POLITICAS DE ADQUISICIONES YCONTRATACIONES DE LA ADMINISTRACION PÚBLICA PROCEDIMIENTOS PARA SU APLICACIÓN El PLAN se elabora considerando en la mayoría de los casos las compras efectuadas durante el año anterior, de la misma manera ocurre para el caso de servicios (compras recurrentes). Se incluye además cualquier gasto que deba realizarse en ese ejercicio en particular que no haya sido contemplado en planes previos, a tal fin se efectúan las consultas correspondientes con las áreas que normalmente requieren contrataciones especiales (compras no recurrentes). La elaboración del PLAN ANUAL DE ADQUISIONES se realiza conjuntamente entre las Unidades de Compras y Contrataciones y la Dirección de Presupuesto. El Plan Anual de Necesidades se elabora solicitando en primera instancia las necesidades a cada Unidad de destino (Rubros de mayor consumo), luego y teniendo en cuenta los Techos Presupuestarios y la Política Presupuestaria, se vierte la información en la plantilla de excell, de acuerdo a directivas emanadas mediante circular o acuerdo por la Oficina Normativa de las Adqusiciones y Contrataciones del Estado (ONCAE). Es decir, las distintas áreas remiten a la administración un requerimiento anual de necesidades jerarquizado por importancia, que se evalua en funición del crédito presupuestario aprobado para cada partida. Con este criterio cada una de las Unidades Ejecutoras (UE), elabora una programación anual del gasto en base a sus necesidades y los precios de referencia con que se cuenta. En el Área de Administración se consolidan dichas programaciones dando origen al Plan Anual de Necesidades de la lnstitución, el cual se ajusta posteriormente cuando se informan los techos financieros, en base a las prioridades fijadas institucionalmente. Se compatibilizan todos los requerimientos con los Techos Presupuestarios definidos por la Secretaría de Finanzas. Sobre la base de esta información consolidada, los responsables de los diferentes Programas y Actividades de la Institución, definen su requerimiento anual en Contrataciones. Paralelamente a la elaboración del proyecto de presupuesto que desarrollan las distintas UE, se planifican las acciones que permiten cumplir con las metas u objetivos, para lo cual se hace necesario programar la obtención de los recursos materiales imprescindibles, es decir proyectar las cantidades físicas y financieras de los insumos (o gastos) que deben ser financiados para alcanzar las metas y/u objetivos que se fijan en cada una de las actividades y/o programas. El Plan Anual de Necesidades debe transformarse en una consecuencia directa de la programación presupuestaria. Una vez conocidos los recursos reales necesarios para llevar a cabo las tareas corresponde plantearse el cronograma de adquisiciones a fin de disponer de ellos en tiempo oportuno, en las mejores condiciones de acuerdo con el tipo de insumo y utilizando el procedimiento de selección adecuado. Aunando todas las necesidades reales que tenga cada dependencia que integran la Institución a fin de proyectar el referido Plan Anual de Necesidades. 1 POLITICAS DE ADQUISICIONES YCONTRATACIONES DE LA ADMINISTRACION PÚBLICA PROCEDIMIENTOS PARA SU APLICACIÓN Una vez aprobado el Presupuesto por el Poder Legislativo, se informa a los responsables de cada Programa o Actividad, de las eventuales modificaciones al Presupuesto originalmente presentado para su aprobación, debiendo proceder a la elaboración del PLAN ANUAL DE COMPRAS y CONTRATACIONES definitivo. Posteriormente se realiza un seguimiento y control de la ejecución presupuestaria y su correspondencia con la programación de gastos, efectuando los ajustes necesarios. A continuacion se muestran algunos conceptos para la elaboración del PACC y su relación con el sistema presupuestario: 1. Tanto en la elaboracion del Plan de Necesidades como en el Plan Anual de Compras y Contrataciones, la relación del objeto del gasto será con el mínimo nivel del CBS (producto), lo cual permitirá tener dos visiones diferentes, por un lado la financiera y por el otro la de compras. 