Campeonatos del Mundo 2016 Hockey Sobre Patines

Campeonatos del Mundo 2016
Hockey Sobre Patines Femenino
DOCUMENTO DE LICITACIÓN
Viale Tiziano, 74 – 00196 Roma – ITALIA
Telefono +39 06 9168 4023-5-4
Fax +39 06 9168 4028
www.rollersports.org - [email protected]
Estimado amigo,
Tengo el agrado de presentar el procedimiento de licitación del Campeonato del Mundo FIRS de Hockey
Sobre Patines Femenino, un evento internacional muy importante para esta disciplina, que desde hace
unos años tiene mucho éxito en mucho países en el mundo.
La FIRS con orgullo anuncia este Campeonato, debido al gran interés demostrado por muchas Federaciones
afiliadas en aumentar la difusión del Hockey Sobre Patines también en el mundo deportivo femenino.
Cada año este Campeonato consigue un éxito rotundo: en cualquier parte del mundo este evento se
lleve a cabo, miles de personas lo esperan y lo siguen, no sólo en términos de audiencia en las gradas
sino también de público conectado a la Web TV FIRS, que emite en exclusiva todas las competencias del
Campeonato.
La transmisión en vivo de los Campeonatos del Mundo de todas nuestras disciplinas, integrada y con el
apoyo de las redes sociales más populares ha sido seguida por millones de personas en todo el mundo.
Hospedar un Campeonato del Mundo también es una oportunidad para el país anfitrión, para promover
su imagen, su propia cultura y su propio turismo: una semana de competiciones, equipos de atletas,
árbitros y delegados técnicos de los equipos nacionales de aproximadamente 15 países, una audiencia
de aficionados que afluirán a la ciudad anfitriona para seguir a sus heroínas, asegurando que muchas
personas se turnen entre los hoteles y restaurantes del lugar para un festival deportivo único. El Hockey
Sobre Patines, también en su versión femenina, es un deporte de equipo hermoso y emocionante que
involucra grupos de chicas con un espíritu combativo que no tiene nada que envidiar a los chicos, que
compiten en la pista para luego celebrar todas juntas en acontecimientos nocturnos, bajo el signo de la
alegría y de la amistad.
Estudios estadísticos recientes muestran que el 30% de los atletas regresa con su familia y/o con sus
amigos en la ciudad donde permaneció como un atleta, para compartir con otros sus experiencias positivas.
Por lo tanto esta es una actividad económica secundaria importante tanto durante como después de la
realización del Campeonato.
Precisamente por estas razones, la FIRS quiere que el Campeonato del Mundo de Hockey Sobre Patines
alcance niveles de excelencia en la organización y ofrece todo su apoyo para asegurar que las Federaciones
que decidirán organizarlo puedan tener un gran éxito; sólo así, de hecho, las Federaciones y las ciudades
anfitrionas se beneficiarán del evento y podrán aspirar a repetir en el futuro una experiencia similar o
incluso mejor.
Gran visibilidad, oportunidades para incrementar el turismo, un producto de gran importancia económica,
son sólo algunas de las razones para decidir de participar en este proceso de licitación.
La FIRS apunta alto para la organización de sus Campeonatos del Mundo, que son el punto culminante de
la actividad de todas las disciplinas y por tanto, tienen que ser una experiencia inolvidable para todos los
que participan!
Sabatino Aracu
FIRS President
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PLAZOS
Envío de la solicitud
15 de Mayo de 2015
Asignación de los Campeonatos
15 de Junio de 2015
Envío del Organigrama del Comité Organizador
30 de Septiembre de 2015
Creación de la página web y del logo- tipo de los Campeonatos del Mundo
31 de Octubre de 2015
Aprobación del la mercancía
30 de Noviembre de 2015
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I. Introducción
La FIRS es el único órgano de gobierno reconocido
por el COI para todos los deportes sobre ruedas. Su
papel es el de reconocer y ayudar a las Federaciones
Afiliadas presentes en los cinco continentes en el
desarrollo y promoción de todas las disciplinas del
patinaje sobre ruedas y de promover el desarrollo y
la difusión de estas disciplinas en los países aún no
afiliados.
La FIRS también quiere promover la visibilidad de
todas sus disciplinas sobre ruedas a través de eventos
internacionales, de los cuales los Campeonatos del
Mundo son el evento principal.
Campeonatos del Mundo FIRS De Hockey Sobre
Patines Femenino
El Campeonato del Mundo FIRS de Hockey Sobre
Patines Femenino (en adelante “el Campeonato”) se
lleva a cabo cada dos años, es el evento internacional
máximo de este deporte y año tras año ha adquirido
cada vez más importancia.
Este Campeonato tendrá un carácter ceremonial, pero también espectacular y será promovido a través de
la televisión nacional e internacional, la emisión en vivo en la web oficial de FIRS en exclusiva y a través de
los nuevos medios de comunicación.
Mientras se mantiene un carácter marcadamente deportivo, de acuerdo con los Reglamentos FIRS, el
Campeonato quiere combinar la competición deportiva pura con un ambiente festivo de unidad entre los
atletas de todas las nacionalidades.
Durante el Campeonato se acordará con el Comité Organizador la programación de unas actividades
colaterales, tales como cursos para técnicos y/o árbitros.
II. Beneficios para la Ciudad Anfitriona
El Campeonato es una fiesta deportiva del más alto nivel que contará con un considerable número de
visitantes: alrededor de 15 equipos de los respectivos países de procedencia, muchos atletas, técnicos,
árbitros y delegados, que se reunirán junto con los aficionados en una misma ciudad durante una semana.
Este Campeonato representa para la ciudad que los alberga una oportunidad extraordinaria y única, no
sólo en cuanto al deporte, sino también para el retorno financiero y de imagen.
