ES ES COMUNICACIÓN A LOS MIEMBROS

Parlamento Europeo
2014-2019
Comisión de Peticiones
27.1.2016
COMUNICACIÓN A LOS MIEMBROS
Asunto:
1.
Petición n.º 0295/2014, presentada por Angelika Odermatt, de nacionalidad
alemana, sobre la negativa de las autoridades españolas a aceptar copias
electrónicas como equivalentes de los documentos originales
Resumen de la petición
La peticionaria es una ciudadana alemana que reside en España. Denuncia que las
administraciones públicas españolas insisten en pedir documentos originales en sus
transacciones y se niegan a aceptar copias escaneadas de los originales. Considera que, dado
el predominio de los documentos y libros digitalizados, debe establecerse la equivalencia
jurídica de las copias escaneadas y sus originales a nivel europeo, para lo que se requiere la
intervención del Parlamento Europeo. En primer lugar, esto haría que se reduzcan la
burocracia y el consumo de papel y, en segundo lugar, los trámites serían más rápidos y se
reducirían los gastos de envío.
2.
Admisibilidad
Admitida a trámite el 12 de enero de 2015. Se pidió a la Comisión que facilitara información
(artículo 216, apartado 6, del Reglamento).
3.
Respuesta de la Comisión, recibida el 27 de enero de 2016
En 2013, la Comisión presentó una propuesta de reglamento tendente a una simplificación de
la circulación de documentos públicos entre los Estados miembros. Después de la
introducción, en el marco del procedimiento legislativo, de algunas modificaciones por el
Parlamento Europeo y el Consejo de la Unión Europea, se espera que la propuesta sea
adoptada ahora durante el primer semestre de 2016.
El objetivo de la propuesta es ahorrar a los ciudadanos gestiones burocráticas, tiempo y costes
cuando deben presentar en un Estado miembro cualesquiera documentos públicos expedidos
por las autoridades de otro Estado miembro. La propuesta no se aplica a la presentación de
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Unida en la diversidad
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documentos públicos en un contexto exclusivamente nacional (es decir, de documentos
públicos expedidos por las autoridades de un Estado miembro y presentados ante autoridades
del mismo Estado miembro), ni tampoco a documentos públicos expedidos por autoridades de
terceros países (aunque ya hubieren sido aceptados como auténticos por las autoridades de un
Estado miembro).
De conformidad con la propuesta, determinados documentos públicos, como los certificados
de registro civil (partidas de nacimiento, certificados de matrimonio, etc.) expedidos en un
Estado miembro deberán ser aceptados como documentos auténticos en otro Estado miembro
aunque no lleven sello ni estampilla (la llamada apostilla). La propuesta suprime también la
obligación de presentar en todos los casos copias certificadas y traducciones juradas de los
documentos públicos. Introduce el uso opcional de impresos estándar multilingües para su
presentación en otros países como ayuda de traducción, los cuales se añadirán al respectivo
documento público. La finalidad de los impresos es evitar necesidades de traducción.
Hay que tener presente que la propuesta no regula el reconocimiento en un Estado miembro
del contenido de un documento público expedido por otro Estado miembro.
Por cuanto se refiere a la cuestión de las copias certificadas, la propuesta establece que
cuando un Estado miembro exija la presentación del original de un documento público
expedido por las autoridades de otro Estado miembro, sus servicios administrativos no podrán
exigir que se les entregue asimismo una copia certificada del mismo. Además, cuando un
Estado miembro no exige la presentación de un documento público original, sino que acepta
que se le presente una copia certificada, sus servicios administrativos deberán aceptar también
las copias certificadas por otros Estados miembros.
La propuesta aclara que el reglamento también cubrirá los formatos electrónicos de
documentos públicos aptos para el intercambio electrónico, aunque cada Estado miembro
puede decidir con arreglo a su legislación nacional en qué casos y con arreglo a qué criterios
aceptará documentos públicos expedidos por otro Estado miembro en formato electrónico.
La propuesta prevé en una cláusula de revisión que al cabo de cinco años de aplicación del
Reglamento, la Comisión considerará la oportunidad de implantar el uso de sistemas
electrónicos de transmisión directa de documentos públicos y de intercambio de
informaciones entre las autoridades de los Estados miembros al objeto de excluir toda
posibilidad de fraude en asuntos cubiertos por el Reglamento.
Una vez aprobado por los colegisladores, el Reglamento se aplicará por un periodo de dos
años y medio, a contar desde su fecha de entrada en vigor. Con este periodo de vigencia
inicial se pretende dar tiempo a los Estados miembros a adoptar todas las medidas de
transposición legales y técnicas necesarias para una aplicación sin roces del Reglamento.
Conclusión
La Unión ha promovido una iniciativa con respecto a las cuestiones planteadas por la
peticionaria. Una vez que el Reglamento se adopte y entre en vigor, la Comisión supervisará
de cerca su aplicación para estar segura de que logra sus objetivos y redunda en beneficio de
los ciudadanos.
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