220-45735 Asunto: Conservación de documentos Me refiero a su

220-45735
Asunto: Conservación de documentos
Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 452963, por medio de la cual en relación con
la conservación de archivos en un proceso de Liquidación Obligatoria, formula las siguientes preguntas:
"1. En cuanto a los archivos que deben ser guardados durante un periodo de 10 años, exactamente,
cuáles son los documentos que se deben guardar?"
"2. A partir de que fecha se deben seleccionar y cual periodo hacia atrás?"
"3. En relación con la pregunta anterior, los archivos de la fecha que ustedes determinen hacia atrás, se
pueden eliminar por completo?"
Al respecto y con el fin de dar claridad a sus inquietudes, es preciso realizar las siguientes consideraciones
generales:
1. - Esta entidad se ha pronunciado en diferentes oportunidades, entre otras mediante el concepto contenido en el
Libro Doctrinas Contables1997, Superintendencia de Sociedades, páginas 95,96 y 97 (oficio 220- 13735 del 19 de
abril de 1995) donde ha expresado:
" Debemos partir de la previsión legal contenida en el artículo 60 del Código de Comercio que en forma genérica y
categórica señala que los libros y papeles del comerciante, deben ser conservados cuando menos por diez (10)
años, período éste que se cuenta desde el cierre de los libros o desde la fecha del último asiento, documento o
comprobante".
"Así también y de acuerdo con la mencionada norma, sólo después de transcurrido dicho período tales libros y
papeles pueden ser destruidos, pero a condición de que por cualquier medio técnico adecuado se garantice la
reproducción exacta de los mismos y que ante la Cámara de Comercio donde hubieren sido registrados se verifique
la exactitud de la reproducción de la copia, debiéndose levantar un acta de tal hecho, firmada por el secretario de la
Cámara, en la cual se anoten los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su
reproducción".
"En relación con la conservación y destrucción de los libros, el artículo 134 del Decreto 2649 del 29 de diciembre de
1993, dispone:
"Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro, de
aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus
operaciones".
"Salvo lo dispuesto en las normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de
veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No
obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurrido diez
(10) años. El Liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término
de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación". (Se subraya)
"Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles de que trata el artículo
60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante la Cámara de Comercio, por cualquier medio de prueba, la
exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos".
"Es necesario tener en cuenta que para la destrucción de documentos después de transcurridos diez (10) años,
debe contarse con los medios técnicos adecuados que garanticen la reproducción exacta de los mismos, tales como
la microfilmación, la micrografía y los discos ópticos, entre otros (Decreto 2620 de 1993)".
"Debemos concluir que los documentos deben conservarse necesariamente cuando menos por un lapso de diez (10)
años pudiendo ser destruidos al cabo de los mismos, si por cualquier medio técnico se puede asegurar su
reproducción posteriormente. En el caso contrario sólo podrán destruirse al cabo de los veinte (20) años contados
de conformidad con la disposición transcrita".
2. - Podemos ver como de acuerdo con los artículos 49 y 53 del Estatuto Mercantil, los libros y papeles del
comerciante son aquellos que la ley determine como obligatorios; los auxiliares necesarios para el completo
entendimiento de aquellos, los comprobantes de contabilidad y los documentos que sirvan de soporte a estos
últimos, entre los cuales encontramos, los recibos que se expidan.
3. - Debemos consultar también el numeral 2 del artículo 19 ibidem, donde se consagra que deben inscribirse en el
registro mercantil "todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad", y el
numeral 7 del artículo 28 de la misma obra, el cual señala que deben inscribirse en el registro mercantil "Los libros
de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asamblea y juntas de socios, así como los de juntas
directivas de sociedades comerciales".