De hecho, se podrá contar no sólo con la presencia masiva de todos los participantes, sino también con
una multitud de seguidores y aficionados que durante una semana vivirán la atmósfera emocionante y el
entretenimiento de una gran celebración del deporte.
Una auténtica inversión para la ciudad anfitriona: alrededor de 1.000 visitantes al día, con un retorno
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económico estimado en alrededor de USD $ 800.000, que se suman a las ganancias de ingresos auxiliares
procedentes por ejemplo de los patrocinadores y, en los años siguientes, del crecimiento fisiológico de los
flujos turísticos, de las atracciones y los intereses socio-culturales de toda el área.
¿Por qué organizar los Campeonatos del Mundo FIRS de Hockey Sobre Patines Femenino?
Los beneficios para la ciudad anfitriona:
Sociales
• Enlace de su Ciudad a una imagen joven y fresca.
• El Campeonato cuenta con un promedio de atletas y aficionados entre los 15 y 30 años.
• Estimulación para los ciudadanos del amor por el deporte con los consiguientes beneficios
para la salud.
• Eliminación de las barreras sociales debido a la alta participación de mujeres y jóvenes.
• Mejora de las zonas desfavorecidas.
Económicos
•
•
•
Retorno en términos de turismo en los años siguientes, no sólo para la ciudad anfitriona,
sino también a nivel nacional.
Aproximadamente el 60% de la audiencia no es residente en la ciudad anfitriona.
Estudios estadísticos indican que el porcentaje de los que regresaron a la ciudad
anfitriona de los siguientes tres años con amigos y/o familiares varía entre el 20% y el 30%.
• Posibilidades de trabajos relacionados con el turismo.
• Oportunidad para anunciar y lanzar nuevos productos de empresas jóvenes no necesariamente
relacionadas con el deporte.
• Capacidad de crear nuevas colaboraciones y/o el fortalecimiento de las ya existentes.
Estructurales
• Renovación de instalaciones polideportivas existentes y/o creación de nuevas instalaciones
deportivas.
• Consolidación de las infraestructuras.
• Nuevas oportunidades para seguir organizando eventos deportivos más importantes en el futuro.
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III. Programa y Planificación
El Campeonato es un evento internacional que se
celebra cada dos años: equipos femeninos se reúnen
para celebrar juntos un Campeonato del Mundo por
grupos que desencadena un gran apoyo dentro de
los Coliseos de Deporte y grandes celebraciones en
las calles y en los locales de la ciudad anfitriona.
Este evento no descarta la posibilidad de unir las
competiciones a reuniones deportivas y cursos de
capacitación para técnicos, directivos y árbitros,
actos oficiales, conferencias de prensa, banquetes,
etc ...
Todas las competencias serán promovidas a través de
la televisión nacional e internacional, los medios de
comunicación, las redes sociales y los nuevos medios
de comunicación.
Parte integrante del Campeonato también será
un programa para un deporte sin dopaje. La FIRS
en colaboración con el Organizador y el Comité
Organizador Local (en adelante COL) será responsable de la difusión de toda la información pertinente
relativa a los controles antes, durante y después de la competición, asegurándose de que los controles se
lleven a cabo de conformidad con las normas WADA y sus estándares internacionales.
La FIRS suportará y colaborará con la Ciudad anfitriona, las autoridades gubernamentales y el COL,
aconsejando y asistiendo todo el equipo organizativo con sus conocimientos y su know how.
El Campeonato tendrá una duración de una semana (excluyendo los días de llegada y salida) y se celebrará
en un periodo comprendido entre los meses de Julio y Septiembre del 2016. El mes de Julio debe
considerarse el mejor.
La FIRS tiene la responsabilidad de realizar el programa oficial del Campeonato. Todas las atletas participantes
pertenecerán a las Federaciones miembros de la FIRS y aceptarán de cumplir con los Reglamentos FIRS, el
código antidopaje de la WADA y de someterse a los controles de dopaje, si es necesario.
Una vez que la FIRS haya decidido el sitio más adecuado para albergar el Campeonato, este se comunicará
oficialmente a todas las Federaciones Afiliadas.
El Presidente de la FIRS podrá organizar ruedas de prensa con los Organizadores y las autoridades políticas
locales, en las que asistirá. Los gastos relacionados con su desplazamiento, manutención y alojamiento
serán asumidos por el Organizador. La FIRS decidirá el número de visitas necesarias. Para todos los
problemas de carácter técnico, hágase referencia a los Reglamentos Técnicos FIRS/CIRH relativos al Hockey
Sobre Patines.
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IV. Estructura y Organización
Tanto la idea como la puesta en escena del Campeonato debe basarse en los siguientes elementos que el
Organizador deberá tomar en cuenta:
• Promoción de la ciudad anfitriona y su turismo.
• Intercambio de los valores con el sector comercial.
• Armonía con la naturaleza y consideraciones medioambientales.
• Comunicación diaria activa con los intermediarios oficiales de la FIRS y cumplimiento total
de los parámetros establecidos. Derechos Relacionados con el Evento
La FIRS posee y controla el derecho a organizar el Campeonato y es propietaria de todos los derechos
comerciales y de los medios de comunicación. La FIRS tiene el derecho a ser sede, promover y organizar el evento de acuerdo con las condiciones que se
expresan en el contrato.
Una vez ganado el derecho a organizar el evento, el Organizador tendrá todos los derechos comerciales,
de marketing, los acuerdos con los patrocinadores, los billetes, las mercancías, etc.., que posteriormente
se especifican en el contrato, con la excepción de un posible patrocinador principal de FIRS, vinculado al
nombre y al logotipo del Campeonato.
Tasa de Organización
• El Organizador pagará a la FIRS una tasa para la organización del Campeonato de
por lo menos $5.000. La propuesta de efectuar el pago de una suma superior a la tasa de
organización prevista, será considerado un valor añadido para la asignación del Campeonato.