2. Existe un momento en el año donde se realiza la formulación presupuestaria, en dicha formulación debe tener una participación directa la Unidad de Compra de cada Institución. Por otro lado pretendo mostrar que las necesidades básicamente tendrán dos fuentes, por un lado las compras que se suceden año a año para el normal desenvolvimiento de las actividades de las Instituciones, por otro los proyectos nuevos donde las necesidades se basan en estimaciones financieras, normalmente sin una base de cálculo demasiado exhaustiva. Existen casos donde se producen varias idas y vueltas entre las Instituciones y las oficinas de Planificación y Presupuesto hasta que ingresa en la OPP y se vuelve inaccesible para las Instituciones, esta etapa corresponde a los ajustes presupuestarios que realiza la OP hasta confeccionar el anteproyecto de Ley. Según la funcionalidad implementada en el SIAFI, estos recortes pueden hacerse a nivel financiero o físico. Si los recortes son financieros el riesgo es que compre una llanta y media, o jeringas y no agujas!! Si admite ajustes físicos es posible recomponer la meta. Es muy probable que los recortes sean financieros, se necesitaría un ejército de gente en la OP para que sea físico. Finalmente, viene la cuota de compromiso, esta cuota hace que muchas veces los procesos de contratación deban reprogramar su inicio o dilatar su ejecución. 3. Ahora estaremos en condiciones de ajustar el PAC a un presupuesto real, TODO LO ANTERIOR SERAN BUENAS INTENCIONES, tendremos una programación anual y también una ajustada al trimestre. Cada trimestre marcará un hito, donde deberé realizar ajustes a la programación para el trimestre siguiente. La visión de compras es establecer un cronograma procesal para adquirir esos bienes, cuantos procesos voy a realizar, bajo que modalidades, etc. En lo que respecta a los contratos de tracto sucesivo y otros casos particulares, el compromiso presupuestario debería asignarse anualmente. 2 POLITICAS DE ADQUISICIONES YCONTRATACIONES DE LA ADMINISTRACION PÚBLICA PROCEDIMIENTOS PARA SU APLICACIÓN 4. Existe una relación entre el CBS, RCProveedores y la gestión, dentro de ésta entre la planificación y la ejecución (solo muestro 2 etapas pero son más). Esta relación se da a un nivel de agregación y en el hipotético caso de tener renglones (productos), entonces también puede darse al nivel más desagregado. En general, se trata de una inversión necesaria y tremendamente rentable pues, en definitiva, las nuevas técnicas de adquisiciones, que comprenderán la divulgación y compra por medios electrónicos aprovechando las oportunidades disponibles, solo proporcionarán una mayor eficiencia y reducción de costos, si los funcionarios del sector público son adiestrados para utilizarlas adecuadamente. La capacitación sobre mejores prácticas y reglas de adquisiciones es uno de los métodos fundamentales para alcanzar tal cambio. Un buen punto de partida para el debate sobre la organización de un sistema de adquisiciones públicas, puede ser analizar la responsabilidad de las entidades en relación con el gasto y la gestión pública. El tema parece tener dos facetas. Una, es la necesaria interacción entre las entidades que adquieren y los órganos que ejercen el control contable y de legalidad; la otra, la mayor responsabilidad que se debe asignar a las entidades que efectúan el gasto. En muchos países latinoamericanos no existe un organismo que sirva de punto focal responsable de las adquisiciones del sector público. En general, la responsabilidad de los sistemas de compras se encuentra atomizada en diferentes Ministerios y entidades del Estado y existe una multiplicidad de actores. Esto puede ser más o menos grave, dependiendo de la organización política de cada país. Como consecuencia, se da la posibilidad de inconsistencias en la aplicación de las normas que rigen las compras del Estado, y se arriesga una duplicidad o deficiencia en el control. Además, si la responsabilidad se encuentra fragmentada o diluida, se corre el riesgo que los gobiernos no tengan una visión integral y estratégica de las adquisiciones. Por lo tanto, para efectos de una buena administración, parece necesario que la gestión de las compras sea encarada integralmente en sus aspectos administrativos, financieros, legales, tecnológicos y de gestión. En tal sentido, es fundamental tener una visión integradora o sistémica de los procesos de compra de manera de aprovechar las sinergias naturales que existen entre las distintas unidades compradoras. Esto incluye la posibilidad cierta de integrar, a través de interfaces, el Sistema de Información con otros Sistemas que las instituciones posean como son los Sistemas contables y presupuestarios facilitando la desburocratización. En resumen todo lo anterior contribuye a mejorar los procesos presupuestarios al disponer de mejor información de los gastos por cada rubro. Este tipo de iniciativa debe ser una política de Estado con un sentido estratégico de país por su trascendencia en el tema de la transparencia y probidad. No debería depender en consecuencia del gobierno de turno. 3