4. - Igualmente el Decreto 1798 del 6 de agosto de 1990, en su artículo 28, expresa que los libros y papeles que
deben conservarse son los de contabilidad, los de actas, tanto de asamblea general de accionistas, junta de socios,
como de junta directiva (Las actas se pueden asentar en un solo libro de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 131
del Decreto 2649), los de registro de socios y de acciones, los comprobantes de las cuentas, los soportes de
contabilidad y la correspondencia relacionada con los negocios. A su ves el Decreto 2649, en su artículo 125, inciso
3, relaciona una serie de operaciones que deben asentarse en libros.
5. - El artículo 44 de la Ley 222 de 1995, mediante la cual se introdujeron ciertas reformas a la legislación
mercantil, consagró que le "Corresponde al Gobierno Nacional expedir la reglamentación sobre: … 2. Los libros,
comprobantes y soportes que deberán elaborarse para servir de fundamento de los estados financieros, así como
los requisitos mínimos que deberán cumplir unos y otros" y "4. Las reglas que deberán observarse para la
conservación, consulta, reproducción y destrucción de los documentos indicados en el numeral 2 de este artículo" .
6. - La Ley 527 del 18 de agosto de 1999, "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del Comercio Electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación
y se dictan otras disposiciones", en su artículo 12 atinente a la conservación de los Mensajes de Datos, dispone que
siempre que se cumplan los requisitos contemplados en él, los libros y papeles del comerciante podrán ser
conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta (Mensaje de Datos).
7. – Dentro de las normas relativas al trámite de la Liquidación Obligatoria que se encuentran contenidas en la Ley
222 de 1995, no se hace referencia a la conservación de los libros y documentos del comerciante, por lo cual debe
recurrirse, por aplicación analógica, a lo que sobre el particular se encuentre previsto en el régimen general
concerniente a la liquidación privada.
En dicho régimen como anotamos, el artículo 134 del Decreto 2649, al referirse a la conservación de los
documentos que nos ocupan, para el caso de la Liquidación privada, consagra el término de cinco (5) años contados
a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación, hoy en día a partir de la protocolización de la citada
cuenta, es decir, desde el momento en que queda extinguido el ente jurídico correspondiente (Doctrinas Contables
1997. Superintendencia de Sociedades, pagina 95).
En la Liquidación Obligatoria, la extinción del ente respectivo se da cuando la Superintendencia de Sociedades,
mediante una providencia declare terminado el trámite y ordene el archivo del expediente y se inscriba la misma en
el registro mercantil (artículo 199 de la citada ley). Es desde este momento cuando se cuenta el término de los
cinco ( 5) años a que hace mención el citado artículo 134.
8. - Respecto a la obligatoriedad de llevar libros de contabilidad de manera general, sin realizar distinción alguna, el
Consejo de Estado frente a un pronunciamiento de esta entidad, manifestó que "La Superintendencia de Sociedades
opinó con carácter doctrinario, cuales a su entender son los libros "indispensables" mas no obligatorios, como
aquellos que por corresponder a las exigencias básicas de la contabilidad señaladas por el mismo código, resultan
de una manera razonable. Consideró así que de la obligación de registrar en orden cronológico las operaciones (art.
53), se deduce la necesidad del libro diario; de la obligación de utilizar el sistema de la partida doble (art. 50), se
deduce la necesidad de llevar el mayor y del deber de hacer inventarios inicial y periódicos, así como de un balance
general (art. 52), surge la de llevar el que se conoce como libro de inventarios y balances".