La tasa de organización se pagará de la siguiente manera:
» El 20%, o sea USD 1.000, se pagará al momento en el la candidatura con transferencia
bancaria cuyo recibo será enviado a la FIRS junto con todos los documentos solicitados.
» El restante 80%, o sea USD 4.000, se pagará 7 meses antes de la fecha del Campeonato con
transferencia bancaria, cuyo recibo será enviado a la FIRS.
• Tras un detenido examen, la FIRS elegirá la Federación Nacional y la ciudad adecuada para
acoger el Campeonato.
• La FIRS reembolsará la suma pagada a la hora de la Candidatura a todas las ciudades
candidatas excluidas.
• Los datos bancarios serán comunicados al Organizador a la recepción del procedimiento
de licitación firmado para su aceptación.
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V. Funciones y Responsabilidades
El Presidente FIRS es el único representante legal de la FIRS. Suyo es el derecho de firmar el contrato con
el Organizador.
Los Presidentes Continentales de la FIRS, tendrán el deber de promover y difundir el Campeonato en sus
Continentes, a través de todos los medios de comunicación, la publicidad, etc...
El Director CIRH de la FIRS será responsable del programa técnico.
Responsabilidades de la FIRS
• Identificación de posibles Organizadores, evaluación de las aplicaciones, gestión de las
informaciones y documentos, organización de las inspecciones y visitas a los países candidatos.
• Definición de las directrices del evento y de las competiciones deportivas.
• Proporcionar detalles técnicos con respecto a las competiciones, equipamientos deportivos
y reglamentos.
• Supervisar todos los pasos ejecutados por el Comité Organizador y dar su aprobación.
• Intervenir en la resolución de problemas durante la preparación del evento.
• Aprobación de la concepción general del evento, los temas y las publicaciones relacionadas.
• Coordinar, si el Organizador lo solicita, el marketing, los patrocinadores u otras actividades
comerciales.
• Establecer las directrices para el proceso de acreditación.
•
Asegurarse de que los plazos indicados
en este procedimiento de licitación y
ratificados en el siguiente contrato sean
respectados y aprobación de las apropiadas
actualizaciones con respecto al asunto
hechas por del Organizador.
• Coordinar el desarrollo de todas las
operaciones relacionadas con el dopaje,
el marketing, la comunicación mediática.
• Promoción del evento y la respectiva
disciplina en todos los medios de
comunicación y promoción de la FIRS.
Responsabilidades del Organizador
•
Creación de un Comité Organizador
Local (COL) e un plazo de 3 meses de la
firma del contrato y con el siguiente
organigrama:
» Presidente del COL.
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» Director General del COL.
» Responsable de los medios de comunicación.
» Responsable de las oficinas.
» Responsable del transporte.
» Responsable de la logística.
» Responsable/s de personal y de los voluntarios.
» Responsable de la seguridad.
» Responsable/s de las sedes.
» Responsable/s de la atención médica y emergencias.
» Responsable/s anti-Doping.
» Responsable del protocolo.
» Responsable de la acreditación.
» Otros.
•
Disponibilidad de instalaciones y pistas aprobadas por la FIRS en buenos términos y
que cumplan con los requisitos técnicos en relación a la superficie, tamaño, adherencia,
etc... y que respondan plenamente a las normas de salud y seguridad para todos los
participantes y que estarán disponibles 2 días antes del inicio del Campeonato y
hasta su conclusión.
»
»
»
»
»
»
Para las competiciones habrá que utilizar una instalación estándar homologada por la FIRS
y que tenga las siguientes dimensiones: mínimo 18m. X 36m. - máximo 20m. X 40 m.
La estructura tendrá por lo menos 1500 asientos disponibles para los espectadores, asientos
reservados y diversificados en la tribuna, para las autoridades invitados VIP, los miembros de
FIRS, árbitros, responsables de prensa, fotógrafos, deportistas y delegados.
Área reservada a los medios de comunicación al interno del coliseo con conexión
inalámbrica adecuada al n° de los representantes de los medios de comunicación acreditados.
La pista para el Campeonato no tendrá ningún marcaje excepto aquello previsto por el
Reglamento FIRS/CIRH.
En el centro de la pista será admitido el logo del Campeonato que incluirá el logo de FIRS y
el nombre de la ciudad anfitriona
Dentro de las instalaciones de las competiciones, la presencia de logotipos institucionales debe ser aprobada previamente por la FIRS.
• Proporcionar el equipo, la tecnología y las instalaciones necesarias para el éxito de las
competiciones deportivas.
• Asegurar un evento con estándares de nivel mundial, seguro y accesible para todos.
• No utilizar el Campeonato con fines que no sean en el interés de las FIRS.
• Coordinar las inspecciones técnicas en el sitio si es necesario.
• Trabajar en estrecha colaboración con las FIRS y comunicar toda información y documentación
relativa a los aspectos técnicos y de organización del Campeonato, llevar registros del
Campeonato.
• Comunicar a la FIRS, seis (6) meses antes del comienzo del Campeonato, los progresos en la
realización del programa general del Campeonato y cualquier problema o impedimento.
• Colaborar con la FIRS para la redacción del programa general del Campeonato, el programa
de las competiciones y los programas de la FIRS (Ceremonia de apertura y de clausura, Control
Antidopaje, reuniones institucionales, ruedas de prensa, etc ...).
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• Comunicar a la FIRS toda actualización e información relacionada con el evento para que
el departamento de marketing y comunicación pueda ayudar en la difusión del proyecto de
comunicación y en la promoción internacional.
• Promover el evento, las competiciones y el programa del Campeonato del Mundo tanto a
nivel nacional como a nivel internacional.
