la Plataforma Estratégica de la empresa en el cual se
encuentra inmersa la Misión, Visión, y objetivos institucionales alineados a la política
administrativa de la entidad.
De la misma manera es necesario culminar con la caracterización y actualización de
los procesos, de acuerdo a los cambios en la normatividad y la estructura
organizacional de la ESE, realizando la socialización pertinente.
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Socializar la Política de Administración de Riesgo con el personal, para dar a conocer
su contenido que permita la aplicación de los controles en los diferentes procesos y
procedimientos que se adelantan en la organización.
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Jefe Oficina Control Interno