"Pero esta armónica y muy juiciosa interpretación de las normas mencionadas, no ha sido elevada al canon
reglamentario por respecto precisamente al artículo 49 que reservó a la LEY la determinación de los libros
obligatorios y al artículo 48 que consagró la libertad de procedimientos técnicos-contables, que bien pueden llevarse
en medios distintos al tradicional de los "libros", siempre que garanticen el "conocimiento y prueba" de la historia
clara, completa y fidedigna, tanto individual como general del comerciante" (C. E. Sec. Cuarta, Sent. mar. 25/ 88)
9. - En sentencia posterior, el mismo Consejo de Estado puntualizó "que no existe la obligación de llevar y registrar
libros específicos de contabilidad, porque la ley no los ha señalado, y en consecuencia, los comerciantes deben
llevar los libros que consideren necesarios para tener el conocimiento y la prueba de la historia clara, completa y
fidedigna de los asientos individuales y del estado general de los negocios… " (abril 30 de 1998, expediente 8790)
COROLARIO
En este orden de ideas y teniendo en cuenta los diferentes pronunciamientos y disposiciones mencionadas, es dable
concluir que independientemente de la situación en que se encuentre el ente económico, incluyendo una liquidación
obligatoria, como es el caso objeto de consulta, las normas legales no son lo suficientemente claras en lo atinente a
los libros y papeles de contabilidad que deben ser conservados durante los periodos establecidos ( 5, 10 o 20 años),
ni existe actualmente una ley que así lo establezca, lo que no obsta para que esta Superintendencia, enmarcada
dentro de los parámetros fijados sobre el particular y realizando un ejercicio interpretativo, en aras de facilitar la
labor que le corresponde adelantar a las personas encargadas de la recopilación y conservación de documentos, de
manera enunciativa mas no taxativa, señale libros y documentos que considera indispensables de llevar, sin
perjuicio de que se tengan otros o se sustituyan algunos de ellos.
Conforme con ello, procedemos a dar contestación a sus preguntas de la siguiente manera:
RESPUESTA A LA PRIMERA PREGUNTA:
LIBROS DE COMERCIO
De Contabilidad:





Diario
Mayor
Inventarios y Balances
Auxiliares
Los necesarios a que alude el artículo 125 del Decreto 2649 citado.
De Administración:


De Actas de Asamblea y Juntas Directivas.
De Registro de Accionistas y de socios
PAPELES:





Comprobantes de Contabilidad.
Documentos que justifiquen los comprobantes anteriores.
Los recibos que se expidan.
Los comprobantes de las cuentas.
La correspondencia que guarde relación con los negocios que adelante la sociedad.(artículo 51 del Código
de Comercio y 123 y 124 del Decreto 2649 de 1993).
RESPUESTA A LA SEGUNDA PREGUNTA:
Es sabido que los libros y papeles del comerciante que se encuentre en proceso de liquidación obligatoria, deben ser
conservados, como mínimo, por el término de cinco (5) años contados a partir de la inscripción en el registro
mercantil de la providencia a que hace referencia el artículo 199 de la ley 222, para posteriormente destruirlos, si
ese es el deseo, siempre y cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico (artículo 134 del
Decreto 2649 citado en concordancia con el artículo 60 del Código de Comercio).
Ahora bien, no hay duda alguna que respecto a la conservación de los libros y documentos frente a la liquidación,
para el caso en estudio, a la obligatoria, se da una situación particular, en cuanto que el término de cinco (5) años
comienza a contarse a partir de la extinción de la persona jurídica, independientemente que ya hayan
transcurrido varios años desde la fecha en que se inició la selección y conservación de determinados
libros o documentos (Se resalta).
Lo que debe quedar claro, se insiste, es que una vez realizada la selección, la conservación debe iniciarse desde el
momento mismo en que se lleva a cabo el cierre de los libros o desde la fecha del último asiento, documento o
comprobante y es a partir de ese instante cuando comienza a contarse el período correspondiente.
RESPUESTA A LA TERCERA PREGUNTA:
No obstante lo confuso del planteamiento de su inquietud, cabe manifestarle que esta Superintendencia no
determina los libros y documentos que deben seleccionarse, ni establece la fecha a partir de la que deben
conservarse.
Ahora bien, la eliminación de determinados documentos que se encuentren archivados, es responsabilidad exclusiva
del liquidador, partiendo de la base de que en su proceder actúa conforme lo disponen las normas legales
pertinentes ,
En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del
presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
Rad452963