•
Realizar la página web oficial del Campeonato del Mundo de Hockey Sobre Patines Femenino
con el siguiente dominio: www.nombredelacuidadanfitrionaaño.rollersports.org En la página
web habrá toda la información necesaria relativa al Campeonato, ciudad, región, país, hoteles
oficiales, programa horario, etc., y estará online de acuerdo con las fechas del cronograma
del evento. El Organizador recibirá las credenciales para la gestión del espacio dentro del
servidor rollersports.org, podrá elegir diseño previa aprobación de la FIRS y tendrá el control de
los accesos.
•
Ser responsable de todos los comunicados de prensa que se ocupan de temas
relacionados, pero sin limitarse a fechas, plazos, anuncios y
temas de marketing,
siempre previa
aprobación de la FIRS; el Organizador hará todo lo posible para asegurarse
de que el Campeonato tenga amplia publicidad, asegurando que la página web específica
contenga toda la información actualizada relativa a las competiciones y a los resultados.
• No emitir comunicados deportivos o técnicos, sin la autorización previa de FIRS.
•
Presentar a FIRS una amplia gama de alojamientos a precios reducidos que se establecerán
en el contrato para garantizar el más alto nivel de participación de todas las Federaciones.
Se entiende que este “Plan de Alojamiento” para los atletas y funcionarios extras y más en
general para todos los participantes será preparado por FIRS y solo FIRS podrá ofrecer
la venta en los canales oficiales del evento.
• Asegurarse de que la sede del evento
incluya, aunque sin limitarse, lo siguiente:
espacio suficiente para todas las personas
involucradas en la preparación, organización
y puesta en escena del evento, vestuarios,
instalaciones
adecuadas
para
el
entrenamiento y la competición de las
atletas durante el Campeonato, para
el público, los medios de comunicación
y el personal de la FIRS (tales instalaciones
deberán ser disponibles por todo el tiempo
que FIRS lo solicite), y suministro de todos
los equipamientos necesarios, de acuerdo
con las especificaciones de FIRS. Sin embargo,
el Organizador se asegurará que sigan
operando durante todo el Campeonato
(altavoces, marcador electrónico para
la puntación, los software necesarios para el
funcionamiento de dicho equipo).
• Garantizar a todos los equipos mínimo
media hora de entrenamiento el día en
la pista oficial en día antes del comienzo del
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Campeonato, según un programa horario establecido por el Organizador.
• También se pondrán a disposición si es posible, en los días antes del comienzo de los
Campeonato, unas horas de entrenamiento por pago en la pista oficial o en otra pista, para
todas las delegaciones que lo requieran.
• Garantizar acreditación gratuita para las autoridades, los huéspedes VIP, los miembros de la
FIRS, los miembros del CIRH, los Presidentes de las Federaciones Nacionales de cada país,
árbitros, oficiales de prensa, fotógrafos y delegados.
•
Organizar la presentación de todo el evento de acuerdo con los mejores estándares
internacionales, las ceremonias de entrega de premios, apertura y clausura: las últimas
incluirán desfile de equipos/ atletas, banderas de los países y carteles de los equipos, himnos
nacionales, con música/ entretenimiento opcional de talentos locales. Durante las ceremonias
de apertura y clausura no se permitirá ningún tipo de propaganda o manifestación política,
religiosa o racial en las sedes del Campeonato del Mundo o en otros sitios considerados parte
del Campeonato del Mundo. Durante las ceremonias de apertura y clausura y de entrega de las
medallas se permitirá el uso del uniforme oficial de la Federación Nacional o del traje de competencia.
• Proporcionar, al interior de la instalación deportiva que acogerá los Campeonatos del Mundo,
zonas reservadas para:
» Acreditación a partir de 2 días antes del comienzo de los Campeonatos.
» Control de Anti Dopaje por separado para hombres y mujeres.
» Tratamientos médicos, primeros auxilios, ambulancias.
» Secretaria del Comité Organizador.
» Comité Técnico Internacional de FIRS (CIRH).
» Árbitros.
» Presidente de la FIRS.
» Gerencia de la FIRS.
» Medios de Comunicación (prensa, television, fotógrafos, etc.).
Dichas habitaciones y/o zonas reservadas deberán tener conexión wifi. En la habitación reservada a la
Secretaría del Campeonato, a la Secretaría del CIRH y a la gerencia de FIRS habrá por lo menos 2 impresoras,
2 fotocopiadoras, teléfono, fax y tendrá que ser adyacente a la pista. Dichas habitaciones serán disponibles dos días antes del inicio del Campeonato y hasta toda la tarde del
último día del Campeonato. Todas las zonas reservadas antes mencionadas deberán estar equipados con
mesas, sillas y equipamiento necesario para un ángulo para café, té, comida, refrescos, frutas, etc..., y
habrá baños reservados. Habitación reservada para los árbitros, zona de masajes adyacente a la pista.
• Área de stands para la venta de productos locales, los patrocinadores del Campeonato, los
productores de patines o equipamiento deportivo, el fotógrafo oficial de la FIRS y el equipo de
producción TV, que podrían solicitar dicho espacio.
• Servicio de seguridad con uniforme durante todo el evento.
• Servicio de limpieza diaria durante todo el evento.
• Un espacio reservado a las ceremonias de premiación con el logo de FIRS para la entrega de las
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medallas. Las medallas serán proporcionadas
por el Organizador, bajo previa aprobación
del diseño por parte de la FIRS.
• Un trofeo para el equipo campeón del
mundo con la aprobación del diseño por
parte de FIRS.
El Organizador se encargará del presupuesto del
Campeonato así como de relacionarse y contactar
con las Autoridades publicas Locales, Regionales,
Nacionales y los socios privados para lo que concierne
la comercialización y los patrocinios.
Derechos del Organizador El Organizador tendrá derecho completo sobre los
ingresos relacionados con:
» Venta de entradas.
» Alquiler de pistas de entrenamientos
adicionales.
» Contribuciones de la administración local
y/o nacional.
» Patrocinadores (espacios publicitarios en los programas del evento y en las vallas publicitarias en las
instalaciones).
» Comisiones derivadas de los restaurantes y/o servicios de catering en las instalaciones deportivas.
» Alquiler de stand.
» Venta de ropa del Campeonato, mercancías y otros recuerdos del Campeonato.
» Derechos televisivos, previa concesión de la FIRS. .
Gastos del Organizador a Incluir en el Presupuesto
• Alquiler de las instalaciones deportivas. (si fuera necesario).
• Presentación del Evento-presentación del Campeonato y publicaciones relacionadas.
• Programas y ceremonias FIRS.
• Promoción, comercialización, comunicación y media.
• Eventos
• Servicios médicos, control de dopaje y servicios.
• Programa de restauración y l hostelería para el personal y los voluntarios, que llevarán el mismo
uniforme.
• Sala VIP.
• Transporte desde y hacia el aeropuerto y alrededor de los hoteles oficiales y hacia las
instalaciones deportivas para todos los participantes y la mano de obra no local y los
voluntarios. El tamaño y el número de buses será adecuado para la ida y vuelta de todos
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los atletas/equipos y sus entrenadores, y puntual para las prácticas y competiciones y con
capacidad suficiente para el transporte de todos los equipamientos de los equipos/atletas
durante todo el Campeonato.
• Transporte para el personal de FIRS, el Director/a del control Antidopaje, los miembros del
Comité Técnico, los árbitros y el fotógrafo oficial durante su estancia.
»
• Gastos de viaje ( si es posible con vuelos directos) , alojamiento y comida para:
»
»
»
»
»
»
Dos vans o un coche de seis plazas (uno por estructura) para el transporte local del personal de la
FIRS, los miembros del Comité Técnico y un tercer medio de transporte para los árbitros. El hotel
oficial estará cerca de la pista, salvo una renuncia formal por escrito del Comité Técnico. Si el
Presidente de FIRS estará presente, un coche con un conductor estará disponible para él. Dichos
medios de transporte serán disponibles a partir de dos días antes del inicio de los Campeonatos
y hasta a la mañana siguiente a su conclusión.
Dos personas designadas por la FIRS que visitarán la sede, para las verificaciones técnicas de
logística, organización y con referencia a la comunicación y la promoción durante el periodo
de la candidatura
Responsables de la FIRS, miembros del Comité Técnico y personal FIRS (Delegados para el
Protocolo, Comunicación y Secretaría) hasta un máximo de 10 personas, en habitaciones
individuales de clase A, con ducha y baño.
Equipo de producción TV de FIRS para el streaming en habitaciones de clase A / B con ducha
y baño. El número de operadores se establecerá en el contrato.
Director/a FIRS del Control Anti Dopaje.
Fotógrafo oficial de FIRS en habitación de clase A/B con ducha y baño.
Árbitros internacionales y nacionales, hasta un máximo de 10, en habitaciones dobles de
clase A/B con cama individual con ducha y baño y separadas para hombres y mujeres.
• Honorarios por asistencia de 100 USD para cada árbitro presente.
• Los Hoteles estarán cerca de la pista, para los árbitros sería mejor poder ir caminando.
Las habitaciones serán disponibles a partir de dos días antes del comienzo del Campeonato y
hasta toda la mañana después de su conclusión.
• Sala VIP para su uso durante los eventos nocturnos (café, refrescos y snacks).
• Primeros auxilios durante todos los entrenamientos y las competiciones oficiales (una
persona calificada de servicio en la zona de primeros auxilios y ambulancia en estado de alerta).
• Tecnología: sistemas informáticos, telecomunicaciones, otras tecnologías, conexiones a Internet
a través de cable y Wifi.
• Producción televisiva, transmisión vía satélite y en streaming.
• Equipo para foto de identificación y acreditación.
• Realización de las banderas con el logotipo de la FIRS.
• Seguridad para todos los participantes incluyendo el seguro para los atletas, delegados,
espectadores, invitados.
• Infraestructura y recursos humanos para el COL.
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VI. Formato del Campeonato
El formato de las competiciones es establecido por la FIRS, por lo tanto los criterios para la selección y
calificación de los atletas serán propuestos en base a la reglamentación del CIRH. La FIRS elaborará un
programa de competiciones que se ajuste a sus necesidades organizativas y a sus objetivos para el desarrollo
y la difusión del Hockey Sobre Patines. Presentación y Comentarios para los Partidos del Hockey Sobre Patines Femenino
Parte integral de las competiciones será la presencia de un presentador / speaker experto en la disciplina
del Hockey Sobre Patines, capaz de proporcionar con extrema precisión y profesionalidad de protocolo
lo que es requerido durante las competiciones de los Campeonatos y las ceremonias oficiales de entrega
de premios. Todos los comunicados de prensa, anuncios y notas de lectura se realizarán en Inglés y en el
idioma del Organizador.
Equipamientos Deportivos
Una lista de todos los equipamientos deportivos, homologados por FIRS, será publicada en el sitio web de
la FIRS/CIRH. Solamente la marca de los equipamientos deportivos homologados por la FIRS podrá estar
presente en el equipaje de los equipos participantes enl os Campeonatos del Mundo.
Guía del Evento y Publicaciones Técnicas
El Organizador será responsable de la producción y la distribución de todas las publicaciones conteniendo
información sobre las competiciones y los reglamentos, así como toda información general.
El diseño será sujeto a la aprobación de la FIRS.
VII. Visados
En ocasión de la presentación de la solicitud,
el Organizador deberá especificar en detalle la
normativa de inmigración y aduanas y asistirá a los
participantes en los Campeonatos y a los invitados
VIP para obtener los visados oportunos (por ejemplo
con el envío de una carta de invitación). Todos los
participantes serán responsables del pago de los
gastos relacionados con la obtención de la visa.
El Organizador también será responsable de informar
a la FIRS y todos los participantes en el evento de
cualquier vacuna requerida, reglamentos aduaneros
acerca de las publicaciones, medios de comunicación
y equipamientos deportivos.
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VIII. Procesos y servicios
Acreditación
El Organizador debe trabajar con FIRS para facilitar la acreditación de los participantes. En todo caso las
operaciones de acreditación son a cargo y responsabilidad de FIRS: para establecer el diseño y el contenido
de los pases, las áreas de acreditación y la vigilancia de los puntos de acceso.
Se realizarán pases para los atletas, árbitros, entrenadores, delegados, media, COL, voluntarios, FIRS/
CIRIHL, personal y miembros de FIRS y responsable Antidopaje.
Se proporcionarán algunas tarjetas de acreditación gratuita para todos los huéspedes de la FIRS,
incluyendo todos los Presidentes de las Federaciones Nacionales y las Autoridades Deportivas Nacionales
e Internacionales, socios comerciales, patrocinadores, políticos y autoridades administrativas que
se invitarán a participar como invitados VIP en todos los eventos en programa, ceremonias y gala. Es
responsabilidad de las FIRS proporcionar al Organizador una lista, con el fin de garantizar el acceso libre y
abierto a todos los acreditados según los créditos concedidos por las acreditaciones.
Ceremonias de Apertura y Clausura
El Organizador es responsable de la organización y realización de todos los procedimientos de organización
de las ceremonias que deberán tener la aprobación final de las FIRS. Se requiere la participación de todos
los atletas y técnicos. Se programarán y respetarán los protocolos y discursos.
Protocolo
El Responsable del Protocolo Local trabajará en colaboración con el Responsable del Protocolo de la FIRS,
que supervisará cualquier decisión.
El Organizador proporcionará las banderas de todas las naciones presentes y los himnos nacionales de
todos los países participantes durante las ceremonias de apertura, clausura y entrega de los premios.
Los discursos y juramentos deberán cumplir con los protocolos FIRS.
Uniformes
El Organizador proporcionará los uniformes para todos los voluntarios sobre la base de un diseño aprobado
por la FIRS. Los atletas usarán su uniforme oficial durante las competiciones y los actos oficiales.
Otras Actividades
La FIRS podrá estar interesada en la organización de manifestaciones de promoción, reuniones, talleres, etc... El
Organizador, de acuerdo con la FIRS, se encargará de facilitar y organizar este tipo de eventos.
Medios de Comunicación
Bajo la responsabilidad del Organizador, el COL deberá facilitar la inscripción y acreditación de los
representantes de los medios de comunicación nacionales e internacionales. El Organizador verificará las
inscripciones de los representantes de los medios de comunicación junto con la FIRS antes de la validación
final. El Organizador también será responsable de proporcionar toda la información necesaria a los medios
de comunicación. Se exige al Organizador que, dentro de la instalación deportiva, haya una zona para las
entrevistas y una sala de prensa, estas zonas dispondrán de tomas de corriente, conexión Wifi adecuada y
hubs para al menos 10 conexiones Internet por cable .
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El Organizador también se asegurará de que un
equipo se encargue de las comunicaciones con
respecto al evento: boletines diarios, comunicados
de prensa, conferencias de prensa y entrevistas,
reportajes informativos sobre los atletas y contenidos
para Internet y sitios web.
El fotógrafo Oficial del Evento
El Organizador cubrirá lo gastos de alojamiento,
comida y transporte local para el fotógrafo oficial
designado por la FIRS. El fotógrafo se encargará de
fotografiar las ceremonias de apertura y clausura,
todas las competiciones, entrenamientos, banquetes,
galas, encuentros, actividades colaterales y premios.
Idioma
Los idiomas oficiales de los Campeonatos son el inglés
y el idioma oficial del país anfitrión. En el caso de que
el idioma del país anfitrión sea el Inglés el otro idioma
oficial será el español. Por lo tanto, todas las señales
en las instalaciones, comunicaciones, publicaciones
deportivas, comentarios y cualquier otra información deben ser disponibles en esos idiomas.
El Organizador también tiene la responsabilidad de proporcionar traductores voluntarios y traducciones
para la FIRS y la comunidad internacional.
Tecnología
El Organizador tomará las medidas necesarias para asegurar una fácil comunicación mediante el uso de las
herramientas tecnológicas pertinentes antes, durante y después del evento. Esto incluye pruebas prácticas,
sistemas informáticos, telecomunicaciones e Internet. En la instalación deportiva habrá un marcador para
las puntuaciones y un sistema de sonido adecuado.
Elementos adicionales tecnológicos como sistemas administrativos (finanzas, recursos humanos,
gestión de proyectos, compras y logística), impresión, edición, sistemas de hardware y software para las
puntuaciones, telecomunicaciones - infraestructuras, red fija y inalámbrica, frecuencias de radio, sistemas
de sonido, cableado y circuito cerrado de televisión, televisores, grabadoras, imagen y placas de video. Esta
área funcional puede verse a menudo como una oportunidad para solicitar patrocinios y colaboraciones
VIK (Value in kind-Valor en especie).
Servicios Médicos para la Salud y la Seguridad
El Organizador debe proporcionar servicios médicos para los atletas, espectadores, mano de obra,
medios de comunicación e invitados VIP de la FIRS de acuerdo con las normas establecidas por la FIRS. El
Organizador coordinará, según sea necesario,
los servicios hospitalarios con las autoridades de salud.
El Organizador se ocupará también de los primeros auxilios y los servicios de atención médica en las
instalaciones durante el entrenamiento y la competencia y en cualquier otro sitio oficial del evento, en los
que habrá vehículos de transporte y ambulancias.
Es obligatorio que un desfibrilador esté presente dentro de la sede las competiciones.
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Control Anti Dopaje
El Organizador deberá cooperar con el personal de la Unidad Deportiva de Control del Dopaje FIRS
(DFSU) en la educación y la difusión de la información sobre el contenido del programa de servicios. El
Responsable FIRS del Control del Dopaje seleccionará atletas para las pruebas de conformidad con normas
antidopaje de la FIRS. En consulta con el Responsable FIRS del Control del Dopaje, el Organizador deberá
planificar, establecer y gestionar la infraestructura y los servicios para permitir que los procesos de los
análisis de laboratorio se realicen en conformidad con las Normas Internacionales de la WADA y con las
reglas antidopaje de la FIRS.
El Organizador, junto con el Responsable FIRS del Control del Dopaje y la agencia encargada de tomar las
muestras, deberá indicar el laboratorio más adecuado para los análisis de control de dopaje.
Seguridad
Todos los asuntos relacionados con la seguridad serán una responsabilidad del Organizador que se
coordinará con las autoridades competentes de la seguridad pública de la ciudad anfitriona. Sin embargo,
en algunos casos, debe existir una coordinación con los reglamentos de la FIRS.
IX. Promoción y Comunicación
Promoción y Comunicación del Evento
El Organizador tiene la tarea de promover y comunicar el evento utilizando los medios de comunicación
como la televisión, los nuevos medios de comunicación, socios públicos y privados, una guía especial del
evento, una guía del espectador y la señalización en el lugar. La FIRS apoyará directa e indirectamente al
Organizador y sus comunicaciones y actividades internacionales para la promoción del evento.
El Organizador tiene derecho a los ingresos procedentes de los contratos de asociación y las actividades
de comercialización en todas las categorías. Sin embargo, el Organizador se compromete a que todos
los contratos de asociación serán aprobados por FIRS y a apoyar todas las actividades de marketing
relacionadas con el mundo de la FIRS y de sus principales socios comerciales, antes, durante y después de
los Campeonatos del Mundo. Sólo FIRS puede comercializar el nombre de los Campeonatos.
Radiodifusión, Codificación para Streaming y Señal Internacional
FIRS es el propietario y titular de todos los derechos de televisión, web y medios digitales relacionados
con sus eventos internacionales. Los costos de producción de la televisión y de las normas internacionales
de calidad de la señal de enlace del satélite serán a cargo del Organizador. FIRS enviara el equipo propio
de operadores y el coste del viaje, de las comidas y el alojamiento serán pagados por el Organizador. El
equipo de operadores también podría ser local si cumple con todos los requisitos exigidos por FIRS, que
serán especificados en el contrato y es coordinado por el Departamento de Marketing y Comunicaciones
de FIRS.
La producción de la televisión proporcionara una señal internacional, objetiva e imparcial, que incluye las
repeticiones a cámara lenta, gráfica TV de base, la medida del tiempo (timing), y será entregada con un
apoyo editorial adecuado. Con el fin de asegurar una difusión internacional, y así mismo la promoción
global del evento, FIRS será la responsable de la negociación de los derechos de televisión en todo el
mundo. FIRS podrá, sin embargo, en previo acuerdo, asignar una parte o todos los derechos de televisión
a el Organizador o a terceros.
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El equipo de operadores también estará a cargo de la producción y la codificación de la señal de streaming
y podcast de producción en vivo como indicado por el Departamento de Marketing y Comunicaciones
de FIRS: Todos los partidos de los campeonatos serán transmitidos exclusivamente en RollersportsTV. El
Organizador debe garantizar el acceso gratuito a Internet a través de una adecuada red por cable o por
satélite dedicada a la transmisión en streaming. Las características de la conexión deben ser acordadas con
el Departamento de Marketing y Comunicaciones de FIRS.
Diseños
El Organizador se encargará de diseñar una imagen corporativa del evento y una serie de diferentes obras
gráficas, de arte, etc... con el fin de promover el evento. La lista de los diseños incluirá emblemas, medallas,
mascotas, iconos informativos, visuales, lemas, publicaciones comerciales, sitios web y producciones
audiovisuales. Todo el material será aprobado por la FIRS y el logotipo FIRS será siempre presente.
Socios, Proveedores Oficiales, Venta de entradas, Licencias y Mercancía
El Organizador será responsable de la negociación y valoración del comercialización de los patrocinios, de
las mercancías y de los derechos comerciales, previa aprobación de la FIRS.
Todas las ganancias de la explotación de las negociaciones de los derechos por parte del Organizador, serán
de su competencia. El logotipo de la FIRS será predominante de acuerdo con las directrices especificadas
en el contrato.
X. Asuntos Legales
Contrato con el Organizador
El contrato que se firmará con el Organizador resume toda la información legal, comercial, organizacional
y financiera, así como todos los informes, las
funciones y las responsabilidades involucradas en la
planificación, puesta en escena y la informativa de los
campeonatos. Se incluye también un consenso por
parte de el Organizador a proceder con la realización
de un evento FIRS, con respecto a acreditación,
protocolo, control de dopaje, sostenibilidad,
voluntariado, marketing y comunicación, etc ...
El documento de licitación, con acuse de aceptación,
formará parte integrante del contrato.
Seguro
El Organizador y el Comité Organizador Local tienen
la responsabilidad de suscribir los seguros necesarios
para la organización y el desarrollo del evento,
incluyendo el seguro de transporte, responsabilidad
y cancelación.
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XI. Logos
Logo de los Campeonatos del Mundo
Una vez recibida por la FIRS la aceptación por escrito de la candidatura, la Federación candidata presentará
a la FIRS 1 o 2 CD-ROM con el logotipo en los siguientes formatos
• Logo en formato vectorial (elemento gráfico + Ciudad Candidata 2016 + logo FIRS)
• Formato Logo (Output): EPS y PDF
• Una versión a colores
• Una versión monocromática
• Una versión JPG 1024 x 768 mínimo
• Una versión BPM 1024 x 768 mínimo.
• Una versión TGA 1024 x 768 mínimo
El logotipo podrá ser publicado previa aprobación de la FIRS.
Logo FIRS
El logo de FIRS en formato vectorial será enviado al Organizador por el Departamento de Marketing y
Comunicaciones inmediatamente después de la firma del contrato y será predominante en la instalación
deportiva, en todas las publicaciones relacionadas y en toda la mercancía.
Logos Institucionales y del Organizador
La ubicación y el utilizo de todos los logotipos institucionales en las publicaciones y las instalaciones
deportivas deberán tener la aprobación previa de la FIRS por escrito.
XII. Presentación de la Candidatura
Las Federaciones Nacionales y/o ciudades que deseen presentar su candidatura para albergar los
Campeonatos deben seguir los siguientes pasos:
• Envío de la solicitud de organización por correo (en Inglés y / o español) dirigido a la FIRS, que
contenga el nombre de la ciudad anfitriona y una copia del recibo de la transferencia de la cuota
requerida.
• Envío de una descripción completa de lo que se requiere en el cuestionario adjunto.
• Carta /s de las autoridades gubernamentales locales y/o nacionales de apoyo a la Organización de los Campeonatos.
• Envío de un mapa A3 detallado de la instalación deportiva elegida como sede de los Campeonatos.
• Compromiso de proteger y promover la marca de la FIRS.
• Compromiso de no albergar otros eventos deportivos durante el curso de los Campeonatos.
• Nombre y función del representante legal autorizado para la firma el contrato. pag.20
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Recibidos estos documentos, FIRS iniciará el
proceso de evaluación y elaborará el calendario de
inspecciones como se describe a continuación.
Después de un examen cuidadoso, la FIRS elegirá la
Federación Nacional y la ciudad apta para acoger los
Campeonatos y enviará el contrato final.
Planificación Organizativa
Los documentos para la Candidatura deberán ser
entregados en la sede de la FIRS que emitirá un
recibo, o enviados por registrado A/R el 15 de mayo
de 2015, en dos ejemplares en Inglés y/o Español.
Una copia de estos documentos deberá ser enviada
por correo al Departamento de Asuntos Generales de
la FIRS: el archivo no podrá ser distribuido ni hecho
público hasta la obtención de la autorización de la
FIRS.
La FIRS designará a la Federación Nacional y la ciudad
sede en las fechas indicada en la pág.4 de este
documento.
La FIRS enviará una comisión de monitoreo y evaluación, compuesta por un máximo de 2 personas, en
el periodo entre estas dos fechas. Los gastos de viaje y estancia de los miembros de la Comisión serán
sufragados por la Federación candidata.
Durante los meses de preparación de la solicitud, sin embargo, las Federaciones / ciudades interesadas
en la celebración de los Campeonatos podrán invitar a dicha Comisión de la FIRS para la evaluación de su
propia candidatura.
Acuse De Aceptación
El/La suscrito/a_________________________________________________ (nombre, apellido, cargo)
declara de haber tomado nota de este documento y de los anexos que figuran a continuación, de compartir
el contenido e de ser capaz de cumplir con cada artículo que figura en el mismo.
El/la suscrito/a declara en nombre de________________________________________________
del cual es el legal representante, de aplicar para albergar y organizar los Campeonatos del Mundo FIRS de
Hockey Sobre Patines Femenino en el año 2016
En fe ______________________________________
(Firma)
FECHA _____________________________________
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Informaciones y Documentos
(para entregar a FIRS)
1 . Infraestructuras
•
•
•
2.
Describir las estructuras existentes en la ciudad anfitriona.
Ubicación de las instalaciones deportivas propuestas (Competiciones, entrenamientos,
actividades).
Enviar la planimetría detallada en formato A3 de la instalación deportivas donde se celebrarán
las competiciones .
Idea y Programa del Evento
• Presentar la razón por la cual se quieren organizar Campeonatos del Mundo FIRS de Hockey
Sobre Patines Femenino.
• Fechas propuestas para el evento.
3. Instalaciones y Estructuras Deportivas
•
Describir la Instalación Deportiva dedicada a las competiciones, a las practicas ( incluyendo
la distancia de la instalación a los hoteles oficiales, y del aeropuerto a los hoteles oficiales),
superficie, estructuras disponibles, tecnología, número de los asientos, varias, particularidades,
etc… agregando a dicha descripción, si es posible, algunas fotografías y/o videos a soporte.
4. Hostelería
• Lista de los posibles hoteles oficiales, categoría (*), capacidad (número de habitaciones de hotel
y salas de conferencias) distancia desde el aeropuerto y desde la instalación donde se celebrarán
los eventos oficiales y su coste medio.
5. Transporte y Accesibilidad Incluyendo los Procedimientos para la Visa de Inmigración y
Aduanas
• Lista de los aeropuertos internacionales más cercanos y de la distancia desde los hoteles y de los
procedimientos de visado (de ser necesario).
6. Servizio Medico y Control Antidopaje
• Lista de los hospitales más cercanos, clínicas y otros centros de emergencia.
• Comunicar il nombre del la Organización Nacional Antidopaje (NADO) y sus contactos.
7. Tecnología
• Describir el tipo de tecnología que se utilizará para asegurar el éxito de los Campeonatos.
8. Medios de Comunicación (Prensa, Radio y Televisión)
• Describir el papel que los medios de comunicación nacionales e internacionales tendrán para
asegurar una exitosa promoción de los Campeonatos. Programa de promoción y comunicación.
9. Socios Públicos y Privados
• Enumerar los principales socios y su contribución (financiera, técnica, etc...).
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